如何做好企业档案工作

如何做好企业档案工作（共9篇）

如何做好企业档案工作 篇1

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

如何做好企业档案工作 篇2

一、领导重视档案工作是根本

当前, 企业档案部门的发展水平普遍偏低, 这与领导对档案工作重视不够有很大的关系。由于档案工作不能直接为企业产生经济效益, 因此, 领导常常忽略了企业档案的建设, 认为只要将文件保管好不丢失, 保证随时要随时能查到就行, 殊不知这种想法是有失偏颇的。首先, 企业领导要对档案存在的价值有清楚的认识, 了解这些档案在企业工作中所能发挥的作用和意义, 如工作中的参考资料、史料、备查清单、凭证票据等诸多文件资料对企业发展有着实质性影响。其次, 企业领导应高度重视如何早日实现档案管理的规范化、制度化和标准化的问题。如此, 才能加大对档案管理工作的投入, 如对档案室的库房建设、设备完善、人才引进等给予政策倾斜和财力保障。再次, 企业领导应高度重视档案服务性与安全性的结合, 将档案的合理利用与档案的安全保密两手抓, 使档案建设进入良性循环的轨道。

二、软硬件设施投入是基础

目前, 许多企业对档案工作所需硬件设施的投入相对较少, 甚至档案室与阅览室达不到二分开的标准, 一些档案虽说整理的比较规范, 但还缺少必要的装具设备和保存空间。同时, 企业档案信息化建设有待提高, 一些企业还没有一套完整的档案管理系统, 还未形成高效、便捷的全方位的档案管理体系, 无法通过计算机和网络来提供档案信息查询和远程利用。要跟上时代发展步伐, 企业档案部门必须在硬件设施的配置规模、装具数量、计算机配套设置以及相关软件如档案管理系统等方面加大投入力度, 只有这些最基本的软硬件设施得到保证, 企业档案工作才能有一个良好的生存环境, 才能为企业利用者提供完善的服务。

三、完善管理是保障

档案工作是企业管理工作的重要组成部分, 把档案工作纳入各项管理工作计划中是关系到企业发展所在。一是管理制度的建立与执行。如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等, 来加强档案的管理。二是先进管理手段的运用。如今, 随着科学技术的发展, 计算机的普及深入算机网络上设置权限, 实现一个查阅流程环节, 根据流程权限最终实现查阅目的。使用计算机进行管理, 可以避免手工检索的繁琐, 并根据查档者的权限提供相应的档案, 这样即准确又安全, 同时也防止失泄密的发生。

四、开发利用是关键

档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。一是充分做好档案的收集归档工作。加大对本企业现有档案的收集力度, 扩大收集范围, 拓宽收集渠道, 此项工作是档案工作的重要组成部分, 是为企业服务和发展的前提和基础。二是做好企业档案的整理、鉴定工作。收集来的材料往往是零散的、无序的, 不利于档案的开发和利用, 档案工作就要从收集来的档案资料中选出有保存价值的信息, 依据档案管理办法和分类原则, 进行科学的分类、系统的组合排列, 以保持文件的历史联系和形成规律, 使其有序化, 成为有价值的信息。经过鉴定, 用科学的方法加以妥善保管, 为档案信息的开发和利用提供可靠的保证。三是加强现有档案信息的延伸。档案中蕴藏着大量的有价值的信息资源, 如何对企业档案资源进行整合转换, 让呆死信息资源转化为活成果, 主动向利用者提供满意的信息服务, 也是完善管理更好地发挥企业档案作用的关键。

五、档案人员素质提高是保证

企业如何做好文书档案管理工作 篇3

关键词：文书档案;管理;对策

文书档案管理是档案工作的重要组成部分之一，它记载着一个单位发展历程、文化沉淀、管理水平的重要依据，有很高的保存参考价值[1]。无论是在问题解决、科学决策上，还是在经营管理等方面，都具有很强的指导作用。因此，应加强对文书档案管理的创新，这对实现可持续发展具有重要意义。

