档案数字化实施方案

档案数字化实施方案（精选9篇）

档案数字化实施方案 篇1

一、指导思想和基本原则

档案信息化建设的指导思想：以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，坚持档案工作紧紧围绕市委、市政府中心工作，服务全市经济社会发展。以档案信息资源开发利用为核心，以建设档案信息网络，促进公共服务为目的，积极推进档案接收电子化、档案存储数字化、档案管理自动化和档案服务网络化的进程，促进档案事业持续、健康、快速发展，为全面建设小康社会服务。

档案信息化建设的基本原则：遵循“统筹规划、分级负责;项目带动、稳步实施;需求导向、典型示范;多措并举、安全可控”的原则，加快推进档案信息化建设步伐。

二、总体目标

加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，稳步实施存量档案数字化，增量档案电子化，建立数字化综合应用平台，开展已经公开现行文件和档案信息网上查询服务，积极推进数字档案馆和数字档案室建设，全面提高档案工作的质量和效率，建设一支适应档案信息化发展需要的人才队伍，满足社会各界日益增长的档案信息利用需求。

三、主要任务

1.加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，到完成馆藏17完卷档案的数字化转换工作，实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

2.加强电子文件归档管理。加强对全市机关和企事业单位的`电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。做好建市前市直机关单位电子档案的移交接收工作。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。

3.充分利用和发挥网站的作用。不断丰富网站内容，有计划地上传开放档案目录，向社会提供网上查询和利用服务，及时更新档案信息和网页内容，让利用者不出家门就能了解所需的档案信息，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。

4.加强档案信息化人才队伍建设。坚持把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训教学计划;加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

5.完善档案信息安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效;存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，要认真执行采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。每年的数据备份要严格按照省局的技术要求进行，保证备份数据的可利用。

四、方法措施

(一)组织模式

馆藏档案数字化任务由市档案技术指导中心负责实施，技术指导中心要制定数字化方案，开展数字化工作。馆藏档案数字化任务从起到20全部完成。

(二)建立制度

建立数字档案管理制度，严格执行各项管理制度。制定档案数字化规程、档案安全保密、档案数据管理维护、档案设备维护使用等制度。建立领取档案、归还档案登记制度，确保档案的安全。

(三)信息安全

档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存，定期进行更新备份，并确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。此项为长期工作。

(四)数据验收

在完成市档案馆馆藏档案数字化任务后，及时向市档案局档案数字化建设工作领导小组申报验收，认真准备好各种验收工作。具体验收时间由市档案局档案数字化建设领导小组统一安排。

五、工作要求

一要统一思想认识。档案数字化后有利于提高档案利用工作效率，实现快速检索、资源共享、远程服务。有利于提高档案保护工作水平，减少档案利用损坏、促进档案抢救工作、提高信息安全系数。是档案创新转型的重要内容，全局上下务必高度重视，合力推进档案数字化建设。

二要加强组织领导。档案数字化是一项投入大、周期长、环节多、要求高的工作，做好这项工作，需要有认真的精神，务实的作风，科学的态度和严格的管理。成立由局长任组长、其他党组成员任副组长、各科室负责人为成员的档案数字化建设工作领导小组，加强对此项工作的领导。

三要搞好配合协调。档案数字化建设是一项长期工作，各科室(中心)应密切配合，共同完成好馆藏档案数字化工作。

六、保障措施

积极争取市委、市政府对我市档案馆信息化建设的支持，将信息化建设资金列入财政预算。根据信息化工作安排，设备购置、数字化人员工作经费、安全保障设施经费、信息维护经费、异地备份等工作经费从信息化建设经费财政预算中列支;同时为人员技术培训、业务知识学习提供相应的平台，以此为我市档案信息化建设提供良好的环境，加快推进我市档案信息化建设。

档案数字化实施方案 篇2

一、CRM系统支持下企业数字化档案方案的实施

要在CRM系统的支持下, 并以此理论作为指导, 进一步研究企业数字化档案方案项目的实施。CRM和企业数字化档案方案的实施紧密相连, 从本质上说, CRM对企业数字化信息档案的实施有一定的指导作用, 这主要体现在三个方面。

1. 对核心业务的管理和面向客户的直接层面的管理, 包括了很多方面, 有客户服务, 还有生产运行等业务流程。CRM系统下企业数字化档案方案的实施, 能够通过支持性的业务流程和服务性的管理活动来对企业的信息作出得当的规划, 建立企业数字化档案方案。

2. 企业档案管理的支持系统主要体现在功能运作层面, 也就是对企业工作体系的新定位和新需求进行调节, 进一步完善这些体系, 对企业数字化档案方案的实施和管理体系有一定的调整和改进。

3. CRM系统下, 实施数字化档案方案的档案管理, 要有辅助性的管理部门, 另外还有对接一线的需求, 要有正确的工作定位, 要准确把握工作领域拓展的方向, 在支持方面要从客户关系管理理论出发, 对数字化档案方案进行自我调节和完善。这对更好地实现企业数字化档案方案具有积极意义。

先进的和完善的企业数字化档案方案的实施应该是一个层层相扣的有机系统。实施CRM系统支持下的企业数字化档案方案, 通过分析支持性和辅助性管理工作来制定一系列的实施原则, 然后, 对把握核心业务管理和业务流程的调整方向的需求有一定的阐述和概括。上面所说的CRM系统对企业数字化档案方案的实施中的三方面的作用有一定的联系, 基于这些, CRM系统支持下企业数字化档案方案才能够顺利实施。

