浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨

浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨（精选11篇）

浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 篇1

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 篇2

1 数字化教育的档案馆建设的设计特点

数字化档案馆建设与以往的档案管理系统相比, 除了具有计算机化的档案管理以外, 更强调档案作为信息资源的理念, 更注重信息的共享和利用。为了最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享, 发挥档案信息的增值作用, 建设数字化档案馆一方面促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用, 从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革。另一方面, 也将促进档案部门在工作方式上的创新, 将使档案馆业务从单纯保管型向服务驱动型方向发展, 进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位, 促进高校档案馆的跨越发展。

数字化档案馆建设不能只认为是增加一些数字化设备、开发一些应用, 而首先要重在管理理念和系统设计上的创新。把数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设中, 通过分析数字化大学的建设对校园教学、科研、管理等方面产生的影响, 在设计数字化档案馆时, 考虑如下几点:

1.1 校园内计算机高度普及, 校园网覆盖了全校各个区域。

学生、教师可方便快捷地上网学习、办公和查询。基本实现信息传输网络化、用户端计算机化。

1.2 人们已习惯于通过网络传递信息。

部门间的信息传递, 通过网络进行文件的提交、传送和回复。传统的各种通知、消息被基于网络的信息发布系统和办公邮件所取代。

1.3 学校各类应用系统的建立和投入使用对学校档案管理理念产生新的影响:

应用系统一方面在给业务部门提供业务管理和事务处理的同时, 自动地产生了各个门类的档案实体凭证, 另一方面建立了与档案实体有千丝万屡关系的各类信息资源库。

1.4 资源共享呼声日甚。

除了信息设施的共享以外, 各部门更迫切的要求是对信息的共享。希望将各类应用的信息集成起来, 大家能够通过单一的访问点, 访问跨门类、跨系统的信息, 并获得多元化的信息服务。建立学校中心数据库或者说学校数据中心, 已引起了学校和有关部门的高度重视。

1.5 数字化大学将推进公共服务体系从其服务内容到服务形式都在更大程度上实现计算机化、网络化和智能化。

公共服务体系是为学校教学科研提供的支撑性服务体系, 包括网络服务、信息服务、教育技术服务、图书馆服务、博物馆服务、艺术馆服务等。

2 高校档案馆数字化建设中存在的问题

2.1 观念问题

高校档案管理意识薄弱, 对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构, 也制定了各种档案规章制度, 但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识, 对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄, 对档案立卷归档的业务指导不够, 监察、督办不力。通过数字档案馆的建设, 一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中, 使之成为高校档案管理的自觉行为, 从而提高高校档案管理质量。

2.2 技术层面的问题

2.2.1 高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息, 但是传

统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求, 需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

2.2.2 通信网络是传递数字化档案信息的基础, 远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。

目前, 我国互联网的传输速度较慢, 网络安全问题尚未解决, 这些都阻碍了数字档案馆的发展。

2.2.3 标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要, 但是

目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

2.2.4 高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的

共享, 将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输, 安全问题变得尤为重要。

3 相关策略建议

3.1 加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设, 标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究, 借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范, 通过这些档案标准化和制度的贯彻, 规范高校档案信息化工作。

3.2 重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上, 应依照国家标准并结合高校实际, 统一规划, 创新机制, 采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作, 最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

3.3 安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强, 加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站 (页) 建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 提高信息安全意识, 防止失密、泄密的发生, 确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库, 开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间, 对电子档案和音像档案实行专库管理。

3.4 重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目, 要根据建设需要, 培养和引进一批人才, 构建一支知识结构合理的档案工作队伍, 确保档案馆建设正常运行。

4 结论

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展, 为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步, 仍需依靠政府部门大力支持, 同时借鉴国内外先进经验, 不断推进档案数字化、信息化建设。社会信息化是21世纪的主题, 数字化档案馆已成为高校档案馆发展的趋势, 面对新的机遇, 我们应该牢牢把握, 以改革和创新的精神, 将高校档案馆现代化建设推进到新的水平。

参考文献

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.

[2]宋筠.高职院校电子化档案应用初探[J].考试周刊.

浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 篇3

关键词:高校档案;数字化;信息资源

进入21世纪,学校数字化建设已成为评价一所学校信息基础水平的重要标志。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现资源共享。这种新型的信息技术也决定了21世纪档案事业的发展状态和工作模式,它的出现给高校的档案工作带来了新的挑战。

一、高校档案数字化建设的必要性与重要性

1、高校档案数字化建设是适应档案数字化建设整体发展的需要档案部门正在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》,要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。教育部办公厅也要求高校档案部门积极做好档案数字化建设工作,做好电子文件归档与管理。

2、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校综合档案室出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

3、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用

高校档案信息数字化打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,最大限度地实现档案信息资源的共享。高校档案信息数字化便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化应遵循的基本原则

高校档案部门在档案数字化处理过程中应始终坚持真实性、安全性、可读性三原则,才能保证档案数字化管理的顺利推进。

1、真实性原则

传统档案随着时间的发展,必然会被数字档案代替,同时,二者都应具有档案的特性,即原始性、真实性等,否则即使利用最现代化的手段保存下来的数字化档案也失去了它应有的价值。档案数字化,应该允许档案人员对其在一定程度加工处理,但前提是真实地反映历史事实,这也是一个尺度把握。档案如果经过了合成、变形等数字化特技效果,就不能作为档案保存。对于数字档案的可加工性、真实性等问题,这也是高校档案人员所面临的新课题。

2、安全性原则

目前在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在数据丢失、数据失控、数137据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,也正是由于数字档案的易改性等原因,如何确定数字档案的法律地位也是未来档案计算机管理急需解决的问题。因此,要求高校档案部门在档案数字化过程中尤其应遵循安全性原则,增强档案安全意识,依靠硬件、软件的支持,保证档案原件在转化前后一致性。

