高校档案资源共享途径研究

第一, 传统档案的改革。想要共享高校档案的信息资源, 必须要将档案进行现代化管理, 即从传统纸质到电子存储, 这不仅是档案记录媒介的改变, 更是从思想上进行改革。要改革传统档案观, 即高校档案已经不仅仅是高校本身活动等内容的记录, 更是社会文化传承与传播的有效载体。因此, 要将档案信息共享出来, 为社会所用, 还要扩大共享的范围, 特别是教师的教学、科研、教研等信息更要公开, 不仅需要公开这些资源, 还要进行大力宣传, 进而扩大影响力。为做到这些, 现高校需大力建立高校档案门户网站, 门户网站能直接反映高校档案的信息化建设水平。除此之外, 还要改革传统的档案借、调手续, 档案的查阅既安全又便捷。传统档案查阅一般需要一定的借阅手续才能准予复印和查阅, 显然这种方法阻碍了档案共享的进程, 为了快速方便地共享档案信息, 还需简化手续。

第二, 要解决档案信息化管理的资金问题。高校档案的电子化、网络化管理无疑会增加管理成本, 若高校档案馆的运营资金全部由高校全额拨款, 显然也是一笔不小的开销。然而我国高校众多, 档案信息资源丰富, 涉及面也非常广泛, 若由某一网站统一管理并运营, 如查询学籍信息的学籍网站一样, 高校只提供档案内容, 想必也能收取一定的经济效益。要统一管理高校档案, 高校档案馆的域名要独立, 命名要统一, 此外还要丰富资源, 整合信息。当然促使高校档案数字化、网络化共享的资金缺口还在继续探讨之中, 但第一步的迈出也非常关键, 现如今, 国内许多高校也积极投入档案建设, 档案的共享并不能在短期内获得丰厚的回报, 还需要各级政府的大力支持与推广。

第三, 要加强档案开放的思想意识, 服务大局。档案信息的开放与共享是服务于民、服务于社会, 首先要加强档案管理者服务第一的服务理念。其次是建立健全高校档案信息共享制度。《高等学校档案管理办法》和《高等学校信息公开办法》是档案信息资源共享制度的准绳。根据法律法规, 规范和健全高校档案资源的共享制度。再次是注重版权及信息安全, 做到该共享的毫不犹豫共享, 该保密的做到严格保密, 共享资源的同时, 要与相关人员签订共享与保密协议。最后要建立档案信息资源的共享目录及链接全文, 对共享的档案信息进行目录化管理。信息资源的共享, 势必会涉及个人隐私及版权等相关问题。科研工作者用心血与汗水凝聚出的科研成果, 不能为不法分子所盗取, 因此, 要建立完善的知识产权、信息安全制度, 确保教师、学校的利益。当然信息的共享, 如某位作者发明了某些专利、发表了某些论文等相关内容很容易在相关网站上获得原材料, 没必要在网站上冒险附以原文, 但需指明标题和链接。其他敏感的个人隐私等问题可以取得教师的信任, 并设立公开邮箱等办法解决。

第四, 加强高校档案馆的网站建设。只有建立了门户网站, 才能谈怎样共享档案信息, 要想共享高校档案信息, 光有门户网站是远远不够的, 还要研究高校档案的网站设计, 完备网站功能、模式及管理, 并建立高校档案信息网站的评估指标体系。如三层高校档案馆网站评估模型, 其涵盖了信息资源的质量、信息服务的质量、易用性、自检与检索、个性化服务和互动与安全等。高校档案馆网站评估指标的建立是高校网站建立规范化的一块基石, 指标的建立原则一般为全面性原则, 即构建高校档案网站的评估体系不能单独考虑某一方面, 要全面考虑。资源的全面建设是基础, 而网站的价值要通过功能服务体现, 浏览者的第一印象是网站设计, 因此, 三方面要整体考虑, 缺一不可。评价指标还要保证边界清晰, 即各个指标间相互独立, 既有横向又有纵向, 形成一个整体。评价指标要做到定量而非感性分析, 摆脱评价人的主观臆断, 给出客观真实的评价。高校档案馆的网站建设要注重学术, 突出学术信息是高校档案馆最主要的特征之一。

第五, 加强对档案资源共享的管理。一是建立基于档案信息资源共享的协调管理机构。高校档案资源共享是指内部各个涉及存档部门间的信息共享, 因此, 档案信息资源共享机制建立的前提是必须有专门的管理机构进行协调。在信息化建设实践中我们不难发现, 由于缺乏统筹管理, 职能部门热衷于建设自己的信息化管理平台, 基本上, 人事管理、教务管理、学生管理、科研管理、国有资产管理等等都有各自的信息化管理软件, 导致很多可以共享的信息分散在各个部门, 无法实现有效的共享。因此, 为了实现档案信息资源的共享, 降低建设成本, 需要建立一个基于档案信息共享的协调机构, 使档案信息资源共享理念能够深入到各个部门信息化建设过程中, 完善档案信息资源共享路径。二是通过建立档案信息资源共享标准, 整合多元化的档案信息资源。标准化是档案信息资源共享机制的技术基础, 标准化架构下的档案信息资源管理能够为共享提供规范, 在存储和检索两个方面实现不同业务单位间的资源整合。实现档案信息资源共享, 档案部门首先要完善档案标准体系, 从档案信息采集标准、档案信息加工标准、档案信息安全标准、档案信息化技术标准与管理标准等入手, 针对当前的社会发展需求和正在执行的标准加以补充。高校档案资源综合性强的特点非常明显, 不同的职能部门业务范畴差距非常大, 这就给档案信息资源标准化带来困难, 特别在数据冗余、系统兼容性、不同属性数据间的转换等方面, 标准化既是建设难题也是解决这一难题的唯一渠道。三是档案信息资源共享安全机制。构建完善的安全机制是实现档案信息资源共享的保障基础, 包括技术和管理两个层面的安全措施。从技术层面来说, 档案信息资源共享机制需要搭建一套完备的防护网络, 从操作系统、硬件设备到防火墙、加密等技术, 都需要建立档案信息资源共享的技术安全规划体系。在选购操作系统、硬件设备上要具有安全观念, 保证档案信息资源共享技术安全。黑客、病毒充斥于互联网环境, 在安全机制上加强病毒防护、黑客防护的技术储备, 建立完善的容灾备份体系, 保证存储与网络的档案信息资源的安全性。仅仅有技术层面的安全机制还远远不够, 在应对来自网络的安全威胁上必须采取积极防御措施, 因此, 必须在管理层面建立良好的安全管理体系。通过建立完善的安全管理规章制度, 提高档案信息资源共享参与者的安全意识、保密意识;建立具有前瞻性的问责机制, 以责任约束行动, 打造共同参与的安全体系。

摘要：高校档案馆如何实现信息资源共享, 最大发挥其在社会、科学、文化交流与发展传承的作用, 已成高校档案管理部门迫在眉睫的重要任务。本文探讨分析了高校档案资源共享的五个途径。

关键词：高校档案,信息资源,资源共享