高校人事档案管理工作（通用11篇）
[关键词]新形势;职业院校;人事档案管理
随着知识经济的不断兴起，教育事业也在不断发展，职业院校承担着为社会培养职业人才的重大责任。在新形势下职业院校的档案管理工作中，人事档案管理是十分重要的组成部分，也是管理其他档案的基础。本文就当前我国职业院校在人事档案管理工作中存在的主要问题进行阐述，并为此提出具有针对性的建议。
一、职业院校人事档案管理中的问题
(一)管理人员对人事档案不够重视
人事档案是个人信息的收集、整理、借阅等多种形式融为一体的档案管理工作，但是在职业院校中我们发现，档案管理工作却不受重视，忽略了档案管理的技术性以及专业性，认为人人都可以胜任档案管理的工作，并没有任何技术可言，所以没有安排专业的人员去管理，这直接造成了工作人员只是对档案进行了简单的保管，并没有施展它应有的作用。同时，信息化的档案管理形式并没有真正落实到职业院校中，一般是由手工完成，这种完成方式对于档案的管理是极其不利的。
(二)人事档案管理不够规范，档案内容不够完整
随着人事制度的不断改革与发展，很多职业院校开始引进一些高学历的人才，但是这类人才一般的档案资料都是残缺的，有的缺少学历学位证书，有的缺少专业职称材料，有的缺少年度考核资料等等。而部分单位因为人事的调动比较频繁，这就直接导致了档案没有进行及时管理，因此，人事档案工作残缺的现象十分严重。在过去的职业院校的档案收集纯属是被动的，一般人事部门会把聘用的人才通过邮寄的方式派送档案到学校，在派送的过程中就会出现执行不严格或是移送不到位的情况，这就使得档案的内容不够完整。
(三)人事档案管理与人事管理存在脱节问题
在职业院校中，人事档案管理与人事管理有着十分密切的关系。但是在当今高速发展的社会中，人才的流动十分频繁，擅自调离岗位的人才也越来越多。这些人员并没有清晰的档案资源和组织关系，这就使得转让工作变得异常烦琐，在实际情况中，很多人会选择直接建立新的档案，这就造成了档案的混乱。在职业院校的人事档案管理中这种情况很多，如果人事档案不能为师生提供一个良好的服务，那么档案管理也就变得没有任何价值。
二、新形势下职业院校人事档案管理发展的建议
(一)完善相关档案资料整理
在新形势下开展人事档案的管理工作需要的是规范人事档案的管理制度，将档案管理更为标准化，这就要求管理人员对人事档案实施更为简单、协调、有序化的管理，从而提高档案管理的效益。对于档案的收集以及整理的相关行为要明确规范，务必保证档案材料的真实性和有效性，并且要提高管理人员的岗位意识，对于所有的档案资料都要同等重视。
(二)提高档案管理者的水平、素质
新形势下的档案管理工作不断进行变革，要求全面提高管理者的管理水平以及综合素质。要求管理人员要与时俱进，改革创新，对于档案的管理工作重新进行全面的认识，要充分认识到正确管理方法的重要性。在实际的管理过程中，管理人员除了具备基本的专业知识外，还要具备很强的管理能力与整理资料的能力，并且要对计算机的使用有一定的能力。在做好最基本的收集与整理工作后，要对各个部门进行监督，这是职业院校对档案真实性的需要。
(三)利用现代信息技术收集整理档案
随着信息化技术在职业院校的不断使用，传统的纸质档案已经逐渐退出历史舞台。运用计算机技术对档案进行整理更加符合当今社会的需要与发展。使用信息化技术可以提高工作的效率以及减少失误，并且可以通过网络，公布一些非保密的档案信息，这样就可以提高档案的利用率。使用信息化技术收集整理档案，不仅是社会发展的需要，也是师生的共同需求。数字化技术所代表的是精细与精准，能够提高建设和完善人事档案的数据库效率，从而提高管理水平与效率。
(四)建立问题反馈机制
职业院校应该建立专业的工作小组来对档案进行整理，通过把管理过程中出现的问题进行详细的记录，可以通过讨论来提出具有针对性的建议，从而提高管理效率。在长期的管理过程中，要逐步地完善，从而形成一套完整的问题反馈机制。
综上所述，随着职业教育的不断深化与发展，人事档案越来越重要。加强对职业院校的.人事档案的管理工作是院校发展的必然要求，也是社会发展的需要。所以，我们必须不断地运用新型的技术对档案进行实时更新，采取最为合理的方式对人事档案进行管理，从而提高职业院校的人才队伍建设，也在一定程度上提升了学校的教育水平，推动学校的持续稳定发展。
参考文献：
[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，(6).
[2]朱莉,张麟.高校人事档案管理面临的新问题与改革路径探讨[J].人力资源管理，(7).
