企业档案利用制度

企业档案利用制度（精选7篇）

企业档案利用制度篇1

一、充分认识企业档案编研工作的重要作用

(一) 档案编研是保存、传播企业历史的重要途径

企业的历史档案是国家和企业的宝贵财富, 加强档案的保护, 最大限度地延长档案的寿命, 实现并提升档案价值是档案部门的重要职责。档案编研能使许多重要的资料得以复制或转换成电子版, 有利于保护原始档案并方便流传。通过档案编研, 把原始档案零散的材料变成专题性的编研成果, 有利于档案的保存、传播和开发利用。开滦档案馆通过整理档案材料, 先后编辑出版了《开滦文史专辑》、《开滦百年纪事》、《开滦文萃》、《开滦130年重要历史事件》、《开滦130年人物纪事》等图书。这些编研成果, 不仅对研究开滦及中国近代工业史具有很高的参考价值, 而且为宣传开滦、促进开滦对外交流、商务往来起到了推动作用, 提高了开滦在国内外的影响力和品牌知名度。

(二) 档案编研为企业的改革发展提供资政参考

一般档案的利用, 采取利用者到档案馆查阅的方式进行, 耗时费力, 很是被动。档案编研把原始档案转换成编研成果, 把死档案变成活档案, 不仅使利用者查阅很方便, 更主要的, 企业历史上的经营管理的经验和教训, 可以为现代企业管理提供资政参考。开滦的档案编研成果, 涉及企业的经营、生产、改革、安全、企业文化等多方面, 较好地发挥了存史资政的作用, 为企业的转型发展作出了显著贡献。归纳起来, 档案的编研成果主要有以下几个方面作用。

1.为企业改革提供借鉴。开滦的承包经营、切块经营等多方面的改革, 几乎都能从开滦的历史中找到影子。比如《旧开滦的经销史简略》, 较为系统地介绍了旧开滦在经营、销售、市场、信息、管理等多方面的经验, 为开滦的改革提供了历史借鉴, 对人们转变观念、开拓思路起到了积极作用。

2.为企业走向市场提供历史经验。比如旧开滦曾经有秦皇岛港在内的多处运销煤炭的码头和办事机构, 也有过运煤通商船队。为了借鉴这些成功的历史经验, 开滦档案编研人员把这些史料重新整理, 提供给有关领导和部门。开滦的管理者借鉴历史经验, 重建自己的运煤专用码头, 使开滦人实现了再开海运的夙愿。

3. 为加强两个文明建设和爱国主义教育提供有力武器。事实证明, 编研工作及其成果对企业的物质文明建设发挥作用的同时对精神文明建设起到积极作用。比如李大钊等早期共产党人在开滦的革命活动、旧开滦工人大罢工、开滦历史上的杰出人物、抗震救灾及治水复矿的英雄事迹、党和国家领导视察开滦等, 都是进行爱国主义宣传教育的好材料。

二、打造一支高素质的档案编研队伍

档案编研不是简单的事情, 涉及政治、经济、文化等方方面面。要搞好档案编研工作, 出精品, 实现兴企、资政、育人的目标, 必须打造一支高素质的编研队伍。

(一) 加强政治理论修养

政治理论修养包括马克思列宁主义、毛泽东思想、中国特色社会主义理论、三个代表、科学发展观、十八大以来的各项方针政策, 等等, 这是做好各项工作的指南, 更是进行档案编研开发、撰写历史文章的指南, 没有这个指南, 就会犯立场、观点的错误。就开滦来说, 1878年建局, 在旧中国就经历了清朝、民国、日本军管理时期, 每个时期的档案都是当时生产、经营、管理等各个方面的真实写照。管理者是从自身利益出发进行管理的, 利益驱动第一, 他们为了赚取更高的利润残酷的剥削压迫工人, 镇压工人罢工, 污蔑工人。如果对档案不加分析, 照搬照用, 就会出现立场观点方面的错误, 就会出现歌颂资本家、贬低工人阶级的现象。我们在实际工作中就遇到过立场观点有问题的稿件, 比如李鸿章赏识德璀琳, 文中就对德璀琳大加赞赏;还有的歌颂英国技术人员, 贬低中国技术人员。出现此类偏差的原因, 就是政治理论修养不够, 没有运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点对档案史料进行客观的历史性分析。

