探析建筑工程的档案管理的改进措施

随着社会的进步和科技的发展, 建筑行业的发展也越来越迅速。在建筑工程建设工作中, 档案管理工作是一项较为重要的工作, 因为档案中记录的各项信息可以较为真实地反映工程建设过程当中各个环节的具体情况, 也可以便于研究人员对建筑工程进行研究。但是目前我国多数建筑工程建设过程当中的档案管理工作还存在一些问题, 因此, 建设单位应该针对问题采取有效的措施, 提升管理的质量和效率。

1 目前建筑工程档案管理工作中存在的问题分析

1.1 档案收集工作的质量有待提升

在建筑工程档案管理工作中, 档案收集工作处于较为核心的地位, 一般情况下, 档案收集工作的进行对于工作人员来说具有较大的难度, 因此在很多建筑工程中, 档案收集工作的质量和效率还在很大程度上有待提升。如果在前期档案收集工作没有达到相关的标准和要求, 那么后续的其他档案管理工作就会在很大程度上受到影响。整个建筑工程的建设工作需要耗费较大的人力和物力资源, 涉及到的每一个环节都应该确保质量和效率, 由于工程建设环节和流程较多, 而每一个环节都需要进行档案管理工作, 因此, 整个建筑工程中的档案管理工作数量多且大多数都较为分散, 相关的工作人员进行具体的工作时需要集中注意力, 认真完成每一部分的管理工作, 但是目前有很多工作人员将工作中心放在了资金管理以及其他管理工作中, 在一定程度上忽视了档案管理工作的重要性。

1.2 针对分包单位档案管理工作的监督力度不够

目前我国大多数建设单位对建筑工程进行建设的过程中, 会将建设工作分包给几个不同的分包单位, 这样虽然会提升建筑工程的建设效率, 但是却会在很大程度上增加档案管理工作的难度。如果由不同的分包单位来完成档案管理工作, 那么工程建设单位就难以对每一个分包单位的工作完成情况进行有效地管理, 通过调查发现, 有很多建设单位并没有充分意识到对分包单位档案管理工作进行监管的重要性, 因此也没有切实地提升针对各分包单位档案管理工作的监督和管理力度, 在这种情况下, 建筑工程中档案管理工作的质量和效率就难以得到强化和提升。

1.3 档案信息失真问题较为严重

上文中已经提到, 建筑工程建设过程中的档案管理工作量大且复杂性较高, 因此, 相关的工作人员在进行具体管理的过程中, 非常有可能因为受到各项因素的影响而导致档案信息或者数据出现错误, 如果工程建设单位不对这种现象进行严格管理, 那么就会导致档案信息失真问题越来越严重。从目前来看, 我国大多数工程建设单位并没有结合实际情况在其内部建立较为完善的档案管理工作体系和机制, 这样工作人员在进行档案管理时就没有一个较为标准的制度和依据, 这样就会导致工程档案信息的准确率在很大程度上有所降低。甚至有一部分工程建设单位完成了整个工程建设之后, 才对档案信息进行补填, 这样信息的准确性和真实性就不能得到有效地保证。

2 针对建筑工程档案管理工作存在问题的改进措施

2.1 建立完善的档案管理工作体系和体制

为了能够有效地解决目前工程建设档案管理工作中存在的问题。工程建设单位首先应该在其内部建立较为完善的档案管理工作体系, 这样才能为档案管理工作的进行提供一定的制度保证和依据, 同时, 完善的工作体系也需要工程建设单位对档案管理工作责任制进行有效地落实, 具体来讲, 档案管理的每一项工作都应该落实到每一个工作人员身上, 工作人员要对自己的管理工作负全部的责任, 同时, 档案管理的质量和效率要构成工作人员的考核因素之一, 这样工作人员才能积极主动地提升自身的工作水平, 尽可能地提升档案管理工作的质量, 这样整个建筑工程的档案管理工作才能得到强化。

2.2 提升针对档案管理工作的监督和管理力度

在整个建筑工程建设的过程中, 与其他的建设工作相比较, 档案管理工作非常容易被工作人员以及单位中的领导阶层人员忽略, 因此提升针对档案管理工作的监督和管理力度非常重要, 也非常必要。如果发现档案中的信息收集与实际的工程建设进度不对应, 那么为了避免后续的管理工作受到影响, 工程建设单位中的领导人员应该在第一时间内主动地与监管部门或者监理单位进行联系, 双方合作起来一起加强对档案收集以及管理工作进行管理和监督的力度, 如果发现档案管理工作中存在问题或者工作人员工作态度不端正, 要在第一时间内采取有效的措施对问题进行解决, 确保工程建设过程中的其他工作不会受到影响。在进行具体的监管工作的过程中, 监管人员首先要选择较为合理的时间, 尽可能选择一些工程建设过程中较为重要的时期。其次, 监管人员要对监管的内容进行合理地确定, 尽可能提升监管的质量。

2.3 档案交底工作的组织要具备科学性和合理性

在正式的工程建设工作开始之前, 保证档案交底工作的系统性和全面性对于确保档案收集和管理工作的顺利开展具有非常重要的作用, 因此, 工程建设企业对档案交底工作进行组织时一定要确保其科学性和合理性, 负责档案管理工作的部门领导要给予档案交底工作充分的重视, 在进行交底之前, 要组织所有参与档案管理工作的人员参加会议, 商议出尽可能优化的交底方案, 确保档案交底工作能够高效地开展, 同时相关的人员还要对会议内容进行详细地记录并进行保存, 以备后续工作需要。

3 小结

目前建筑工程档案管理工作中存在的问题分别有:档案收集工作的质量有待提升;针对分包单位档案管理工作的监督力度不够;档案信息失真问题较为严重等, 这些问题如果不能得到及时解决, 那么整个建筑工程的建设工作就会在一定程度上受到影响。针对建筑工程档案管理工作存在问题的改进措施分别有以下几个方面的内容:建立完善的档案管理工作体系和体制;提升针对档案管理工作的监督和管理力度;档案交底工作的组织要具备科学性和合理性等。

摘要：在建筑工程的建设过程当中, 档案管理工作发挥着非常重要的作用, 因此对目前档案管理工作中存在的问题进行改进, 提升管理的质量和效率非常重要。本文主要针对目前建筑工程档案管理工作中存在的问题以及建筑工程档案管理工作的改进措施两个方面的内容进行了详细地探讨和分析。

关键词：建筑工程,档案管理,改进措施

参考文献

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