3、可读性原则

档案在数字化处理的过程中,会产生不同类型的数字文件,档案部门应规范档案数字化的技术系统,建立互通兼容系统,使数字档案在通用标准下顺畅转换。档案数字化的标准应符合档案工作管理规定,同时符合电子信息运行规则。在档案数字化的过程中,高校档案部门一定要严把质量关,做到数据规范、标准统一、长期可读、永续利用。

三、高校档案信息资源数字化的建设内容

1、电子文件的收集

随着高校办公自动化的普及,各部门产生了大量的电子文件,网络归档成为必然趋势。各部门直接将在工作过程中形成的电子文件通过网络移交给档案馆,这些电子文件就成为高校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。

2、馆藏档案的数字化

高校档案实现数字化管理具有十分重要的意义。馆藏档案数字化就是是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术,将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式,形成结构有序的档案信息库,使其通过计算机网络直接传播,提供快速、便捷的利用服务。通过利用档案信息资源化建设,建立起数字化的档案馆,档案馆的工作效率将会大大提高。

3、专题数据库的建立

专题数据库是高校档案信息资源数字化建设的重要内容之一,主要包括档案全文数据库、档案目录数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。高校档案馆应建立以下数据库:档案案卷目录数据库、文件目录数据库、档案文献数据库、论文数据库(优秀本科论文、硕士、博士论文) 、学生档案数据库(学生学籍和成绩) 、科研获奖成果数据库、科研专利数据库、教师业务档案数据库、名人档案数据库(对学校发展有突出贡献的院士、博导、教授等)及档案馆编研的资料数据库,如基础数字汇编、学校大事记、干部任免及先进人物、先进集体评选情况等。

四、高校档案数字化建设的措施

1、转变思想观念

数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”概念,实现了有形化向数字化的转变。高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新,由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式,在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快,须树立良好的数字档案工作理念,满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。另外,高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持,逐步将档案网络化建设纳入议事日程,在人才、物力等方面提供方便,实现高校档案信息的高效率回报。

2、提高管理人员素质

高校档案数字化建设须实现档案人员素质的提高。高校档案从业人员在掌握档案文书知识的基础上, 须具备相应的计算机应用和网络知识, 如了解因特网的基本情况与使用方法, 了解档案信息资源分布、查找与发布等知识,具备一定处理数字化档案的技能, 并应努力提高英语水平, 及时了解档案的最新发展动态和信息, 并实现日常电子档案的维护、管理与利用。针对这一点, 须加强在职档案人员的培训工作, 可建立档案技术人员的定期培训制度, 并有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修, 同时在引进档案人才方面须引进一些具备软件开发能力的专业人才, 以充实档案工作人员团体, 调整档案人员专业知识结构组成, 更好地为高校档案数字化建设服务。

3、建立管理制度

首先, 由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准, 实现档案信息数字化的统一行业规定, 落实到《档案法》中, 实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范, 使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。

其次,高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据,拟定出电子文档的分类标准与要求,实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用,并不断健全电子文档管理制度,实现规范化管理,为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。

参考文献:

[1]南京大学档案信息化建设实施意见2003年第5期

[2]张照余:数字化档案的文件格式选择档案学通讯, 2003年第6期

浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 篇4

重庆潍柴发动机厂刘秀陵

【摘要】企业档案的信息化建设必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。要发展就要有创新，档案事业也是如此。档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。

企业的档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个企业档案管理现代化的水平，其档案信息化的程度是重要依据，档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

而档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这个过程从初级的计算机辅助管理，即仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用的管理，逐步向档案信息电子化、档案管理网络化发展，在这个创建过程中，是可以有借鉴的，但是，企业的档案工作相比于其他如地方档案馆、院校图书档案管理、事业单位档案馆等，他们的受众面广，可以是开放式的。而企业的档案受到涉密的制约，它的服务面是有针对性的，局限于某个范围之内，既要充分利用档案资源，又要严格控制使用的对象。就是在同是企业的而行业不同，也会因产品方式不同、流程不同、部门隶属关系不同等原因，也无法照搬现成的模式。因此企业档案的信息化建设都是必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。创新是一个企业进步的灵魂，是一个企业持续发展的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。

档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。

档案工作创新，要解决好四个关系问题

（一）创新与基础的关系

创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

（二）创新与现实的关系

工作创新不能脱离实际。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

（三）创新与学习、借鉴的关系

学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

（四）创新与实践的关系

创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

档案管理信息化创建中的关注点：

一、新旧档案的不同处理方式。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

二、纸质、电子两种介质并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

三、以无纸化模式为主，做好纸质、电子两种备份。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

五、防泄密措施采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度教育与奖惩

双管刘下。

企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。在网络设置上进行物理隔离，这还不够，还必须建立一套严密的保密制度，奖惩明确，从上到下的保密机构组织进行定期的教育和宣贯，提高全体员工的保密意识。

六、网络化以内部局域网为主，隔绝外网。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

七、严把电子档案的正确性和完整性。

数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对

八、服务模式在现行文件阅览服务的同时可以增加在线服务。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档

案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校教学档案信息化建设初探 篇5

摘 要：教学档案是综合评价高校办学水平的重要指标，可以真实地反映高校的教学活动。本文从高校教学档案管理工作中存在的问题出发，提出应用信息化技术是解决相应问题的关键，并对教学档案的信息化管理系统进行了初步设计。

