企业档案信息资源管理问题浅析（精选11篇）
——以地产行业为例
不同的企业有着不同的管理模式，即使同一家企业在不同的发展阶段，其管理模式也会有所不同。不同的企业管理模式下，档案信息化工作的方向也有着很大的区别，下面就地产行业几种常见的企业管理模式谈谈档案信息化工作的区别。
一、地方小企业的档案信息化
上世纪90年代，广州地区出现中国第一批房地产企业，当时这些企业都处在创业期，档案数量比较小，而且都在公司集中整理归档，档案信息化方面就是用办公软件来制作电子目录，作为档案信息化管理的基本手段。这种简单的方式在现在看来基本上算不上档案信息化，但是在当时看来却是最适用的方法，因为公司规模比较小，都在一片办公区域，借阅实体档案很方便，应用需求只局限在检索上，由于在一个地方，更不用通过网络方式去查阅。如果一定要采用现代的档案管理软件等系统，不仅不会提高多少工作效率，反而会增加信息化建设和维护费用。所以对于少量档案集中管理的情况，电子目录式的管理就是最合适的。
二、集团内地区公司自治型模式下的档案信息化
有很多地产企业都采用这种管理模式，每个地区分公司虽然从属于一个集团，但都对自己辖区的业务有绝对主导权。在这种企业管理模式下，档案管理也呈现出另一番景象，每个分公司对自己的档案独立管理，包括在信息化的建设上也相对独立，常常会选择不同的服务商。这一点上会感觉，这种分散自治的模式像是一群独立的公司，但是由于同属于一个集团，又不同于独立的公司群，公司间的业务交流和资源共享会较多，最高战略上的决策也相对统一，反映在档案上就是有一部分相同性质的档案，同时公司间的档案共享会较独立公司之间多的多。这种情况下，企业对档案信息化就有了更高的要求，它需要借助信息化来解决档案跨地域共享这一难题。
三、集团总部管理模式下的档案信息化
一、加强企业档案信息资源管理的重要性
1. 节约生产经营成本, 提高企业经济效益。
企业档案产生于企业的各种实践活动, 记录了大量的经营管理和技术信息。充分开发和利用企业档案信息资源, 实现档案的智能管理, 将大大缩短档案价值实现的周期, 对节约人力、财力、物力, 提高档案管理工作效率, 创造更大经济效益具有重要的意义。例如, 海尔集团公司在新产品开发过程中, 档案复用率平均达60%, 产品档案成为企业设计人员开发新产品、实现技术创新不可缺少的参考和依据, 为企业节省了庞大的设计经费。
2. 保护企业知识产权, 维护企业合法权益。
企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等, 它是企业知识创新的成果, 是企业重要的无形资产和核心的知识资本。企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程、内容、结果, 是企业拥有某一知识产权的法律凭证, 为企业解决知识产权纠纷起着重要的凭证作用。例如, 在产品申请发明、实用新型或外观设计专利发生申请权纠纷时, 产品档案中的技术协议书、委托书及相关合同文件往往能为纠纷的解决提供有力的证据, 从而维护企业的合法权益。
3. 提供发展决策依据, 提高企业核心竞争力。
市场经济条件下, 竞争与发展已成为企业各项工作开展的中心。现代竞争观念认为, 企业竞争能力不仅仅要看企业技术水平的高低和人才的多少, 还要看企业所占有的信息资源的数量多少和质量的优劣。在激烈的市场竞争中, 谁能有效地开发利用企业档案信息资源, 为企业营造优势, 节约成本, 谁就能提高自身的市场竞争力, 掌握市场的主动权, 获得有利的市场地位和发展机会, 从而在竞争中取胜。大力推进企业档案信息资源的开发进程将为企业发展提供日常工作所需的共享数据, 逐步形成决策咨询系统, 从而对实现企业管理的科学化、规范化、高效化起到重要的促进作用。
4. 扩大企业宣传力度, 树立企业品牌形象。
在企业的发展过程中, 企业管理者逐步意识到提高企业知名度对企业发展的重要性。通过编写企业史、地区经济发展史、工商名人传记等形式宣传企业经济和企业文化, 宣传企业家自身。一方面, 企业档案的编研功能得到了充分的发挥, 增强了企业的宣传力度, 对提高企业竞争力、扩大市场占有率起到了积极的作用。另一方面, 企业档案编研工作也促使企业加大了档案工作的领导力度, 建立专门的档案管理机构, 提高企业档案规范化管理水平。二者互相促进, 成为企业发展的推动力之一。
二、制约企业档案信息资源开发利用的重要因素
1. 内部因素。
企业是以盈利为目的, 从而进行生产经营, 为社会提供产品和服务的经济组织。一些企业领导往往只注意生产系统这一与经济效益直接相关的领域, 而忽视了信息系统这一隐性的效益创造领域, 使企业档案工作在日常事务中处于用时重视、不用则忽视的尴尬境地。此外, 由于部分企业内部激励机制不完善, 造成工作好坏没有区别, 档案工作人员只需做好档案的保管工作, 而不必考虑档案信息的开发利用问题。
2. 外部因素。
随着企业外部管理体制环境的变化, 政企分开, 企业不再是政府的附属物, 而转变成为自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。一方面, 政府各部门机构改革后, 政府机关精简、合并, 各专业主管部门大大减少, 削弱了对企业档案工作的监督、指导。另一方面, 企业集团和二级企业的关系中原来的上下级关系, 逐步改变成了以资产为纽带的新型关系。企业集团内部系统的行政管理将被削弱, 原来设立的档案部门在企业行政管理职能的组织基础进一步弱化, 以行政手段为主的管理方式逐渐淡化。这一转变使旧的企业档案管理体制不能适应企业档案信息资源管理的需要。
三、提高企业档案信息资源管理水平的几点建议
1. 加强基础设施建设。
目前, 档案工作已进入信息化发展建设阶段, 加强企业档案工作基础设施建设, 配备必要的基础设施是企业档案信息资源管理工作顺利、高效开展的保障。一要将档案工作的资金投入纳入企业整体运作的预算, 保证档案信息资源管理经费。二要对资金进行科学的分配, 配备必需的设施设备, 为企业档案信息资源管理奠定基础。
2. 完善企业档案工作管理体系。
