新时期档案工作(共11篇)
做好新时期档案工作的几点认识
闵涛
随着我国高科技产业化进程的逐渐加快,正在向信息网络化、资源共享化方向发展,这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。加强档案的资源建设、实施现代化管理、推进档案工作的法制化进程已经尤为今后工作发展的必然趋势。
一、加强档案资源建设
1、严把档案收集关。和缓档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆,实行集中统一管理,为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前,有关部门要下发通知,明确接收档案的范围、内容、标准及要求,及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等,以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时,要扩大档案征集范围,主动向社会征集有价值的档案,对个人所有的、具有保存价值的档案可采取代存、寄存、征购等办法进行监管,对保存在纠偏馆、博物馆和图书馆中具有文物价值的档案资料,可采取复制和建立目录及编制简介等形式,达到丰富馆藏,为利用者服务的目的。
2、处理好质量与数量的关系。馆藏数量的多少一直是档案馆馆藏丰富与否的重要标志。从近年来馆藏建设的实践看,各级档案馆应该不断丰富和优化馆藏,正确处理好馆藏数量与质量的关系,使馆藏建设从片面追求数量转变为两者兼顾。
3、走“特色”发展之路。档案部门要了解需求,贴进经济,走向社会,对散存在社会上的各种门类、各种载体的档案进行广泛征集。同时,也应充实认识到馆藏建设的“特色”,在特色上下力气、做文章,分析本地区的历史特色、经济特色、文化特色、民族特色、自然区域特色等,突出抓好支柱产业、重点项目、龙头项目、名优产品、名人、名胜、名产等特色档案以及与人民群众生活息息相关的专门档案的征集,进一步丰富馆藏,优化结构,体现特色,打造精品。
二、加强档案现代化管理
1、档案资源信息化。在信息时代,档案资源信息化是通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化
技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,即档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。2、档案保护现代化。传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容,不仅要研究有效保护和保管档案载货的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。
3、管理手段现代化。档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及 先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。首先,档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。其次,先进技术手段的应用。要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。
4、档案管理标准化。通过制定和贯彻各种标准、规范,使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据,保证各项档案工作能够有机地联系起来,并且在档案管理中取得最佳的效益。在信息时代,信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等,都需要通过建立一系列的标准、规范来实现,必须通过制定和建立种类档案管理标准,形成档案管理标准体系,确保档案管理现代化各项工作的有效实现。
三、加强档案法制建设
1、加强学习,不断提高档案法律观念。只有加强对档案法律、法规的学习,才能不断提高和缓领导、档案工作人员以及社会各界的档案法制观念,真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违反必究。一要认真学习《档案法》及有关规定,掌握其内容和具体要求。二要加强对档案法律、法规知识的培训,不断提高档案法制建设
水平。三要依法治档,强化档案法律的权威,维护档案法律的尊严。四要加大档案法制宣传教育力度,不断增强遵守《档案法》及相关法规的自觉性。2、强化监督职能和力度,健全档案行政执法程序。要规范档案行政执法行为,履行职责,严格执法,依法管理档案。要建立法制监督队伍,对各机关、团体、企事业单位档案工作进行执法监督检查,真正做到依法治档,实现档案事业管理的程序化、制度化,档案业务管理的规范化、现代化。要严肃查处违法案件,表彰奖励先进。
3、正确处理档案工作与档案法制建设的关系。众所周知,实行统一领
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新时期的档案工作是社会主义事业中不可缺少的工作。在当前, 世界上发达国家都非常重视档案工作, 把重视档案工作的程度视为为衡量发达的、现代化的国家标志之一。我国著名科学家钱学森也非常重视档案、情报、图书资料工作。他认为这些工作做好了, 会使社会全部精神财富可以由每一个人随手调阅和采用, 人类将获得一个从来未有的高度文明的世界。所以档案工作这种服务性行业是一项非常光荣的职业。作为档案工作者应自学地认识档案工作的这一特点, 树立起明确的服务思想和良好的服务态度, 做好档案工作, 让档案工作在社会主义现代化建设中发挥更大的作用。
