企业安全档案管理制度（精选8篇）
《建议目录》
为进一步加强安全生产管理基础工作，促进企业安全生产管理台帐的标准化、规范化，企业应建立13本安全生产安全管理台帐、6本档案和一本安全活动记录。
1、安全生产会议台帐。
包括：安全生产相关文件的传达、学习和惯彻情况。具体记载会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、会议具体事项及处理结果等。
2、安全生产组织网络台帐。
包括：企业安全生产领导小组、本单位专（兼）职安全生产管理人员和从上到下的管理网络及具体人员。
3、安全生产宣传教育和培训台帐。
包括：安全生产教育记录、安全生产宣传记录、安全生产培训记录。具体记录企业负责人、安全管理人员、企业安全生产全员培训、新进厂员工、特种作业人员安全教育及培训考核情况（安全教育培训时间、地点、培训人、被培训人、教育培训内容、考试时间、考试成绩等，考核试卷要存档。经过安全教育的人员要有本人签名）
4、安全生产检查台帐。
包括：日常安全生产检查记录、专项整治检查记录。具体记录企业安全生产检查情况（每月一次大检查，每周一次常规检查，除此之外还要按照专业特点、根据季节变化、节假日安排以及特殊作业要求，开展专项检查，检查时间、检查内容、检查人、检查出的问题、整改措施、完成时间等）。
5、安全生产隐患排查治理台帐。
包括：安全生产隐患排查记录及整改记录情况。（要按照“五定”原则进行。）。
6、安全生产事故管理台帐。
包括：各类事故资料情况。具体记录所发生的各类事故，包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身和其他事故。并按照“四不放过”原则，进行事故原因及责任分析，详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等，人身事故要将当事人的姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。
7、安全生产工作考核与奖惩台帐。
包括：安全工作考核情况和奖惩情况。具体记录各部门、各岗位安全生产责任制的考核情况，要有各级安全工作和安全生产考核细则，对事故发生个人及“三违”人员进行处罚的情况，对防止和避免事故发生的有功人员的奖励情况，对在安全管理中做出贡献的个人表彰和奖励情况。
8、消防安全管理台帐。
包括：消防安全组织网络、消防演练情况、消防设施台帐、消防工作会议、记录禁火区动火审批情况。
9、职业安全卫生台帐。
包括：记录职业病防范工作，记录定期对员工体检时间、人数、姓名、性别等，尘、毒、噪声、射线分布情况及定期检测数据。
10、安全防护用品台帐。
记录防护用品采购、发放，日常防护用品使用检查情况。
11、事故预案台帐。
制订事故应急预案，并记录事故应急预案演练情况。
12、关键装置重点部位台帐。
记录关键装置重点部位责任人员情况，检查情况，危险点分布平面图。
13、安全设备安技装备台帐。
包括：安全设备维护保养检测记录，建立安全阀、联锁、阻火器、呼吸阀、可燃气体报警器，有毒、有害气体报警器、烟雾报警器、自动喷淋装置等台帐，记录安技设施完好情况。
14、安全生产责任制档案。
包括：每年年初对各车间、班组、重点岗位人员、职工签订安全生产责任书。
15、安全生产管理制度档案。
建立各项安全管理制度
16、安全操作规程档案。
建立各个工种的安全操作规程
17、特种设备特殊工种人员档案。
包括：特种设备目录，记录特殊工种人员姓名、工种、年龄、本岗位工龄、性别、取证时间、参加培训情况及要复审的时间情况等。
18、安全评价档案。
按照行业安全要求或安全标准化内容，企业内部每半年开展一次动态安全评价，并有安全评价意见。
19、安全学习资料档案。
保存上级下发的安全文件和企业内下发的各种文件、安全材料及安全学习试卷、安全通报等资料。
20、安全活动记录。
安全活动记录要内容齐全，填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。安全活动内容：学习安全文件、通报、安全规章制度，学习安全技术知识、劳动卫生知识，结合事故案例，讨论分析典型事故，总结吸取事故教训，开展事故预防和岗位兵，组织各种安全技术表演，检查安全规章制度执行情况和消除事故隐患。
有条件的企业建立班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容记录清楚，并与车间内容相对应。
镇(街道)安全生产管理台帐
(2007年)
1、安全生产责任书（包括与政府，所属部门及村居，企业签订的责任书）。
2、辖区内所有生产经营企业及人员密集型场所的明细台帐。
3、安全生产工作制度（包括责任制，例会制度及其它规章制度）。
4、安全生产文件、信访、领导批示、安全隐患督办书落实处理情况。
5、安全生产机构建设（镇街道安全生产领导机构，工作职责和安全生产管理员名册，村居，企业安全生产管理员名册）。
6、主要领导参与安全生产活动资料、安全生产领导讲话及工作总结（上、下半年）。
7、安全生产会议记录。
8、安全生产活动记录（有关安全生产宣传活动，知识竞赛，演讲比赛等等）。
9、安全生产执法年相关台帐及专项整治分类台帐。
10、安全生产月活动和“安康杯”活动台帐。
11、安全生产全员培训台帐。
12、安全生产检查和隐患整改，各类检查表，执法文书（包括安全生产检查记录，整改要求，复查结果）。
13、重大危险源监控及重大事故隐患的整改记录。
14、安全生产事故救援体系及演练情况。
15、特种设备台帐及特种作业持证人员情况。
16、消防安全管理台帐。
17、各行业标准化建设台帐。
18、安全生产事故登记和处理情况。
19、安全生产重点行业隐患排查治理督办整改情况。
档案标准化管理是指在档案工作领域, 由相关档案主管部门针对档案管理的工作原则、方法、质量、概念、设施等制订出的科学、统一的规则和技术规范, 并予以贯彻执行的全部过程。档案标准化管理是档案工作逐步走向规范化、统一化的工作, 通过制订和贯彻各种标准、规范, 使技术应用和分工协作形成统一的科学准则和依据, 保证了档案各项工作能够有机地联系起来, 在档案管理中取得最佳效益。档案标准化管理符合档案管理现代化的客观要求。
企业档案是记录企业过去和现在生产经营活动的, 具有保存价值的各种文字、图像、声象等不同形式的历史记录。“企业档案是企业全部活动的真实记录和凭证, 对于今后的生产、经营、管理等工作有着重要的参考作用和使用价值, 是一种宝贵财富” (2) , 因此确保档案安全是维护企业经济安全的重要工作内容之一, 推进符合企业自身特点的档案标准化管理是企业应在发展过程中的维护经济安全的必要举措。
一、档案标准化管理有利于提高档案质量, 减少企业价值档案的流失
档案的质量反映所保管的历史记录的价值含量。企业档案的质量即是要追求最大化地保存企业价值的历史记录。在推行档案质量标准化管理过程中, 只有明确档案的价值标准, 减少企业档案冗杂现象, 才能达到降低企业价值信息流失的风险。