高校教学档案是反映高校教育教学过程的原始记录，主要包括日常教学文档类（成绩单、点名册、样卷、试卷、实验实习报告、毕业设计等）、专业建设类（师资、课程、教材等）。教学档案可以全方位的反映高校的办学过程，是综合评价高校办学水平的重要指标，因此教学档案管理工作就成为高校管理工作的重要组成部分。随着教育体制改革的深化，教学档案管理工作在教学与科研中的地位越来越重要，是真实还原高校历史面貌的重要工作。为了提高教学档案管理水平，保证教学档案的规范化、系统化，各高校都在积极探索先进的管理办法，而将现代信息化技术应用到教学档案管理工作中，便成为首选之策。

一、高校教学档案管理中存在的问题

虽然各高校教学档案管理工作已经形成了一套适应本校教学运行的管理体系，但随着教育改革的深化和信息技术的发展，原有的体系在管理过程中已出现乏力的现象，其中以下问题较为突出。

1.教学档案由于门类纷繁复杂，多以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索的工作。正因为手工操作的繁杂，取阅档案便成了一项恼人的工作，无人愿意为之。

2.教学档案具有一定的特殊性，由于其服务于教学管理的职能，所以会经常被调用，而教学档案多为纸质文件，多次使用后会对其造成损坏，不利于长期保存。

3.教学档案管理人员流动性大，多为教务人员或教师兼职，当出现职务变动时就会出现短时间的断档，大大的影响了档案工作的稳定性和系统性。

为了解决这些问题，可将现代信息化技术引入教学档案管理工作当中，以信息化技术代替人力，以系统来弥补人员变动中出现的真空。

二、教学档案信息化的目标

教学档案信息化的目标在于用信息技术解决教学档案管理中存在的问题，即将教学档案管理置于数字化信息平台之上，不仅可以提高工作效率，保障工作质量，对教学档案管理工作的各个环节进行监控，还可以调高教学档案的利用率，以便及时发现教学中存在的问题，迅速制定出行之有效的处理方案。

三、推进高校教学档案信息化的具体实施方案

推进高校教学档案信息化建设是高校管理良好发展的实际需求，为了能更好更快的建立信息化的管理模式，我们可以从以下几个方面着手。

（一）树立信息化的管理观念，健全管理制度

在传统的管理模式中，教学档案管理是一项纷繁复杂的工作。长期的手工操作，磨灭了管理人员的工作积极性，也是他们的思维变得守旧，有些时候不愿意新的事物出现在管理过程中，这是不可取，因为只有不断更新管理理念，才会提高管理水平，所以树立信息化的管理观念是首要条件。在此之上，将原有的管理制度去繁从简，整理出一套快捷的管理流程，在此流程之上健全管理制度，为研发符合本校实际情况的管理系统打下基础。

（二）根据实际需求情况，研发自有教学档案管理系统

为了提高教学档案管理工作的质量，使管理人员从繁重的手工操作中解放出来，学校的教学主管部门要从一线工作人员的需求出发，自主研发管理系统。

管理系统应具有以下功能：

1.角色权限设置：由于各级用户的职务和需求的不同，应将系统进行模块化设置，不同级别享有不同权限，可根据各校的实际情况进行分类，一般分为校领导、教务处管理员、各学院教学部管理员、教师等用户。

2.角色的基本功能

（1）校领导：具有查询统计的权限，为制定相关决策提供必要的依据。

（2）教务处管理员：具有系统的全部权限，负责对教学档案管理系统进行日常的维护，负责监督各学院、教学部教学档案收集，审查档案是否达标。

（3）各学院教学部管理员：负责在线收集、汇总本部门的教学档案，审查教师提交的档案是否达标，可查询统计本部门的档案信息。

（4）教师：负责提供所授课程的教学档案，并将其制作成电子文档上传到系统。

3.教学档案在线借用：各级管理人员、教师可根据需求在线填写借用申请，由各级管理员进行审核，如可借阅，便将所需档案的电子文档检索出来发送到借用者的个人客户端。

4.教学档案借用分析：可根据月、学期、学年为单位进行统计，对各教学档案的借阅量进行分类统计，从结果中可以反映出借用人所关注的问题，学校可针对相关问题进行调查研究，制定相应方案。

通过以上功能基本解决了教学档案收集借阅难的问题，初步实现教学档案管理的无纸化，逐步建立起一套权责分明、行之有效的信息化管理模式。

（三）总结经验，升级系统

经过一段时间的使用，通过收集一线管理人员的所反映的使用中出现的问题，对管理系统进行优化升级，使该系统更符合实际工作的需求。

三、结语

浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 篇6

1 职业学校档案信息资源数字化开发建设中存在的问题

1.1认识不够深入,资源利用率不高

导致职业学校的工作人员对档案信息资源数字化开发建设工作认识不够深入,对信息资源利用率不高的原因包括以下3个方面。首先是一些工作人员自我工作意识不高,一些年纪较大的工作者更习惯于传统的档案管理形式,没能及时使用新技术。其次是学校缺乏宣传,这导致信息资源在建设过程中出现重收藏保密,而缺乏开放利用的问题,降低信息资源的利用效率。最后是一些职业学校没有做到对数字化信息资源的真正应用,很多只是停留在表面,数字化开发还无法取代纸质资源的效果,只建不用。

1.2 观念陈旧,作用功能的整合度较小

当前,我国职业学校档案信息数字化资源的数量还比较少,质量也没有达到要求,相关部门在建设实践过程中所采用的数据库类型、结构以及档案管理软件各不相同,导致部分开发的档案信息无法实现联网互通和信息共享,没有达到跨系统、跨平台的要求。而信息安全又是影响档案信息化资源开发建设与利用最大的瓶颈,涉及个人信息安全,需要谨慎对待。

