高校教学秘书工作内容十分繁琐、交接部门广,即服务学生又服务老师,属高校里典型的服务性工作。教学工作关系到学生的毕业,学院教学工作的运行,小细节不注意,会造成教学事故的工作特点,容易造成教学秘书心理紧张,力不从心,降低工作效率。另外教学秘书的工作成果又是不显而易见的,很难得到外界的肯定,待遇方面也比较低,工作程度与收获不成正比,这进一步加强了教学秘书的职业倦怠感,影响工作效率(杨惠斌,2019)。
我国高等教育的毛入学率已达到48.1%,高等教育即将进入普及阶段(王启慧),2018)。规模越来越大的高等教育体系,更高水平的本科专业教学质量的建设,要求高校教学秘书必须也应顺应时代要求,提高工作质量和效率。另外,随着时代的发展,很多院校增设了新的专业,有很多还是新型专业,如人工智能、大数据管理与应用和电子竞技等。新专业应运而生,老专业获得硕士、博士学位授权点。教学管理工作面临新形势、新任务,这些都对教学秘书工作产生新的挑战,相应地要求高校教学秘书要不断改变管理思维,提高教学管能力。
高校教学秘书处在教学管理的最基层,既服务学生又服务老师,工作十分繁杂,小到教室借用、学生成绩和教师课表打印,大到考试和教学任务安排,以及培养计划修订。从学期初到学期末,教学工作是一环扣一环,所以对每一项教学任务完成时间限制性比较强,甚至有些复杂的教学任务需要在较短时间内完成。此外,有些教学工作,需要教学秘书在学生、老师以及领导之间反复交流与沟通,才能敲定。这种事务杂、时间紧和责任重的工作性质决定了教学秘书必须提高工作效率(曾利华,2018)。
高校教学秘书的工作十分繁杂,但是每学期的都有一些常规的工作,如学期初组织补考,课程重修、补修、提前修读及免修报名工作,学期中制定开课计划,下达教学任务,学期末进行排课,课表下发以及安排课程考试等。教学工作是一环接一环,每一教学任务时限又要求严格,有些工作看似简单,实则需要教学秘书做大量的准备工作,如做开课计划前就要组织好本院学生完成选课,有些课程选课人数过少,还要组织新一轮选课。对于这种时间紧迫任务量大的常规工作,教学秘书可以提前做好准备,理清工作细节,减少中间沟通,进而提高工作效率。
美国管理学家巴纳德说:管理者的最基本功能是发展与维系一个畅通的沟通管道。可见沟通尤其是“有效沟通”在管理中的必要性和重要性。教学秘书作为教学管理者,服务对象广,交接部门多,更要将“有效沟通”作为必备的一项素质要求。学生和老师处在被服务者位置,对文字量较大的教学文件并不会仔细去阅读,教学秘书在传达各类教学文件时,要想做到有效沟通,首先自己要认真研读文件,对传达对象,任务安排,时间节点,自己都要熟知。此外,根据传达对象,教学秘书在传达教学文件时要有针对性的进行信息提炼和重点标注,这样才能高效地完成任务。作为高校教学基层管理者,时刻要记住上传下达不是简单的文件发送,而要确保传达对象能更快更充分地理解信息的内涵与要求。
教学秘书的身份不同于专职任课教师,班主任和辅导员,并不直接接触广大学生。从工作要求上来说只要做好领导,教务部门下达的任务即可。但是从多年的教学管理工作效果来看,如果平时能做到积极主动的关心学生,帮助学生,能把很多隐藏的大问题化小甚至化无,为自己的工作减轻很多负担。如,有些课程的开课学院和任课老师都不是本学院的,对于这类课程的教学质量我们都不能太好的把控,作为教学秘书应该积极主动的与学委交流,了解上课状况。如果学生普遍反映不好,就要把情况及时反馈给教学分管领导和相关系主任。同样对待老师我们也应做到热忱和真心的服务。要主动了解每位老师的基本信息,耐心倾听他们的各种困难与需求,并积极寻找解决方案。如在做开课计划时,就要充分了解下学期有无外出学习计划的老师。如有,相关课程的开课时间就应做出合理的调整。同样,排课时也要考虑到个别老师早上要送孩子上学等,尽量不给他们排1-2节。这样会大大降低学院的教学任务变更申请以及调课率,减轻工作负担。与人方便就是与己方便,平时工作中做到设身处地为他人着想,与他人保持和谐、协调的工作关系,能大大提高自己的工作效率。
