浅析档案信息化建设

浅析档案信息化建设

浅析档案信息化建设 篇1

关键词：矿山 档案资源 信息化建设

“坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观”的科学论断，是矿山档案资源信息化建设的重要指导方针，近年来，德铜档案人根据矿山生产建设发展的大好形势，紧紧抓住“数字化矿山档案馆”这一新世纪矿山信息化建设的战略发展机遇，积极进取，与时俱进，不断创新，以建立矿山分布式档案基础数据库建设为重点，依托矿山局域网，扎实推进矿山档案资源信息化全面建设步伐，现已初步形成“数字化档案馆”的基本格局，利用档案信息化建设推动了矿山档案事业不断向前发展。

一、档案信息建设化建设是矿山档案工作未来发展的必然趋势

1、利用信息化建设对档案资源整合是档案工作未来发展的必然趋势。档案工作者的神圣使命是对矿山历史负责，为矿山的现实服务，替矿山的未来着想。因此，档案资源建设、档案信息化建设、档案开发利用应当成为新的历史时期档案事业发展三项基本任务。这三者之间，信息化建设是龙头。所谓龙头，就是一个时期内带有关键性、战略性、带动性的工作。以档案信息化建设为龙头，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化建设纳入矿山生产经营计划建设发展的重要范畴，通过信息化建设带动和促进档案资源的整合和开发利用工作。档案信息化建设不仅仅是高新技术的应用，而且涉及到管理理念、管理理论、管理体制和管理方法的改革与创新。

2、档案信息化建设是矿山档案资源的一种战略储备，是历史的必然选择。作为矿山基础性的战略信息资源，档案资源只有通过先进的数字技术、网络技术以及计算机技术进行数字化改造、管理和资源整合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系，依托矿山局域网，实现面向矿山机关、二级单位、面向大众的社会化服务，才能充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，更好地为矿山改革生产经营服务。只有通过信息化，建立起矿山档案信息资源灾难备份体系，才能确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资源的战略贮备作用。矿山档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，以档案信息资源建设为核心，以数字化、网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。因此，把档案信息化作为矿山档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力，是历史的必然选择。

二、档案资源信息化建设的基本实践与做法

1、领导重视和支持是加快档案信息化建设步伐的最为关键的因素。对于档案部门来说，信息化建设是一项全新的工作，是一项较为复杂系统工程，是档案工作一次质的飞跃。面对信息化，档案部门既是发展机遇又是挑战。近几年来，我矿档案资源信息化建设紧紧跟踪档案现代化管理发展方向，努力寻求建设符合矿山生产建设需求的信息化建设平台的路子。我矿档案信息化建设得到了矿党政、江铜集团公司档案部门的高度重视和大力支持，矿党政领导先后多次到矿档案馆指导工作、听取汇报，与此同时，江铜集团公司档案部门为我矿档案信息化建设出谋划策，提供指导与帮助。2004年矿行政决定拨出专项资金对我矿档案信息化建设进行投入，年初安排10万元软件费，用于购买符合矿山档案工作需求的网络版档案管理软件，在年中又一次性安排了50万元资金，用于购置档案信息化建设所需的各种硬件设备，经过安装调试，由德兴铜矿与上海一家软件公司合作开发的档案知识化管理系统投入了运行，并在当年通过了验收。

2、扎扎实实做好基础工作，加大数据录入、扫描进度，更好地发挥档案现代化管理设备的效力。为了尽快实现矿领导提出的要使德兴铜矿档案现代化管理水平迈上一个新台阶的目标要求，做到有投入就有产出，有回报。矿档案馆全体人员为此付出了十分艰辛的努力。经过两年多的紧张工作，目前已基本实现文件、图纸、照片、音像、实物等档案材料的数字化转换，提供网络查询，期间,各类档案员共录入30000余条档案信息，其中,完成1996-2005年文件的录入、及部分文件的全文挂接、3211页重要文件的扫描工作，完成了部分重要科技档案的文字、图纸扫描工作，采、选、冶、化工、机械等相关二次科技文献8550页的扫描工作，部分档案、情报信息已发布上网，供全矿查询使用。系统的成功运行以及高质量的设备配置，从而使我矿档案现代化管理从此迈上了一个崭新的台阶。