目前, 高校人事档案过于侧重政治性依然没有多少改变, 人事档案收集的材料只是反映一个人过去的历史、家庭出身、社会关系、组织上千篇一律的政治性、结论性评语等静态材料, 没能收集动态的、经常性的实绩考核与考核数据材料, 不能全面、准确地反映一个人的综合情况, 也不能预测出一个人今后的发展趋势, 更谈不上体现其个性特征了, 从而直接影响高校对人才的正确培养和有效引导, 达不到“各竭所能、各尽其才”的用人目标, 不利于高校人才的良性发展。加之, 在现阶段人才仍属于稀缺资源, 人才争夺十分激烈, 致使有少数公有制部门也加入到重建档案的队伍中来, 不要人事档案、不要人事关系、不要组织关系的“三无”人才应运而生, 这种不规范的用人制度和程序, 加剧了社会对人事档案和人事档案工作性质、地位、作用的模糊认识, 使本不太适应当今发展形势需要的人事档案雪上加霜。凡此种种都提醒我们, 在市场经济环境下, 人才开放已是时代的必然趋势, 人们的档案观念需要与时俱进, 人事档案所承担的太多社会功能也该作相应的调整和分离。一个基本的努力方向应该是, 弱化和淡化其对人才自由流动所造成的种种人身限制和束缚, 使封闭的人事档案有限度地、尽可能最大化地走向开放利用之路, 让其发挥更直接、更有效的作用。
1. 提高高校人事档案意识。
人事档案是国家档案的重要组成部分, 是党和国家历史资料的核心内容, 是组织人事部门任用干部和选拔人才的重要工具, 是选贤举能的重要依据, 是联结组织和个人的重要载体, 人事档案管理是人力资源管理中一项必不可少的基础性工作。因此, 高校应通过会议、校报、校园广播以及校园网络等渠道扩大宣传范围, 加强宣传力度, 使领导和全体教职员工充分认识人事档案的重要作用, 提高其人事档案意识。
2. 统一高校人事档案管理体制。
笔者认为, 高校人事档案管理部门应设置在与干部管理、教职工管理工作紧密相关的组织部人事部门, 以便于工作协调和材料的收集。由于人事档案工作内容繁杂、专业性强、保管要求及机密程度高, 因此, 应建立符合高校实际情况的人事档案管理制度, 并不断加以完善。要健全高校人事档案工作制度, 如制定人事档案综合管理办法, 综合人事档案室工作制度, 人事档案材料的传递、登记制度、动态管理和考核制度, 对人事档案工作领导职责、各类人员的岗位职责等方面做出明确规定, 使高校人事档案管理工作制度化、规范化。
3. 加强人事档案材料的规范化建设。
为保证档案材料的完整性和准确性, 不断加强人事档案材料的规范化建设, 要着重做好三项工作:一要畅通收集渠道, 建立联络员制度, 形成高效、负责的人事档案材料收集网络, 确保定期收集、及时移交。二要扩大归档范围, 在原十大类材料构成的基础上, 充实档案内容, 突出各类人员的特点。对于管理干部的档案, 着重充实考核考试、优势特长、廉政考核、业绩测评等材料;对于专业技术人员的档案, 增加学术成果和科技成果类、教学科研测评类材料;对于工人的档案, 增加能反映工人技术特长的材料。三要加强督查, 接收材料时要严格把关, 以保证档案材料的准确性。
4. 提高人事档案利用率。
要转变高校人事档案管理观念, 正确处理档案保密与利用的关系, 积极主动地为人事工作和高校中心工作提供服务, 努力拓宽人事档案资源开发利用的领域, 如准确提供相关人才年龄、学历、职称、经历等有参考价值的信息以及统计资料, 对人才需求、岗位设置等进行预测分析和调研。在保密的原则下区分保密和非保密的界限, 将非保密的材料及时转换为信息资源公开, 为选人、用人主动提供信息服务。目前, 高校人事档案的提取利用只面向组织, 而且阅档者必须是中共党员, 任何个人不能查阅自己的档案。笔者认为, 人事档案管理工作应以人为本, 只要不属于保密范围的, 个人应当享有对自己档案信息的知情权, 建议今后可以向个人提供不属于保密范围的档案信息, 实现人事档案信息部分向个人公开。
5. 实现人事档案管理现代化。
在信息技术飞速发展的今天, 人事档案现代化管理已成为必然的发展趋势。高校人事档案管理人员必须具备超前的意识, 熟练掌握计算机应用的基本知识, 采用专业软件, 对各种人事档案进行分类和编号, 提高工作效率, 方便人事档案的管理和利用;要充分利用计算机网络信息量大、传递速度快的优势, 与其他人事档案机构联网, 共享人事档案资源。
6. 提高人事档案管理人员业务水平。
人事档案管理理论是一个不断探索、不断更新和完善的过程, 人事档案管理人员只有通过培训才能学习最新知识, 掌握管理技能, 提高业务水平。因此, 高校要切实搞好人才培养工作, 克服“重使用、轻培养”的思想, 探索新形势下人事档案教育培训工作的管理体制, 完善人事档案管理人员终身教育制度, 加大对优秀青年人事档案工作者的培养力度, 并注重在实践工作中培养锻炼人才, 树立以人为本的管理思想, 留住人才, 全面提高人事档案管理人员素质, 加强多层次、复合型人事档案人才队伍的建设。
参考文献
[1].蒋丽君.谈高校人事档案管理.西部医学, 2008.2
【关键词】人事档案；业务考绩档案；高校；管理
高校的人事档案与业务考绩档案虽属不同门类，相互独立，各有特点，但都是以个人为立卷单位，从不同侧面反映个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长的过程。因而造成了管理上的一些模糊认识。有的认为二者本为同根生，应合二为一，由干部人事部门管理；有的认为业务考绩档案主要是由教学业务部门利用、为教学业务部门服务，应该由教学管理部门负责；更有的认为人事档案与业务考绩档案都是高校档案的重要组成部分应归于高校档案部门管理。究竟哪种管理模式能够更适合，更优化，更好的为高校管理服务，这都是值得探讨的问题。
一、高校人事档案的管理体制、归档范围和特点
人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。
（一）管理体制
根据中组部、人事部等部门下发的文件规定，依据“管人管档”原则，干部人事档案由组织人事部门管理，因此高校也遵循、采取这种管理模式，人事档案由组织人事部门管理。
（二）人事档案的归档范围
第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历、学位、培训和专业技术职务材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。
（三）人事档案的特点
1. 真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。
2. 完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况的全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。
3. 动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。