二、企业实施数字化档案方案有CRM系统支持的必要性

CRM系统也就是客户关系管理, 只有在它的支持下, 企业数字化档案方案的实施才有一定的保障。企业业务流程的中心是客户, 各种各样的客户信息在信息系统的处理下, 不仅能够满足客户的个性化需求, 而且还可以从CRM系统中更清楚地了解到客户信息方面的知识, 使企业的资源更好地得到优化配置。实施数字化档案方案, 在CRM系统支持下, 实现了客户和营销部门的有效服务, 通过这个系统能够很好地实现收集客户信息和分析客户信息, 在管理人员的帮助下, 通过整合客户关系资源, 进一步扩展业务渠道和新的市场, 不断提高客户的满意度和企业的赢利能力。这样在CRM系统支持下, 企业数字化档案方案得以顺利实施, 实现了企业内部管理流程的自动化。

CRM包括几个层次, 这些层次是客户关系管理进一步实现的基础。客户关系的有效管理和企业内部流程的自动化, 在一定程度上提高了企业管理的运转效率。另外, CRM还有各种子系统, 各个子系统又分了好多模块, 这些模块又相互联系, 这些是保证客户关系管理系统正常运作的基础。

CRM系统的支持, 使企业数字化档案方案的实施有了保障, 并在实际的运行中, 企业数字化档案方案的实施取得了较好的效果。CRM管理的特征是真正的单个相互对应的营销, 即企业根据这些特殊的需求, 建立企业数字化档案方案, 根据所需来建立企业的客户信息, 对自己的经营行为作出调整, 实现客户满意度的不断提高。在CRM体系结构的支持下, 交流渠道进一步集成, 实现了沟通的畅通, 企业数字化档案方案的实施, 对客户和企业的连贯交流和企业的无缝连接有一定的积极意义, 实现了信息共享。实施企业数字化档案方案, 有CRM系统支持, 企业信息高度共享, 充分挖掘最好的数据和数据仓库, 可以实现信息技术和其他信息的有效结合, 让企业管理者通过建立的CRM系统支持下实施的企业档案方案来更清楚地了解客户所在的企业的发展规律, 从而更有利于企业和客户的合作。

CRM管理的实施在很大程度上依赖于对数据进行挖掘的技术, 它的成功点也在于数据挖掘和知识发现。实施企业数字化档案方案, 涉及很多方面的问题, 比如, 档案数字化建设中的软、硬件设施相对不足, 给企业的管理带来了相当的不便, 虽然, 近年来的企业档案都采用了计算机管理, 但很多都只是简单的管理, 多数还是以传统的形式存在, 并没有实现数字化, 这为企业查看信息带来了诸多不便。所以, 这些不利因素决定了CRM系统支持下企业数字化档案方案实施的必要性。

在CRM系统支持下企业数字化档案方案的实施过程中, 还要建立和完善档案数据库。首先是要建设现有的数据库, 要把它看成是一项基础性工作, 其次要投入一定的人力和物力, 研究实施CRM系统支持下企业数字化档案方案的建设, 要充分利用数据库档案的一些优点, 来实现企业数字化档案管理。

CRM系统支持下企业数字化档案方案的实施, 从某些方面来说, 可以一定程度上改变企业知识的积累模式, 通过一系列的过程更好地实现企业寻找、学习和运用企业知识的特定模式, 这样企业的经济效益和服务效率会大大提高。实施企业数字化档案方案, 有了CRM系统支持, 将更加有利于企业资源信息的配置, 在有效的企业资源配置的基础上, 企业的运营结构会向着更加有利于企业发展的方向发展。在实施企业数字化档案方案的基础上, 企业的经验积累也会出现新的发展变化, 企业员工的整体素质也会在短时间内迅速提升。CRM管理实施后, 企业的新老员工交替和人员流动不会影响企业客户数据的积累和更新, 这有利于企业和客户的长久合作, 营造企业和客户双赢的局面。

在CRM系统支持下实施企业数字化档案方案, 企业要成立一个客户关系管理中心, 建立企业客户中心数据库, 不仅建立企业员工的信息, 还要建立企业合作方的客户信息。企业要对客户的资料进行搜集和整理, 还要对这些客户数据信息建立数据源, 同时整理这些数据源, 让它成为企业真正的经营数据源。这个数据库包含了很多企业客户的资料, 特别是那些重要客户的信息资料。要保持客户资料的完整性, 并实现信息资源的及时更新, 要做到系统可以在短时间内辨别客户信息, 还要不断了解客户对企业服务的满意度。另外, 关键的一点是系统要实现对客户要求信息的分类, 随时掌握客户需求的信息, 还要不断征求客户的意见, 对客户需求信息进行总结, 使企业数字化档案方案能够得到有效的实施。客户数据库可以把客户进行分类区别, 然后根据这些理解, 找出具有潜力的客户资源, 根据这些信息更好地实现合作。CRM系统支持下企业数字化档案方案的实施, 应该建立在个性化上, 也就是要按照一些信息, 掌握和分析这些客户信息的个性化, 可以为客户提供个性化的服务, 进而提高客户的满意度。

CRM系统支持下企业数字化档案方案的实施, 还应建立客户呼叫中心。根据企业所建立的数字化档案所反映的信息, 借助呼叫中心和企业网站, 来建立上门服务体系。企业数字化档案客户呼叫中心是企业和客户联系的纽带, 也可以看成一个企业经营的窗口, 所以, 企业要重视这一建设, 建立更好的客户服务平台。