首先, 完善内部管理体系。企业领导者要充分认识档案信息资源管理工作的重要性, 配备专职人员从事档案工作, 并在企业内部各部门设立兼职档案员, 使档案人员覆盖企业的生产、管理等业务环节, 从而在档案信息资源管理上做到收集齐全、开发及时、利用高效。其次, 建立监督体系。明确企业档案管理部门等职能部门在企业档案管理工作中的职责, 使其各司其职, 做好本部门相关业务文件的收集归档工作。同时, 对各部门生产、经营、技术研发等活动中产生的文件材料实行全程监控, 使文件从产生到归档都在档案人员的监督之下。其三, 建立奖惩制度。采取一定的行政和经济手段, 对档案工作业绩突出的人员给予表彰和物质奖励, 激发档案人员的工作热情;对随意丢弃或故意藏匿档案材料的人员, 进行严肃批评和处罚。其四, 加强部门协作。各部门之间要通力合作、相互协调, 从文件形成的初始阶段就严格按照企业档案管理的相关标准进行操作, 使档案工作标准化切实落到实处, 为之后的管理工作打好基础。
3. 提高档案工作人员素质。
一、要牢固树立档案管理信息化工作的服务意识
档案是人类历史与知识的重要积累，是国家基础性信息资源的重要组成部分。档案信息资源的开发利用具有明显的服务型特征，在此基础上，档案工作人员要牢记服务理念，通过多渠道宣传档案管理工作，多举措创造条件，充分体现档案信息资源的潜在价值。同时，在档案开发利用过程中将面临许多的新问题、新情况，要以工作方式和服务模式的创新推进职能转变、观念转变、运行机制转变和管理服务方式的转变，充分提高档案资源的利用率。
二、要增强对档案信息化开发利用重要性的认识
档案是人类历史与知识的重要积累，档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头，加快传统纸质载体档存信息资源的数字化进程，是新形势下档案工作者肩负的时代重任与神圣职责。作为企业，抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略契机。要真正把档案资源信息化建设作为公共财富加以开发利用，树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动档案资源信息化建设。档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。
三、要加快档案管理信息化建设
档案存在的根本意义在于供人查阅，以获取想要的信息，档案存储数量将直接决定档案利用价值的高低。档案管理虚拟化可以通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源，这就在技术层面为无限扩充档案数量提供了可能。因此，随着人们对信息检索需求的不断提高，档案资料的信息数字化是先决条件。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有进行有效的技術处理，使原始面貌得以还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。
四、要建设综合型的档案管理队伍
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都将实现电子化，档案管理人员的工作从繁重的手工劳动中解脱了出来，但工作量和工作性质也发生了根本性转变，这就要求创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍， 通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，此外，要对当前档案人员的培训进行变革，要以信息化档案工作实际为核心，从时代和行业的发展角度出发，以丰富的课程、科学的格局、专业性的教学来提升信息化档案工作人员的能力与素质。同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求。
五、要建立规范的档案管理机制
档案信息资源开发与利用过程中，要按照实事求是的原则，从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度，档案管理部门应该根据《档案信息化管理办法》的要求，制定适应企业档案信息化建设的管理制度。一是健全和完善档案管理信息化业务流程和技术规范，逐一细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，着重关注电子文件和电子档案的安全保障，确保电子档案的安全性与完整性。三要统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。
论文摘要：随着社会主义现代化的发展，计算机技术的进步，信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。网页档案化管理包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。尤其是大学档案馆更侧重教学与科研，网页档案化管理是必然的趋势。
在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。
所谓数据挖掘(Data Mining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
一、数据挖掘的功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。
1、关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
2、聚类
输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
3、自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
4、概念描述
对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。
