《企业文书与档案管理》试题
《文书与档案管理》试题
专业 学号 姓名 得分
一、名词解释（每题5分，共20分）1．公务文书
2．副本
3．承办
4．保管期限
二、选择题（每题2分，共20分）
1．（）写作水平的高低取决于文秘工作者的政治思想水平、业务能力和驾驭语言的能力。
A．文书 B．公文 C．文件 2．完整的公文标题由（）。
A．公文作者、内容和名称组成
B．公文机关代字、发文年号和发文序号组成 C．公文的主要内容和文种组成
3．各级机关、团体等处理公务普遍使用的公文是（）。A．事务文书 B．专用公文 C．通用公文 4．文书工作的组织形式一经确定后，（）。
A．应相对稳定一个时期 B．可以适当变更 C．可以随时变换现有的组织形式 5．公文用纸采用（）型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mmm。A．A4纸型 B．A5纸型 C．16k纸型 6．收文处理的总程序由（）两个阶段构成。A．制文阶段和制发阶段 B．立卷阶段和归档阶段 C．收进阶段和阅办阶段
7．落实文件精神、起草回复文件、转发或批转文件等是（）。
A．拟办的任务 B．批办的任务 C．承办的任务 D．注办的任务 8．编目，即编写（）。
A．卷内目录 B．案卷移交目录 C．立卷目录
9．（）是保证文件齐全、完整的基点，是企业档案室取得档案的必要手段。A．收集制度 B．鉴定制度 C．保管制度 D．归档制度
10．最常见、运用最广泛的一种分类方法是（）。
A．机构分类法 B．问题分类法 C．职能分类法 D．分类法
三、简答题（每题5分，共20分）
1．如何理解公文的“特定作者和法定权威性”这一特点？
2．简述企业归档文件整理工作原则。
3．人事档案共可划分为几个大类？
4．文书利用的方法主要有哪几种？
四、案例分析题（共10分）
企业的安全威胁
西方媒体对484家公司调查发现：超过 85%的安全威胁来自企业内部，16%来自内部未授权的存取，14%来自专利信息被窃取，12%来自内部人员的财务欺骗，11%来自资料或网络的破坏。据调查，企业机密泄密30%-40%是由电子文件泄漏而造成的。对中国500家大型企业所作的调查显示，国内企业对电子文件几乎没有任何防护措施（有保护的不到3%）。一些机密性的材料，电子文件可轻易通过电子邮件、腾讯QQ和移动硬盘泄密到企业外部。防火墙、杀毒软件、入侵检测、物理隔离等这些常见的内网安全措施已不再是保护机密信息的法宝。
根据以上案例回答下列问题。
1、保密管理的目标，是严格保守秘密，维护涉密信息的（），防范来自内部的失密、泄密等行为，防范来自外部的窃密活动。
A、完整 B、安全 C、完整与安全
2、保密工作要坚持（）的原则。
A、事前控制，重在防范 B、事前控制，重在监督 C、事前监督，事后防范 D、事前监督，重在防范
3、追查失密、泄密事件的目的，主要在于（），同时尽最大可能弥补损失。A、杀一儆百 B、堵塞漏洞，避免重蹈覆辙 C、亡羊补牢
4、保密工作中，保密工作管理机构、（）、保密工作人员配置与保密技术措施同样重要。
A、保密制度体系 B、保密奖惩手段 C、保密专门场所 D、保密设备
五、操作题（共30分）
（一）以下是一篇有多处错误的公文，请指出错误并进行修改。（20分）
××市红光公司文 ×红司（2008）24号
请求免征2008年企业所得税的报告
市国税局、地税局、××局长、××副局长：
在这次特大洪灾，我公司部分设备、产品被洪水和泥石流冲毁，1000平方米 的××车间几乎夷为平地，企业蒙受了极大损失，预计损失500万元。为此，根据国税（1997）99号文的规定，请求减免2008年全年所得税××万元。可否，请批准。
××市红光公司 2008年11月20日
附件：红光公司灾情一览表1份
主题词：免征 所得税 报：市政府
送：市国资委、发改委。
××市红光公司办公室2008年11月20日印发
（二）将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。（1、杭州市教育局要求把萧山中学教师××调回杭州的函
2、江南大学关于当前学生思想状况的调查报告
3、江南大学关于加强学生思想工作的决定
4、杭州市劳动局同意调回萧山中学教师××的复函
5、江南大学关于成立学生思想工作领导小组的通知
6、杭州市教育局请求将×××调入萧山中学工作的函
7、江南大学关于开展学生思想工作的工作计划
8、杭州市劳动局同意调×××入萧山中学的复函
一、企业文书档案管理中存在的主要问题
(一) 企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中, 档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为, 这是一份没有什么难度的工作, 而且通常会下意识的下调招聘的标准, 更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视, 难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时, 有些部门为了图方便, 在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档, 由于归档不及时, 因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中, 经常出现催还未果, 过期不换的问题, 加之档案部门没有及时采取处理措施, 因而导致这该岗位形同虚设。
(二) 文书档案与档案工作契合度低, 资料不全面。对某些机关单位而言, 文书档案管理是一份可有可无的工作, 而且存在“重经营、轻档案”的现象, 致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上, 这不但有碍工作人员能动性的发挥, 同时还会影响文书档案的可靠性, 导致其无法与档案工作衔接, 正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度, 加之当前的管理制度存在许多漏洞, 因而导致二者处于一种“各自为政”的状态, 经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。
(三) 企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来, 企业档案管理人员的任务就是保存好档案, 这种封闭式的管理模式, 使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求, 加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视, 而且管理人员水平普遍偏低, 档案部门又是一个可有可无的岗位, 也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度, 导致档案管理水平普遍偏低。
二、企业文书档案管理的改进方法
(一) 从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度, 才能形成上行下效的效果, 使全单位的工作人员都重视这项工作, 也才能获得其他部门的理解、支持和帮助, 从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候, 一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。
(二) 努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说, 档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑, 二者是相辅相成, 缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作;文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以, 文书工作人员必须具有一定的档案管理意识, 在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则, 这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系, 还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续, 做好档案的统计与保护工作。
(三) 落实文书档案的基础工作, 对工作进行全方位的沟通、协调和监督。文书档案管理人员应该清楚自己应该做什么, 不应该做什么, 最关键的就是要养成服务意识, 认真落实好档案的收集、鉴定、利用、保管、统计等文书档案管理工作, 这样才能最大限度地发挥档案部门的作用和价值。众所周知, 文书档案中的重要资料一般都来源于其它的部门。所以, 文书档案管理人员应该主动联系其它部门的工作人员, 随时了解他们的动向, 定期参与各业务部门的培训活动, 这样才能了解和学习其他部门的一些基础性知识, 以降低文书档案管理工作的难度, 除此以外, 还要对各部门的档案收集工作进行监督和指导, 丰富档案收集渠道, 充分发挥档案部门的价值。
三、结束语
总而言之, 要实现企业文书档案管理工作的现代化, 首先要想办法提升文书档案管理的规范性和标准性。当然, 在提升档案管理水平的过程中, 一方面, 企业领导要从意识上重视这项工作, 还要投入一定的人力、物力和财力, 同时, 企业档案部门还要定期开展档案管理知识的培训活动, 打造一支文书档案管理工作的人才队伍。另一方面, 文书档案管理工作人员要主动联系其它部门的人员, 这样才能提升档案管理工作的质量。
参考文献
[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011 (03) :117-119.