既然CRM系统支持下企业数字化档案方案的实施有一定的必要性, 那么企业就要重视它的建设。首先, 企业要对CRM管理进行很好的环境分析, 在企业的运行过程中, 我们应特别注意企业客户满意度的分析和企业内外部环境的发展状况, 通过这些来了解企业内外部的信息情况, 根据这些信息来进一步制订企业的发展规划。其次, 企业要在CRM系统支持下适时根据积累的客户信息, 进一步总结客户的喜好和行为规律, 找出具有潜在规律的客户, 然后采取有效的营销策略进一步实现合作。最后, 企业还要对CRM的实施管理水平进行一定的评估, 通过评估发现存在的问题, 然后总结规律, 进一步分析原因, 更好地改善策略。在这样的环境下建立的企业数字化档案方案才能真正为企业服务。

实施CRM系统下企业数字化档案方案是一项长期的工作, 也是实现企业科学管理的合理路径, 企业要不断提高对CRM系统支持下数字化档案方案实施的必要性的认识, 分析实施方案的企业内外部环境和企业潜在客户的资源, 在这些因素的基础上总结规律, 优化配置企业的资源, 找出企业发展的突破口, 为使企业发展进入良性循环的发展轨道, 实现企业经济效益的大幅度提升奠定基础。

摘要：CRM系统下, 企业综合运用企业管理和知识管理, 实现企业数字化档案方案建设。主要论述了CRM系统下企业数字化档案方案的实施策略, 旨在能够引起企业的重视, 为优化企业的资源配置, 提高企业的经济效益奠定基础。

关键词：CRM系统,数字化,档案,实施

参考文献

[1]高延红.试论企业开展档案数字化建设[J].陕西档案, 2009 (1) .

[2]李正伟.企业档案数字化加工的技术要求[J].内蒙古科技与经济, 2009 (10) .

[3]吴建萍.试析基本建设档案管理中存在的问题及对策[J].活力, 2010 (2) .

实施档案数字化管理的几点思考 篇3

1 档案数字化管理的特点

1.1 占用空间小、储藏信息量大。档案数字化管理运用先进的数字存储技术将各种文字、图片和声音影像等档案性资料转化为计算机能够识别的数据，通过计算机等电子设备展现给用户。占据空间很小的数据库能存储大量的信息资源，打破了原来纸质文档一统天下的局面，崭新的存储方式让传统档案馆望尘莫及。同时，全球互联的网络技术实现了信息共享，用户通过数字化档案馆能查阅到其他档案馆的信息，它不仅是网上档案馆，更是网上文化和信息交流中心。

1.2 实现了管理模式自动化。通过设计出合理的程序，各种档案信息就能被分门别类地存入信息系统，无需人工鉴别再分门别类地运输上架。新型数字化档案馆将传统档案馆实现了高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务也将以信息的收集、分析以及信息资源的开发为主，更有利于促进档案馆信息资源的全面化和服务优质化。

1.3 查询资料更加快捷。使用数字化档案馆，短时间内就能获得大量所需要的档案信息，用户只要拥有数据终端，比如一台电脑，在操作系统中输入档案资料或信息的关键字就能立刻查询到数据库中存储的相关信息。更重要的是，档案数字化管理通过网络将信息自动呈现在读者面前，免去专门跑传统档案馆的麻烦，能够让读者随时随地方便快捷地查阅信息，省时省力，提高了工作效率。

1.4 不同地域、单位建设的数字化档案馆通过网络的互联互通，实现了信息资源共享，大大增加了档案馆的资源，加大了不同地域、单位之间的信息交流。

2 档案数字化管理中存在的问题

2.1 缺少资金支持。任何新设备、新技术的更新都需要强有力的资金支持。建设数字化档案馆所需的设备，一是费用高；二是设备更新淘汰比较快，随着科技的不断发展，电子设备更新的周期不断缩短；三是设备使用磨损影响使用年限，档案馆要服务全社会的查阅需求，使用人数多，必然影响设备的使用寿命。

2.2 缺乏专业化管理人才。目前，大部分档案馆在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的职工兼管。并且，大多数档案馆管理人员普遍存在年龄偏大、计算机操作不够熟练、对数字化档案馆的相关知识一知半解等问题。档案馆在社会上的地位不高，很难吸引优秀人才进入档案馆发展，甚至连内部的优秀人才也因此外流。

2.3 存在重复建设。许多档案馆都存在各自为政问题，缺乏统一的规划布局。各个地区独立建设数字化档案馆，其信息资源大多处于各自独立和相对分散的状态，从而造成数字资源重复建设，使大部分档案馆资源基本雷同，没有显示出各个档案馆的馆藏特色和优势，造成资源的巨大浪费。

3 加强档案数字化管理的几点措施

3.1 增加资金投入，确保硬件设备齐全。数据库建设是档案馆数字化建设与发展的基础和根本，要实现数字化，必须确保硬件建设，而这一整套设备的购入就需要雄厚的资金作后盾。此外，数字化档案馆主要以数据处理和应用为主，其最终目的是最大限度满足查阅者访问网上资源和馆藏资源的需求，因此，在选择技术和产品时，应充分考虑到其先进性、适用性、经济性，以便及时扩展和易于维护，要根据本地区特点，研制开发简单、便于操作的管理系统。