1.3 建设成果共享性和互检性较差

档案信息管理工作的特殊性使其具有保密责任,而资料或文件如果不能达成共享,信息化资源建设工作就无从谈起,这当中存在一个较大矛盾,因此各种问题层出不穷,比如信息化标准没有统一,检索功能无法实现共享,各部门之间缺乏应有的交流和沟通等,这些都将阻碍职业学校档案信息资源数字化开发建设利用工作的进一步发展。

2 职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用的途径

2.1配置专业的技术团队

职业学校档案信息资源数字化建设工作需要有一支强有力的专业技术团队作为支撑,各学校可酌情而定,配置专职档案管理人员,包括高级、中级、初级职称的工作人员,保证这些工作人员参加的各种专业培训达标,并在后续的各种业务学习中,不断提升其专业技能和业务水平。另外,还要与其他软件公司合作,进行新一轮新系统的培训,保证专业团队的每一个工作人员都能熟练操作使用新系统。

2.2 构建新科技软件和硬件平台

档案信息资源数字化开发建设离不开网络,因此,要建立网络化档案工作平台,充分利用网络优势搭建数字化信息平台。首先是硬件平台,作为最基本的保障,职业学校应配备基础硬件设备,包括HP服务器、防火墙、路由器、计算机、复印机、多功能一体机以及扫描仪等。其次是软件平台,新的档案管理软件的操作会更加灵活, 体系结构更加开放,后期的维护工作与扩充工作也将更为简单,并能保障信息资源系统处于一种安全稳定的环境当中。功能方面包括档案资料的采集、处理、归档、保存和利用等,全面提高了档案管理工作的高效性、安全性以及便捷性。新的软件系统还支持上传格式的转换,生成的文件可灵活运用于各种文档之中,根据学校具体的情况对其进行准确配置,方便有效。

2.3 提高认识,扩大档案信息资源的利用范围

职业学校要把档案信息资源数字化开发建设工作作为学校工作的一项重要议事日程,除加大档案数字化开发建设的宣传工作外,还要转变观念,拓展档案信息资源服务领域,加大档案信息工作的服务创新力度。数字化建设首先就是纸质资源的数字化过程, 要全面系统地清理和统计所有纸质信息资源,确保数字化工作的质量,并将档案分类建库,如一一核实馆藏纸质案卷信息等,迁移各种数据,将其归入对应的数据库并录入软件系统,实现相关内容的数字化。其次要对新软件系统的构建进行在线检索与使用,将具有保密性质和隐私性质的档案分类,通过校园内开放权限进行检索服务。再次要利用档案管理软件平台实现与学校的OA对接,从而实现对档案的在线编研。最后,通过不同权限的设定并结合档案管理软件的安全机制确保学校档案利用的安全性。

3 结 语

档案信息资源是一种回溯性资源,本质属性包括原始性和记录性,因此其利用性和可用性非常重要。职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用工作的重点,就是在收集、建立档案的前提下,优先开发与学校师生密切相关的档案信息,提高档案信息的开发效率和使用效率,为师生提供便捷的检索工具,改善利用环境,减少查询的不便与障碍,增强信息的可用性,并不断完善利用政策,从而实现学校档案信息资源社会化服务的目的。

摘要：职业学校综合办学水平的一项重要指标就是学校档案信息资源的开发和利用。本文对此展开探讨,分析职业学校档案信息资源数字化的开发建设情况,并深入研究其利用和发展现状,以供参考。

关键词：职业学校,档案信息,资源,数字化,建设

参考文献

[1]柳群英,王玉秋,操天明,等.论高校档案信息资源数字化开发建设与利用[J].南京工程学院学报:社会科学版,2015(1):54-57.

[2]邵芸芸,张朝辉.中等职业学校档案信息资源开发利用探析[J].山东省农业管理干部学院学报,2012(3):162-163.

[3]唐淑云.广西中等职业学校档案工作的现状、问题及对策研究[D].南宁:广西民族大学,2014.

[4]肖长英.浅析档案信息资源开发与利用的若干问题[J].黑龙江档案,2015(1):100.

[5]史建侠.浅谈学校档案信息化建设[J].黑龙江档案,2014(4):141.

浅谈高校档案管理信息化建设 篇7

关键词：高校；档案管理；信息化；建设

中图分类号： G718.5 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）21-19-2

0 引言

档案管理是高校的基础工作，是学校了解学生信息的重要手段，但当前，高校档案管理的现状不容乐观，教师档案意识淡薄，常出现档案资料不全的情况，影响了档案管理的效率以及质量，因此研究档案管理信息化建设至关重要，能够有效解决当前高校档案管理中存在的问题，提高档案信息资源的利用率。

1 高校档案管理信息化建设的现状

高校档案管理信息化建设十分重要，有助于实现档案信息资源的共享，提高档案信息的利用效率，具有重要的意义，但是当前，高校档案管理信息化建设的现状不容乐观，存在较多的问题，影响了高校档案管理信息化建设的效果，因此，分析高校档案管理信息化建设存在的问题，了解档案管理现状十分重要。高校档案管理信息化建设中主要存在以下几方面问题。

1.1 信息化建设配置不足

高校档案管理信息化建设，需要有着先进设备支撑。但学校的教学任务繁重，事情较多，各部门无法及时提交材料的情况时有发生，不仅易出现疏漏，还会出现档案资料不齐全，重要材料流失等问题，高校档案管理先进信息化设备引入不足，从而影响到档案管理信息化建设，使档案材料缺乏完整性，档案信息归档的质量较差。