关键词：电力企业;文书档案管理;管理原则
我国电力行业对文书档案的管理还在摸索阶段，要想通过文书档案的有效管理促进电力企业的运营，必须清楚管理的基本原则和如何高效的利用这些原则达到管理目的。文章从文书档案的涵义、其对电力企业的意义、管理中应坚持什么原则这三个方面入手，并就档案管理人员如何正确运用此原则进行指导，确保电力企业有效的利用文书档案进行企业管理，希望对电力企业管理者有所帮助。
一、文书档案的涵义
文书档案或管理性档案，是将具有保存与备查价值的原始资料文件有规律的留存下来形成的文件组合，它一般是国家机关、企事业单位、社会团体或其他社会组织等在行政管理等工作活动中形成的文件档案。
二、对电力企业发展的意义
文书档案是企业管理重要的一环，是推动企业运行的重要资源，对于企业发展有着至关重要的作用。而电力企业的文书档案因其特殊的行业性质，使得它在电力企业的作用更加突出，企业可以通过文书档案分析自身的问题、调整企业运营、传达上级决策、准确定位目标、方便职工协调沟通，还在对档案的不断更新中了解企业的发展及吸收更多的经验教训，促进企业更稳更快的前进。
三、对其管理原则的分析
（一）规范化原则
文书档案在概念、管理原则、管理制度、归档标准等要规范化，因为企业众多，如果没有统一的标准，就会让执行者和使用者头痛。其中主要涉及：档案收集、整理、审核、鉴定、统计的标准;专业术语词汇的标准;代码代号标准;编著、收录标准等，这些都要进行详细的规定，而且要求企业规范执行。
规范化就要求档案的建立人员要熟知档案建立的各种制度、知识与原则，严格遵守规定，每一步都进行规范处理，形成较强的职业素养，这样既方便统一管理，又可以让管理者快速的查询到所需的信息，提高企业管理效率。
（二）保密化原则
文书档案除了日常的企业信息外，还有一些涉及企业内部的保密信息，特别是电力企业，对于档案的保密管理更加的重要，这不仅保障了企业的利益，还确保国家能源信息的安全得以维护。根据国家规定，按照机密程度文书可分为绝密、机密、秘密及内部文件4种，而电力企业中绝密和机密文件较少，只包括一定的秘密文件（涉及国家一般秘密）和大量内部文件（仅限内部使用，不必对外公开），所以保密原则一定要严格执行。
而面对日益发达的通讯搜索技术，信息的隐秘性逐渐消失，这对于档案的保密工作带来了考验，这就要求我们的执行人员要认识到保密工作的重要性、增强责任意识，并将责任划分落实到人，对主要涉密人员严格要求，责任与处罚都要明确。当然，要掌握好保密的度，我们的最终目的是使用档案，所以不能因为保密而将档案封闭化，这样就失去了建立档案的目的。
（三）科学化原则
由于现代技术的发展，文书档案的形式也产生了变化，由过去的纸质文件演变为现在的纸质、电子、感光介质（如影片、照片、胶片等）、磁介质（磁带录音与录像、磁盘等）文件，这就要求我们的档案管理也要科学化、现代化，运用信息化网络和技术进行档案的建立、存储、更新、管理、编排、统计，既减轻管理人员工作负担，也方便随时随地快速搜索，无纸化操作还可以节约成本。
科学信息化的管理虽然减少了工作人员录入、编排、统计工作的任务量，但与此同时，对其电脑的操作技能、熟练掌握科学软件、科学管理档案等提出了要求，因此，档案管理人员要不断吸收、更新先进的科学管理知识，学习电脑操作流程;相应的，对于使用者也提出同样的要求，这样才能有效快捷的发挥科技在管理中的作用。
（四）有效利用原则
文书档案对于企业有着多重作用，它记载着企业的重大活动、为企业生产经营提供依据、为职工的宣传教育提供真实素材、为企业领导与管理者提供决策指导，同时它还具有历史性、政治性、行业推动性，是企业一笔非常宝贵的财富，必须将其有效利用，发挥它最大的效用。
有效利用原则就要求档案从业者和使用者都要清楚文书档案建立的目的，了解电力企业文书档案的设置，懂得档案查询的方法和技巧，学会利用合理利用文书档案，上面的三个原则都是为最后一项原则服务的，因为我们建立档案的目的就是供企业管理者使用的。
四、结语
综上所述，文书档案管理的四项基本原则对企业管理有着非常重要的作用。电力企业作为更加特殊的企业，它的管理和发展不仅关系到本行业，还关系到国家的稳定，而我国电力企业的文书档案管理仍处于探索尝试阶段，面临很多问题和困境，但只要以基本原则为基础，不断的完善下去，将它的积极作用发挥出来是指日可待的。
参考文献：
[1]赵文辉.电力企业文书档案管理原则[J].中国电力教育.2013，01（27）：176-177
[2]冯萍.浅谈电力企业文书档案工作的看法[J].中国高新技术企业.2014，09（09）：332-333
[3]洪彬霖.浅议企业文书档案管理的工作原则[J].南方论刊. 2010，01（05）：89-99
作业一
一、名词解释
1、公务文书：是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动所用的各类文字材料。
2、平行文：是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文。
3、主题词：是标示公文的内容特征和归属类别的关键词词语。
4、事务文书：是指党政机关、企事业单位以及社会团体或个人，在日常工作或生活中经常使用的各类文书。
5、副本：是公文正式签署本的复制文本。
二、选择题 A C C A A
三、简答题
1、特定作者是指公文的 写作时一项目的性极强的活动，为达到不同的目的而撰写的文种必定具有不同的用途和内容。公文就是特定的作者为处理公务活动中的问题而撰写的。法定权威性是指公文是由法定机关或组织制发的，代表着法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内具有法定的权威性和约束力。
2、公文的标题要能准确＼简要地揭示公文的主要内容，并能透视文种。一般还应标明发文机关。
发文机关名称、发文事由、公文种类是构成公文标题的三个基本要素。
有些法规性公文在标题下还有题注一项，用以说明某项法令规定等通过或批准的时间＼程序或开始生效的时间。
３、发文机关标识是发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识。
４、正本是根据定稿，按一定的格式制作的供主送单位贯彻执行的正式文本。
（1）接收阶段：签收：应认真检查、核对收文单位的名称。所收文件的件数、文件的包装等。在确定无误后签字或盖章并注明签收时间，完成签收手续。登记：应清晰仔细。
审核：准确、及时。
（2）办理阶段：拟办，P122，第5点
批办，P123，第5点
承办，P124，第1点
催办，P126，第4点
注办，简明扼要
查办，P128，第4点
作业二
一、名词解释
1、是指联合行文时，由各发文机关的领导共同签发文件。
2、是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。
3、是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。
4、是指主管部门或有关人员根据领导的批办意见或有关规定，对文件内容和要求进行的具体执行和办理。
5、是档案馆（室）根据档案签定标准对每个案卷所确定的保存年限。
二、C C A D D
三、1、登记的范围包括顺序号、发文日期、发往单位、文件标题、份数、密级、归入卷号、签收人和备注。
2、P108，共5点。
3、清退P129 销毁P130 暂存P131 整理归档P132。
4、P157-158
5、P203-206
6、（１）文件的传阅和传达
（２）文件的主办和拟制
（３）文件的查阅和借阅
（４）文件的复印和汇编
7、（１）问卷法
（２）文献法
（３）访谈法
（４）观察法
（５）网络法
作业三
一、１、签收－登记－审核－拟办－批办－承办－催办－注办－查办
同作业一第四题论述题 ２、（１）责任者：要写明具体签发人
（２）题号：全称
（３）文号：发文字号要全，发文单位代字＋发文顺序号
（４）日期：要用汉字标注，二０００年三月九日
（５）备注：要写得详细点。
二、实务题
（１）＊＊部关于提拔、培养干部工作的意见。（２）＊＊公司上季度生产计划
（３）标题内容太多。＊＊省政府关于大专院校毕业生分配方案的通知。（４）本局所属各中学关于开展“＊＊”活动的简报。
（５）标题涉及内容太多。＊＊大学网络学院与＊＊省教育厅关于建立函授分院的公函。作业四：
一、（１）文件名：＊＊市红光公司文件