(一) 是要准确把握档案价值的标准
根据企业自身特点, 明确企业生产经营过程中形成的哪些文件材料等是具备档案价值的, 才能予以立卷或归档, 而没有档案价值的, 则不能立卷或归档, 否则, 将会给档案管理造成无序和混乱, 增加管理的安全隐患。
(二) 是明确档案立卷归档的重点并进行合理的立卷分工
在“以企业为主”原则指导下确立立卷归档的重点, 在实际工作中要注意区分文件与资料, 特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别, 具体问题具体分析, 以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。
(三) 是要注意有效地维护档案的完整性
在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住档案的入口关, 使不该归档文件不致混入, 同时, 又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中, 要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内, 保持同一问题的完整性, 反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉, 从而在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案既完整, 又不庞杂, 为档案标准化管理奠定坚实的工作基础。
为提高档案标准化管理, 要在管理工作上积极贯彻:
1. 企业档案材料标准化。
在形成档案的文件材料格式、规格, 文件材料排列顺序, 文字书写, 图幅规格, 标题栏各项汇签标准化, 线条、字迹、制图, 电子档案等贯彻统一标准。
2. 企业档案整理的标准化。
企业要根据国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》并结合自身和行业特点, 做到档案分类标准化, 图纸、文件材料排列标准化, 档号编写标准化, 档案著录标准化, 案卷标题标准化等。
3. 档案分类排架标准化。
档案分类准确, 排架合理, 便于调档提档, 方便利用, 减少档案遗失风险。
二、档案标准化管理有利于规范档案的保管工作, 确保企业档案价值
(一) 档案保管是一项系统性工程, 涉及档案硬件和软件建设
1. 贯彻高标准、严要求, 实现档案库房标准化建设。
企业的库房建设要在档案安全保管、温湿度控制、防霉防虫等方面做到严格要求, 对于档案的保管设备要统一标准, 方便保管工作。
2. 积极升级企业档案的软件建设, 逐步实现信息化管理。
做好企业档案信息资源的标准化建设工作, 通过数字化、网络化技术手段, 建立起标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。
(二) 档案保管也是一项连续性工作, 涉及档案的维护及档案的处理工作档案价值是动态的变化过程
企业的一些历史档案价值可能随着时代变迁而发生变化, 成为冗余或价值无效的档案。销毁、出售等处理手段就成为档案“死亡”的必要阶段, 档案处理工作的规范和标准也直接影响档案安全。
首先, 针对失去保管价值的档案, 管理部门要向企业档案主管部门提请档案销毁或出售等建议, 说明档案内容, 处理的必要性, 等待部门批复。
其次, 档案处理工作获得主管部门批复后, 在主管人员陪同下, 由档案管理人员按档案处理规范执行。
再次, 做好档案处理的工作记录, 明确已处理档案的内容概要并记录处理工作的授权人和执行人。
三、档案标准化管理有利于档案的规范使用, 降低企业的经济风险
档案使用是档案实现价值的重要途径, 使用权限则是档案安全管理过程中的关键环节。严格完善企业档案的使用规范和权限, 提高标准化管理, 才能保证企业的经济安全。企业档案的调阅使用, 要在申请、批复、登记、借阅、回收等环节上严格遵循标准化管理章程。
(一) 要严格规范档案查阅或使用的审批手续
申请使用档案的部门或个人首先要向企业主管档案部门提请使用。主管部门根据档案保密级别, 确定档案使用的权限范畴, 明确使用形式、规定时限、保管条件等, 并对符合使用条件的部门或个人批复使用证明。针对保密级档案, 主管部门更要严格把控。
(二) 要严格规范档案登记制度
档案管理部门在接到主管部门的批复证明后, 根据批复要求安排档案的合理使用并做好档案的使用记录, 要向档案使用者说明档案, 尤其是保密级档案的使用规范。
(三) 要严格档案回收制度
确保档案完整、及时归还, 做好回收后档案复查工作并及时归档, 确保档案使用过程中的安全。
四、档案标准化管理有利于推动档案管理的现代化步伐, 提升企业应对信息化时代下经济安全挑战的能力
随着信息化技术的深入发展, 新技术条件的日益成熟, 电子档案、档案存储新介质不断涌现, 网络办公的普及都对企业核心信息资源安全产生了挑战。电子档案的安全管理不仅面临着技术上的挑战, 同样面临制度上的挑战。档案标准化管理即是要通过完善制度建设防范电子档案的安全风险。
(一) 统一电子档案的安全保护措施
选用特定标准的有效存储介质, 保证电子档案载体物理上的安全, 保持信息存储的稳定性;通过企业特定的签名技术、加密技术、身份验证、防火墙等技术措施来确保电子档案的安全, 防范非法访问和破坏;严格文件拷贝制度并实行关键电子文件备份制度。国家档案局颁布的《电子文件归档及电子档案管理办法》规定:“具有保存价值的电子文件, 必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时, 必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档”。
(二) 划分电子档案的管理界限, 实现权责分明
电子文件作为新形式的档案类型, 其形成、积累、归档过程的权责标准应明确:档案管理部门制定企业电子档案形成和存储的标准;电子档案归档前要符合档案的规范标准, 由电子档案形成的部门负责;电子档案归档后由档案部门负责, 以保证电子档案的完整性和准确性。
五、结语
档案管理是以现代化为发展方向的, 而现代化则是以标准化为前提的。现代化的档案管理模式是要转变传统的收集、保管和按需供卷的被动服务, 转移到对档案信息资源的二次开发和利用, 使档案部门由单纯的管理型向服务型角色的转变, 为企业决策提供信息资源。档案标准化管理是实现档案现代化的必然阶段, 并通过建立健全一整套行之有效的档案管理工作制度和监督考核办法以规避安全风险。企业档案标准化管理通过对企业档案工作的定性定量, 完善制度制约, 以增强档案管理人员的责任感, 提高档案工作效率和质量, 确保企业档案安全和经济安全, 保证企业在市场中的竞争力。
参考文献
[1]杨瑞英.论档案的开放与保密[J].太原大学学报, 2000 (12) , 16.
