强化高校学籍档案的网络化管理（共11篇）
一、高校学籍档案管理面临的挑战
1.学籍、学历管理体制改革的挑战
学历电子注册：由于社会上假x凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从209月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。
新生学籍电子注册：3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。
学年电子注册：10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。
高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。
2.学籍档案自身的挑战
学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。
档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的.价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。
3.服务对象的挑战
随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。
学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。
4.信息化服务的挑战
近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。
学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。
二、实现学籍档案的利用价值的对策
1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务
一、高校学籍档案网络化管理的动因
首先, 数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制, 在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑, 即可进入管理系统查阅自己需要的信息。网上利用的开展, 将会使学籍管理工作进入一个崭新的工作环境, 进入极好的良性循环之中。以往学籍管理人员的手工工作可以减少, 甚至平时查阅工作可取消, 工作人员有更多的时间用于电子数据整理工作。
其次, 使高校学籍档案管理工作变得方便、快捷、高效。网络化信息使各职能部门能及时获取学生各种异动信息, 尽快地提供利用。平时在网上各相关职能部门将学生学籍处理、缴费情况都输入到计算机中, 各级部门可根据自己的权限范围在网上查阅自己相关的信息, 并标注处理意见, 把数据通过网上按数据格式传输到管理系统数据库中即可, 从而协调各部门工作, 大大提高了各部门的工作效率。而通过网上计算机管理的数字化学籍管理能随时准确反映学生当前的情况, 为领导提供有力数据支撑。
二、网络化学籍管理系统的构想
根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势, 以及我院学籍管理的实际情况, 我们提出了建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间学籍管理到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
1. 学籍信息管理模块的构成。
学籍信息管理模块不但可以批量录入数据, 而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料, 按不同系所、专业、学制编班编学号, 建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况, 并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
利用现代管理手段, 将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联, 做到衔接紧密, 共享资源。这样有利于高校节省管理费用, 有利于各种信息的查询。
(1) 入学编号统一。不少高校学生基本信息在学生处电子档案有一套编号 (即学号) , 而教务处根据学生的入学情况和班级情况也有一套编号 (即考号) 。学生在填制各种表格及证件时有时要用学号, 有时要用考号。学生弄不清什么时候该用考号, 什么时候该用学号。在新生入学编班后, 学生处根据学生的年级、系别、专业和班级统一编制一年学号, 转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库通过与学生处的电子档案库建立相应的关联和数据转换, 使学生处的电子档案库与教务处的共享, 这样即使学生发生了学籍异动, 也可查出其异动的源目的的班级。这个学号还可与财务处、后勤管理等部门建立关联, 实行学生在校各编号的统一。
(2) 收费库资源共享。有些高校学生重修 (补考) 交费要到教务处查询后, 填制重修清单上财务处交费。学生输入各种手续要跑遍各相关管理部门, 既浪费了学生的时间又给管理部门工作人员增加了工作难度。对于上述烦琐的事务, 利用网络建立数据关联可以简洁、方便地解决。学生处的学生基本信息库通过网络与教务处、财务处建立关联, 实行资源共享。学生参加了重修成绩合格后, 重修数据库里就会自动删除信息。同样, 学生学籍异动等从信息库中直接更改, 与教务处信息库、财务处收费库建立网络关联。学生可以通过网络查询自己的欠费额, 使学生办理各种手续更加简洁, 也提高了各部门之间的工作效率。
2. 成绩管理模块的构成。
成绩管理模块把过去单机版的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库, 库里有学号、姓名、系所、培养层次、班级、专业等字段, 可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下, 可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名, 各种数据报表的统计、制作、打印等。
3. 成绩报送。
各科考试完毕, 相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”, 录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册, 同时将考试成绩从网上“提交”给教务处, 教务处审核后, 再将成绩“提交”到学校学生总成绩库, 有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。
4. 学籍信息资料查询。
各终端用户, 如不同系部、教研室及相关部门人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩;学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料, 查询各科学业成绩;学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来;各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。
学籍信息管理系统的应用, 可以避免数据录入过程的人为误差, 减少重复劳动, 提高工作效率。同时, 它与其他的教学管理系统实现资源共享, 实现教学管理规范化、信息化和科学化。
三、系统模式应用构想
1. 采用客户机/服务器 (Client/Server) 体系结构模式。
客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来, 系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比, 其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分, 如用户界面、商业逻缉和数据库, 并将这些部分交给多台机器 (包括工作站、一个或多个服务器) 分别执行, 共同实现整体应用。用户在工作站 (前台) 看到的通常是用户界面, 当前台需要调用某些数据时, 工作站向被称为后台的数据库服务器 (Server) 发出请求, 服务器即对此做出响应, 并把处理的结果返回给前台, 这样工作站就成了数据库服务器的客户 (Client) 。
C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式, 不是指工作站、服务器等硬件结构系统, 它必须依赖网络系统而存在, 并且充分利用了网络的资源优势, 但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在Windows NT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心, 硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
1.学籍档案信息的管理离不开数据库系统。数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上, 也就是说, 选择数据库系统不仅要支持C/S体系结构, 还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力, 又要有较强的安全控制能力, 同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统, 并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校学籍部门使用的数据库管理系统多用DBase、Fox BASE、Fox Pro等编写, 这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸, 作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的, 但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统, 它们无论在功能上, 安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统, 多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行, 具有客户机/服务器结构的数据库管理系统, 如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点, 而且还提供数据库互连工具 (ODBC驱动程序) 、数据库———Web连接软件, 使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