（２）文件代字：＊红司［２００８］２４号
（３）标题：＊＊市红光公司请求免征２００８年企业所得税的请示
（４）称呼：市国税局：（顶格写，主送单位只有一个）
（５）可否，请批准。这个换行写。
（６）日期：用汉字标注。二００八年十一月二十日
（７）主题词：加一个请示
（８）印发单位和日期分行写，在右下角。
1-005 ◎计算机操作员职务说明表 1-006 ◎参观申请登记表 1-007 ◎参观许可证 1-008 ◎来宾出入登记表 1-009 ◎来宾来厂通知单 1-010 ◎接待用餐申请表 1-011 ◎接待申请及报告表 1-012 ◎会议计划表
1-013 ◎例行事务会议安排表 1-014 ◎会议室使用申请表 1-015 ◎会议登记簿 1-016 ◎会议通告单 1-017 ◎会议通知 1-018 ◎会议议程表 1-019 ◎会议记录表 1-020 ◎议决事项检查表
1-021 ◎会议决定事项催办通知单 1-022 ◎会议决定事项实施管理表 1-023 ◎文具用品一览表 1-024 ◎办公用品需求计划表 1-025 ◎办公物品请购单 1-026 ◎重要办公用品登记卡 1-027 ◎领物卡
1-028 ◎办公用品领用卡 1-029 ◎办公用品领用单 1-030 ◎办公用品耗用统计表 1-031 ◎办公用品盘存报告表 1-032 ◎个人领用文具用品统计表 1-033 ◎长途电话使用登记簿 1-034 ◎长途电话申请单 1-035 ◎长途电话使用通知单 1-036 ◎复印文件申请单 1-037 ◎员工出差申请单 1-038 ◎业务员出差申请单 1-039 ◎出国申请表 1-040 ◎出差通知单
1-041 ◎预支差旅费申请单 1-042 ◎职工出差报告单 1-043 ◎出差报告
1-044 ◎业务员出差报告表 1-045 ◎员工出差报告表 1-046 ◎差旅费请领单 1-047 ◎出差旅费清单 1-048 ◎员工出厂单
1-049 ◎员工外出时间登记表 1-050 ◎安全管理实施计划表 1-051 ◎用电安全检查表 1-052 ◎安全检查表
1-053 ◎工作安全改善通知单 1-054 ◎工作安全检查表 1-055 ◎工作安全检查报告书 1-056 ◎进厂联络单 1-057 ◎守卫日报表 1-058 ◎来访登记表 1-059 ◎物品出厂放行条 1-060 ◎物品出厂申请单 1-061 ◎防火检查表
1-062 ◎危险工作安全同意书 1-063 ◎工伤报告单
1-064 ◎灭火器定期检查记录表1-065 ◎文件目录清单
1-066 ◎收(发)文编号登记表 1-067 ◎收(发)信登记簿 1-068 ◎信函寄(发)记录表 1-069 ◎送件登记簿 1-070 ◎文件传递单 1-071 ◎交办事项登记簿 1-072 ◎公文传递单 1-073 ◎呈签单 1-074 ◎内部联络单 1-075 ◎内部业务便笺 1-076 ◎签呈事务备查表 1-077 ◎业务接洽便函 1-078 ◎复印文件登记表 1-079 ◎公文拟稿用纸样本 1-080 ◎发文稿纸样本 1-081 ◎发文呈批单
1-082 ◎档案存放地备查用表 1-083 ◎备考表
1-084 ◎档案索引图表 1-085 ◎归档案卷目录 1-086 ◎档案目录卡 1-087 ◎档案明细表
1-088 ◎档案内容登记簿
1-089 ◎(机密)文件保管备查簿 1-090 ◎作废档案焚毁清册 1-091 ◎调卷单 1-092 ◎阅档催还单 1-093 ◎档案调阅单 1-094 ◎档案存放位置表 1-095 ◎阅档催还单存根 1-096 ◎印章样式规定表 1-097 ◎销毁印信申请表 1-098 ◎印章台账登记单 1-099 ◎公司印信管理登记表 1-100 ◎公章使用规定示表 1-101 ◎公章使用登记簿 1-102 ◎印章使用范围明细表 1-103 ◎用印申请单 1-104 ◎车辆登记表 1-105 ◎派车单 1-106 ◎借车审批单 1-107 ◎车辆请修报告单 1-108 ◎车辆请修单 1-109 ◎领油单
1-110 ◎燃油效率及耗油量结算表 1-111 ◎油料库存月报表 1-112 ◎车辆保养修理记录表 1-113 ◎车辆费用报销单 1-114 ◎车辆费用支出月报表 1-115 ◎交通事故违规报告表 1-116 ◎车辆事故报告表 1-117 ◎车辆使用申请表 1-118 ◎上班清洁自查表 1-119 ◎清洁工作安排表 1-120 ◎卫生区域计划表
第二章 人事管理表格 2-001 ◎人员需求计划表 2-002 ◎人力资源规划表 2-003 ◎人力资源状况调查表 2-004 ◎人才储备表 2-005 ◎职务说明一览表 2-006 ◎工作内容说明一览表 2-007 ◎人力资源招聘计划书 2-008 ◎招聘工作时间进度表 2-009 ◎人员补充申请表
2-010 ◎固定从业人员需求申请表 2-011 ◎临时人员招聘申请表 2-012 ◎招聘费用估算表 2-013 ◎招聘日程安排表 2-014 ◎应聘人员登记表 2-015 ◎初试记录表 2-016 ◎复试记录表 2-017 ◎专业面试考核表 2-018 ◎应聘人员筛选比较表 2-019 ◎就职愿望调查表 2-020 ◎招聘工作报告表 2-021 ◎人员任用核定表 2-022 ◎中途录用调查表
2-023 ◎新进员工甄试情况一览表 2-024 ◎新进员工报到手续表 2-025 ◎培训需求调查表 2-026 ◎员工职业培训档案 2-027 ◎员工培训意见调查表 2-028 ◎部门培训计划申报表 2-029 ◎岗前培训进度记录表 2-030 ◎培训申请表 2-031 ◎员工培训记录表 2-032 ◎新员工培训成效考评 2-033 ◎学员培训成绩登记表 2-034 ◎受训人员资历表 2-035 ◎员工品德考核评议表 2-036 ◎员工每月考评成绩登记表 2-037 ◎员工考评成绩登记表 2-038 ◎员工历年考评成绩登记表 2-039 ◎员工日常考评成绩排名表 2-040 ◎员工工作态度考核评议表 2-041 ◎年终考评评分表(领导干部用)2-042 ◎年终考评评分表(一般职员用)2-043 ◎文职人员考核表(管理层)2-044 ◎文职人员考核表(基层文职)2-045 ◎员工晋升考评表 2-046 ◎人员编制调整表 2-047 ◎员工每月动态统计表 2-048 ◎每月人事变更统计表 2-049 ◎人事变动申请表 2-050 ◎人员借调申请表 2-051 ◎人员晋升表
2-052 ◎辞职申请表(非作业人员通用)2-053 ◎辞职申请书(工人专用)2-054 ◎离职申请
2-055 ◎员工离职通知单 2-056 ◎工作调动申请 2-057 ◎停薪留职申请表 2-058 ◎免职通知书 2-059 ◎工作调动通知书 2-060 ◎辞退通知单 2-061 ◎员工退休申请表 2-062 ◎职务变动公告 2-063 ◎员工资遣通知单 2-064 ◎员工移交清单 2-065 ◎业务交接报告单 2-066 ◎工资调整表 2-067 ◎员工工资表 2-068 ◎工资登记表 2-069 ◎工资汇总统计表 2-070 ◎工资发放表 2-071 ◎调薪通知单
2-072 ◎员工临时变更工资申请表 2-073 ◎员工工作奖金核定表 2-074 ◎计件工资计算表 2-075 ◎计件工资每日报表 2-076 ◎计件工资调整报告表 2-077 ◎主管奖金核定表 2-078 ◎新员工定薪表
2-079 ◎月份福利工作计划表 2-080 ◎职工福利金提拨情况表 2-081 ◎员工保险月报表 2-082 ◎员工工伤报告表 2-083 ◎员工退休金额登记表 2-084 ◎员工事故互助金申请表 2-085 ◎婚丧喜庆补贴申请表 2-086 ◎员工抚恤金申请表 2-087 ◎重大伤病补助申请表 2-088 ◎考勤日报表 2-089 ◎月份出勤状况表 2-090 ◎员工请假单 2-091 ◎请假申请表
2-092 ◎员工特别休假申请表 2-093 ◎加班申请表 2-094 ◎加班费申请表 2-095 ◎津贴申请单 2-096 ◎奖惩公告 2-097 ◎奖惩呈报表
2-098 ◎奖惩登记表 2-099 ◎员工奖惩审批表 2-100 ◎员工奖励统计表 2-101 ◎员工奖惩建议表
