高职院校考务管理的问题及优化对策

1现阶段考务管理工作存在的问题

1) 信息化程度低。考务管理过程一般都是通过正方教务管理系统下的考务管理模块来进行。首先要通过校内的管理系统来采集信息, 再将数据上传到各单独的考试系统中。由于学校条件限制, 信息化程度低, 校内的管理系统自成一体, 采集到的考试信息无法与其他系统共享, 大量的数据还需要依靠人工来处理。以重修考试为例, 整个考务管理过程大致为:报名通知下发、学生报名交费、上报报名数据、打印下发准考证、安排考场和监考、考务培训、组织考试、考后信息上报等。单是在报名环节就需要多个部门配合完成以下流程:辅导员向学生下发报名通知→学生在教务管理系统报名考试→学生在财务系统交费→辅导员审核交费情况→教学秘书统计考生报名交费情况→教务处根据交费人数采集数据、编排考场、监考。

2) 试卷命题存在缺陷。教师在试卷的命题中都考虑到题目的难易程度, 但是由于有些教师为了提高课程的通过率, 在考试前几天, 会将考试的重点范围划小, 越来越接近考题, 有的教师甚至是将考题的内容原封不动的透露给学生, 从而导致了学生在平常的学习生活中不认真学习, 在考试的前夕, 将教师划出的重点进行背诵记忆获得高分, 或者是考试前, 进行突击复习。有的学生甚至在考试的前夕不复习, 直接将考试的答案带进考场, 从而严重影响到了考风、学风的建设。部分教师在阅卷的时候, 不能严格的按照标准的评分制度进行阅卷, 当学生距及格几分之差的时候, 教师会主动送分。

学校出题通常是让教师出两套难易适中的AB卷, 教务处在考试前选取其中一套题。而一旦教师的人事关系发生调换, 出题的侧重点会随着人员的调换出现变化, 甚至出现出题教师离任导致新任老师阅卷的现象, 这不利于考试课程的建设。

3) 监考教师对规定执行不力。监考工作人员责任意识不强, 尤其是校内考试此类情况更明显。如有些监考教师私下互换监考场次、忘记监考场次导致缺席、迟到;考前不核查学生证件, 发卷后再核查, 学生离开考场拿证件;未收缴学生手机等资料, 影响考试正常秩序。考试期间监考老师做与监考无关事情, 如查看手机、报刊, 批阅作业, 监考老师场内交流, 甚至出现中途离场超过规定时间, 监考教师漠视学生作弊现象, 没有维持好考场纪律等。

4) 考务档案管理有待完善。在日常教务档案管理工作中, 相对于教学档案和学校人员档案管理, 考务档案管理属于薄弱环节, 有待完善。因学校没有配置考务档案管理专职人员, 而是由其他教务管理人员如教务处人员和教学秘书兼职, 在学校考试活动期间, 往往会出现人手不够或管理人员因其他考务工作量大而无所适从的局面。学校没有配置考务档案室, 现阶段是各院系自行解决保管场所, 因没有专门的档案室和档案柜, 考务档案只能在办公室的柜子里腾挪, 往往是每一年的资料都堆积如山, 且没有更多空间存放新的资料, 同时也加大了查找难度。因未配置专职档案管理人员, 未指定专门存放地点, 考务档案工作缺乏保密性和有效性。

2提升考务管理的有效途径

考务管理工作不仅需要学校的规章制度、硬件设施来保驾护航, 同时也需要各教学单位的积极配合。针对管理过程中存在的主要问题, 必须采取相应的措施, 强化管理。由于考务建设是一项系统的、复杂的、长期性的工作, 建立一套与学校的教学管理发展相适应的考务管理体系, 需要不断的探索。考务管理工作的优化与改革, 不仅是学校提升管理水平的需要, 也是提高办学质量的需要, 对高等教育管理体系的发展具有重要意义。

1) 利用信息化手段。学校考务管理工作涉及的工作面广泛, 考务管理工作处理的数据信息量巨大。考务管理信息化是提高管理水平的需要, 可以简化繁琐的考务流程, 优化传统的考试管理模式。建议结合高职院校的实际情况, 建设灵活高效的考务管理系统, 将考试报名从传统的线下转移至线上, 校内的考务管理系统和各类考试系统、学校收费系统的信息有效对接, 学生直接在网上报名、采集信息、交报名费, 不仅可以减少人工参与环节, 而且能够大大减少报名信息、汇总信息中出现错误。

利用考务管理系统建立科学的考试编排, 可以极大地提高考务工作效率, 使大量人工完成的考场安排及大量的核对工作在教务管理信息系统中轻松完成, 不仅节省人力, 节约时间, 还能提高工作效率, 减少因人工排考造成的考试地点、监考人员安排的错误和冲突。