三、几点启示

浅析档案信息化建设 篇2

1. 提高对高校档案信息化的认识。

高校档案信息化建设的实施是一项复杂的系统工程, 是高校档案工作的深层次改革。高校档案部门要认清形势, 转变观念, 改变传统的“重藏轻用”的档案管理思想, 改变被动的服务方式, 改变传统的手工管理和查询的方式, 依靠现代化信息技术, 为创建新的档案管理模式做好充分的思想准备, 为网络共享、主动服务创造条件, 真正实现网络环境下高校档案工作的信息化。

2. 加强档案信息化基础设施建设。

配备相应的数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理系统软件设施。档案管理软件要涵盖对档案信息的收集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等主要服务功能, 同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行, 具有较强的安全控制能力, 并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力, 才能保证校园网、校际网、档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行。否则, 如果仅仅是校园网与档案馆开通并相连接, 而档案馆没有相应的档案信息管理系统软件作支持, 学校没有相应的档案管理系统的软、硬件设备的投入, 那么校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。所以, 高校应该根据信息化时代对档案工作的要求和实际需要, 结合学校的具体情况, 对学校的档案管理工作给予支持, 切实加强档案信息化基础设施的投入和建设, 为档案信息化建设提供必要的物质条件。

3. 加强档案信息化安全保障。

保障档案信息的安全性、真实性、完整性、可靠性和实用性是档案信息化建设的关键所在。传统的档案管理体制、管理方式、管理制度和法律保障都要根据档案信息化建设的需要而进行相应修改、健全和完善。在文档一体化模式下, 要制定和执行电子文档的归档、鉴定、安全保管等规范化的管理制度, 实现档案信息的共享, 建立健全信息公开和信息共享制度, 加快建设统一的档案信息网络平台和信息安全基础设施。

4. 加强档案信息化管理体系建设。

一是建立新型管理机构。形成覆盖校、系、室三级的管理网络, 由学校分管领导及档案部门和各职能部门负责人组成的学校档案管理委员会, 作为学校档案管理工作的决策机构, 统一领导。建立一支稳定的专职档案队伍, 学校各部门要根据档案工作需要设立兼职档案人员, 负责管理本部门的档案工作, 高校档案馆要负责对学校各立卷部门档案及档案工作的监督、检查、指导, 搞好档案的集中管理及开发利用, 形成由专、兼职档案工作人员共同参与的双向、开放的交互式档案管理网络。二是建立科学的档案管理机制。根据《普通高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》及有关法规的要求, 制定适合高校实际情况的管理办法及实施细则, 对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节制定出切实可行的制度, 明确各操作环节的标准要求, 实行标准化、规范化管理, 提高高校档案管理基础工作水平。在实现档案管理标准化的过程中, 首先要全面普查案卷, 去粗取精, 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作;其次要统一分类号, 统一标引, 尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致, 从而达到标准化和规范化管理。在数据的准备过程中要注意分清轻重缓急, 循序渐进, 还要分级次著录, 既节约时间、人力与财力, 又提高效率。要充分利用档案原有的基础, 减少著录环节, 大大提高著录速度。

5. 加强高校档案网站建设。

一方面要扩大上网档案资料的数量, 另一方面要提高上网档案资料的质量, 在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案室等方面上下工夫。建立高校档案信息网络建设协调机构, 制定一系列有实际约束力的规范和标准, 改革当前条块分割、各自为政的局面, 建立一个统一的全国高校档案网络, 真正实现高校档案信息资源共享。尤其要注意加强标准化建设, 制定统一的标准, 如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等, 建立标准化的数据库。同时, 要充分利用高校资源优势, 开发馆藏资源, 加强数据库建设, 全面实现资源共享, 为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。

6. 加强档案信息化人才培养。

浅析企业档案信息化建设 篇3

【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设

目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

１．目前档案信息电子化建设存在的问题

(1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。

(2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。

(3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。

(4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。

(5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。

2.档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。

3.增强档案信息电子化创新服务手段

(1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

(2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室)，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，发挥档案信息电子化的最大社会作用。

(3)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆(室)的服务器上归档。简化了工作程序，节约了人力、物力和资金。

(4)开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

(5)开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求，积极开展现行文件阅览服务工作，对于进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，是行之有效的好措施。

