随着高校体制改革的不断深入, 高校普遍出现了“一校多区”的办学模式。这使原本独立的各高校图书馆或因“合并办学、扩大招生”等因素形成了多个分馆、多块分割的局面, 如何对校内资源进行科学整合, 以产生最佳服务效益, 达到优势互补, 资源共享是我们需要探讨的问题。而实现多校区间的通借通还服务是图书馆资源整合的最实质的体现。
图书馆馆际文献通借通还是图书馆之间或图书馆与其他文献情报部门之间相互利用对方的文献资源来满足读者需求的馆藏资源共享的高级阶段, 它既可使读者利用多个图书馆的资源又节约了书刊采购的费用, 是即方便了读者又节约了资源的一个好的服务方式。
所谓通借通还的高级阶段, 就是读者首先通过图书馆的网上平台等方式进行预约其他校区的图书资料, 然后在成功预约期限内到自己选定的校区图书馆取书, 阅读完后到最近的本校图书馆归还该书。通借通还的服务模式具备了以下优点。
图书馆的宗旨是“读者第一, 服务至上”, 理解、关心读者, 从读者的最根本利益和需求出发, 急读者所急, 想读者所需。传统意义上的图书馆借还书服务, 主要是在馆舍范围内利用本馆的馆藏为相对固定读者群提供已知文献的服务。而通借通还服务的开展, 则是为图书馆开拓新的文献资源共享方式和读者服务方式。通借通还对于图书馆来说还是一种全新的服务方式与理念, 它不但打破时间和空间的局限, 还打破文献所有权和读者所属馆的局限, 使文献信息资源在更大范围内实现共享。通借通还的实现对读者来说, 最大限度地实现读者的借阅权, 大大缩短了读者借阅其他校区图书的时间, 提供更方便、更人性化的服务。
一个综合性大学的图书馆应该包罗万象, 馆藏文献不仅是基础学科和专业学科。读者的需求也存在着很大的差异, 一个馆不可能满足每位读者的每个需求。在购书经费比较紧张的情况下, 通过馆际互借通借通还可以整合两个校区的图书, 读者可以在两个校区图书馆找到自己需要的图书, 并能方便快捷地借到, 这样可使图书资源的利用率得到很大的提高。
(1) 在人员配置方面, 应安排专门的工作人员专职负责本校区的通借通还业务。一般看通借通还开展的情况和成熟程度, 安排2~3名工作人员负责。该工作人员负责浏览其他校区的读者网上预约本校区的图书资料的信息, 并根据预约信息, 到书库寻找相关书籍, 将找到的书籍在网上登记为“预约成功”, 未找到登记为“预约失败”, 提供信息错误则登记为“请核实书籍信息”, 并通过邮件通知读者预约情况。最后将找到的在架预约书籍送到本校区通借通还固定的柜子统一放置。
(2) 在交通配置方面, 一般做法是图书馆配备专车在固定的时间将网上预约成功的书籍运送到相应的校区分馆的通借通还办理点。如果条件允许的话也可以利用两校区之间接送教工上下班的交通车进行通借通还书籍的运送。高级一点的做法是应用物流技术, 实现通借通还。物流技术作为现代企业中一项具有技术先进、传递速度快、信息透明度高、服务规范等特点的比较成熟的管理技术。现代物流管理的最终任务可以概括为以最少的成本, 在正确的时间、正确的地点、正确的条件下将正确的商品送到正确的顾客手中。多校区图书馆也可以采纳物流管理技术来缩短读者与图书馆之间的时空距离, 解决通借通还服务中图书的流通和收藏问题, 使通借通还服务更加规范化、合理化、科学化, 从而以最快的速度、最全面的服务方式、最大限度地满足读者的各种需求, 真正意义地体现“读者第一”的管理理念, 提高图书利用率, 实现校区间的资源共享。
(3) 建立统一完善的计算机集成管理系统, 对通借通还的实际操作完成技术支持。完善的计算机管理系统可以方便读者预约书籍, 在打开电脑预约书籍时可以一目了然, 以最简单最快捷的方法就可以轻松地约到自己理想的书籍, 这也是实行通借通还业务所必须的。
一方面有些读者不清楚哪些书不能预约, 比如阅览室的书是只供阅览不能外借的, 编目中的图书还未上架无法预约等。有部分读者不知道已经外借的书籍是不能通过“通借通还”来预约的, 必须通过“外借预约”的方式预约。再有部分读者在网上预约时, 填写不准确的书籍信息, 导致工作人员无法找到相应的书籍而预约失败, 浪费了工作人员的时间。
另一方面, 有部分读者随意预约, 当时感觉需要, 在预约成功后, 工作人员将该书本找到并已运送到该读者所在校区的通借通还办理点时, 该读者由于各方面原因 (比如, 在后来借阅到与预约图书相关或相近的资料不再需要该书籍了或者因为个人原因耽误了一个星期的保留借阅期限, 也有部分读者是没有及时查收邮件, 导致过了一个星期的保留期限等等) , 因为没在规定的时间到馆内取书, 该书又打包原件送回馆藏地, 也导致此次预约失败, 浪费了跟多的人力物力。