同时, 考务管理人员可通过该系统发布各种考试通知、规章制度、考试文件等, 使考试信息网络化公布, 利用网络的灵活性、及时性, 方便师生查询相关考试信息, 避免人工传递信息的繁琐性, 减少人为原因造成的错误, 使考试管理工作更及时、更高效。

建议在考务管理系统内设置一个报错机制, 即教师或学生用户登陆系统后, 如果发现错误信息, 可以通过在线报错将出错信息呈报给管理人员, 系统管理员可以查看报错并根据报错进行修改, 可以对每一条报错信息进行回复, 以及删除每条报错信息。

2) 进行考核方式的改革。针对当前考试命题中存在的问题, 应对考核方式进行改革, 基本思路是将课程考核贯穿于整个课程学习过程中, 使考核真正成为手段而不是目的, 从各个角度对课程进行合理评价, 实现从结果考核向过程考核和结果考核相结合的转变, 加大过程考核在最终成绩评定中的比重, 增加除试卷考试之外的其他考核方式, 改变学生对考试的传统观念, 让学生认识到考试只是督促学生学习、检验学习情况的手段。

鼓励教师调整课程考核成绩权重, 强化课程学习过程评价。经教务处审批后, 课程考核总评成绩可根据实际需要自主设定比例来计算课程总评成绩。鼓励考核形式的多样化, 考核形式不拘泥于闭卷考试, 可包括课堂作业、课堂讨论、课程小论文、读书笔记、调查报告、单元测验、期中考试、期末考试等多种形式。鼓励教师在学期初提出申请, 把课程考核按内容分成多个模块, 分多时段考核学生对各模块知识、能力、素质的教学目标的达成度, 有利于学生平时抓紧学习, 形成优良学风。鼓励考试提醒的立体化, 丰富考试题型, 调整客观题和主观题的比例, 增强命题的开放性、拓展性、创新性, 全面考查学生的综合素质。建议教研室健全试题库, 建立完整的试题标准, 确定合理的课程规范, 确定每套试题的难度, 消除各种主观因素的影响。

3) 优化监考安排。建议制定《监考教师考场记录表》, 由巡考人员给监考教师评分, 作为监考教师是否尽到监考义务的依据, 并建立监考教师监考数据库, 每位监考教师都有一个监考得分, 将监考工作纳入绩效考核, 以量化的方式督促各位监考教师以高度的责任心和严肃的态度对待每一场考试。

每个考场一般都配备至少两名监考教师, 监考教师职责到位程度直接影响着考试的公平有序进行。在加强考前对监考人员培训的同时, 对监考教师优化组合不失为一个好方法。一方面监考教师间可以互补, 保证考场纪律, 另一方面可以为责任心不强的监考教师树立典范。

可采用如下方法优化监考教师安排:假设考试场次和监考教师集合已确定, 为达到把监考经验不足的监考教师和经验丰富的教师组合在一个考场, 现需要把监考教师按最优化组合安排到每个考场。Min ( () , 其中M为本场考试教师集合, m (i) 为第i位教师在教考数据库中的得分。满足上述公式的i和j为一个考场监考教师的最优组合, 得到的此系列监考教师组合即为本场考试监考教师最佳安排。

在加强监考老师的选拔和培训的同时, 考虑到监考责任大、任务重, 学校应根据实际情况修改考试经费开支标准和管理条例, 提高监考老师的待遇, 特别是安排在周末时间的监考, 以增强监考老师的主动性和责任心, 端正监考教师心态, 安心监考, 促进良好考风的形成。

4) 加强考务档案管理。健全的考务管理制度能很好地规范日常考务档案管理。因此, 学校要在思想上重视日常考务档案管理工作的进行, 合理配置专人专职处理日常考务档案管理工作, 加强硬件设施, 建立专门的档案室, 利于保管查阅考务资料。考务档案所涵盖信息涉及学生人数多, 信息量大, 考务档案的信息要及时进行整理、归档和定期保存。在进行教务工作考核后, 对考务档案管理工作认真、高效的工作人员给予合理的奖励, 并将管理人员职务融入到高校人才建设当中来, 提高工作人员的积极性。

摘要：考务管理工作在高校教学环节中起着至关重要的作用, 本文对当前高校考务管理工作中存在的不合理现象进行研究, 分析适合高校考务管理的执行办法, 探讨有效提升高校考务管理的对策方案, 提升高校考务管理的合理性, 提高高校考务管理的工作效率。

关键词：考务管理,考务工作,优化设计

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