如何才能使财务信息化符合企业实际情况、最大限度地发挥效用?确定财务信息系统应用的边界, 搞好财务信息化规划是关键。但目前不少企业存在财务信息化规划不当的情况。有的企业未能与业务流程优化结合起来, 财务信息化项目组织不得力;有些企业仅仅对财务和购销存等部分业务模块进行局部信息化管理, 而未对企业在信息化进行整体规划, 没有科学地设计、规范业务与优化管理流程, 经验不足, 最终形成了“信息孤岛”;有些企业在信息化项目之前, 没进行充分动员、得不到员工的理解和支持, 使企业信息化被迫中断;有些企业领导重视只是在形式上的, 关键时刻不能给予支持。因此, 缺乏规划的财务信息化项目往往对企业发展产生制约。
同任何项目一样, 财务信息化项目的实施也具有临时性特征。当项目结束后, 财务信息化的下一步工作转入了运行阶段。而在运行阶段, 同样存在问题和误区。忽视知识转移, 对项目持续改进和后续投入缺乏思想准备。重实施, 轻维护会给企业财务信息化运行带来负面影响。目前, 有一些企业会计人员在业务方面素质较差, 只能机械使用软件, 一旦出错, 可能使长时间的工作成果付诸东流, 使系统数据丢失, 严重的将导致系统崩溃。
从信息化的管理和控制层面看, 如何保证整个财务信息系统的有效运作和管理是确保财务信息化绩效实现的关键所在。虽然企业领导重视, 但是由于在制度管理和过程控制方面由于一些确实存在的困难, 比如子公司众多, 不能对系统进行有效的维护与管理, “重建设, 轻管理”会成为财务信息化建设中的缺陷。
而财务信息化的管理缺乏, 具体可以归结为以下一些方面。如系统安全备份没有落到实处。比如美国2000年以前十年间发生过灾难的公司中, 55%当时倒闭, 剩下的45%中, 有29%也因为数据丢失而在两年内倒闭。此外, 规章制度不完善, 内部控制制度不健全。
(1) 财务信息化规划是企业信息化的指导纲领, 是对企业利用信息系统提升公司竞争力的体系化、全局性的战略思考。信息战略是对企业信息需求与供给相关的明确或隐含的目标、愿景、指南和计划的总称, 其内容为企业领导层所认可, 并以支撑企业的长远目标和适应未来环境变化为目的。企业信息战略管理应包括信息技术管理、信息资源管理和信息组织管理三部分。
(2) 阶段性与扩展性结合, 分阶段选择实施财务信息系统的不同子系统, 要认真分析企业的战略与信息技术支撑之间的影响度, 合理预测环境变化可能给企业战略带来偏移。
(3) 财务信息化规划要适合企业的发展规模, 在规划时一定要从企业的实际出发, 结合企业现有的流程处理和业务需求, 指定出适合企业发展的信息化规范, 而不是一味追求先进技术和最新版本。
(4) 企业引入和实施财务信息化项目应该掌握财务信息化的核心需求, 明确财务信息化所处的发展阶段。
(5) 企业应立足于国际标准, 培养或聘用高级技术人才, 提高会计信息化从业人员素质。各单位应积极组织会计人员学习和提高会计信息化知识, 维护软件正常运行, 掌握计算机先进技术, 培养复合型人才, 为单位尽快建立高效的会计信息系统创造人才。另外要培养复合型人才, 加强并制定事实求是的会计信息化人员培训计划, 注重实效。对会计人员, 系统维护人员, 系统管理人员, 应不同要求、内容进行培训。
对于信息化实践来说, 没有绝对的实施方法, 因为信息化项目实施是科学与管理的结合与运用:
(1) 指定一套成熟完善的项目实施方法论, 并在此基础上对整体项目进度、顾问人员的实施服务质量进行有效监控和实时控, 根据项目进度和客户反馈进行及时调整, 为项目实施成功提供有效的保障体系。
(2) IT应用与流程优化相结合。流程设计要分阶段进行, 先建立相对简单、目前有条件实施的流程, 待初步巩固流程执行的成果后, 再根据流程执行情况及时调整。在流程设计中要关注流程执行者, 而不是关注流程管理者和流程编写人员。
(1) 在信息化环境下, 企业财务数据的收集、处理和传递等日常财务核算工作实现自动化处理, 财务人员的工作重点转向财务分析和管理控制等方面。在这个过程中, 财务人员要及时地适应新系统的要求, 改善原有财务业务流程。企业要开展各项培训提高员工适应新系统的能力, 加快财务信息化发展。而企业财务信息化培训范围应包括:企业信息化理念的灌输, 财务信息化知识的培训和财务软件功能模块的培训。
(2) 当财务系统经过试运行, 进入日常工作阶段, 财务人员仍要进行维护, 其包括:改进性维护, 适应性维护, 完善性维护, 预防性维护。维护时要根据业务需求, 指定岗位责任制;财务部门制定维护流程;专业化信息部门应当予以支持。
通过实施会计信息化管理, 企业管理水平得到提升和加强, 有效解决了曾经出现的一些问题, 充分证明了企业实施会计信息化的必要性。
摘要：本文分析了企业会计信息化实施过程中的不足, 并对存在问题的改进方法进行了探讨, 提出了具体的对策和建议。
关键词：企业,会计,信息化,规划
[1] 赵秀云、财务信息化禁忌40例[Z]、北京:电子工业出版社, 2006
[2] 胡仁昱、会计信息系统[M]、北京:清华大学出版社, 2008
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