4. 机密性。“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部分。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。
二、高校业务考绩档案的管理部门、内容与作用
业务考绩档案以个人为立卷单位，是业务部门在了解使用有关人员过程中形成的各种材料以及个人在业务活动中发表的论著等材料。
（一）管理部门
由于业务考绩档案具有鲜明的个人业务性质，通常由业务主管部门统一管理。
（二）高校业务考绩档案的内容
1. 履历类：本人基本情况、主要经历、学历证明、进修情况、参加重要学术和业务活动材料等。
2. 论文、成果类：本人或与他人撰写的，经组织审查认定发表、出版的论文、论著代表作及其鉴定评价意见。论文、论著的目录、索引、创造发明、技术革新成果的评价材料等。
3. 奖惩类：各种奖励证书复印件或批文，处分材料。（含：证书或文件）
4. 考核类：德、能、勤、绩四方面的考核材料
5. 聘任（任命）类：一切有关聘任（任命）的材料（评审表、批文（任职文件）、聘约或任务书）
6. 其他类：有关专业技术职务评聘、考核的其他材料
（三）高校业务考绩档案的作用
1. 为专业技术人员晋升职称提供了业绩凭证。
2. 为组织人事部门和教学业务主管部门对干部的考核、考查和专业技术人员的队伍建设提供了依据。
3. 为学校教学质量评估提供了重要参考。
4. 为高校的人才开发提供了条件。
三、人事档案、业务考绩档案的区别与联系
（一）区别
1. 档案归口管理部门不同。
2. 档案材料归档内容侧重点不同。
3. 对档案的机密性要求不同。
4. 都不能全面地反映一个人的综合情况。
（二）联系
1. 都是反映同一个人的各方面成长的历史过程；
2. 都能从不同侧面为组织人事部门和教学业务主管部门提供反映同一个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长过程的依据；
3. 业务考绩档案的建立，弥补了人事档案存在的不足，二者在归档范围上互有重叠，最终利用时又相互补充。
四、建立“大人事档案”管理意识
所谓“大人事档案”就是将业务考绩档案充实到人事档案中，统一纳入到高校档案综合管理。档案工作中执着追求的就是最大限度地发挥档案信息的最优功效，而“大人事档案”意识的建立，使人事档案信息更全面、更立体、更科学，但也对档案管理工作提出了更高的要求。
（一）“大人事档案”“利”的方面
1. 可以增大档案信息的包容量；
2. 可以用最小的投资，获得最大的效率；
3. 可以满足利用档案信息系统性和时效性的需要。
（二）“大人事档案”“弊”的方面
1. 违背了档案分级管理原则；
2. 造成交叉管理，权责不清；
3. 鉴定困难加大，存在信息安全隐患；
4. 对档案管理人员的综合素质要求更高。
人事档案与业务考绩最终如何管理才能更适合、更优化、更好的为高校管理服务，还需要我们在实际工作中不断摸索，不断改进。
参考文献：
[1]干部人事档案工作问题解答.2004年2月，上海金融学院人事处编.
[2]干部人事档案材料收集归档规定.
[3]专业技术干部业务考绩档案的归档范围及要求.
一、信息化背景下做好高校人事档案管理工作的必要性
随着科技的不断进步与发展，信息化已逐渐成为衡量一个国家综合国力的标志，也是社会发展的一个重要环节。在这种信息化背景下，高校人事档案管理工作有着极其重要的作用。它主要的内容包括：将使用频率较高的、重要的`人事档案进行网络化和数字化保存，以方便日后的查阅和使用。增加人事档案数据库的规模和容量。使高校人事档案信息的存储更为方便。此外，它能为高校的人才聘用提供有效的信息和依据。
(一)为高校人才的选拔提供参考。
随着高校的建设发展，人才的流动量加大，档案信息也更为复杂。高校人事信息档案的信息化，能够使领导更为直接快捷地了解到相关人员各方面的信息。如对员工最基本的业务能力、兴趣爱好、目标追求、专业特长等做一个全方位的了解。
(二)高校人事档案管理工作能有效促进档案信息的完整与准确。
在信息化背景下，做好人事档案管理工作可以及时更新各种数据、档案信息，以确保信息更为准确、完整。能够快速地统计分析出各类人事档案信息，提高工作效率。
二、高校人事档案管理中存在的问题
(一)对人事档案管理工作的认识不够、重视程度不够。
在人事档案管理工作中，很多工作人员认为这只是一项辅助性的工作，并不能为高校的发展起到实质性的作用。而高校也没有对人事管理工作引起重视，忽视了其对人才选拔任用的重要性。或者有的管理员认为，人事档案只要没有损坏、丢失、泄密，对工作造不成多大影响，这就从一定程度上降低了工作人员对它的重视度。并且由于认识上的不足，管理者并不重视对人事档案管理工作，淡化了其地位和作用。
(二)管理模式还很落后，效率较低。
许多高校人事档案管理仍旧在使用传统的管理模式，也就是档案的提供和储存以纸质为主。它也具有一定的优势，如利用范围广、适应性较强、还可作为原始凭证。但纸质文档的利用效率很低，并且容易丢失和损坏，储存起来不方便等。很多高校并没有对此引起重视，没有制定相关的岗位，明确管理人员的职责，缺乏完善的制度。而在材料的真实性等方面，工作人员也没有进行严格审查，造成了档案的不完整以及失实等，对日后的各项工作的开展带来很大的麻烦。
(三)缺乏统一的人事档案管理系统及管理人员。
在部分高校的人事管理工作中，由于领导的忽视、资金的缺乏等种种原因，对专门的人事管理部门的设置及管理人员的培养上存在着很多缺陷。高校没有形成科学专业的人事管理队伍，也不设置专门的管理部门和专业的人事档案管理员，而是随便任用其他部门的人员兼职此项工作，这就造成了人事管理不规范，管理过程中出现各种问题。
三、信息化背景下高校人事档案管理工作的创新
(一)提高对人事档案管理的重视，认识到档案管理工作
的重要性。要了解到人事档案管理的工作关系着高校对人才选拔的重要性，它对学校的发展有着重要作用。人事部门可通过各种方式进行传播，加大宣传的力度，提高学院领导及教职工对它的重视。
(二)提高管理人员的素质，改进管理模式。
人事档案管理人员自己要先重视这项工作，认识到档案管理工作在高校发展中的重要性，不能产生消极心理。积极提高自身的管理能力，加强对工作的责任感，掌握现今的网络环境和先进的科学技术，跟上时代的发展。
(三)加大对人事档案管理工作的人力物力投资。
对档案管理工作给予物质上的支撑，培养专业的管理人员，保证人事管理工作顺利进行，解决档案管理工作中财力方面的问题。
四、结束语
总而言之，在信息化背景下，高校人事档案管理工作对于高校的发展有着重大意义。做好人事档案管理工作，有利于学校选拔优秀人才，提升工作人员的质量。因此，高校应利用当今的科学技术，整合资源、提高认识、创新管理方式，使人事管理工作的进行更加科学合理。这样才能更好地促进高校和社会的进步与发展。
【参考文献】
[1]高小丽.信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J].中小企业管理与科技,(28):64-65.