[2]赵长珍, 董泗利.现代档案管理工作的四大变化[J].中国档案, 2002, 6, (30) .
[3]陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].北京档案, 2003, 11, (23) .
关键词：企业档案网络建设信息安全
科技的进步，使企业档案管理工作实现了前所未有的变化：从单一的手工管理和计算机辅助管理，发展到信息化、网络化管理。随着信息化进程的加速，企业接收电子文件数量的增加，加之电子文件具有的特性，使得企业档案网络信息安全管理变得尤为重要。
一、企业档案网络信息安全管理存在的问题
（一）机制体制：存在信息安全问题
1.安全管理机制尚待完善。笔者所在企业档案馆和权属单位档案室（三十余个基层档案室）采用的是内网和档案管理专网相结合的方式，在网络安全机制上主要有几个方面的漏洞：（1）系统数据的备份机制不完善。部分权属单位能够采用系统每日备份和每月光盘备份相结合的方式，但由于部分单位档案信息量小，对档案的备份工作不够重视，不能及时备份档案数据；（2）定期扫描机制不健全。企业档案网络信息系统应定期进行网络系统的安全扫描工作，检测出系统的潜在威胁，并采取相应措施。部分单位并未建立档案网络系统定期扫描机制，使档案网络系统存在潜在的风险；（3）跟踪机制不健全。部分单位没有建立有效的企业档案内部数据和信息来源的跟踪机制，使不法黑客有机可乘。
2.安全管理体制尚待完善。人为失误，在所有威胁档案数据安全的因素中频率较高。一是档案系统不设防。部分单位档案系统图标放在计算机桌面上，没有设置登录密码，点击即可进入系统；二是密码设置过于简单。例如，部分单位虽然设置了密码，但为了省事，把密码设为“123456、888888、666666”等；三是档案病毒防火墙处于关闭状态。病毒防火墙有时会拦截一些非病毒的程序，因此部分单位索性将把其整体关闭了。究其原因在于企业档案网络信息安全制度执行不够严格、安全规定不够全面等造成的。
（二）技术因素：存在信息安全问题
1.安全访问技术不完善。部分单位档案网络信息系统安全防范技术过于单一，安全访问技术不完善，不能在保证合法用户获取所需资源的同时，有效拒绝非法用户的入侵。如笔者所在企业的档案信息管理系统，就曾遭到计算机病毒侵袭，档案信息系统一度出现乱码和部分数据丢失的现象，后经计算机专业人员采用杀毒软件等技术手段，才将问题解决。
2.档案信息传输系统没有完善加密技术。笔者所在企业虽然只在内网和档案管理专网上进行档案传输，但随着信息时代的发展，非法入侵等事件随时都有可能发生。此外，部分单位对非法入侵还缺乏必要的检测技术和手段等等。
（三）系统因素：软件管理存在信息安全问题
软件是企业档案网络信息系统的灵魂，系统运行的每个层面都需要相应软件系统的配合与支持。2005年，笔者所在企业采用科怡档案管理系统进行档案的数字化工作，2006年，实现了从档案组卷、编目、整理、打印、查询到利用的全过程计算机管理，文书档案也实现了全文数字化。经过十年的应用，笔者发现该软件在开发语言、使用权限及档案数据安全防护等方面存在着一定的缺陷。一是档案系统开发语言VB和其数据库与Windows操作系统不匹配，在档案系统运行过程中经常出现死机的现象；二是未建立系统的回收功能。在软件的使用过程中，人为失误造成档案数据丢失时有发生，系统不能及时进行回收和恢复；三是访问日志管理不到位。用户何时访问、访问了哪些内容，没有相应的日志系统进行记录；四是访问权限过于单一，只有档案管理员和终端用户两个权限级别等等。
（四）设备因素：硬件管理存在信息安全问题
避免硬件设备的损坏，维护硬件设施的正常运行，是企业档案网络信息系统安全运行的基础。目前，硬件故障是设备故障中出现的最主要问题。比如，进行档案数字化的过程中，计算机突然出现关机的情况，档案数据尚未备份，导致大量数据的丢失。究其原因在于计算机机箱内风扇损坏导致温度升高而出现的系统问题；再如，硬盘磁道出现损坏导致的数据丢失。笔者所在企业进行档案数字化时，使用磁盘阵列（8块硬盘）进行存储，其中一块磁盘出现磁道损坏、显示灯不亮的问题，造成数据无法正常读取。出现这种情况有两方面的原因，一是硬盘供电不正常，造成读盘时定位不准，表面出现大面积的磁道损坏；二是硬盘质量不过关，造成大面积坏道现象的出现。
二、企业档案网络信息安全的应对措施
（一）机制体制上的信息安全对策
1.机制上的安全对策。一是建立系统备份机制。应根据数据的处理形式和重要程度，制定不同的备份方案，如完全备份与增量备份相结合、系统每日备份和每月光盘备份相结合，确保档案数据备份的完整性和安全性。二是建立定期扫描工作机制。为了保障企业档案网络信息系统的安全，需要配置一款安全有效地防止黑客非法登录的扫描工具，定期对档案网络系统进行扫描，当检测出系统的结构和网络结构发生变化或是系统遭到黑客的攻击时，能够及时报警，从而通知到相应系统维护人员，使出现的问题能够得到有效解决。同时，对企业档案网络信息进行安全审核，自动生成审核日志，记录企业档案网络系统的运行状况。三是建立有效的跟踪机制。企业档案部门应建立对企业档案内部数据、信息来源的跟踪机制。一旦检测到黑客对其进行攻击时，能够自动实施解决措施。比如，自动切断一切连接线路、关闭有关所有服务、自动保存当前所有数据信息等，从而确保企业档案网络系统能够正常平稳的运行。此外，为了更好地阻止黑客的侵袭和蓄意删改，可采取动态口令、数字证书、加密技术等方法。
2.管理体制上的安全对策。建立企业档案网络系统安全管理体制，完善各种管理制度是保障企业档案信息安全的重要措施。笔者所在企业建立了档案网络信息相关的安全管理制度，包括操作规范管理制度、操作权限管理制度、档案信息系统备份管理制度、岗位安全考核制度、安全应急制度等等。为确保各项管理制度的落实，有计划地开展档案信息安全检查，包括专项检查和自查，不断改进企业档案网络信息管理中的薄弱环节，进一步促进企业档案网络信息安全体制的建设工作。
（二）技术上的信息安全对策
1.建立安全访问技术。安全访问技术包括对平台访问者身份的核实和认证的技术、访问控制技术等。其中身份认证技术可以有效地防止网上的不法分子通过冒充平台的合法用户来获取企业档案信息的访问权限。笔者所在企业主要采取了身份认证技术中的ID识别技术，而访问控制的方式则有自主访问控制和强制访问控制两种方式。自主访问控制是一种自主的控制方式，即平台中的用户可以按照自己的想法对平台中参数、用户的权限进行修改，从而限定合法的用户在登录企业档案网络平台后对不同类别档案信息的访问权限；而强制访问控制则是企业档案网络平台上的资源和用户都被强制绑定在一个固定的安全属性上，并且规定了该属性下的权限限制。
2.采用传输安全技术。笔者所在企业网络传输安全技术方面采取的是防火墙、入侵检测以及网络隔离等，有效阻止了黑客入侵，确保企业档案网络传输的安全性。防火墙技术是为了保护企业档案内网不受外网的侵袭，使黑客无法获取内网的IP地址和相关站点。常见的防火墙主要有屏蔽子网防火墙、过滤型防火墙以及双宿网关型防火墙；入侵测试技术是对防火墙功能的继续和延伸；网络隔离则是以物理隔离为基础，使企业档案网络与外界其他公共网络相隔离，从而更有效地提高企业档案系统的安全性、稳定性和可靠性。
（三）系统管理上的信息安全对策
一是升级档案系统模块。开发语言由VB升级为.NET，数据库由SQLSERVER2000升级为SQLSERV？ ER2005。与旧软件相比，档案系统与Windows系统的衔接更加紧密，加强了档案信息的安全性；二是新增了系统回收站功能。新软件增加了系统回收站功能，其主要包括彻底删除档案文件和恢复档案文件两个模块，并为系统回收站设置了密码。用户需要具备一定权限才能进行相应的操作。三是建立日志管理系统。从用户登录至用户下线，所有功能操作都详细地记录在日志记录中，这个功能在以前的旧软件中是没有的；四是完善权限管理系统，进一步细化了网络分级式管理。从档案安全的角度出发，新软件在管理权限方面做了进一步细化，分为档案管理员、相关领导和终端用户三个级别，相关领导可以查阅除密级以外的所有档案目录和档案原文，终端用户只能查阅档案目录，在档案管理员授权后方能查阅相关的档案原文。