1.2 档案管理人才缺乏

高效档案管理信息化建设，需要有着综合性人才支持，必须熟练掌握信息化技术，才能充分运用信息化技术进行档案管理。但由于学校教师的工作较多，教学工作，学生思想教育，学生人际关系，学习各种活动等内容都需要教师处理，教师任务较多，对档案信息管理的关注度不够，档案归档意识较差，造成档案利用率不高以及档案信息资源开发不足等问题，致使高校档案信息管理水平不高。

1.3 档案标准化水平不高

通常高校档案管理需要有着一个标准，也就是一套完整的档案管理制度，才能确保高校档案管理的顺利进行。但就当前高校档案管理信息化建设的情况分析，整体的档案标准化水平不高，特别是在信息化时代下，档案管理信息化建设未能及时改进档案管理标准，以及档案管理制度等，依旧采用传统的档案管理方式，进而影响到高校档案管理效率。

1.4 硬件设施与档案管理手段较为落后

虽然当前网络技术发展迅速，但高校档案信息管理的硬件设施并未达标，极少运用到网络技术以及计算机技术，处于被动工作的状态，主动性差，在收集资料时只进行基础材料收集与保管，服务意识以及主动对档案资料分析编演的能力较弱，无法充分发挥档案的价值与作用。由此可见，高校档案管理信息化建设的现状不容乐观，存在较多问题，分析高校档案管理信息化建设问题具有重要的意义。

2 高校档案管理信息化建设策略

2.1 加强先进设备的配置

加强先进设备的配置是高校档案管理信息化建设策略，加强先进设备配置十分重要，能够加快档案信息化建设步伐，实现高校档案信息的资源共享，提高档案资源的利用率，因此，加强先进设备的配置十分重要，具有重要的意义。加强先进设备的配置需要做到以下几点，一是购入先进的设施设备，购入计算机设备并安装相关软件是提高高校档案信息管理的硬件设备的有效措施，有助于推进档案信息化建设的发展，由此可见，购入先进的设施设备十分重要。二是加大档案信息化建设的资金投入，通过使学校领导意识到档案管理信息化建设的重要性，加大资金投入，能够利用资金加强先进设备配置，尽可能地创造有利条件，实现档案信息化建设，加快档案的现代化管理进程。因此加强先进设备的配置是高校档案管理信息化的有效措施。

2.2 加强档案管理信息化人才建设

加强档案管理信息化人才建设，提高档案管理人员的素质，增强档案管理人员的专业能力具有重要的作用，档案管理信息化建设已经成为了一种档案管理趋势，是比较流行的，有效的档案管理手段，相应地提高档案管理人员的专业知识，计算机操作能力，以及档案管理能力具有重要的意义。加强档案管理信息化人才建设需要做到以下几点，一是实施专业知识教育，档案管理需要具备专业的知识能力，掌握档案收集，归档等相关知识以及技巧，因此，实施专业教育，提高档案管理者档案管理能力至关重要。二是加大对档案管理者的再教育与相关技能培训的力度，档案管理信息化的关键在于档案管理者需要掌握网络技术以及计算机技术等相关基础技能，而当前档案管理者普遍缺乏相关技能，对信息技术以及网络技术不够了解，无法较好地应用相关技术，阻碍档案管理信息化建设的发展，因此对档案管理者实施培训十分重要，有助于提升档案管理者的相关技能，推进档案管理信息化进程。由此可知，加强档案管理信息化建设具有重要的作用，有助于提高档案管理者的业务素质与知识水平，扩充知识面，提高综合素质，加快档案信息化建设。

2.3 提高档案标准化水平

提高档案规范化以及标准化水平是建设档案管理信息化的有效策略，是档案管理信息化建设的基础，因此提高档案规范化标准化水平具有重要的作用。提高档案标准化水平需要做到以下几点，一是统一网上目录标准，高校档案资源内容庞杂，形式多样，查找较为困难，致使档案的利用率较低，利用者在查找档案信息资源时效率较差，查找的准确性也较差，因此，统一网上目录标准，能够提高查找的准确率与效率，从而提高档案资源的利用率，不仅能够使人们在网上轻松地查找档案信息，还能够保证档案管理的规范性。二是建立相关的规章制度，档案信息具有保密性要求，尤其是高校的檔案管理，因此结合学校具体情况，建立相关的规章制度十分重要，通过系统安全管理制度，机房库房出入规则，电子文件管理等制度的建立，增强高校档案管理的规范性，促进档案管理信息化建设。由此可见，提高档案管理的规范化标准化水平至关重要。

2.4 搭建档案信息化建设平台

档案管理信息化建设平台的搭建具有重要的意义，是搞好学校档案管理工作的先决条件，通过搭建档案信息化建设平台能够强化档案管理意识，提高师生对档案工作重要性的认识，因此，搭建档案信息化建设平台十分重要，搭建档案管理信息化建设平台需要做到以下几点，一要抓好学校档案数据库的建设，档案信息化系统处于过渡阶段，完成过渡的重要步骤在于数据库建设，因而建设数据库十分重要，通过数据库的建设能够科学地管理档案信息资源，为档案资源的查找提供便利，推进档案信息化的建设。二要按照档案法规范分类，在档案信息化平台建设过程中，将档案分类规范管理十分重要，因此，按照相关的法律法规，规范分类档案资源，不仅有助于档案信息化建设平台的搭建，还有利于提高档案工作效率，科学实施档案管理，保证档案管理工作有法可依，并在保证档案管理信息化建设的同时，实现高校档案的高效管理。因此搭建档案信息化建设平台，有助于规范档案分类，科学管理高校档案，提高档案管理工作的工作效率，实现档案管理的信息化建设，具有重要的作用，是档案信息化建设的有效策略。

3 总结

综上所述，研究高校档案管理信息化建设策略具有重要的意义，档案信息资源具有重要的作用，档案记载了学生的信息资料，是学校了解学生的主要手段，因此，合理利用档案信息资源，实现资源的共享十分重要，通过高校档案的信息化建设，能够有效提高档案资源的利用效率，总之，研究高校档案管理信息化建设具有重要的价值。

参 考 文 献

[1] 俞志华，王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2007（02）.

