档案工作是一门系统的科学, 它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索及提供利用和编纂工作。随着现代科学迅猛发展的今天, 档案作为信息宝库的重要信息源已经成为记录历史轨迹不可替代的宝贵资源。特别是办公自动化的进一步发展和深化, 电子文件应运而生, 成为社会改革和发展的新生力军。它集计算机及网络通讯技术, 采集、处理、存储和传播于一体, 将声音、图像、文字、数据等各种信息, 通过现代技术快捷而便利地服务于社会, 造福人民。
利用计算机进行档案管理, 提高电子文件管理意识, 电子文件的不断产生已成为日常文件管理的主要问题。电子文件的特点是运行速度高, 可靠性高, 存储能力大, 并且还可以进行网络信息交流。电子文件和纸质文件一样, 同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题, 学校应加强电子文件的宣传和推广, 提高师生对电子文件的应用意识。
由于档案利用率越来越高, 高效、快捷受到人们欢迎, 如果继续采用老的、原始的档案管理方法, 就会出现档案查找费时、准确率不高的现象, 手工、纸质等落后的管理手段已经严重地制约了档案效益的发挥, , 因此, 电子档案管理势在必行。
在办公自动化的现代社会, 档案行业也不能停滞不前地保留最原始的管理办法, 我们可以利用计算机将文字材料和图像资料输入相应的电子文本软件中, 并用扫描仪存储到计算机中, 可以打印数字图像, 可以复制胶片, 保存时间长, 清晰度高, 已经被广泛应用。
由于日常工作会产生大量文件、技术资料、图片和影像资料, 这时候一张普通的光盘就可以存储上千万的文字信息, 极大地减少了档案占用的空间和存储价值的投入。
电子档案的归档立卷工作更规范, 简化了档案的归档过程, 提高了档案信息的深层加工能力, 实现了电子档案方便快捷、高效传递。同时也减轻了档案管理人员复杂、繁琐的档案收集工。
电子档案的收集、整理、保管、利用等工作都可以在网络上进行, 可以使档案人员有更多时间进行档案的数据采集、充实完善工作, 实现档案价值最大化。
传统的档案管理会因为温度、虫害、火灾等不可抗拒的因素影响档案的保管质量, 电子档案可以解除这些隐患。
电子档案的现代化管理, 使档案信息的存储、加工、检索、传递等更加迅速、准确、及时、高效, 大大地提高了档案工作的质量和效率, 充分发挥了档案的利用价值。电子档案要摒弃传统的经验管理模式, 提高现代先进水平, 又快又好地为本单位服务。
首先严把材料质量关, 提高电子文件的载体的保存寿命, 保证计算机网络系统安全, 有良好的室内环境, 保证机器设备的正常工作和运行, 可设定登录限制、使用文件限制和文件属性等等, 同时做好数据库备份工作, 保证信息安全。要在计算机上安装防毒软件, 不允许随便使用外来磁盘、光盘等。
电子档案的管理人员要具备电子计算机应用及自然科学基础知识, 同时也要掌握档案管理基础知识, 如档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术学等等, 还要掌握英语。
电子档案的开发和利用是一件新生事物, 应尽快造就成批的电子档案人员, 以适应社会迅速发展的需要。尤其是具有一定档案基础的人员, 应进行集中培训, 进一步了解和掌握计算机软件技术、数字通信和网络技术, 以适应电子档案管理的需要。-档案工作人员再也不能凭借原有的知识、经验、资历和眼光等传统的模式来进行管理和工作, 只有更新观念, 学会新的管理模式和手段, 能够驾驭现代科技设备, 才能结合专业知识, 优选工作方案, 提高工作效率和质量。档案工作各个业务环节普遍采用现代化的机器设备, 但是这些机器设备的利用率还有待于进一步提高, 要充分发挥它们的功能, 变单机操作作为联机操作, 运用网络系统, 实现档案信息的资源共享。档案人员必须树立终生学习的思想, 不断掌握新的知识和技能, 弥补自身知识技能结构的缺憾, 提高职业道德修养, 并使自身的价值不断升值。树立正确的职业观, 正确履行自己的职责, 不断完善自身素质。档案人员应当经常地按照职业道德的要求, 在职业观念上不断地破旧立新, 准确定位, 更好、更快地为电子档案服务。
摘要：档案管理在体育学校运行中, 结合现代办公自动化程度的提高, 逐步推广其在日常办公、教学、训练中的运用和发展。
关键词：电子档案,体育学校,推广,应用
[1] 吕慧.21世纪高校档案管理的探索[J].2002.6.
[2] 冯慧玲.电子文件时代新思维[J].1998.6.
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