四、网络化学籍管理系统的应用
1. 学生基本信息档案的建立。
学生基本信息档案的建立, 从招生库里将部分学生资料导入基本信息库外, 再由学生填写学籍表, 管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用, 不但可以简化这项工作的步骤, 而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外, 可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统, 查看、校对并按要求补齐自己的基本信息, 确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库 (只能提交一次) , 即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法, 在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下, 对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。
2. 学生学籍资料的查询、统计、上报达到资源共享。
网络版学生综合信息系统的信息统计查询模块可以实现资源共享, 让不同系部、有关部门及学生查询、打印有关学生的学籍资料。学籍管理部门每学期初将在校生人数一览表制作好放在系统的查询模块, 学校各有关部门即可登录该系统查询在校学生人数;学生学籍异动情况在该系统中也能及时处理并反馈在校园网上供政治辅导员、相关部门查询、了解, 以便他们掌握学生的最新资料。政治辅导员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩、毕业平均成绩及排名等, 不用像过去那样要到教务处才能得到学生的有关资料;学生可以上网查看自己的考试成绩、补考成绩、补考门次等。
该系统还设置了学生学历管理、学位管理等功能, 这些功能与上报省教育厅、国家教委的资料很好地链接起来, 可以快捷地统计在校学生的年龄、性别、毕业和结业生名单、学位授予名单等资料, 同时与上报省教育厅、学位办、国家教委的相关数据库资料实现资源共享, 使学籍管理信息化、科学化和规范化。
网络信息化学生学籍管理是学生管理现代化的重要环节, 也是高校发展壮大的基石, 利用网络信息化可以使高校更科学地管理学生, 使教育走向全面电子化、信息化管理的目标。
摘要：高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作, 随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加, 原单机版的学籍管理系统已不能适应高校发展的要求。结合目前高校学籍档案管理的现状, 提出网络版学籍管理系统的构想, 对利用校园网进行学籍档案信息化网络管理进行了初步探讨。
一、学籍档案管理中存在的问题
档案意识淡薄，档案利用率低。学籍档案是学生入校以来最原始的资料和凭证，所以它的真实性和准确性是很重要的。如果在学籍档案管理工作中，有些档案管理人员档案意识淡薄、缺乏责任心，容易出现学籍材料的错报、漏报或瞒报现象，或者未按要求及时归档、未及时补充完整档案，甚至归错档……这些都会严重影响和阻碍学籍档案管理工作的进程，致使学籍档案的功能不能完全发挥。
档案管理制度不健全。学籍档案产生于学校内部机构，是学校各处室在教育教学和科研等活动过程中既相互独立，又相互联系和制约而逐步形成的，因此从收集、归档到利用，都必须有严格的管理制度和相应的执行、监管力度。否则，就容易出现学籍档案的原始数据随意丢失或损坏；在学籍材料填报过程中出现缺漏现象或者未按要求正确填写、随意改动、随意填写；由于各处室的工作衔接和协作力度不够，致使有些该归档的学籍材料不能及时归档等。这些都严重影响了学籍档案的准确性、真实性和连贯性。
档案管理硬件投入不足。许多学校对学籍档案管理工作的硬件投入不重视，没有专门的档案室和计算机设备。即便有档案室，库房硬件设备也跟不上形势，“八防”设备不配套等，造成档案材料发霉变质，甚至出现档案缺损、不完整等现象。随着学籍档案信息网络检索自动化的不断深入，如果学校只是将归档材料进行简单的收集和保存，并没有将其以电子化的形式保存和系统地编排、整合，会严重影响学籍档案的信息化进程。
二、提高学籍档案管理的效率
强化档案意识。学校主管领导及学籍档案管理人员都必须从思想上认识学籍档案管理工作的重要性。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划和管理制度，增强学校各职能部门收集、整理、保管和利用学籍档案的意识，从而在学校形成良好的档案意识氛围，这样各处室之间就能及时沟通工作，使学籍档案能准确、及时地归档，最大限度地保持学籍档案的完整性，顺利进行档案管理工作。
建立健全学籍档案管理制度。学校学籍档案管理必须制定科学、完善、配套的管理规章制度，消除各自为政、各行其是的弊端。同时，学校领导要树立整体观念，用统一的岗位职责、统一的标准行为去规范学校的各项管理工作，使学籍档案工作规章制度与其他制度一样真正得到贯彻落实。
实现档案管理信息化。随着计算机技术的发展和网络社会化的实现，学籍档案管理正从传统的纸质手工管理向现代化管理迈进。因此，学籍档案管理只有和信息管理系统、资源管理系统等结合起来，才能和现代信息社会的发展相适应。这就要求学校积极推进学籍档案管理的信息化进程，以实用、快捷和高效为目标，利用信息技术手段对各种档案信息进行集成管理，实现档案信息资源的存储数字化、管理自动化、利用网络化，构建数字化、网络化的档案信息资源服务体系，确保档案信息的快速传递和有效共享，从而提高学籍档案管理工作的时效性和档案资源开发利用的水平。
主动开发、利用学籍档案。开发和利用学籍档案的信息资源，并使之服务于社会和参与各种教育教学活动，是学籍档案管理工作的最终目的和职责。所以，我们不能只满足于整理、保存学籍档案，要积极开展研究，从大量的学籍档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校的教学和管理体制改革服务、为领导决策服务。比如，通过对不同学科考试成绩公布情况的统计，可以发现不同专业课程教学管理体制中存在的问题，并有针对性地采取措施；通过对受处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应该注意的问题等。对学校档案的研究开发利用，可以使档案工作中静态的分散信息变为动态的集中信息，使之与学校的改革与发展同步前进。
二、学校设立专门的学籍资料管理人员和学籍资料电脑管理员，负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑，进行数据处理。
三、学校设立一个独立的学籍资料档案室，该档案室是贮存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经教导处领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。
四、所有学籍管理文件、资料的入档、保管、借出由管理人员负责，每学期必须进行一次全面清查、整理，以确保文件资料的系统、完整。
五、各种学籍管理文件、资料和学生档案资料原则不外借阅；需要借阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理借阅手续并按时归还。
六、各类学籍管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如有丢失，应及时报告，并补回。
七、加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全工作。
一、学籍档案的特点
学籍档案是在学籍管理中形成的, 它记录了教育质量的优劣和考试的效果, 反映了学生的思想、学业、体质、纪律等方面的变化情况, 在其发展中形成了自己的特性。
1. 原始性和可靠性。
学籍档案中记载和反映了学生的基本情况、学业完成情况和奖惩情况等原始资料, 是在遵循学籍管理有关规定的过程中积累和形成的, 这些材料是按归档要求从学生入校就开始归档整理的, 是对一个学生在校学习过程中的综合评价, 因此, 有很重要的原始凭证作用。
2. 完整性和系统性。
学籍档案也在不断补充和完善, 学籍档案随着每一届学生的入校、学习、毕业周而复始, 形成完整的体系, 根据国家教育部颁发的《高等学校档案实体分类法》, 结合我校实际, 我们将学籍档案分为六大类: (1) 文件类, 即上级教育部门对学籍管理下达的指令性和指导性文件及本校本部门制定的规章制度; (2) 新生登记表; (3) 学生成绩册; (4) 学生学籍表; (5) 学生学籍变更 (升级、留级、升学、转学、退学、复学) ; (6) 学生档案。
二、学籍档案管理工作存在的问题
近些年来, 高校学籍档案管理中存在一些问题, 教师认为学籍管理是教学管理部门的事, 与自己没有关系, 且有些教学管理人员的责任心、事业心不强, 对有关学籍管理的规章制度不了解, 也没有给予应有的关注, 这样的状况影响了学校的教学工作和教学质量。有些学生在快要毕业才知道自己还有缺考或不及格课程;教师对学生的管理中也出现一些对学生的情况不知情或隐瞒实情的情况, 对严重违纪问题不处理, 也不上报, 甚至弄虚作假, 这些问题得不到长期解决, 致使学生管理等规章制度不能很好落实, 影响了正常的教学秩序。