英国大文豪萧伯纳曾经说过:“如果你有一个苹果,我有一个苹果,彼此交换,我们每个人仍然只有一个苹果;如果你有一个想法,我有一个想法,彼此交换,我们每个人都有两个想法,甚至两个以上的想法。这句话告诉我们分享和交流让我们能获得更多的进步和成功。交流不仅是情感的沟通,更是两种思维方式的交换。不管是新、老教学秘书,通过交流,我们总能从别人身上获取一些新的经验和方法。老教务秘书工作年限长,见识广,和他们交流,我们能获取更多宝贵的经验。年轻教学秘书,思维比较活跃,处事方式更加现代化、年轻化,符合大学生的口味,与他们交流,我们会学习到新技能,活跃个人思维。
工作效率是整理出来的,规范的文件分类是提高工作效率的保障。教学秘书对接的部门较广,包括教务管理科、教学研究科、学籍管理科、考试管理科和实践教学管理科等。一学期下来接收的教学文件也是非常之多,无论纸质文件还是电子文件,都要分类放置好,并做好文件标签,为后续快速提取提供方便。
“有礼走遍天下,无礼寸步难行”,可见礼仪修养在我们生活、工作中的重要性。以礼行事,会减少许多不必要的矛盾和烦恼。良好的礼仪修养,能够塑造个人魅力,提升信息的接受度,从而提高教学秘书工作效率和质量(王晶晶,2017)。新时代教学秘书不仅要在仪表、穿着、言谈举止方面提高个人的修养,此外,还要注重加强个人的法律素养。
在处理直接关系到学生学籍和毕业的事件时,如延长修业年限申请表,考试违纪、作弊认定处理,休学、复学以及退学等,一定要得到当事人的正面回复,并注意保留证据。以防出现事后不承认状况,增加不必要的工作任务。
高校教学秘书个工作的重要性已不言而喻,高校在强调教学秘书工作重要性的同时,应当积极为教学秘书提供良好的工作环境,提高工作待遇。
另外高校还应当为教学秘书提供进修和培训的机会,注重教学秘书个人发展。只有这样,教学秘书才能感知到自己的工作是被认可的,职业发展是光明的,才会有动力做好本职工作。
教学秘书身处教学管理一线,是最直接的教学管理者和运行者,工作质量的高低关系到学校教学能否正常运行,并直接影响到学校的办学质量。在办学规模迅速扩展和教学质量竞争愈发激烈的大背景下,高校应顺应形势加强教学管理队伍,提高教学秘书的理论素养和履职尽责能力。高校教学秘书自己也要高瞻远瞩,不断提升个人素质和业务能力。
摘要：在招生规模日益扩展,教学质量竞争越发激烈的新时代大学背景下,提高教学管理水平,是确保专业健康发展的必需,也是保证人才培养质量的关键。高校教学秘书身处教学管理工作一线,工作内容杂,服务对象广。做好紧跟时代步伐,提升工作效率,不仅关系到个人生存与发展,也影响到高校管理质量的好坏。
关键词：新时期,教学秘书,教学管理,工作效率
[1] 杨惠斌.新时期提高高校教学秘书工作效率分析[J].办公室业务,2019(8):80-81.
[2] 王启慧.高等教育将普及化,我国已建成了世界上规模最大的高等教育体系.http://www.sohu.com/a/297966119_612784,2019-02-27.
[3] 曾利华.浅谈高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法[J].中小企业管理与科技,2018(12):80-81.
[4] 王晶晶.新时期提升高校教学秘书礼仪修养的策略探索[J].产业与科技论坛,2017,16(3):214-215.
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