4.拓展档案信息电子化服务领域

(1)信息电子化服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。

(2)兴办服务实体，发展档案产业。从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息，为企业结构调整服务;开发市场信息，为企业提供营销机会;开发法律信息，为企业维护合法权益服务;开发房地产信息，为城市改造和建设服务等，都应大力探索，搞好创新服务。

(3)加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息技术的发展，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

(4)注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品发展方向。

5.结束语

企业档案信息化建设的布局和架构是可以定制的, 相对而言较容易实现, 但其承载的信息多少、价值大小、流转畅顺与否, 特别是档案信息的提供和利用方便、快捷与否关系重大, 决定了整个企业信息化的实效。所以, 在加快推进企业档案信息化建设中, 既要重视信息系统的建设, 更要重视档案基础的管理工作。

【参考文献】

［1］杨公子.档案信息化导论.中国档案出版社,2001,9．

［2］张照余．档案信息网络化建设研究.中国档案出版社,2001,12．

浅析档案信息化建设 篇4

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

浅析档案信息化建设 篇5

【关键词】档案信息化建设；档案管理；内容；问题；对策

档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。

一、档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的`内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理。

二、档案信息化建设方面存在的问题分析

1、对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知。档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。

2、对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识。档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。

三、加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析

为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：

1、加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。

2、加强网络档案建设。要建立相关的档案网站，发挥好网站平台的优势，设置内部服务系统和公众服务平台，加强后台建设和管理，从而确保档案信息化建设运转正常，同时，不断加强新设备的引进和硬件设施配置，定期进行升级维护等，从而确保网络档案实现快速传输、交换、应用和共享，提高网络档案科学化、安全化管理水平。

3、加强培训，提高档案管理人员综合素质。要积极选拔优秀的专业人员从事档案管理工作，同时要加强专业技能培训，对专业基础知识、业务素质、计算机网络知识、软件知识和职业道德等方面的知识进行全面培训，严格执行职业上岗制度，定期进行考核评价，从而提高综合素质和服务水平。还要不断提高档案管理人员的薪资待遇，改变边缘化格局，从而提高全员对档案管理工作的重视程度，积极配合开展做好档案信息化建设工作，提高档案利用效能。总之，档案信息化建设涉及到多个方面，需要结合档案管理工作具体要求，在做好基础规范工作的前提下进行科学规划、有序推进、严格监督，才能更好地提高档案信息化建设成效，进而有效发挥档案资源的价值，更好地推动经济社会不断向前发展。

[参考文献]

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的思考分析[J].城建档案，，（01）.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，，（12）.

[3]熊伟.档案信息化建设与档案管理工作研究[J].中国管理信息化，，（09）.

档案信息化建设思考论文 篇6

关键词：供水行业;档案管理;档案信息化;优势

供水行业属于公共事业的重要组成部分，其需要面对整个社会提供供水服务。在当前城市建设进程快速推进的新形势下，供水行业加快了改革的进程，这对供水行业档案管理工作提出了更高的要求。信息技术在供水行业档案管理工作中的有效应用，有效的提高了档案管理的水平，加快了供水行业档案的开发利用，对供水行业档案管理的科学化和规范化起到了积极的促进作用。

1供水行业档案信息化建设的重要性

档案信息化即利用信息化技术来进行档案管理，以此来实现档案信息资源的数字化，加快促进档案信息资源的共享。而且在档案信息化建设过程中，能够有效的实现对档案信息资源的整合，深入挖掘档案社会价值，实现档案资源的高效利用，从而为社会提供更加优质的档案信息服务。

1.1提升档案管理人员的工作效率。一直以来我国档案采用的都是实体管理的模式，特别是对于供水行业来讲，主要精力都放在了供水服务工作方面，对于档案管理较为忽视。因此都是档案管理人员手工来完成档案的收集、整理、保管和利用等工作，档案工作人员工作量较大，工作效率不高。但供水行业通过档案信息化建设，利用信息技术来对档案进行管理，不仅档案工作强度降低，而且档案信息录入后，方便了查找和利用，有效的提高了档案管理人员的工作效率。

1.2对档案记载的载体进行转变。传统档案资料主要采用的是纸质载体，不仅记录工作量较大，而且保存时也存在较大的难度，同时纸质载体还会占有大量的空间，不利于随时查阅，容易发生破损问题。档案信息化后，档案载体发生了较大的变化，档案信息从纸质实现了数字化，档案信息不仅更易于保管和利用，而且查询更为便利。