3.2 加强管理人员队伍建设。一是定期开展专业技术培训，有目的有计划地选派技术骨干去参加数字化专业技术的培训和研讨会，不断学习和掌握新技术、新技能。二是大力引进高素质的专业技术人才。馆员不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要计算机技术、网络技术、通讯技术等相关的知识，因此，档案馆应通过各种方式建立起能留住高层次人才的待遇机制。三是把数字化档案馆建设纳入城市现代化建设的整体规划中。一个设施先进，数据资源丰富的档案馆不仅可以更好地服务大众，更能彰显一个城市的品位，因此，要尽可能地创造条件，推进数字化档案馆的发展。

3.3 实现档案馆资源共享。为避免重复化建设，节约数字化档案馆建设成本，最大限度地实现资源共享，应按区域、按类别采用联合采购、联合存贮、联合编目、联合建库、联机检索等手段，实现不同地区间数字化档案馆的资源共享，更好地服务大众。

加强对档案数字化管理研究，对实现科学规范的现代化档案馆发展具有重大意义，要进一步加快数字化档案馆建设和相关制度完善，提高数字化档案馆工作人员的管理水平和业务素质，把好档案馆信息和服务质量关，积极发挥数字化档案馆在现代城市建设过程中的作用，进一步加快智慧城市建设步伐。

档案数字化实施方案 篇4

数字化、电子化的工作方案

为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，我单位决定将纸质档案数字化、电子化，进行档案信息化建设。特制定了关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案，共有四步。具体步骤如下：

第一步，对档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。建立的档案目录应包括档案所有的信息内容，不仅要对档案精细、科学地分类，同时要能够反映出纸质档案存放的地址以及每一部分内容所在的书册和所在的页码范围。

第二步，根据档案目录，逐次逐类将档案数字化、电子化。在第一步的基础上，按照档案目录的分类，将档案信息的每一类内容数字化、电子化，共有两部分工作。一方面是将档案中单纯的文字信息电子化，转化成word、excel等电子文件的形式；另一方面是将档案中的协议书、合同书等具有重要特征的文本信息通过扫描转化成电子图片的形式。

第三步，将形成的各类电子化档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。对第二步完成的各类电子化档案汇总成录，在汇总的过程中进行数据检查审核工作，确保电子档案信息的准确性，同时完成纸质档案的归档工作。

档案数字化论文 篇5

1.对档案数字化管理重视程度不高

在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。

2.数字化档案管理工作量大

在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。

3.资金、设备投入力度不够

实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。

4.档案管理人员素质能力有待加强

档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。

二、新时期下档案的数字化管理

1.提高认识，树立全新的档案管理理念

要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的档案管理制度

新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。

3.定期整理档案

虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。

4.定期对数字化档案管理系统进行更新

科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。

5.做好安全管理工作

在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。

6.提高档案管理人员的素质能力

数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。

三、结束语

档案数字化论文 篇6

【关键词】数字化加工;J2EE体系;文档一体化

随着国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(20xx—20xx)和国家档案局《DA/T31—20xx纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的出台，吹响了纸质档案数字化的号角，标志着我国的纸质档案数字化进入了启动阶段。在纸质档案数字化的大潮中，时代对法医鉴定档案的“电子档案完整性的保存”数字化战略提出了新的挑战，针对我国法医鉴定的多元体制，档案管理呈现出多系统、多层级散在的传统存储方式，法医鉴定档案管理工作者也给出了自己的探索和思考。

一、法医鉴定档案的数字化加工

法医鉴定档案因其散在的存放方式和特殊的档案类别，分属于公检法司卫、高等院校各系统自己管理，没有形成统一的管理机构，这意味着数字化建设缺乏统一的领导和实施规划时间表。国家档案馆可先行对各级法医鉴定档案机构现存的档案进行调研了解数目、年份、纸张大小等信息，制订出标准的数字化加工方案，要求各系统各层级各部门指定专人负责，提供专业的图像获取处理和管理技术，对现有的纸质档案进行整理、鉴定、扫描、扫描质检及图像处理、图像质检、电子立卷、数据归档、审核等基础进行工作，为下一步法医鉴定档案著录挂接做好准备。

二、建立基于J2EE体系的法医鉴定档案管理系统

J2EE是一种分布式组件系统，其应用模块支持B/S、多层模式的操作，能够在任何操作系统和硬件配置上运行，现有的操作系统和硬件也能被保留使用。具有“编写一次、随处运行”的特性、方便存取数据库的JDBCAPI、CORBA技术以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等等优势，有良好的向导支持打包和部署应用，添加目录支持，J2EE能够开发部署在异构环境中的可移植程序。法医鉴定档案管理系统应可连接医学仪器、获取影像、图像信息，支持对图片进行采集、测量(周长、距离、面积)，录像、支持AV、USB、DVI、S端子、HDMI等各类视频接口，可进行身份证识别，图像区域截取等强大的处理功能。法医鉴定档案作为一种特殊的档案类别，涉及法律层面的个人信息和隐私。如何在有效利用这些珍贵资源开展学术研究的同时，保护好个人的信息和隐私，是法医鉴定档案数字管理必须要解决的理论和技术课题。比尔曼认为，“电子信息系统中没有所谓的原件”，所以“应该防止随意篡改电子文件，同时记录能证明其凭证性的背景信息和相关线索”。J2EE权限管理系统，就很好地解决了这个问题。J2EE系统分为五大模块：权限管理、部门管理、机房管理、人员管理、日志管理。每个模块都必须验证相应的权限，只有具有权限的人员才能进入，并进行对应的操作。系统基于Struts框架，Hibernate框架以及JSP技术，直接提供各种安全机制：身份验证机制、数据库资源的授权访问机制、数据库日志、密钥的保密机制，安全事件事后审计机制等可保证权限内的用户才能访问系统资源，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案，确保其安全。通过高级管理员来配置权限，然后把权限分配给人，从而实现让权限控制整个系统，该系统的权限管理是可以被重用的，可以通过管理员给用户分配任何一种权限，当某人员登录到该系统中，登录之后就获得了该人员所具有的权限，从而进入不同的页面。本系统提出了基于Struts技术的统一权限系统架构，采用这样架构，可以将权限系统从业务系统中独立出来，多个不同的业务系统能够共享一个权限系统。

