新时期高校办公室档案管理工作的新特点与对策

在高校教育改革与发展步伐不断加快的今天, 我国高校建设正面临着诸多问题, 在扩大办学规模、加快科研教学设施建设、提高办学质量和学术声誉、改善师生员工学习生活条件等方面压力更大, 任务更为艰巨。作为服务于高校各项事业发展的高校办公室, 其运作效率的高低, 直接关系到学校各项工作目标的实施和学校在社会上的形象。在档案管理方面, 高校办公室更是扮演着中流砥柱的作用, 承担了全校师生的档案管理职责。在传统与现代两个相差较大的时代背景下, 高校档案管理工作已经发生了明显的变化, 高校办公室档案管理工作人员首先要认识到这一点, 然后向快速、便捷、高效的现代办公技术借力, 改善办公条件, 提升办公效率, 更好地统筹、管理本校的文书档案工作, 全力推动高校各项工作的顺利开展。

一、新时期网络化对高校办公室档案管理工作的影响

高校是一个有机的系统, 在各个部门机构的配合之下良性运作。可以说, 高校是一个小社会, 在由高校教师和成千上万的学生组成的大家庭中, 进行着教师的“教”和学生的“学”这两项活动, 高校的工作看似简单, 实则内容宽泛、任务繁重, 要求办公室的工作人员不怕琐碎、不胜其烦地为全校的文书档案整理与管理工作服务。在当前社会环境之下, 数字化、网络化为基本特征的信息革命正在强烈地冲击社会生活的方方面面, 也强烈地影响着高校的档案工作, 对高校的行政管理工作带来了更大的挑战。例如, 办公自动化理念的渗透、网络办公软件的使用和大量信息的汇集, 无形中要求高校办公室工作人员要改变在传统环境下的办公流程, 引进和创新办公技术, 不断将新技术和新设备应用到师生档案管理工作中来, 一方面是适应社会发展状况的举措, 另一方面, 可以极大地提升高校办公室的管理效率, 构建出高校档案管理工作的新机制, 有利于高校档案管理工作的健康、有序发展。

二、新时期高校办公室档案工作的特点

新时期高校档案管理工作与网络的关系密切, 互联网的一些特点以潜在的方式反映到高校办公室的档案管理工作中来, 本文在论述的时候, 将新时期高校档案管理工作的特点简要概括为信息化、社会性、综合性、竞争性。

(一) 高校办公室档案管理工作的信息化。互联网技术和信息通信技术的大力支持, 使得高校办公室档案管理从传统的手工劳作走向了电子化办公, 提升了档案文件整理的效率, 优化了办公室档案服务工作的环境。高校是优秀教师和高素质人才的集中地, 他们与时俱进、具有较强的创新精神和接受新事物的能力, 办公室档案管理工作的网络化可以率先在高校得到施行, 无纸化办公近年来已经在高校、企业和政府机关中盛行起来, 使得办公室文书档案管理的内容更加丰富, 形式更加多样、业务范围更加宽广, 其中, 电子化和无纸办公是大势所趋, 通讯的网络化、计算机管理服务、光盘存储服务的信息化从不同程度上都在推动着高校档案管理工作的网络化与信息化。

(二) 高校办公室档案管理工作的社会性。高校不是封闭的社会细胞, 它所承担的培养人才的重任决定了必然与社会存在着多方面的联系。高校是培养学生、高学历人才和专家学者的地方, 接收来自全国各地乃至世界各地的学生是高校开展工作的第一步, 培养期满之后将这些学生输送到用人单位是高校的使命, 学生在入校之前的受教育状况、学习期间的实践情况、受奖励情况、科研成果等都会记录在档案中, 高校办公室的工作人员需要对这些情况调查摸底、整理记录。档案记录的全面性是反映学生学习成绩、人品修养、综合能力的史料, 更是学生走上社会求职上岗的凭据, 对学生的成长和成功有着重要影响, 高校办公室在整理和管理学生档案的过程中会与社会上其他个人、机构、团体组织等产生外在联系。因此, 对高校办公室档案的管理工作于还需要从社会性的角度加强认识。

(三) 高校办公室档案管理工作的综合性。高校在常规的学生档案管理与服务工作之外, 还应包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案, 以及产业档案、房地产档案等, 另外, 在网络时代, 高校档案的载体不仅是纸质载体, 还有磁盘、光盘等高科技载体, 不同种类和形式的档案都体现出了高校办公室档案管理的综合性特征。