档案工作是一项政治性很强的工作。首先, 档案工作总是为一定的政治服务。档案工作从来都是为一定阶级所撑握, 为一定的社会制度和一定的路线、政策服务, 不公在奴隶社会、封建社会、资本主义社会如此, 就是在今天的社会主义社会也不例外。比如, 在“文革”中林彪、江青反革命集团篡夺档案大权, 利用所窃取的权力, 利用档案和档案工作为其篡党夺权服务, 疯狂迫害老干部, 大抓叛特反。而且翻乱了旧政权档案, 到处查找所谓叛徒名单, 使许多同志惨遭迫害, 家属受到株连。血的教训证明:档案工作是一项政治性很强的工作, 它不为正确的路线服务, 就是为错误的路线服务。当前, 档案工作的根本任务, 就是要贯彻党的路线为经济建设服务, 这就是档案工作的最大的政治。档案工作部门必须把工作重心切实地移向为经济建设服务的轨道上来, 为四个现代化建设做出应有的贡献。
其次, 档案工作是一项具有机要性质的工作。机要性是档案工作政治性的一种表现, 档案工作的机要性是由档案本身的特点和国家的利益所决定的, 在我们国家的档案中, 记载了党、政、军的领导活动以及政治、经济、军事、科研等各方面的情况, 其中, 有许多是机密的。当前, 国内外敌对分子和敌对势力从来没有停止过对我国的窃密活动, 特别是科技术的飞速发展, 窃密与反窃密的斗争更为尖锐复杂, 对保密工作尤须提高警惕, 不能麻痹大意。档案工作人员和一切接触文件和档案的人员, 必须树立起正确的保密观念, 要自觉地维护党和国家的机密, 做好档案工作。
档案工作是一项管理性、科学性的工作。档案管理工作是一项重要工作, 管理也是一门科学。要把数量庞大、成份复杂的各科档案收集起来, 进行考证鉴别, 分门别类的把档案科学地保管起来, 使档案能够全面地、准确地进行检索和提供利用, 发挥档案的作用。
在档案管理工作中, 管理方法不容忽视。管理不仅直接影响档案提供利用工作的质量;而且对整个档案工作也有很大的影响。从总的方面看, 我国档案科学管理水平还是比较落后的, 为了使我国档案工作管理方法更加科学化、现代化, 我们档案工作者应认真的总结档案管理工作的经验教训, 要批判地继承我国传统的档案工作经验。同时也要注意学习外国档案管理的先进经验和先进技术, 不断提高我国档案管理水平。
二
加强党对档案工作的领导是做好档案工作的政治保证。我国档案工作的建立和发展的历史从正反两个方面证明:档案工作为谁服务, 档案事业的兴衰, 关键决定于是否坚持党的领导, 是否有正确的路线。在社会主义现代化建设中, 档案战线必须坚持四项基本原则, 最根本的就是坚持党对档案工作的领导, 这样才能顺利的开展工作。
维护档案的完整和安全是档案管理工作最起码的基本要求。只有档案的完整和安全, 才能给档案工作提必要的物质基础。
档案的完整包括两个方面的内容:一方面, 从数量上要保证齐全, 把应该集中的档案集中起来, 应该保存的档案妥善地保存起来, 这就证明了档案的齐全。另一方面, 从质量上要维护档案的系统性, 就是维护档案的有机联系和历史真迹。不能人为地割裂分散, 把成包、成捆档案零散堆砌, 更不允许对档案涂改勾划造成档案失真。如果在一个机关, 只是把档案的总数凑齐了, 还是分散在许多部门保管, 造成档案不系统、不完整, 不便于档案的提供利用, 这从科学保管的意义上说, 也不能算是完整的。所以, 按着高标准衡量, 完整应该包括系统性的要求。档案的数量和质量, 两个方面是相互联系、互为作用的。只有档案的数量齐全, 才能保证档案的系统、完整和有机联系, 只切实地维护档案的系统完整的有机联系, 才能真正做到档案的数量齐全。
档案的安全也包括两个方面的内容:一方面, 从物质上力求档案本身不遭受损坏, 以保证档案的安全, 档案永远不遭受损坏是不可能的, 但必须尽量处长其档案的寿命, 使它“益寿延年”;另一方面, 从政治上要保证档案不遭受破坏、不失密。如果失密, 同丢失文件起到同样的坏作用, 甚至比丢失文件所造成的后果更坏。
维护档案的完整和安全, 这两个方面是互相联系、互相影响的。维护档案的完整和安全, 既关系到维护党和国家的利益, 又关系到为我们子孙后代留存历史文件宝藏问题。所以, 它是档案工作者重要的政治责任和光荣的历史使命。
便于党和国家各项工作对档案的利用是档案工作的根本目的。这一思想必须贯穿在档案工作的各个方面和每个环节中去, 它是整个档案工作的基本出发点, 支配着档案工作的全部过程, 表现于档案工作的归宿。档案工作的制度如何确定, 档案业务工作怎样进行, 档案管理环节如何组织, 所有这一切工作都应该从当前和长远的利用档案的需要为出发点。档案工作的目的, 不能为收集而收集, 为提供而提供。档案的管理一定要便于党和国家的各项工作的利用。
1 提高认识转变观念,增强档案管理的责任感和紧迫感
首先,档案工作是记录历史、指引未来的重要途径。“没有历史就没有现在,不知历史则不明未来”。档案是社会实践活动的原始记录,不仅是历史的宝库、社会的回忆,而且也是经历的记载、经验的积累,对于我们回顾历史、总结经验,指导当前、指引未来,具有十分重要的借鉴意义。我所在的济源市轵城镇档案室保存有各门类档案6000余卷,2000多件,这些档案详细地记载了全镇从农业大镇向农业强镇、工业重镇和济源南部新城的转变历程。
其次,档案工作以其独特的记录历史、保存原始数据的特点,在服务民生方面发挥着不可替代的作用,因此,我镇档案室严格遵守“为民存档、便民利用”的工作原则,认真细致地做好各门类档案资料的存档工作,同时设立了档案服务窗口,在镇政府网站上开设档案服务专栏,将民生档案信息、政府公开信息、现行文件及档案目录等内容在服务栏公布;另外,积极开展档案宣传活动,免费为群众提供档案咨询服务。先后为2001年、2002年提前退休老干部调整工资提供了原始资料,使老干部工资顺利调整;2008年,为办理临时人员养老保险和医疗保险提供各项原始资料,保障了临时人员的合法权益。
2 加强学习提升能力,使档案管理工作更加科学有效