产生问题的原因。 (1) 入学教育亟待加强。新生入学后通过军训、发放学生手册、召开班会等形式进入入学教育, 学生由高中进入大学以后的学习方法、规律和手段等方面, 没有及时给予有效的入学教育, 新生需入学相当长的一段时间才适应大学生活。 (2) 学籍管理方式滞后。高校学籍管理仍以各业务部门的多系统管理来运行, 没有统一的信息管理平台, 每个部门都各自为政, 各自运行自己的一套管理办法, 这样既重复劳动, 信息没有很好的共享, 管理没有良好的秩序, 已满足不了教育现代化发展的需要。 (3) 学籍管理领导关注程度不足。高校各职能部门对学生档案数据的需求量越来越高, 要求全面、详细, 工作方式能更加方便、准确, 并且利用率日益增多。而开学初的学籍注册工作管理力度不足, 使得学院和学生对学籍注册工作不重视。
三、怎样提高学籍管理现代化水平
1. 加强管理, 对立服务观念。
学籍管理工作的基础是建立健全规范的管理制度, 并不断对学籍管理制度加以完善。学籍管理应以各教学系为主, 实行过程管理。教务处应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的新变化, 学籍管理工作应在新的管理模式下, 围绕学校的工作重点进行, 树立“服务为主”的观念, 进一步增强服务功能, 为学校各类档案利用人员提供更好的服务。
2. 利用现代化的手段, 建立网络化管理平台。
现代化管理手段是实现高校、准确、公平、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着学校规模的扩大, 招生专业和学生人员的增加, 校际间的合作越来越频繁, 旧有的管理模式无法保证工作顺利进行, 应借助计算机进行学籍管理, 依靠校园网建立学籍管理信息系统, 将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中, 将学生在校几年间的各类信息汇总起来, 建立学生学籍管理档案库, 可随时调用和统计分析, 使各教学部门能互换信息, 也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过校园网直接查询学籍信息、考试成绩、课表等, 从而实现资源共享, 实现学籍管理文件的自动化检索, 提高学籍管理水平, 使学校学籍管理走向科学化、规范化。
3. 勇于创新、推行学分制。
学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必由之路, 它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进行自主选择, 是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应每个不同学生的差异化、多样性为原则, 根据学校实际情况, 积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则, 制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分, 就可以提前毕业。学分制的实行能在很大程度上调动学生的积极性, 减少学生压力, 改善考风考纪, 有利于学生根据自身特点建立自己的知识结构。
4. 加强考试管理, 提高人才培养质量。
课程考核是学籍管理中的重要组成部分, 它可以检验教师的教学质量, 还可以检验学生对所学知识的理解程度和灵活运用的能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据, 也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理, 制定考试工作管理规范及处理办法, 对考试各个环节严格把关, 还应建立校、院两级巡考制度, 为严肃考风、考纪提供强有力的保证。
5. 强化服务意识, 增强学籍管理人员的自身能力。
现代高等教育对学籍管理人员的能力要求越来越高, 应加强学籍管理人员自身能力建设, 包括职业道德和业务水平的提高, 还应定期对学籍管理干部进行培训, 学习新的教育政策、法规和文件, 了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点, 加强理论学习和信息化管理知识等方面的学习, 拓展自己的知识领域, 增强实际运用和操作能力, 逐步提高高校学籍管理队伍的整体能力。
学籍档案管理工作是一项繁杂的业务管理工作, 需要耐心、细致的投入, 从事这项工作应具备很高的知识层次, 系统的教育理论知识和专门学科知识责任心, 还应有一定的计划决策能力, 组织指挥能力, 协调沟通能力及良好的职业道德和敬业精神, 只有全面深刻把握学籍档案管理的特点, 并在实践中不断地总结经验, 才能提高管理水平, 使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
摘要：笔者分析了高校学籍管理中存在的问题及原因, 并提出建立健全规范的管理制度、建立网络化的学籍管理、推行学分制、强化服务意识、提高学籍档案管理人员素质等解决对策。
关键词：学籍管理,网络化,学分制
参考文献
[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报, 2010.
关键词：学籍档案管理；问题；建议
高校学籍档案管理一般是指依据教育部学籍管理文件对新生学籍注册、在校学习情况及毕业资格进行考核、记载、控制和处理的全过程，核心内容包括取得学籍和注册管理、课程考核和学业成绩管理、纪律与考勤、学籍异动管理和学历与学位证书管理等环节，并且要建立科学的档案。高等学校学籍档案管理的高效性是教学工作顺利运行的重要保障，是衡量人才培养质量标准的重要依据，高校学籍管理好壞直接关系着学校的教学秩序和学生的学风建设。
一、学籍档案管理工作存在的问题
（一）现行高校学籍管理理念滞后，不够重视学生主体地位
在现行高校学籍档案管理的长期实践中，学籍档案管理人员普遍奉行重管理轻服务的理念，在管理制度方面提倡控制和管理，极其不重视对学生学习需要的满足，极其不重视对学生的适当权益的维护。一味地把学生认为是接受教育和管理的对象，完全不以一个服务者的姿态为学生考虑问题，对学生的创新性思维和工程实践能力不重视，这样的结果导致维护权益在学籍档案管理过程中显得形式化、表面化。
（二）大多数高校学籍档案管理知识宣传不到位，高校学籍档案管理工作的重视程度跟它的功能不匹配
由于认识和宣传的原因，大多数高校领导和学籍管理人员一般没把学籍档案管理作为一个专门的学科来对待，普遍理念是学籍档案管理是简单的机械的重复性的事务工作，在这种理念下的后果就是高校普遍缺乏学籍管档案理研究的大环境，高校学籍档案管理的创新几乎无从谈起。另一方面，学生在学籍档案管理中充当被动者的位置，他们对学籍档案管理相关知识的掌握非常有限，对学生享有的申诉处理等权利缺乏了解。
（三）学籍档案管理人员整体素质不能适应教育改革快速发展的要求
高校学籍档案管理的一部分功能是指处理日常的事务性工作，另一部分功能是指对学生思想行为进行教育。但是，当前各高校把狠抓教学质量的工作重点放在增强学校硬件实力，以及提高教学科研队伍素质上，教学管理队伍的建设还远没有得到充分重视。绝大多数学籍档案管理人员没有参加过教育学、心理学、教育管理学等方面的培训或学习，他们埋头于日常事务，沿袭传统的固有管理模式，很少对学籍档案管理开展深层次的探索，现实情况是学籍档案管理人员的整体素质、知识层次和高等教育理念观念等还远不能适应高等教育快速发展的新要求。
二、高校学籍档案管理问题解决建议
（一）突出学籍档案管理的教育功能
高校的思想教育与管理工作应该是相辅相成的。学籍档案管理制度是严肃规范的，但是仅仅依靠管理制度，用行政手段去管理学生，去规范学生的行为，其能效往往是空乏无力的，有时还会导致学生产生逆反心理，诱发错误思想行为的发展。因此，在实施学籍档案管理中，必须强化学籍档案管理中的教育功能，学籍档案管理人员要通过不定期地与班主任、辅导员、以及学生本人交换情况，对出现的违反校纪校规的现象，要及时做好思想教育和引导工作，从思想根源上让学生理解学籍档案管理制度，按照制度规范自己的行为，以达到教育的目的。
（二）规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍档案管理工作的基础，并不断对学籍档案管理制度加以修订。学籍档案管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍档案管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍档案管理内容和数据，提高学籍档案管理的效率。
（三）强化服务意识，提高学籍档案管理人员的自身素质
现代高等教育对学籍档案管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍档案管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍档案管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍档案管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍档案管理队伍的整体素质水平。
总之，学籍档案管理工作是一项非常细致而又复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备一定的文化知识，善于总结好的方式方法，要有很强的责任心，还要有计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神等，对人的综合素养要求很高。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]丁晓丽.新形势下高校学籍管理存在的问题及对策[J].扬州大学学报，2008（06）.
[2]郑亦敏.关于加强高职院校学籍管理队伍建设的思考[J].长春金融高等专科学校学报，2011（4）.
[3]高林琴.高校学籍管理中存在的问题及对策[J].黄山学院学报，2011（2）.