[2] 李海军.档案管理信息化之理念探讨——以高校档案管理信息化建设为背景[J].北京档案，2007（02）.

[3] 杨鑫.档案管理信息化建设中应重点关注的几个问题[J].档案天地，2005（05）.

[4] 石秀春.对高校档案管理信息化的几点认识[J].中国成人教育，2004（06）.

浅谈学校档案管理信息化建设 篇8

来源：呼死你 http:///

摘要：本文从档案信息化的内涵、档案信息化建设策略、当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法三个方面进行阐述，力图进一步推进学校档案管理的信息化。

关键词：学校 档案管理 信息化 中图分类号：G6 5 7 文献标识码：A 文章编号：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01学校档案不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其它档案不具备的特性——专业性、周期性和分散性。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。在当前形势下，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。

1档案信息化的内涵 所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要*提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。

2档案信息化建设策略 2-．1提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。

2．2 着力提高档案标准化、规范化水平要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。

2．3 抓好学校档案数据库的建设目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。

数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

2．4 搭建学校档案信息化建设平台提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。我们要按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。同时，学校在人才使用上要把好关，引进一些档案专业和计算机管理方面的专业人员，也要往重档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加上级档案部门举办的各种培训。

2．5加强横向联合，实现信息资源共享学校部门多，人员复杂，学生流动性强。

因此，档案管理的复杂多样。建立一个完整的校园信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员、资金紧张等矛盾。

3当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法3．1存在的问题(1)档案意识淡薄、档案材料不全。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性；另一方面，在学校教学过程中，有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

(2)档案管理手段落后、硬件设施不达标。目前，大多数学校，尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

3．2解决办法(1)加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。

(2)加强信息人文管理。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理，其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。在推进档案信息社会化中，应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的，只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。

浅谈房产档案数字化的应用与实践 篇9

一、房地产档案信息数字化建设的重要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料和其他档案材料进行接收、扫描、整理入库。保证产权产籍档案信息的完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而随着计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,而建立加强房产档案数字化建设也是必然的发展趋势

二、房产档案信息数字化的主要内容

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它可以把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可以结合网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产档案信息数字化是房产档案数字信息建设的最基础的工作，就是将传统栽体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索。这项建设可以为房产档案信息服务开创一个新的环境，为提高管理水平、提高效

率，增强档案业务部门的服务水平提供一个很好的数字平台，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

三、房地产档案信息数字化的具体组成部分(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案信息数字化一般采用扫描方式为主进行。以我们现在使用的佳能扫描仪CR-2510C为例，要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的

档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴ 目录 ⑵ 房屋所有权证

⑶ 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，规划图）⑷ 各类申请表

⑸ 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收据）

以上操作使得扫描编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案信息数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节和工作人员相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的、审核工作。

二、实行房地产档案信息数字化的意义

1、使检索查询更为便捷

传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，要找出所需的档案来，然后根据电子数据库的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。

提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、简化了档案管理的程序，提高工作效率

高校档案信息化建设的现状与思考 篇10

关键词：高校；档案管理；信息化

一、实现档案信息化管理是时代发展的必然要求

档案作为人类社会的实践活动专门记录，在人类历史文明的传承中发挥了重要作用。高校档案管理体制不是从来就有的，也不是一成不变的。从新中国成立初期至20世纪50年代末，我国高校档案管理工作一直处于分散管理的状态，从分散到分管，从分管到集中，经历了20世纪50年代中期在高校成立文书档案室和科技档案室、20世纪80年代中期文书档案室和科技档案室合并建立综合档案室和档案馆、21世纪初大档案管理体制的初步建立等管理体制三次飞跃，集中统一的档案管理体制逐步形成。在体制的不断变革中，档案的管理始终与当时环境的变化尤其是技术革命密切相关。就高校来讲，档案管理也在紧跟时代发展的步伐，尤其是进入21世纪后，信息成为继劳动力、资本之后越来越重要的生产要素，电子计算机技术不断普及应用，网络化时代已经来临，在这样的情况下，人们更加迫切地需要快捷、高速的档案利用，对于档案管理的信息化要求不断增强。信息化时代的来临对档案管理水平进行了一次质的提升，随着高校档案管理从物质化管理逐步向信息化管理过渡，高校档案信息化管理势在必行。

二、目前高校档案信息化管理存在的问题

高校档案信息化建设目前已经得到了很多高校的重视并开始进行了一定程度的建设，但仍然存在以下几个方面的问题。

1.信息化建设意识不够。高校档案管理信息化建设是我国高校进行“数字化校园”建设的一个重要组成部分。但是部分高校对新形势下档案信息化建设的重要性、必要性、紧迫性的重视度不高，主要表现在：没有针对档案信息化建设的研究会议，没有将档案信息化建设列入学校党委行政的议事日程，没有形成权威的统一的制度文件；没有信息化建设的专项经费和专门的组织结构；人员编制在信息化人才引进上没有到位等情况。而其中最核心的是学校领导对档案信息化管理没有足够的重视，档案信息化建设在学校发展中尚处于非重要的地位。同时，也与档案管理人员思想守旧、安于现状而没有开发性建设有关。他们对档案管理的认识欠缺，管理意识淡薄，直接影响到高校档案管理信息化的步伐。