第三章 企业营销管理表格 3-001 ◎营销人员时间管理表 3-002 ◎营销人员作业记录表 3-003 ◎销售人员业务洽谈评价表 3-004 ◎营销部人员增减申请书 3-005 ◎营销人员月行动计划表 3-006 ◎营销部周行动计划表 3-007 ◎营销部新员工试用表 3-008 ◎优良人际关系检查表(一)3-009 ◎优良人际关系检查表(二)3-010 ◎营销部员工工资调整表 3-011 ◎营销部员工培训成绩考核表 3-012 ◎市场调查计划表
3-013 ◎竞争产品市场价格调查表 3-014 ◎试销状况调查表
3-015 ◎商品需求占有率预测表 3-016 ◎特约店资料调查表 3-017 ◎代理店资料调查表 3-018 ◎厂商信用记录表 3-019 ◎供应商评价表
3-020 ◎滞销商品调查分析表 3-021 ◎竞争厂商调查表 3-022 ◎巡回调查日报表 3-023 ◎市场占有率预测表 3-024 ◎合作厂商调查表 3-025 ◎代理商店调查表 3-026 ◎特约商店调查表 3-027 ◎潜在客户资料登记表 3-028 ◎顾客购买行为调查表 3-029 ◎顾客流量调查表 3-030 ◎供应商订货方法表 3-031 ◎产品受欢迎程度表 3-032 ◎产品所占比重表 3-033 ◎产品销售渠道表 3-034 ◎产品分销渠道表 3-035 ◎产品供应渠道表 3-036 ◎进货渠道表 3-037 ◎销售计划分析表 3-038 ◎销售总额计划表 3-039 ◎月份销售比重分析表 3-040 ◎月份商品销售额计划表 3-041 ◎销售人员行动计划表 3-042 ◎部门盈亏管理计划表 3-043 ◎客户促销计划表 3-044 ◎产品定价分析表 3-045 ◎产品售价计算表 3-046 ◎营销产品价格管理表 3-047 ◎产品售价表 3-048 ◎产品报价单 3-049 ◎产品单价变动单 3-050 ◎成本估价单 3-051 ◎市场促销申请单 3-052 ◎营销促销活动计划表 3-053 ◎销售点促销计划表 3-054 ◎经营环境分析表 3-055 ◎产品促销组合表 3-056 ◎广告宣传表
3-057 ◎广告媒体优缺点比较表 3-058 ◎促销经过报告表 3-059 ◎促销实绩统计表 3-060 ◎促销状况统计表 3-061 ◎促销效率分析表 3-062 ◎促销人员出勤表 3-063 ◎促销人员奖惩登记表 3-064 ◎客户登记表
3-065 ◎客户销售份额分布表 3-066 ◎客户交易信息日报表 3-067 ◎客户销售统计表 3-068 ◎客户馈赠申请表 3-069 ◎客户收款状况统计表 3-070 ◎客户数量变动分析表 3-071 ◎特殊客户优惠申请表 3-072 ◎客户资料卡 3-073 ◎客户等级分类表 3-074 ◎客户地址分类表 3-075 ◎客户区域分类表 3-076 ◎优良客户登记表 3-077 ◎重要客户对策表 3-078 ◎原有客户交易对策表 3-079 ◎问题客户检查表 3-080 ◎客户投诉记录表 3-081 ◎客户投诉处理日报表 3-082 ◎客户投诉处理通知书
3-083 ◎客户投诉处理表 3-084 ◎客户访问日报表 3-085 ◎业务往来常用表单
3-086 ◎销售人员学习目标说明表 3-087 ◎营销部组织职能绩效自查表 3-088 ◎销售人员考核表
第四章 企业企划管理表格 4-001 ◎企业总体战略规划表 4-002 ◎企业发展规划管理表 4-003 ◎企业经营目标计划表 4-004 ◎企业中期战略企划计划表 4-005 ◎企业原材料采购计划表 4-006 ◎企业生产销售报告表 4-007 ◎企业产销计划表 4-008 ◎企业竞争战略对策表 4-009 ◎企业市场战略选择表 4-010 ◎企业新产品开发战略表 4-011 ◎企业产品改进申请表 4-012 ◎企业预算分析表 4-013 ◎企业品牌形象调查表
4-014 ◎企业销售点品牌宣传效果调查表 4-015 ◎企业市场占有率调查表 4-016 ◎企业品牌获利能力评价表 4-017 ◎企业品牌发展战略规划表 4-018 ◎企业形象调查表
4-019 ◎企业形象要素调查评价表 4-020 ◎企业媒体广告效果分析表 4-021 ◎企业广告费用预算表 4-022 ◎企业广告费用分析表 4-023 ◎企业外界舆论分析表 4-024 ◎企业公关目标管理表 4-025 ◎企业公关计划表
4-026 ◎企业公关计划实行检查表 4-027 ◎企业公关企划费用预算表 4-028 ◎企业公关接待工作汇报表 4-029 ◎企业公关业务改进表 4-030 ◎企业公关工作评定表
4-031 ◎企业竞争对手公关实力分析表 4-032 ◎企业公关人员目标管理能力记录表
第五章 企业财务管理表格 5-001 ◎财务日报表 5-002 ◎财务状况分析表 5-003 ◎利润表 5-004 ◎利润分配表 5-005 ◎现金流量表
5-006 ◎应收账款周转状况分析表 5-007 ◎存货周转状况分析表 5-008 ◎流动资产周转状况分析表 5-009 ◎固定资产周转状况分析表 5-010 ◎总资产周转状况分析表 5-011 ◎销售利润状况分析表 5-012 ◎资金运用月报表 5-013 ◎借款余额月报表 5-014 ◎费用支付月报表 5-015 ◎存货月报表
5-016 ◎应收应付账款月报表 5-017 ◎现金收支月报表 5-018 ◎销货收入月报表 5-019 ◎出纳管理日报表 5-020 ◎进账日报表
5-021 ◎银行存款、现金收支日报表5-022 ◎收支日报表 5-023 ◎收支预计表 5-024 ◎购料借款月报表 5-025 ◎银行短期借款明细表 5-026 ◎固定资产增减表 5-027 ◎固定资产转移单 5-028 ◎固定资产减损单 5-029 ◎闲置固定资产明细表 5-030 ◎现金收支日报表 5-031 ◎现金存款日报表 5-032 ◎损益表(一)5-033 ◎损益表(二)5-034 ◎月份各批号损益汇总表 5-035 ◎现金与银行存款逐日登计表5-036 ◎现金银行存款结存表 5-037 ◎现金收支月报表
5-038 ◎年、月份应收账款日程表 5-039 ◎应收账款控制表 5-040 ◎应收账款票据月报表 5-041 ◎财务费用设定明细表 5-042 ◎盘存单
5-043 ◎财务状况控制表 5-044 ◎资金调度控制表
5-045 ◎人事动态及费用控制表 5-046 ◎成本费用控制表 5-047 ◎现金盘点报告表 5-048 ◎盘点统计表 5-049 ◎财物抽点通知单 5-050 ◎盘点盈亏报告表 5-051 ◎现金、票据盘点报告 5-052 ◎结存调整表
5-053 ◎主要财务比率分析表 5-054 ◎财务管理调查表(一)5-055 ◎财务管理调查表(二)5-056 ◎历年资产负债一览表 5-057 ◎印花税纳税申报表
5-058 ◎未冲退营业印花税一览表 5-059 ◎车船使用税纳税申报表 5-060 ◎企业所得税纳税调整项目表 5-061 ◎企业减免项目表
第六章 企业采购管理表格 6-001 ◎采购程序规定表
6-002 ◎采购程序及准购权限表 6-003 ◎采购作业授权表 6-004 ◎请购单(内购)6-005 ◎请购单(外购)6-006 ◎购买申请单 6-007 ◎订购单
6-008 ◎材料分批交货记录表 6-009 ◎合并采购材料交货记录表 6-010 ◎产品采购记录 6-011 ◎材料采购记录
6-012 ◎共同材料采购控制表 6-013 ◎物料采购环境分析表
6-014 ◎国外采购物料、采购状况控制表6-015 ◎产品订购确定或更改通知单 6-016 ◎采购进度控制表 6-017 ◎材料供应商资料卡 6-018 ◎厂商资料卡 6-019 ◎材料厂商资料卡 6-020 ◎供应商信用记录卡 6-021 ◎请购物品登记表 6-022 ◎次品材料采购记录 6-023 ◎重要材料采购记录卡 6-024 ◎准购单
6-025 ◎采购认证计划表
6-026 ◎采购订单计划表 6-027 ◎采购付款申请表 6-028 ◎到货通知单 6-029 ◎验收单(一)6-030 ◎验收单(二)6-031 ◎财产请购验收单 6-032 ◎退货单
6-033 ◎采购部日报表 6-034 ◎订购月报表 6-035 ◎订购管理月报表 6-036 ◎采购管理月报表
附录 如何撰写企划案 第一节 企划案大纲 第二节 企划案撰写流程 第三节 拟订企划案的步骤 第四节 经营企划案的撰写
第五节 行销（业务）企划案的撰写 第六节 财务企划案的撰写 第七节 管理企划案的撰写 第八节 企划文案实例