【关键词】电子注册制度 学籍档案管理 要求
学籍管理是高校学生管理工作的重要组成部分，电子注册又是学籍管理工作的重中之重，电子注册工作的好坏直接关系到学生的切身利益，关系到高校和社会的稳定，同时对维护学历证书的公正性、严肃性，维护大学毕业生的合法权益起到重要的保障作用。电子注册是高校学籍管理的延续，是传统学籍管理工作在新形势下的发展，学籍管理是做好电子注册的基础，电子注册则是加强学籍管理的有效手段。
一、电子注册制度的内容
电子注册制度包括学籍电子注册制度和学历电子注册制度，学籍电子注册制度是为完善学历电子注册制度而制订的，与学历电子注册制度互相衔接。
1.学籍电子注册。学籍电子注册，即当年省级招办录取结束后，将各高校在本省(自治区、直辖市)录取的新生数据报教育部，教育部在网上公布各高校经省级招办录取的新生名单，各高校在新生入校后上网核对本校录取名单，网上有的学生给予注册，取得学籍。学籍电子注册，将学历证书电子注册阶段的资格审核提前到入学阶段，实现在校生网络化管理，使学籍注册与学历注册实现数据链接，实现高校、省级、教育部共同管理和维护统一的数据库，合理制定了各级部门的操作权限和职责，使信息的逐级报送管理，变成与计算机系统的即时、分级维护交互管理，最终实现了教育部把握资格、省级部门动态监管、高校远程维护的分级管理、动态管理。
2.学历电子注册。为适应高等教育改革，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，规范学历文凭颁发制度，打击社会不法分子伪造学历证书，教育部决定从2001年开始正式对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度。具体操作为：首先，各高校要对毕业生的毕业资格进行认定及数据的整理，将校验通过的毕业数据和链接成功的毕业生图像信息打包成压缩文件上报省教育厅；第二步是省教育厅进行数据的审核，省教育厅用毕业生当年的新生录取数据对各校上报来的毕业生数据进行校验，对于招生库中没有的或不一致的数据，则审核各高校准备的相关材料，如录简表、转学审批表、户籍证明等，省教育厅通过人工核对无误后，再提交给教育部。最后，教育部对各省上报的数据进行终端审核，经过这样一个反复的审核过程，最终通过的毕业信息才能实现网上公布。
二、实行电子注册制度是学籍管理的必然要求
1.实行电子注册制度是学籍学历管理工作的需要。随着高等教育的改革和发展，高校招生规模的逐年扩大，加强和改革完善高校的学籍和学历证书的管理，已是国家的头等大事，在实行电子注册制度以前，许多高校的学籍学历管理工作都是以手工模式进行，工作量大、材料繁多、管理难度非常大，耗费了大量的人力、物力和精力。因此，手工管理极大限制了高校学籍和学历证书管理工作的开展和发展，必须加以改革，实行电子注册制度。
2.实行电子注册制度是维护高等教育严肃性和权威性的需要。长期以来，学历证书一直被认为是一种荣誉、能力及身份的象征。随着市场经济的发展，学历证书更是决定毕业生在双向选择就业中能否被录用的关键。然而，以前的学历文凭发放管理却存在很多问题。而实行电子注册制度能从根本上杜绝假文凭，也弥补了以往由高等学校、省级部门二级管理的不足和制度不健全。
3.实现网上学籍信息数字化的需要。学籍管理资料信息化建设势在必行。实现资料信息资源共享是数字化学籍建设的基础。高校要充分发挥优势，以学籍管理信息化、网络化为导向。
三、电子注册制度对学籍档案管理工作提出的新要求
1.对各高校学籍管理相关部门的要求。首先，要求各高校必须引进能较好完成电子注册任务的，具有可扩展性和兼容性的信息管理系统。如我校成教部就引进了新力学籍管理系统和电子注册辅助系统。通过辅助系统的数据库结构校验和数据合法性校验，上报的数据更准确，工作效率得到了提高。其次，学历证书电子注册有严格的时间限制，规定的操作程序和上报的内容，要求不允许出任何差错，这就要求学籍管理部门确保工作质量，建立健全的学籍管理制度并严格实施，是学校维护正常教学秩序，保障教育质量的重要手段。
2.对学籍管理人员的要求。首先，学籍管理工作政策性、规范性强，要有高度的责任心。新生、毕业生电子注册信息向社会公示，具有较高的透明度，要求学籍管理人员在工作中不能有丝毫的差错和疏漏，必须细致、规范。其次，由于教育部的招生信息是通过网络传输，学生学籍信息又是通过计算机软件处理和管理的。因此要求学籍管理人员熟悉学籍信息管理系统的使用。再次，学籍管理带有很强的政策与法规性，要求从事学籍管理人员保持相对稳定，保证工作的连续性，熟悉自己的业务范围，掌握一定的专业知识和现代技能，要有较强的服务意识，法治意识。
此外，由于新生、毕业生电子注册每年都有比较固定的时间段，促使学籍管理人员的工作也要围绕电子注册进行。例如，每年4月中旬上报新生信息，每年11月中旬上报毕业生信息。注册制度本身的周期性，规范了学籍管理人员的工作内容、工作程序、工作节奏。
3.对学籍档案材料的要求。第一，在校生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。学籍卡是学籍档案的主体，按照教育部学籍学历信息管理平台中需填报的学生个人信息项类印制规范的学籍卡，发给新生填写。第二，建立分年级学生名册，统一打印分专业分班学生名单，按一定规律统一编制学号。第三，采用教育部学籍学历信息管理平台对有学籍新生及在校生、毕业生进行规范管理。第四，学籍异动管理规范化。有学籍在校生转学、转专业、休学、退学等要办理相关手续，如转学学生要求提交录取名册复印件、转学审批表、报名登记表及录取通知书供学籍管理员办理相关转学手续。学籍异动规范管理，能确保学籍档案真实可靠。第五，建立学生成绩管理数据库，根据任课教师的原始成绩单录入学生各学期各门课程成绩，修完教学计划规定的全部课程，成绩及格，才准予毕业。第六，按照教育部毕业证书电子注册文件要求对具备毕业资格的学生统一编定毕业证书电子注册号。电子注册号做到全国唯一、不得重号。
总之，电子注册制度就是利用现代技术对学籍学历进行管理的一种方式，从建立开始使用到现在，随着它制度上以及技术上的逐步完善，它在学籍学历管理工作中所体现的重要性也越来越明显，相信在不久的将来，电子注册制度将会给高校学籍学历管理工作者带来一个全新的管理模式。
参考文献：
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关键词：学籍,档案,数字化,采集,校验
高校学籍档案是学生从入学到毕业(肄业)期间在校学习状况的原始记录,主要包括录取花名册、学籍卡、入学及毕业登记表、成绩单等各种记录材料,是高校教学档案中最为重要及利用率最高的组成部分。对于学生来说,毕业后由于就业、进修、出国、升学等原因,需要学校根据学籍档案出具相应证明,这使得学籍档案具有了一定的法律凭证作用[1]13。
我们按照学籍档案的存储载体可以分成纸质型、电子型两类,相较于纸质档案,电子档案具有占用空间小、检索方便快捷、整合利用度高等特点。所以我国各个高校大约在2000 年前后开始陆续将学籍信息数字化。随着网络与数据库等技术的广泛应用,大多数高校不但将数字化的工作基本完成,还建立了以学籍信息为核心的“数字校园”,关联了财务、后勤、图书等各种校内信息。对接了CET、NCRE等外部考试报名系统。极大方便了师生、提高了工作效率。本文主要介绍了我校在学籍档案数字化过程中的整体思路以及针对具体问题的解决方案。
