文书与档案的管理工作（精选8篇）
文书处理流程
1、收文管理：文书接收——〉文书分类——〉收文管理——〉分文管理
2、发文管理
一、文书接收
1、审核信封或包封外标记，确认收文机关，清点数量
2、综合办公部或职能部门对已收入的公文进行清点、核对与检查，签收
3、对接收的文件，还应检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围，有不属于本机关的职权范围或业务范围的，拒收或作说明后退回（主要针对上级、平级、和不相隶属机关的来文）；下级上报的需要办理的文件，还要审核是否符合行文规则，是否符合国家法律、法规和其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签，文种、格式是否规范。
★ OA系统中，应对发文者发送收文回执，回执应标明收文标题、数量、收文日期等相关信息。文件不宜长时间放置在“收件箱”中，必须对收到的文件进行登记，如填写文件标、题、发文字号、发文机关等内容信息，建立收文数据库。
二、文书分类
1、根据办文程序、规定或惯例分类，阅知件与办理件、急件与平件、秘密文件与非秘密文件。
2、根据文书秘密等级分：绝密（极为重要，并不得向无关人员泄露的文件）；秘密（重要，不能向无关人员透露的文件）；机密（不宜向外透露的文书）
3、根据文书的种类分：请示、报告、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函、会议纪要等。
三、收文管理
一般分为：办理件和阅知件 办理件：拟办——批办——承办
阅知件：拟办——（批办）——组织传阅
拟办：有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋活动 针对不同情况提出相应的拟办意见：
（1）对上级来文的拟办，应指明办理、贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，如“拟请XX局研究落实”、“请XX同志批示”，使相关部门或人员能够明了自己的任务和责任；如果笼统写为“请各位局长阅示”则容易产生如下困境：各位领导阅文后都批示了意见，且所批意见不一致，导致矛盾、抵触，降低文件办理的效率。
（2）对下级机关或平行、不相隶属的来文机关的拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办文时限。如：“拟请XX处XX同志负责办理，在X日X月前办复”，责任到人，明确办理时限。
（3）对需要联合办理的公文拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或相互推诿。必要时，在指定牵头单位的同时，还应明确如此安排的原因，便于主办和协办单位明确责任，相互协作，共同完成任务。例如：“拟请XX处牵头，XX处、XX处协助办理”，牵头单位是主办单位，承担主要责任，其他协办单位有义务配合主办单位完成文件的办理，也为领导批办提供基础。（4）对难以提出具体办理意见的文件，在拟办前可先与文件内容涉及的相关部门联系沟通，听取意见后再提出拟办方案。如各部门意见不一，应分述各种分歧意见，认真研究其可行性，提出自己的倾向性意见，并说明理由，供领导批办时参考。批办：领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。
批办的意见要求高度明确、肯定、具体，批办意见通常写为：“同意拟办意见”、“请XX办理”、“请XX审阅（阅示）”、“请XX查复”等；或在确定承办部门的同时，对如何办理提出原则性的意见，并签署姓名和日期。
承办：对公文的阅读、贯彻执行与办理（或回复），使公文内容所针对的事物与问题得以处理和解决的活动。承办的要求：
(1)确认承办责任（2）处理好承办原则性和灵活性的关系（3）维护文件的实效性 文件承办的经过和结果主要可以分为以下不同情况：（1）发文承办的，注明复文号、复文日期。
（2）会议承办的，注明会议名称、会议时间和议定事项。（3）电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容。
（4）当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法、措施与结果
发文管理
1、酝酿、草拟
（1）准确解读领导交办写作任务的意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨（站在发文机关的立场起草文稿）（2）反应现实工作需要和实际情况（3）符合文件写作规范（4）树立时间观念，及时成文
2、审核、签发 审核从4方面入手：（1）明确是否有行文的必要（2）确定文稿内容是否符合要求：表达是否规范、内容是否真实、是否符合国家方针、政策、法律等、是否符合机关发文目的（3）核查文稿文面是否符合规范：文件数据项目的表达和排版格式的外在形式（4）检查文稿是否符合行文行文规则：是否符合统一规范和控制文件行文主体资格、行文关系和行文方向等一系列制度、规则。签发：（1）正确选择签发类型，明确签发责任（2）坚持先核稿后签发（3）保证签发的有效性与合法性（4）规范签发意见的位置：必需有签发人姓名和批注意见
3、复核、校对 复核工作重点：（1）核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期（2）文件具体的发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理； 印制份数、发文字号是否有误，主题词标注是否准确规范等（3）附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺（4）文书格式是否统一，文体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件内容的各数据项目的结构格式是否规范
