档案的整理与编目方法

档案的整理与编目方法（通用7篇）

档案的整理与编目方法 篇1

一、什么文件应该归档？

凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料。包括本单位、上下级、同级制发的文件。对外单位制发的文件，主要看它在本单位的承办处理情况与本单位的关系，是否针对本单位需要直接承办并产生文件。

例如：中山大学ＸＸ学院成立学位评定小组→不归档

珠海校区学生回迁工作安排→归档

高校伙食专业委员会会议议程→不归档

高校伙食专业委员会制定的高校饮食标准→归档

其他觉得丢了可惜的文件。

二、怎么分类整理？

现在文件的年份已经分类完毕，或有疏漏，则取出重新整理。需要做的事情有两个，一是将文件分类并标明保管期限，企业档案分类标准DA/T 42-2009中已经有完善的条目规则，用铅笔在文件右上角标明“大类-序号 保管期限”，如“4-1.1.1 永久”代表的是【“党群管理类”-“党务工作”.“党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议”.“会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等” 永久保管】。

二是将同一内的文件整理排序。

集团与其他企业有一定区别，所以在文件分类时可以适当灵活处理。例如：针对学管中心、饮食中心实体人员的投诉，可以放在2大类生产管理类的质量管理中，将服务作为我们的产品看待。中山大学制发的文件可按照实际内容归档，不完全归在“3-1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件”中。

在分类整理排序的过程中，将讲述同一件事的文件放在一起，以便以后查找。注意：

①在纪检监察调查材料中，可能有上访信、调查材料、检讨书、处理意见、调任或免职通知，可以按照时间顺序倒序装订。

②请示与批复归为一件，批复在前，请示在后，一起装订。③部分重要的文件可以同时保留几份。按照印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后的顺序。如有不同稿本，按时间顺序倒序排列即可。

④文件一般放在内容所属年份。文件时间跨越的，有几类。a.《2001年财务报告与2002年财务预算》，跨越两年，一般在2002年产生，可放在2002年。

b.《2001~2005年五周年工作总结》，属于总结性文件，放在最后一年。c.《后勤集团十年规划》（2001年），属于计划规划性文件，放在最开始的一年。

d.跨的会议文件，应放在会议开幕年。

⑤录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件统一整理编目，但分别存放。

⑥一份文件尽可能只用一颗订书钉，去除多余金属物，如回形针等。

⑦根据后勤集团服务为主的性质，档案大类并没有按照DA/T 42-2009的顺

序来，重新调整的排序如下——

a.4 党群管理类 b.3 行政管理类 c.1 经营管理类 d.10 职工管理类 e.7 项目管理类 f.2 生产管理类 g.8 设备仪器类 h.9 会计业务类 i.5 产品生产类 j.6 科研开发类

整理排序小贴士：

1、按大类先堆

2、在同一大类中按照保管期限分，“永久”、“30年”、“15年”、“10年”，按顺序放好。

3、同一大类、同一保管期限内，根据二类序号排序。如1-3.4放在1-3.3之后。

4、在相同的二类序号中，按照时间顺序排序。若时间相同，按照文号顺序排序，如中大后集字﹝2001﹞01号在中大后集字﹝2001﹞02号之前。如无文号，可按照重要程序灵活处理，重要的在前。

编目小贴士：

1、按照排序好的文件顺序填写表格《XXXX年归档文件目录》。

2、一份文件出现多份副本，可在备注写明“X年”

3、责任者一般为公文落款或者文件题目后的落款。

4、页数为文件中有文字或图片等有效信息的页数，一面为1页，双面打印的为2页。

5、党员、工会会员、团员名册、登记表等请高亮显示。

6、成册的大事记、期刊、论文集等，如《中大后勤》，高亮显示。

7、不同保管期限的用粗匣线隔开，并重新编号。

其他：

档案的整理与编目方法 篇2

关键词：文书档案,科技档案,整理方法

档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件, 包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中, 科技档案和文书档案占得比重较多, 虽然都是档案, 但二者又有很多的不同点。

1 文书档案与科技档案

档案是一种活动的记录, 产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩, 包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且, 任何一种社会活动, 都可以是主客体间相互作用构成的。

文书档案, 就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容, 在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动, 详细且具体, 能够为以后遇到的问题提供依据, “有据可查”。而且, 文书档案是由文件材料转变来的, 具有很高的参考价值, 关键在于这些材料的收集是否完全, 是否明确立卷。

科技档案, 就是反映科学技术活动等方面的内容, 在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的, 是对科学技术及研究活动的原始记录, 为今后的各类科技工作提供依据, 同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具, 不仅可以用来传播重要的科技信息, 还能够提高经济效益, 具有很高的历史查考价值。而且, 它还是科技宏观管理中的一部分, 对于已经完成的科技项目, 按照一定的程序, 全程记录并立卷保存, 能够直接反映和记述科技活动。

2 文书档案归档整理的方法

2.1 收集文书档案

每个单位中的文件材料, 基本上都是需要各科室相互传阅的。因此, 在这个过程中, 如果不对其进行收集、保存, 就很容易丢失文件或者发生不合理的流动, 使得文件的完整性遭到破坏, 直接影响立档单位的文档管理。所以, 立卷的前提是档案完整, 才可以系统、有序地分类保存, 便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容, 更是要好好归档整理。有一些文件比较重要, 但目前还在使用的, 可以复印一份, 然后将原件归档, 使用复印件办公, 避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列, 以免出现重复。