1.3档案浏览方式发生转变，查阅效率得以提升。纸质档案存储和查阅都具有较大的难度，而且时间一久档案资料容易损坏，这对供水行业的发展带来了一定的不利影响。对于供水行业来讲，档案信息量不断增加，通过加强档案信息化建设，可以提高档案管理的科学化水平，使档案浏览方式发生较大的变化，有效的提高了档案查阅的效率，档案工作更具规范化。而且档案管理人员工作强度明显降低，档案资源需要通过设置权限的来进行查询和调取工作，降低了档案信息流失和泄漏的风险。

1.4档案存储方式发生变化，存储容量增大。供水行业通过档案信息化建设，有效的解决了档案数量不断增加储存空间不足的问题，利用计算机、硬盘、磁盘等即能够对档案信息进行存储，不仅存储容量较大，而且所占空间较小。供水行业档案是供水行业发展的重要依据，在档案实现信息化后，档案存储空间得以进一步扩大，存储容量大幅度提长虹，而且随着档案数量的增加，只需要对存储空间进行扩展即可实现对档案信息的有效保管。

1.5推动档案管理标准规范体系的建设。供水行业通过档案信息化建设，有效的实现了档案管理模式的改变，档案信息实现了共享，档案信息资源的收集、整理、查阅和利用更具规范性。随着档案信息化管理制度的完善，这对档案管理标准规范体系的建设起到了积极的促进作用。

2促进供水行业档案信息化建设进程的具体措施

2.1加大对信息化档案管理理念的宣传，提高工作人员对信息化的认识。一直以来供水行业对于档案管理工作都缺乏重视，这也使供水行业档案管理工作相对落后，这对供水档案信息资源的有效利用带来了较大的阻碍。在当前供水行业信息化建设过程中，档案信息化建设作为其中非常重要的一项内容。需要供水行业管理者要充分认识到供水档案信息化建设的重要性，从而加大对供水档案信息化建设的宣传力度，使档案管理人员也能够对档案信息化有一个正确的认识，有效的提高档案工作的地位，推进供水行业档案信息化建设的进程，更好的发挥供水档案的重要作用。

2.2加强档案管理信息化的基础设施建设。基础施设建设是档案信息化建设的基础和重要保障，因此，加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设十分必要。在基础设施建设方面，档案管理部门一方面应该努力购进专业的档案信息处理软件及硬件设备，确保信息化处理工作能够顺利进行;另一方面档案管理人员应该围绕自身档案管理工作的实际情况，综合考虑档案的数量、信息化管理的要求等内容，努力开发特色管理功能，体现自身管理的高质量、高水平。同时，档案管理还应努力建立统一的、完善的信息化资源体系，努力实现档案信息的全民共享，可以通过建立专业的档案管理网站来整合相关的档案信息资源，并充分运用信息化处理技术推进相关工作的顺利开展。

2.3加强档案管理信息化的标准体系建设。档案管理信息化的标准体系不仅能够为档案管理信息化提供有力的依据，同时还能够有效克服因为标准不统一而带来的一些工作阻碍。在建设档案管理信息化标准体系过程中，既要从整个行业领域去规范档案信息化的相关标准和内容，同时还应该具体到档案管理信息化的每一个环节当中。

2.4加强档案管理信息化的人才队伍建设。人才队伍建设工作的有效推进，能够在很大程度上保障档案管理信息化工作的效果取得。各级档案管理部门应该建立科学的用人理念，对于档案管理人员来讲，应该明确提出对其工作的要求，多招聘一些具备现代化信息处理能力的高水平管理人才，提升自身人才队伍建设的水平。一方面，档案管理部门应加大外部优秀人才的引进，借助一些人才招聘渠道引进一批能力水平较高的档案管理人员;另一方面，档案管理部门应该加大对内部档案管理人员的素质提升与培训，通过开设相关的培训课程帮助现有管理人员提升管理技能，增强管理能力。

在当前信息化时代，供水行业档案信息化建设是档案工作发展的必然趋势，因此需要给予充分的重视，通过构建完善的档案信息化标准体系，强化档案信息化的基础设施建设，全面提高档案管理人员的信息化水平，实现供水行业档案的开发利用，更好的发挥出供水行业档案的重要价值。

参考文献

[1]杨彩虹.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智,(4).