◎公司创业计划书 ◎项目融资方案 ◎业务整改方案 ◎公司经营计划 ◎企业形象调查计划书
一.填空题：（10分，每题1分）
1.在体温单（）℃之间的相应时间格内用（）纵向填写入院、分娩、手术、转入、出院、死亡等项目。
2.体温单上时间的.书写按（），死亡时间以（）的方式表述。
3.体温单住院日期第1日及跨第1日需填写（），每页体温单的第1日及跨月的第1日需填写（）。
4.体温在（）以下者，可在35℃横线下用蓝黑或碳素墨水笔写上“不升”两字，不与下次测试的（）相连。
5.（）、（）、体温≥（）℃)需要测试四次温。
6.当体温高于（）℃ 时给予物理降温，30分钟后测量的体温用（）表示。
7.患者无大便，以（）表示，大便失禁以（）表示，人工肛门用（）表示。
8.手术清点记录，须由（）护士、（）护士在手术护理记录单上签署全名。
9.过敏试验结果需（）名护士判断，记录在临时医嘱单或病人的门诊手册上，用（）墨水将（+或-）记录于药名
后，两名护士均签全名。
10.护理日夜交班报告至少在科室保存（），不纳入（）保存。
二.选择题：（20分，每题2分）
1.关于体温单的记录描述错误的是（）。
A.手术后日数自手术当日开始计数，连续填写14天
B.如在14天内又做手术，则第二次手术日数作为分子，第一次手术日数作为分母填写, 连续写至末次手术的第14天
C.患者因做特殊检查或其他原因而未测量体温、脉搏、呼吸时，应补试并填入体温单相应栏内
D.患者如特殊情况必须外出者，须经医师批准书写医嘱并记录在交接班报告上（或护理记录单）
E.外出期间，护士不测试和绘制体温、脉搏、呼吸，返院后的体温、脉搏与外出前不相连 2.护士为患者刘某进行灌肠治疗，其自行排便1次，灌肠后又排便2次，在体温单上应如何记录（）。
A.1/E B.2/E C.1/E D.2/E E.1/E
3.关于病危患者护理记录叙述错误的是（）。
A.书写一律使用阿拉伯数字书写日期和时间，采用24小时制记录
B.书写过程中出现错字时，应用双线划在错字上，保留原记录清楚、可辨，并注明修改时间，修改人签名；不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹
C.记录应当根据相应专科的护理特点书写
D.出入水量24小时总结两次，用蓝黑墨水占4格划两条横线，分别注明“12小时总结”或“24小时总结”。E.根据患者情况决定记录频次，病情变化随时记录，病情稳定后每4小时至少记录1次
4.关于医嘱叙述错误的是（）
A.医嘱由医师直接书写在医嘱单上或输入微机，护士不得转抄转录
B.医嘱内容应当准确、清楚，每项医嘱应当只包含一个内容
C.医嘱不得涂改, 需要取消时，应当使用红色笔标注“取消”字样并签名
D.一般情况下，医师不得下达口头医嘱
E.因抢救急危患者需要下达口头医嘱时，护士应当复诵一遍。抢救结束后，医师应当于6小时内据实补记医嘱。
5.患者的出量记录不包括（）
A.尿量 B.痰量 C.引流量、D.呕吐量 E.出汗量
9.护理文件书写的原则不包括（）
A、客观 B 真实 C、准确 D、及时 E、重点突出
10、体温单上关于小便的记录描述不正确的是（）
A、正常记录当日24小时 B、尿失禁用*表示 C、尿频用FU表示 D、导尿用C表示E、留置导尿用C/D表示
三、判断：（20分，每题1分）
1.以“×”表示腋温，以“●”表示肛温，以“○ ”表示口温（）
2..短绌脉的测试为二人同时进行，一人用听诊器听心率，一人测脉搏。心率以红圈“○”表示，脉搏以红点“● ”表示，并以红线分别将“○”与“● ”连接。在心率和脉搏两曲线之间用红色笔画斜线构成图像（）
3.过敏试验判断结果必须是两位护士核对，均签全名，在抢救时可一人核对，签全名。（）
4.出入水量24小时总结一次，按出入量类别分别记录于病情观察栏内。（）
5.应用电子病例，首次记录24小时完成，一级护病情变化随时写，二级护从入院开始或转为二级护记录一次，三级护可以不用记录。（）
6.护理交班报告书写顺序为死亡、出院、转出、入院、转入、病重（病危）当日手术、病情变化、次日手术及特殊治疗。（）
7.体温骤然上升≥2℃，或突然下降≥2℃都要进行复试。（）
8.下达医嘱时要注明下达时间，并具体到秒。（）
9.危重护理记录单适用于病重、病危、病情发生变化、需要监护的患者、（）
10.手术护理记录在病人手术结束12小时内完成。（）
11.全部的护理文件白天用蓝黑笔，晚上用红笔。（）
12.试用期护士书写护理记录应由本科注册护士审阅并签字。（）
13.书写出现错字时，用红笔在错字上画双横线，在画线的错字上方用同色笔更正。（）
14.物理降温后的体温与物理降温前的体温相连。（）
15.瞳孔对光反射存在用“+”表示，对光反射迟钝用“+”表示。（）
16.手术记录单物品栏中的以大写数字表示清单的手术器械。（）
17.体重每周测量一次，特殊情况遵医嘱。因故不能测量者，应注明原因，例如：“卧床”。（）
18.需要改诊断时，原诊断加括号，更改后的诊断写在括号后面，例如：（待查）肝脓肿，换体温单时，括号部分不填写。（）
19.危重（病危）患者护理记录是指护士根据医嘱和病情对病重、病危患者住院期间护理过程的客观记录。（）
20.体温单主要由护士填写，出院后体温单排列在病例的最前面。（）
四、简答题：（50分，每题10分）
1、体温单楣栏项目包括的内容有哪些？
2、危重护理记录单填写的内容有哪些？
3、出入量的项目都包括哪些？
4、手术记录单的书写要点有哪些？
5、交班项目顺序为？
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一、企业办公室文书档案管理工作中存在的问题
随着公司的快速发展, 企业文书档案的增多, 原先隐藏在企业文书档案管理工作中的弊端逐渐凸显出来, 影响了公司的发展与进步, 造成企业发展的很多不便, 因此应重视企业办公室文书档案管理管理工作中出现的问题, 并予以解决。
天然气股份有限公司业务涵盖的范围十分广, 运营方面的部门也比较多。本公司各部门的相关文书、信息以及发展运营状况、传达信息、企业员工的档案信息均属于办公室文书档案管理的内容, 因此必须明确存在的问题, 才能全面提升档案管理工作水平。
(一) 档案利用与评估未进行优化
在公司档案管理的过程中, 并没有对档案利用价值的管理工作予以重视, 档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与公司的发展阶段不匹配, 因此应该不断调整、完善公司内部档案利用过程中的保密机制, 完善并建立真正适用于公司运行的档案检索目录, 使公司内部的档案信息与资源价值能够被挖掘出来, 从而为公司的发展提供强有力的支持。
(二) 管理人员素质的差异
在档案管理信息化推进过程中, 管理人员的个人素质和业务操作水平的差异, 直接影响对管理方式的认知和管理方式的选择, 不同的管理方式会形成不科学、不统一的归档形式, 因此必须统一档案管理的方式, 使其向着科学化、智能化以及快捷化的目标前进。
(三) 缺乏整体的规划
随着电子信息技术的应用, 我公司虽然已经建立了较为规范化的电子存档系统, 但是在管理过程中还缺乏整体性的规划, 没有协调的运作模式, 导致文书管理过程中对各部门的归类不当, 从而造成整理方面很大的不便。
二、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革
要想做好信息社会视角下的企业办公室文书档案管理工作, 就必须顺应时代发展趋势进行相应的改革, 使档案管理工作实现科学化、系统化、条理化, 使其能够促进公司的发展与进步。
(一) 推行“三全式”的管理改革
“三全式”的管理方法, 是针对于企业档案从形成到归档整个过程的一种新的改革方案, 其主要包括三方面的内容:档案的全过程管理、档案的全员式管理以及档案的全方位管理。
1. 档案的全过程管理。
从档案的形成到档案的归档均要制定有效的管理方案, 采取科学方法进行整理以及管理工作。
在进行资料收集的过程中, 要保证资料信息来源准确, 切不可浑水摸鱼运用虚假资料进行充数, 在进行归档的过程中, 要统一归档的符号以及方式, 例如用何种笔进行公文的书写, 在电脑输入的过程中应该建立何种系统以及打印输出文案的过程中应该采用何种纸质, 进行何种编号都要进行规范性的管理, 严格按照公司制定的相关规定进行文书档案的管理。