2.2 文书档案归档整理

在保证文书档案完整的前提下, 要进行立卷归档, 就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征:第一, 按照文书档案的作者特征分类, 指的是机关、社会团体、事业单位等。第二, 按照文书档案的时间特征分类, 指的是档案内容形成的时间。第三, 按照文书档案的地区特征分类, 指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四, 按照文书档案的名称特征分类, 指的是将相同或相近的文档组合归档。第五, 按照文书档案的问题特征分类, 指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六, 按照文书档案的发文机关分类, 指的是将同一发文机关的文档组合立卷。

总而言之, 每种归档整理的方法都各有各的好处, 也有不足之处, 都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中, 也并不是只按照一种特征进行分类, 必须是科学、合理的归档, 体现出各类档案间的区别。

3 科技档案归档整理的方法

3.1 收集科技档案

科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容, 以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤, 一般是在项目完成后, 及时将分散在各处的材料收集回来, 然后将这些材料归档整理。但实际上, 这些材料相当分散, 每个部门每个工作人员手上都可能会有, 有的也很难找到, 所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。

3.2 科技档案归档整理

科技档案归档整理, 就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类, 便于今后的使用。因此, 要制定科学的分类方案, 以便于对科技档案进行整理, 为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中, 还要遵守上级规定和结合单位实际情况, 以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有:第一, 科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二, 阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三, 审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四, 总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五, 中断或失败的科技项目形成的科技材料。

4 加强文书档案与科技档案的管理办法

4.1 加强组织领导

成立以局长任组长, 分管副职任副组长的档案工作领导小组, 各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室, 配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。

组长负责高度重视档案管理工作, 要不定期进行询问、亲自督促, 将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓, 办公室具体抓, 各部门配合抓的工作格局, 确定专人负责该项工作, 限定具体时间进行所有文件资料的归档工作, 为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。

4.2 积极培训学习

为尽快掌握档案管理工作要点, 提高档案管理水平, 应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班, 认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习, 尽快掌握档案管理专业技能, 为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度, 明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。

4.3 完善规章制度

在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上, 借鉴先进单位经验, 结合工作实际, 改进和完善一系列规章制度, 提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化, 档案室统一接受全局档案, 按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料, 如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分, 档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐, 要有明显的指引标记, 定期检查。

4.4 扎实开展工作

注重整理前的准备工作, 制定档案整理时间安排表, 要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料, 保证全面、完整、及时。注重立卷规范, 采用“一讲、二看、三指导”的方法, “一讲”就是在立卷前, 向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场, 指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后, 聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导, 对各部门移交的文件认真核对, 逐份检查, 对不符合要求的及时纠正。

档案管理事关税收工作的方方面面, 各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议, 安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类, 并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程, 明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务, 形成人人重视档案管理工作的思想认识。

5 结语

不论是文书档案, 还是科技档案, 它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此, 档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视, 建立档案数据库, 便于查找档案, 对其进行规范化、系统化的管理, 不断加强档案管理工作。

参考文献

[1]苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技, 2004, (05) :161-162.

档案的整理与编目方法 篇3

关键词：出生医学证明档案；归档范围；整理方法

出生医学证明档案是指国家统一印制，以省、自治区、直辖市为单位统一编号，助产机构出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明存根及相关信息、申领材料等具有保存价值的文件材料。本文以南乐县档案馆为例，就出生医学证明档案的归档范围与整理方法谈谈笔者的看法。

1 出生医学证明档案的归档范围

就南乐县档案馆而言，馆藏出生医学证明档案的归档范围主要包括两个方面：一是基本文件材料，包括助产机构颁发的《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表；二是其他文件材料，包括未按时申领《出生医学证明》情况说明、亲子鉴定证明、派出所出具的证明材料，以及其他应当保存的相关文件材料及《出生医学证明》签发登记本。具体来说，出生医学证明文件材料又分为首次签发、换发、补发三种情况。首次签发的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表；换领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表及原《出生医学证明》等相关材料；补领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表、补领《出生医学证明》书面情况说明等相关材料。

2 出生医学证明档案的整理方法

2.1 出生医学证明档案的整理原则

就南乐县档案馆而言，我们在整理馆藏出生医学证明档案时遵循以下三大原则：一是以各签发《出生医学证明》助产机构（即各级医院、卫生院）为档案的独立的立档、立卷单位原则；二是以一个新生儿为对象作为一件进行整理原则；三是按照《出生医学证明》编号顺序排列文件原则。出生医学证明档案的保管期限为永久。出生医学证明档案在本机构保管满五年之后，应向县级国家档案馆移交。

2.2 出生医学证明档案的整理步骤

就南乐县档案馆而言，我们在整理馆藏出生医学证明档案时遵循以下10个步骤：

2.2.1 组卷。一般按照100个编号（100个新生儿对象）的文件材料组成一卷。按照《出生医学证明》编号顺序排列文件。

2.2.2编制案卷页码。对排列好的卷内文件材料用阿拉伯数字编写页号。

2.2.3 编制卷内文件目录。以一个新生儿为对象作为一件进行编制卷内目录的一个条目，《出生医学证明》申领表为正面，把《出生医学证明》存根、有效身份证件复印件粘贴于《出生医学证明》申领表正面的指定区域处或反面，其他材料附于后面；填写卷内文件目录，卷内文件目录要置于卷内文件首页之前。卷内文件目录式样见表1，表中项目具体填写要求是：①序号：填写卷内文件材料排列的顺序编号；②出生医学证明编号：填写出生医学证明存根编号；③责任者：填写立档单位名称；④新生儿：填写新生儿姓名；⑤母亲：填写新生儿母亲姓名；⑥父亲：填写新生儿父亲姓名；⑦出生日期：填写新生儿出生日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2013年5月7日标注为“20130507”；⑧发证日期：填写出生医学证明发放日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日；⑨页号：填写每件文件首页所对应的页号，最后一件文件填写该件起止页号；⑩备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注，换、补发出生医学证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”，废证在备注栏内注明何时作废；如需要说明的情况在备注栏内填写不下，则标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