2.1 提高收集整理能力。档案具有可传输性、可分享性等特点,如何有效地收集、整理、利用、保管,是每一个档案人员的职责。我深知自己所从事的档案工作并不是简单的收集、整理、装订、查阅等事务性工作,而是要通过不断地学习档案知识,更新观念,熟练地掌握专业知识和工作技能,提高独立完成工作的能力,有效鉴别文件的使用价值。不仅要按时完成档案管理中的各项任务,还要不断探索和运用更加合理、规范的科学方法,使档案工作更加有序、有效,充分发挥它的使用效益。
2.2 提高科学管理能力。新时期的档案工作,除了要保留传统的纸质档案外,更要注重与计算机有效结合,使它具备电子化、信息化特点,从而更加便于管理。为此,我们除了及时整理相关纸质文件外,更注重主动学习计算机操作技能,将所有存档文件的各种信息进行计算机录入,建立电子档案数据库,进一步完善和规范档案管理工作。
2.3 提高规范管理能力。档案管理工作涉及经济社会发展的方方面面,其重要性不言而喻。这就要求我们在档案管理中注意做到规范化、标准化管理,以制度促管理,确保处理公文做到及时、准确、安全。通过建立制度并坚持实施,使档案工作有条不紊,避免文件“满天飞”和“失密泄密”现象的出现,也为每年一度的档案立卷归档工作奠定了基础。同时注意收集与工作有关的参考资料,做成汇编,到需要时提供给领导参考,以方便领导作出正确决策。
为了提高以上诸方面的能力,我们不但要有高度的责任心,还必须坚持学习,善于思考,如果没有强烈的责任感和刻苦钻研的精神,没有求知若渴的学习态度,就很难适应工作的需要。
3 注重宣传营造氛围,夯实档案管理工作社会基础
档案工作与我们的社会生活息息相关,只有让全社会的人都了解、参与,才能更好地发挥档案工作的作用。为了使我镇的档案工作顺利开展,有效实施,首先,要争取各级主管领导和其他部门对档案工作的重视和支持。在工作中,我们积极主动,抢抓时机,及时向主管领导匯报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题。同时利用档案主动为其他部门提供工作信息,使档案发挥应有作用,参与到全镇核心工作中。其次,进村入户大力宣传档案工作,做到宣传无死角。目前,全镇69个村的村室都把《档案管理规范制度》、《档案保密制度》等版面挂在村室最显眼的地方,除此以外,我们还印制了各种档案宣传资料发放到村民手中,使普通群众了解档案工作,了解档案法律法规,在平时工作生活中遇到问题能积极主动查档案,找依据。最后,拓展宣传范围。把在校学生作为重点宣传对象,通过建立爱国主义教育基地,编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物,让学生整理制作个人成长档案、为学生开设档案专题讲座等方式提升学生的档案意识,为档案工作贮备后续力量。
一、新时期林业档案管理存在问题分析
(一)林业档案管理人员素质不高
在经济不断发展的今天,网络技术及信息技术在各行各业中都得到广泛应用,极大便利了社会生活及工作的开展。但就现今的林业档案管理工作来看,在工作中还有很多工作人员都沿用了以往的方式,这不仅使得档案管理效率难以得到提升,也无法对档案资料信息进行及时更新。[2]另外,档案管理人员自身水平也不是很高,对待信息技术无法在工作中准确全面应用导致档案信息的分享及交流出现问题,限制林业部门信息的流通,对给单位工作效率的提升产生不利影响。
(二)档案管理水平不高
我国现今的林业部门内开展档案心理管理工作的人员多是由行政人员或文员兼任,这类人员本身不具备专业的管理能力。因而,其在实际工作中只能对档案进行整理记录,而不能真正实现对档案工作的管理。另外,由于管理人员缺乏较高的工作能力,导致他们无法将全部精力投入到档案管理工作中,影响档案管理工作开展的质量及效率,同时对其他部门的工作开展也产生较大限制。
二、完善林业档案管理的对策分析
(一)加强对林业档案管理工作的重视
由于林业部门的工作涉及多项内容,且较为复杂。因此,档案管理中涉及到的档案资料也数量庞大,且形式丰富。这些档案资料对林业事业的未来发展都具有至关重要的作用。在现今条件下,国民经济的发展使得我国林业建设事业拥有有利条件,但与此同时,资料数量的增加也使得资料种类相应增加,这给林业档案管理工作带来很大难度。需要对林业档案管理工作进行完善,要求林业部门予以档案资料管理一定的重视,并依据林业档案管理工作形势对自身的工作方式进行转变,保证档案管理工作与林业建设发展速度保持一致。[3]
(二)充分应用信息技术
在林业档案管理工作中应用信息技术,可对信息技术的跨越时空性以及便捷性充分应用,使得林业档案管理工作的效率及质量都得到显著提升。在时代进步发展的今天,网络信息技术也在人们的日常生活中得到广泛应用,并发挥极大的作用。因此,在林业档案管理工作中融入信息技术也是现今林业档案管理工作发展的要求。在其中融入信息技术,不仅是顺应时代的要求,同时也是提升工作效率的要求。因此,在开展林业档案管理工作时,势必要充分应用信息技术,推动林业部门办公的自动化。但需要注意的`是,为了提升林业部门办公自动化水平,更好地开展林业档案管理工作,就需要依据自身情况开发研究与档案管理工作相符合的工作软件,并将其在档案管理工作中充分应用,使得管理质量及效率都得到提升。
(三)培养专业化的档案管理队伍
由于很多林业部门在开展档案管理时采用的都是兼任制,导致档案管理工作水平很难得到切实提升。因此,林业部门应重視专业人才的培养,一方面对档案管理工作足够重视,聘用专业化的档案管理人才。[4]另外,结合档案管理人员的实际情况,单位应注重对这些人员档案管理技能的培养及水平的提升,保证工作人员的档案管理水平保持较高水平。林业部门可在日常工作中加强对档案管理人员的培训,讲解档案管理的专业知识,强化对自身管理技能的培养,从而使得工作人员更加积极、更加专心地投身部门档案管理工作中。
三、结语
对档案管理工作进行完善是现今时期林业部门寻求发展的必然要求。针对现阶段林业档案管理工作已经出现的问题,在开展档案管理工作时融入先进技术,并使得工作人员管理能力及水平得到强化培养,提升档案管理工作效率,促进我国林业档案管理工作的实际水平与管理质量都得到显著提升。
