近几年来, 随着港口企业间竞争加剧, 形成和加剧了港口企业的应收账款。据统计, 造成目前港口企业应收账款的主要原因有以下几个方面:
当前一些港口企业仍把港口吞吐量指标放在首位, 重视生产量的完成。为了提高港口吞吐量, 抢占市场份额, 企业在事先未对客户资信度作深入调查、对应收账款风险进行正确评估的情况下, 对客户提供各种有利的信用条件, 采取与客户签订短期的、允许一定欠款额度的作业合同来吸引客户, 扩大其市场份额。于是产生了较高的账面利润, 忽视了大量被客户拖欠占用流动资金不能及时收回的问题, 因此形成了一部分具有周转性的客户应收账款。
一些港口企业没有建立健全相关应收账款管理制度, 或虽建立了制度但没有体现相关内控管理思想, 对存在的应收账款具体该由谁来督办、谁来清查管理并不十分清楚, 出现扯皮和推诿的现象;财务部门不及时与业务部门核对, 销售与核算脱节, 问题不能及时暴露, 一些企业应收账款居高不下, 账龄老化, 却任其发展, 无人问津;有的企业由于不及时与客户对账, 有的即使是对了账, 但只是口头上的承诺, 并没有形成合法有效的对账依据。
在有的港口企业中, 为了调动生产和业务人员的积极性, 出现重生产轻效益的情况, 往往只将工资报酬与港口吞吐量挂钩, 忽略了应收账款产生坏账的可能性, 未将应收账款纳入考核体系。因此, 港口生产人员为了个人利益, 只关心生产任务的完成, 对导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款, 企业没有采取有效措施要求有关部门和业务人员全权负责追款, 应收账款大量沉积下来, 给企业经营背上了沉重的包袱。
在企业出现应收账款后, 要加强应收账款的管理, 确保资金回笼, 但很多企业对应收账款放任自流。客户的资信程度如何, 目前对方经营形势处于什么状态, 被占用的资金风险有多大, 形成逾期的原因是什么, 是恶意的逃债还是临时的困难或是确无偿还能力等, 企业没有具体的分类处理, 对应收账款的风险不得而知。
一从有利的方面看, 应收账款有利于增加港口吞吐量, 增强企业竞争力。港口企业是服务行业的一种, 其生产和服务有其独特性, 具有前期投资大、规模效应显著等特点, 港口企业在完成大额的基础设施投资后, 需要用吞吐量的增长来不断摊薄作业成本。因此, 赊销是一种重要的促销手段, 向客户赊销一方面向客户提供商品和劳务;另一方面向客户提供可以在一定时期内无偿使用的资金, 即商业信用资金, 对于购买方而言具有极大的吸引力。特别是在银根紧缩、市场疲软、资金匮乏的情况下, 赊销的促销作用更加明显。
二从不利的方面看, 应收账款带来管理成本和坏账风险。应收账款的增加还会造成资金成本和管理费用的增加。不仅如此, 企业有了应收账款, 就有了坏账损失的可能。企业要充分认识和估算应收账款的下列3项成本:
应收账款作为企业用于强化竞争、扩大市场占用率的一项短期投资占用, 明显丧失了该部分资金投入于证券市场及其他方面的收入。企业用于维持赊销业务所需要的资金乘以市场资金成本率 (一般可按有价证券利息率) 之积, 便可得出应收账款的机会成本。
企业对应收账款的全程管理所耗费的开支, 主要包括对客户的资信调查费用, 应收账款账簿的记录费用, 收账过程开支的差旅费、通讯费、人工工资、诉讼费以及其他费用。
因应收账款存在着无法收回的可能性, 所以就会给债权企业带来呆坏账损失, 即坏账成本。企业应收账款余额越大, 坏账成本就越大。
以上前2项构成应收账款的直接成本, 第三项为应收账款的风险成本, 这3项就是企业提供给客户商业信用的付出。从上述可以看出, 港口企业的应收账款当前企业竞争的必然产物, 是一直摆在港口企业面前较为严峻的问题之一。每年日常经营管理和港口规划中, 应收账款的管理和清欠都占有重要部分, 但往往是前清后欠、边清边欠, 效果并不明显, 因此要探讨有效的措施来加强港口企业应收账款的管理已成当务之急。