（四）设备上的信息安全对策
档案管理规定
（试行）
缙云县安全生产监督管理局
二００八年七月 1
目录
第一章 总 则.................................................................3 第二章 管理体制与职责...................................................3 第三章第四章第五章第六章 档案的范围、收集与移交.......................................4 档案管理............................................................8 档案利用...........................................................10 企业变动时档案的处理.........................................10
第一章 总 则
第一条 为了进一步规范生产经营企业安全生产档案管理工作，有效地保障企业安全生产管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》、《浙江省安全生产条例》、《浙江省安全生产监管档案管理办法》及有关规定，结合生产经营企业的安全生产的实际状况，制定本办法。
第二条 本办法所称企业安全生产档案是指企业在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本办法适用于本县行政区域内非高危行业的生产经营企业。第四条 企业安全生产档案工作是企业安全管理的基础性工作，是维护企业安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分。企业对本单位安全生产档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。任何个人不得将安全生产档案据为己有或拒绝归档。
第二章 管理体制与职责
第五条 企业应加强安全生产档案工作的领导，明确一位主要负责人主管安全生产档案工作，保证安全生产档案工作所需必要条件。
第六条 企业应设置专用安全生产档案室，配备具有安全生产及档案专业知识的专(兼)职人员，集中统一管理本企业安全生产档案，并对下属各部门的安全生产档案工作进行监督与指导。
第七条 各单位应建立健全本企业安全生产档案管理责任制和规章制度。第八条 安全生产档案管理职责
（一）凡是在企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。
（二）企业安全管理部门负责本企业安全生产档案管理工作，各生产车间负责本车间的安全生产档案管理工作。企业安全管理部门负责对本企业安全生产档案分级管理作出规定。
（三）企业办公室负责收集企业领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动 中形成的材料。
（四）安全生产档案工作人员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和标准，协助本企业各职能部门对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
第三章 档案的范围、收集与移交
第九条 安全生产档案范围一般包括但不限于以下内容：
（一）企业安全组织方面的内容。
1.企业主要负责人的安全资格证书； 2.企业安全管理人员的安全培训证书；
3.分管安全工作的负责人的任命文件及其资格证书； 4.企业安全管理机构及其负责人任命文件； 5.企业安全管理网络体系； 6.其他与安全组织方面有关的内容。
（二）企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容。
1.企业主要负责人、分管负责人安全生产责任制； 2.企业各部门安全生产责任制； 3.企业各级人员安全生产责任制； 4.安全检查制度； 5.隐患排查、整改制度； 6.安全教育培训制度； 7.安全奖惩制度； 8.消防安全管理制度； 9.生产安全事故管理制度； 10.设备管理制度；
11.特种作业人员管理制度； 12.劳动防护用品安全管理制度； 13.动火安全管理制度； 14.用电安全管理制度； 15.各工种、岗位或设备安全操作规程；
16.各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订及作废的文件； 17.上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录； 18.企业上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料； 19.其他与安全相关的安全管理制度。
（三）安全监督执法检查方面的内容。
1.各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全生产责令整改指令书、停产整顿通知书等各类执法文书；
2.企业落实执行各类文书所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录；
3.安全生产监督执法方面的其他文件、文书和记录。
（四）安全检查方面的内容。
1.日常检查记录及处理情况记录；
2.月度、季度及检查记录及处理情况记录； 3.安全生产检查存在问题整改通知书及整改情况记录； 4.各专项安全检查的计划安排、检查记录及处理情况； 5.各项检查的总结汇报材料； 6.其他与安全检查相关的材料。
（五）安全教育培训方面的内容。
1.企业安全培训计划；
2.企业主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录；
3.员工三级安全教育记录；
4.特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录； 5.换岗教育培训记录；
6.日常安全、宣传、教育培训记录及总结； 7.应急救援预案、演练记录及总结。
（六）安全投入方面的内容。
1.全年安全投入的计划及专项安全投入计划； 2.安全、宣传、教育培训投入的情况记录； 3.隐患整改方面的投入记录； 4.防护用品方面的投入记录；
5.安全防护设备、设施方面的投入记录；
6.安全评价、职业安全健康管理体系建设、安全代理方面的投入； 7.其他与安全有关的投入。
（七）工伤保险方面的内容。
1.参加工伤保险员工的名单；
2.企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；
3.发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据； 4.其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
（八）职业病防治方面的内容。
1.企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类； 2.产生职业病危害的岗位的预防措施情况； 3.产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；
4.接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况； 5.企业内确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录； 6.其他与职业病防治相关的文件、材料。