三、法医鉴定文档一体化构想

文档一体化是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式，利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐的立卷任务。文档一体化在我国首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上。吉林省和长春市档案局创造的“吉林模式，体现了20世纪80年代，我国档案界针对文件和档案一体化管理的现实模式的探索”，将文件的登记、立卷、著录(包括标引)同时进行，称其为“三位一体法”。最大特点是将文件的归档提前，使之与文件的“收发文登记”合一，其他分类立卷、著录标引也同时进行。“吉林模式”是当时真正的现行文件与档案管理的一体化模式。据统计，实施“三位一体法”后，原来的收文登记、发文登记、收文处理登记、发文处理登记、卷内目录填写、案卷封面编目、案卷备考表编制、案卷目录编制、档案著录9个与登记和著录相关的工作程序，简化为填制卷皮(一卷一事)、填制案卷目录2个程序，登记和著录项目也由63个简化为39个。20xx年国家档案局将《宜昌市市、县、乡、村电子文件与电子档案一体化管理》课题列为国家档案科研课题，20xx年，宜昌市县乡村文档一体化管理系统正式上线，标志着文档一体化模式在中国开始了推广的过程。法医鉴定文档一体化管理系统的目标和任务是建立法医鉴定电子文件形成单位、归档单位到永久保存档案馆数据库的无缝挂接通道，使各系统各层级法医鉴定机构能够将有保存价值的电子证据原件完整地、完全地移交到档案馆，形成记载历史、传承文化的电子档案。法医鉴定电子证据从形成到电子档案的立卷、归档过程，是多个系统一个连续统一、前后衔接的整体运动过程，必须采取统一的技术标准，前端控制理论要求法医鉴定电子证据原件完整清晰，以保障电子档案管理的质量和管理水平。设计此管理系统的任务大体有：1.首先要按国际上通用的标准、规范和协议，制定设计可实施法医鉴定一体化管理系统标准和规范，使该系统能最大限度地满足法医鉴定文件使用者和档案管理者的需求。2.制定基于J2EE系统的法医鉴定文档管理系统的技术标准，包括多层级的运行模式、权限设置、存储技术、处理技术、利用技术等。3.文档特有的格式、版面设计、数据结构、影像的显示以及对档案的归档、立卷、著录、权限、保存时间都要在系统的设计之初完成。4.建立有强大平台支撑的数据库，并保证集成接口的无缝挂接。

四、建立法医鉴定数字档案馆

档案数字化实施方案 篇7

关键词：高校,教师,业绩档案,数字化,管理

以美国、澳大利亚等为代表的西方发达国家非常重视对人事档案管理的研究, 已经开发了很成熟的人事档案管理系统。目前, 国内虽然也有一些企事业单位采用了人事档案管理系统, 但由于人事档案具有真实性、完整性、动态性、流动性、机密性等特点, 使人事档案数字化有一定的难度, 大部分并没有真正实现数字化。高校教师业绩档案管理系统的开发与应用, 在国内也鲜有成功的案例, 大部分局限为教师业绩的部分体现, 如科研管理系统、人事基本信息管理系统等, 并没有把教师的所有业绩整合在一起, 给高校的管理工作带来了极大的不便。教师业绩档案系统的不完善, 也造成教师为应付考核、评职称等而频繁地填表, 职能部门和院系则要频繁审核, 不仅劳神费力, 还容易出现纰漏。因此, 高校迫切需要一个能真正实现信息共享和利用的教师业绩管理系统, 使信息填写和审核一劳永逸完成。本项目研制的系统正是基于这样的需求, 结合笔者所在学校教师业绩档案管理的实际需求, 利用数字化手段, 对教师业绩档案进行整合管理, 构建起资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

一、系统设计方案

1. 系统体系结构。

系统采用目前较为先进的ASP.NET4.0技术和B/S三层体系架构, 将整个业务应用划分为表现层、业务逻辑层和数据访问层, 确保了系统具有良好的易用性、稳定性、可维护性和安全性等特点。系统从信息的录入、更新、审核到查询利用, 实现了全程的一体化统一管理, 以教师业绩档案信息资源为处理核心, 对教师在教学、科研活动中形成的基本信息、教学信息、科研信息和学科建设等原始信息进行管理, 通过Internet提供便捷的利用, 实现资源整合、共享的超大规模教师业绩档案管理系统。