2. 档案的全员式管理。
对企业员工进行建档工作, 并且在每一份档案中标明工作性质。通过员工文书档案的制定, 实行工作责任制的管理制度, 有效提高员工的工作态度以及工作积极性, 促进企业的发展与进步。
3. 档案的全方位管理。
档案的全方位管理应该保证档案资料的安全, 对各个部门采取统一的管理方式, 不因哪个部门过于重要而进行忽视。
重视文书档案的隐秘性, 防止信息资料外泄造成不可挽回的后果。
(二) 进行系统化的管理
根据我公司的性质, 制定统一的管理模式与工作标准, 使文书档案的编制以及归档要求均符合我公司的发展目标, 使文书档案的管理能够与企业发展相适应。
对办公室文书进行系统化的管理, 有利于公司管理实现标准化、流程化以及精细化。在信息技术普及的当下, 应该重视办公室档案文书的管理模式, 是将公司档案文书制成电子文档的格式备份还是仅进行机读模式均成为应该考虑的问题。因此, 在这种背景下, 应该对至关重要的文件进行电子备份, 对检索式的文档进行机读模式的管理。而进行电子备份的文书档案既可用U盘亦可用磁带光盘作为存储建档的介质。
三、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的创新
(一) 建立有效的信息档案管理系统
1.对公司文档进行规范化管理, 建立科学的信息档案管理系统, 将公司档案进行归类, 分为绝密、机密以及秘密、一般四种形式。
2.根据文件的机密等级, 进行建档管理, 公司的收文处理程序按照收文——分文——传送——催办——立卷——归档——销毁的顺序进行。机密的等级由公司起草人以及拥有阅文资格的管理层人员进行批示。
3.严格要求公司职员不得公布档案纹身的相关内容, 使公司的文书规范化。
4.文件起草以及建档过程必须遵循公司的相关制度, 要实事求是, 用此规范, 对于文件的种类与性质在管理归档时一定要严格明细化。
(二) 规范文书档案管理人员的素质
首先要培养办公室文书档案管理人员保密工作的意识, 提高其建档、归档的管理水平。
管理人员在规范自身行为的同时, 一定要明确自身职责, 在进行文件管理工作时, 应该分清文档所属的部门、文档的性质、文档的阅读权限、文档回复时是紧急文件还是急件或者普通件的性质, 严格遵守公司的保密制度。对一些没有价值性且不易泄露的文件及时销毁。
通过文书档案管理人员的素质规范从而提高档案管理的规范性。
(三) 实时性与科学性
信息化文书档案管理实现了传输信息的实时性, 通过相关管理人员的操作, 使传输的信息与对应的部门实现共享, 解决了管理工作的延时性特点。
(四) 制定相关管理制度
制定科学的管理制度以及有效规范, 使办公室文书档案的管理人员按照一定的规章制度进行管理, 提高了工作效率的同时实现了责任分工化。
1. 根据文件的不同内容, 进行责任分工。
2.办公室的文书档案一般存在着保密性的特点, 因此应该将保密内容与公众内容分离开来, 在信息化系统中实现内、外网的系统分离。
3.加强办公室文书档案的安全防护措施, 例如在计算机中装入防火墙、报警认证等安全软件, 防止办公室文书档案的泄露。
从天然气股份有限公司的运作中发现企业办公室文书档案管理工作存在的问题, 在信息技术普及的应用背景下对办公室文书档案管理工作进行改革与创新, 具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新, 顺应了时代的发展需要, 提高了公司档案管理人员的工作积极性与技术水准, 保证了文书的安全以及科学有效性, 从很大程度上促进了公司的发展与进步。
摘要：随着社会的发展与进步, 信息技术已广泛应用于社会各领域。而在燃气行业通过信息技术对公司的文书档案管理工作进行改革与创新, 对促进公司的发展与进步, 保证文书的安全以及有效性具有重要的意义。本文通过对信息化视角下企业办公室文书档案管理工作中存在的问题进行分析, 从而提出改革与创新的解决方案。
关键词：信息社会视角,企业办公室,文书档案管理,改革,创新
参考文献
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[2]凌芳, 李志谦.企业文书档案管理模式的探索[J].档案时空, 2010 (8) :30-31.
[3]宋茜.浅谈企业档案工作的“三全式”管理[J].办公室业务, 2012 (3) :31.
[4]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务, 2012 (1) :5.
这些问题不仅影响着企业行政管理效能的充分发挥和行政管理效率的持续提高， 而且由此间接地、客观地阻碍了企业经济的发展。那么， 现时企业文书工作中存在着哪些需要引起人们特别是企业决策层重视、思考和正确对待、及时改进的问题呢？ 笔者从自身工作实践出发， 认为主要存在以下几个问题。
一是收文环节上存在着多头收文， 且收而不交、收而不管的现象。这主要表现为企业有关人员外出公干后， 不按文件处理规定把带回的文件或其他材料交给企业秘书部门，文件随处乱扔， 有的则干脆让它躺在抽屉里睡大觉。造成这一现象的主要原因是企业整体管理水平较差， 各级领导特别是领导班子成员在处理企业各项工作时存在着重经济管理工作、轻行政管理工作的现象， 使得企业文书工作被摆在一个不起眼的角落里， 各种制度形同虚设， 人们普遍不重视它。这种现象造成的后果是显而易见的。
二是发文环节上存在着多头发文、随意撰拟文件和发文缺乏必要的审核程序等问题。这些问题的存在严重影响了企业文件的权威性、严肃性和规范性， 阻碍了企业行政管理效率的提高， 有时甚至会影响企业的社会声誉。它具体有以下几方面内容多头发文， 且缺乏必要的审核程序。一般而言， 企业秘书部门是企业中唯一主管文件处理的部门。但在实际工作中， 企业其他各部门不经秘书部门审核， 均在单独草拟文件并直报主管领导签发后就以企业行政部门名义对外发文， 从而造成了率实上的多头发文。这不仅引发了企业秘书部门和其他部门之间的矛盾， 而且扰乱了企业正常的工作扶序，影响了企业行政管理效能的充分发挥。
二、企业文书管理工作细则
在撰拟文件过程中， 混淆和滥用有关文种。如报告、请示、申请不分， 滥用通知随意地、经常地代替决定、函等文种。这就使企业文件缺乏规范性和严肃性， 从而影响了以企业文件为载体的各类信息的及时、准确沟通，请示类文件一文多样。这样做不仅给上级批复请示带来了麻烦， 而且容观上延误了对请示问题的解决。随意杜撰和运用非法定的或约定俗成的结构、格式和程式化用语。如在请示性文件的末尾生硬地用“ 望批准为荷” 的命令式结束语等。凡此种种都是不规范的和缺乏文书专业修养的表现。这些文件形成之后， 都不同程度地影响了它的办理效果， 有些文件甚至会因此迟迟得不到答复。三是立卷归档环节上， 存在着已办理完毕的文件材料无法及时归档或根本不能归档的现象。由于企业缺乏良好的管理氛围， 有关人员又缺少明确的归档意识， 文件材料在经办人员手上长期滞留， 久而久之就可能造成可怕的流失。这一现象既严重影响了企业档案的完整性，也给日后企业档案材料的开发利用带来了不便和缺憾。
三、企业文书管理工作解决措施
面对上述企业文书工作中存在的种种问题， 以及由此对企业发展造成的不良影响和后果， 企业决策层特别是主要决策者应该如何看待和处理呢？？ 具体来说， 笔者以为应该重视抓好以下儿方面工作首先， 要理顺文书工作管理思路， 明确主管部门、专兼职管理人员及其相应的责任和权利。企业决策层应按机构设置原则明确秘书部门为企业文书处理工作的主管部门， 企业文件的收、发、撰拟、审核、立卷归档必须交由秘书部门负责。当其他业务部门需要发文时， 其发文初稿须经秘书部门主管人员审核后再交企业主管领导把关签发， 否则不能擅自发文。无论经何渠道获得的文件材料必须全部地、及时地交由文书管理人员登记并送有关责任部门办理， 任何部门或者个人均不得把收到的文件材料私自保留， 或将办理完的文件材料不及时的归档。其次， 要加强对文书业务规范、知识的学习和运用， 以提高文件撰拟人员的业务素质和写作水平。企业秘书部门要定期组织秘书人员和其他部门有关人员学习研讨国家有关文件处理的规定、办法和企业应用公文写作方面的知识， 以逐渐杜绝企业中混用、乱用文种， 随意杜撰文件格式和结构， 沿用不合时宜的程式用语等现象， 从而增强企业文件的权威性、严肃性和规范性， 提高企业的办事效率， 为企业经济发展提供一流的行政管理保障。