（九）劳动防护用品方面的内容。
1.劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录； 2.各类劳动防护用品发放记录； 3.员工使用和佩戴劳动防护用品的记录； 4.其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
（十）“三同时”管理方面的内容。
1.有关安全设施和劳动卫生方面“三同时”项目的文件、材料； 2.“三同时”项目的设计图纸及相关资料； 3.“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料； 4.其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
（十一）安全防护设备（含劳动卫生设备，下同）方面的内容。1.各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料； 2.各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录； 3.各类安全防护设备运行维护保养情况记录；
4.应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录； 5.其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。
（十二）用电管理方面的内容。
1.企业用电管理制度及落实情况记录； 2.配电室运行状况记录； 3.临时用电申请及拆除记录； 4.配电箱等用电设施运行状况记录。
（十三）特种设备方面的内容。
1.特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；
2.特种设备的定期检验和定期自行检查的记录； 3.特种设备的日常使用状况记录；
4.特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录； 5.特种设备运行故障和事故记录。
（十四）事故调查处理方面的内容。
1.发生事故情况经过介绍；
2.事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录； 3.事故调查收集各类证据； 4.事故分析会记录；
5.关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件； 6.按“四不放过”原则对事故进行处理的文件； 7.企业月度事故报表；
8.其他与事故相关的文件、材料。
（十五）其他与安全生产相关的内容。
第十条 收集与移交的基本要求
（一）归档材料须是企业在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
（二）归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
（三）归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行整理、编目。
（四）用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。
（五）具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
第十一条 归档时间
（一）基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关联材料，在项目结束后整理归档；
（二）企业及企业各部门在企业安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档；
第十二条 安全生产档案工作人员负责有关归档材料的审核。
第十三条 安全生产档案工作人员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
第四章 档案管理
第十四条 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。
企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别：
（一）安全组织
（二）安全规章制度
（三）监督执法检查
（四）安全检查
（五）教育培训
（六）安全投入
（七）工伤保险
（八）职业病防治
（九）劳动防护用品
（十）“三同时”管理
（十一）安全防护设备管理
（十二）安全用电管理
（十三）特种设备管理
（十四）事故管理
第十五条 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。
第十六条 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。
第十七条 企业应配置保存安全生产档案的专用柜屉和保护设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。
第十八条 安全生产档案保管期限分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)三种。
第十九条 企业对保管到期的安全生产档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术人员、安全管理部门负责人及安全生产档案工作人员组成的鉴定小组负责。企业安全生产档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁安全生产档案时必须履行严格的签字手续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。
第二十条 企业应建立安全生产档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。
第二十一条 安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
第五章 档案利用
第二十二条 企业应建立和健全安全生产档案的借阅制度。借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和规定办理。
第二十三条 企业安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥安全生产档案的指导、借鉴等积极作用。
第二十四条 企业在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
第二十五条 企业应积极主动地接受县安全生产监督管理部门对企业安全档案管理工作的监督指导，开展企业安全生产档案信息服务工作。
第六章 企业变动时档案的处理
第二十六条 企业应加强对资产与产权变动时安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。
第二十七条 企业应做好资产与产权变动中安全生产材料的收集、整理和移交工作。其安全生产档案由接收单位或原主办单位保存。
根据《中华人民共和国档案法》，结合我校工作实际，特制定本制度。
1、学校档案是党和国家宝贵财产，不属于开放范围，应由学校档案室集中统一管理。
2、档案工作人员和接触档案的人员，树立保密观念，必须严格遵守保密守则和各项保密法规。不准在私人交往和通信中泄漏档案内容。携带档案、资料外出工作不得违反有关保密规定，不准在公共场所谈论档案、资料、内容和保管状况。
3、档案在立卷、归档、整理、保管、鉴定、销毁、利用等各个环节中都就注意保密。