2.2.4 填写卷内备考表。卷内备考表式样见表2，表中项目具体填写要求是：①本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷后发生上述情况的，相关人员应当填写说明并签名、标注时间；②立卷人：由本案卷的整理者签名；③检查人：由本案卷质量审核者签名；④立卷时间：填写本案卷的立卷完成日期。卷内备考表置于卷末。

2.2.5案卷装订。案卷按照“案卷封面——卷内目录——文件材料——卷内备考表——封底”的顺序装订，装订卷时要先去掉文件材料上的金属物，然后装订成卷。

2.2.6 填写案卷封面和案卷号。案卷封面式样见表3，表中项目具体填写要求是：①全宗名称：填写立档单位的全称或者通用简称，全宗名称可以直接印在封面上；②填写该案卷出生医学证明起止编号；③废证编号：填写该案卷中各废证编号；④起止日期：填写该案卷出生医学证明发放的起止日期，中间以“～”连接；⑤件数、页数：填写该案卷立卷完成时卷内文件的总件数和总页数，立卷后发生变化的在“卷内备考表”中说明；⑥废证页码：填写该案卷中废证页码；⑦全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码；⑧类别号：填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度，如2013年度的出生医学证明档案，以“CSZ·2013”表示；⑨案卷号：填写案卷的顺序编号，案卷排列从每年1月1日开始，按照出生医学证明编号每100个编号的文件材料组成一卷，案卷号从1卷开始，依次排卷。

2.2.7编制案卷目录。编制出生医学证明档案案卷目录，出生医学证明档案案卷目录见表4，表中项目按照整理完毕的案卷相应项目填写。

填写案卷封面（案卷标题）。出生医学证明档案案卷目录封面式样见表5，表中项目按照整理完毕的案卷的相应项目要求填写；“编制单位”填写该目录的编制单位名称；“编制日期”填写该目录的编制时间。

2.2.8装订案卷目录。按照把一年的案卷目录排在前面，把每年的卷内目录按照出生医学证明编号顺序依次排在后面。

2.2.9 编制档号。出生医学证明档案档号的编制方法如下：①档号的结构为“全宗号—类别号—案卷号—出生医学证明编号”；②全宗号为立档单位标识，由档案馆确立；③类别号由出生医学证明档案的类别标识、出生医学证明档案所属年度构成，并列成分之间用“·”分开，如2015年出生医学证明档案的类别号为“CSZ·2015”；④案卷号为同一全宗、类别的出生医学证明档案的案卷流水号，从1开始编制；⑤出生医学证明编号既作为文件自身内容和属性的体现，在档号中也代替文件顺序号形式存在。

2.2.10 装盒。把装订好成卷的档案按档号顺序将其装入档案盒，并准确填写档案盒正面和盒脊各个项目。装盒时要根据案卷厚度也可将若干连续的案卷装入同一档案盒进行保管。

档案盒正面式样见表6，表中项目具体填写要求是：“全宗名称”填写立档单位的全称或者通用简称，也可以直接印在封面上。

档案盒盒脊式样见表7，表中项目具体填写要求是：①全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码；②类别号：填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度；③案卷号：填写本盒内的出生医学证明档案起止案卷；④起止编号：填写本盒内出生医学证明的起止编号；⑤盒号：填写档案盒的排列顺序号（此项至档案馆后填写）。

另外，就南乐县档案馆而言，出生医学证明档案的封面、备考表、目录等都是A4纸，档案盒大小尺寸都是国家标准。目前，南乐县档案馆正推进使用计算机管理出生医学证明档案，建立出生医学证明电子档案数据库。

档案的整理方法和规范化管理 篇4

一、归档文件整理的定义

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理, 就是将归档文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则

所谓原则, 就是观察和处理问题的准绳。归档文件整理原则, 就是在归档文件整理工作的全过程中需要掌握和必须遵循的准绳。

1. 归档文件整理原则。

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于有效保管和利用。

2. 如何掌握和遵循整理原则。

(1) 收集文件。收集文件就是根据党和国家的有关规定, 通过一定的方式和手续, 把散存在机关内部和个人手中的文件材料, 加以清交、聚集的工作。

(2) 收集文件的意义。收集文件是归档管理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料, 应归档文件材料能否收集齐全、完整, 直接影响着整理工作的开展, 所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

(3) 归档文件的分类整理和保管利用。不同保管期限的文件要做到分别整理。为了便于日后档案的鉴定、保管和向国家档案馆移交档案, 防止玉石不分、有文必档, 在档案文件整理时, 必须正确区分归档文件的保存价值, 将保管期限不同的文件分开整理。便于保管和利用文件, 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的。

三、归档文件整理的方法

就目前而言, 我国推行的归档文件整理方法有改革后的文件级整理和传统的案卷级整理两种。

1. 文件级整理方法。

文件材料是指事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录。文件级档案是档案的一种保管形式, 即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式。