四、结语
面对企业文书管理工作，工作人员不仅要耐心，细心，还需要专心。再次， 要制定切实可行的实施细则， 建立和加强对文书工作的严格考核。为了加强对文书工作的管理， 切实提高专兼职文书人员的业务素质， 必须加强对文书工作的考核。只有对实实在在的工作和实绩进行考核， 才能约束有关部门和人员的行为， 为文书工作逐步走入程式化、制度化、规范化的发展轨道奠定基础。最后， 就是要形成可操作性强的、成套的、行之有效的文书工作管理制度， 使文书工作减少随意性、盲目性， 从而真正走上制度化、规范化的发展轨道。国内外许多著名企业的成功经验告诉我们，企业靠管理， 管理靠制度。因此在企业中， 只有形成了自上而下都必须而且能够自觉遵守文书工作管理、学习、考核制度， 文书工作才能真正获得企业决策者们的重视， 才能在企业中得到应有的位呈，才能充分发挥其应有的管理效能， 并以此促进企业行政管理效率的不断提高， 进而为企业经济更好的发展提供有力的、必要的保证。真正的走上企业文书管理工作的平台，完成文书管理工作的任务，提高企业的行政管理效率，帮助企业稳定的发展。
（作者单位：国网安徽池州市贵池区供电有限责任公司）
一、单项选择题（每题5分，共50分）
1、实现（）是确保企业持续稳定发展的有力保证
A 经济效益B 安全生产C 集体荣誉感
2、标本运送的过程中应（）保护自己不被传染
A 眼镜B 穿工作服D、穿工作服、戴手套和口罩
3、在医院工作时戴手套的手（）按电梯楼层按键、电器开关和门把手等公共地方
A可以B没人见到时可以C禁止
4、标本运送合理间隔时间为（）巡回收送一次
A 2小时B1小时C 30分钟D 3小时
5、标本运送需选用（）专用工具，保证标本的安全性
A、衣服的口袋B、标本箱（篮）C、框
6、冰冻标本应在（）内送达检验科，以免标本受损
A、5分钟B、20分钟C、15分钟D、10分钟
7、经供应室消毒出来的消毒包和器械应用（）运送至相关科室
A、布草车B、平板车C、专用不锈钢密闭车
8、在运送贵重药品时正确的做法是（）
A、药物包装要密闭好，不用科室负责人签名
B、药物包装要密闭好，不能重叠堆放，必须要求科室负责人核对并签名确认
C、药物包装要密闭好，不能重叠堆放，科室有人在就找人签收
9、各种检查申请单的预约服务工作流程是（）
A、先收集、费用审核B、收集、预约、费用审核
C、收集、整理、预约、费用审核D、以上都不是
10、医院贵重仪器是否属于我们运送范围内的工作（）
A、是B不是C不确定
二、判断题(正确的打(√)，错误的打(×)，每题10分，共50分）
1、标本运送时应注意保护，不能损坏
2、标本收送时应有签收记录（双方有交接登记）
3、不小心将标本损坏，应及时与该科室联系采取补救措施
4、标本运送分常规运送和紧急运送两类，应紧急运送优先
5、用品、药品接收和送达时双方应清点清楚
广州泰科物业管理有限公司培训部制
1:以下属于非固定格式的商务文书的是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D商务合同邀请信通知电子邮件
2:“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述地提出者是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D鲁迅朱光潜叶圣陶郑振铎
3:以下属于非正式的商务文书的是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D带抬头的信件宣传册政府公文便签
4:也可以被称为“天鹅下蛋式”的是：回答：正确
1.A连贯式的层次结构
2.B
3.C
4.D分析问题式的层次结构问答式的层次结构并列式的层次结构
5:增加情感指数的方法不包括：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D增加第二人称代词增加第一人称代词增加第三人称的专有名词增加读者的姓名
6:美国心理学家威廉·詹姆斯的研究结果表明，人类本质中最深远的驱动力是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D希望被爱希望具有重要性希望具有随意性希望具有自由度
7:希望自己的所发出的商务文书在目标读者那里能够被第一时间阅读，从而使自己的沟通目的能够尽快达成。要做到这一点就必须：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D增加商务文书的时间任意性增加商务文书的时间紧迫性增加商务文书的时间有效性增加商务文书的时间漫长性
8:部分结构层次叙述的国家标准规范中, 第三层编号用：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D一、二、“三„„来表示
（一）、（二）、（三）„„来表示用阿拉伯数字来表示（1）、（2）、（3）„„来表示
9:报告的结尾应该是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D以上如认为可行，请批准有关单位执行以上报告请审阅妥否，请批示经研究答复如下
10:以内容以及用途作为划分标准，商务文书可以分为：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D固定格式的商务文书和非固定格式的商务文书通用的商务文书和礼仪性的商务文书通用的商务文书和非固定格式的商务文书非固定格式的商务文书和礼仪性的商务文书
11:以下属于礼仪性的商务文书的是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D备忘录请示、批复通知、会议纪要贺信、贺电
12:在日常工作中，适用于分析问题式商业文书的是：回答：错误
1.A
2.B
3.C
4.D指示及命令总结事故调查报告工程报告
13:商务文书中，下列表述正确的是：回答：错误
1.A
2.B
3.C
4.D03年民国92年二○○六年腊月15
14:下列属于结果性语言的是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D完成方案设计进行方案设计进行制作制作中
15:下列属于句内点号的是：回答：正确
1.A
2.B
3.C
4.D
关键词：文书档案；企业；挑战；对策
文书档案是各个企业、单位及机构各种工作的真实记录，是推进各项事业持续发展的根本依据，其既能够对企业即将开展的工作提供一定的指导，又能够为历史考证提供真实可靠的依据。因而文书档案工作开展的好坏，也在相当程度上影响着企业的发展。特别是随着社会主义市场经济的迅猛发展，市场竞争日益激烈，而企业作为竞争的主体，其所面临的挑战更是前所未有。文书档案工作是企业信息工作的载体，面对当今这样一个知识经济时代，其更应作出创新性的改变，以此来推动企业的发展，
一、企业文书档案工作面临的挑战
企业文书档案工作面临的挑战不仅包括其在应对经济时代的变革时所面临的科技创新等方面的挑战，也包括其在现阶段的工作中存在的问题。
（一）现阶段企业文书档案工作中存在的问题
1.文书工作与档案工作的区分不够明确，同时其衔接也存在着脱节现象。文书档案一般情况下都会一起出现，因而人们对于文书工作于档案工作的区分不够明确，甚至有人将二者视为相同的概念，因此在做工作时不够明确这两项工作具体的内容，从而混淆了各自的责任，使得文书档案工作不能够顺利进行。同时在实际的工作中我们也可以看到，文书工作人员对于档案保存的意识不够强烈，而档案工作人员对文书工作的内容页不够清晰，这就使得二者在进行对接时不能够顺利开展，有时更是存在着脱节现象，这就大大影响了企业各个部门各项工作的开展，降低了工作效率。
2.文书档案工作人员的专业素质不高。就当前的情况来看，虽然大部分的企业都设置了相应的档案管理部门，但是大多数工作人员缺少相应的专业知识，同时也缺少先关的岗前培训，因而其对于文书档案工作并不了解。更有甚者，其把文书档案工作当做闲职来看待，导致其责任意识不强，这在很大程度上影响着文书档案工作的开展。