怎样提高政治理论修养呢? 首先要意识到加强政治理论修养的重要性, 同时要深入学习马克思主义哲学理论和毛泽东的哲学著作, 学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义分析问题、解决问题;深入学习改革开放以来党和国家领导人的重要理论, 通过电视广播报纸等途径, 及时了解党的方针政策及各项规定, 提高政治敏感度, 把握好时代脉搏。还要及时了解在生产经营各方面的动态信息, 使文章能够更好地为企业的转型发展服务。

(二) 加强古代语言文化方面的修养

开滦档案馆在进行历史档案编研的时候, 比如《开滦档案史料 (1878—1912) 项目》, 遇到了书法方面、古文字方面、断句方面、历史文化知识等方面障碍, 因此, 平时要加强这些方面的修养。

1.书法知识。在档案编研工作中, 正确识别原件的字体是重要的一环, 而不少档案原件的手写字体为狂草体、行草体, 没有一定的书法功底就不能识别, 所以, 历史档案编研工作需要具备一定的书法知识。

2.古文字知识。档案原件都是繁体字, 还有大量通假字、异体字, 这些都是历史档案编研的拦路虎。多读带有字词注释和翻译的经典古文, 多查阅字典, 是提高古文字阅读能力的较好途径。

3.断句能力。古文没有句读, 要正确地断句, 才能读懂文章。错误断句是因为古代汉语知识欠缺, 没有古文的语感。古代汉语知识和语感是通过多读古文, 积累古文的词汇和语法知识取得的。

4.历史文书知识。古代档案原件主要为官私文书, 尤其是明清时期的档案, 比如开滦清朝时期的档案大多是此类。其中大部分是公文文种, 名目繁多, 如诏书、谕旨、奏折等, 如果不了解这些文种的特点、源流和格式, 不掌握纷繁复杂的公文专门术语, 不理清各级衙门之间盘根错节的公文层层照转关系, 不了解古代文书抬头制度、避讳制度等方面知识, 就不能正确地理解文章内容, 更谈不上编研了。

论企业档案信息资源的开发利用篇2

关键词企业档案信息资源开发利用

一、企业档案信息资源的重要性

1、凝聚企业文化

企业的档案信息资源，记载着企业从创始之初的弱不禁风到成长为参天大树，记载着企业所面临的一个个困境，也记载着企业领导者一次次正确抉择帮助企业渡过难关的历程，记载着企业的坚韧不拔、企业员工的同心协力、企业的不断创新等等，而这些正是企业文化的核心内容。由此可见，对于一个企业而言，企业的档案信息资源就是这个企业的“史记”，就是这个企业的企业文化的根源所在。

2、积累经验教训

对于一个企业而言，最重要的不是现有资源，而是在企业成长过程中所积累的宝贵经验教训，以史为镜可以知兴替，企业也需要从发展历程中不断总结经验教训，从而之后的工作中规避类似问题的发生，让企业少走弯路，改进生产、管理、经营和销售方式。企业的档案信息资源，就是将企业所面临的一个个问题加以解决所留下来的宝贵经验材料，企业如果能够经常性的翻阅档案信息资源，用现有档案信息资源来指导未来的工作，就能够减少很多不必要的风险。

二、企业档案信息资源开发利用的现存问题

1、档案管理信息化水平低

从当前国内企业当信息资源的管理现状来看，大多数企业依然延续着原始的手工封规整、封存和保管工作，不能与时俱进配备计算机等硬件设施，也不能配置档案信息管理系统等软件设施，很难实现企业档案信息资源管理工作的信息化。而企业档案信息资源的开发利用，是需要先进的档案管理模式和管理技术为基础的，档案管理信息化水平低，档案管理工作质量低，无疑增大了企业档案信息资源开发利用的工作量和工作难度。

2、重档案信息资源收集而轻利用

档案信息的管理不仅仅包括档案信息资源的封存，同时还包括档案信息资源的开发利用，这才是企业档案信息资源管理工作的全部。而反观当前国内大多数企业，大多只注重档案信息资源的收集、处理、归档和保存，但对档案信息资源的开发利用则重视不够，让宝贵的档案信息资源成为了装饰品，失去了其应有的价值。