2. 文件级整理方法的优点。

(1) 取消了分类组卷、拟制案卷题名、书写案卷封面、排列案卷、编制案卷目录等一系列繁琐复杂的脑力劳动和手工劳动, 排除了操作人员因主观思维差异造成的档案分类组合、拟制案卷题名等细节上的差异, 使归档文件整理工作变得简便易学, 操作人员便于理解和掌握, 大大提高整理归档工作的效率。

(2) 调整了归档文件整理和档案利用之间的矛盾, 理顺了档案工作者的职能, 使档案工作人员可以把更多的精力和时间投入到档案信息资源的开发和利用上, 即深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务, 以更好地进行档案的管理工作。

(3) 便于保密。针对性强, 避免扩大阅读范围。

(4) 便于鉴定。以件为单位进行鉴定, 可达到去粗取精的目的。

(5) 便于查卷。在平时归档文件整理结束后, 假如遇到以前的漏交文件, 可以按照整理的文件, 把漏交的零散文件插入相应的位置即可。

(6) 便于安全保管。单份文件提供利用, 减少了线、灰尘等对其他相关文件的损害, 有利于档案的安全保管。

(7) 适应计算机管理需要, 减少了著录数据量, 提高了检索准确率, 简化了档案管理软件的设计难度, 利于文档一体化管理, 实现档案管理现代化。

四、档案工作规范化管理

1. 领导重视。

搞好档案工作的前提要看领导重视的程度。组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都是搞好档案工作管理的关键性因素, 领导有远见, 认识到位, 对工作加大重视力度, 才会想出有效的应对措施。

2. 档案工作人员素质。

挑选好的档案管理工作人员, 尤其是综合档案工作人员是目前所需要的人才也是搞好档案管理的关键因素, 因为档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作, 相应的也就要求档案管理工作人员必须具有较高的事业心、责任感和敬业精神。二是要具备良好的基本素质, 在自己的工作岗位上有无私奉献的精神。三是不能把名利看得太重, 要具备良好的职业道德素质和职业作风。四是对工作要一丝不苟, 能够吃苦耐劳。

3. 加大资金投入。

单位要根据自己的实际情况, 为档案管理提供必要的软、硬件支持, 在业务用房、设施装具、管理经费等方面为档案管理提供较为宽松的环境。一定的档案管理水平要有与之相应的经济实力作后盾。高水平的档案管理, 不仅表现在档案的业务建设方面, 同时也表现在较好的基础设施上。同其他工作一样, 人、财、物合理结合, 才能为档案管理奠定坚实的物质基础。

4. 管理规范。

档案管理是单位自身发展需要的一项管理, 更是一项遵纪守法的管理。就是我们要按照法规的要求去规范管理, 用科学的方法使人、财、物、制度有机结合, 有效运作, 把档案资料变成资源, 从而有效促进单位的不断发展。

档案的整理与编目方法 篇5

在集体林权制度改革工作中，集体林权制度改革档案是林改过程中一项极其重要的基础工作，完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果，解决林权争议，确保林权顺畅流转，盘活森林资源资产的重要依据。林权改革档案工作贯穿于林权改革工作的全过程，各级林政部门始终把档案的收集整理作为一项重要内容，做到林改、档案同步走。将林权改革档案管理工作作为衡量工作质量的一项重要指标，确保林权改革档案完整、准确、实用。

1 档案收集

集体林权制度改革档案是在林权改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像等不同形式的原始记录。为了规范林改档案管理工作，国家林业局、国家档案局，省林业局、省档案局分别联合下发了《关于集体林权制度改革档案管理办法和集体林权制度改革档案建设标准》，使各地方林业部门在林改档案管理工作中有章可循。鹤壁市林改档案管理工作严格按照河南省林业厅、河南省档案局《关于印发河南省集体林权制度改革档案管理办法和河南省集体林权制度改革档案建设标准》的要求执行。林权改革工作政策性强、技术要求高、工作流程多，在工作中产生的文件资料比较多，单靠各林改单位的文书处理部门是很难收集完整的。因此，必须依靠所有参加林改工作的人员，要提高干部群众的档案意识，增强他们爱护档案、保护档案、利用档案的自觉性，才能使各阶段、各环节的形成资料收集完整，集中归档。

1.1 建立健全文件资料收发管理制度。文件资料收发、管理是文书处理部门的一项基本制度，它直接关系到文书档案的完整性，必须保证文件资料在整理归档时不遗失。

林权改革工作量大，参与人员多，各种文件资料来往频繁，使用率高，如果不做好平时的登记管理，时间久了，容易造成一些资料流向不明，另外，林权改革过程中形成的进度表、统计表、外业调查表、图表等，因经办的人员较杂，必须建立必要的管理制度，防止遗失。

1.2 人员培训。林权改革档案管理的工作量大、材料多，单靠原有的文书处理部门很难在规定时间内完成任务，必须动员较多的人员参与，因此，人员培训就显得尤为重要。组织县林改办和县档案局的部分机关、乡镇的文秘人员参加全省林改档案业务学习班。各县林改办和乡镇同志回到单位后，又教其他参加林权改革内业人员如何整理林改档案，提高工作效率。此外，县林改办还可以从社会上招聘一批基础好、责任心强的大中专毕业生，加上县、镇驻各村的林改工作队组成档案工作组，由县档案局派人集中培训，学习《河南省集体林权制度改革档案管理办法》、《河南省集体林权制度改革档案建设标准》和文书、科技档案的基本知识，分别整理县、乡镇、村的林权改革档案，确保此项工作按时保质保量完成。

1.3 林权改革档案的收集范围。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与《河南省集体林权制度改革档案管理办法和河南省集体林权制度改革档案建设标准》的相关要求，鹤壁市集体林权制度改革档案的收集范围主要有以下几个方面：