校对：校对符号、字符、语句、行段、公式、图表、排版格式等
4、用印、登记
用印的要求：印制定专人保管；监管用印过程；印迹必需端正、清晰、完整
5、发出、公布
文书立卷归档管理
公文的去留:从公文之间的整体联系上把握其留存价值，保持文件之间的有机联系；对其中一时不能对保存价值作出肯定性判断的公文，可采取“宁宽毋严”的原则，允许暂存一段时 间。
公文整理必须坚持以下原则：遵循公文的自然形成原则，保持公文之间的有机联系，区别不同的价值，保证归档文件的齐全、完整、便于保管和整理。
在归档的文件材料中，应将`每份文件的正件和附件、印件和定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种蚊子形成的同一文件立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
文书归档，按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限等进行整理，并在“文书保存本”做好登记。
卷内文件材料应按并列顺序，依次编写夜号，装订的案卷应统一在有文字的页面材料的背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。
一、分类方法
1、分
不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年卷；跨的总结放在这针对的最后一年卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按有关规定执行。
2、分组织机构
首先，将公文分成党、政、工、团等不同性质的组织机构大类别；其次，在大类别中`，每一类别再按组织机构继续分类。
二、档号的表示方法
A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2 其中，A1A2经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
三、档案保存期限常识
1、永久保存
（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）其他经核定须永久保存的文书
2、十年保存
（1）预算、决算书（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存十年的文书
3、五年保存
关键词：文书,档案,管理,利用
一、文书档案的收集、立卷与归档
(一) 收集工作。
档案是由文件转化而来的, 文件是档案的前身, 档案的文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录, 是各项事业持续发展的重要依据, 既能指导现实工作, 由能为查考历史提供重要的凭据。凡能记录本单位职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料, 均列为收集归档范围。同时, 要在许多上呈下传的文件材料中精挑细选, 取其精华, 逐步登记, 还要请主管领导把关、签字后, 方可准备立卷、归档。
(二) 立卷工作。
各级机关。团体。企事业单位和其它组织, 在公务活动中形成的具有保存价值的文件材料, 必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理。任何部门和个人不得以任何理由, 将应归档的文件材料据为部门的个人所有。应根据归档范围将材料收集齐全, 按档案立卷要求由文书部门或专业的档案管理人员检查后, 再编排页号, 填写卷内目录, 装订。凡立卷材料应尽量做到纸质优良, 规格统一, 书写规范, 字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写, 也不能用复写纸复写。
(三) 归档工作。
凡归档案卷必须符合立卷原则和案卷质量标准。卷内文件材料按证件在前、定稿原件在后;批复在前、请示在后的要求排列。案卷装订前, 卷内材料一律拆掉金属物, 用线装订, 对破损的文件材料应进行修补。要根据本单位工作情况分类归档。要提高档案利用价值, 将反映同一问题的同类资料放在有关卷内, 连号保存, 以保持同一问题的完整性和全部完整。使立卷归档后所形成的档案既完整, 又不庞杂, 为档案规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
二、文书档案的管理与利用
(一) 随着社会的进步和工作量的不
断增加, 档案管理也出现许多亟待解决的新问题, 诸如文件和档案数量越来越多, 给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后, 直接影响了文件和档案质量。要把握现代化管理技能, 提高综合素质。电子计算机技术在档案管理中的运用, 使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节和自动化办公相衔接, 系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作。这种现代化管理技术, 迫切需要档案管理人员去把握和运用。档案管理数字化、信息化, 是信息社会对档案工作的必然要求, 也是档案工作者的努力方向。所以, 档案管理人员要结合本岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 更要注重计算机知识、信息技术的学习, 努力使自己成为综合型文档管理人才。
(二) 利用现代化技术整理档案。