2.资金、技术、设备保障不到位。信息化建设不是空穴来风，也不是纸上谈兵，需要大量的技术设备的投入，硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础，没有现代化的设备和技术，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、网络设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。这些技术和设备需要一定的资金支持。目前，虽然一些高校已经初步完成了校园信息化建设工程如局域网等，但是对档案的管理信息化普及率不高，或者说没有很好地利用网络等开展档案管理工作。很多情况是，由于资金没有到位，导致硬件设备和配套的软件配备不够或者欠缺，直接影响档案的信息化工作。

3.档案信息化利用程度不高。档案信息化管理的最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，把高校档案管理的工作重点从进行档案实体保管和利用转向档案信息的数字化存储和向全校及社会提供优质高效的服务，以达到高校档案管理工作规范化、数字化、网络化和社会化的最终目的。把馆藏的纸质档案变为数字化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础工作。但是，这项工作的开展并不容易。一是高校没有相应的设备，二是没有专业的人才。这就造成一种情况，很多时候高校经济条件有所改善，领导也十分重视信息化建设工作，通过多渠道融资，购买设备、软件，但是开发起来不到位，很多时候只是简单的摆设或者是应付上级的检查考核等。

4.档案信息化建设缺乏专业人才。目前，高校档案管理普遍存在着档案管理和信息化人才缺乏的情况。很多档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼职做档案管理工作，导致高校档案管理人员普遍缺乏系统的档案和信息技术专业理论知识、基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足，已经成为档案管理信息化的主要制约因素。

三、加强档案管理信息化建设的几点思路

为了进一步提升高校档案管理水平，更好地交流学习，笔者结合自身20余年的高校档案管理的实践，谈一些粗浅的建议和思路。

1.加强行业管理和目标考核，从顶层要求促进信息化建设。信息化建设是一个不断深入的过程，也是一个需要高校不断适应的过程，在当今高校发展事务繁忙、大事要事不断的情况下，要引起领导关注并支持档案室信息化建设，有时候是不现实的。档案管理是一个系统性工程，从高校的档案员到顶层的政府管理部门是一个有序的整体，以高校档案管理来讲，就同时归于省档案局和省教育厅双重管理。这就要在上级任务部署和目标管理上，进一步对高校档案管理工作提出明确要求。通过上级要求，敦促高校完成相应的工作任务，充实信息化技术设备和人才引进。因而，笔者认为，要做好高校档案管理，就要制定合情合理的适合学校实际的目标管理体制。

2.强化对高校档案管理信息化重要性的认识，认真落实好档案管理制度。要真正按照高校档案管理校长负责制的要求，把档案管理工作放在学校发展和管理的重要位置上来，要通过学习上级精神、档案管理法规制度等真正重视档案管理工作。作为学校的领导，尤其是分管领导，要对档案管理信息化建设有着清晰的认识，要目光长远，理清思路，并采取积极的政策措施强化档案管理意识。领导要带头学习有关档案管理的法律法规，学习上级档案管理部门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息化工作重要性的认识，创新管理观念。引导档案管理人员采取积极主动的态度去管理好档案，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，发挥好档案的价值和作用，切实把信息化建设作为一项工作去落实。在设备配备上，要从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。档案检索的自动化和传递的网络化，需要计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通信线路等硬件设备，真正体现出学校对档案管理的重视和支持。

3.加强在职档案管理人员的业务培训，配齐人才。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。现实表明，高校档案管理缺乏专业人才也是一个重要的制约因素。在当前高校档案管理人才机制配备不合理或者高校条件不足的环境下，除积极主动地向上级部门要人才、要编制，引进专门的档案管理人才和信息化人才之外，各个高校要采取积极主动的人才调配政策，真正选拔那些懂技术、会管理、责任心强的干部充实到档案管理队伍中来，通过人才调配实现良性运行。对于现有的人才，加强培训是搞好信息化工作的基础和必要程序。要采取走出去政策，及时安排管理人员到外校学习先进管理经验，同时也要鼓励现有人员不断提升专业水平和文化程度，提升团队管理水平、技术水平和服务水平。

4.充分利用现有技术手段，努力工作，争取主动。档案管理不能等、靠、要，不能单纯依靠上级领导的重视来促进工作，必须切实发挥档案管理人员的主观能动性，在服务理念、服务技术、服务水平上有所作为，靠实力赢取学校领导对档案管理工作的支持。因此，作为档案室管理人员要积极主动地开展工作，在完成传统的档案管理归类、档案借阅、档案查询等服务之外，要加强学习，对信息化的设备进行认真考察、学习，学会后能够熟练地应用，要结合学校档案实际情况，能够快速准确地提供服务，以高质量的服务赢得支持，做到有为而后有位。

参考文献：

[1]梅琼，熊珊珊.高校档案管理信息化建设的几点思考[J].中国西部科技，2011，（2）.

[2]谭燕萍.我国高校档案管理体制改革历程与发展趋势[J].兰台世界，2012，（8）.

高校档案信息资源的数字化建设 篇11

关键词：高校档案,数字化建设,电子档案

现代信息技术的迅猛发展, 使传统档案管理工作发生了质的变化。由手工方式向计算机管理发展, 由经验管理向科学管理发展。现代技术在档案现代化管理中的应用, 形成数字化档案管理体系。高校档案是一个巨大的信息库, 真实地记载了高校在行政管理、学生学籍、教育教学、科学研究、对外交往、文体活动、基础建设等各方面的信息。高校档案信息数字化是使不同载体、不同地理位置的信息资源实现数字化的形式存贮, 以网络化的方式互相连接, 最终实现高校档案信息资源共享。

高校档案信息的数字化建设应从以下几方面入手:

