浅谈高职院校的教学档案管理

高职院校系部管理过程中形成的文件资料和相应的档案, 是对教学工作进行考核和教学质量评价的重要依据, 也是教学工作有条不紊顺利进行的基础条件。科学的文档资料管理, 能使信息资料构成科学有序的信息系统, 对提高管理水平和教学质量有着十分重要的作用。同时, 由于政府职能转变, 教育行政部门对高职院校的管理以各种评估为主要手段, 系部准备各种文档资料应对评估将是经常性的工作。因此, 加强建设和管理教学档案, 充分发挥教学档案在高职院校教学管理工作中的作用, 显得极其重要。

1 教学档案的归档范围和原则

(1) 教学档案的归档范围。

(1) 教学档案是在教学实践或教学管理的过程中形成的, 它对学校和相关部门的工作和发展都具有重要参考价值。

(2) 教学档案相关材料应当真实确切地反映教学实践和教学管理的全部过程。根据教学档案的历史形成规律, 来保持其应有的有机的联系, 从而保证教学档案的完整性、系统性和准确性。

(2) 教学档案的归档原则。

(1) 所有在教学实践活动和教学管理中直接形成的各种文字、图标、声像等载体以及反映教学运行和教学活动的全过程, 只要它们具有保存价值, 都必须根据其自然形成规律, 从而来符合教学管理和教学活动的相关特点。

(2) 教学档案是学校教学活动和教学管理最真实, 确切的记录, 同时也是教学工作稳步发展的最具有说服力的证据。教学档案管理的工作是教学管理中的一项基本工作, 同时也是教学管理重要的信息资源, 教学档案的存在为教学管理和教学研究提供了有力的支持。

(3) 必须建立相关教学档案的管理制度。教学档案管理工作一般都是由教学部门的教学秘书负责安排管理的, 各教学管理部门应该选出一名干部来实行教学档案管理的相关工作。

2 高职教学档案管理工作存在的主要问题

(1) 高职领导对教学档案管理的重要性认识不足。

由于高职院校档案管理是一项基础性的管理工和服务性工作, 所以比较难产生较为明显或直接的经济效益。由于经济利益的原因, 就会导致档案工作得不到应有的重视, 很多学校领导把教学档案管理当作是可以草草应付的一简单工作, 而没有认识到教学档案管理在整个教学管理和教学研究中都具有十分重要的作用。

(2) 教学档案材料缺失, 不完整。

高职院校各部门对教学档案材料进行归档, 对档案收集、整理、保存等工作不够严格和规范, 部分高职院校教学档案管理工作处于松散落后的管理状态, 有教学活动没有资料积累、有制度没有落实到位;各部门的归档工作出现重复性, 不注重过程材料的积累;归档后随意抽调、借用资料, 未进行登记, 不再归还, 造成档案缺失、信息不全, 特别是教学实践各环节活动的教学档案, 散存于形成部门的个人手中, 没有收集归档, 遗漏丢失或损毁的现象较普遍。

(3) 高职教学档案管理工作人员队伍混杂, 素质偏低。

档案管理人员专业水平的高低, 直接影响档案事业的进展。高职院校档案工作者大多没有经过专业培训, 缺乏档案的基本理论, 也缺乏档案管理工作的实践, 只能起到简单的保管作用, 不能真正做到档案管理的科学化、规范化。档案部门是非职能部门, 档案工作很容易被忽视, 所以档案人员的业务培训、专业知识更新缺乏系统的培训计划和渠道。大部分高职教学档案管理工作人员没有能够熟练地掌握先进的管理技术, 而是采取原始普通的管理方式, 完全凭借经验办事, 另外部分教学档案工作人员对教学档案的管理工作缺乏工作热情, 而放松了学习专业知识。因此, 档案管理人员本身的专业限制加上后天的培训缺乏, 造成了高职院校在档案管理队伍建设上处在相对落后的水平。

当前我国高职教学档案工作中的问题还是十分明显的, 这就需要各单位领导及相关部门认识到问题的存在, 并进一步去解决问题。

3 解决高职教学档案管理问题的相关对策

(1) 认识到教学档案管理的重要性, 更新管理人员观念。

这需要领导重视和支持档案管理工作, 给档案管理工作人员较大的自主权, 让广大教师知道教学档案管理工作的重要性, 同时各部门之间要加强联系, 优势互补, 提高教学档案的利用效率, 充分显示其价值。另外, 高职院校教学档案管理的工作人员必须适应来自不断发展的社会的需求, 及时更新自己的服务理念, 并且找准自己的位置, 从而更加有效地发挥自己的作用。

(2) 提高档案管理工作人员的素质, 建立一支优秀的工作队伍。

档案管理人员的综合素质是高职院校档案事业发展的关键。做好队伍建设, 首先要加强档案管理人员的职业技能培训和提高档案管理人员的专业素质, 要建立相应的培训体制, 鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训。

(3) 完善和健全档案管理体制。

随着高职院校规模的不断发展和扩大, 档案管理制度完善的任务十分艰巨, 为适应档案工作快速发展变化的特点, 高职院校应采取有效措施, 加强对档案管理制度的建设。工作的最终目的是通过科学管理和有效开发利用档案, 促进学校发展。在档案业务建设上, 应把档案制度建设放在重要位置, 使之有章可循。新的档案工作机制的主旨应该是科学有效的管理。它应以适应学校快速发展的需要、适应最新的科学技术发展等新形势的需要而制定。

总之, 高职院校教学档案管理水平的提高, 需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新, 这是一项任重而道远的工作, 但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识, 并坚持不懈地去追求改进之途径, 高职院校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。

摘要：教学档案管理是高职院校档案的一个重要组成部分, 它反映了高职院校的各方面重要背景资料, 具有很高的使用价值。因此, 结合高职院校教学档案管理的现状, 加强建设和管理教学档案, 充分发挥教学档案在高职院校教学管理工作中的作用, 显得极其重要。当前我国的高职院校的教学档案管理工作由于各方面的原因存在着许多的问题, 如何解决这一些问题已成为各高职院校档案工作的一个新的课题。本文就高职院校档案管理工作中存在的问题以及相关对策进行了探讨。

关键词：档案管理,高职院校,问题,管理制度,对策

参考文献

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