2. 系统功能。

该系统根据需求至少应包含四类用户:普通教师、部门管理员 (人事处、教务处、科技处、研究生处) 、院系管理员及系统管理员, 不同的用户根据自己的操作权限对相应的模块进行使用或管理, 同时统一由系统管理员进行整体设置和管理。根据高校教师业绩信息管理的特点, 教师业绩档案管理系统分为四个信息获取和管理模块, 分别为:人事信息管理、学科建设与研究生培养管理、教学信息管理和科研信息管理;除此之外, 为了方便对业绩档案的管理和利用, 系统还提供报表输出、简单查询、组合查询、院系查询和系统管理等功能模块。人事信息管理主要由人事部门负责审核, 包括七个方面的信息。其中, 人事基本信息反映教师当前的人事最终状态信息, 而其他信息都要求记录历史过程。学科建设与研究生培养主要由研究生处负责审核, 包括四个子模块。教学信息管理主要由教务处负责审核, 包括六个方面的信息。其中教学基本信息按学期记录所授课程的名称、班级、学时、学分、学生人数等信息;学期教学工作记录每学期的工作量、学生评教、专家评教及教学事故情况等信息;质量工程包含的成果类别有:教学团队、特色专业、人才培养模式创新实验区、精品课程、精品教材等, 做成下拉列表的形式, 方便用户选择。科研信息管理主要由科技处负责审核, 包括科研相关的六个方面的信息。

以上四个模块的主要功能是完成信息的收集, 记录教师在教学科研实践活动中形成的有保存价值的档案信息。每个模块的子模块都有添加、修改、删除、审核、查询功能, 具体需根据权限设定操作的类型。除此之外, 为了方便信息利用, 系统还提供以下功能。报表输出, 系统采用微软的RDLC报表, 提供了12种报表, 每种报表都可以根据检索条件实时生成, 可以直接打印, 也可以导出为Excel或PDF格式的文件。针对以上信息收集的四个模块分别设计了针对这四类信息的综合报表, 分别是人事信息报表、学科建设与研究生培养报表、教学信息报表、科研信息报表。除此之外还提供有科研的各个子信息的报表, 如有论文报表、项目报表、著作报表等。还有针对教师个人的科研工作量报表和针对部门的年度科研工作量报表。

查询:系统提供了各种形式的查询功能, 除每个模块内部都提供有相应的信息查询外, 还有定制好的简单查询、按院系查询以及可以实现跨模块的多条件组合查询。系统管理模块包含权限管理、参数管理和院系管理。其中权限管理模块采用基于角色的可定制权限控制技术, 实现了灵活的权限控制。系统可以根据用户需求定制不同的用户角色, 可以通过给角色分配权限, 使用户具有相应的权限。参数设置功能主要用于设置信息录入界面中下拉列表中的内容, 院系管理用于管理院系及部门名称、科室名称等内容。

二、关键技术及难点实现

1. 组合查询。

本系统的查询功能, 理论上可实现除“非”操作外的任何联合查询操作, 极大程度地满足了信息查询的需求。本系统几乎在每个子模块下均设有查询功能, 其中以组合查询模块中的查询功能最为复杂, 因其不但可根据系统表的若干字段进行单表查询, 还可以根据用户的选择, 对其他表中的信息进行多表联合查询。系统允许在查询中同时添加含有人事基本信息表中字段的查询条件和含有其他表中字段的查询条件, 且数量不限。增加完搜索条件, 即可点击“搜索”按钮执行搜索, 并将结果显示在列表中。实现本功能的关键在于如何生成完整的SQL语句。首先, 在设计字段选择下拉列表时, 应将每一项的Value属性设为其在数据库中的真正字段名, 且要以表名约束, 因涉及多表查询。在设计比较运算符下拉列表和逻辑运算符下拉列表时, 要将每一项的Value值设为SQL语法中比较运算符, 如, “大于”项的Value值应设为“>”, “并且”项的Value值应设为“AND”。这样才能保证SQL查询子语句的正确生成。当用户输入完一个查询子条件并点击“增加条件”时, 程序首先检测查询子条件的正确性, 然后根据用户的选择和输入, 生成SQL查询子语句。只需将用户在字段下拉列表、比较运算符下拉列表中选择的项所对应的Value值取出与文本框中输入的数据合并即可生成正确的SQL查询子语句。

2. 权限控制。

系统实现了灵活的权限分配功能, 没有传统的“以角色定权限”的方法, 而是采用了“为角色分配功能和权限”的方法。角色可以自由添加, 每个角色拥有的功能和权限可以任意调配, 非常灵活, 用户只要属于某个角色, 即拥有了该功能。传统的角色权限控制是在需求分析阶段就要确定有哪些角色, 每个角色有什么权限, 程序编写时就要将这些设定写在程序里, 程序的管理功能只能调整用户属于哪个角色, 而不能调整哪个角色拥有哪些功能权限。这样就有比较大的限制, 如果需求发生变化, 就要改动程序。

本系统采用的方案无需事先确定角色的权限, 只需系统管理员在管理功能里为角色分配权限即可。本系统在设计时, 为每一个功能模块的每一个操作都制定了一组“权限字符串”, 例如:“人事信息管理”—“人事基本信息管理”—“浏览”—“1”。这一组字符串表明:拥有人事信息管理模块下的人事基本信息管理子模块的浏览权限, 权限范围是仅对用户自身的数据有效。字符串中的数字“1”代表权限范围。在数据表Role RightTable中记录着角色对应的权限字符串和操作范围, 每个功能模块的每一个操作在执行前, 先判断该用户所属的角色是否有相应的权限字符串和操作范围, 匹配则允许执行, 否则禁止执行。