4、档案应在专门库房或设备完善的保险装置中保存。
5、档案收进、移出必需建帐登记，做到帐档相符。
6、档案的提供利用、复印摘抄，应根据秘密等级相应领导批准，不得私自复印。
7、对不归档文件材料和无价值的档案，应清册，经主笔领导批准，严格审核，按规定程序实施销毁。
8、要严格遵守党和国家保密工作法规，杜绝各种形式泄漏档案材料中的秘密内容。9.非档案工作人员未经许可，不得随意进入档案库房。
10.档案库房内严禁吸烟，严禁火源，禁放易燃易爆物品及其它杂物。定期检查档案库房的消防器材。
11、定期检查防盗设施和防虫、鼠物品，对失效的要及时更换。
12、掌握档案外借情况，对借期已满档案，应及时催还，每学期末，收回全部出借档案。
（一）档案工作制度
1、档案工作是行政管理工作的一部分，须有一名校领导分管。
2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，领导本校档案工作。
3、档案工作由校办公室负责，对各处室的兼职档案员进行业务指导，在档案移交时检验案卷质量。
4、遵照“集中统一管理”的原则，本校各类档案应集中存放在校综合档案室，实行统一管理。
5、根据国家有关档案管理的规定，结合学校档案工作的实际适用本校实际的保管期限表、归档范围等。
6、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络，定期活动。
7、编制各种检索工具、参考工具，积极为学校管理提供便利，及时做好登记和统计工作。
8、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使学校档案工作更趋规范化、科学化。
（二）档案工作人员岗位责任制
1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款，依法办事；认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。
3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。
4、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料 做到调卷及时迅速、准确无误。
5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全 防护工作，维护国家的档案不受损失。
6、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。
7、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利 用范围，不得泄露档案的机密和内容，确保档案机密的安全。
（三）档案资料归档制度
1、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。
2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一，应列入各部门兼职档案员的职责范围，建立岗位责任制，学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。
3、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理立卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。
4、每年三月底以前，处室兼职档案员必须将上一档案材料按要求整理立卷归入处室档案，并将上一档案材料移交档案室。
5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录，做好向档案室移交的准备工作。
6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收，移交时应履行移交手续，填写移交清册。
（四）档案库房管理制度
1、努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化。
2、库房由档案人员负责管理，并负责每天检查门窗电的开关情况。
3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。
4、明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管。
5、库房必须具有专用橱柜，并被有必要的安全保护设施，以确保档案的安全。
6、非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行。
7、库房内不得堆放其他物品，以保证库房的整洁。
（五）档案保密保卫制度
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。
（六）档案资料借阅制度
根据《档案法》和有关规定，特制定本制度。
1、外单位查阅档案，应持单位介绍信，一般应有二人。查阅机、绝密或组织、人事方面的文件，必须是党员。
2、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。
3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位领导同意。
4、学校档案严格控制借出，如确因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。
5、凡摘抄本校档案材料，应写明年代、卷号、张号，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经经办部门同意。
6、利用档案者，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外公布。
7、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损，更不得拆卷抽取；撕毁原件，违者将依据《档案法》规定追究责任。
8、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例，利用者责任向档案室提供信息反馈。
（七）档案销毁制度
1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。
2、凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括：本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。
3、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并需签名盖章以示负责。
4、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。
（八）档案保管制度
1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号，档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐，重点档案和一般档案要分别保管并定期检查，对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。
2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易 燃品，库房内外放置灭火器材，以应急需；库房门窗要装置防盗设备，及时关开、上锁，钥匙由专人专柜保管，不得随身携带；经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生；注意观测库房温湿度，尽量控制在规定标准；每年四月份放置一次杀虫剂，并视情况及时采取措施，防止鼠咬虫蛀。