1.3.1 上级林业行政部门下发的有关林权改革方面的政策法规、问题批复、工作规划、工作规程、会议材料等。

1.3.2 县、乡镇、村委会、村民小组各级林政机构制发的文件材料、图表，包括工作方案、组织机构、工作计划、工作规程、技术要求、行政审批、管理制度、工作总结、工作请示、问题批复、情况分析、会议材料、工作简报、物资采购合同和物资分配方案等。

1.3.3 各级领导同志对林改工作的指示、讲话。

1.3.4 县、乡镇、村组开展森林资源调查和“六签名四公示”的材料，包括测绘图表，村民小组林权改革会议通知签收、会议签到、会议签字、林改方案公示、林权现状公示，颁发林权证公示和发证登记，公益林和风景林以及商品林资源调查表，林地现状调查材料，纠纷林地处理情况记录、意见等。

1.3.5 各级林改部门的会议记录

1.3.6 各林改户的外业勘查和内业整理材料，包括林地权属勘查登记卡、林权登记申请表、林地承包合同、登记管辖范围内的林权界线拼图、林班测绘图、发证前公示文本、林权证发放登记表、身份证复印件。

1.3.7 反映林权改革各项工作的照片及影像资料

2 档案管理

鹤壁市林权改革档案整理遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《河南省归档文件整理规则实施细则》、《河南省集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》以及《河南省林业厅 河南省档案局关于做好林权改革档案整理工作有关问题的通知》精神执行。

2.1 文书档案管理。制定经过同级档案行政管理部门审定认可的本级各种门类、各种载体的林改档案分类大纲、编号方案、文件材料归档范围、保管期限表等档案业务规范。

由档案鉴定工作小组，对材料是否归档，按《河南省集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》的要求进行鉴定，将跟本立档单位无重大关系、在今后工作中已无参考使用价值的情况通报、参考材料等剔除出去，把需要归档的文件材料按“机构—年度—保管期限”分类法进行分类。在同一保管期限内的文件材料按其形成时间顺序，结合文件的重要程度进行排列，同一事由的文件可排在一起，根据保管期限表对归案文件材料准确划分管理期限。然后给排列好的文件材料盖上归档章并填写相关栏目，将编好件号的文件材料入档案盒，再给档案盒填上相关科目，每个档案盒最后装入备考表并由相关人员签名。按装进档案盒的档案排列顺序打印归档文件目录，同时按工作职能、组织机构、工作概况、立卷说明八项要求编写本年度立卷的全宗说明，把全宗说明和归档文件目录一起用目录封面装订成册，至此，文书档案管理的程序已全部完成。

2.2 林户档案管理。根据《河南省集体林权制度改革档案管理办法》规定，林户档案由县林业局保存，县林改办首先给全县、各村委会、各村民小组分别编上档号，档号的形式为：“乡镇”、“村委会”、“自然村”，分别用汉语拼音声母代替。“ZLH”表示专业林户档案，村民小组用数字代替，如果某一自然村即为一个村民小组，则在自然村下就不再填写村民小组的数字代号。“G”、“J”分别表示公益林和集体商品林（含集体外包）。林户档案按照一户一卷分别组卷。

其次，县林改办将各乡镇移交上来的各林户林权改革的原始资料按其形成时间顺序分别排列，同一宗地块资料可靠近排列在一起，再给每个林户的资料重新编上页码，并在每份资料的首页右上方盖上档号章，填写顺序号和档号，根据文件材料的内容填写卷内目录并连同该户的全部材料一起装入林户档案袋，林地权属勘查登记卡和林权登记申请表的文件编号填写宗地小班号，按档案袋上的要求填写相关栏目。

最后，将写好装好的林户档案袋以村民小组为单位分别按顺序装入档案盒，并填写相关栏目。以村委会为单位，按村小组和林户顺序编制案卷目录，并用封面装订成册，一式三份。其中两份随档案放在一起，另一份以乡镇为单位装订成册置于县林改办档案查阅室内，作为平时查阅之用，每个村委会的林户档案按照顺序分别装柜。

3 档案保管和利用

保管和利用是档案入库后日常管理的重要内容，档案保管的最终目的是为了方便利用，为社会提供服务，档案利用是档案保管的原动力，是档案保管的价值体现。

3.1 档案保管。鹤壁市林权改革工作开始后，市、县、乡镇、村各级组织对林改档案的保管工作都十分重视，纷纷筹措资金，购置档案用品，加强档案管理。林改办给档案室专门购置铁皮档案柜，配备专门的档案管理人员，制定档案管理制度，还给乡镇赠送档案装具，给部门村委会赠送铁皮档案柜。保证村级档案放得下，管理好，查得到，大大加强了村委会的集体林权改革档案的管理工作。

3.2 档案利用。利用档案解决矛盾，是档案社会功能的体现。在整个林权改革工作中，鹤壁市各级政府组织、注重发挥档案的依据作用，本着尊重历史、尊重事实的原则处理林地纠纷，化解社会矛盾，发展林业经济。

3.3 充分利用测绘部门。在进行林权改革中，林改办还注重加强与国土测绘部门的沟通，充分利用原有测绘档案找地块、定位置，使整个工作少走弯路，加快进度，促进了集体林权制度改革工作进一步开展。