[2]马仁杰,张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报(哲学社会科学版),(1).

浅析企业档案信息化建设 篇7

一、正确认识档案信息化建设内在含义

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段, 用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质, 是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送, 以信息为主要形式为利用提供服务的转变过程。但是, 由于该项技术在我国发展时间较短, 人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足, 在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

第一, 更新档案管理的理念。长期以来, 人们普遍认为档案管理工作只不过是文件资料的收集、登记、整理、保存和查阅, 是一项简单的辅助工作, 把档案部门看成是一台“文件保险箱”, 把档案工作当成看门守摊的简单劳动。因此, 要真正实现档案信息化, 首先必须更新档案管理的理念, 树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识, 通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。

第二, 档案信息服务领域要有新突破。在计划经济环境中, 档案部门在考虑开发利用档案信息资源工作时, 因受传统保密意识的影响, 档案服务对象仅局限在单位的领导和内部有关人员。因此, 档案部门在信息化建设过程中, 一定要突破界限, 考虑本单位、相关单位、全系统档案信息的需要;在保证不泄密的前提下, 实现档案信息共享, 最大限度地发挥档案的自身价值。

第三, 正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个庞大的系统工程, 它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等等。因此, 绝不能简单地把档案数字化、档案信息管理的现代化等同于档案信息化建设, 信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持, 需要档案工作人员脚踏实地的工作态度、不畏艰难、不断学习更新现代化管理知识的勇气, 需要相关方面的配合和资金、技术作保证, 只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来, 才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。

二、档案信息化建设的必要性

(一) 档案信息化是企业信息化发展的要求。

随着办公自动化等信息系统的运用, 企业在生产管理和经营活动中产生了大量的电子文件和数据, 这些数据真实反映了企业的运行状况, 是企业长周期决策分析的重要基础数据, 也是企业优化生产、提高经济效益的重要参考凭证, 有很多具有永久和长期保存价值。

(二) 档案信息化建设是现代企业档案管理发展的需要。

随着企业信息化建设的加速, 传统的纸质档案管理方式已无法满足企业档案管理需求, 档案信息化已成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑, 是新时期档案管理现代化的核心内容。企业档案工作作为企业管理的基础工作之一, 必须改变和调整传统的管理模式, 建立既适应市场经济需要, 又适应现代化管理要求的信息一体化管理模式。在我公司, 一方面, 随着各类信息系统的运用和大项目的建设, 企业在生产管理和经营活动中形成的电子文件逐年增多, 为档案信息化建设提供了充实的数字资源;另一方面, 近年来, 企业网络建设不断完善, 已基本覆盖了企业的各个角落, 广大职工对数字档案的需求也逐年增加, 实施档案信息化管理已具备了基本的硬、软件条件。

(三) 档案信息化建设是开发利用档案价值的要求。

提出控制论的数学家维纳, 在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出:信息的价值正在于传播, 而不在于储藏。任何“意义”“价值”一类的判断, 在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。特别是我们能源化工公司, 是一个新兴领域, 下属几个生产不同化工产品的企业, 往往有些生产环节是一样的, 为了达到资源共享, 最大限度利用档案资源, 档案部门作为一个信息服务机构, 只有实现了档案信息服务网络化, 档案信息处理计算机, 信息存储数字化, 信息采集实时化, 才可能最大限度地发挥档案的作用。

(四) 档案信息化建设是档案自身发展的要求。

企业要适应新形势, 档案自身建设必须加强。我们大唐国际发电有限公司, 用了十年时间, 不断完善、建设数字化档案管理系统, 实现信息化管理在自身建设上从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与互操作体系等方面着手实施, 改变了多年以来管理手段相对落后的现状。

(五) 档案信息化建设是改变落后的传统档案管理模式的途径。

随着公司的发展, 设计、施工单位和工程管理部门频繁查阅初步设计、施工图、竣工图。由于档案资料, 查用次数较多会造成图纸的磨损, 给查阅者带来不便。所将工程图纸扫描加工成电子版, 一方面方便查阅者直接从网上调阅, 另一方面也保护了图纸原件不受磨损。利用档案信息管理系统实现档案管理业务流程自动化成为改变当前档案部门落后工作方式的必要途径。