3、对档橱、架要经常进行保养，防止锈蚀，保持美观清洁。
4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查，并作记录。
（九）档案统计与汇报制度
档案统计，是掌握情况，分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作，特制度如下统计制度。
1、办公室要指定专人兼管档案统计工作；负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作；负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。
5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，随时保证档案与帐目相符；每年底对本的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。
一、加强企业科技档案的分级存档工作
做好企业科技档案的开放利用与保密工作的第一步是如何将企业科技档案进行分类存档。企业科技档案内容丰富, 通常是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究过程中产生和使用的图纸、图表、文字材料等科技文件材料转化而成的档案材料, 所含文件种类及数目繁多。企业科技档案归档应按照企业科技档案归档规章制度, 企业科技档案管理人员按照企业科技项目收集材料, 收集的材料要求完整成套, 不能缺项, 并统计份数、页数, 列出目录, 同时把与文字内容相对应的电子文件按不同的密级刻成光盘, 填写“归档文件移交清单”交予档案管理人员验收, 归档完成。企业科技档案管理人员在组卷时要遵循企业科技文件材料的形成规律, 保持企业科技档案中案卷之间的科技文件材料内部的有机联系, 以“卷”为单位进行整理, 按照相关性、通用性或是产品类别进行归档组卷。
二、做好企业科技档案的划控工作
虽然企业科技档案已划入商业秘密的范畴, 但对于一整套企业科技案卷不是所有的内容都涉及秘密, 因此也不是所有企业科技档案都需要按秘密文件保管。要正确划分出哪些属于秘密档案, 哪些属于非秘密档案, 这样更有利于企业科技档案的日常管理、利用及资源的合理分配。为此, 如何划分企业科技档案涉密范围和涉密等级就显得尤为重要, 它是企业科技档案保密工作的基础。企业科技档案管理部门要对企业科技档案中具有独创性、高端性、针对性档案内容的档案按涉密档案管理, 对企业科技档案中具有普遍性、通用性的东西可按非涉密档案处理, 根据企业科技档案内容的重要程度, 划分涉密等级。不同的涉密等级保存的年限以及保存要求是不同的。涉密等级越高, 对于借阅的审核要求及处置方法也就越高。因此, 在存档涉密文件时应明确标注出涉密等级和涉密年限。
三、强化企业科技档案的安全保管工作
要加强企业科技档案的安全保管工作, 针对企业科技档案中不同载体的档案, 涉密、非涉密档案采取不同的保管方式。企业涉密科技档案要与非涉密的科技档案分开存放;企业纸质科技档案应存放在保密柜中, 保密柜要有密码与钥匙双重保险。企业电子科技档案应在专门的涉密计算机上进行保存, 必要时刻盘保存。涉密计算机也要有口令保护, 且口令每隔一段时间应更换1次, 最重要是涉密计算机不可以连接互联网, 以防止黑客攻击盗取资料。对于超过保密年限的秘密档案, 应做解密处理, 将解密档案从保密柜和涉密计算机中剔除, 按一般档案保管要求存入所属档案全宗中。
四、重视企业科技档案的安全利用工作
通常企业科技档案的开放利用是在内部环境下, 遵照企业科技档案的利用制度, 将封闭状态的企业科技档案开放利用。企业科技档案开放利用的主要目的是充分利用企业科技档案中的信息资源, 有效发挥其在推动企业科学技术发展中的作用。在企业科技档案开放利用工作中, 一方面企业科技档案利用者希望自己的查档需求得到充分满足, 另一方面企业科技档案的管理人员必须在严格遵守企业科技档案利用制度开展利用服务。为了满足企业科技人员查档需求, 做好涉密科技档案的利用, 确保科技档案在利用中的信息安全尤为重要。
目前企业科技档案的管理工作已日益严谨, 企业科技档案管理人员的素质也在不断地提升。但是企业科技档案的开放利用与保密工作仍然是企业科技档案管理工作的重点。为此, 做好企业科技档案的管理工作, 尽量做到领导重视, 制度保障, 严格管理, 合理利用, 以实现企业科技档案价值的最大化。
参考文献
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关键词：档案安全；安全保障；管理机制
档案信息资源是国家和社会珍贵的文化财富，然而，当今社会自然因素和人为因素对档案安全的威胁日益严重，因而，建设档案安全保障体系，保障档案的安全刻不容缓。而构建档案安全保障体系的管理机制是其中一项非常重要的任务。
1档案安全管理机制构建的必要性
档案安全保障体系是一个复杂而庞大的体系，包含技术、管理、法律法规、标准建设等多方面内容，诸多方面必须齐头并进，全面均衡发展，才能做好档案的安全保护工作。而目前的档案安全保护领域存在重技术，轻管理的倾向，注重档案安全保护技术的应用，而忽视档案安全保障的管理机制的构建。比如，很多档案安全事故的发生，不是由于技术因素，而是由于档案保管机构没有档案安全管理制度，管理不善，使档案保管过程中出现损坏、盗窃、内容丢失等问题，对于数字档案的安全保护更是如此，而科学的管理措施可以避免安全事故的发生。由此可见，管理机制的缺乏是目前档案安全保障的一个弱点，影响了先进技术在档案安全保护工作中效率的发挥。众所周知，在信息安全领域有“三分技术。七分管理”的说法，说明管理工作的重要性。尽管在档案安全保护领域，许多专家更倾向于技术与管理并重的提法，但是，同样表明，解决档案安全的问题不能只局限于技术手段，还应该注重管理工作。而目前，档案安全保障的管理工作还是弱项，因此，必须加强档案安全管理机制的构建研究，有效地确保档案安全。
2档案安全管理机制构建原则
如上所述，档案安全的管理工作地位举足轻重，因此，在其管理机制构建过程中应遵循以下原则，从档案安全保障工作整体和全局的视角进行规范。
第一，全面监控原则。档案安全保障工作是一个系统工程，需要对各个环节进行统一的综合考虑、规划和构架，任何环节的安全缺陷都会造成对档案安全的威胁。就如管理学的“木桶原理”，木桶的最大容量取决于最短的那块木板，档案安全管理水平也是由最薄弱的环节决定。档案从产生到销毁的任何过程中的漏洞，都会影响档案安全，必须全面监控，确保“所有木板长度一致”。
第二，相对稳定原则。档案安全管理机制的构建既要基于现实，又要考虑长远发展，要有政策实施的持续性，避免“朝令夕改”，不仅造成人员、资源的浪费，而且，对档案的安全保障造成严重影响。
第三，实事求是原则。档案安全保障体系建设是关系到国家文化遗产的大事，其管理机制构建要基于我国档案安全保护的实践，基于各级单位的基本条件，切忌盲目照搬国外理论或者其他行业的保护理论，避免脱离我国国情，制定的机制形同虚设。
第四，效率效益兼顾原则。在档案安全保障机制构建过程中，要依据经济学原理充分考虑与评估，既有利于实现统一管理和指挥，又避免产生过重的经济负担，须实现安全保护效率与经济效益兼顾。
3档案安全管理机制构建设想
3.1组织建设机制