参考文献:
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摘 要:医院档案作为医院日常工作的一种记录形式,具有重要的保存价值,其管理工作也应成为是医院日常工作的重要一部分,加强医院档案管理也是医院工作的重点之一。该文从笔者工作中所遇到的实际情况入手,对目前医院档案管理中存在的问题做以简要剖析,并提出相应的解决对策,旨在提高医院档案的管理水平。
关键词:医院 档案管理 问题 对策
医院档案是对医院各部门工作的真实记录,具有很重要的保存价值。医院档案管理是医院日常工作的重要组成部分,是一项重要的综合性基础工作。随着社会的发展和科技的进步,档案管理的信息化、网络化已成为发展的必然趋势,医院档案管理工作如何去适应新的形势,是目前我们所面临的新挑战。笔者结合工作实际情况对当前档案管理存在的问题及对策做以简要剖析。
1 医院档案管理存在的主要问题
在医院日常管理和建设中,一般不够重视档案管理工作,主要体现在以下几个方面。
1.1 档案意识不强,档案利用率低下
传统观念中,医院的重点工作是提高医疗水平,为患者提供优质的服务,“重经营、轻档案”的理念在很大程度上存在,意识不到档案管理在医院日常工作中的重要性。同时,由于对档案重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。
1.2 档案管理混乱,管理制度不健全
目前医院管理一般只注重管理制度和工作岗位职责建设,但档案管理制度、岗位职责、管理措施以及考核机制较少,使得许多档案落到各部门自行管理,没有统一的管理制度和标准,许多应该归入统一管理的档案没有纳入管理范畴。
1.3 档案管理人员业务水平不高,知识更新不够
档案管理人员的业务水平直接影响档案管理水平。医院业务人员培养中,只重视医疗技术人员的培养和素质提高,而对档案管理人员的业务培训则没有纳入计划之中,档案专业人员在理论水平、专业素质方面参差不齐,无法适应档案事业的发展需求,甚至在一定程度阻碍了档案管理水平的提高。
1.4 档案归档内容界定不清,保管期限划分不准确
医院档案管理工作中,由于对档案管理内容界限划分不明确,医院各部门档案混淆,许多部门整理档案室仅凭管理人员个人意志判断,有很大的随意性,一些该归档的档案没有纳入管理,一些临时性、一般性文件也交给综合管理室永久保存,而一些重要资料反而被随意搁置。
1.5 档案管理水平不高、现代化管理手段应用较差
现代化的档案管理手段和设备没能有效地投入到日常工作中,档案管理还基本停留在手工收集、检索及管理的阶段,管理技术落后,造成档案管理不能与医疗业务的快速发展相同步。
2 加强医院档案管理应采取的对策
保证医院档案综合质量,加强医院档案管理,需要多方面的努力,笔者认为应当采取以下几方面的对策和措施。
2.1 建立健全档案管理体系,促进档案工作规范化
建立科学的`档案管理制度,健全档案管理体系,是促进档案工作规范化管理的关键。医院要结合实际情况,完善档案工作职责,进一步建立健全档案管理的各项规章制度,落实管理人员的岗位责任制,实行专职人员收集,将医院各部门分散而复杂的档案资料进行统一管理和考核,使档案管理工作的各环节运行过程中有章可循,使档案管理规范化发展。
2.2 加强全员档案意识,提高档案管理人员素质
档案管理工作是医院日常管理工作的重要组成部分,建立档案管理工作的领导责任制,将档案管理纳入医院的重要议事日程,作为医院工作工作来进行,使医院领导干部及职工充分认识到档案的重要性。另外,做好档案管理重要性的宣传工作,加强广大员工的档案意识,更好地支持档案管理工作,从而促进全员档案意识格局的形成。
档案管理人员素质直接影响管理水平,提高档案人员专业知识水平和业务素质,要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,对档案人员进行档案管理现代化知识的培养。同时,要加强档案管理人员的服务意识,推动档案管理水平的进一步提高。
2.3 加强档案信息开发,发挥档案的社会效益
档案管理工作的最终目的就是提供给医院及广大患者利用,档案管理人员要树立良好的服务意识,充分认识到自己的职责就是多方面收集档案,深入开发档案信息资源,配合医院的各项中心医疗工作,提高档案的利用价值,为医院建设及深化改革提供信息服务。作为档案管理部门,要积极改进管理手段,改变传统的手工管理手段,对档案实行现代化的电脑化管理,充分利用计算机与档案管理软件,将档案信息作为重要部分归入到医院信息管理网络系统之中。
提高档案的存储与处理能力,加强医院信息的横向管理,满足医疗、临床、科研、教学工作的需要,从而提高档案的利用率,发挥其应有的作用。
2.4 开发档案资源,实现档案的科学化管理制度
要实现档案的科学化管理,就要求各方面充分重视,将现代化的管理手段及技术引入到档案管理工作之中。一方面,争取医院加大对档案保护设备的投入,配比现代化技术手段,是档案管理逐步向现代化科学管理迈进,利用计算机手段存储医院的所有医疗、行政等档案,方便使用者查找及阅读。
另一方面,加强风险防范意识,对档案信息系统实施必要的保护措施,实现实时监控,防范信息化档案存在的潜在危险,对档案的安全实行专业化管理。因此,医院在做近期和远期规划时,要确保为档案管理配备必要的计算机网络管理设备及相关应用软件,以实现档案的科学化管理。
总之,要做好医院档案管理工作,并不是短时间内能够解决的事情,关键要加强相应体系制度建设,各项管理体系健全,领导的重视和支持,全体员工档案意识的加强以及档案管理人员素质的提高,只有通过这些,才能使医院档案管理工作更上一个新台阶。
参考文献
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[3] 邵银华.浅谈医院档案管理存在的问题、原因及对策[J].科技信息,2007(4).