3、档案信息资源开发利用人员队伍缺失问题严重

档案信息资源管理工作是企业的一项重要工作，它对工作人员有着严格的要求，需要档案信息资源管理人员具备较高的政治素质、文化素养和保密意识，为了企业档案信息资源的安全性，一般而言企业档案信息资源管理人员不作调整。但从国内企业档案信息资源管理现状来看，由于岗位工资水平低，岗位工作枯燥乏味，档案信息资源管理工作人员经常性人才流失、人才调动，这给企业档案信息资源的开发利用工作制造了很大阻力。

三、提高企业档案信息资源开发利用的途径

1、加紧企业档案信息资源开发利用的信息化建设

要想做好企业档案信息资源开发利用工作，就必须从规范好企业档案信息归档、保存等初期管理工作，必须实现档案信息资源管理开发利用的信息化。一方面，企业应为档案信息管理工作人员配备专门的计算机等硬件设施；另一方面，企业应与软件公司、网络公司合作，针对企业特点制作档案信息资源管理软件，设置企业内网，在信息化管理的同时也实现企业内部的信息共享。

2、重视档案信息资源管理的成果运用

企业档案信息资源的重要性主要体现在它对企业生存和发展的贡献上，如果企业一味的收藏信息资源而不能够加以充分利用，那就好比是埋在地下的宝藏，虽然贵重但很难实现其价值。所以对于企业档案信息资源管理工作而言，不仅仅要注重平时企业档案信息的收集、归档，同时还要注重档案信息归档后的开发与利用，养成开展工作先查阅档案信息资源的良好工作习惯，少走不必要的弯路。

3、加快企业档案信息资源开发利用人员队伍建设

一方面，加强专业人才的引进工作。企业应提高档案信息资源开发利用工作人员的薪资待遇，引进专业开发利用人才，提高工作质量。另一方面，加强人才的培训工作。对档案信息资源开发利用人员进行定期培训，着力提高其职业道德，提高其保密素质、专业技能素质和政治素质等，保证企业档案信息资源的安全性。

收费所档案借阅利用制度篇3

1、查阅利用档案必须严格履行手续，利用档案者，需持本单位的介绍信和身份证明并经档案员或办公室主任或分管领导同意，填写借阅登记表，方可借阅。

2、查阅档案应在阅览室进行，不得带出室外，需带出室外的，必须经档案员或办公室主任或分管领导批准。

3、借阅的档案不得转借他人。并按规定或具体要求及时归还。

4、需要复制档案时，要征得档案管理人员同意。

5、利用档案人员，要自觉维护档案的完整和安全，不得私自撕拆、涂改、损坏、摘抄、拍照档案，发生损坏、丢失的现象，应及时报告，造成后果严重浙，按有关规定处理。

6、节约档案不得超过规定期限，确因工作需要不能按时归还的，可办理延期借阅手续。

7、准利用档案过程中发现违反规定者，档案管理人员有权追究其责任，严重的报请主管领导处理。

企业档案管理制度篇4

企业档案管理制度1

第一章总则

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

第二章管理职责与人员

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

(一)编制档案工作发展规划和工作计划;

(二)制定文件材料归档和档案管理制度;

(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;

(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;

(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;

(六)负责境外档案移交工作。

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的`档案。

第三章文件材料的形成与归档

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

企业档案管理制度2

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的`档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

企业档案管理制度3

一、档案管理机构及其职责

1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的.档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出

企业档案管理制度4

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的`档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

企业档案信息资源的开发利用篇5

一、企业档案是企业重要的信息资源

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个企业的发展过程,对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容,在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考;在实施技术改造时,科技档案作为一种技术资源,它的开发利用,可以节省人力物力财力,给企业带来巨大的经济效益;在处理产权纠纷时,它可以提供历史凭证;在判明是非曲直时,它维护企业的经济效益和合法权益;在进行企业资产评估时,它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库,是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化,这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

二、开发利用档案信息资源是企业壮大竞争实力振兴发展的需要

早在1984年,邓小平同志就提出:“开发信息资源,服务四化建设。”信息时代的到来,知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源,企业要壮大竞争实力,振兴发展,就要大力开发利用档案信息资源,从企业档案信息中获取有价值的东西。例如:我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,取得了显著的成绩。