一、文书档案管理的重要性和意义

（一） 文书档案管理的重要性

随着我国各种行业管理体系日益成熟，各单位的文书档案管理工作也渐渐显示出了其重要的利用价值。事实上，现在许多人都没有意识到文书档案管理在一个单位正常运行中占有举足轻重的地位，但优秀的文书档案管理对于现代化单位制度的完善具有较强的推动作用。衡量一个单位业绩与管理水平的重要标准就是档案管理工作是否科学有效。尤其是基于我国社会主义经济体制逐渐完善，对文书档案管理也提出了更高的要求。新时期档案的管理工作对科学性的要求要顺应时代发展趋势，所以信息化和数字化成为文书档案管理未来的发展方向[2]。

（二）文书档案管理的意义

做好文书档案管理工作是一个单位能够顺利发展的前提。档案管理工作作为单位管理工作中的重点，要科学规范的实行档案管理，这也是一个单位业绩以及管理水平的重要衡量标准。档案是记载一个单位的发展历史和优秀成果的重要文件，对这个单位的历史和科学发展提供了第一手研究参考资料。做好文书档案管理工作，一方面，能使单位高层管理人员及时并清楚了解单位运营情况，可作为经营决策的支持依据：另一方面，可为社会各方面提供准确的单位经营成果，为单位与有关方面实行的有益合作打好坚实的基础。要做好文书档案管理工作.必须随时更新文书档案管理观念，勇于创造和尝试新型档案管理手段，努力提高单位整体发展状况和经营成果的全面性和真实性。

二、文书档案管理工作中存在的问题

近年来，文书档案管理得到了众多单位领导的关注。为了实现文书档案管理的制度化和规范化，相关部门制定了一系列措施[3]。但在当前的文书档案管理工作中仍存在一些问题，这些问题主要体现在以下3个方面：

（一）管理不够规范

文书档案管理不规范主要表现在案卷标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱和档号不规范、单份文件主文与附件、文件处理表分开收集整理等方面。这主要是因为缺乏一套科学、完善的管理制度，进而导致管理工作无章可循、杂乱不堪。此外，还缺乏相应的监督管理制度。如果在管理工作中，有专职档案员监督管理，则能及时发现问题并采取有效的措施解决问题，从而在很大程度上提高文书档案管理的规范性。

（二）检索效率较低

人工检索和计算机检索已经成为了当前文书档案检索最主要的手段。但从二者被使用的比例看，人工检索仍占据了较大的比例，这种检索方式不仅花费的时间较多，且检索效率较低，已有文件检索不出或漏检的可能性。虽然有些部门对该问题已采取了诸多手段，但随着检索形式和检索数量的不断增加，人工检索的效率依旧较低。造成这种现象的主要原因是管理人员在开展工作时，过于注重检索工具与检索内容的结合，忽略了检索的整体质量。比如，没有高度重视某些类型的文书档案管理，在文书文件整理当中未注意按年度、类别、问题等归档方式，主要包括专题类、题材类和历史类等。

（三）管理人员的专业素质较低

文书档案管理人员的素质较低是当前管理工作中的重要问题之一，管理人员的专业素质直接决定了其文书档案管理理念和业务技能是否符合标准。如果管理人员的素质达不到要求，则必然会导致文书档案管理工作处于混乱状态，进而无法有条理地开展管理。此外，管理人员的专业素质不高还体现在其对计算机的使用上，主要体现在OA或企业档案系统上文书文件数据的分类处理、归档和查询等工作的实效性。

三、提高文书档案管理效率的对策

（一） 领导重视是做好文书档案工作的前提

文书档案主要用于展示一个单位发展历程及其建设成果。当前大部分的企事业单位领导忽视文书档案管理的工作。要真正将文书档案管理工作做好做到位，单位领导必须顾及单位事业全局发展，将文书档案管理工作规划为单位事业长期发展的战略目标，纳入到单位年度工作计划和考核，让职工加强档案整理意识，体现档案工作的作用及其重要性[4]。

（二）制度健全是做好文书档案工作的保障

做好文书档案工作的强有力的保障和有效措施，首先是使文书档案管理工作制度更加完善。当前文书档案管理机构的地位被忽视，职责功能被弱化。对于这种现象，各企事业单位要专门设立文书档案管理机构，配置一些档案管理设施，组织档案工作领导小组，单位主管领导为组长，相关负责同志为组员，各部门设专兼职档案管理人员。制订制度，用于提高职工对档案工作的全民意识和重视程度，并将本部门的文书档案工作任务认真研究并落实到个人身上，确保文书档案工作保质保量按时完成。另外还应形成档案工作竞争激励机制，实现优胜劣汰，充分调动员工积极性，将档案工作者的工作成绩与单位年度考核、部门考核等直接挂钩，将每个人的工作活力激发到最大，充分发挥个人潜力，创造出档案工作竞争与合作并存、勇于创新的格局。