5、偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用
1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
(1) 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。
(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
(1) 在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。
(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。
三、数据挖掘在管理类数据中的应用
大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。
大学档案馆档案工作的重点是为师生服务，以服务为中心开展各项工作，如何使用先进的工具，提高服务的质量是一直困扰我们的难题。数据挖掘为大学档案馆档案工作的智能化、个性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能检索系统可调用用户兴趣模型，自动修正检索策略并可依用户兴趣将检索结果迅速聚类和分类，并条理化地排序出来；对于设计院、社科院等科研型档案用户，可借助数据挖掘开展针对性的档案信息挖掘，并将研究成果以概述、成果报告等形式提供给用户。这样不光实现了大学档案的二次开发，也会给用户带来意外的惊喜。
网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。在中国，大学有拨款，图书馆有大学支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。大学数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于大学数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。目前人们对这些处于萌芽中的经济模式认识甚少。管理网络的公共政策制定主体是政府部门，推行电子政务，开发网络资源，促进从文字印刷向网络出版的转移是当前相关政府部门的重要任务。大学的政策、态度和措施对数字图书馆的发展至关重要。市场手段和政策平衡是网络档案馆建设，网络档案库运行，网上内容传递和保存应该和必须考虑的。
参考文献：
[1]Peer to peer Networking and Digital Right Management，by Michael A. Einhorn, Bill Rosenblatt, Policy Analysis No.534, CATO Institute. Fabruary 17,
[2]What Every Citizen Should Know About DRM, aka Digital Right Management, by Mike Godwin Seuitoo Technology Counsel At Public Knowledge, 30 January, , Ebook-Computer & Internet,
[3]彼得·莱曼.把万维网档案化.信息化参考，（13）
[4]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点.中国信息界，2008（3）
一、人事档案管理的现状和问题
1.人事档案基础工作投入不足，单位重视度有待提高。目前，对人事档案管理工作有些单位还不够重视，认为人事管理出不了大效益，没必要投入太多，致使档案的基础工作薄弱，人事档案管理制度形同虚设，制约了人事档案功能的最大发挥。
2.档案管理人员业务素质不高，专业化信息化程度低。人事档案管理队伍中，有的年龄偏大，有的属照顾性调入，没有经过专业培训，业务素质较低;老一代管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要认识，不懂信息技术，而年轻人员虽懂得信息技术，但对档案管理的基础知识、原则和流程等却懂得不多，复合型人才少，导致人事档案信息化管理难以开展。
3.管理手段落后，管理方法有待创新。在信息技术飞速发展的今天，很多单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，虽然配备了计算机，也仅局限于打印档案目录，不能进行人事信息的查询和检索，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时代发展对档案工作管理的要求，致使档案管理效率不高，档案利用率低。
4.缺乏统一标准和规范。目前，许多单位在建设档案信息化过程中，往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，却忽视档案信息资源标准规范化建设。如计算机等设备型号各异，档次参差不齐，档案信息的分类编码标准不完善、不统一等等，都制约着信息交流的范围和程度，影响着档案信息化建设的步伐。
5.人事档案信息化管理制度不健全。人事档案信息化管理上仍照搬套用原有制度，没有根据工作的发展以及信息化的要求，制定完善、符合实际需要的信息化档案管理制度，致使人事档案信息化管理工作缺少规范，容易出现各种纰漏，可能出现信息被窃取、服务器被h客和病毒攻击等问题。
二、新形势下人事档案信息化管理的意义
1.极大提升人事档案管理工作的效率。实行人事档案信息化管理后，可以依据信息化技术对人事档案进行信息采集、确认、生成、归档、利用，以完整的信息化流程实现对人事档案的实时化和网络化管理，实现了数据录入一次就可以在档案管理内部实行资源共享，即时查询，既可避免手工抄写失误,又将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，更好地收集和编研档案，提高了工作效率。