一方面图书馆大流通的管理模式在方便了学生阅读的需要的同时也使得了一部分图书在部分同学手中, 这部分同学只是阅览图书并无外借该书, 导致馆藏显示书本在架, 工作人员却无法及时找到被读者预约的图书。还有, 有部分同学在取阅书本后未将书本放到书车上而是随意插到书架的任意位置导致工作人员找预约书籍时无法找到。
另一方面, 负责通借通还的工作人员未及时浏览网上预约信息, 当看到预约信息, 再去书库找书时, 该书已被借出, 导致本次预约失败, 这使得读者对图书馆工作人员的工作不满意, 抱有怨言, 严重影响了馆员与读者的关系。
再者, 通知方式上略显单一, 一般是用邮件传递信息, 读者若不及时打开邮箱是无法知道预约的书籍是否已经找到的。由于时间的错失导致预约的失败, 这种事情常有发生。系统上也存在不足, 预约的书是具有固定性和单一性的, 应该是只有预约的这个读者才可以借这本书。因为系统没有及时显示常常也会导致书本误借其他同学, 导致原本预约了该书的读者无法借阅该书。这种现象致使读者对图书馆产生不满的情绪, 加深了读者与馆员的矛盾。
大流通的图书馆管理模式使得许多书籍因为读者的随便乱放或只是阅览而并不想外借或因自己私利把喜欢的书籍藏到某个角落等情况, 导致无法找到。书架凌乱无序必然会导致工作人员在处理通借通还书籍的时候无从下手。很多书籍明明馆藏显示有, 当工作人员按索书号去找书的时候却找不到。所以图书馆应定期进行整架, 可以三个月一小整, 半年或一年一大整。整架的过程中可以将读者藏起来的书或堆放凌乱的书找出来重新排架。事实证明整洁、规范、有序的架位不但可以提升图书馆的整体形象, 还更有利于工作人员寻找书籍, 增加通借通还预约的成功率。
我校图书馆每年都会进行新生入馆培训, 新生必须参加了新生培训方可进入图书馆借阅书籍。所以图书馆可以利用每年的本科生、硕博生作为培训的对象, 一进校就让他们接受利用图书馆的培训, 使他们会利用图书馆为己所用。在教会新生们如何利用图书馆各种检索资源的同时也应该系统性地告知新生如何利用图书馆网上预约系统进行通借通还的预约, 教会新生哪些书可以预约那些书不可以预约。久而久之就可以减少读者误约或胡乱操作而导致的预约图书失效的产生。同时还可以抓住各种宣传的机会, 开设各种讲座潜移默化地使读者学会和掌握图书馆资源。
图书馆工作人员在提高自己工作效力和服务质量的同时, 对那些预约随意, 预约完成后又不来取书的读者应该设立惩罚制度。若读者失约, 预约却没有来取书时要登记在案, 取消其当次网上预约服务。通借通还办理点工作人员根据读者说明的失约的具体原因, 进行批评教育后, 可恢复其网上预约服务。若再次失约, 登记失约次数为2取消其网上预约服务。同样的方法, 失约原因若合理, 则恢复其网上预约服务。若累计失约次数超过5, 则不恢复其网上预约服务。这样可加强读者责任心, 降低读者随意预约的概率。
在做好图书馆的宣传工作的同时, 员工的培训也是不可忽略的。图书馆不但要对新生进行新生培训, 也应该对负责通借通还的工作人员进行必要的培训, 并通过制订通借通还服务细则来规范工作人员的工作。定期在工作人员之间开交流会, 对通借通还的服务机制不断提出改进和完善措施。在书库管理上为了防止图书乱架应加强工作人员的责任性教育, 要求书库工作人员图书应及时到位上架, 在上架的同时要做好整架工作, 书库的图书排列最好是全排架, 这样便于查找, 同时也会最大限度利用图书。
目前许多我校读者进行图书预约都是采取网上预约的方法进行的, 这经过多年的实践, 已被读者接受, 但是, 在使用过程中也发现一些问题有待改进。比如系统不会提示读者输错图书信息;系统不会处罚措施读者不来借阅异地预约图书等等。针对上述存在的问题, 今后应对通借通还图书借阅系统进行改进, 使之更趋人性化, 更方便读者借阅书籍。另外除了网上预约外还应该开拓更多预约书籍的途径, 例如手机预约、电话预约、QQ预约等方式, 使得读者用最方便最快捷的方式来达到预约书籍的目的。
通借通还的实现, 一方面可以极大地方便广大读者就近、便捷地使用图书馆文献资源, 体现了“读者至上”的服务理念;另一方面, 加深了图书馆与读者之间的联系读者的满意度得到了提高从而提升了图书馆的整体形象。虽然它还存在一些问题, 只要在不断使用中发现, 在不断发现中改正在不断改正中完善, 通借通还服务模式将会全面地发挥出它的作用。
摘要：本文阐述了高校图书馆实施通借通还的必要性, 介绍了实现通借通还应具备的条件, 分析了实施通借通还过程中存在的问题, 并针对存在的问题提出了改进的对策。
关键词：高校图书馆,通借通还,服务模式
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