（三）提高文书档案管理人员素质是做好文书档案的关键

文书档案管理专业性较强。因此工作人员的业务能力是文书档案管理工作质量的直接影响因素。它对管理人员有严格的要求，既要工作责任感强、职业道德高、工作态度认真、脚踏实地、无私奉献的工作精神。还要有扎实的专业理论基础、掌握科技知识。特别是拥有利用现代化科学技术和先进的管理方法来管理文档的基本技能。只有具备扎实的专业知识，敢于创新，责任感强，而且综合素质较高的文档管理工作人员，才能更好地完成单位文档管理工作。为了使档案工作人员更加适应档案工作并提高档案整理质量，必须充分发挥档案工作人员的主动性、创造性和积极性，全面提高文书档案管理人员业务水平和管理能力，既可通过宣贯学习《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和《企业档案工作规范》等各种文件规范，让文书档案管理人员充分意识到做好文档管理工作是责无旁贷。还要在引进人才时，注意引进一些具有专业档案知识、专业技术能力的人才来扩大充实文书档案队伍。与此同时，对当前在编人员的教育不能忽视，组织一些档案业务知识培训，鼓励文书档案管理人员积极参加。在提高管理水平的同时，还能促进文书档案管理工作与单位业务共同进步。

（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本

服务与利用是文书档案工作的根本目的。认真收集整理并保存为第一手资料，对单位的发展历史做好准确的记录，努力实现档案资源的开发利用，方便日后单位各项工作的开展。因此，我们要加强服务功能，改革服务机制，充分发挥文书档案的有效价值，做好文书档案利用效果分析，优化档案系统查询功能，提高档案查询效率，为领导提供更优质的决策服务，为单位做好档案服务工作，为咨询查证服务。还有人员管理素质亟需提高。服务渠道有待拓宽。要革新思想观念，紧跟时代步伐，对于新形势对档案工作的新要求有充分了解。对档案开发利用的新思路、新方法有进一步探究，积极树立服务意识主动完善服务功能。

四、结束语

由此看来，文书档案是一个单位所有工作的记录资料，能作为单位工作的主要指导和依据。文书档案的管理水平直接体现了一个单位的档案管理水平。文书档案管理工作规章制度的不断完善，管理人员专业素质水平的不断提高，传统文书档案管理模式转向现代化管理模式的力度不断加强，加快文书档案管理信息化程度，才能从整体上提高管理效率，实现我国档案事业的长久稳定的发展。

参考文献：

[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012，（3）：82，112.

[2]潘莉.高职院校文秘专业文书档案管理课程改革探讨[J].兰台世界，2010，（14）：38.

[3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011，（1）：26.

如何做好档案管理工作 篇4

进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起。

一、搞好档案工作，领导重视是关键。

一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？

(一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

－1－(二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。

二．实现档案管理现代化

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

(一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

(二)掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、－2－ 归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

(三)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。

－3－

三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

(一)提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。

(二)加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高 －4－ 业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。

(三)明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。

(四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强

－5－ 对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

浅谈如何做好机关档案工作 篇5

浅谈如何做好机关档案工作

张一红

摘要：档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务，是维护党和国家历史面貌的重大事业。面对新的形势，如何实现档案资源的整合，使机关档案工作又好又快发展，在科学发展的轨道上迈上新的台阶具有十分重要的意义。

关键词：档案管理科学发展重要意义

一、树立正确的档案观

机关档案工作是机关工作的组成部分。目前，有一部分人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，对机关档案工作的职责范围、工作内容等认识不到位，甚至存在片面性，认为档案管理工作可有可无。还有一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度的重视，在工作中缺乏工作责任感，缺乏应有的职业道德。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作，树立正确的档案观，是我们做好机关档案工作的思想保证。今天的现实就是明天的历史，在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，要不断地更新档案管理观念，勇敢地寻求和尝试新的档案管理手段。如果国家机关没有档案，工作就不可能在继承中发展，在前进中创新。机关档案不仅是国家档案的重要来源，而且在机关工作中起到必不可少的凭证和参考作用。因此，做好档案管理工作，对于促进我国经济的全面发展具有重要意义。