2.有利于对人事纸质档案的保护。传统档案大多是纸质材料，是最原始的证明材料，经常查询，增加磨损，影响保存寿命。实行信息化管理后，档案信息可以从数据库中直接查询，减少与纸质档案的直接接触，有利于对原始档案的保护。
3.促进单位用工管理水平的发展。人事档案信息化管理，可以将人事信息及时、高效地运用于单位日常运作中，使管理者能实时掌握本单位的人力资源情况，便于更好地优化人员配置，促进发展;还可有效提升人事档案管理质量，可便利为职工办理各种手续，如根据个人人事档案办理社会保险和医疗报销手续，在进行工资调整和计算工龄时提供准确、有效的证明材料等。
三、人事档案信息化管理对策
1.强化对人事档案信息化管理重要性的认识。人事档案管理信息化建设的成功开展，单位重视是一个必不可少的条件。单位领导和工作人员都要正确认识新形势下人事档案信息化管理工作的重要地位和作用，转变传统观念，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，促进单位管理的科学化和现代化。
2.加大对档案管理信息化系统建设的投入，加快档案管理现代化基础设施建设。信息化基础设施是人事档案信息化管理的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。在充分认识人事档案信息化管理重要意义的基础上,要加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件和软件设施，为人事档案信息化管理提供硬件、技术保障，使人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。
3.加强信息化培训，提升人事档案管理人员的综合素质。人事档案信息化建设，人才是关键。应尽快建立起一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的人事档案管理队伍，以满足档案管理信息化建设的需要。在一时难以引进新型人才的形势下，要加强对现职人员的培训，分期分批参加有关信息化管理知识的培训，开展多种形式的技术交流，并大胆启用现有技术骨干，给他们压担子，使他们在实践中成长，成为既熟悉传统业务知识、又懂信息技术的双重知识结构的复合型人才。
4.加强人事档案信息资源建设和日常维护。人事档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的人事档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息资源建设的主要内容是建立人事电子档案，在保管好纸质档案的基础上，对人事档案资料按照类别，逐页扫描，全部录入计算机，实现人事档案的电子化。在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。同时，个人的基本情况、人事变动、工作调动、考核、奖惩、教育、成果等数据资料也要通过计算机及时进行更新，实现人员信息日常管理的动态化和科学化，达到人员信息数据新、资料全、准确无误的工作标准，为单位日常人力资源管理提供高效及时的服务。
5.建立健全人事档案信息化管理制度，使人事档案信息化管理更加科学、规范、合理。任何一项工作的持续开展，都离不开制度的保障。人事档案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一方式，易使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。因而在信息化建设的过程中必须结合单位人事档案信息化管理的实际情况制定相应的规章制度，使人事档案信息化管理工作有章可循、有据可依，促使档案管理工作规范化、制度化，确保人事档案信息化管理的各个环节顺畅，更具实效和活力。
6.加强人事档案的保密和安全工作，确保档案信息化管理有效运行。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来安全隐患。人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。在管理中，要高度重视安全保密工作，牢固树立安全保密意识，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不与外网连接，积极预防电脑h客、病毒和计算机的故障对档案信息安全和保密带来的威胁。要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来确保档案信息化管理安全可靠运行。
1.前言
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。
2.我国企业档案管理信息化建设的现状
2.1档案管理信息化建设的发展概况 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。
2.2档案管理信息化模式实效不高
一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。
2.3档案管理信息化标准、规范工作不足
早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。
2.4档案信息管理人员的素质有待提高
档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。
2.5企业归档方式的现状
2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。
3.加强企业档案管理的信息化建设
3.1加强企业档案管理信息化的益处
1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。
2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。