为了确保国家档案的安全，档案安全的组织建设是基础。为此，建议建立起由国家档案行政管理部门到各省(区)、市档案行政管理部门，再到各基层单位档案部门的档案安全管理体系。由国家档案局组织成立国家级档案安全管理机构，然后自上而下依次组织成立各省(区)档案安全管理机构、各市档案安全管理机构以及各基层档案安全管理机构的四级安全管理结构。四级结构均接受国家档案局的统一领导，并且进行分级管理，下一级的档案安全组织接受上一级的管理和监督，上一级的安全管理机构要掌握下一级档案安全管理情况。总而言之，层层管理、层层落实。鉴于档案安全保障的重要性和严肃性，需要树立安全保障管理机制的权威性，因此，建议各级档案行政管理部门的最高领导必须主管本级的档案安全机构的工作。除此之外，在各级机构中还可以包括如：档案信息安全专管员、档案保护技术人员、系统管理员等。
各级档案安全组织的职能主要是负责与档案安全相关的规划、投资、安全政策、资源利用和事故处理等方面的决策和实施。因此，需根据《档案法》等相关法律、制度和规范，建立各级机构的档案安全保护策略和安全目标以及实施细则，并予以贯彻实施。
除此之外，目前，由于不同的档案机构对于档案安全保护的技术措施的实施标准和规范不尽统一，技术实施过程中缺乏监督和管理，安全保护效果无人评估，所以，需要档案安全组织负责组织的档案保护专家对各级档案保管机构的安全保护技术过程进行全程监督、指导，对保护结果进行鉴定、验收。
现今，数字档案比重越来越大，档案安全管理机构可以和我国信息安全管理部门、国家各级应急响应组织联合起来，做好档案安全的保障工作。
3.2制度建设机制
保障档案的安全，关键是要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度。
对于档案，在其形成、保管和使用等各个环节都存在着载体遭破坏、信息篡改、丢失和破坏的可能性，必须建立严格的管理制度，消除隐患，确保其原始性和真实性。首先，对现有的管理制度和管理方法进行认真梳理，完善档案保管、保密等方面的制度和程序，做到“前端控制”与“全程管理”相结合。其次，做好档案归档前的业务指导工作，档案的形成过程要责任分明，档案一经形成，不得变更，如有变更，将其程序记录在案。再次，建立科学的归档制度，在归档时，对档案进行全面认真地检查，判别其真实性、可靠性等。然后，建立严格的保管制度，选择安全可靠的存储介质，完善保存标准，对档案载体、内容的安全性等进行定期检测，采取维护措施，并建立档案的使用制度。尤其是对数字档案的提供利用方式、时间、使用者的身份等都要做明确规定，确保安全性。最后，建立档案管理的跟踪记录系统，作为归档的必要条件。在形成时，必须建立档案管理跟踪记录系统，全程记录其管理、使用情况。在制度执行过程中，要建立档案安全责任考核机制，确保规章制度落到实处。
3.3风险管理机制
目前，许多行业的管理都引入风险管理的思想。在档案保管领域，档案安全同样面临诸多自然与人为的风险，因此，建立风险管理机制成为必需。
在这里，我们认为，风险管理就是以可接受的费用识别、控制、降低或消除可能影响档案安全风险的过程。它是以科学的管理方法实现档案最大安全保障的活动的总称。风险管理通过风险评估识别风险大小，通过制定档案安全保护方针、采取适当控制目标与方式对风险进行控制，使风险被避免、转移或降至对档案产生最小破坏的水平。
档案安全的风险管理机制包括档案安全风险计划制定、风险评估、风险控制、风险报告。档案安全风险计划制定是整个风险管理计划的首要环节，是整体协调和控制风险管理的过程。主要是各级档案保管部门根据本单位具体情况，制定本部门全面、动态的档案安全保障计划。
风险评估是确认档案安全风险及其大小的过程，即利用适当的风险评估工具和方法，确定档案风险等级和分级保护控制的顺序，从而对其有效控制，将风险降至
最低，是档案安全风险管理机制的基础和重要环节。具体可以包括以下方面：
第一，档案资源价值的确认与识别。确定本单位需要保护的所有档案资源范围，并且根据档案价值对档案保护的级别进行分类，为将来档案安全的分级保护打下基础。
第二，档案安全威胁因素的识别与评估。根据档案保管的环境、历史遭受威胁破坏的情况；单位的工作流程、建筑物使用、设备仪器的操作等情况，对所有可能对保护范围内档案安全产生破坏性作用的因素进行识别与分析，确定威胁产生的原因，并且评估威胁发生的可能性大小。建议考虑人员、环境等角度对传统载体档案与数字档案产生的威胁分别分析。
第三，现有档案安全措施的确认。重新对本单位现有的档案安全环境、安全措施进行确认与分析。
第四，档案安全风险综合评价。利用适当的风险测量工具或方法，从定性、定量两个角度确定风险的大小与等级，对可能对本单位档案产生的破坏做出风险测量列表，以便识别与选择正确的风险控制方式，是单位建立档案安全风险管理机制的重要步骤。
风险控制。目的是通过安全政策的制定与实施，最大限度减小或避免对档案安全的影响或危害，各档案保管机构要根据风险的一般规律与机构的实际情况，建立适度安全控制措施。
风险报告。风险控制完成后，档案部门需要对风险管理活动进行总结和报告。对风险计划的执行情况、风险控制的成效等进行反思和总结，不断完善档案安全风险管理体制，以提升档案安全管理水平。
3.4预警机制
第一，增强防患意识。档案保护工作的方针就是“以防为主，防治结合”，因此，要增强防患意识、树立危机意识。通过广泛宣传，深入理解档案安全保障的重要性，强化责任感，提高防灾意识。
第二，建立档案灾害预警监测系统。在日常工作中，注意收集对档案安全造成影响的突发性灾害的有关理论研究与实践资料，并以此为依据，建立档案灾害预警监测系统，及时分析监测数据，对可能发生的灾害与后果进行事先估计，做出预测和决策。
第三，档案灾害预警方案编制。作好应灾准备，制定档案灾害预警方案。详尽规定档案灾害预警机构设置，预警工作流程、预警工作保障等内容。
3.5应急响应机制
第一，加大宣传，增强应急响应意识。努力实现档案灾害应急响应工作的科学化、规范化。
第二，建立应急响应指挥机构。档案灾害发生后，档案部门应迅速做出果断的决策，调动有关部门，尽快控制灾害的发展，减少档案的损失。因此，需要建立统一的决策和指挥机构，紧急处置和统一指挥。
第三，编制档案灾害应急响应方案。应急方案包括灾害发生第一时间的基本响应措施、应急设备、材料的准备、应急抢救步骤、信息报告、应急工作后期处置以及应急工作中组织、物资、通讯保障措施等。
第四，档案灾害应急响应方案的演练。实际演练必不可少，建议可以采取以下方法：观摩录像、案例学习、计算机模拟、野外演习、全景式现场演习等。
3.6人员安全管理机制
第一，人事安全审查制。各单位对于新录用的档案工作人员、预备录用的人员以及正在使用的人员都应做好人事安全审查和记录，并且进行备案。主要考查人员的思想道德修养，政治表现，是否值得信任，是否适于参与档案信息安全保障工作等。
第二，人员安全意识教育。通过学校教育、媒体宣传、政策引导等多种方法和途径进行档案安全教育活动，培养、加强涉档人员的档案安全意识，使其深刻认识到档案安全保障的极端重要性，增强责任感。对于电子档案的管理人员，更要加强电子信息安全、保密知识技能的培训。可以制定《档案工作者职业道德规范》，切实加强档案工作者的职业道德修养。
第三，档案安全知识技能教育。传统介质档案的保管，要加强档案保护、修复的原则、专业技能的培训，在档案保护原则指导下，采用科学、规范、高效的方法保护档案载体和信息。目前，加强电子档案安全管理人员的任务更重。要通过继续教育、本、专科学历教育、短期培训等多种途径，培养具备计算机技术、网络安全技术及信息安全管理等知识的“复合型”人才，为保障档案的安全提供良好的智力支持。
第四，离岗人员管理。国家各级档案部门必须设有档案工作人员调离的安全管理制度。人员调离时，要马上收回钥匙，进行移交工作。对于电子档案的管理人员调离，其离职后要及时更换系统口令、取消账号等，确保离职后，不再有档案资源使用的任何权限，并确保离岗后承担的安全与保密责任和义务。
第五，责任追究制度。对档案安全保障工作的实施，必须要责任明确。在各级岗位中，要权职分明，各司其职，一旦发生各种档案安全事故，追究到底。
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