在当今世界经济全球化和信息化快速发展的时代背景下, 信息技术在各个方面得到广泛的应用和普及。医院档案管理也日趋信息化、技术化、科学化, 这对于推动医院档案工作管理的进程, 保证各项工作的顺利进行, 提高医院管理水平具有十分重大的意义。
医院档案管理是医院管理的一个组成部分, 医院在医治、教育、科研等工作中形成的文件、图表、书册、影像资料等各门类及载体的档案统称为医院档案。它包括档案中的最初记录、具有保存价值的, 且能够集中存储、统一管理的各类资料、会议笔记及病历档案等文件。医院档案数量大, 范围广, 类别多, 使用率高, 医院领导可以对其进行参考予以决策。医院档案管理信息化内涵包括两个方面, 首先是医院档案管理机构应用信息技术对档案信息进行有序的分类, 使之便于查询检索, 从而能够对档案进行高效的鉴别归档以及编排保存等管理工作, 最终提高医院档案的管理效率。其次是用电子信息来调取档案文件, 摆脱纸质文件的束缚, 从而促进医院档案管理的创新, 提高档案管理效率。
在信息化之前, 医院档案的管理档案工作形成了封闭型、半封闭型的管理模式, 管理意识, 所用的设备和技术方法比较落后, 且基本处于仅凭经验管理和纯手工操作的状况, 如果还是按照以往的档案管理方式, 操作程序比较繁琐, 手工劳动量庞大, 费时费力, 整个医院系统将会变得混乱不堪, 大大影响了医院工作人员的工作效率, 造成档案管理的利用率较低。这种人工档案管理不利于档案信息的使用和查询。近年来, 信息化管理越来越应用在医院的档案管理上, 医院档案管理信息化在各大医院发挥着越来越重要的作用。
医院档案数量大, 种类多, 医院档案管理的工作越来越繁重。利用计算机进行信息化管理档案能够帮助档案人员检索、统计各种目录, 其速度与效果十分显著, 并提高数据的准确性, 能够避免人工差错, 减少人工工作量, 缩短时间, 提高办事效率。通过信息共享医患之间的相互感染也能够因此相应减少。因此, 运用先进的计算机与网络技术, 更新管理意识和方法, 实现现代化管理档案, 能够提高医院档案管理效率, 增强档案利用水平。
信息化的档案管理大大提高了工作效率, 更加充分的开发利用档案信息与资源, 同时可以长时间保存档案, 降低档案损坏率, 最终促进医疗事业的快速发展。
例如投保公司需要根据被保人的健康状况确定保险费高低, 以降低投资风险, 防止假冒欺骗行为的发生。而医院的网络化、信息化管理系统可以为保险公司提供被保人在不同地方及不同年份的病历信息资料, 从而使保险公司能够在对医疗保险费用进行的科学分析和预测时, 提供科学可靠的依据。
虽然目前许多大型医院档案管理的信息化建设已经比较普遍, 但尚存在着许多问题。
医院档案信息化基础设施包括许多基础硬件设备, 如计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、打印机等, 档案管理的信息化, 需要购置大量设备, 需要较大的经费和资金投入, 同时, 由于电子产品更新换代的速度比较快, 更换频率高, 维修、升级等费用较大, 因此需要大量的资金支持。
有些医院领导的档案管理意识还较淡薄, 不能认识到档案工作的重要作用, 对档案的管理方面不重视。有些单位没有独立的档案室, 档案文件严重损坏丢失, 即使已建立档案室的, 往往只求检查能过关, 不愿对档案的信息化建设投入大量的精力和时间。
目前多数档案管理人员都没有经过专业的、系统的专门培训, 专业基础知识比较欠缺, 专业水平较低。服务方式一成不变, 老套陈旧, 没有通畅的信息传递渠道, 档案信息的利用率低, 从而直接影响了医学档案的信息化和科学化管理。
医院领导和档案工作人员应该充分认识到档案管理的重要性, 高度重视医院档案的管理工作。转变思想观念, 重视医院档案管理的信息化建设, 从思想上认识到信息化的重要性和必要性, 从而落实到实际行动中。
目前大部分医院的档案工作人员对档案管理的专业知识普遍比较缺乏, 阻碍了档案管理的信息化和现代化, 这就要求医院档案工作人员要具备档案管理的专业知识素养, 具备良好的计算机和网络技术知识, 并能对计算机熟练的运用操作。档案管理人员的良好的专业素质, 能够提高档案的质量和利用率。一方面, 医院可通过在外进修、短期速成、专业训练等途径对档案工作人员进行培训, 多途径、多层次培养医院档案管理的专业型复合人才;另一方面, 医院还应该引进高学历的优秀专业人才, 为医院档案的管理的工作储备专业人才, 组成一支高素质、复合型的信息化管理专业人才队伍, 为档案管理工作打好基础, 从而提高医院档案的管理水平, 最终提高社会效益和经济效益。
医院档案信息只有实现共享, 才能使其得到充分的利用。医院可建立一个档案信息的网站平台, 对新信息进行及时的网络发布, 可以将一些影像档案资料在网上实现共享, 利用网络相互传递、交流档案信息。充分利用发送电子邮件等功能, 实现档案信息的服务更加网络化、技术化、共享化, 从而提供高质量且充足丰富的信息资源的共享。
总之, 在现代化医院管理中, 档案的管理工作无疑是重要的管理内容, 对医院的建设与发展起着重要的作用。因此, 加快医院档案管理的信息化建设, 能够使医院的档案管理适应新形势发展的要求, 促进医疗事业的可持续发展。
摘要：在信息技术迅速发展的当今时代, 信息化已经渗入到医院档案管理的各个方面, 对医院档案管理工作具有重大的作用。本文首先论述了医院档案管理信息化的基本内涵, 对其必要性和意义做了阐述, 并针对其中出现的问题提出相应的对策和建议, 以期对医院档案管理的信息化建设提供有益的借鉴。
关键词：医院档案,管理,信息化建设
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