现代企业办公室管理的优化策略探析

一、现代企业办公室管理优化的意义

现代企业的发展壮大势必需要科学完善的管理机制。办公室管理的职责就在于确保企业内部事关经营业务、内部管理等工作有条不紊地展开。优化现代企业办公室管理既具有一般管理学探索的共性与价值，同时有具有自身的特点与意义，至少表现在三个方面。

第一，现代企业办公室管理的优化有助于增强企业内部各个部门的沟通协调。一般来说，企业经营者、管理者、企业员工、各个部门之间总有一个关系纽带或沟通桥梁，办公室无疑是不二之选。办公室作为现代企业决策、指挥、执行、反馈等重要行为环节的协调部门，确保着企业日常的运作，也发挥着统筹兼顾、权衡利弊、上传下达等重要作用。现代企业办公室管理的优化，就是要疏通企业经营者、管理者下达各项决策的管道，就是要以其企业决策实施的中间地位切实落实各项决策，并在此过程中尽量减少企业内部消耗、节约企业运营成本，从大局、整体和长远出发把握好企业经营效益。

第二，现代企业办公室管理的优化有助于企业领导者科学决策。办公室管理工作的职责包括在企业内部开展调研、起草文稿、提出决策建议、提供可靠信息等，而优化办公室管理，其实质就是履行好上述工作职责。这些职责最终都将指向为企业领导者科学决策提供帮助。因此，现代企业办公室管理的优化既是管理人员管理能力的提升，包括敏捷思维、察言观色、做好文案、利用资源、挖掘潜力等方面，也是办公室整体工作效能的提升，包括强化自身预见性、创造性、综合性等职能特点。

第三，现代企业办公室管理的优化有助于做好企业内部的窗口服务、提振企业员工工作士气。[2]由于处于上传下达的中间位置，办公室工作千头万绪，同时也连接着企业各层级人员的千家万户，在很多日常工作中扮演着为企业内部各个部门及全体员工服务的角色。如果不优化办公室管理、未发挥好服务职能，不仅企业内部各个部门的工作效率将大打折扣，员工的工作士气也势必受影响。此外，现代企业办公室还是对外服务的窗口和形象。现代企业与外界的联系、特别是事关经营、市场、资本等事务的重要对外联系，一般都需要通过办公室完成。优化办公室管理从很大程度上也是加强和改善企业对外联系与企业经营环境的迫切需要。

二、现代企业办公室管理优化面临的主要问题

尽管现代企业大多非常强调办公室管理及其优化，但由于办公室不是企业经营的主要部门，它不像诸如生产部门、市场部门、售后部门等创造直接的经济效益，其优化工作难免存在一些问题，其中最主要的问题在于理念和机制两个方面。

当前，尽管全球化进程在美国单边主义的影响下放缓了脚步，但全球化的大趋势并未改变。中国现代企业作为全球化的参与者、推动者和受益者，随着我国改革开放的程度日益加深，必须在企业现代化的意识引领下建立健全内部管理机制，并能够与时俱进不断提高内部管理的科学性和有效性，唯此才能适应全球化和中国经济高质量发展的需求。[3]现代企业的高技术应用与发展也加快了企业管理理念的更新。企业生产的传统技艺在不断提高，企业员工的地位和主动性也在不断提高，假如在管理上还固守传统观念，企业的发展壮大很可能只会停留在口号层面。而在管理理念上跟上新时代的发展步伐，办公室管理改革首当其冲。事实上，现代企业办公室管理理念是长期形成的过程，其中虽然也会因为领导人的更迭而发生一定程度的改变，但总体上具有明显的管理惯性，久而久之便形成了改革的惰性。对办公室管理优化这一话题和实践探索，不少管理人员不想改、不愿改，在理念上首先就抵触优化的尝试，总想一劳永逸、一招鲜吃遍天。

如果现代企业办公室管理理念不适时更新，那么管理机制就会逐渐显现出不成熟、不规范、不合时宜的弊病。如果这种弊病一旦影响到企业生产、经营环节，那么就会造成企业效益的下降、企业形象的受损、企业生产成本的提高等重大问题。事实上，由于办公室管理机制的不健全，不少企业已经出现决策无法下达、下情无法上达等严重情况，甚至影响到企业的生死存亡。

三、现代企业办公室管理的优化策略

由于现代企业办公室管理优化直接关系到企业的生死，且当前确实存在办公室管理方面的问题，探索现代企业办公室管理的优化策略就显得尤为重要和迫切。笔者认为，应该至少从以下四个方面做好现代企业办公室管理的优化工作。