1、开发利用档案,给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案,我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案,利用科技档案卷次共800余卷,从1997年至2001年,先后对8台机组进行了现代化技术改造,改造后的机组各项经济技术指标,达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造,不仅延长了机组的寿命,使老机组焕发了青春,而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平,增强了企业实力,对于企业参与市场竞争,迎接新世纪挑战,无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中,以汽机通流部分改造为重点,对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造,热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调,使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高,并取得明显的综合经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用,取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1-6号老机组,并利用1-4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前,关停1-6号机组的申请已通过上级主管部门审批,机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1-6号机组拆除与出售过程中,档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1-6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案,并以档案为重要依据,编制机组拆除方案,使机组拆除工作顺利进行。在1-6号机组设备拆除后的出售工作中,作为购买方的山东金佰生物技术有限公司,把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案,表示满意。正是由于1-6号机组设备档案保存的完整齐全,并可以与1-6号机组整体发电设备出售同时移交,能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据,使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1-6号机组设备。由此可见,完整齐全并管理良好的档案,在徐电公司1-6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则,1-6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥,使机组设备变废为宝,为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量,保护大气环境,完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划,我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案,为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后,每年可减少二氧化硫排放12145吨,脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率,烟尘排放浓度可进一步降低,改善当地大气环境质量,因此项目具有显著的环保效益。又如2000年10月,山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到,要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度(431-1、8、9、17)、1996年度(431-6、7)燃料明细帐及1995年度(433-199、200)、1996年度(433-3、4、5、6、37、99、149)会计凭证档案,我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款,使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。

3、提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等(0300-8030-1、8、9),为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》,厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料(89-073-45、92-601-01、02等)编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次,复印资料近5000张,为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

4、围绕企业生产经营工作做好资料汇编

我们坚持调查研究,确立实用、可行的编研课题,做好经常性的资料汇编工作,满足企业生产经营各项管理需要。几年来,我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》等22种165万字的编研材料,其中,通用性编研资料17种,深层次编研资料5种,同时还编制了检索工具28种161册,对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》等,都成为了管理人员日常办公离不开的工具,深受工程技术人员的欢迎。

三、怎样开发利用档案信息资源

利用是档案工作的最终目的,也是对档案工作质量的有效检验。档案信息资源的开发利用是档案部门的中心任务,那么怎样才能有效地开发利用档案信息资源,更好地为企业生产经营和各项工作服务呢?

1、树立服务意识,增强效益观念

企业的需要,是企业档案存在的前提,企业是一个以赢利为目的的社会组织,企业的一切工作都必须以生产经营为中心,档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置,坚持服务宗旨,在服务中求生存,在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求,尽可能多参与生产经营活动,使企业员工认识档案的价值,感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。

市场经济的实质是效益经济,在现代企业制度下,企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是,由于最初“重藏轻用,以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着,我认为档案部门可以借鉴一些服务行业的做法,开展优质服务、规范服务、承诺服务,改良服务态度,提高查全率、查准率,使利用者高兴而来,满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的,即要“一切为了用户”。以档案用户为中心,积极开展各种深层次的档案信息服务。近年来,我公司累计利用档案材料6000多卷次,而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性,解决了多起经济纠纷,创造了良好的经济和社会效益。

2、加强宣传,扩大影响

档案管理是一项默默无闻的工作,档案工作者是幕后英雄。要让人们认识自己、认识档案工作的重要性,取得他们对档案工作的支持,首先要加强对档案工作的宣传,让广大员工了解档案工作的性质、地位和作用。档案用户的档案意识强弱与否对档案利用很有影响。客观地说,目前企业需要利用档案的人并不少,但实际利用档案的人数并不是那么多。这其中的原因之一,就是不少人缺乏档案意识,不懂得或者不知道利用档案。反之,经常利用档案的用户,其档案需求一般比较专深复杂,并且极力希望、要求业务水平较高的档案人员进行更深入的档案咨询服务。

档案部门必须借鉴现代企业的经营思想和市场营销观念,大力开发档案信息资源。具体可以通过广播、电视、报纸、互联网等大众传播媒介和举办档案展览、举办培训班、开展专题讲座等形式,大力加强对档案和档案工作的宣传,着力普及档案知识和提高企业员工的档案意识,逐渐改变人们对档案和档案工作的神秘感和陌生感,培养人们自觉利用档案的意识。同时教会人们怎样利用档案,交给人们打开档案信息宝库的钥匙。