管理学籍档案的部门在不同高校有所不同,但以教务处、招就处及学生处为主,相关主管部门在完成在校学生从招生到毕业的档案管理后,会将部分档案留存学校档案馆,部分部门留存。太原理工大学具体分管学籍档案管理的部门是教务处和招就处,负责保存和查询的是档案馆。
一、数字化信息的采集
学籍档案的数字化工作是个庞大的系统工程,既需要在顶层设计上统筹兼顾、思虑周全,更需要在基础工作上分工明确、耐心仔细。在数字化开展的初期,由于技术、经验及环境等原因,基本采用手工录入的方式,工作量极大、失误率较高。我校在经过一段时间的摸索后,主要采用如下几种方式提高数字化采集工作的效率及正确率。
1.采用导入外部数据的方式获取信息。获取外部数据可以极大减轻工作量,但必须注意数据源的结构分析和准确性校验。就目前来看,招生数据是我们最重要的外部数据源,但招生数据主要存在如下两方面的问题:(1)行政限制:如果学籍管理部门与招生部门在行政上各有隶属,有可能导致获取完整招生信息的难度增大。(2)招生数据本身限制:首先,通过不同考试方式录取的学生数据差异非常大,目前高校主要招生的类型有普通高考、对口升学、专升本这三类,他们的字段设置只有30%左右是相同的。其次,不同省份的招生数据也有差别,当然,由于全国的招生系统的统一,差异较小,主要集中在与成绩相关的字段上。
2.通过计算机程序自动生成数据。对于存在规律的数据可以采用计算机程序自动生成,如学号、考生科类(文科、理科、艺术、体育等)、专业类别(文学、工学、理学等)等等。我们大多采用链接数据库的方式生成所需数据。如:replace学生表.民族with民族表.民族for学生表.民族代码== 民族表.民族代码[2]652。但在生成生源所在地信息时,我们发现部分生成的信息与实际不符,经过调研得知,中国行政区划代码会由于各种原因发生变化,这会导致“生源所在地”字段维护的工作量增大,比如,山西省晋中市榆次区以前的代码是142401,但目前改为了140702。
3.分摊信息采集工作。学籍信息中,需要采集的字段有学号、考生号、姓名、性别、身份证号、专业、班级、培养层次、生源所在地、民族、政治面貌、考生科类、毕业类别、学习形式、培养方式等30 余项。工作的总量和强度较大,如果将其集中到几个人身上,极易出现错误和遗漏,早期手写档案失误率高有很大一部分原因就在于此。所以,正确的管理方式应该是通过科学的分析,利用信息系统将部分采集工作分摊到每个学生。但需要注意的是,由于学生自身的原因,如异地高考、住址变迁、个人粗心、理解误差等原因,有可能会导致信息采集的失真。所以必须采取一定措施对采集的信息进行校验,如核对签字等。
4.深入理解和完善管理信息系统。各高校所采用的管理信息系统千差万别。从软件工程的角度来说,系统工程师与学籍档案管理人员之间应该在整个系统设计期间进行充分有效的沟通。但在实际应用中,由于经费、职权等原因,各高校往往使用软件公司提供的通用版本,再根据学校自身需求适当增减模块。这样会导致系统与实际需求不能无缝对接,特别是当工作内容、要求发生变化后,经常会出现需求无法满足等情况。所以,管理人员应及时同软件公司沟通,共同完善系统。如果修正系统的难度过大,效益不佳,可以考虑通过外部程序对数据进行中间处理等方式。但这些都需要建立在我们对于所使用的管理信息系统以及工作内涵有着深入的理解的基础上。
二、数字化信息的校验
学籍信息数字化的工作,实际是改变了信息的载体,是对信息的二次制作。我们无法确保信息在转换的过程中不会失真,所以,必须对采集的信息进行校验,以核实信息的真实性和准确性,我们采用了签字校验及技术校验两种方式完成信息的校验。
1.签字校验。签字的目的就是让学生对自己的信息进行核对并确认,是高校普遍采用的一种校验方式,但在具体的执行过程中,需要注意如下问题:(1)信息的表述是否不易误读。管理人员与学生对于学籍档案的认知模式是有区别的,管理人员不能完全以自己的思维方式去表述学籍档案的有关事项,必须通过交流、宣传等方式弥合两者之间的认知误差。我们以“生源地”为例,在2007 年之前,我们没有在下发的通知中解释其意义,这导致很多辅导员和学生对其产生误读,有的认为生源地是考生高中的所在地,有的认为是籍贯所在地,有的人为是住宅所在地……各种误读导致信息出现较多的错误,影响了后续的毕业派遣工作。但从2008 年新生入校开始,我们明确了生源地是“按考生参加高考考时本人的户口所在地录入”,通过通知、公告、网络、宣讲等不同方式,让学生充分理解。效果非常明显,2011 届毕业生(2008 年入学)的生源地修改率从2010 届的5.94%降到2.78%。(2)提高学生的重视程度。我国大多数大学生虽然年龄已满18 周岁,但在经济和生活上未完全独立,这有可能会导致其对自身的行为缺乏一个负责任的态度。不少学生在入学时对学籍档案的重视程度不够,对学籍档案所开展的各项工作不以为然,核对信息时敷衍了事。直到毕业出现问题后才追悔莫及。我们针对这一情况采用了多种方案,如增加核对次数等。我们对于2008 届毕业生曾做出3 次信息核对的尝试,但效果并不明显,每次都会出现3%以上修改率,可见学生对签字确认的严肃性认识不足。经过分析,我们认为,通过宣讲案例易引起学生的重视。所以,整理发布了一组典型的因学籍问题影响毕业的真实案例,并在实践中不断增减修正。经过几年努力,毕业生信息修改率显著下降。今后,我们将尝试把规章和案例编辑成漫画、视频等喜闻乐见的形式,进一步提高学生对于学籍档案工作的认识。
2.技术校验。技术的客观性能有效弥补人的主观性所造成的误差,我们主要使用身份证去校验各种信息。(1)对身份证本身的校验。根据GB 11643-1999[3],身份证最后一位是校验位,要验证身份证本身是否正确,可按照公式1 求得前17 位数字的运算结果。——公式1,其中S[i]表示身份证的第i位数字,运算结果为0~10 这11 个整数,分别对应的第18 位校验码是1、0、X、9、8、7、6、5、4、3、2。(2)校验生源地。身份证前6 位是地址码,第1、2 位表示省,3、4 位表示市,5、6 位表示县、区。当然,我们必须承认,身份证所体现出的地区与生源地并不能完全画等号,其只能起辅助检查的作用。(3)校验出生日期和性别。身份证第7 到14 位表示身份证所有人的出生年月日,第17 位表示性别,单数为男,双数为女。
三、纸质文档在数字化过程中的作用
虽然纸质文档在查询检索、复制迁移及存储密度上相对数字信息处于劣势,但其仍然是学籍档案中主要的形态,主要原因有:
1.存证性。虽然数字签名技术具有法律效力,但纸质文档在实际应用中拥有更高的经济效益和极低的技术门槛,更适合作为存根和证据留存。所以数字化学籍信息在存档方面目前仍处于辅助地位。
2.抗破坏性.数字信息的保存以磁性存储为主,如硬盘、磁带、U盘等。这导致数字信息的抗破坏性较差,病毒、强磁、误操作、物理破坏等都可能对信息造成难以挽回的损失。而云存储等方式又难以根除安全、保密上的问题,所以,有更强抗破坏性的纸质文档在档案中的地位难以撼动。