三、系统特色

1. 全方位信息覆盖。

本系统所管理的信息涵盖了高校日常运转所产生的全部教师业绩信息, 包括人事信息、教学信息、科研信息、学科建设信息等与业绩考评相关的信息等。各部门及人员都可以根据需要, 快捷方便地查询到自己感兴趣的内容。

2. 更加灵活的权限分配功能。

本系统采用基于角色的可定制权限控制, 实现了灵活的权限分配, 没有用传统的“以角色定权限”的方法, 而是采用了“为角色分配功能和权限”的方法使角色可以自由添加, 角色所拥有的功能和权限可以任意定制。

3. 丰富的报表管理功能。

根据使用者的实际需求不同, 系统提供了丰富的报表功能。有为普通用户设计的个人报表, 也有为各级别管理人员提供的综合报表。

4. 强大的查询功能。

本系统提供了四种类型的查询:模块内的查询、简单查询、院系查询和组合查询, 可满足所有的查询需求。

根据高校教师业绩信息管理的主要内容及特点, 设计开发了一个基于Web的教师业绩综合信息管理系统, 实现了对人事信息、教学信息、科研信息及学科建设信息的全方位、一站式的管理。该平台能同时为学校的人事、教务、科技等职能部门和各院系提供实时、准确的信息及统计结果, 为各种绩效考评提供准确、可靠的数据支撑, 提高了工作效率, 实现了无纸化办公。同时, 最大限度地减少了教师重复性的填表工作, 为教师随时了解自己的各种业绩档案信息提供了便利条件。

参考文献

[1]马伟.ASP.NET4权威指南[M].北京:机械工业出版社, 2008.

谈档案数字化 篇8

【摘要】在当代，档案的信息化建设已初具规模，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点数字化信息服务体系。

【关键词】档案；数字化；服务体系

档案在信息技术广泛运用的今天已经由传统的封闭型的信息存储场所转变成开发型的虚拟化的信息资源管理和传播中介，这其中便是档案数字化信息建设的重要性。在当代，档案的信息化建设已初具规模，为顺应时代发展的潮流，在社会文化信息系统中确立并稳固档案应有的地位，发挥档案在社会发展中的积极作用，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点数字化信息服务体系。

一、档案管理数字化技术

档案数字化是在现代计算机技术、网络技术、信息技术环境下出现的一种新型技术，数字化必须依附于关键的数字化技术，因此为了完成数字化档案建设的重大任务，有必要从源头上研究这些关键技术。馆藏档案的数字化是利用当今先进的数字化技术将传统馆藏档案转化为数字化信息，并储存在计算机存储设备里，以便提供档案检索和档案信息服务。我国的档案接收电子档案是近些年的事，现存的档案都还是传统意义上的档案，这些档案要应对现代信息社会的利用需求，只有通过馆藏档案的数字化技术，将现存档案转化成数字化档案才行，因此馆藏档案的数字化技术是一项基础性的技术。

二、档案数字化信息服务的个性化

随着数字时代的来临，档案的建设手段也逐渐完善，在数字化信息利用方面，越来越多的档案用户习惯于依靠网络进行信息检索与浏览，习惯于接受档案推送的个性化信息。服务方式的个性化是指数字档案能根据用户的个人习惯采用不同的方式为用户提供所需的信息。服务内容的个性化是指数字档案为用户所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，针对每个用户的兴趣爱好为用户推荐相应的信息资源。目前档案数字化信息服务的研究仍有许多问题亟需解决，但这并不影响我们对于未来档案数字化信息服务个性化、人性化的探讨：

1.层次化分类。信息分类定制是指档案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。在档案数字化信息服务的过程中，针对不同层次的读者系统可以提供不同的服务，例如：馆藏专业性很强的资料或者较为前沿性的资料将主要服务于某一领域的专业研究人员或是大学教师等高级知识分子；而针对一些大、中学校的学生则首先提供一些普及性质的文献。根据需要提供必要的信息服务会使档案数字化服务更加人性化，同时也减少了信息检索的杂乱无章的局面。

2.数字档案信息的推送服务。数字档案信息推送服务是运用推送技术来实现个性化服务的一种方式。它是数字档案建设的一个热点，也是走向主动服务的一个重要标志。它是在网络上通过特定的标准和协议，按照用户的需求，定期主动传送用户需求信息的一项计算机技术。信息推送分为两大类：一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务；另一类是借助于电子邮箱，并依赖于人工参与的信息推送服务。

三、档案数字化信息个性化服务的具体措施

1.正确处理用户隐私问题。数字档案应该认真对待用户的隐私问题，积极寻找有效的隐私保护措施。一方面，从管理上保障用户信息的安全，包括下列几点：另一方面，从技术上保障用户的信息安全，数字档案馆必须建立有效的用户隐私保护机制，使用户的隐私权不被恶意侵犯。隐私问题的解决，还要依赖于良好的用户信誉的形成，因此数字档案要努力提高个性化信息服务的质量，处处为用户着想，让用户体会到个性化信息服务给他们带来的切身的方便和实惠，抵消个性化信息服务中用户提供个人信息的顾虑。

2.着力解决信息安全问题。着力解决整个个性化信息服务系统的信息安全问题主要应从两方面入手。一方面，技术上，开发新的信息安全保护技术，使系统在技术上具有安全性、可靠性和高效的运行性能，使硬件、软件、数据得到更好的保护；另一方面可通过法律手段，以避免系统中的信息受到恶意的破坏、更改、泄露。

