高校远程教育教学档案管理之我见

现代远程教育是指学员和教师、学员和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行教学和通信联系的教育形式。学员可以不受空间和时间的限制进行学习, 受教育者可以扩展到全社会。由于参加现代远程教育的主要对象是成人学员, 其在档案管理方面具有流动性、分散性、广泛性、模糊性等特点。

现代远程教育是随着现代信息技术发展而产生的一种新的教育模式, 它利用网络和信息技术的手段使得传统教育向教育的开放性、广泛性和终身性发展。目前中央广播电视大学的开放教育就是现代远程教育的一种模式, 其本质是人人享有终身接受教育的权利。意味着:教育对象的开放;教育观念开放;教育资源开放;教育过程开放。正是由于这些特点电大的开放教育实行完全学分制管理, 具有允许学生自主选课, 选择学习时间及个性化考试等特点, 体现了对学生个性化服务的教学管理制度。但正是这种教学管理模式给传统的学籍管理方式带来了新的挑战。

一、远程教育教学现况

远程教育:遥距教育 (Distance education) , 又称远距教学、远程教育, 是指使用电视及互联网等传播媒体的教学模式, 它突破了时空的界线, 有别于传统需要往校舍安坐于课室的教学模式。使用这种教学模式的学生, 通常是业余进修者。由于不需要到特定地点上课, 因此可以随时随地上课。学生亦可以透过电视广播、互联网、辅导专线、课研社、面授 (函授) 等多种不同管道互助学习。

从狭义上来看, 远程教育是指由特定的教育组织机构, 综合应用一定社会时期的技术, 收集、开发、设计、制作和利用各种教育资源、建构教育环境, 并基于一定社会时期的技术、教育资源和教育环境为学生提供教育服务, 以及出于教学和社会化的目的进而为学生组织一些集体会议交流活动 (以传统面对面方式或者以现代电子方式进行) , 以帮助和促进学生远程学习为目的的所有实践活动的总称。在所有活动中, 教师是以教育资源的形式或学习帮促者的身份与学生保持着一种准永久性分离的状态;而学生与教育组织机构 (教师) 或学生与学生之间将通过建立双向或多向通信机制保持即时会话。

现代远程教育在我国刚刚起步, 又是超常规“跨越式”地发展, 所以出现了一些质量问题。目前远程教育基本上有如下几种教学模式:一种是与现有教学模式完全相同的课堂教学模式, 一种是面授和网络教学结合的模式;另一种是师生在时空上分离、完全通过网络或多媒体光盘授课的模式。完全分离的教学实际上并不是完整意义上的网络教育, 而是网络自学。

为尽快提高网络教育的教学质量, 教育部将2003年定为“远程教育质量保证体系建设年”。教育部有关领导已经明确指出教学质量已成为现代远程教育前进的最大障碍, 认为应该“逐步建立校外远程教育公共服务体系, 规范管理, 加强资源共享和质量控制”, 这正是目前网络学院建设非常缺乏的一个体系和质量标准。教育部已经在着手制定网络教育的办学教学标准, 提高办学门槛, 加大对各高校网络学院的质量检查, 如组织专家对网络学院的专业、课程进行认证, 对师资、教学设施、多媒体课件建设以及设立的校外教学点进行评价, 定期抽查网络学院学生的培养质量, 对无法达标的网络学院取消办学资格等。

远程教育在中国的发展经历了三代:第一代是函授教育, 这一方式为我国培养了许多人才, 但是函授教育具有较大的局限性;第二代是80年代兴起的广播电视教育, 我国的这一远程教育方式和中央电视大学在世界上享有盛名;90年代, 随着信息和网络技术的发展, 产生了以信息和网络技术为基础的第三代现代远程教育。

现代远程教育由于其兴起时间较短, 在学员档案管理方面还存在不少问题。一是远程教育管理工作者的档案意识淡薄, 对学员档案管理工作缺乏正确的认识;二是档案管理内容不完善;三是档案管理模式陈旧, 高校远程教育学员档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式;四是档案管理队伍薄弱。

二、建立高校远程教育学员档案的几点建议

(一) 完善学员档案内容。

高校远程教育学员档案应包括学校对学员的考察、录用、培养、教育和学员德、智、体、美、劳等方面的第一手材料, 既要涵盖学员素质的全貌, 也要体现当代高校学员的时代风貌。学员素质档案内容应分为两大类, 一类是学员人事档案, 一类是素质拓展档案。另外, 在形式上, 学员档案应包括文字档案与电子档案。学员档案还应该按专业、类别分层次建档, 有学科、年级等集体档案, 也有学员个人档案。学员档案个体化与集体化的相互转变, 使学员档案呈主体型、多边形、多角形展现在管理者和学员的面前, 为促进学习、研究教学、搞好管理提供便捷。

(二) 建立远程教育学员档案数据库。

网络化已成为时代的主旋律, 网络技术的应用更推动了档案事业的发展。档案数据库的建立是网络时代的要求, 是实现数字化档案馆一个重要步骤, 也为其他门类档案的数字化提供了一种可行的模式。建立学员档案数据库能提高学员档案的管理效率、检索速度和查准率, 沿用传统的手工目录查询学员的档案已经不能适应当前形势发展的要求。