试论工业遗产档案的建立与整理 篇6

关键词：工业遗产遗产档案 保护

近年来，随着城市管理者对环境的重视，企业产业结构的调整，以及企业发展的需要，一些大型或特色工业企业正在或即将搬离市区，首钢、重钢、江南造船厂就是其中代表，它们的搬迁和原址规划就格外引人关注。2005年2月18日国务院批准了首钢实施搬迁、结构调整和环境整治方案。2010年首钢石景山厂区全面停产。随着大批产业工人的撤离，如何面对和保存这些反映时代特征，承载历史信息的工业遗产成为我们需要认真面对和着力解决的重大课题。

工业遗产保护已经成为国际、国内社会广泛关注的问题。2003年国际工业遗产保护协会通过了旨在保护工业遗产的《下塔吉尔宪章》，2006年中国国家文物局在江苏无锡举办“首届中国工业遗产保护论坛”，通过了具有里程碑意義、旨在保护工业遗产的《无锡建议》。2006年5月国家文物局正式下发了《关于加强工业遗产保护通知》。2012年2月15日，《国家“十二五”时期文化改革发展规划纲要》公布，《纲要》第八部分提出了“开展工业遗产的调查与保护”的工作要求。

在国家文物部门的呼吁下，各地方政府和媒体纷纷响应，并有无锡、大庆、北京等一些大城市在普查、规划、立法等方面付诸不少实际行动。使我国的工业遗产保护工作开始进入大众的视野并逐步进入保护的轨道。例如，2009年，北京市经济信息化委员会印发了《北京市工业遗产保护与再利用工作导则》，北京市2011年制定的《新首钢高端产业综合服务区规划方案》中对于首钢区域内的的单体性工业遗存分为强制性保留和建议性保留项目两大类型，其中强制性保留物有36种，建议保留物有42种，最能表现“首钢”身份的4座高炉将被全部强制保留。

什么是工业遗产？2006年4月18日，也就是“世界工业遗产日”，国家文物局组织有关方面在无锡召开中国工业遗产保护论坛，通过了《无锡建议—注重经济高速发展时期的工业遗产保护》，其中对工业遗产这样定义：具有历史学、社会学、建筑学和科技、审美价值的工业文化遗存。包括工厂、车间、磨房、仓库、店铺等工业建筑物、交通设施、工业生产相关的社会活动场所、相关工业设备，以及工艺流程、数据记录、企业档案等物质和非物质文化遗存。

工业遗产具有以下几个方面的价值：

1．科技价值：工业遗产在机械工程、工艺、建筑和规划等方面具有技术和科研价值。

2．社会价值：工业遗产记载了普通大众的生产和生活，是社会认同感和归属感的基础。

3．历史价值：对认识普遍的或人类某类工业活动和过程具有典型的、重要的意义。

4．审美启智价值：在工厂、建筑和构筑物的规划设计、工具和机器的设计和建造工艺方面具有美学价值和启发后代人创造性思维的启智价值。

5．独特性价值：有的工业遗产在场地适应、布局、机械和安装、城镇等工业景观、档案及留给人们的记忆和习俗等非物质遗产方面，都具有内在的独特性。

6．稀缺性价值：某些遗产在工艺、场地类型和景观方面濒临消失，使该工业遗产独具稀缺价值，那些早期的具有开创性的工业遗址、遗迹景观更是如此。

工业遗产是地域精神的重要载体，记录时代发展水平和社会风貌特征的历史见证。从传承历史文明、彰显城市特色的角度看，保护工业遗产是一件事关城市风貌的大事，从后工业化时代悄然来临，城市新陈代谢加速的角度看，保护工业遗产又是一件刻不容缓的事，它将是世代居住的集体记忆和精神纽带。

工业遗产档案是工业遗产的重要组成部分，工业遗产档案蕴藏着大量历史信息，真实地记录了我国老工业基地从无到有，从小到大，由弱到强的发展轨迹，具有不可替代的价值和意义。工业遗产档案既包括工厂停产前产生和保管的文书、科技、音像、实物等档案，又包括在工业遗产调查、保护、开发利用中产生的各种文件，这些档案对于工业遗产的科学管理以及合理利用，都是极其珍贵的科学依据。虽然工厂实体包括厂房、设备等工业遗产保护工作的重要对象，但如果忽略了与工业遗产息息相关的原始资料，那么不仅会使工业遗产所包含的大量重要信息丢失，造成工业遗产价值的降低，而且会使工业遗产的真实性、可靠性受到影响，从而使工业遗产背后的历史文化信息、科技价值和社会价值难以得到揭示。所以说建立工业遗产档案工作就变得十分重要。

随着全国各地对工业遗产保护工作的加强，各级档案部门对工业遗产档案建立、保护也进行了有益的尝试，如大连市、沈阳市开展了工业遗产档案征集工作，钢铁企业中的重钢、莱钢将工业遗产档案管理纳入了档案管理部门。首钢档案馆在首钢北京石景山厂区停产之际，也对停产企业档案进行了接收。笔者结合自身参与首钢停产过程中档案接收、征集、厂区影像拍照等工作，介绍首钢建立工业遗产档案的做法，供档案同仁参考。

一、对处于停产厂区内的生产单位档案

进行全面的鉴定、接收工作

经调查统计，涉及停产单位16个共保管有机关档案18582卷、22449件，科技档案40299卷，此外还有音像档案、实物档案等。这些档案清晰反映和见证了首钢为中国工业和经济发展做出的突出贡献。这些档案作为工业遗产的重要组成部分，在首钢停产过程中，如何保证齐全、完整、安全，是档案部门面临的紧迫问题。