[2]陆冬梅.高校人事档案管理创新之我见[J].才智,(29):334.
[3]张翀.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界,2013(17):73-74.
如果回原籍，也不要让学校给你打回原籍，也要派回原籍
如果是打回原籍，不但户口回自己上学前的街道
档案也要回街道，人事身份就失去了，按失业处理，除非再考学等特殊渠道
否则无法恢复干部身份了
所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收单位
让学校和接收单位给你做正式的派遣和接收手续（如果学校现在还给你做派遣的话）
做了正式的派遣和接收手续以后，你的人事身份就是干部了
或是说保住了自己的干部身份，对于以后，无论是去事业单位还是将来退休都比较有利
有一种情况是，人才中心直接以企业的形式出面，给你做接收手续
给你干部身份，那样的话，就不用担心了，也省得自己去找接收单位了
另一种情况是，原籍的人才中心只管给你暂存档案，没有给你作正式的接收手续
这种情况对你是没有好处的，没有正式接收手续，拿不到干部身份
原籍的人才没有给你做接收手续一天，你在北京上的养老保险就白上一天
将来退休的时候，都不算数，不算工龄，而且你是迟早要找一家单位来给你的档案做接收的打回原籍等于未就业，是没有工龄的„ 找人事代理公司是计算工龄的。
但是很多大企业的职工档案也在人事局.小公司根本不具备存档案的条件.办人事代理后你的档案是在你申
请地方的人事局.存在教育局和存在人才市场待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠费他们会在你存档的时候通知你缴费，好处是如果你考事业单位（比如教育口）你可能会被优先考虑，存在人才市场不一定工龄就有效，如果你在私人企业，就和工龄没有关系了，这就是郎方面的优劣势，如果你有把握进事业单位，还是存在人才中心，如果你考教育口，还是存在教育局
打回原籍是指打回原户口所在地。如果你原籍是农村或县级，档案应该在你所在的市人事局。你手中的档案材料需要你到所在的人事
局报道时缴纳对应，如果一直没有工作单位提取你的档案，那么你的档案可以一直放在人事局，但是你需要缴纳相应的管理费。具体 情况请咨询人事局人员
最好放人才市场，那样如果考公务员什么的可以算工龄，如果时间长在自己手里可能就失效了！
档案是不可以自己保管的，必须放在正规的人才市场和人力资源中心在可以，超过一定时间的不落户的话，就是“黑档”，过期国家
就不承认了，你这么多年的学也白上了。而且如果以后你上保险和缴纳住房公积金的时候，也会受到很大影响。建议你还是赶紧去把
档案落实到人才市场的好。
到你现在工作所在地的人才中心办理档案人事代理手续，从而把
档案交给人才中心管理即可。只有这样，才能连续计算你的工龄以及保留你的干部身份。同时，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便调档。
档案如果放在人才市场是和工龄挂钩的.应该放人才或单位吧。
建议大家把档案放在人才交流中心，每年付费180元.毕业生每年付费把档案放在人才交流中心，可以省很多麻烦，人才交流中心可以为学生代办任何手续。
大型国有企业都有存放和管理员工人事档案的权利，但是很多私企都没有人事档案管理权
学校原则上是不帮毕业生托管档案的，在我们毕业之前的一个月，我们学校就叫我们要么联系好工作，把档案放在所在单位，要么就
是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就帮你把档案打回原籍，不知道你们学校是不是也要求你们这样！你先去问学校，档案应
该还在那里，你的档案只可能在3个地方：学校，人才中心，原籍！你去问学校就知道了！至于怎么保管，就要根据你的实际情况来分析了，找到工作了当然是放到你单位那里去，如果还没有找到但是正在找，建议你就放在
你找工作的所在地的人才中心，毕业后档案可以保存的几个地方：学校、户口原籍、就业该市的人才市场、用人单位及上级管理机构。
第一条 为规范集团公司及所属各公司（以下简称公司）人事档案管理工作，使人事档案管理工作制度化，规范化，根据国家劳动人事管理有关政策，结合实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于公司在岗在册正式员工。
第三条 人力资源部负责集团公司员工、所属公司中层干部及以上职位员工的人事档案管理工作。
第四条 所属各公司办公室负责本公司普通员工的人事档案管理工作，人力资源部对各公司的人事档案管理工作行使指导、检查、监督的权力。
第五条 人事档案分类：
（一）入职档案包括：
1.个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书、上岗前体检表复印件等个人入职基本信息；
2.劳动合同、试用期协议书、试用期考核评价表、公司规章制度培训签字表、录用条件告知书、保密合同、应届毕业生协议书等。
（二）培训档案包括：
1、新员工入职培训安全考试试卷、人力资源部规章制度考试试卷、运行员工导师带徒弟培训协议书及考核评价表；
2、员工参加公司组织的培训签名表、培训考试成绩记录表、外出培训申请表、外出培训效果评估表、培训服务期协议；
3、员工参加继续教育取得学历材料（考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学历、学位证明材料）。
（三）岗位、职务档案包括：
1、员工岗位说明书、《人事调整通知单》复印件；
2、中层及以上人员职务说明书、职务变更记录、职务任命书复印件。
（四）绩效考核档案包括
1、年度考核记录表、考核成绩、公司年度评优选先文件复印件；
2、政府、行业系统对个人科技发明、英雄模范事迹、业绩突出方面的表彰材料及证书复印件。
（五）专业技术职务（职称）、职业（执业）资格证及各种证书档案包括：
1、专业技术职务申报、考级、审批表、聘任、晋升专业技术职务资格审批表、职称证书复印件；
2、国家职业（执业）资格证复印件；
3、公司统一组织考试的电工证、焊工证、锅炉操作证、压力容器证、锅炉水处理操作证等证书复印件。
（六）参加党派、社团组织档案包括：
1、入党志愿书、转正申请书、党员登记表；
2、加入民主党派、社团材料；
3、参加党团代表大会各种资格证、代表证复印件。
（七）处分档案包括：
1、因违反公司规章制度受到降职、降薪等处分材料；
2、司法部门判决书，上级主管部门及其他行政部门的处分材料。
（八）婚育住房方面档案包括：
1、单位出具的婚姻材料；
2、计生部门出具的生育材料；
3、福利住房职工单位出具的住房证明。
（九）社会劳动保障方面档案包括：
1、劳动工伤、伤残鉴定材料；
2、加盖社保局公章的首次参加养老保险登记表；
3、加盖医保办公章的医疗保险转移单；
4、单位出具的缴纳养老、医疗保险证明材料。
（十）其他方面档案包括：
1、员工辞职、辞退、自动离职、除名、解除劳动关系等材料；
2、员工退休相关资料。