3、加强档案人才培养,建立学习型的企业档案机构

知识经济时代最大的特点是以人为本,人是一切生产要素中最活跃、最积极的因素,没有高素质的人才,就不会有出色的工作,所以,优质的档案工作者将成为当代档案事业最重要的资源和首要财富。我国档案事业与发达国家的差距,不仅表现在信息技术的硬件设施上,更表现在档案人员的能力和素质上。档案是知识、信息的载体,档案事业是传承社会记忆、再现历史面貌的重要文化事业,而具有创新精神的档案工作人员又恰恰是档案事业发展的内在动力。要把档案人员的积极性与创造力充分调动和发挥出来,建设一支优秀的高素质的档案工作队伍。档案工作者是档案利用中不可缺少的、最有活力的、最关键的要素之一。档案工作者能否正常地发挥其整体功能,这不仅取决于档案工作人员之间关系的协调状况,同时还取决于档案工作人员的素质。要努力建立学习型的档案组织机构。“学习型组织”是指有目的地构造相应的组织结构和战略,来实施和增强组织学习。组织学习是一个动态的概念,它强调了组织持续变化的特征。环境的不确定性越大,组织的学习需求也越大。组织学习的目的是为了提高组织的适应性和效率。通过组织学习,能够保持组织的革新能力,提高竞争力。

4、采用现代化手段管理档案

受网络信息技术的影响,企业利用档案信息的要求提高,企业渴求快捷有效利用档案信息资源与传统档案服务受时空、地域和服务方式等因素制约的矛盾突出起来,企业档案信息服务受传统档案服务框架的束缚,影响了用户利用档案信息的主动性与积极性,用户与档案部门以及用户与档案信息之间的距离拉大。一个档案室只作为阅读和储存档案的场所、维持开展传统档案服务一成不变,则不利于企业在最大范围内发挥档案信息资源利用的社会效益和经济效益,不利于实现企业档案信息资源的共享。

在新的形势下,我们必须加快档案管理现代化和档案信息化的进程,以现代化手段取代传统手工管理档案的模式。运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作,实现日常办公的自动化;为方便利用、传输和联网,将纸质档案转换为电子文件;以机读目录、光盘、多媒体等逐渐取代手工操作的目录和卡片;通过建立档案信息数据库,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这些工作是档案管理现代化和信息化的基础。

档案信息管理自动化,是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术,将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息,建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制,融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲,档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志,计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出,目前已由探索变成了现实。清华紫光工程图档管理系统(电力版)是一套通过不断的开发、实施、总结和提高而建立起来的一套完整的适合于电力行业要求的工程图档管理系统。在我省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局、南京热电厂、戚墅堰发电有限公司等单位完成了工程图档系统的实施,并获得了用户的好评。并且,它与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。我公司新近购置了清华紫光工程图档管理系统,包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备。

5、积极开展编研工作

随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入,在档案利用工作中出现了一些新的特点,其中之一即是档案部门对档案用户的服务质量有了更高的要求,他们不仅要求档案部门提供档案原件,而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料;他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息,而且要求档案部门要提供二次档案信息,甚至是深加工的三次档案信息。一方面档案人员要熟悉或参与企业生产经营的全过程,了解企业对档案信息的需求,及时、准确地把档案信息输送到企业生产经营各个环节和部门,及时解决和处理各种疑难问题。另一方面,编研工作一定要紧密结合企业需要,从大量的档案材料中提炼出结论性、规律性的数据和论据,将其浓缩、概括,编篡出结构严谨、文字精练、系统完整的档案信息集合体。

开发档案信息资源是一项系统工程,是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当今、利于后世的伟业。因此,要在实践中始终坚持求真务实的态度,勤奋学习,勇于探索,使档案工作更好地为企业发展服务。做好企业档案信息开发利用工作,是对企业档案部门和人员的基本要求。企业档案部门极其人员要积极创造条件,大力开发企业档案信息资源,为企业发展服务。

摘要：在社会主义市场经济中,大力开发档案信息资源,为企业发展服务,是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容,也是企业档案工作的中心任务和基本目的。但如何使档案信息资源得以充分开发利用,本文对此问题谈点自己的认识。