3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。
4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。
5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。
3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设
针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。
3.3实现传统档案的电子化和信息化
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。
3.4实现企业信息档案的网络化
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
3.5要树立文档一体化意识
我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。
4.加强档案管理体制的创新
4.1档案管理机制创新主要在于精简
任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。
4.2档案管理的机制创新的关键是高效
企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。
5.结语
(一) 数字化是一项基础性工作。档案信息资源的数字化作为一项基础性工作, 并非一蹴而就, 它是一个循序渐进的过程, 是要通过不断努力加以实现的过程。在此过程中, 档案信息资源建设需要对档案进行准确鉴定、立卷归档、科学分类、系统整理等基础性工作。档案工作者要及时、准确、客观地收集档案信息资源, 并将文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的档案信息, 并将其数字化, 为档案信息资源开发与利用, 为最大限度地服务用户提供丰厚的物质基础。
(二) 数字化是一项系统性工作。档案信息资源的数字化是一项系统性工作, 需要其考虑总体设计、硬件与软件选定、数字化范围与标准的确定、档案中的知识产权与隐私权的界定、存储格式、长久保存等诸多问题, 因而必须成立专门的工作小组, 以此来统筹规划档案信息资源数字化工作中遇到的一系列问题。档案信息资源数字化的目的不仅在于保护, 更重要的是在于利用。档案信息资源数字化范围的确定主要从收藏的新颖性、特色性、珍贵性以及利用的有效性等方面加以考虑。数字化标准的确立, 从档案鉴定、立卷归档、科学分类、系统整理等全过程都要实现标准化、规范化。
(三) 数字化是一项科学管理性工作。标准和规范是建设档案数字化的基础和重要手段, 要制定严格标准、明确责任、核算成本、确保安全。要剔除那些重复与效率低文件;将内容混杂的案卷进行重新组合;对三无档案资料, 既无页码、无标题、无出处的档案资料进行重新加工、编写, 实现其规范化。
二、专业化是档案信息资源开发与利用的关键
(一) 树立良好的工作作风。树立良好工作作风具体体现在档案开发, 服务于民的工作中所反映出的职业道德, 即敬业与奉献精神。因为档案工作不仅平常、琐碎、繁杂, 而且还具有一定的保密性, 需要档案工作者具有尽职尽责、一丝不苟地务实的牺牲精神和勇于创新的精神, 也要做到依法治档, 确保档案信息资源得以安全保管和科学利用。
(二) 具有开发与利用信息的能力。档案是历史的见证, 其价值在于能较完整地、真实地记录和反映它的历史, 利用真实的历史资料总结过去和现在的状况, 可预示未来的发展。如何才能充分发挥出档案的作用, 最大限度地满足用户对档案信息的需求, 是档案信息资源开发与利用成败的关键。随着档案信息化程度的提高, 要求档案工作者必须有复印、缩微、音像以及电子计算机网络等现代化技术的掌握和运用能力, 这样才能使用现代信息技术开发利用档案信息, 适应新形势下档案工作发展的需要。
(三) 具有较强的信息化素质。随着计算机、网络等信息化技术的普及与应用, 尤其在磁、电、光等介质为主要信息载体的档案应用中, 档案信息化建设也迫在眉睫。档案对经济发展建设起到重要的作用, 为此档案工作者的专业化需要具有较强的信息化素质, 以适应档案信息资源开发与利用的需要。档案工作人员的信息化素质包括:必须掌握语言文史、信息处理、网络利用等知识的学习和运用能力。具有语言文史知识。档案工作者在收集、整理、鉴定、利用等过程中是通过文字及语言与人沟通进行交流的, 要使用户明白双方表达的意思, 就应具备一定的语言表达能力和文史知识以及一定写作水平。语言文字在档案管理、开发和服务中密不可分, 具有较强的语言表达能力;对于提高档案信息开发工作具有重要作用;了解历史, 有利于掌握档案产生的历史背景和作用, 更加有效地开发档案信息资源, 掌握信息处理能力。档案学与相关学科的渗透日益加强, 档案工作者应具有不断学习和运用相关学科知识的能力。如管理学、情报学、图书馆学、信息学等学科知识。要求档案工作者在档案管理上能科学地收集、鉴别、分类、筛选、分析相关的档案信息能力。还要具有档案著录、标引、检索、编研、复制等有关档案专业知识和基本技能, 为此信息处理能力是档案工作者信息素质的最基本的要求。
三、创新是档案信息资源开发与利用的动力
(一) 服务意识的创新。观念是服务意识的先导, 只有树立了开放的服务意识, 才能促进档案信息资源开发与利用。传统的档案服务意识是重藏重保而轻用, 制约了档案工作数字化、网络化进程, 也影响其功能的有效发挥。为此要从服务意识和观念上创新, 要树立以人为本, 服务至上的意识, 把档案信息资源开发与利用作为工作的出发点和归属。服务意识由收、藏、保为重的服务, 向借阅、开发、利用为重的服务意识转变。
(二) 管理模式的创新。创新是档案信息资源开发与利用的不竭动力, 只有不断地创新, 才能推动档案事业的发展。档案信息资源不仅具有社会服务功能, 而且具有一定的市场功能, 为此要打破封闭的管理模式, 实现纵横联合。不仅要加强档案馆系统之间的纵向联合, 还要加强档案馆室同图书、情报部门的横向联合, 建立一个完整的社会开放信息系统, 实行一体化管理, 充分发挥整体优势。