随着信息时代的到来,网络技术与计算机技术在社会各个领域中得到了广泛应用,给人们生产、生活、学习、工作带来了许多便利,对档案管理工作而言同样如此,通过应用计算机技术,档案管理模式发生重大变化,由手工管理模式转化为数字化管理模式,这种管理模式转变与升级对提升档案管理工作的质量与效率具有重要意义,推进了我国档案事业的健康发展。本文主要研究了当前档案管理数字化存在的问题,并探讨了推进档案管理数字化的意义,提出了新时期实现档案管理数字化的措施,希望为以后的研究提供借鉴。
0 引 言
随着时代的进步与发展,传统人工档案管理模式暴露出许多问题,难以满足新时期的档案管理工作需要。在信息时代背景下,依托计算机技术与网络技术,档案管理已经逐渐实行数字化管理模式,提高了档案管理工作的质量与效率。以下主要围绕现如今档案数字化管理中存在的问题展开简单分析与探讨。
社会主义市场经济体制的逐步建立,使档案的所有制、内容和载体形式也发生了很大的变化;档案工作的范围越来越高,工作内容越来越新,工作要求越来越高,服务对象越来越多,作用也越来越大。在这种情况下,过去那种传统的管理方式已不能适应新形势的要求。档案和档案工作的发展客观上要求加快档案工作的改革开放步伐,通过改革开放更好地为经济建设和社会发展服务。
加快档案工作改革开放步伐,首先,要解决认识问题。即解放思想、更新观念、换脑筋。国家档案局局长冯子直同志在全国档案局长会议上提出了观念的“八个转换”。即把封闭、保守、墨守成规的观念换成敢闯敢干、开拓进取的观念;把档案的单纯业务观点换成密切注视改革开放,经济建设发展的新情况,为经济建设和社会进步的观念;把一般的接待查档的利用观点,换成积极开展档案信息的开发、咨询、服务,为经济建设服务和各项工作服务的观念;换成主要是依靠依法管理档案事业的观念;把坐、等、靠要的观念,换成为发展档案事业积极主动地争取和创造条件的观念;把档案部门不大重视经济效益的观念,换成既重视社会效益又重视经济效益的观念;把认为档案部门无所作为、悲观思想,换成档案工作大有可为的思想观念。这“八个转换”很重要,作为档案部门工作者要根据实际,认真做好这八个观念的转变工作,在实际工作中不但要做好档案的安全保管工作,还要积极做好档案的信息资源的开发利用。
二、加强档案的业务建设,积极做好开发利用准备工作
掌握好开放档案原则,确定开放档案的业务建设范围。根据《档案法》“关于一般满三十年,有的可少于或少于三十年”的规定,结合本地档案馆所藏档案的实际,将全宗档案划分出来,哪些档案可以开放,那些档案不宜开放应当控制使用,认真严肃地做好审查工作。做好开放档案的审批手续,编制开放档案的检索工具,认真做好开放利用档案的各项基础工作,同时还应做好开放利用档案的各项基础工作。同时还应做好档案开放后的信息反馈,以便分析全社会的需要,总结开放利用档案工作的经验和问题,以促进开放档案工作的业务建设顺利进行。
三、面向经济建设主战场,档案工作应服从并服务于经济建设这个中心
档案是历史的真实记录,是信息、是凭证、是依据,是维护党和国家历史真实面貌的一项重要事业,也是在历史发展过程中自然形成的。历史怎样发展,档案就怎样记录,也是社会主义经济建设中的一项科学性、条件性、服务性工作,必须自觉服务于经济建设这个中心。近年来,中国档案事业在贯彻全国档案工作的基本指导思想,适应经济体制改革的需要。从实际出发,进行档案工作改革的研究和实践,大力开展档案信息资源,坚持以经济建设为中心,要在工作中密切注视注视经济建设的发展,跟上改革开放的步伐,经济建设发展到哪里,档案工作就延伸到哪里,服务到哪里,在开发档案信息资源上下功夫,把“死”的档案开发出来,变(下转237页)书馆内的秩序,应该包括很多内容。由于大部分高校图书馆对勤工助学的学生没有进行有效的岗前培训,使得大部分学生对图书馆工作不了解,不知道图书馆管理工作的重要性。大多数学生在不熟悉情况的条件下就上岗,导致工作中往往业务不熟练,出现很多错误。部分学生认为图书馆管理工作是很轻松简单的,但是在工作中往往发现图书馆工作有难度也很枯燥,导致学生的不辞而别,这都跟没有必要的岗前培
(六)工资结算时间靠后
一般高校的图书馆的勤工助学的工资结算都在学期末统一发放,这给学生日常的花销带来了一定的麻烦,这也是学生中途退出的一个原因。
三、提高图书馆勤工助学工作效率的措施
图书馆勤工助学岗位的设置是为了帮助那些家庭经济困难、能吃苦耐劳的同学完成学业。所以在招聘学生时,应该优先考虑特困生和贫困生。要求学生有较好的责任心和吃苦耐劳的精神。在完成招聘后,应该按照他们的课程表安排上岗时间,尽量使得他们的平常生活学习时间和上岗时
工作时间可以不按天计算,采用按小时计算,也即每周必须完成多少小时的工作量,这样如果学生遇到急事时,请假经批准后可以让别的勤工助学的同学代替,在空闲时可以补上请假时的时间。这样的话学生有相对自由的时间,而且还能减少馆员对勤工助学学生的依赖,能保证岗位工作的连续性,提高了图书馆管理工作。
(二)解决勤工助学学生的身份
虽然图书馆勤工助学岗位不像正式馆员是学校的在编员工,但是在上岗的时候也是图书馆的工作管理人员,应当为其发放必要的工作标示,这样在图书馆上岗工作时不会引参考文献:
[1]张军.高校图书馆勤工助学管理工作探究[J].高校图书馆工[2]刘智勇.关于高校图书馆勤工助学工作的思考[J].科技情报[3]黎洁华.高校图书馆学生助理管理创新探讨[J].图书馆论坛
(上接235页)成与经济建设密切相关,能够服务于各项工作的“活”的档案信息,充分发挥档案的社会效益和经济效益,积极为企业和机关优化决策,确定改革、发展的目标,加快改革,扩大开放,取得明显成绩,为经济建设服务。
四、档案建设适应企业发展的需要
在新形势下,老一套的档案管理工作已无法适应现代企业发展的需求,为了推动企业管理信息化建设的健康发展,起一些不必要的麻烦,其他借书的学生也非常直观地就能看出。标示应该避免诸如“临时”、“学生工”之类的字眼,应当人性化设计,激发学生对图书馆管理工作的热爱。