企业档案利用制度篇6

【关键词】科技档案；服务方向；利用与保密；问题

How to improve the use of science and technology work hydropower enterprises Archives

Chen Zhi-yan

（Xinjiang Production and Construction Corps， Ken Watt Manas River Dam Project Construction Administration Xinjiang 832000）

【Abstract】This article describes the application of science and technology archives hydropower enterprises， specifically service orientation at work， improve working methods， proper use and confidential relationship， strengthen scientific and technological personnel file their quality construction， to meet the needs of enterprise development， the current file in the use of technology in our hospital Discussion carried think there is a problem in the process.

【Key words】Technology archives；Service orientation；Utilization and confidentiality；Issue

科技档案是一种潜在的资源，其自身的价值只有经过开发利用，才能转化为物质财富，创造出可观的社会和经济效益，这在当前社会主义市场经济发展中已得到了充分体现。水电工程设计档案，是水电站建设从选址到电站建成最后发电整个过程的真实记录。科技档案工作环节包括积累、管理和利用。就三者关系而言，积累是基础，管理是手段，利用才是最终目的。所以水电工程科技档案的中心工作就是提供利用，将“死”档案变成“活”档案，为水电企业自身发展发挥最大效益。如何才能正确搞好水电企业科技档案的利用工作，适应本企业主业发展的需要，更好地为水电工程建设服务呢？下面根据我从事多年科技档案工作的经验谈一些认识。

1. 明确服务方向，改进工作方法

1.1 随着西部大开发战略的实施，新疆地处祖国的西部边疆，加速新疆的开发建设，不断提高各族人民的生活水平是新疆社会稳定的关键。玛河流域做为新疆经济较为发达、兵团经济份额较大的一个特殊地区，一直是建设边疆稳定新疆的一支重要力量。肯斯瓦特水库是目前兵团唯一的一座拟建大型水利工程，它的兴建必将使该区经济进入一个新的发展时期，对新疆的稳定和发展带来新的机遇。

1.2 肯斯瓦特水利枢纽工程是玛纳斯河流域规划推荐的一期工程，具有防洪、灌溉、发电等综合利用功能。枢纽工程由拦河坝、右岸溢洪道、泄洪洞、发电引水系统组成。水库正常蓄水位990m，最大坝高129.4m，总库容1.88亿m3，控制灌溉面积316.30万亩，电站装机容量100MW，设计年发电量2.723亿Kw.h，属大（2）型II等工程。兵团已把水电开发作为支柱产业，水电建设的又一个春天已经到来，这必将促进水电企业的发展壮大。我单位近年施工任务十分繁重，合同额及开工项目成倍增加，与此同时科技档案的利用量也与日俱增，充分说明了科技档案与企业发展的关系越来越紧密。在水电企业里，信息档案部门不能直接创造产值，它的主要工作职责就是坚持为企业生产、经营、科研、教学和各项基础建设服务，促进企业科技成果向现实生产力转化。作为信息档案部的科技档案工作人员必须转变服务观念，改进工作方法，才能更好地服务于企业。

（1）科技档案工作人员必须打破传统单纯的“看摊守库”、“坐等上门”的旧观念和旧习惯，在服务方法上，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务；在服务方式上，在不损害国家利益、企业利益的同时，科技档案要由封闭、半封闭变为开放式，最大程度实现科技档案的自身价值，更好地为企业的发展建设服务；在服务手段上，逐步由手工管理向计算机管理过渡，提高工作效率和服务质量。

（2）熟悉档案馆资料、了解需要。作为科技档案管理人员必须熟悉掌握、了解档案室的全部科技档案的数量和种类，以及它们的价值、质量和完整程度、准确程度、利用程度等，而决不是仅仅局限于对科技档案库房位置的排列和分布。

（3）科技档案工作人员要经常到科室，到第一线去，了解设计、生产、科研、基建和各项管理工作的实际需要；了解本单位生产管理、设计产品流程以及质量要求；掌握不同用户对科技档案的不同需求及其规律，以制定具体的服务方向和服务措施，做到主动服务和超前服务。