(三) 提高档案管理人员素质。

档案管理人员的素质包括职业道德素质与业务素质。职业道德可以概括为:履行职责、保护历史资料、保守机密、周到服务。在业务素质方面, 由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化, 档案管理水平的不断提高, 学员档案管理人员除了应具备广博的知识外, 还应熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识, 随着电子文件等多种新型载体的大量出现, 要掌握计算机、光盘存储、缩微技术及网络技术等先进的管理手段, 这样才能使学员档案管理从经验管理、科学管理过渡到现代化管理。

三、远教队伍专业化建设刻不容缓

当前远程教育学习中心特别是各个站点的管理水平相对滞后, 并且没有引起有关部门的足够重视。远程教育的分散性与由此带来的不稳定性, 决定了它的管理难度较大, 即使在传统教育系统中获得了博士学位的毕业生, 也未必能胜任远程教育领域中的岗位。因为远程教育的办学理念和办学规律与传统的面授教育都很不相同。

远程教育的学生主体是在职人员。由于平常自主学习, 学生与班主任、站点管理人员很少见面, 所以在班集体的形成、缴费、发教材、论文的提交、面授辅导的组织、各种数据资料的汇总上报等方面常受分散性、不稳定性的影响, 而很难按时落到实处, 有的站点甚至每学期的学费都不能按时收齐。这些管理上的难度, 就要求班主任与管理人员要有较高的水平、较强的责任心、较好的工作作风。一句话, 要求管理者具备专门的技能。

远程教育是一项年轻的事业, 与国外相比, 我国远教起步晚, 缺乏经验, 其管理队伍也大多是临时拼凑, 尤其是各站点管理人员的成分、学历参差不齐, 许多人缺乏对远程教育的对象、过程和方法的认识。各站点对从业人员的管理方法也不甚相同, 很多站点由于没有正式编制, 即使是正规高校的网院, 管理人员的编制也很少, 只在需要时从社会上临时招聘, 因此造成管理队伍来源的多元化, 管理上的非专业化, 思想素质上差异化, 再加上其他种种原因, 造成这支队伍的管理水平不到位, 相对稳定性较差。有的网院由于部门及办事人员频繁变动, 致使下属站点对口管理出现混乱, 甚至出现脱节现象。

我国目前有六十多所远教试点高校网院, 拥有分布在全国各地的三千多个学习中心 (站点) 以及数万管理人员, 这是一支庞大的队伍。从某种意义上讲, 这支队伍的水平、素质、能力在很大程度上影响着远教的质量。所以, 远教队伍的专业化建设已刻不容缓地提到议事日程上来。

随着教育事业的发展, 远程教育作为一门独立的学科, 其从业人员必须具备教育传播学的基本知识, 掌握职能所需的信息技术能力是势所必然的。有专家预言, 未来五年远程教育发展需要的十三类人才中, 包括教学教务、学习资源等方面的管理者。遗憾的是, 目前国内远程教育专业人才的培养不但没有一个比较成形的体系, 甚至很多人连要培养远程教育专业人才的意识都没有。

四、远程教育促进档案教育和谐发展

高校档案管理队伍作为高校学员服务工作的重要组成部分, 档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强, 高等远程教育这方面的问题更为突出。据调查, 由于人力、物力所限, 许多学校的办学条件还不能尽如人意, 教管人员紧缺, 信息技术掌握的还不适应试点工作的要求:有的学校由教师和辅导员兼任学籍档案管理工作, 工作头绪多, 忙于应付, 没有时间也无力探讨研究学籍电子档案工作, 有时甚至影响了档案管理工作;有些即便是有专职的学员档案管理人员, 也是一个人或者两个人, 少数几个档案管理人员根本满足不了高校学员人数激增的现状;同时, 即使有专职的档案建设和管理人员, 也大多是非专业的档案管理人员, 专业知识缺乏。

中国的档案教育的学校教育 (对象是学生) 的档案人员岗位培训 (对象是新工作者) 已建立较好基础, 继续教育则比较薄弱。继续教育的对象是全体档案在职人员, 他们与现行档案工作直接相关, 人数最多, 应当是教育培训的重心。档案网络远程教育运用优质教学资源对在职人员普及高层次档案继续教育, 而且可以长时间大面积地进行。因而可以迅速从根本上扭转上述的档案教育培训体系失衡的局面, 促进中国档案教育和谐发展。

档案网络远程教育几年来的实践已经证明其在普及教育和推广档案科学理论的明显作用, 可以从切实解决边远地区在教学力量和教学水平方面的困难。有了档案教育网站, 全国所有地区的文件与档案工作者今后学习培训都很方便, 可以从根本上消除以前各地区的教学培训条件的差距, 这种教育形式是档案教育培训的革新, 具有教育创新意义。

摘要：基于网络的现代远程教育在我国正蓬蓬勃勃地开展, 与面对面的传统教育相比, 其教育思想、教育观念、教育资源都有着很大的改变。面对信息技术的突飞猛进和计算机在各个领域的广泛应用, 现代远程教育教学档案管理也面临全新的挑战。搞好档案管理工作, 刻不容缓。

关键词：远程教育,档案管理,和谐发展