第六条 人事档案的归档：各公司劳资员人事综合专员负责对各类人事档案进行鉴别，根据材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，并做好各类档案的目录。
第七条 人事档案的检查核对
（一）各公司办公室负责定期对人事档案的完整、安全进行检查核对，包括查看人事档案材料是否齐全，是否存放错误，有无霉烂、虫蛀等；
（二）遇有突发事件之后，如被盗、遗失、水灾火灾之后，应对人事档案进行检查核对。
第八条 人事档案的转移
（一）集团内部转移：员工在集团内部调动，当事人凭《人事调整通知单》办理档案转移手续，填写《员工内部档案转移通知单》；
（二）人事档案外部转移：员工因工作调动等原因引起的人事档案转移，当事人凭所在公司的《工作交接单》及调入单位开具的提档函办理档案转移手续，当事人填写《员工外部档案转移通知单》。
第九条 人事档案利用的方式
（一）查阅：相关权限的人员可以查阅员工人事档案，无关人员不得要求档案查阅，各公司要做好档案查阅的审批及登记工作。
（二）借出使用：相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用的，必须履行严格的审批手续并做好登记工作，到期及时归还。
（三）出具证明材料：一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要人事档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经审批，加盖公章后方能生效。
第十条 人事档案保密规定及保存期限
（一）各公司劳资人事综合专员负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
（二）公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案相关资料，自员工离职之日起3年后方可销毁。
第十一条 本规定由人力资源部负责解释。
第十二条 本规定自公布之日起施行。
附件：员工内部档案转移通知单、回执单；
人事档案使用审批单；
员工外部档案转移通知单。
人力资源部
2012年8月27日
员工内部档案转移通知单
兹有公司员工因原因，人事档案转移至公司。档案包括，请给予接收。
年月日公司盖章：
员工内部档案转移回执单
兹收到公司转来的人事档案，包括。
年月日公司盖章：
人事档案使用审批单
员工外部档案转移通知单
兹有因，提走的人事档案一份，人事档案包括。
年月日提档人签字：
1. 注重宣传, 强化管理, 提高对高校人事档案工作重要性的认识。
高校档案部门一要采取多种措施增强全校师生对人事档案管理工作的了解与支持, 如经常利用高校宣传栏, 宣传人事档案相关知识;积极参与学校的人事政策调整、人才选拔、工资晋级、职务晋升等工作, 以优质的服务获得人们认知, 促使更多的人了解人事档案工作及其在高校工作、社会生活中的重要作用。二要以《档案法》为依据, 健全各项规章制度, 制定符合校情的实施细则, 明确人事档案部门的职责范围, 赋予其必要的管理权限, 突出档案管理的行政管理职能。三要形成坚强的组织保证, 建立一个以主管校领导牵头、档案馆负责、各职能部门具体实施的网络式责任制, 提高监管、反馈的整体意识, 努力使人事档案工作走上规范化发展的轨道, 确保人事档案材料的科学性和完整性, 创建管理与服务之间的和谐氛围, 使人事档案在被社会认可的同时, 被人们所关注和重视。
2. 充实内容, 增加信息量, 确保高校人事档案的实用性和真实性。
一方面, 要根据高校特点, 以新的人才标准来更新档案内容, 通过补充内容, 更全面、更直观地反映个人的综合素质, 通过档案收集材料的全面、科学、完整, 提高人事档案的全面性、客观性, 增强实用性。为有效充实人事档案内容, 人事资料的收集工作应体现出如下原则:一是注重档案材料的多样性。人事档案部门应主动与各档案材料形成部门沟通联系, 及时将反映档案当事人业务水平、工作实绩、学习进修以及在从事岗位工作过程中形成的聘约、合同等最新材料及时纳入档案管理, 并从大量的人事档案材料中去粗取精、去伪存真, 从源头上确保人事档案内容的完整、真实;二是注重“活信息”的收集。将以电子文本、数据库及相关程序、多媒体资料、各类网页、图形、图片等材料及时收集, 并对人事档案材料收集实行动态跟踪;三是注重特色档案材料的收集;四是探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统, 将最新的业绩信息不断充实到人事档案信息管理系统。另一方面, 真实性是干部人事档案的生命, 档案材料的内容必须准确可靠;只有实事求是地反映一个人的情况, 档案才能成为提拔干部、录用人才、调资、专业技术职务晋升、离退休、出国政审等人事工作的重要依据。因此, 要严把“三关”即材料审查关、材料转入关和档案转递关, 避免失真档案信息入档, 增强真实性。
3. 更新手段, 强化利用, 保证高校人事档案信息功能的实现率。
人事档案原始地记录了当事人的个人经历、德才表现及发展历程, 是历史地、全面地考察人的重要依据。因此, 在相关法律法规允许的范围内, 对高校人事档案信息进行开发利用是促进高校人力资源合理配置的重要手段, 也是发挥人事档案信息功能的有效途径。可以探讨的途径有:一是建立职工信息数据库, 为人力资源管理服务;二是积极创造条件, 开展诸如人才信息报道、信息咨询、信息调研分析等深层次服务;三是在正确处理好利用和保密关系的前提下, 组建各类人才信息库, 以反映各类专业人才个性特点和专业特长的信息, 使学校在选才时, 用其长, 避其短, 更大限度地发挥人才效力;四是建立高校人事档案信息管理系统, 实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询, 用现代化手段管理和提供利用, 为用人单位选才提供保障。此外, 从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发, 必须大力开发电子档案, 提高人事档案信息化建设水平。要利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术, 将人事档案资料整理输入计算机, 通过相应的技术处理, 将文字图片、声像资料转换成数据信息, 实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子信息系统, 也应将有关档案信息进行计算机处理, 以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用, 提高人事档案工作效率。有条件的地方还可参照教育部学历查询网的做法, 建立人事档案信息网, 将个人可以公开的一些信息上网公布, 方便用人单位查阅;在档案管理部门之间建立网络链接, 通过局域网实现档案信息资源的共享, 最大限度发挥作用。当然在人事档案信息利用过程中, 要注意使用权和管理权问题, 严防失密。
4. 人本管理, 建设队伍, 提升高校人事档案管理人员的专业性。
【关键词】高校；人事档案；管理
中图分类号：G271