《档案法》对机关档案工作及其法律责任、档案的管理、档案的利用与公布等都作了明确规定。这说明人们在机关档案工作方面承担的不仅仅是一个道德责任，也是一种法律责任。要充分认识做好机关档案工作是法律赋予的职责，要树立依法办事的观念，制定机关的档案工作规范，完善档案工作各项制度，加大监督指导力度，保证档案的真实、准确、完整。

二、提高全社会的档案意识

在市场经济条件下，人们的价值观念、价值追求和价值取向呈现了多样化，也影响到机关档案工作人员的人生观、价值观。档案工作看似简单，但其实是一项科学性、严肃性、技术性、专业性很强的系统工程，它要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，特别是会运用现代科技手段和先进的管理方法来管理档案。因此，机关档案工作人员要树立正确的人生观和价值观，不能认为机关档案工作没发展前途而在工作中表现为消极怠工。要有效开展档案宣传，不断总结、借鉴先进档案宣传的经验，加大档案宣传的投入，充分运用现代信息技术提高档案宣传的科技含量，不断扩大档案工作的社会影响。

三、实现档案资源的.整合

进一步加强档案资源体系建设，将机关所有业务档案纳入档案管理范围，有计划地征集重要历史档案资料，加大对新形成的经济组织的建档指导工作力度。进一步加强档案利用体系建设，提升档案利用率。运用信息网络技术来做好管理工作。在当今的社会，计算机技术已经在各个领域中广泛运用，为我们的各项工作提供了极大便利，档案管理工作也不例外，档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求。计算机技术、网络技术、数字处理技术的应用，为我们实现对档案信息的管理开辟了广阔前景，提高了机关档案工作水平，提升了机关工作效率。

四、推动档案工作向纵深发展

如何做好企业档案工作 篇6

档案作为一种基础性的社会信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，加快档案资源的信息化和数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所，以满足社会对档案信息资源的需求，这对于档案工作更有效的服务于政府和社会具有重要的意义。档案信息化建设要做好如下几项工作。

一是加强电子政务建设。档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。因此。要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。

二是加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源

建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

三是调整馆藏结构，加快数字档案馆建设。在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。因此，一定要加快数字档案馆建设。近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。

四是加快档案信息资源管理的统一规范。档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息化建设的主要内容是档案信息数字化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准、统一规范，使电子文件的归档，传统载体档案的数字化，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。要积极推广应用了统一规范的易初档案系统管理软件，并做好本单位的电子计算机积累、鉴定、著录和归档管理等工作，确保档案信息交换与实现档案信息资源共享。

浅淡如何做好企业档案管理工作 篇7

一、加强基础建设, 为企业档案工作发展提供前提保障

1. 建立健全档案工作制度。

坚持“集中统一管理, 分级负责”的原则。首先, 企业应明确分管档案工作的负责人, 把企业档案工作列入企业发展的规划和议事日程, 建立健全企业档案工作的各项规章制度, 明确职责范围和惩罚条例, 确定负责档案工作的职能部门, 并配备相应的档案工作人员。其次, 企业要合理设置档案工作层级管理结构, 建立相应的档案工作网络, 内部机构和所属单位也要建立档案工作机制。

2. 加强收集整理工作。

企业档案在载体上分为纸质、声像、实物档案等;在内容上分为文书、会计、科技档案等。企业在开展档案材料的收集工作时, 在注意突出本企业的特点, 收集有代表性的文件、材料、凭证、合同、账簿等的同时, 要着重加强对不同门类、不同载体文件材料的收集力度, 并按照有关文件归档整理制度标准、归档要求、保管期限等, 进行科学整理, 注意保持文件材料的齐全完整, 做好案卷的装订、标识等, 保证案卷质量。

3. 建立和完善档案检索体系。

档案检索工具是档案管理和利用的必备条件, 是查找档案资料的主要工具。建立和完善检索工具体系, 是加强档案基础业务建设的一项重要内容, 它有利于强化科学管理, 推进档案信息资源的开发和利用。企业制作检索工具, 要按照简便适用的原则, 建立全方位、多渠道的检索体系, 有条件的可应用计算机进行贮存和检索, 加快现代化进程。企业要不断完善检索系统, 提高档案的查全率和查准率, 提高档案的利用效率。