企业应广泛收集有关客户的信用状况资料, 建立客户信用信息库。客户信用档案包括客户的基本情况及客户的动态信息。企业应根据调查结果, 每年年初评定客户的信用等级, 建立优、中、差的客户赊销信用等级档案。其中:“优”为规模较大、以往业务往来中信用较好的企业, 授予一定限额内的赊销额度;“中”为资产情况和财务状况一般, 财务制度比较规范, 有一定的资产作抵押, 可采取预收货款或以港存货物作抵押的方式进行赊销, 并密切关注港口作业的时间与进度;“差”为资产和财务状况一般, 没有资产作抵押, 没有业务记录或信誉不佳的客户, 应采取全额预收港口费的方式, 确保应收账款的安全。
港口企业应收账款究竟由谁来管理?有的人认为理所当然应该由业务部门或业务人员管理。但如果真是这样, 又如何来监控业务人员呢?让一个业务人员自己对业务进行评价, 这样的结果有多大的可靠性?业务人员的异动, 造成了其原来管理的客户应收账款回收的困难, 又如何解决呢?因此仅仅由业务部门自己来管理并不妥当。另一种观点认为应该由财会人员来管理。会计人员虽然对企业业务账务处理比较清楚, 但对具体客户的情况也不是十分了解, 所以简单地归由财务部门来管理也并不合适。
灵活运用赊销手段, 合理确定现金折扣与折让及比例, 是市场经济条件下企业快速占领市场和发展壮大自己的一项基本策略。因此, 各企业应认真组织不同部门的专业人员, 专门调查了解客户的资信程度, 真正建立起一套适合自身特点的信用管理制度, 明确各经办人的赊销范围和权限。各经办人员只能在各自的权限内办理审批;同时落实责任制, 制定严格的资金回收款考核制度, 要求具体经办人员、审批人员共同承担经济责任。
应收账款管理的具体方法, 用得较多也是最易于操作的, 是账龄分析法与分类管理ABC法相结合的一种综合分析法。
首先, 应对企业的每一个客户进行分析, 结合企业商 (产) 品销售流向不同地区的市场需求状况及市场变化的趋势, 区分企业各客户的信誉等级, 合理确定每一个客户的赊销额度和赊销期, 努力把好第一关。
其次, 对应收账款按账龄进行分析。目前各企业在对客户进行账龄分析时用得较多的一般是采取编制账龄分析表。在编制账龄分析表时, 应将所有的从债权确定之日起逾期的应收账款编入表中, 同时应根据企业预期的资金周转率按月来确定账龄计算单位。在确定逾期金额时, 如果每一笔业务都是相互独立的并可逐笔认定, 确认起来就较为容易;当一个客户长期有业务往来而且并未间断时, 虽然始终保持一定的欠款, 只有当客户在最后一笔交易款逾期时, 才将其所有发生的欠款转入到逾期的应收账款来进行管理。
最后, 结合应收账款账龄分析表, 跟踪起来, 进一步将企业逾期欠款按风险程度进行ABC分类, 即对到期未能及时收回的应收账款, 首先应判断对方是否为恶意行为。然后分类采取不同的策略进行清理欠款, 要反复加以权衡后按企业制度规定上报进行处理。
对应收账款的考核要高度重视, 避免出现纸上盈利, 要把应收账款切实地转为公司利润。因此, 对应收账款要严格考核, 年度预算不仅要核定各考核单位的应收账款总额, 还要对账龄进行考核, 如规定按账龄进行不同程度的扣减, 对超6个月的应收账款等额扣减考核单位利润, 从制度要各单位加快应收账款的收回;企业财务部门要及时与客户对账函证, 装订规范的、定期的对账制度, 并取得有效的法律证据;企业要采取适当的收账政策, 确保资金回笼。
摘要：面对港口企业间市场竞争日益加剧, 本文从港口企业应收账款形成的原因入手, 并对应收账款的利弊进行分析, 探讨港口企业在加强应收账款管理上的措施, 加快应收账款周转, 确保应收账款的安全。
关键词：港口企业,应收账款,分析与管理
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