摘要：在档案管理工作进行中，实现信息的自动化建设工作是促进档案建设工作的重点，也是今后档案信息管理工作的必然趋势。从我国档案系统发展的现状上可以看出，物质技术和手段都比较完善。但是，实际的工作还存在着严重的问题，亟待解决。
关键词：档案信息自动化系统；改进管理体制；重视人才管理
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1671-864X（2016）09-0158-01
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机、工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。
六、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
七、科学民主决策
当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能避免失误。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。
综上所述，在档案管理过程中，只有用发展的眼光看待身边事物才有可能抓住机遇，促进档案管理技术的全面创新，促进档案管理事业发展与完善。
参考文献：
[1]王春颖；杨婷舒；对档案信息自动化系统建设问题的思考[J]；兰台世界；2007年11期
摘要本文结合高校档案管理系统自动化的特点，介绍了用于高校档案管理系统的信息仓储技术。重点阐述了各种数据网络存储技术及其利弊，指出了基于IP的存储网络对于高校档案管理系统的适用性;并就当前高校档案管理信息仓储系统建设中的若干问题进行了探讨和分析。
关键词档案管理 自动化 信息仓储 网络存储
在网络环境日益广泛化、复杂化的今天，如何有效地应用信息仓储技术为高校档案管理服务是一个值得研究的课题。信息仓储拥有数字化资源、网络化存取和分布式管理三个基本要素，应该说正好和高校档案管理自动化的要求相吻合。高校档案管理系统自动化的特点是：实现与网络及各种通讯系统的完美联结;存储具有数据安全性、响应速度及扩充性;满足数据的可访问性需求。鉴于篇幅，本文主要谈谈档案管理系统中的信息仓储技术以及相关建设和应用问题。
一、用于高校档案管理系统中的信息仓储技术
信息仓储技术主要涉及到数据网络存储技术和数据仓库等。根据档案管理系统的规模，这里主要介绍数据网络存储技术。依据其出现时间的先后，大致可将数据存储技术的发展分为4个阶段：直接附属存储(DAS)、网络附属存储(NAS)、存储区域网(SAN)和IP存储(IPS)。
1、 DAS。20世纪90年代以前，存储产品大多作为服务器的附属设备通过电缆直接连接到各种服务器，这种形式即是DAS。DAS完全以服务器为中心，不带有任何存储操作系统。DAS方式是长期以来大多数服务器采取的方式。主机通过专用接口与存储设备相连接，透过RAID技术将这些单个硬盘，按 RAID level组合成更大的硬盘。当主机需要访问存储设备时，主机发出指令给存储设备，存储设备根据指令进行相应操作，将数据返回给主机，或者将主机传输过来的数据写入到磁盘。DAS中存储设备可以是磁盘驱动器，也可以是RAID子系统，或是其他存储设备。
DAS技术的数据安全性差，难以备份/恢复;性能一般，可扩充性差，容量有限;数据被存放在多台不同的服务器上，难于访问，不支持不同操作系统的访问。DAS技术成本低廉，易于安装，但需停止用户现有系统，且难以维护，存储利用率低。
2、 NAS。20世纪90年代出现了NAS技术。NAS包括存储部件和集成在一起的简易服务器管理软件。NAS是一种将分布、独立的数据整合为大型、集中化管理的数据中心。NAS通常在一个局域网上占有自己的节点。在这种配置中，一台NAS服务器处理网络上的所有数据，将负载从应用或企业服务器上卸载下来。集成在NAS设备中的定制服务器系统可以将有关存储的功能与应用服务器执行的其他功能分隔开。NAS设备的物理位置灵活，通过物理链路与网络连接。NAS无需应用服务器的干预，允许用户在网络上存取数据。
NAS的特点是，易于备份/恢复;性能高，可扩充性强，即插即用，容量无限制，数据被整合并存放在相同的存储器上，易于访问，支持不同操作系统访问。NAS技术成本低廉，易于安装和维护，存储利用率较高。
3、 SAN。SAN是允许在存储设备和处理器(服务器)之间建立直接的高速网络连接，通过这种连接实现只受光纤线路长度限制的集中式存储。SAN可以被看作是存储总路线概念的一个扩展，它使用局域网和广域网中类似的单元，实现存储设备和服务器之间的互联。SAN具有高传输速度、远传输距离和支持数量众多的设备等优点。采用了专用的拓扑结构，不能直接使用通用的IP网络连接各个SAN存储网络。目前，多数供应商的SAN解决方案大多采用光纤通道技术，即FC—SAN。
SAN 技术的特点是，易于备份/恢复;性能极高，可扩充性强，即插即用，容量无极限;数据被整合并存放在相同或不同的存储器上，提供统一的用户访问界面，易于访问，但不支持不同操作系统的访问。SAN技术成本昂贵，需要长时间的设计和安装，且难以维护，存储利用率很高
4、IP存储。IP存储技术就是以高速以太网连接为基础，通过IP协议进行数据交换的存储技术。它将SCSI协议映射到TCP/IP协议上，使得SCSI的命令、数据和状态可以在传统的IP网上传输，其支持数据块形式的I/O访问和共享存储。它采用IFCP和iSCSI协议，由于光纤通道已经包含了SCSI协议，这种方法无需重大技术改造，就能满足协议的要求。
IP技术的特点是，易于备份/恢复;性能高，可扩充性强，即插即用，容量无极限;数据被整合并存放在相同或不同的存储器上，提供统一的用户访问视图，易于访问，支持不同操作系统访问。IP技术成本低廉，易于安装和维护，存储利用率最高。
二、基于IP存储的高校档案管理系统建设?