三、加强档案信息化建设的对策

(一) 制定规划, 突出重点, 扎扎实实地推进档案信息化建设。

要破除对信息化建设工作中存在的认识误区, 坚持以利用为中心, 充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要充分考虑档案利用需求与特点, 结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发, 讲求实效, 追求投资效益, 做到建一个成一个, 发挥效用, 不能搞形式主义。

(二) 加强组织协调, 整合档案信息资源, 做好信息化建设的核心工作。

作为一项庞大的综合性工程, 档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括:信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者, 是整个信息化工程的策动力, 决定着网络建设工程的组织效率:网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构;网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者, 负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布与更新。

(三) 加强档案信息标准化和规范化建设, 为信息化建设提供必要条件。

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中, 管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划, 包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等;业务性、标准规范是对档案文件信息化处理的规范, 其范围包含电子文档的标准及管理规范;技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

(四) 增强保密意识, 采取有效措施, 构筑档案信息的安全保障体系。

结合本单位档案管理工作的实际, 制定严格的规章制度, 形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识, 认真地对档案信息作出鉴定, 确定档案的密级程度和开放范围, 严格审查, 严格管理。同时, 在现代信息社会中应树立高度的安全意识, 有效地防止人为的干扰破坏, 注意防毒杀毒, 确保档案信息的安全性和完整性。

(五) 加强高素质创新人才的培养, 为档案信息化建设提供人才保障。

人才是档案信息化建设的关键, 档案信息化建设要树立大人才观, 针对在具体管理中对人才的评价标准, 立足于“人人皆才”“人人皆可才”的观念, 加快加强信息化人才的培养工作。首先要依托高等院校培养高水平的管理人才和研究开发型人才。其次要拓宽人才培训渠道, 进行在职档案人员的继续教育, 采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式, 使在职档案人员学习新知识、新技术, 掌握新技能、新方法, 探讨新情况、新问题, 及时提高其信息素养和信息技能, 从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。

四、档案信息化建设的目标及其任务

(一) 档案信息化建设的总目标。

根据国家档案局2005年5月8日颁发的《关于加强企业档案信息化建设的意见》的要求及本企业的具体情况, 企业档案信息化建设的总体目标应为:将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案中, 适应企业信息化的要求, 建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统, 实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

(二) 档案信息化建设的任务。

开发企业内部通用的档案管理系统, 建立数字档案管理平台, 实现档案管理业务流程的自动化。建立与公司各应用系统的接口, 实现与各应用系统间的无缝连接及应用系统所产生电子文件的在线自动归档。建设一个完备的档案网站, 组建一个高效率的网上虚拟档案馆, 实现公司系统所属各企业档案室之间及公司内部对档案信息的网上查询, 实现档案信息共享。

五、对档案信息化建设的几点思考

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程, 需要各部门和档案管理人员树立一种“大档案”的观念, 以科学发展观为指导, 齐心协力, 全力以赴。

(一) 领导重视是组织保障。

企业领导者的档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。尤其是主管档案工作的领导, 必须要了解档案工作现状, 明确档案信息化的建设目标, 并为之提供人才、技术、资金保障, 才能推动档案信息化建设的不断发展。

(二) 档案管理人员的素质是关键。

企业档案信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍, 这是企业档案工作创新的保证, 也是档案持续发展的根基。档案部门要下大气力培养和引进一批既懂档案又懂计算机的复合型技术人才, 并对技术人才给予政策上的倾斜, 为他们创造一个良好的工作环境。

(三) 建设独立的数字资源库是难点。

目前电子文件存储随时间的推移, 遇到许多问题, 档案信息化建设的重点是数字档案资源库, 目前, 国内大多数的数字档案资源库都是以纸质档案管理目录为中心的, 少量的电子文件原文, 用一个ID随机码挂接在目录上, 离开目录和软件便找不到电子原文。而完善的数字档案馆的档案库是基于独立资源集合基础上的可以几十年稳定不变的独立实体, 通过一定规范将电子文件分层分包存储, 并有一个像Windows资源管理器那样的查询管理视图, 档案管理员可以脱离软件系统和目录进行管理、迁移、保存。