随着近几年我国高等教育管理体制的改革，档案管理工作也借着教育改革的东风得到了逐步完善与规范。人事档案作为高校档案部门的一项重要内容，也进入了新的发展阶段。从近年上级管理部门下发的一系列人事档案管理文件精神，可以看出，从上到下对人事档案管理工作的重视程度不同一般。通过工作与学习，我们对高校人事档案工作也有了新的认识，并站在新的高度对在人事档案重新进行了全面的加工与整理，在这一过程中，我们也发现了人事档案管理工作中存在的一些问题，并对如何解决这些问题进行了思索。
一、人事档案管理工作中突出的问题
（一）领导重视程度不够，工作人员效率不高
其实这个问题是老生常谈，人事档案工作是一项被边缘化了的工作，作为人事部门的日常业务工作并没有得到领导足够的重视，这是导致人事档案工作进展缓慢的主要原因。随着高校师资队伍的不断壮大，人事档案管理的工作任务也随之加重，然而，高校没有配备专用的档案库房，日常工作、档案整理与借阅均在一室，交叉混乱；没有配备专职的人事档案管理人员，仅由人事部门配备兼职人员兼管这项工作，没把太多的精力放在人事档案管理上，导致工作效率低下。
（二）人事档案管理的相关规章制度不完善、落实不到位
高校没有明确制定人事档案管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节没有做出明确严格的规定。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，只是空有制度，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
（三）人事档案材料内容不齐全，信息不准确
虽然人事档案材料的归档范围有严格的要求，十类材料的顺序必须排放正确，材料必须齐全完整，人事档案材料的信息一定要准确。从实际的工作中不难发现，好多档案材料不齐全，如专业技术年度考核表不是每年都有，党团材料类缺少入党申请书及转正申请书等等；归档材料不规范，如档案材料内该有公章的没有盖公章，应该有落款时间的没有填写时间；档案材料信息使用不准确，如年龄、参加工作时间及学历等前后填写不一致，使档案材料丧失了真实性、权威性、严肃性。
（四）人事档案管理信息化手段落后，尚处于初级阶段
高校人事档案管理仍处在低水平、低效率状态，虽然也上线了人事档案信息管理系统，人事档案的基本信息也已录入系统，但从根本上来说，这只是人事档案信息化的初级阶段，最多算是档案检索工具多了一种媒介，离真正意义上的档案数字化还相差甚远，这些都严重影响人事档案的利用及工作的开展。
二、解决上述高校人事档案管理工作中问题的建议
（一）增强高校领导档案意识，充分调动档案管理人员积极性
人事档案关系到每位教职工的切身利益。高校领导应强化档案意识，在机构设置和人员编制上给以充分保证，在档案经费上给以落实，使档案工作者无后顾之忧。只有领导重视了，档案工作人员的工作热情也会高涨，工作绩效就会大大提高。另外，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，使档案管理人员在工作中得到自我满足感与荣誉感。
（二）建章立制，加强人事档案规章制度建设
要做好人事档案工作，首先要建立完整科学的人事档案管理工作规章制度，包括人事档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，以及学校内部自己制定的适合自身发展的规章制度，使这项工作的各个环节有据可查，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案的自身价值。
（三）回归日常工作，集中精力把人事档案的基础性工作做好
强化教职工的人事档案意识，把散落于个人手中的重要的人事档案材料交人事档案管理部门保管；档案管理部门要及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集的档案材料，从手续是否完备，信息是否准确等方面进行认真鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到齐全、完整、准确。要针对高校专业技术人员集中的特点，重点抓好中层以上领导干部和优秀专业技术人员档案信息的审核工作。定期跟踪、整理最新材料，为教学、科研、选拔人才、培养干部提供强有力的信息支撑。
（四）顺应高校数字化校园建设趋势，逐步实现人事档案信息化管理
1.目的
为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时
为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。2.适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。3.职责
公司综合行政部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。4.归档范围
员工档案包含入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。5.档案内容
5.1员工入职档案：(1)个人简历；(2)应聘登记表；(3)性格/气质测试表；(4)入职承诺书；(5)试用审批表；
(6)个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证 书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件<驾驶公司机动车人员需提供>）；
(7)原单位离职证明/离职声明；(8)笔试试题;(9)劳动合同。5.2培训档案：(1)培训合同、协议；
(2)培训相关资料及获取证书原件。5.3绩效管理档案：
将员工绩效考核相关的档案资料按考核周期进行归整。5.4员工异动档案：(1)员工试用期评价考核表；(2)异动申请表；(3)任免文件；(4)奖惩文件。5.5员工离职档案：(1)辞职信；(2)辞职审批表；(3)离职工作交接单；(4)劳动合同解除证明书。5.6其他资料档案：
工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。6.档案管理员的职责
综合行政部人事助理负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。7.档案管理
7.1基础管理
(1)原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范；(2)新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息花名册；
(3)档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门/项目分类存档，应编号、制检索目录；
(4)当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交综合行政部归档，原件当场查验；(5)对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备；