在网络存储中，FC—SAN在某些方面具有无可比拟的优势，如性能极高，可扩充性强等，使其能够满足高校档案管理系统大规模数据存储的需要，但光纤通道存在着成本昂贵和互操作性问题，这是一般高校档案管理系统所不能承受的。而NAS技术虽然成本低廉，但却受到带宽消耗的限制，无法完成大容量存储的应用，而且系统难以满足开放性的要求。针对以上技术的缺陷和不足，根据国际上基于IP的存储设备已日渐成熟的情况，业内提出了一种既有NAS和SAN技术的优点，又能克服两者缺点的存储网方案，即基于IP的SAN。它由两部分构成，第一部分是利用IP互连设备构成存储区域网SAN，第二部分是通过SAN中的交换机多路接入局域网LAN回路，形成一种广义的附网存储NAS，存储设备都是商用的NAS设备以及iSCSIi设备，或通过转换桥将SCSI和FC设备转换为IP接口，接入基于IP协议SAN中。它采用最广泛的TCP/IP作为网络协议，既具有NAS易于访问的特点，又有专用的存储网络架构。因此，基于 IP的存储网络可以利用以太网技术和设备来构建专用的存储网络，由于使用了以太网设备，其成本大大低于使用光纤交换机的SAN网络，而且保持了SAN的传输速率高且稳定的优点。用户在这一技术中，面对的是非常熟悉的技术内容，即IP协议和以太网，而且各种IP通用设备保证了用户可以具有非常广泛的选择空间。事实上，由于IP存储技术的设计目标，就是充分利用现有设备，使传统的 SCSI存储设备和光纤存储设备都可以在IP—SAN中利用起来。随着带有IP标准接口的存储设备的出现，我们可以单纯使用本地IP存储技术，来扩展已有的存储网络，或构建新的存储网络。以千兆甚至万兆以太网为骨干的网络连接，保证了本地IP存储网络。由于采用的是IP协议，与LAN和互联网的连接是无缝的，远程备份十分方便，效率工作很高。基于IP的SAN在性能及功能上都具有突出的优势，是目前高校档案管理系统建设中存储区域方案设计的首选方案。?
三、高校档案管理信息仓储系统建设中若干问题分析?
推进高校档案管理系统自动化的目的在于开发应用，离开促进应用水平的提高，就脱离了实际。笔者以为，推进高校档案管理系统自动化的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性;三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与档案管理自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。总体来说，应该注意以下几点。?
1、档案信息仓储建设首先必须提高档案标准化、规范化水平。当前，高校档案管理系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的`功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案管理系统自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。?
2、档案信息仓储建设要着眼于提高系统的整体水平。根据系统论思想和集成化要求，档案管理系统自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。?
3、档案信息仓储建设要有重点地抓好数据库建设。目前档案管理自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
4、档案信息仓储建设必须慎重选定技术路线。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案管理自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行成熟的、适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合学校的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
参考文
所有保存管理工作的实施，均需要由专业人员负责，这样单位就需要安排专业素质和职业精神较高的人员负责，降低人为因素对保存工作的影响。对财务人员进行专业培训，使其在掌握财务相关知识的同时，提高信息安全意识，自主学习并掌握信息技术，提高自身信息处理能力，可以根据实际工作要求熟练操作不同电子会计档案系统。同时，还应提高对电子信息档案长期保存工作的重视，应用措施来提高档案保存安全性，并可以根据实际需要快速检索查找所需档案信息，为单位经济活动的展开提供信息支持。
3.2完善各项规章制度
要针对电子会计档案长期保存工作要求，制定完善管理制度，对管理工作的张开提供保障。与传统会计工作相比，电子会计工作中电子凭证长期保存难度更大，因此必须要有专门的制度对管理行为进行约束，明确管理人员职责，保证各项管理措施的有效落实。并通过奖惩制度的落实，来提高工作人员主观能动性，互动按照要求开展管理作业。
3.3优化专业技术系统
要建立功能完善的系统，并保证各项配套软硬件的落实，定期对操作系统进行更新。物理方面要做好计算机系统防火、防水、防盗、防震，安排人员对办公区域进行不定期巡查，避免外力对系统产生影响。提高计算机系统、电子档案管理系统以及会计核算系统运行安全性，可以准确快速的读取全部资料信息，并输出符合国家标准归档格式的会计凭证、财务会计报表、会计财薄等会计资料。另外，还要基于电子档案信息长期管理要求，设置经办、审核、审批等审签程序，保证档案信息应用完整性。
4结束语
综上所述，社会在不断的发展进步中，会计档案工作必须与时俱进，更新观念，不断完善相关制度，培养高素质人才，并从实际上采取有效措施，积极探索会计档案现代化管理模式，促进会计档案管理的完整化、规范化、科学化，使会计档案管理工作更好地为促进社会主义和谐社会建设服务。
参考文献：
[1]会计档案的功能与管理浅析[J].沈棟.企业导报.(04)
国网冀北大城县供电有限公司 065900
摘要：档案作为企业的一项重要的基础工作，其作用的大小，价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高。电力企业档案管理的利用是电力企业管理工作的基础和重要环节，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。本文就电力企业档案管理中存在的问题及解决措施做分析介绍。
