引言:当今社会信息技术高度发达,各行各业都面临极大挑战,许多行业着力于信息化的转变工作,各类通信技术得到了有效的发挥与利用,我国档案资源的相关数字化建设已趋于完善。各类新技术的有效利用及推广可以有效促进国内档案行业的信息化,实现档案信息的快速保存及传输,把当今先进技术同档案信息的整理及保存相结合,有效提升档案行业的整体工作效率。
目前国内经济稳步发展,多种档案信息处于大量积累阶段,某些行业表现出几何型增长态势,国内各领域正处于并将长期处于海量信息时代。受此种时代环境的影响,陈旧的检索方式已濒于淘汰不合时宜,个人的记忆能力有限,办事效率低且耗时耗力,已无法满足当前时代的各项发展需求。随着信息化及技术化的迅猛发展,以电子工具为核心的检索方式表现出快捷、方便以及精准性,它还具备超强的储存功能,促进工作质量与工作效率的有效提升,努力弥补传统档案管理中暴露的问题与弊端。
数字化时代到来以前,档案信息大都以各类纸质物为载体, 对于那些较为珍贵的纸质档案,频繁查询与调动可能导致原件破坏,在档案信息查找时可能会出现档案磨损和损坏情况,甚至还可能发生遗失,造成无法挽回的损失。数字化有效解决了这个问题,让纸质档案特别是某些贵重的档案资料获得妥善管理,可以用电子形式供读者查阅,有效提升档案信息的利用效率与利用效果。
纵观传统档案管理模式,各部门大多独立运营,有些档案信息自身具备一定的保密属性,各档案管理部门间的交流与沟通极少,难免存在重复保护与分散保管等情况,造成人力及财力资源的损失与浪费,更不用说资源共享了。当今社会各类技术快速发展,随着档案目录中心的建立与完善,各档案馆间的地域与空间限制被逐步打破,有效增强了各馆室的沟通及交流,为以后档案信息的科学利用与有效共享奠定基础。使用者可借助计算机与互联网的协助轻松获得自己想查询的各项信息,使档案从以往封闭的环境里解脱出来,落实为大众服务初衷,努力达到档案信息的共享目标。
在我国,档案管理单位归公共服务系统管理,它的主要功能是为公众提供需要的各类信息,它要清晰明确和掌握自身的服务方向,牢固树立科学正向的服务理念,将用户群体设为工作重心,自身服务方向的确定要和国家以及党的工作重点协同一致,将科学技术引入到档案管理中,适当公开部分档案信息,为资源的利用及共享做铺垫,实现档案资源使用效率的稳步提升。同时,还需培养正确的服务意识,重视用户的感受,传统陈旧的意识与理念已滞后于我国该行业的总体发展情况。之前的档案管理工作比较封闭,它不会主动给公众提供帮助和服务,类似的理念与意识已不适应当前该领域的发展情况。部分档案馆的服务功能只向政府开放,与普通群众相隔绝,各类档案资源利用效率极低,未充分发挥自身具有的价值与功能。随着社会发展,人们逐步认识到档案信息的价值与意义,对各类档案信息的需求总量逐步增加,所以要对以往采用的档案管理方案做出适当的革新与改进,才有可能保证其能跟紧我国的发展步伐,尽量满足普通群众的各类正常需求。
在网络技术与信息技术的大力协助下,网络可成为档案部门给用户提供服务的载体,这类新型的服务方式可给用户创造方便、快捷的信息检索环境,用户可按照自身需求来进行信息的检索及查询,各类网站要清晰设置栏目分组,方便用户的查询与阅读,此外档案管理单位要努力实现资料更新的及时性,做到资料同步更新,不断完善与健全现有资料库,提升档案信息的最终利用质量与利用效率。
档案管理部门不单要准确记录与保存过去发生的各项事件,维护自身权威,加大对国家有关政策的解读及宣传力度,及时学习国家发布的有关文件,提升档案管理队伍对国家有关文件的阅读率。此外,部分档案管理部门需改变以往过于被动的服务意识,以正确的姿态面对用户群体,
搭建起文件信息与用户间的沟通桥梁,再借助多媒体与自媒体,搭建起电子文件浏览室,确保现行文件内在的核心价值得到充分体现。
有关部门要关注工作队伍的综合素质培养。当前的档案信息已初步实现数字化,档案总体数量在不断增加,社会公众对各类档案信息的需求也处于上升状态,受该种社会背景的影响,有关工作队伍的能力与素质提升迫在眉睫。相关工作队伍要端正自身的服务态度,在为用户提供服务时努力做到积极主动与严谨细致,保持耐心,认真倾听客户的要求,协助用户尽早收集到自己所需的档案信息,耐心回答用户在接受服务时提出的疑虑与问题,定期向管理部门汇报工作进度与用户反馈。工作队伍还要结合时代发展状况,用于创新,学习新的知识和技能,将学习的理论知识与实际工作有机结合,满足档案的数字化建设需求。
综合来说,当今社会快速发展,档案数字化建设实属大势所趋,也是符合当前的社会发展具体需要的。在档案信息的利用中,要注意同时代发展相结合,从自身特征出发科学引入现代技术,确保数字化档案信息总体利用效率稳步提升,为公众提供快捷方便的服务,有效提升档案的管理效率,稳步落实档案信息化与数字化的建设任务。
摘要：数字化档案信息属于档案数字化建设的基础与前提,数字化档案室在公共文化系统中扮演重要角色,承担重要作用,属于新型公共设施。自本世纪初开始,计算机网络与信息技术得到快速发展,数字化逐步渗透至各个行业,随着电子信息网络平台逐步完善,数字化档案室的建立势在必行。当前,档案数字化处于初步发展阶段,高效利用档案资源是档案数字化的初衷与终极目标,随着档案基本载体的转变,档案信息总体需求量不断增加,档案业还需面临更多的挑战与困难。本文以档案的数字化建设以及数字化档案信息利用为中心展开讨论,希望能有效提高档案资源的总体利用率与利用效果。
关键词：档案数字化,数字化档案信息,利用研究
[1] 孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].黑龙江科技信息,2016(17):160-160.
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