(6)离职员工档案每月清查，按所在项目及离职月份归类存档，离职员工档案保存二年后方可销毁（管理人员保留至该员工离岗五年止），且须有电子及纸质版销毁记录。
7.2档案的查阅
7.2.1如因公需查阅档案，须填写《借/查阅人事档案审批表》，经部门/项目负责人、综合行政部负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门/项目负责人、综合行政部负责人、总经理批准后方可办理；
7.2.2公司总经理、项目负责人、综合行政部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续；
7.2.3调阅档案原则上在综合行政部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出综合行政部，需综合行政部负责人批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。
7.2.4档案管理人员应做好查阅登记工作，并填写《借/查阅人事档案登记表》；
7.2.5查阅档案注意事项：
(1)严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；
(2)不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经综合行政部负责人、部门/项目负责人、总经理同意；
(3)查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚；(4)原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
7.3档案的销毁
(1)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
(2)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《员工人事档案资料销毁审批表》，经综合行政部负责人、项目负责人、总经理审批后执行。(3)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《员工人事档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《员工人事档案资料销毁登记表》永久保存。
(4)在销毁公司员工档案资料时，必须由综合行政部负责人指定专人监督销毁。
八.本制度经报批后，由综合行政部组织实施；修订或废止亦同。附件：
一、目的
为了更有效的将员工档案进行妥善管理，维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案类别
1、员工入职、合同档案：个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、身份证复印件、照片、毕业证复印件、职称证、执业资格证、劳动合同及协议、离职与公司解除（终止）劳动关系等。
三、档案的管理
1、基本管理
（1）分类存放、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。（2）员工入职前,管理部对人事档案的真实性、有效性进行核查。
（3）对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时录入在职人员《人事档案》、离职人员《人事档案》，并在档案袋填写各种人事资料的名称及对档案进行编号。
（4）当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、个人技术职称变动等），应及时将相关资料交管理部复印归档。
（5）对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。（7）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存三年后方可销毁。（8）要保持档案管理环境的清洁、整洁。
（9）档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
（1）因工作需要查、借阅档案的经部门经理批准签字后方可，并遵循一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借的原则，须填写《档案借阅申请表》。（2）所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还管理部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
（3）管理部做好查、借阅登记，并在《档案借阅登记表》签字登记。
3、查、借阅档案注意事项
（1）不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
（2）不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经总经理同意。
（3）查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
（1）任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
（2）某些档案到了销毁期时，由管理部填写《员工人事档案销毁审批登记》，经总经理批准后销毁。
（3）经批准销毁的人事档案，管理部须认真核对，将批准的《员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
本管理办法经总经理批准后，由管理部实施。
【关键词】高校人事档案 管理现状
对策
【中图分类号】G【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2013）05C-
0109-02
一、高校人事档案管理现状
（一）对人事档案管理重视不够、认识不足。高校对人事档案管理重视不够，主要原因是认为人事档案管理是一项辅助性工作，不是学校的中心、重心工作，与教学、科研没有直接的联系，不能为学校创造直接经济效益，因此在思想上不够重视。另外，因为档案管理意识淡薄，对人事档案管理认识不足，认为人事档案管理只要能应付干部外调或提拔时的调档和查档工作就行，所以，有些高校的领导往往容易忽视人事档案管理工作。如，配备的人事档案管理人员综合素质不高、办公设备配置低且不齐全、管理制度不完善等，淡化了人事档案管理的地位和作用，“人力、财力、物力”的配备相对薄弱，出现了“说起来重要、做起来次要、忙起来不要、用起来需要”的状况，导致人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