关键词：电力企业；档案管理；具体措施
一、电力企业档案管理的意义
作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力档案包含着许多内容，涉及到方方面面。档案是企业成长、发展历程的真实写照，涵盖着丰富的科技资源和知识信息，是一笔不可估量的财富。档案管理是保证电力企业健康稳定发展的客观需要，是提高工作质量和工作效率的有效手段。目前我国电力企业的档案管理还存在着许多问题，相关部门应结合实际，转变思想，以科学创新的理念加快企业档案管理的规范化建设，构建合理、有效的管理机制，不断完善档案管理工作，为促进企业发展壮大提供有力的信息保障。
二、电力企业档案管理中存在的问题
1、档案工作硬件投入不足
随着电力企业生产经营步伐的加快，原有档案用房过于狭小，档案管理设备陈旧，已不符合档案保管的标准。从总体情况看，普遍存在投入不足、档案管理的硬件建设严重滞后等问题，硬件建设已成为制约档案事业发展的瓶颈。档案综合管理的要求无法實现，成为空中楼阁。由于重视不够，不能达到档案管理的要求，仍然使用非标准档案柜，大多数档案库房缺少防高温、防潮湿、防虫措施，不少未按要求安装防盗设施。档案室专用微机、打印机、刻录机几乎未能完全到位，从而导致档案管理系统、档案数据库的建立，势必影响了档案工作的正常开展，也严重制约了档案的信息化建设。
2、档案资料收集不全面
当前对电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，而对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。再有，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记录等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统性、完整性和规范性。
3、档案管理信息化建设落后
信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，电力企业档案管理的信息化建设还比较落后，主要表现在以下几个方面：企业对档案信息化建设的投入不够；相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽然配备了相关的数字化硬件设施，但利用率很低；企业对档案信息资源的开发利用不足，未能实现资源共享；专业人才匮乏，制约了企业档案信息化建设的发展。
4、对档案管理认识不足
“电”是工业革命的产物，中国电力的大发展也就近几十年时间，一直以来，电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，电力企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。
三、提高电力档案管理的措施
1、配备必要的档案设备
档案改革的硬件是必不可少的条件，那就是档案的基础设施。档案现代化管理体制自然要配以现代化的设施。现代社会是网络信息化的时代，人们都借助网络信息了解事物和解决问题。档案管理工作也就必然要借助网络向人们传递它的讯息，提供它的利用价值。从而原始的传统的人工的档案工作方式、方法已经限制了档案工作的发展，使档案工作变得死气沉沉，严重阻碍了电力企业的向前发展。取而代之的是计算机技术在档案管理工作中地广泛运用。因而企业就要为档案工作开发或购买必要的档案管理软件，改造或新建档案库房，将铁柜换成现代化的密集架，购置现代化管理所需的计算机、复印机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、数码相机和数码摄像机、光盘库等。
2、加强档案的信息开发利用
电力企业档案管理的目的就是开发利用档案信息资源，为企业经济建设服务。企业档案工作的服务由过去的封闭型转换为开放型，改变了以往重视管理，忽视开发利用工作的弊端。增强了信息的开发意识，积极开发档案信息资源，真正体现档案的实际价值，为企业发展和建设提供及时、准确、系统、全面的服务。企业档案打破传统服务方式，更新观念、转变作风、主动出击，把握市场动态、预测企业要求，了解捕捉市场经济和企业所需的档案，从而主动地、有针对性地做好服务工作。企业档案部门要及时了解企业各阶段中心工作和重点工作开展情况，扩大充实档案资料的信息量，为企业发展决策提供可靠依据，以增加企业的经济效益。
3、提高档案管理人员的思想觉悟
作为档案管理工作的具体执行者，档案管理人员的工作态度、工作效率直接影响着档案工作的质量和结果。档案管理工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。档案人员除了要有扎实的业务功底，还要具备较强的服务意识，增强工作责任感。档案管理人员应明确自身的职责，规范各类档案资料的管理，保证档案的完整性、真实性和保密性，同时，还要对档案的信息资源进行开发利用，以更好地为企业服务，促进企业发展。因此，首先要让管理人员从传统的档案管理模式中转变过来，明白数字信息化档案管理、声像档案管理等的重要性，认识到档案管理基础设施、人员配备等的重要性；其次，可以通过检查等方式，使工程技术管理人员、档案管理人员等从思想上认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作的重要价值和作用。
4、提高档案管理人员管理能力
在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。其中岗位培训是提高其管理能力的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。
结语
电力档案管理人员，一定要更新观念，提高自身素质，以适应21世纪新时代的要求。要树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念。全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的今后发展留下宝贵的档案资料，还要不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，争取为电力事业的发展做出应有的贡献。
参考文献：
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