第一，要从顶层设计入手，制定、完善并适时更新科学合理的现代企业办公室管理制度。正所谓“无规矩不成方圆”，作为我国现代化进程的重要一分子，现代企业必须有自己的管理制度，而作为现代企业的中枢，办公室更应该有一套严苛的管理制度，用以规范企业办公室的职责和办公室管理人员的行为。[4]唯有用办公室管理制度来管办公室的管理人员，办公室的管理人员才能对上做好服务、协助工作，对下做好服务、管理工作，才能有效协调起整个企业的人财物运作，并最大程度实现企业内部的公平公正。除了让管理行为有规矩、有方圆之外，办公室管理制度本身也是企业文化的载体，助推着企业文化对外广为人知、对内深入人心。如果作为企业中枢系统的办公室照章管理、照章办事，其他部门系统也自然会以此为标准和参照，对其人员和事务实施一致管理。办公室管理制度实施一段时间后，需要根据企业经营管理的情况适时调整，目的是适应企业的健康发展、规避企业的无序运营，不断提高企业的整体管理效力，不断激发企业上下的积极性，不断提振企业内外对企业未来发展的信心。

第二，要从办公室管理人员自身建设抓起，不断增强办公室管理人员的学习、工作和适应能力。如前所言，现代企业办公室工作千头万绪，涉及企业运营的方方面面，事务繁杂又非常重要，其业务综合性特点在企业内部几乎无出其右者。现代企业办公室工作的内容与环境要求办公室管理人员自身务必成为工作的多面手，具备综合能力素质以应对复杂的工作任务。而办公室管理人员的自身建设绝不能只靠个人自觉或上级命令，而是要从培训和多岗位锻炼两个方面下功夫。一是要定期对办公室管理人员进行业务培训，通过业务培训提高他们的管理能力，充实他们的管理经验，确保他们在面对办公室管理的纷繁事务时能够以能力为底气从容应对，并能不断增强自己的工作自信和工作欲望。[5]二是要为办公室管理人员提供多岗位锻炼的机会，让他们在办公室管理工作所涉及的方方面面都有所了解、有所斩获。现代企业技术的革新、规模的扩大、人员的变动都要求办公室管理人员要能够沉得下去，对企业经营的各个环节、各个部门都有相当的了解和一定的掌控力，否则可能会在办公室管理过程中出现瞎指挥、乱作为的情况。要避免这种情况的发生，企业要为办公室管理人员提供多岗位锻炼的机会，特别是对层级比较高的管理人员或在关键管理岗位上的人员来说，多岗位锻炼既是办公室管理工作的需要，也是其自身职业发展的机会。

第三，要高度重视和强调办公室管理中的综合协调职责，让综合协调成为办公室管理的主业和最重要的存在价值。现代企业办公室管理的综合协调职责决定了办公室的日常工作一定与企业内其他部门产生交集，除了要协调解决各种运营事务之外，还要避免在不同部门之间、企业员工之间产生矛盾。重视和加强综合协调职责，需要办公室管理人员对其他各个部门、甚至每一名企业员工都有一定程度了解，了解他们的目标任务、工作手段、内部运行等，在此基础上加强与他们的联系，确保企业健康运营需要所需要的内部环境平稳可控。[6]具体来说，一是办公室管理人员平时要注意搜集整理好相关资料和信息，确保在筹划、安排、处理、协调各项事务时有足够的信息储备。二是要注意平日的上下联通，在充分掌握下情的基础上，积极向企业领导者反映运营过程中存在的问题、困难等，助力领导者形成决策，确保决策落实到位。三是要把握好综合协调的量度，以原则性与灵活性相结合的工作方法正确、妥善协调各种工作关系，营造良好的企业经营氛围。

四、结语

总而言之，在当前的经济环境下，现代企业想要在激烈的市场竞争中牢牢把握自己的命运，优化办公室管理是必不可少的工作。办公室管理要确保领导者与各个部门及员工之间的无缝衔接，要发挥好企业内部沟通协调的职能，要保障企业整体向上的发展态势，就必须优化管理，提升管理的质量与水平。

摘要：现代企业办公室管理是企业运营的中枢系统，其工作效能的高低、管理质量的好坏直接决定了企业在市场中的地位。但一些企业在办公室管理的理念和机制方面还有亟待改进的问题，要从顶层设计、人员能力、突出主业、加强团结等多方面优化提升。

关键词：现代企业,办公室管理,优化,策略

参考文献

[1] 徐红娟.建立基于风险管理的内部控制管理体系[J].经营管理者,2015(18):104-105.

[2] 杨博.中国企业基于风险管理视角的内部控制体系构建[J].经济管理干部学院学报,2009(02):25-29.

[3] 徐浩然.关于办公室管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息,2012(8).

[4] 王景军.企业办公室管理的创新与实践[J].中国城市经济,2012(2):128.