(三)工作设置多样化
勤工助学岗位的设置的另一功能是提高学生的综合素质,所以工作设置上要避免过去单一整理书籍,应该设置更多能提升学生能力的工作。比如信息录入、图书引导等。这样可以避免学生觉得图书馆工作单一和枯燥。
(四)加强馆员素质教育,实行人性化管理
高校图书不仅是一个工作平台,更应该是一个教育学生的地方,所以馆员不仅仅是做好图书馆的业务工作,还应该自觉承担起教育学生的责任。馆员和勤工助学学生不仅仅是简单的上下级关系或者平级关系,而是师生关系、教育与被教育的关系。如何借助图书馆这个平台让学生在工作的同时也能感受到图书馆这个集体的温暖。
虽然勤工助学岗位上工作的是学生,但是馆员也要视他们为工作伙伴,关心他们的工作、学习和生活。对于新上岗的学生,馆员要耐心细致地对他们进行指导,让他们很快熟悉工作。对于学生在工作中犯的错误,馆员要正确引导,不能一味地斥责,也不能不管不问。
(五)工资结算方式多样化
有的学生学期当中需要用钱,但是勤工助学工资往往学期末才发放,为了减少这种问题,工资可以按小时计算,工作完后当场结算,也可以学期末一起结算,而且学生可以根据自身需求要求如何支付。
高校图书馆的勤工助学岗位的设立是必然趋势,也是高校图书馆管理工作和学校学生工作不可或缺的一部分。图书馆勤工助学工作持续发展需要全体教职员工和学生的
一、增强意识,健全制度,加强硬件建设
学校领导要高度重视档案工作,把档案管理列入学校工作的重要议事日程,深入持久地组织好《档案法》的学习与宣传,全面提高全体教职员工的档案意识。结合学校工作实际,每年定期开展学校档案人员业务知识培训,用多种形式宣传《档案法》,使全校师生知法懂法,认识档案工作的重要性,不断增强档案意识。
建立和健全管理机构是做好档案管理工作的基础。学校要建立和健全管理机构,加强对档案工作的领导,健全档案管理网络,建立综合档案室。学校的档案工作要列入年度工作计划和各教研组、科室的计划管理,并将档案管理工作的有关要求列入各科室的工作职责、考核内容之中,落实到档案管理人员个人,做到年初有计划,年终有总结,考核结果要与奖惩挂钩。依据责任制抓落实,使档案工作能够正常开展。制订了各项档案管理制度,如《档案分类方案》《档案保管期限表》《档案归档制度》《档案人员岗位责任制》《档案查、借阅制度》等多种制度。这些规章制度的建立,使档案管理工作有章可循,不断提高档案管理的质量,有力地推动了学校档案工作的开展。
档案库房和其他必要的设施建设,是做好档案管理工作的必备基础,也是日常档案管理工作的必要条件。以档案工作为学校管理、教育、教学工作服务为指导思想,注重档案管理对积累学校文化底蕴所起的重要作用。因此,在基础建设方面要十分重视学校档案库房建设,添置必要的档案管理设施,配备灭火器等消防设备,并落实“六防”措施,有力地保证了档案工作的正常运转。
二、加强档案队伍建设,提高档案管理人员的素质
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。所以,要搞好学校档案工作,必须加强档案队伍的思想建设和业务建设。—方面,学校要根据中等职业学校的实际构建一个档案工作网络,由学校中层以上领导担任网络人员,负责对教育管理、教育教学、党政文件和人事工作中形成的档案资料进行收集和初步整理,并按时移交给学校综合档案室。网络人员的档案意识是否强,业务能力是否强,对于学校档案的收集是否齐全、完整起着决定性的作用。学校应选懂电脑且具有高度的政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业的人担任学校专职档案管理员,负责对档案工作的具体管理和操作。
每年定期开展档案人员业务知识培训,使兼职档案员具备扎实的专业知识。另一方面,要通过在职学习、短期培训、函授学习等多种渠道有目的地对档案人员进行业务培训,以此加强档案管理基础教育,拓宽档案管理人员的知识领域,提高自身整体素质和工作能力,为学校档案管理打下扎实的基础。同时,我们要及时解决学校档案工作人员的后顾之忧,稳定档案人员的队伍,确保他们的工作热情。最大限度地提高专、兼职档案人员的积极性。只有这样,才能使学校档案工作逐步走上规范化、制度化、科学化和现代化的轨道。
三、开发利用档案,使其为学校的教育教学提供服务
近年來,各教研组、办公室在各项活动中形成的材料大量增加。由各科室兼职档案员负责收集材料预立卷的制度,然后由综合档案室组织专兼职档案员进行统一整理和管理,做到各类档案收集齐全、完整,归档档案质量得到保证。在做好日常档案提供利用的同时,为提高档案利用率,学校档案室应注重对档案进行再加工,通过整理、阅读大量原始材料后开展编研工作。这些编研材料为学校各项工作提供了有力依据,为了解本校历史、教育成果等起到了一定作用。
【摘要】农业科技档案是农业档案的重要组成部分,是重要的农业科技、生产信息资源。本文针对当前农业科技档案管理中存在的主要问题,提出了农业科技档案规范化管理思路,为农业科技档案的合理开发利用提供参考。
【关键词】农业科技;科技档案;规范管理
农业科技档案主要包括农业科学研究中从立项、申报、进程、总结、结题再到成果鉴定这一系列过程中的各种档案材料,还包括林业、副业、渔业、牧业等档案。由于在管理农业科技档案的过程中还存在一些问题,导致资源浪费。因此,有效地管理农业科技档案是档案管理人员的重要工作。
一、开发利用农业科技档案信息资源的必要性