(四) 档案管理创新是必由之路。

档案信息化不仅仅是技术上的改变, 更重要的是管理观念、方式、方法, 甚至是整个管理模式的变革和创新。要解决档案信息化建设的各种障碍, 关键在于管理创新。档案部门要根据企业信息化建设的实际, 改革档案的形成、流转、处置和监控制度, 收集、归档、鉴定制度, 以及安全管理与责任追究等规章制度, 才能适应企业发展, 开创档案管理的新局面。

摘要：档案信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标, 上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文从五个方面就企业档案信息化建设阐述自己的一些观点, 探讨企业档案信息化建设应遵循的原则和应注意的问题, 提出了企业档案信息化建设的目标和任务。

浅析民营企业档案管理信息化建设 篇8

一、档案信息化管理的内涵

企业档案信息化管理是指以档案为基础，利用信息技术将企业内各相关部门业务流程打通，利用计算机网络技术实现档案信息共享，从而有效提高档案存储及查询利用效率，以此提升档案管理工作水平。企业档案管理信息化建设的实质就是在企业提升档案管理工作水平的过程中，运用的信息技术及解决方案的总和。例如：使用计算机系统完成档案归集、整理以及借阅利用，建立数据库编制数字化索引目录等，通过上述方法打通企业内部档案信息交流途径，提高档案利用效率。

二、民营企业档案管理现状

民营企业在法律允许的范围内拥有完全的经营自主权，相比较于国有企业，民营企业与政府机关不存在管理与被管理关系。民营企业自负盈亏，对自身资产具有完全的处置权。在档案管理方面，民营企业同样拥有完全自主权。民营企业可以根据自身实际情况自主选择适合的档案管理方法。

1.民营企业更注重档案的应用价值及开发价值

民营企业生产经营活动在法律框架下具有完全自主权，企业所有资产包括企业档案均为企业私有，在档案管理方面企业将更多的注意力集中在具有应用价值及开发价值的档案上面，如企业专利、注册商标等。民营企业在产品研发、生产过程中形成的技术资料，如有需要民营企业甚至于可以出借其使用权乃至出售其所有权。如江西景德镇市“景德镇华御瓷业有限公司”建立的基础就是一份估价为800万元的“珐琅彩瓷器生产工艺”档案。

2.民营企业对于档案管理重视程度有待提高

民营企业的生产经营活动是以追求利益最大化为目的，这就决定了民营企业对于各部门在岗位设置、人员安排上更多考虑投入产出比。对于直接创造利润的部门尽可能多的配置资源，而对于诸如档案管理之类的不能直接创造效益的部门，往往不受决策者的重视，许多企业尤其是规模较小的民营企业甚至不设专门档案管理机构，而将企业档案交由其他部门代为保管。以民营经济比较发达的浙江省为例，2009年浙江省调查统计，年销售收入500万元以上民营企业开展档案工作的仅占总数的50%，而对于1074家规模以上民营企业的调查数据显示，已开展档案工作的占81.2%，建立了档案管理制度的占72.8%。

三、民营企业档案管理信息化建设目标

民营企业档案管理信息化建设是一个系统性工程，在推进的过程中不仅要考虑如何提高档案管理部门运行效率，还要兼顾与企业内其他信息系统的兼容合作，更要顾及到档案利用部门的实际需要，共同提升企业的管理水平从而提高企业的竞争力。作为档案管理部门，应当主动参与企业运作流程的塑造，通过及时改变档案管理模式、管理制度来适应企业需要。针对民营企业档案管理现状及信息化条件下档案管理实际需要，民营企业档案管理信息化建设应达到如下目标：①档案信息化建设应与本企业信息系统建设同步，档案信息化管理系统必须与其他信息化办公系统兼容；②制定统一的档案信息化标准，实现各门类档案信息化管理制度统一规范；③实现档案资源的数字化存储，实现诸如纸质档案、音像资料等实物档案的数字化转换，进而将新生成的具有统一格式的数字化档案统一存储于专用服务器内；④实现档案信息系统网络化，在企业内部形成共享的知识库，挖掘潜在的集体知识，提高检索利用效率；⑤实现档案资源开发智能化、利用普及化，打破门类限制，在整个企业范围内形成统一的档案信息数据库，强化知识的积累；⑥提高管理自动化程度，节约资源并提升安全管理水平。