二、拓宽服务领域, 为企业发展提供有效服务

为企业的发展服务是企业档案工作最直接和最终的目的。搞好服务工作是企业档案工作的主要任务。在激烈的市场竞争中, 企业要发展光靠单一的信息是不够的, 企业档案部门必须具有自己的内、外信息网络和综合编研能力。所谓外部信息就是企业档案部门充分利用外部的档案、资料及有关信息, 综合挑选出能为本企业服务的有用材料, 因此, 企业档案部门必须扩大信息的收集范围, 积极开辟新的信息资源收集渠道, 广泛收集与本企业经营、生产、销售等相关的信息, 进而丰富企业的馆 (室) 藏。由此可见, 企业档案部门外部信息网络与档案也是不可分割的。所谓内部信息网络, 就是企业档案部门用来收集利用本企业内部生产、经营、销售、人事等有关信息的网络系统。这是企业档案所具有的最基本的服务功能, 它涉及面广、利用效果也最明显。就要求企业档案部门要积极主动地参与本企业的各项活动, 时刻关注企业生产、经营等各项工作的动向, 注意收集有关资料和信息, 为企业自身的活动提供必要的咨询和对策, 使企业档案不仅成为记录凭证, 而且成为信息输出的中心和纽带。所谓综合编研能力, 就是充分利用档案部门的优势, 把“死”的档案资料变成“活”的编研产品, 使档案资料不断处于再生产、再循环状态, 为企业的生产服务。例如, 根据档案可编写出能为企业利用的多种信息资料和经验材料, 编写企业发展历程和人物传记等, 还可利用档案资料开展各种宣传和展览活动, 帮助企业宣传产品、联系客户以及树立企业良好形象, 提高企业社会知名度。总之, 拓宽服务领域, 搞好有效服务, 是企业档案工作不可忽视的一项艰巨任务, 是企业档案工作急需努力的方向。

三、抓好档案队伍建设, 为企业档案工作发展提供人才支撑

如何做好企业档案工作 篇8

关键词：企业；档案管理；现状；措施

档案管理工作是企业管理工作的重要部分，对于企业行为的规范，企业工作质量和工作效率的提升都发挥着非常重要的作用。完善企业档案管理工作更是维护企业历史的一项重要任务，所以，企业档案管理工作的规范化和科学化在很大程度上体现了一个企业业绩和管理水平，但是目前我国部分企业在档案管理上还存在着工作能力弱、档案积压严重等现象，这样对于企业档案管理工作的开展产生了极大的影响。为了全面提升企业档案管理水平和质量，更好的发挥企业档案作用，就必须完善企业档案工作，实现企业档案工作顺利开展。

1 企业档案管理存在的不足

1.1 企业对档案管理工作不够重视。目前企业领导对于档案管理工作在认识上还存在着许多不足，造成企业档案管理水平的低下。目前大部分企业在发展过程中都是过分的关注企业经济因素、企业经济效益，对于企业档案管理的关注度不够，造成企业档案管理过于形式化，没有核心内容。伴随着我国市场体制的不断完善和成熟，企业管理层也认识到企业档案管理工作的重要性，并极力的推动企业档案管理信息化建设，充分发挥企业档案的作用。

1.2 企业缺乏有效的档案管理制度。企业对档案收集、整理和保管等方面制度还不够健全，尽管我国部分企业已经建立部分档案管理制度，但是这些管理制度在执行上力度还有所欠缺，部分档案管理人员的责任心不够，对于档案相关文件资料的整理不够及时，更存在部分档案收集不全，或档案丢失的情况，对于一些借出档案阅读手续上还不够健全，存在有借无还的现象，这样很容易造成部分人员凭借借阅档案的机会对于档案中的一些数据和资料进行篡改，从而降低了企业档案真实性和价值。

1.3 企业档案管理评估体系不完善。企业档案管理的评估工作主要是过程性和阶段性的进行档案管理工作总结，目前很多企业没有结合自身档案管理的实际情况和档案馆管理工作流程制定出完善企业档案管理评估体系，这样就很容造成企业对于档案管理工作状况的不了解，更难以准确的分析和制定切实可行的企业档案管理工作，从而制约企业档案管理的发展和优化。