为进一步加强首钢档案管理工作，首钢分别在2008年、2010年颁发了《首钢搬迁单位档案管理和移交办法》、《关于厂区停产单位加强档案管理的通知》，对停产单位档案的鉴定、流向、首钢档案馆接收范围、移交要求做了明确规定。

1．各单位组成档案鉴定委员会，对短期、已超保管期限的机关档案进行鉴定，对失去保管价值的档案要进行销毁。属于首钢档案馆接收范围的档案，由各单位进行清点、装箱，做好移交准备。

2．由技术人员对科技档案进行逐卷鉴定，对首钢今后发展具有研究价值、技术查考价值的档案要继续保存。鉴定原则是：设备档案根据总公司对设备的调拨、划转、盘活安排，向设备接收单位进行移交；停产后，若设备报废其档案又无保管价值的应予以销毁；基建档案在厂房拆除、地下管网又无利用价值的，经鉴定也可予以销毁。科研、产品档案经鉴定具有保存价值的，向首钢档案馆移交。需要继续保管的设备、基建档案，停产后，由各留守处原地封存。

3．首钢档案馆提前做好接收准备。根据国务院的要求，首钢厂区各生产单位于2010年12月下旬相继停产，这样，集中向首钢档案馆移交档案的单位多、数量大。为做好接收工作，首钢档案馆制定了接收计划，包括档案库房准备、接收人员分工、接收时间安排等内容。

经过首钢档案处与停产单位的共同努力，首钢档案馆接收近1.5万卷档案，这些档案得以妥善保存。这些工作确保了新中国成立以来各个历史时期首钢主要生产厂矿的珍贵档案得以安全接收、妥善保管。特别是首钢炼铁厂新二高炉建设、第二炼钢厂设备引进运输、首钢焦化厂干熄焦示范工程档案的接收，极大丰富了公司档案处（馆）馆藏档案资源。

二、开展首钢北京厂区停产单位

影像留存工作

根据《新首钢高端产业综合服务区规划》，首钢石景山区原址将进行完整性、有体系的工业遗产保护，形成一个神形兼备的工业遗产园区。但无论如何保护，首钢原有建筑物、大型生产设备将会发生巨大变化。例如，长安街西延线将于2012年上半年开工建设，将会贯穿首钢厂区，原首钢精品棒材生产线已移交给首钢通钢，车间建筑已经整体性拆除，夷为平地，为长安街西延做好准备工作。为全面记录、反映首钢90多年的发展成果，首钢档案处于2010年组织停产单位对首钢厂区进行影像拍摄工作，包括厂房道路、工业建筑、设备设施、人文景观、园林绿化等方面，此次拍摄活动共形成照片4527张，光盘32张，这些照片是首钢2010年底停产前的真实写照，作为工业遗产的重要组成部分，将为研究首钢历史发展提供历史信息。

三、开展首钢厂区工业遗产和

文物调查，建立工业遗产记录档案

为进一步了解首钢厂区内文物和工业文化遗产情况，更好地开展保护工作，首钢在全公司范围内开展了首钢工业文化遗产、历史文物资料的征集、普查、登记和保护工作。

1.首钢从2008年6月开始，组成了由首钢企业文化部牵头，规划发展部、绿化中心、档案馆等单位派人参加的首钢文物普查工作小组。工作小组先后13次到石景山上，对石景山古建群进行单体建筑勘察，对每一个部位都进行了认真的测量。在普查中，为了数据的准确，不管是建筑、石碑，还是雕塑、遗迹，都认真进行了逐一测量。考察环境，拍摄照片，全面掌握第一手资料等。为首钢保护、利用石景山的文物资源，建立了一套完备的基础档案资料。

2.先后颁发了《首钢总公司工业文化遗产、文物保护管理办法》、《首钢工业文化遗产、历史文物资料征集保护范围和标准》，从制度上对工业文化遗产、历史文物资料的范围、标准、保护方法进行了规定。并在2011年1月在首钢厂区各单位全面开展了工业文化遗产、历史文物资料的调查、登记造册工作。档案部门派人全程参与调查工作，对征集上报的资料整理、归档工作给予指导。

四、开展对工业遗产记录档案整理

对各类工业遗产进行准确勘察、测绘，并以文字、图纸、照片和录像等形式进行记录，建立工业遗产记录档案，对企业档案部门来说，是一个全新的内容。既然工业遗产是文物的重要组成部分，对工业遗产记录档案的收集、整理，我们建议参照国家文物局于2003年颁发的《全国重点文物保护单位记录档案工作规范（试行）》的要求来进行。

《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》明确了记录档案包括对全国重点文物保护单位本身的记录和有关文献。内容分为科学技术资料和行政管理文件，形式有文字、图纸、照片、拓片、摹本、电子文件等，规定了记录档案必须科学、准确、翔实。记录档案分为主卷、副卷、备考卷，主卷以保护管理工作记录和科学资料为主，副卷收载有关行政管理文件及日常工作情况，备考卷收载与本处文物保护单位有关、可供参考的论著及资料。上述三大卷共包含18个分卷，同时对每个分卷的内容都做了详细说明。《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》第三十一条还规定：其他不可移动文物记录档案的编制和管理工作可参照本规范执行。

所以，《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》对工业遗产档案的收集、整理、归档工作，具有很强的指导意义。

完整的工业遗产档案是确定工业遗产价值、保护范围以制定具体保护措施的重要依据，也是为后人留下宝贵的精神财富。所以要加强工业遗产档案的管理，为开发和利用工业遗产档案做好基础工作，适时地以多种方式展示出来，体现工业遗产的历史价值、科研价值、文化价值，为保护和开发利用工业遗产做好服务工作。

参考文献：

1.聂武钢,工业遗产与法律保护,人民法院出版社.