农业科技档案是指在农、林、牧、渔各业的生产实践活动中形成的技术资料,是农业科技人员在科研活动中形成的一种特殊的信息资源,是对农业科研活动最直接的原始记录。包含种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境档案和农业区划档案等。将这些资源按照档案管理相关规定进行处理,形成规范化、标准化的科技档案,再将这些档案资源进行开发,可以进一步实现农业科技档案的新价值。首先,农业科技档案的实质是科技成果,作为智力成果、知识智慧的结晶,是属于知识产权的一部分,必须加以保护和利用。其次,农业科技档案信息资源可以使各级决策部门更好地了解国内外农业科技成果和农业经济发展状况,为科学决策提供服务。再次,农业科技档案是农业科研创新的基础,这些信息资源可为深入科研提供大量宝贵的信息来源。最后,农业科技档案是一种将科研成果转化为生产力的载体,可为地方经济发展提供优良品种、新技术等方面的服务,从而产生经济效益和社会效益。
二、农业科技档案开发利用存在的主要问题
(一)档案管理人员不注意科技文件的积累
科技档案的前身就是科研文件,科技文件具有很高的再利用价值及指导价值都是因为记录了科研成果的研究过程。但档案人员和科技人员平时不注意保存科研文件,导致归档时科研文件收集不完整,从而造成很大的损失。
(二)农业科技档案管理方式落后
档案的数量随着时间的推移和科技的进步越来越大,这给提供利用和保管工作都带来了很大的困难,再加上管理的手段和方法都不先进,非常的落后,检索工具也是单一的,工具单一通常表现在查阅工具,用的最多的查阅工具就是手工制作的目录或者是专题卡片,检索方法速度慢而且还很落后,准确率也不高。
(三)农业科技档案内容不完整
虽然科研科技单位对农业科技成果进行了归档,但是,科技档案工作中还存在内容不完整、归档手续不齐全的问题。
三、农业科技档案开发利用的对策与建议
(一)转变农业科技档案工作人员的思想意识,树立正确的价值观
国家档案局在全国社会主义新农村建设档案工作会议上提出了“以统筹城乡档案工作协调发展和新农村建设需要相适应的、覆盖新农村建设各个方面和全体农民的档案工作体系为主要内容的新阶段农业农村档案工作的新目标、新任务、新要求”。为适应以上形势要求,档案工作者要与时俱进,积极调整工作思路,充分认识农业科技档案的特有作用,树立农业科技档案的正确价值观,增强农业科技档案的民生意识,贴近民生,服务民生。
(二)加强科技档案的收集,着力建设档案资源体系
只有建立起覆盖广大人民群众的档案资源体系,才能为人民解决最关心、最直接、最现实的利益问题。只有建立起服务人民群众的档案利用体系,才能为广大人民群众提供高效快捷的档案服务,才能真正体现档案部门全心全意为人民服务的宗旨。加强科技档案的收集,可采用定期收集和随时收集相结合的方法。定期收集是根据科研活动的特点,建立健全和完善各项管理制度。如规定详细的归档范围、份数、要求及时间;促使科研人员自觉将科研档案材料定期归档,保证档案的完整性和系统性。随时收集针对学术论证、证明材料、检测结果、验收鉴定等与科研项目有关的其他材料,并将收集的材料以科研档案的重要程度为依据,结合运用多种组卷方法将案卷按重要程度排列,这样有利于科技档案的保管和查找利用。
(三)“以人为本”,着力建设档案服务体系
农业科技档案管理应当树立以人为本、以农业科技成果为核心的管理思想。现代农业科技档案管理人员应积极主动,深入了解科技成果的.技术水平以及经济市场的需求,及时、适度、有效地开发档案信息资源。在档案管理上,要改变传统管理模式,从管理型向服务型转变,要围绕解决科研人员的需求为目的,以提供相应服务为出发点,为其提供较稳定的科研环境和具有竞争力的科研条件。因此,只有加强档案工作人员的自身修养,努力提高思想政治素质、文化素质和业务素质,才能把那些有价值的档案资源充分地开发出来,更好地为农业生产服务,加快农业生产的发展。
(四)加强规范农业科技档案工作
作为医院档案的管理人员,必须具备创新意识,在医院档案管理中融入信息化技术,为了提高信息化管理的质量,必须建立健全的信息化管理制度,符合医院档案信息化管理的基本需求,促进档案信息化管理工作稳步进行。档案管理人员必须规范自己的思想和态度,积极运用信息化技术,了解档案管理的每一步工作,保持着认真负责的工作态度,加强对档案管理模式的研究分析,不断改进档案管理方式,使医院各个部门都能共享到工作所需要的信息资料,提高档案消息的时效性和使用率,作为现代的医院档案管理人员,必须坚持创新理念,运用科学化的信息管理制度,在档案中纳入医院内部人员的考核资料,调动医务人员的管理积极性。
3.2加大对档案信息化管理的投入力度
目前,我国的医院档案管理信息化建设处于起步阶段,各项制度和信息技术不够完善,作为医院的管理者,一定要加大对档案信息化管理的投入力度,重视档案信息化管理工作,以身作则,不惜一切提高医院的管理水平和服务质量。硬件设施是信息化建设的基础,加大硬件设施的投入,健全医院的信息化管理系统,保障信息化管理能够顺利开展。对信息技术的投入也非常重要,信息技术属于一种新型技术,很多医疗人员和管理人员不够了解,医院管理者要敢于创新,通过各种渠道引进信息技术,并培养医院档案管理人员的信息技术知识,让他们了解这项新技术,并勇敢尝试。
3.3提高医院档案信息化管理的可靠性
信息化管理技术在提高医院档案管理质量和效率的同时,会减去大量的人工操作部分,转变为用计算机计算、整理资料,所以提高信息化管理的安全性非常重要,不能随意泄露档案资料,提前检查计算机的安全性。因为有些档案资料中涉及到病人的隐私和某项现金的医疗成果,其中牵扯的经济利益比较大,所以在建设信息化档案管理平台时,加强安全控制,通过指纹、声音等身份认证来获取访问权限,对档案资料及时进行备份,以防丢失,经常扫描计算机病毒和漏洞,确保计算机信息的可靠性。
4结语
综上所述,随着现代信息化技术的不断发展,医院档案管理信息化建设将面临着更大的挑战。在实际应用信息化技术的过程中,必须不断强化信息管理人员的专业水平,加大投入力度,健全信息化管理制度,提高医院档案信息化管理的安全性,才能满足时代的发展需求。
参考文献
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[3]崔石珍.探讨现阶段医院档案管理信息化的不足以及对策[J].办公室业务,(19):179.