1.4 企业档案管理人员的专业素质有待提升。伴随着我国企业深化改革，对于企业内部工作进行一系列的调整，档案管理人员内部不断的有新人进入，这些新的档案管理人员上岗后对档案管理工作的认识还不全面，并盲目的认为档案管理是一个轻松的活。企业部门领导对于新加入档案管理队伍的员工也没有进行系统的知识培训，尽管部分企业单位组织了档案管理培训，也只是流于形式，这种情况下对于企业档案管理工作水平的提升产生了严重的影响。

2 完善企业档案管理的对策

2.1 提升企业领导对档案管理的认识。完善企业档案管理工作，首先需要企业档案管理人员树立一个本职工作的思想观念，并提升自身檔案管理的意识和管理能力。再者就是需要企业领导对于档案管理工作有个全面的认识，并在企业进行改革和重组时，做好企业档案管理部门人员的配置，完善企业档案管理机构和企业档案管理职能。保证企业档案管理队伍能够在企业领导的关注下，做好企业档案管理工作，推动企业生产经营工作的开展。

2.2 规范和健全企业档案管理制度。针对目前企业中存在落后的档案管理制度进行更新和完善，建立科学有效的档案管理制度，才能推动企业档案管理工作向制度化、规范化发展，进而保证企业生产、经营工作的顺利发展。例如在完善企业档案的收集制度确保企业档案资料收集的完整性和及时性；完善企业档案借阅制度确保企业档案借阅秩序和减少档案丢失；完善企业档案整理和归档制度确保企业档案资料更严谨。

2.3 完善现代信息技术，推动企业档案管理发展。伴随着信息时代的到来，计算机和信息技术的发展，对于企业档案管理工作已经产生了极大的影响。实现现代信息技术下档案管理工作理念的更新，对于企业档案管理中存在一些不适应的方法和手段进行改革和完善。并且伴随着企业规模的不断扩大，企业经济实力的提升，对于企业档案管理工作提出了新的要求，对企业档案管理进行深层次的开发，完善现代信息技术，提升档案利用价值，为企业经济的发展提供更好的服务，促进企业经济的发展。

2.4 提升档案管理人员的专业素质。伴随着我国经济的发展，想要完善企业档案管理工作，需要一支具备专业知识、业务能力强、作风好的高素质档案管理队伍，强化档案管理人员的培训工作，通过定期的培训使得企业档案管理的专业人员更好的适应新形势下企业档案管理工作，并能够及时的采取有效的措施抓好档案管理工作，使得企业档案管理工作更好的适应信息技术的发展、高素质的档案管理人员能够更好挖掘档案信息化平台的潜力，为档案管理工作的有效开展奠定基础，为企业生产经营工作的开展提供完善的服务。

2.5 加大投入，提升企业档案管理水平。新形势下，企业档案管理的数字化、信息化已经是现代企业档案管理工作的必然要求，传统企业档案管理方式已经很难满足和适应现代企业的发展需求，对落后企业档案管理方式和手段进行更新、完善，加大对于企业档案管理工作的投入力度，对于原有企业档案管理设备进行改造和建设，实现现代技术指导下纸质档案向电子档案的转变，并严格按照《归档文件整理规则》要求，以件为单位，提升企业档案管理工作的效率和质量，推动企业生产经营工作的进行。

3 总结

伴随着我国社会主义现代化的建设，企业发展的速度在不断的加快，企业档案管理在整个企业运行过程中起到了非常重要的作用，而目前企业档案管理工作还存在着很多不足，影响企业档案作用的发挥，完善企业档案工作，提升档案管理效率已经成企业发展的重要任务和关键环节。

参考文献：

[1]夏惟，关智英，邢艳敏，等.新形势下煤炭企业档案管理的工作思路[J].煤炭技术，2011，30（11）：287-288.

如何做好企业档案工作 篇9

新形势下如何做好毕业生人事档案管理工作毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着大学生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映大学毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对我市的人才资源开发乃至经

济发展尤为重要。但是就我市毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：㈠、毕业生对人事档案的重视程度不够。随着市场经济的发展，现在各项工作中心转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。㈡、档案管理不规范。管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。㈢、档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：㈠、适应改革发展新形势，提高对毕业生人事档案工作重要性的认识。

1、加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

2、加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。㈡、加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。

1、全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

2、加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。

3、实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。㈢、创新档案管理模式，实现现代化管理。

1、增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。