1 高校馆藏档案数字化建设的原则

1.1 科学性原则

高校馆藏档案信息的数字化建设, 需要将全部的馆藏档案数字化, 实现档案信息存储的海量化、服务自动化、传递网络化、信息共享化。档案鉴定工作目前有些滞后, 档案馆中存在着大量未经鉴定或鉴定后未作销毁的档案, 这些档案的数字化, 会增加很大工作量, 也增加管理和维护的负担, 还增加资金的投入。因此高校馆藏档案的信息数字化要从客观实际出发, 对馆藏档案进行认真筛选, 明确数字化的范围。优先对具有馆藏特色和地方特色的及利用率高的档案进行数字化。

1.2 安全性原则

数字化档案信息常常通过网上传播利用, 安全保密问题是最大问题。安全性 (包括防数据丢失和系统破坏与防泄密) 是档案信息资源建设数字化过程中重大原则问题, 必须采取切实有效的安全防范措施和手段, 如限制使用范围、数据加密、制作只读光盘、建立数据库异地备份等。

1.3 可行性原则

传统档案文献资源在数字化过程时, 严格依据数字档案馆建设的客观需要, 量力投入人财物。在可行性、最优化情况下分析预期拥有的档案信息资源丰富程度, 档案信息内容系统性、完备性程度, 档案信息数字化经费保障力度, 信息技术水平与能力、人才队伍的数字化建设经验, 档案信息数字化加工设备、技术水平与能力等。高校档案信息的数字化建设应依据客观情况, 区别轻重, 理清步骤, 依据条件, 量力而行, 有重点地建设。

1.4 实用性原则

高校馆藏档案的信息数字化建设的出发点和最终目的是提高利用率。在高校档案信息数字化建设的规划、决策中, 应着重从利用者的角度出发, 根据实际需求, 明确馆藏档案信息资源数字化的内容和优先顺序, 在最大程度上及时满足利用者的需求。高校档案信息数字化建设是追求内容的实用性, 使其充分发挥优势功能, 提高高校档案信息资源的利用率。

2 高校电子文档的规范化管理

2.1 高校电子档案的主要内容

计算机的普遍应用, 随即产生大量的数字化文件和数字化档案。大体包括:

学生档案数据库。学生档案数据库包括本科生的新生录取大表、学籍表、领取毕业证存根;研究生与博士生的成绩单、学籍表、培养方案、中期考核、开题报告、学位论文的申请材料与审批材料、毕业论文等。按学科、层次、专业设置门类建库。档案馆提供原始凭证快捷、方便、准确。

科研成果数据库。科研档案是高校科研技术研究工作中重要部分。建立科研成果数据库, 可使科研成果信息得到推广, 使学校科研成果与社会接轨, 开辟科技成果转化的新天地。

名人业绩档案数据库。高校中国内外声誉较高的院士、博士生导师、特聘教授、杰出青年专家、学科带头人、优秀教师的建档, 他们高尚的人格魅力、爱岗敬业、乐于奉献、民族精神及执着拼搏的精神, 指引青年一代的思想信念和价值取向, 激励青年人的使命感、荣誉感与责任感, 充分发挥名人业绩档案的社会教育功能。

政策文件数据库。高校内部各职能部门产生的各类文件和上级下发的文件, 建立数据库。文件具有连续性, 政策文件数据库的建立能使教职工了解文件精神, 降低管理人员的工作强度与管理难度。

基建档案数据库。学校的不断发展, 新的建设以及旧楼翻新或改建, 都会形成相应的基建档案, 基建档案数据库的建立对学校建设提供有益的参考与借鉴作用。

2.2 高校电子文件档案的归档方式

电子档案的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。为防止数据丢失, 安全的电子文件归档方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮、系统数据上传。

电子文件归档管理系统的开设。随着计算机信息管理网的建立与发展, 更多的重要文件被传输上网。电子文件归档的重点是必须保证文件数据的可靠性和通用性。电子文件形成部门对未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件需编目整理, 利用档案系统软件向档案部门传输。并将具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

健全电子文件归档管理制度。高校的档案信息管理部门是电子文件信息的汇集点。随着每年数据的更新, 过期数据档案由信息形成部门按档案馆的统一要求。进行鉴定。编目整理, 通过系统传输, 移交给档案馆保存, 或直接存入光盘, 定期归档。无论利用何种途径归档, 都必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案馆, 以保证其真实性、准确性。

高校电子档案的保管措施。数字档案保管主要注意设备安全和信息安全两个方面。设备安全主要考虑设备制造、系统安装和应用软件配置, 抵御自然灾害及突发事件等;信息安全要有一系列保证措施, 确保数字档案的可读性和可利用性, 应考虑到新旧载体文件转换, 可能会出现不兼容或不可读取现象。防止信息丢失、被非法篡改等, 尤其是在网络环境中, 更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

3 开展高校档案管理人员的业务培训

档案工作者的素质是高校档案信息数字化建设的关键之一。随着高校档案信息数字化的发展, 对档案信息分析处理成为一项非常重要的工作。实现高校档案信息网络化管理和服务, 不能缺少高素质、高技能的现代化信息管理人才。档案工作者既要掌握传统档案管理知识, 更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。因此, 高校档案人员进行业务培训, 加强思想教育, 建立岗位责任制, 建立安全管理制度, 建立电子文件档案管理的实时记录系统等等。

加强高校馆藏档案的数字化建设、注重高校电子文档的规范化管理、开展高校档案人员的业务培训, 能够加快高校档案的信息数字化建设, 实现服务利用网络信息化, 最终实现高校档案信息资源共享。

参考文献

[1]马晓萍.加快档案信息现代化建设的步伐[J].兰台世界, 2005 (6) .

[2]王俊.档案管理工作如何面对信息化的挑战[J].网络科技时代, 2007 (6) .