[关键词]新时期;人事档案管理;特点;问题;对策
在当前市场经济环境下,行业之间的竞争越来越激烈,企事业单位之间人员流动性越来越频繁,再加之人事档案管理制度改革也不断深入,人事档案管理工作已成为人事管理工作的重要环节之一,管理模式也加快了向专业化的转变进程,而且在当前新时期人事档案管理工作的社会性和地域性也不断增加,其来源也更加广泛,内容也更为复杂。而且在当前新时期,人作为社会发展过程中非常重要的一项资源,在社会发展过程中具有极其重要的作用。企事业单位对于人才的需求量不断增加,这也使当前人事档案管理无论是内容、存档方法还是传递方式都开始向多样化的方向发展。这就对当前人事档案管理工作提出了更高的要求,需要针对当前人事档案管理工作中存在的问题,采取切实有效的措施加以解决,以便于能够更好的推动人事档案管理工作的顺利开展。
1、新时期人事档案管理的要求
1.1创新管理模式
在当前新形势下,社会发展过程中对人事档案的需求发生了较大的变化,在情况下,传统的人事档案管理模式和管理思路已越来越无法与当前社会的发展相适应,因此需要加快对人事档案模式进行创新,利用计算机技术来实现对人事档案进行数字化处理,实现人事档案归档、查询、借阅和转移等多个流程的一体化,有效的利用数字化方式来替代传统的手工管理模式,确保人事档案管理水平的进一步提升。
1.2重视信息技术运用
在当前人事档案管理工作中,信息技术取得了广泛的应用。不仅建立了统一的信息化平台,而且需要有效的将电子档案与纸质档案结合起来进行使用,提高人事档案信息化管理水平,从而为档案信息的更新、删除和查询等提供更多的便利,为人事档案管理水平的提升奠定良好的基础。
2、新时期人事档案管理存在的问题
2.1对人事档案管理工作缺乏重视
当前很多单位对员工的管理工作更为造福一方,而对人事档案管理工作重视度普遍不够,在对员工进行考察和晋升时通常都是以平时表现为依据,而对人事档案的参考作用较为忽视,无法将人事档案管理对员工进行考察和评价的作用体现出来。人事档案工作具有较强的内部性和保密性,工作不引人注意,这也使很多领导干部对人事档案工作缺乏深入的认识,觉得人事档案管理工作中与保管工作具有等同性,不能给单位创造经济效益,由于对人事档案管理的重要性缺乏认识,从而导致其对人事档案工作较为忽视,使人事档案管理工作无法与当前社会的发展需求相适应。
2.2人事档案管理制度不完善
长期以来我国人事档案管理工作所遵循都是沿用传统的各项制度,具有一定的计划性色彩,制度存在一定的滞后性,缺乏生机和活力,不能与当前干部工作的发展需要相适应。而且在制度内容上关于离任审计和任前公示等相关材料的收集也没有明确,在实践工作中制度的可操作性不高。再加之当前很大一部分人事档案管理人员身兼数职,由于不能将所有精力都放在人事档案管理工作上,这就导致档案收集、整理、归档等各项工作缺乏及时性和准确性,部分档案并不能对本人的现实情况进行真实反映,人事档案的完整性不够,从而对档案的正常使用带来较大的影响。
2.3管理模式比较落后
当前还有很大一部分单位在人事档案管理工作中还沿用传统的管理模式,通过人工模式来对人事档案进行收集、整理和存储,对现代信息技术掌握不扎实,无法全面对其进行运用,这不仅对人事档案管理效率带来较大的影响,而且对人事档案管理模式的创新带来了一定的制约,严重影响了人事档案管理水平的提升。
2.4档案管理人员管理水平不高,管理手段落后
在实际工作中,部分单位在档案管理人员配备上从不配备专职人员,而是采取人员兼职这种办法来应付。兼职管档人员工作变动频繁,业务不熟,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作,严重影响了档案管理水平。
3、新时期人事档案管理存在问题的改进对策
3.1转变思想观念,提高档案管理的认识
各单位在重视员工管理的时候,要充分认识人事档案管理的重要作用,将其放在突出的位置,认识其在全面了解和评定员工方面的重要作用。并在制度、人员、资金、现代信息技术等方面加强支持力度,促进人事档案管理水平的提高。
3.2完善管理制度,促进各项工作规范化
建立完善的人事档案管理规章制度,有效规范人事档案管理的各项工作。对人事档案管理的流程、方法、目标、要求进行全面的规定,使管理工作有章可循。建立人事档案管理责任制,明确管理人员职责,使他们在日常管理中严格遵循相关规范流程,确保管理工作有章可循。建立奖惩激励机制,调动管理人员工作的热情,促进各项工作规范有序进行,使他们在日常管理中严格遵循规定,认真履行自己的职责,促进人事档案管理水平的提高。
3.3创新管理模式,重视现代技术的运用
重视现代信息技术的运用,建立现代化管理操作平台,在加强人事档案纸质管理的同时,对人事档案资料进行数字化处理,促进管理水平的提高。在具体工作中,对人事档案资料的搜集、归档、查询、转档等内容进行详细的规定,利用操作平台进行操作和处理,提高管理工作的实效性,不仅能够减少管理上的失误,还能够促进管理水平的提高。
3.4加强管理培训,提高管理人员的素质
引起高素质的管理人员,充实管理人员队伍建设,加强管理队伍培训工作,通过现场授课、进修、学习等方式,让他们掌握人事档案管理的具体操作流程和方法,促进管理水平的提高。管理人员需要加强现代化信息技术的学习,熟练掌握计算机、软件等的操作,能够灵活运用这些技术进行管理,提高管理效果。
4、结束语
在当前新时期,由于社会和经济的快速发展,人才成为当前社会发展过程中非常重要的资源,这也对人事档案管理工作提出了更高的要求。需要我们要充分的认识到人事档案管理工作的重要性,深刻认识到当前人事档案管理模式、管理内容、管理方式等的变化情况,明确当前社会发展过程中对人事档案管理工作的要求,从而从制度上、技术上和管理模式上对人事档案管理工作进行不断创新,确保更好的推动人事档案管理水平的提升。
参考文献
[1]周丽.分析新时期的人事档案管理存在的问题及措施[J].广东科技,2012(3).
[2]陈成瑾.人事档案工作如何适应国家选人、用人机制的深化改革[J].黑龙江档案,2011(5).
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