3.改进服务效果。一是要尽可能为用户提供价值量大的信息；二是要注意简化用户界面，逐渐实行智能化服务来取代部分的用户定制行为；三是加强对用户信息的获取和分析；四是积极从管理、人员素质等方面入手，切实提高个性化服务水平，使档案馆工作人员真正站在用户的角度为用户着想，使用户得到满意加惊喜的服务效果。

4.提高工作人员综合素质。数字档案信息服务要求工作人员，具备较高的政治素养、工作责任心、档案业务水平、广博的文化基础知识及学科背景、熟练的计算机应用能力，善于与用户沟通。这就要求档案员不断充实自己，更新知识，提高自身的素质。同时应建立起一个学习环境，使其适应技术环境的变化，学习新的工作技能，注意培养和引进人才，集中高素质人才向信息服务一线转移。

5.深化个性化服务内容。在个性化服务中，我们可以利用数据挖掘，知识发现等技术，对有用的信息内容再进行深层次的分析和挖掘，向用户提供能够用于科学研究、解决问题的规则和模式的内容。例如利用网络的优势，借助多媒体等信息技术对各种类型的档案进行编纂加工成相关内容的档案编研成果。

数字化档案共享服务 篇9

1、引言：

近年来，随着计算机和网络的高速发展，人类社会已经进入数字化信息时代。越来越多的城建档案馆开展了档案数字化工作，将大量馆藏纸质档案加工成数字化档案进行保管。那么，对这些数字化档案的利用便成了数字化项目完成后的重要工作，而数字化档案共享服务更是城建档案馆完成由传统服务模式转型成新型服务模式的关键。

2、目前我馆的数字化档案共享模式：

目前我馆的数字化档案共享服务仍然采用传统的档案查询流程来完成。即由申请服务方提供介绍信、身份证原件及申请函，经审核批准后由档案工作人员将数字化档案导出PDF文件并刻录到光盘中，再将光盘提供给申请服务方。相对于传统的档案利用模式，这样的数字化档案共享服务模式可以一次性完整提供项目档案资料，而且数字化档案也更有利于携带、保管。然而这样的服务模式并不能充分开发数字化档案的资源利用，也不能满足大众对获取档案信息的需求。

3、在互联网上提供数字化档案共享服务：

要发挥数字化档案的重要作用，推动数字档案的社会共享，就必须将数字化档案共享服务“上网”，这也是我馆接下来的数字化档案共享工作的重心之一。

将数字化档案共享服务“上网”加强了普及性。根据中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》中显示，截至2017年12月，我国网民规模达7.72亿，互联网普及率为55.8%。漳州市常住人口505万人，而我馆去年全年的查档人次仅为***人次。将数字化档案共享服务“上网”，可以扩大服务对象范围，真正让数字化档案利用走进千家万户，走进人民群众的生活中。

将数字化档案共享服务“上网”体现了便捷性。它将传统的“一对一”服务转型成“一对多”服务，用户无需上门、排队、等待，通过计算机、笔记本电脑甚至手机就能在任何能够连通网络的位置就能查询到需求的档案信息，并实时传输到设备上保存、利用，体现出了智慧城市人们的数字化生活的便捷性。

将数字化档案共享服务“上网”更有利于收集反馈、改进服务。在离线的数字化档案共享服务模式中档案管理部门很难收集到档案利用的反馈信息，在改进服务方式、提升服务质量方面难免有所欠缺。而将数字化档案共享服务“上网”后，可以通过收集网站的数据以及用户反馈信息等来确定用户的需求方向，并针对性改进服务、提高用户满意度。

4、将数字化档案共享服务“上网”存在的问题：

4.1 如何确保安全保密性。由于城建档案的特殊性，城建档案馆提供的数字化档案并非无条件向社会大众开放查档，因此如何确保数字化档案共享服务对象的授权至关重要。

4.2 如何保证数据可靠性。如何确保通过数字化档案共享服务提供的数字化档案内容的完整性、准确性是数据安全工作的重心。如果通过数字化档案共享服务提供的数据可以被篡改、删减，那么所提供的数字化档案就不具备数据可靠性，也就不具备法律效力，大大削减了该服务的功能。

4.3 如何保证便捷性体验。如何充分挖掘数字化档案的服务价值，如何在确保数据安全的前提下通过互联网发挥数字化档案共享服务的便捷性，这是数字化档案共享服务“上网”的主要工作内容，也是社会大众接触数字化档案共享服务最直接的用户体验。

5、对存在问题的解决建议：

5.1 要确保安全保密性必须通过人工审批申请。在通过技术手段确保数据安全的同时，仍必须加入人工核验，确保安全保密性。具体流程为：查档申请人必须填写相关的档案利用申请信息并上传有效证件的扫描件或照片，经由数字化档案管理人员核实后上传给相关负责人审批，获得批准后方可提供数字化档案服务。申请信息在数据库中可保存一段时间，避免同一申请人短时间重复审批。

5.2 要确保可靠性可以通过在提供的数字化档案上加盖电子签章，由专业的电子签章来确保数字化档案的可靠性、安全性。电子签章是伴随着信息网络技术的发展而出现的一种安全保障技术，目的就是通过技术手段实现传统的纸面签字或者盖章的功能，确保提供的数字化档案内容不被编辑、篡改。

5.3 要确保便捷性体验必须在确保数据安全的前提下不断进行平台迭代升级。随着科技发展，网络信息技术不断完善，数字化档案服务平台也应随着网络环境的变化以确保数据安全、提高用户体验为目的不停地迭代升级，从而不断提高平台安全性和用户体验。