3.易读性。学籍档案的数字信息多以数据库的方式存储,对于普通用户来说可读性较差。所以在管理系统中设计人员多通过界面设计来改善人机交互情况,但其易读性在短期内仍无法取代纸质。
四、新技术在学籍档案管理中的应用展望
关系数据库的出现让我们从未像今天这样能够轻松地处理海量信息。只有不断地让学籍管理紧跟上技术的进步,才能使我们的工作富有成效、充满活力。
1.移动应用。网络的出现让学籍数字化完成了第一次飞跃,而如今移动互联网的快速发展又一次改变我们生成及获取信息的方式。CNNIC发布第34 次《中国互联网络发展状况统计报告》显示,截至2014 年6 月30 日,中国手机网民已达5.27 亿,以手机作为上网设备的使用率达83.4%,首次超越PC的80.9%[4],手机已成为最大的上网终端设备,开发与学籍档案相关的手机应用可以更好地服务师生。
2.二维码技术。二维码是通过某种特定的黑白相间的几何图形按一定规律分布在平面上形成的图形,用以存储提取信息。相对于一维条形码只能存储数字和字母,二维码还能保存汉字和图片等信息,完全能够应用到学籍档案的管理中[5]32,通过二维码技术可以大大改善目前档案查询的交互方式。
3.数据挖掘。作为大数据的核心技术,数据挖掘能够充分整理分析出信息背后的规律,为学校今后的各项措施提供参考。应该说,目前我们对于学籍信息的利用还有很多有待提高的地方。
一、学分制视域下的高校学籍档案在管理方面出现的问题
高校学籍档案来源于学生的学习期间的各种考核与奖惩制度阶段性总结。随着网络信息时代的多元化发展, 社会对人才需求呈现出特色鲜明, 主题明确的时代特征。作为高校学生就业的主要凭证, 高校学籍档案在就业信息采集方面的利用频率逐年升高。从而, 现阶段施行的高校学籍管理档案在管理方面也凸显出了一系列问题。
1. 高校学籍档案管理不集中, 各种档案的调取工作难以同时进行。
高校学籍档案来源于不同的学校分支, 缺乏统一的管理部门进行最终的整合与管理工作。每个部门的小型数据库累加起来不仅不会构成一个大型数据库, 而且会增加数据的冗余度, 导致管理者调取某学籍档案时, 花费更多的精力, 毫无疑问过多的重复劳动大大降低了学籍档案管理者的工作效率。这种部门的分块管理必然会导致人力、物力等各种资源的浪费, 更不用说学籍档案信息的整体修改与集中调取了[1]98。
2. 信息存储形式单一, 不利于档案的永久保存。
高校学籍档案一般为纸质材料存储, 档案记录采用铅笔填写, 加之字迹不清, 长期存放这样的学生学籍档案资料必然造成信息的流失。此外, 有些高校普遍采用了电子信息存储的方法来更好的记录学生信息, 但是由于学籍管理部门缺乏一定的管理专业知识, 从而导致学生学籍信息并未随着学生转学, 奖惩等多方面的改变进行及时有效的更新。此外, 由于学籍档案管理员的个人工作态度问题引起的学生信息录入出现的问题也是不容小觑的。随着高校扩招规模的不断扩大, 各大高校的录取名额也在逐年递增, 越来越多的学生学籍档案的建立无疑阻碍了高校的档案管理工作的正常进行。比如:调取某高校某男同学的学籍档案材料。但是通过查阅电子档案得到两个张三的材料, 由此可知该校由于录取人数太多导致存在两个相同名字的学生。为了准确获取某男的具体学籍档案, 必须调取两名学生的具体入学及毕业日期等, 从而大大增加了学籍管理工作的复杂度。
3. 高校学籍档案管理员缺乏过硬的专业技能。
很长时间以来, 学校的学籍档案管理工作被很多人忽略, 那种把学籍管理工作仅仅作为资料的存储, 装订与修改的错误观点在人们的心中根深蒂固, 难以动摇。的确, 高校学籍档案的管理没有教师讲课的忙碌, 没有辅导员老师设身处地关心学生生活的不辞劳苦, 但学籍档案管理人员仍需要具备一定的专业素质水平, 如利用高校学籍档案管理软件来进行数据的准确录入, 更新学籍信息资源, 优化档案信息的存储方法等。此外, 由于高校的扩招及高校对学籍档案管理的重视程度不够, 这些都使得各大高校对学籍档案管理方面的资金投入匮乏。资金额匮乏使得档案管理工作更加捉襟见肘[2]123。
二、关于加强高校学籍档案管理的几点重要措施
1. 高校提高学籍档案管理意识, 规范学籍档案管理方法。
长久以来, 高校缺乏对学籍档案的管理意识, 认为学校的学籍档案管理只是学校后勤工作的一部分, 因此, 高校的档案管理工作没有得到应有的重视。由于学籍档案管理工作的冗杂, 耗时及服务性质, 导致管理人员对工作的怠慢、消极态度的产生。这些都导致了学籍档案管理工作的人员流动性, 因此, 高校应加强学籍档案管理意识。学籍档案管理不仅是学校管理不可或缺的组成部分, 同时其产生的后期经济效益也是不可估量的。学籍档案管理是高校学生在校期间各种奖惩表现情况的综合, 这些在校表现侧面反映了学生的综合素质水平及个人能力高低, 因此, 各大招聘机构以此作为高校学生就业的评价标注, 形成了一种服务社会的机制。可见, 档案管理工作的整理、核对、及时更新与完整保存成为了管理工作的重点。高校应完善档案管理服务机制, 起用一批具有一定专业技能及高素质人才进行档案的集中管理工作, 改变以往档案由各部门分散管理, 各部门之间缺乏沟通协调能力, 以至于档案调取工作犹如大海捞针, 过分冗杂琐碎, 无条理, 大大降低了信息的准确性及管理人员的工作效率。在新的学籍管理服务机制下, 管理人员具有一定的专业技能及科学管理知识, 档案的集中管理形成完全的集中问责机制, 一个档案管理核心机构负责对于档案的集中管理工作, 另下设多个管理分支, 比如:学籍档案管理机构, 成绩档案管理机构等等, 分别对学籍及成绩档案进行安全有效的管理工作, 分工明确, 任务清晰。这些机构隶属于档案管理的一部分, 对于平时的工作分工进行管理, 当档案调取时, 由档案管理核心机构集中进行调取, 同时管理分支机构对调取的信息加以监督并核对, 以增强信息的有效性及可信度。一旦信息出现错误, 可查找信息来源再次进行信息的核对与校正, 从而形成完整的问责机制, 保证档案管理工作有条不紊, 高效有序的进行[3]98。
2. 加快高效学籍档案管理的信息化进程。
传统的学籍档案存储方式为纸质材料的保存, 由于长期的堆放及存储的不当, 纸质的发黄, 丢失都是不可避免的, 同时由于档案信息是完全人工所为, 字迹是否完整保存, 信息是否准确成为了档案管理工作的重中之重。为了防止客观因素导致的档案信息流失, 各大高校应该对电子学籍档案予以充分的重视, 加快电子学籍档案管理的专业化进程。随着科学技术及网络信息时代的高速发展, 互联网成了高效、准确的代名词。传统的学籍档案管理方法已远远不能满足网络信息多元化的需求。在这样的时代大潮流推动下, 学籍档案管理方法需要推陈出新, 电子学籍档案取代纸质的信息记录已成为一种不可扭转的趋势。电子学籍档案的建立不仅可以减少管理工作的复杂, 还提高档案管理工作的可行性与高效性。首先, 高效学籍档案管理部门应建立完善的档案收集工作。高效学籍档案管理工作具有周期长, 工作任务繁杂等特点。因此, 高校应以学生入学的录取信息为依托, 建立电子档案, 主要包括学生的个人相关信息, 根据学生在学校的表现情况不断更新补充并完善具体学生信息, 为毕业生就业提供可靠依据。高校可以根据自身的情况, 开发一种高效的数据管理软件以便于信息的及时记录与更新, 提高档案管理的高效性与及时性。此外, 由于网络多层次化, 信息化带来的诸多弊端也会在高校学籍档案的管理方面涌现出来。因此, 为了保证学生学籍档案安全性, 档案管理人员需要具备专业的文件分析及管理能力, 以防止学生学籍信息泄露等一系列不安全因素的产生。传统的纸质档案具有大量的数据, 在短时间内很难对信息进行定位, 而且只有管理者才会对学生信息具有使用及调取权利, 电子学籍档案突破了以往的界限, 利用互联网的高效调取及远程协助功能可以让管理者与用户同时对档案信息进行阅读[4]132。
