关于企业档案管理的建议和思考

1. 统一规范, 建立档案管理现代技术标准, 加快相关法规的完善, 保护知识产权、提高信息的可获取性

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门, 而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则, 对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作, 都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准, 除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外, 还有电子文件管理专用的标准和规范, 如《磁性载体档案管理与保护规范》 (DA/T15-1995) 、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》 (GB/T17679-1999) 、《CAD电子文件管理》 (GB/17825.1~10-1999) 、《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T31-2005) 、《公务电子邮件归档与管理规则》 (DA/T32-2005) 等。并不断完善、修改《档案法》等相关法律, 进一步为档案管理信息化提供法律依据。

2. 提高企业档案管理人员的素质

(1) 具有较高的政治素质。提高档案专业人员的政治素质, 首先要认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、学习邓小平建设有中国特色社会主义理论与档案工作实际结合起来, 着力解决好世界观、人生观问题, 为档案事业的发展奠定坚实的思想论基础。

(2) 具有较高的职业道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德, 要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨, 提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史, 坚持据实立档, 据实用档;必须忠于职守, 具有严格的保密观念, 以确保档案在政治上的安全。

(3) 应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础, 掌握档案工作的方法和规律, 精通档案业务, 在熟悉档案工作的基础上, 丰富计算机知识, 实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。

(4) 应具有创新意识。创新是工作向前发展的直接推动力, 知识经济的来临, 我们要学习与创新同步, 需要创造性学习, 善于发现新事物, 研究新问题、新办法, 努力把档案管理工作提高到一个新水平。

3. 服务创新

信息化时代, 文件与档案工作的服务方式、内容, 与传统档案利用服务相比, 发生了巨大的变化, 提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用, 形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多, 对信息服务的要求就越多越广, 因此, 档案工作人员首先要树立信息服务的理念。在信息服务方式上, 一方面要充分考虑用户信息利用的需求, 提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统, 在功能模块设计时, 对文件与当档案管理的业务工作考虑得多, 功能全面。但用户在利用信息时, 往往只是希望查找文件本身, 他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此, 有必要为用户建立专门的信息利用平台, 将信息过滤掉一些档案管理属性, 使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的星系利用平台, 突出了用户的权益, 保护了用户信息利用的效果, 使用户在共享信息的同时, 体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨, 缩短了用户与档案工作的距离;另一方面, 将对信息需求充分调查的基础上, 建立专题, 收集、筛选、深层加工相关信息, 以先进技术为依托, 将专题信息制作成光盘, 形成信息产品, 为企业领导和业务深层加工相关信息服务;第三是为有远程信息利用需求的用户, 提供跨越空间、时间的信息服务。

4. 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。在日常生活中, 档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 但由于在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象, 由此产生一些弊端:大批档案得不到充分利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成档案浪费;领导不能及时全面了解情况, 有效地利用档案;档案管理人员管理价值也难以再利用档案的效果中体现出来。上述情况表明, 档案部门改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密, 但保密的目的的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制地利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以, 对档案工作来说, 保密与利益两者都十分重要, 决不可偏废。

5. 加强企业档案管理标准化建设

(1) 明确归档制度。企业的档案属于企业所有, 企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务, 不得截留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次, 要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档, 保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料, 要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况, 档案员要跟踪督办, 相关部门和人员要积极配合。

(2) 严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、归档与档案清理、保存期限、档案清理、调卷程序、调卷管理等。

(3) 完善企业档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。