（二）人事档案内容不完整。人事档案是个人参与社会各方面活动的记载和个人自然情况的真实反映，是组织人事部门选拔使用人才的重要依据。过去，高校人事档案工作重组织轻个人，侧重为组织、为政治历史服务，忽略了为个人、为个体发展服务。人事档案过于强调固定模式，千人一面、千篇一律，每个干部的十类档案材料中，侧重记载和反映个人的社会经历、政治面貌和思想表现等方面的内容，而体现档案主体对象的个性特色材料则十分缺乏。如，教师在学术上获得的成就、成果奖，发明创造、专利技术、论文专著、进修学习等方面的材料。随着改革的深入，以人为本理念的提出，要求我们解放思想，开拓创新，与时俱进，凸显人事档案的个性，深化档案主体特质，彰显档案内容活力，从而提高人事档案的质量和价值，为组织发现人才、使用人才、发挥人才提供更优质的服务。
（三）缺少高素质的专职档案管理人员。由于部分高校领导重视不够、认识不足，把人事档案管理这个重要岗位作为安置岗，或配备身兼数职的兼职人员，或缺少对专职档案人员的培训提高。作为安置岗的档案管理人员责任心不够、素质不高，而兼职人员精力有限、无暇顾及，专职人员缺少培训、现代管理水平低，导致了档案质量不高、管理落后的局面，影响了档案的利用，制约了档案的发展。
（四）传统的封闭式管理模式面临严峻挑战。长期以来，高校人事档案在管理过程中，奉行高度保密的政策，实行全封闭式管理模式，人事档案不对本人开放。《干部人事档案工作条例》（以下称《条例》）第三十一条规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”因此，普通职工难以接触到自己的档案，甚至人事档案管理人员自身的档案也要另行保存，不能与本人接触。这些严格的规定使人事档案蒙上了神秘乃至异己的“面纱”，充满“官僚”的色彩，缺乏应有的公开透明度，给一些别有用心的人利用，出现档案丢失、失真、篡改、编造假材料等情况，甚至为了个人小利益铤而走险、违法乱纪，使有关人事档案的纠纷、争议甚至诉讼屡见不鲜，致使人事档案管理面临严峻的挑战和考验。
（五）管理手段落后、利用率低。当前，人事档案管理遵循的是《条例》、《干部档案整理工作细则》等规章制度，以纸质为主，立足手工操作，没有把网络信息化纳入视野，只注重档案的收集、整理、保管工作，忽视了档案的服务、利用和开发功能。但这些制度都形成于20世纪90年代，是根据当时的情况制定的，已经不适应当前科学、高效管理的实际需求。由于限于手工操作和纸质材料，人事档案的利用方式也只能手工检索和纸质查询，致使检索效率和利用率低下。利用者往往要不辞辛劳到档案室查阅，且来回翻阅反复拆装，对档案材料的原貌造成不同程度的破坏，也有损于档案的完整和安全。
二、对策分析
（一）解放思想，提高认识，主动服务。随着高校人事制度改革的深入，解放思想、科学发展思潮的冲击，各种新问题、新情况的出现，高校领导和广大教职工对改革创新渴望的日益迫切，对人事档案管理工作的重要性应当有了新的、全面的认识和提高，更能了解到人事档案管理工作对高校的发展及教职工切身利益的密切关系。在“人才强校”的今天，人才的发现、人才优势的发挥、人才潜能的挖掘，使人尽其才，物尽其用，这不仅是对人才的尊重，也是大自然的发展规律。高校领导要真正把人事档案管理工作纳入重要议事日程，摆上重要位置，配备综合素养高、科学管理能力强的专职人员，变被动工作为主动服务，转变档案工作从侧重管理为服务至上的理念，转变过去侧重为政治服务为现在侧重为教学科研和教育事业发展服务的观念，由管理者变为服务者，主动收集有特质、有个性、有价值的档案材料，为学校选拔、使用人才提供最真实、最可靠、最有力的凭据。
（二）丰富档案内容，开发特色信息
高校人事档案管理工作是高校人事组织工作的重要组成部分，是学校教育教学管理工作不可缺少的一部分，在改革创新的新形势下，干部档案原有的十类内容已经不能满足全面地、准确地反映教职工真实面貌的需要，人事档案工作要多角度、多层面地反映教职工的全面素质：德、能、勤、绩、廉全方位情况，挖掘体现个人的技术专长、教研成果、业绩评定、专业培训等特殊品质、潜在能力的材料内容，使人事档案更有血有肉，有亮点、有个性、有活力，从而丰富充实特色信息，达到“观其卷、知其人、用其才”的目的，凸显人事档案鲜活的生命力。
（三）提高素质，科学管理。高校人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家、组织又涉及个人的切身利益，这就要求档案管理人员必须具备忠诚于党、思想正派、秉公办事等优良的职业道德，同时还需具备一定的政治理论素养、人事管理和档案专业知识，懂得计算机基本理论和操作技能等。培养具有“创新型、复合型”一专多能的高素质档案管理人员，使人事档案管理工作更科学、更实用、更高效，同时也更好地保护了人事档案原始材料的安全性和真实性，推动人事档案管理科学化和现代化，为学校人才的选拔、使用提供更优质的服务。
（四）半封闭式管理，激活档案信息。由于历史原因，人事档案一直实行全封闭式管理，这种封闭是一种不科学的管理，但开放也是不现实的。我们可以变全封闭式管理为半封闭式的管理模式，适度公开人事档案信息。如，三龄一历、年度考核等个人填写部分、组织填写经本人认可部分、组织根据本人真实情况填写部分，根本没有对本人保密的必要，允许档案当事人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，实行有条件的部分公开，使档案信息流动起来，变“死档案”为“活信息”，激活人事档案，顺应科学发展、以人为本和建设民生档案的理念，推动人事制度跨越式发展。
（五）实现管理服务现代化，提高档案利用率。随着现代化管理技术的快速发展，人才需求量、流动量的日益加大，使得人事档案的数量、信息量和种类也随之增多起来，单一、重复、枯燥的传统手工操作，效率低、工作量大、费时费力，已经不能适应现代档案管理工作的需要。加强高校人事档案现代化、信息化建设和管理，成为高校人事档案管理的有效途径和发展趋势。一方面可以将档案管理人员从繁杂琐碎的手工操作中解放出来，有更多时间来学习和提高专业技能和科学的管理水平，另一方面现代化管理的计算机检索、统计等功能，为人事档案的利用提供了方便高效的服务，从而提高了档案的利用率和社会价值。
总之，高校人事档案管理工作应当顺应时代发展的要求，从“解放思想、与时俱进”的视角，转变传统的思想观念和管理模式，以“以人为本、科学管理、服务民生”的理念，创新探索高校人事档案事业的未来，在保持原有的人事档案原则基础上，遵循时代的发展规律，抓住机遇，迎接挑战，全力推进高校人事档案管理新跨越。
【参考文献】
[1]陈懋晔.市场经济条件下对高校档案质量问题的思考[J].兰台世界，2012（10）
[2]陈桂英.人事档案管理工作中的问题和对策[J].商品与质量，2012（11）
【作者简介】滕月鹏（1976- ），女，广西工业职业技术学院馆员，研究方向：档案管理。
【高校人事档案管理工作】推荐阅读：
人事档案管理办法05-24
人事档案管理风险点07-06
我国人事档案管理模式07-23
人事档案管理暂行办法09-16
公司人事档案管理制度09-18
干部人事档案管理条例06-13
人事档案室管理制度06-19
学校干部人事档案管理的问题与建议09-24
学校人事档案07-11
强化高校学籍档案的网络化管理07-16