(四) 高校办公室档案管理工作的竞争性。高校以教书育人、培养专业能力强、综合素质高的人才为根本重任, 在就业压力居高不下的情况下, 高校必须建立以市场需求为导向的人才培养方案, 涉及学生基本信息和受教育情况的文书档案管理是高校管理活动的一部分, 在高校与用人单位良性互动的过程中, 高校学生的档案信息是招聘单位首先要过目的资料, 只有当学生的个人信息与人才信息数据库相匹配时, 用人单位才会考虑是否接收学生作为本单位的员工。另外, 高校的科研产品、技术发明专利会也成为市场上竞争者追逐的焦点, 就这一点来说, 高校科研档案信息按照市场准入法则管理, 逐步参与到市场经济的竞争中去, 是由市场竞争机制和高校人才培养的最终目的决定的。认识到高校办公室档案管理工作的竞争性, 有利于掌握当前高校档案管理工作的规律, 以便更好地为本校的教学工作服务。

二、网络时代高校办公室档案工作的对策

为了适应网络时代档案管理工作的新要求, 高校办公室档案工作必须要从当前的社会环境出发, 认识到高校内外环境的变化, 从高校办公室档案管理工作人员自身做起, 提升档案管理水平, 创新档案管理的工作方式。

(一) 转变工作观念, 确立新的档案管理模式。总的来说, 高校办公室档案管理工作的整体环境朝着网络化方向转移, 信息的远程传输和电子文书的使用, 对高校办公室档案管理工作者的办公能力提出了更高的要求, 他们的学识和能力要与时代发展状况保持一致, 能够快速顺应网络文化的发展, 学会使用自动化办公工具, 从思想观念上真实认识到本职工作发生了哪些变化, 如档案管理从手工作业向现代化作业的转型, 从实体档案馆向虚拟档案馆的转型, 这些实践领域动作的完成, 依赖于思想上的变革和创新。其次, 要构建网络时代高校档案管理的信息化模式, 建立本校的档案数据库, 更好地为全体师生服务。

(二) 增加投入, 使档案工作设备现代化。要促使高校办公室档案管理工作向信息化转型, 网络化办公环境的创建是第一位的, 这就要求高校在硬件方面加大投资力度, 构建和优化网络办公条件, 为高校档案管理工作创造信息化土壤。档案是信息的密集载体、对档案现代化的投入是高效益的投入, 档案的硬件建设要有前瞻性, 选择技能和产品时, 要注重先进性, 配备打印、拷贝、扫描等高性能的设备, 建设先进的网络系统和结构布线系统, 采用规范的应用软件, 建好数据库, 建设统一的检索平台和搜索引擎, 并注意信息的安全性, 防止病毒入侵, 全力保障信息化办公工作的有序完成。

(三) 加强学习, 提高高校办公室档案管理工作者的素质。高校办公室档案管理工作人员自身的素质决定着高校文书档案管理的水平。在我国整体社会处于转型升级的历史时期, 档案管理工作也处于调整转变期, 高校档案管理工作应积极从思想观念、管理模式、人才队伍等途径进行创新;高校办公室的工作人员必须以新的标准要求自身, 加强自动化办公知识的学习、不断巩固档案专业知识、掌握网络知识和网络技术, 通过后天培训和在职教育等途径更新知识结构, 以提高自身的专业素质和综合实力, 从而适应现代高校档案管理工作的新需求。

摘要：新时期是区别于传统环境下的社会各项事业的发展状态的一个阶段。过去, 整个社会的生产生活以传统手段为实现方式, 社会关系都是基于现实互动之上的人与人之间的真实联络, 而这一局面的打破是在互联网出现之后, 信息化和现代化成为社会发展和人们生活的显著特征, 从思想观念上的“大数据”理念, 到工作方式上的办公自动化, 都显示出了整个社会进入到了以网络的便捷化生产为主要标志的新时期。在此前提下, 本文重点对我国高校办公室档案管理工作的特点进行了深入的分析与探讨, 从探讨中发现当前我国高校办公室档案管理工作未来的发展趋势及相关要求。

关键词：信息化,高校办公室,档案管理

参考文献

[1] 郑国红.论信息时代档案管理工作的创新——以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济, 2014 (16) .

[2] 陈娟娟, 黄英婉.新时期高校办公室管理存在的问题及其对策探析[J].办公室业务, 2016 (03) .

[3] 季国叶.网络时代高效办公室档案工作的特点与对策[J].学习月刊, 2011 (05) .