3. 强化高校学籍档案的基础工作, 健全完善档案管理机制。
高校学籍档案管理工作是以学籍档案科学与规范化为前提的。建立完善的档案管理机制, 需要对学籍档案建立目录及索引资料, 管理人员在对学生信息档案进行调取时只需对目录及索引进行扫描。此外, 学籍档案信息的广泛收集与核对, 文件的传递工作也需要进行合理的规范化管理。只有高校学籍管理制度化, 规范化, 管理人员在工作室做到有理可依, 有据可循, 档案的管理工作才能顺利高效地进行。
4. 各大高校广泛开展学籍管理制度的宣传工作, 增加学籍档案的社会利用价值。
学籍档案的各项管理工作最终在于其社会利用价值, 因此, 关于学籍档案的宣传工作应被各大高校予以高度重视, 使用户及社会用人单位充分认识到学籍档案的重要性。其次, 学籍相关管理人员应对用人单位的专业需求进行相应的信息检索及收集, 开发有效的档案信息资源, 以提高高校学生的就业率, 同时有利于社会用人单位招聘优秀毕业生资源。
综上所述, 完善和确立高校学籍档案管理制度已成为信息社会的必然趋势。各大高校只有广泛宣传学籍档案的社会价值, 才能提高学籍档案的有效利用率, 更好地服务于高校学生及社会单位。
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关键词： 高校档案 存在问题 强化策略
高校的档案反映了学校各项工作的客观进程，也反映了学校整体的管理水平，是教学实践与教学研究的第一手材料。随着经济不断发展，学校业务的不断拓展，档案工作越来越显示出其重要性。因此，高校必须把档案管理工作作为规范化办学的一个重要层面来抓。
一、当前高校档案管理中存在的问题
对档案管理重要性认识不够。长期以来，我们对档案工作的认识都存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些学校领导往往容易忽视档案管理工作，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。
管理力量薄弱、管理手段落后。很多高校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。在设备配备上，一些学校采取因陋就简、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为“一间”，硬件设施停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。
归档文件收集不全，档案种类单一。有些学校由于认识上的偏差，不能及时将应该归档的文件收集归档，如有些学校的档案，只有请示，没有批复，或者只有批复，而没有请示，不能反映某一事件的前因后果。还有一些学校只重视文书档案，而忽视了科技档案、声像档案和实物档案。
进馆档案整理不规范。很多高校档案没有严格按照规范要求对进馆档案进行整理，达不到进馆档案的质量标准，存在档案保管期限划分不准确，卷内目录填写简单，装订不整齐，检索工具不完善等问题。
二、强化高校档案工作的策略
督促指导，进一步加强档案管理队伍建设。首先，各学校要选配好档案管理人员，要从青年干部中挑选综合素质高，热爱档案事业的干部充实到档案管理队伍，尽可能设立专职管理员，建立稳定的档案管理队伍；要经常关心和支持档案管理员的工作，为他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，让他们工作上有想头，政治上有奔头，安心本职工作。其次，档案主管部门要加强工作指导，通过举办档案业务培训班或抽调学校档案管理员进行跟班学习或以会代训等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理。
努力提高档案工作人员信息技术知识。处于信息化社会的今天，高校档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。档案工作人员必须熟知芯片、光盘、计算机和各种应用软件，信息技术知识将成为每一个档案工作人员知识构成的必备要素。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高在职人员的业务素质和知识水平，使在岗人员尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。
加强横向联合，实现信息资源共享。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享。建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆藏的档案目录。实现资源共享使档案、资料、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。
加强过程监管，规范档案管理。做好档案的收集、整理、归档和转递工作是提高档案管理水平的重要前提。严把收集关，要明确收集范围，及时全面地收集各类材料充实档案，确保档案的完整性；严把鉴别关，要对收集来的归档材料进行认真的鉴别、审核，做到及时、准确、安全、全面；严把整理关，收集来的归档材料，在整理的过程中，要严格按照《档案整理工作细则》进行整理立卷，做到分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐，纲目分明，能有条理的反映出档案的各类情况；严把转递关，转递和移交过程中坚持原则，严格程序，做到转出档案或材料时，有联系函件、批示等手续，接受档案或材料时，符合有关规定和要求，严格执行登记、注销、寄出等手续。
加强信息化建设，推进管理升级达标。信息化建设是学校新时期档案工作的客观需求，是档案工作服务创新和管理创新的重要标志。要不断加大资金投入，推进档案管理工作的“三化三转变”：一是努力实现档案信息数字化，以推进档案的数字化进程为基础，以电子文档的归档和管理为重点，积极推进以纸质档案管理为主向数字化管理逐渐转变；二是努力实现档案检索自动化，坚持多角度、多层面地开发档案信息，对信息进行加工整理，分类储存，实现手动检索向自动化检索转变；三是努力实现档案信息利用网络化，坚持把“网络化办公、无纸档案”与“纸质档案”相结合，建立准确、完备的信息数据库，通过办公自动化网络系统，方便、快捷地为教职工服务，推进档案服务利用由面对面服务向以网络服务为主转变。