3.文书档案工作缺少相应的制度规范。企业作为市场竞争的主体，其主要以追求经济效益为主要目标，因而在大多数企业当中，文书档案部门的地位远远不及市场部及销售部等部门。因而其也就缺少了相应的制度规范，例如没有对于档案分类、档案编号、档案排序等方面的严格要求及规范，从而使得文书档案工作十分混乱，因而有些企业就出现了不少卷宗丢失的现象，这使得档案的安全性大大地降低了。
（二）企业文书档案工作面临的新挑战
传统的文书档案工作主要品依靠的是文书档案工作人员的辛勤付出与劳动，而在新时期，文书档案工作则要更多地依靠现代科技和知识型人才来实现自身的发展。
1.企业文书档案工作面临着高科技的挑战。随着知识经济的不断发展，许多高科技的手段在现代企业中得到了越来越普遍的应用。如此一来也就产生了许多以高科技为载体的文件，这时传统的当“纸质”档案管理就跟不上时代发展的要求，其传递的快速性和保密性也收到了高科技的挑战。
2.企业文书档案面临着安全性的挑战。随着高科技在文书档案工作中的应用，其所相对应的安全性也存在着极大的威胁。《中国互联网白皮书》显示：据不完全统计，2009年我国被境外操控的计算机高达100万个；同时被黑客篡改的网站多达4.2万个；此外被病毒感染的计算机每月高达1800多万台，占全球感染电脑的30%。所以，现代的企业文书档案很有可能遭到黑客的攻击和破坏，平时我们所用的电脑也有可能被各种各样的的病毒感染；档案所使用的各类高科技信载体也可能因为各种物理因素的影响而导致信息的丢失。这些都对文书档案的安全性造成了多方面的困扰和威胁。
二、应对文书档案工作挑战的策略
（一）提高对文书档案工作的重视程度
首先各个企业要提高文书档案部门在企业中的地位，如此一来才能扭转以往人们对于文书档案的淡漠态度，转变工作人员的观念。最为重要的是要使文书档案相关部门的领导起到一个示范的作用，这样一来不仅可以加强文书档案工作的制度建设，同时还可以加强对文书档案工作人员的监督，变之前的被动提供相关档案资料为积极主动地参与到文书档案服务工作中来。
（二）提高文书档案工作人员的专业化水平
各个企业首先要做的就是多渠道引进具备专业知识和素质的人才，从而为文书档案工作注入新的动力。而对于目前处于文书档案岗位的工作人员，则要加强他们的岗前培训，一方面要加强他们的责任意识，另一方面则要增强他们的专业素养，可以建立定期的知识考查制度，对于未能达到标准和要求的要做出相应的工作调动。同时随着科学技术的迅速反战则要要求文书档案工作人员要充分发挥接收新知识、了解新观念的积极主动性，从而为企业中的各个部门提供方便快捷的服务。
（三）加强文书档案工作的保密性
高科技的发展虽然为文书档案工作带来了方便，但是其在另一方面也使得文书档案工作的保密性存在着相应的危险。因而在新时期，我们需加强对文书档案工作安全性建设。《中国互联网白皮书》指出，确保互联网安全及信息安全是信息化发展前提。在企业文书档案管步入信息化的过程中，企业必须采取相应的保护措施，例如可以建立档案“备份”制度。同时企业也要逐步建立外部防护系统，从而防止“病毒”和“黑客”的攻击和破坏。
参考文献：
[1]徐拥军，张斌.企业档案工作的困境与出路[J].北京档案， 2007（11）.
一、重视文书档案的规范和标准
档案是由公文演变转化而来的, 最初的公文即是档案的前身。而公文制发的水平既反映了公文自身的质量, 也是档案综合质量的基础和保证。企事业单位在公文制发时要重视标准化和规范化, 为长期建立档案工作的高效、标准管理打好坚实的基础, 为此要注意以下几点:首先要做到公文格式规范统一, 熟悉相关标准。其次要重视公文制发过程中的签批手续, 审核公文标题的准确性以及落款与公文的一致性, 有无日期的错误和缺失等。然后是公文纸面的文字字迹要清晰, 公文中所有报表、记录、批注和签字等必须使用合格笔墨, 严禁用铅笔、圆珠笔以及红色墨水笔等书写、批阅和修改材料文件。要确保字迹清晰可见, 有利于公文的长期保存和使用。最后是公文的格式必须规范, 文种采用要合理, 在行文过程中不得随意使用简称, 禁止使用不规范的文字。文件在阅批处理过程中要做到及时、准确;做到收发文件登记及时, 领导参加的会议记录和讲话要及时整理并按程序规范处理妥当。日常工作中要重视各部门之间的协作与配合, 档案工作人员更是要积极主动了解其他业务部门当前以及后续的工作动向, 加强与各部门的联络, 以便及时获取准确的档案信息;档案管理人员还要结合单位的工作特点, 考虑档案工作如何围绕单位的中心工作进行, 以及怎样做好档案资料的收集和整理工作。在档案资料收集过程中, 要保障档案资料收集的渠道顺畅, 重点收集能充分体现所在单位发展过程和当前企业的生产经营状态, 同时还要收集对单位今后发展有推动促进作用的资料, 积极为企业发展提供信息服务。
二、加强文书档案管理人员素质建设
单位档案专业人员培训是日常管理培训工作的一部分, 是培养专业档案人员的重要手段, 很多未经培训的企业文书档案管理人员只是在工作移交过程中简单地了解后就进入岗位工作, 对档案的专业技术业务知之甚少, 专业水平远不能与现代化信息化的文书档案工作标准要求相适应。文书档案管理人员要热爱本职工作, 注重完善自我, 发挥主观能动性, 通过各种形式学习、宣传国家有关档案工作制度、规定, 努力提高知识水平和管理能力。往往基础的材料收集决定和影响了整个卷宗档案的价值, 因此组卷、立卷的方法, 案卷的装订质量都会影响到档案管理工作的标准化和规范化。在制度约束中把文书档案材料的累积、分类、归纳、整理、汇交、统计、审定以及最终的有效使用都制定出明确的标准和程序, 并将其列入档案人员的岗位责任制中, 同时构建完整的领导组织系统, 重点是进行督查和落实, 用强有力的制度来推动文档管理工作不断进步。
现代企业在经营管理过程中文件和档案正逐步向多样化方向发展, 企业管理的手段也在日益更新, 因此要求文书档案业务人员必须具备相应的专业知识, 以适应企业在生产相关技术和管理操作技能等方面不断提高和创新的需要。固守传统老旧的业务知识和工作方法, 将被日新月异的新形势所淘汰。因此不断加强文书档案人员的业务培训教育, 使文书档案人员的知识面不断拓展, 业务水平不断提高, 才能适应当前文档管理工作的新要求。
三、加快推进文书档案管理的信息化和现代化
档案工作是一项看似简单其实专业性很强的基础管理工作, 许多档案管理人员对本职工作的认识深度都不够, 思想观念跟不上现代化档案管理的标准要求, 使得单位档案管理水平不能适应发展的需要。在档案文件的数量逐渐加大的形势下, 文档的保存及使用也显得越来越被动, 这都是自身素质不够、工作方法落后和管理手段简单所造成的结果。作为综合了各门类知识的档案管理人员更应该不断更新专业知识, 注重培训和素质培养, 让自己成为专业技术创新的先行者。
(一) 加强人员素质培养, 提升专业管理技能。
当前档案信息技术已在档案管理领域得到有效应用, 信息化和数字化已经成为当今信息社会环境下的必然趋势, 文档管理人员必须结合本单位和行业的特性要求, 让自己成为全面的文档管理综合性人才。文件形成的全过程已能同档案管理信息化系统相关联, 可以综合完成文档形成的全部工作, 新技术的推广应用促使文档管理人员要不断地学习和掌握信息化的文档处理系统, 为推动企业快速发展发挥自己应有的作用。
(二) 运用信息技术手段, 提高文档管理效率。
传统的档案管理需要大量繁琐、细致、认真的人工操作, 工作量大, 需要耗费很多精力去做。而信息化的管理处理方法可以把诸多同类简单而繁琐的工作用计算机来完成, 在提高工作效率方面作用明显。传统的文档归档工作中, 文档人员按照自己的主观判断来对文件分类, 即便有标准可以参照, 但由于人为的主观性存在, 还是会难免出现分类不合理, 标准尺度把握不准确等问题, 为标准化的文档管理工作带来先天缺陷。
四、总结
企业文书档案工作是档案管理工作的重要内容, 是现代企业管理制度不可或缺的组成部分, 能从某种程度上反映企业规范管理和运营的水平。抓好文书档案管理工作, 需要长期认真细致的基础工作的积累, 而规范、标准的文书档案管理也必将为企业树立良好形象起到重要作用。
摘要：企业文书档案工作是企业行政管理工作的重要内容, 是企业下达指令、通知和公布重要事项的权威方式。文书档案在规范企业现代化管理方面起着重要作用, 因此加强文书档案管理工作意义重大。本文对企业文书档案日常工作中的一些普遍问题进行剖析, 就企业如何做好文书档案工作提出自己的见解和思路, 供档案管理工作者借鉴。
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