2. 正确处理利用与保密的关系

社会主义市场经济的发展和完善，带来了竞争机制和挑战意识。企业的科技档案是企业的无形资产，它首先为本企业生产、经营和基础建设服务。企业的科技档案工作人员必须保护好科技档案这笔巨大的无形资产，正确处理好利用和保密的关系，使利用工作和保密原则两不误。

（1）大力宣传、执行《档案法》和《保密守则》。在科技档案利用工作中做到：既坚持保密原则，又不影响借阅利用。当企业在参与市场招投标工程项目时，借阅有关科技档案必须具备相应的手续（按借阅制度或相关领导的指示），才能查询借阅；在手续完备的情况下，使用机密性强的科技档案，利用人一般在档案阅览室内利用，不外借，防止泄密。endprint

（2）档案工作人员必须了解每年度单位生产任务、工作计划和科研活动，同时根据工作进程提供相应的科技档案材料，以满足企业正常生产的需要，正确处理好利用与保密关系。

（3）严格按密级范围、内容的密级程度划定保密等级。避免因为保密过严，对内进行不适当的限制，影响科技档案的利用，从而阻碍科技成果向现实生产力的转化；密级划定过宽，则会影响企业利益，给企业带来损失。

3. 加强科技档案人员自身素质建设，适应企业发展的需要

（1）作为水电企业的科技档案管理人员要加强自身素质建设，不仅要具备较强的科技档案管理专业知识，还应该学习了解一些水电工程的基础知识，以便及时准确地为工程设计人员提供科技档案利用，实现科技档案管理工作的目的。同时档案工作人员还必须加强计算机的学习，这样才能适应现代企业发展的需要，更好地为企业经营生产服务。

（2）以本人工作实践为例，曾经有一位工程设计人员来借阅两个水电工程关于边坡滑坡的档案，当时在计算机上应用逻辑关联词并按工程名和“滑坡”关键词进行检索，结果只有一个工程满足，另一个工程始终无法找到。究其原因是在水电工程中边坡滑坡的另一种提法是“蠕滑变形体”。由此可见，了解水电基础知识对科技档案利用工作的重要性。

4. 对目前我院科技档案在利用过程中存在问题的思考

4.1 标准化、规范化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理软件创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。就我院档案工作目前情况看，在标准化建设方面做到了有章可循，档案管理工作的各个环节都按《档案法》和本院贯标文件执行。具体方法是：从工程确立或立项开始到工程最后结束投入运行，科技档案部门对工程产生的科技文件材料实行跟踪管理，并主动与项目负责人联系，将《科技档案分类编号办法》实施细则分发到他们手中，由他们协调各专业并与档案部门协商确定档案编号，这样使档案的编号更科学，流程更清晰。但在一些细小问题上仍存在不规范情况。以1∶1000测绘地形图为例，在我们的检索工具里有四种著录方法：（1）1∶1000（我们常用的著录方法）；（2）1∶1千；（3）1/1000；（4）1/千。由于著录不规范，严重地制约了计算机的检索，影响了检索效率。解决办法是，在我们输机建库时必须统一著录规则并加备注说明。

4.2 关于科技档案现代化管理问题，由于种种原因造成我院科技档案计算机管理还处于相对落后的水平，软硬件设备亟待更新，与现代化水电企业的发展很不协调，与同行业相比也存在较大差距。在档案管理工作中计算机尚处于单机运行、条目式管理，是一种以计算机模拟传统档案管理方法的模式，没有彻底突破老框框，更没有较大的创新和突破。对此应当有清醒的认识，“知不足而奋进”，必须迎头赶上。目前，我院主管领导十分重视此项工作，信息档案部正抓紧时间制定计划和方案着手改变这一状况，并且根据我院具体情况选用了北京“理政”的设计院管理信息系统软件，同时还将更新一批设备等，相信在年内就能见到实际成效，使我院的科技档案管理工作迈上一个新台阶。

4.3 关于科技档案的编研工作问题。科技档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用科技档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就我院目前情况看，缺少实用、有价值的科技档案编研成果。过去我们档案部门也搞过一些如《地形图汇编》、《档案法规选编》等初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上科技档案管理发展的需要。笔者认为要提高档案服务水平，提高档案利用价值，就要本着“存真、提炼、适用”的原则继续开展档案编研工作，当然首先要解决人员和经费问题，否则就成了“巧媳妇难做无米之炊”。