电子档案的整理与保护 篇7

一、电子档案的相关整理

目前, 就我国档案管理工作而言, 已经基本电子化, 如此, 其整理工作也相对简单, 当然, 不一样类型的档案, 整理方式也有不同, 故而, 相关人员要区分其类型, 采取合理的整理方式。

(一) 文书电子档案的相关整理。

此类档案有两大类文件, 一类来源于内部, 另外一类则来源于外部, 整理它们的时候, 要区分明确。若是前者, 分类的时候, 可以依据时间, 也可以依据组织机构名称, 如此, 再做好相应的组盘和分盘工作, 检索起来格外方便, 这样的整理方式也使得电子档案的保存时间可以得到有效延长。归档的时候, 为方便进一步查找, 提高档案的利用效率, 可以依据部门做好分类。为避免归档时伴随诸多不规范行为, 可以选择专门部门负责此工作, 完成组盘后, 为了提高他人查找和查收效率, 应由专业人员做好相关安排, 同时, 将对应目录建立起来。

就后者而言, 整理的时候, 可以选择文书室, 将相关文件进行扫描存入计算机, 就公文传递等环节, 也可以通过网络技术来实现, 归档等工作可以由业务部门来处理, 完成此项工作后, 再由承办部门做好分级, 接着由档案部门处理, 审核结束, 由档案工作者将相关档案信息填写完毕存入数据库。当有人想要查找这些档案的时候, 就可以通过网络终端查到自己需要的文件。

(二) 科技电子档案的相关整理。

就此类档案而言, 有着丰富的类型, 因而归档工作相应复杂, 整理的时候, 可以选择分类管理, 也可以选择项目归档, 大多情况下, 都是基于前者, 然后利用后者, 具体而言, 如下:

第一, 基建档案, 此类档案大多是经过电脑进行打印, 然后完成相应的输入工作, 若此档案为纸张实体的形式, 应该采取扫描方式完成对其的电脑录入工作, 然后, 结合案卷号和其他序号实际做好相应的链接工作, 如此, 用户查找档案时, 仅仅输入较为简单的词即可;第二, 设备档案。此类档案的来源大多属于企业, 当相关工作者进行相关设备的采购工作时, 外商提供的信息中, 就传统的资料而言, 它们存在的形式大多是图纸, 而就现代的资料而言, 存在的时候则多属于电子方式, 目前, 国内相关的设计部门, 设计产品的时候大多为电子化方式, 因而进行相关设备购买的时候, 就交易双方而言, 要将电子档案提供出来, 并且将相关说明和可能存在的问题标识出来。

二、电子档案的相关保护

(一) 软磁盘的相关保护。

首先, 要采用统一标准的软盘。一般而言, 大多选择高密度的3.5寸软盘, 同时, 要保证好其质量, 因为质量好的软盘大多有近十年的寿命, 而质量差的软盘寿命大多不会超过一年。第二, 要将管理条件规范化。软盘存放的时候需要避开磁场和震动, 同时其存储环境需要整洁并且具有适中的温度 (14度到24度) 与湿度 (40%到50%) 。第三, 防范好病毒的入侵。就各业务部门而言, 要重视自身电脑的病毒监测, 使得电子文件的磁盘一直处于健康和受保护的状态当中。

(二) 光盘的相关保护。

首先要保证光盘使用和排放的规范化。因为其使用寿命和累计使用时间密不可分, 而伴随使用时间的不断加长, 激光对光盘原料的稳定性影响也逐渐变大。其次, 要预防一些有害物质的侵蚀。某些工业区域里, 有着相对较大密度的有害气体诸如氟化氢等会对光盘有着较大的侵蚀;而海洋地带的海盐颗粒也可能会使得光盘逐渐老化。故而, 应该将其存放在具备合适温度 (14度到24度) 与湿度 (40%到50%) 的环境里。第三, 要保证信息读取面的光洁度, 拿用光盘的时候, 要避免触摸其数据区, 尽量将和其的接触面控制在光盘内沿地带。

(三) 重视创新。

就电子档案而言, 很多人还觉得其是个新鲜事情, 要想让人们全面认识它, 还需要加大对其的宣传和利用。因而, 就档案部门而言, 要通过大力宣传让自身工作人员养成依法治档的理念, 同时, 针对档案工作者, 要重视相关专业知识的培训, 从而保证使得各档案能够规范归档。基于电子档案的发展视角而言, 档案工作者要通过各项电子设备, 制作和维护好相关电子信息, 参与文件的保管工作, 重视电子档案检索系统的规划和设计工作, 使得电子档案能够进一步规范化和标准化的发展。

三、结语

综上, 就电子档案而言, 不论是其整理工作, 还是对其的保护工作, 都十分重要, 因而, 在整理电子档案的时候, 要做到规范化和标准化;而在保护电子档案的时候, 也要重视整理方面的相关问题, 并将两者和谐结合起来, 如此才能推进电子档案的和谐健康发展。

摘要：伴随着各项网络技术的应用及发展, 电子档案的整理以及保护工作越来越重要。而在本文中, 笔者就其整理和保护进行了相应论述和分析, 希望能为相关探究提供一定参考。

关键词：电子档案,整理工作,保护工作

参考文献

[1]刘爽, 王永华.传统档案保护与电子档案保护的措施[J].黑龙江科技信息, 2007, (17) :25.