要加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件。学校档案利用的基础在于保管，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命。学校要严格按档案管理“十防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱、差的问题，做到档案室统一、整齐、规范。学校要把档案基础设施建设纳入校园建设总体规划，配齐配全档案装具等必要设施。
參考文献
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[4]薛匡勇著：《现代档案观》载于《档案学通讯》[J]2006第2期
关键词：电子注册制度,学籍档案管理,要求
学籍管理是高校学生管理工作的重要组成部分, 电子注册又是学籍管理工作的重中之重, 电子注册工作的好坏直接关系到学生的切身利益, 关系到高校和社会的稳定, 同时对维护学历证书的公正性、严肃性, 维护大学毕业生的合法权益起到重要的保障作用。电子注册是高校学籍管理的延续, 是传统学籍管理工作在新形势下的发展, 学籍管理是做好电子注册的基础, 电子注册则是加强学籍管理的有效手段。
一、电子注册制度的内容
电子注册制度包括学籍电子注册制度和学历电子注册制度, 学籍电子注册制度是为完善学历电子注册制度而制订的, 与学历电子注册制度互相衔接。
1.学籍电子注册。
学籍电子注册, 即当年省级招办录取结束后, 将各高校在本省 (自治区、直辖市) 录取的新生数据报教育部, 教育部在网上公布各高校经省级招办录取的新生名单, 各高校在新生入校后上网核对本校录取名单, 网上有的学生给予注册, 取得学籍。学籍电子注册, 将学历证书电子注册阶段的资格审核提前到入学阶段, 实现在校生网络化管理, 使学籍注册与学历注册实现数据链接, 实现高校、省级、教育部共同管理和维护统一的数据库, 合理制定了各级部门的操作权限和职责, 使信息的逐级报送管理, 变成与计算机系统的即时、分级维护交互管理, 最终实现了教育部把握资格、省级部门动态监管、高校远程维护的分级管理、动态管理。
2.学历电子注册。
为适应高等教育改革, 维护国家学历制度和学历证书的严肃性, 规范学历文凭颁发制度, 打击社会不法分子伪造学历证书, 教育部决定从2001年开始正式对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度。具体操作为:首先, 各高校要对毕业生的毕业资格进行认定及数据的整理, 将校验通过的毕业数据和链接成功的毕业生图像信息打包成压缩文件上报省教育厅;第二步是省教育厅进行数据的审核, 省教育厅用毕业生当年的新生录取数据对各校上报来的毕业生数据进行校验, 对于招生库中没有的或不一致的数据, 则审核各高校准备的相关材料, 如录简表、转学审批表、户籍证明等, 省教育厅通过人工核对无误后, 再提交给教育部。最后, 教育部对各省上报的数据进行终端审核, 经过这样一个反复的审核过程, 最终通过的毕业信息才能实现网上公布。
二、实行电子注册制度是学籍管理的必然要求
1.实行电子注册制度是学籍学历管理工作的需要。
随着高等教育的改革和发展, 高校招生规模的逐年扩大, 加强和改革完善高校的学籍和学历证书的管理, 已是国家的头等大事, 在实行电子注册制度以前, 许多高校的学籍学历管理工作都是以手工模式进行, 工作量大、材料繁多、管理难度非常大, 耗费了大量的人力、物力和精力。因此, 手工管理极大限制了高校学籍和学历证书管理工作的开展和发展, 必须加以改革, 实行电子注册制度。
2.实行电子注册制度是维护高等教育严肃性和权威性的需要。
长期以来, 学历证书一直被认为是一种荣誉、能力及身份的象征。随着市场经济的发展, 学历证书更是决定毕业生在双向选择就业中能否被录用的关键。然而, 以前的学历文凭发放管理却存在很多问题。而实行电子注册制度能从根本上杜绝假文凭, 也弥补了以往由高等学校、省级部门二级管理的不足和制度不健全。
3.实现网上学籍信息数字化的需要。
学籍管理资料信息化建设势在必行。实现资料信息资源共享是数字化学籍建设的基础。高校要充分发挥优势, 以学籍管理信息化、网络化为导向。
三、电子注册制度对学籍档案管理工作提出的新要求
1.对各高校学籍管理相关部门的要求。
首先, 要求各高校必须引进能较好完成电子注册任务的, 具有可扩展性和兼容性的信息管理系统。如我校成教部就引进了新力学籍管理系统和电子注册辅助系统。通过辅助系统的数据库结构校验和数据合法性校验, 上报的数据更准确, 工作效率得到了提高。其次, 学历证书电子注册有严格的时间限制, 规定的操作程序和上报的内容, 要求不允许出任何差错, 这就要求学籍管理部门确保工作质量, 建立健全的学籍管理制度并严格实施, 是学校维护正常教学秩序, 保障教育质量的重要手段。
2.对学籍管理人员的要求。
首先, 学籍管理工作政策性、规范性强, 要有高度的责任心。新生、毕业生电子注册信息向社会公示, 具有较高的透明度, 要求学籍管理人员在工作中不能有丝毫的差错和疏漏, 必须细致、规范。其次, 由于教育部的招生信息是通过网络传输, 学生学籍信息又是通过计算机软件处理和管理的。因此要求学籍管理人员熟悉学籍信息管理系统的使用。再次, 学籍管理带有很强的政策与法规性, 要求从事学籍管理人员保持相对稳定, 保证工作的连续性, 熟悉自己的业务范围, 掌握一定的专业知识和现代技能, 要有较强的服务意识, 法治意识。
此外, 由于新生、毕业生电子注册每年都有比较固定的时间段, 促使学籍管理人员的工作也要围绕电子注册进行。例如, 每年4月中旬上报新生信息, 每年11月中旬上报毕业生信息。注册制度本身的周期性, 规范了学籍管理人员的工作内容、工作程序、工作节奏。
3.对学籍档案材料的要求。
第一, 在校生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。学籍卡是学籍档案的主体, 按照教育部学籍学历信息管理平台中需填报的学生个人信息项类印制规范的学籍卡, 发给新生填写。第二, 建立分年级学生名册, 统一打印分专业分班学生名单, 按一定规律统一编制学号。第三, 采用教育部学籍学历信息管理平台对有学籍新生及在校生、毕业生进行规范管理。第四, 学籍异动管理规范化。有学籍在校生转学、转专业、休学、退学等要办理相关手续, 如转学学生要求提交录取名册复印件、转学审批表、报名登记表及录取通知书供学籍管理员办理相关转学手续。学籍异动规范管理, 能确保学籍档案真实可靠。第五, 建立学生成绩管理数据库, 根据任课教师的原始成绩单录入学生各学期各门课程成绩, 修完教学计划规定的全部课程, 成绩及格, 才准予毕业。第六, 按照教育部毕业证书电子注册文件要求对具备毕业资格的学生统一编定毕业证书电子注册号。电子注册号做到全国唯一、不得重号。
总之, 电子注册制度就是利用现代技术对学籍学历进行管理的一种方式, 从建立开始使用到现在, 随着它制度上以及技术上的逐步完善, 它在学籍学历管理工作中所体现的重要性也越来越明显, 相信在不久的将来, 电子注册制度将会给高校学籍学历管理工作者带来一个全新的管理模式。
参考文献
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