四、民营企业档案信息化管理的实现途径

1.在信息化背景下理顺档案业务流程

在网络信息技术高度发达的背景下，传统的档案管理流程已不能适应当前民营企业提高管理效率的需求，企业应对原流程进行全面分析，融合信息网络技术，对流程中不合理的部分进行改造，设置新的流程并配置适当的组织架构、人力资源并制定管理规范。档案工作业务流程主要指移交部门与档案管理部门之间的交接、档案管理部门内部对于档案的处理以及档案管理部门与档案利用部门之间的衔接。为了理顺档案业务流程，应从以下几方面着手：①明确各相关业务部门工作内容、工作流程及业务分工；②根据信息化管理的需要，约定档案交接工作的技术规格，如档案格式、归档标准及归档时间等；③根据本企业实际情况确定档案的数字化保存形式及利用机制；④根据实际需要，确定档案开发利用的范围、形式，并建立安全规范。

2.实现各门类档案信息资源整合

传统以纸质档案为主的档案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了档案库房内大量档案信息“沉睡”，利用效率较低，同时由于缺乏交流也造成了档案工作重复建设。在档案信息化改造过程中，为了实现档案信息资源有效整合，应将企业档案信息化建设纳入民营企业经营管理信息化体系内，使档案信息系统建设与企业其他业务信息化建设同步推进、实现无缝对接，从而实现信息资源有效整合。

3.拓展档案服务能力

民营企业自诞生之日起，就面临着激烈的市场竞争，企业想要发展壮大不被市场抛弃，就必须要有自己的核心竞争力。对于企业内部各个部门也有相同的要求，想要在民营企业内存在进而发展壮大，就必须服务于企业的中心工作，能够促进企业提升核心竞争力。就档案部门来说，想要在民营企业内得到重视，就必须要为企业积累更多的有形或无形的知识储备，并提高知识储备转化为实际生产力的效率，这就要档案管理部门主动拓展档案服务能力，主要体现在以下两个方面：①拓展服务内容，数字化信息时代要求信息提供者能够根据客户的需要提供个性化定制服务，就档案服务来说必须改变传统的被动服务模式，改变等档案利用部门上门来查阅档案的服务模式，主动根据企业发展需要整合数据，针对具体用户的具体需要提供经过加工整理的信息资源，实现精准服务。②拓展服务方式，传统的档案服务方式一般包括提供档案阅览、档案借出、档案复印及开具档案证明等，往往需要投入较多的固定资产，且比较耗时而效率较低。民营企业对于档案工作的重视程度一般不够，上述工作往往不能有效展开。在数字化信息化时代，档案管理部门应当依托信息化优势，主动拓展服务模式，向相关部门主动宣传新的高效档案利用方式，并根据实际情况开展相关操作培训，使各部门充分掌握信息化档案利用方式，从而提高档案信息利用效率。

4.根据本企业实际情况建立适合的档案信息化管理系统

民营企业档案管理信息化建设必须紧密结合本企业实际工作需要，在档案管理人员及其他相关人员参与下，向计算机软件开发人员充分阐述自身需要，相互结合开发适用的档案信息管理系统。在管理系统开发完成后，通过档案管理部门积极使用，在实际工作中进一步调试并改进管理系统，实现简化管理环节、节约人工成本，同时提升档案利用效率、拓展档案服务功能。以苏宁集团为例，作为一家线上线下相互融合的家电零售业为主营业务的商业连锁龙头企业，苏宁集团不仅拥有1600余家线下门店，线上还拥有“苏宁云商”平台。为了提高企业的运转效率，苏宁集团建立了企业信息网络系统，使各部门通过信息化手段相互沟通协作。苏宁集团将信息技术运用到全公司档案资料收集、处理以及档案利用等档案管理全流程，将档案信息系统融入到企业信息网络中，极大地提高了企业档案管理效率，适应瞬息万变的市场环境。一方面该公司依据需要设置档案信息系统访问权限，有效保证档案安全；同时在充分听取了相关人员意见的基础上，在对重要档案进行数字化处理的过程中使用了电子水印技术，保障重要档案的安全；而且该公司还效仿公共图书馆的管理办法，对借阅档案者实行催缴制度，保证档案及时归还，提高档案利用效率。