纸质档案的整理工作繁琐, 劳动强度大。而利用计算机整理文件, 则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时, 立卷人根据自己的理解对文件进行分类, 虽然都按照统一的标准, 但因每个人的理解不同。对同一个文件的分类不尽相同, 就不可避免第产生分类不准确的现象, 影响案卷的质量, 给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》, 不需要拟定案卷标题, 以件为单位, 不仅省时省力, 而且利用计算机检索达到方便快捷。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响, 又可发挥计算机管理优势, 提高了工作效率, 真正达到了简化整理、深化检索的目的。
(三) 档案的利用是档案工作的重要环节, 在档案工作中占有重要地位。
因此, 要做到熟悉“家底”, 了解需要, 才能及时、准确地为利用者提供需要的档案。同时, 对于涉密档案的利用和保密性, 也应十分重视。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、有地点、有范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。
关键词：档案保密；文书管理；存在问题；解决措施
随着我国经济的快速发展，企业面临的挑战也越来越多，档案保密和文书管理就是其中的一项挑战，加强档案保密和文书管理工作能够有效保证文书档案的保密性、完整性和真实性，对企业的影响重大。然而档案保密和文书管理不能直接产生经济效益，导致企业领导不够重视，所以档案保密和文书管理工作存在很多问题亟待解决。
一、档案保密与文书管理中存在的问题
（一）档案保密中存在的问题
1.档案保密意识淡薄，保密观念模糊
纵观我国的档案保密工作，可以分为两个时期，这两个时期又以改革开放为分水岭，在改革开放之前和之后，呈现两种不同的保密工作局面。在改革开放之前，对于保密工作，我国有很多严格的规定，档案的管理工作也相对比较封闭，人们很难接触到有关档案的东西。在改革开放之后，人们在工作中需要进行大量的交流，而在档案的管理上，也采取更加开放的策略，人们查阅档案和利用档案也更加的方便，在这种情况长期进行的过程中，人们的观念逐渐也发生了变化，特别是档案的相关管理人员的保密意识也变得很薄弱，认为档案既然公开了，那么就没有保密的必要，在档案管理中没有做好保密工作，对企业造成了一定的影响。
2.档案保密管理技术落后，与科技信息的迅猛发展矛盾突出
目前信息技术十分的发达，在档案管理中也应用了很多的信息技术来提高档案管理的效率，但是档案管理人员对于信息技术的了解并没有那么透彻，比如网络病毒、木马，加密技术等在信息时代都会对档案的安全性造成影响，但是很多档案工作人员对于信息技术的了解和掌握并没有跟上时代的发展，导致档案在管理过程中保密工作存在一定的缺陷。
（二）文书管理中存在的问题
1.管理人员数量不足，且综合素质相对较差
多数企业的文书档案人员都是从企业其他部门调过来的，或者是由办公室人员兼任，使其不仅无法将工作的精力投入到档案管理中，而且专业技术不足，导致管理效率较低，必然无法实现有效管理。
2.对文书档案管理重视不够
目前，很多企业对文书档案管理工作的认识不足，认为其只是简单的文书整理、归纳，定位不够准确，影响工作的落实。因此，导致多数企业的文书档案管理工作没有落到实处，工作部门及人员的地位较低。
二、加强档案保密与文书管理的措施
（一）加强档案保密工作的措施
1.档案信息保密等级确定，有针对性地保密
在《档案法》以及《保密法》中明确划分了档案信息的保密程度。对于不同的档案信息所采用的保密措施也不一样，这样可以做到有针对性的保密，集中优势力量进行保密工作，确保资源有效利用。对于一些绝密档案信息，必须要有专人进行保密工作的制定和落实。必要的保险柜、保险锁、防盗器等，甚至是其他的高科技设备的使用都是为了保密工作而服务的，切不可将保密工作儿戏化、疏忽化。如果发现有泄密的隐患或风险，要第一时间上报组织，安排可靠的专业人士进行检查和维护，防止更严重的泄密发生。此外对于绝密的档案信息，必须要控制经手人数，无关人员不得靠近档案管理区域。确保档案从源头上做好保密措施，提高档案信息的安全，保证企业综合治理平安建设的有序开展。
2.完善现有保密制度，提高保密工作者素质
许多企业对于档案保密工作没能建立有效的保密制度，最终导致档案信息的泄露，造成巨大的损失，所以在档案信息保密工作开展要遵循以下步骤：第一，建立完善的档案保密制度。对于档案保密要有负责人管理，专人实施保密工作的开展，有人监督保密工作的进展情况。第二，对于档案信息保密工作者的素质要加强培养。第三，培养保密工作者与查阅者的保密意识，重视档案信息安全，对信息做到守口如瓶，不乱传。最后，对保密者自身的职业道德要加强培养，帮助他们认识到档案信息安全的重要性以及泄密的严重后果，加强保密工作者面对诱惑时的毅力和决心。
（二）提高文书管理的措施
1.提升档案管理人员的素质
在文书档案管理中，最重要的就是文书档案管理人员的整体素质，人员的素质也是企业文书档案质量的最直接因素。因此，企业应积极地建设起一支高素质的文书档案管理队伍。首先，应加强对文书档案管理人员的培训，定期进行专业培训或再教育，让工作人员能够清楚地了解到当下最先进的管理模式和方法，并重视对管理人员综合素质的提升，调动起文书档案管理人员的工作热情和积极性。此外，企业也可以适当引进有较高素质和专业能力的人才入职，从整体上提升档案管理人员的素质。随着信息化的逐渐深入，企业应加强人员的信息化水平，让工作人员积极地进行计算机学习，提升文书电子档案的管理水平，并努力培养出档案管理的高素质人才。
2.健全文书档案管理制度
企业要建立起完善、有效的管理机制，让档案管理有依据可循。也就是说企业应对文书档案管理工作在制度上进行完善，并严格按照制度来对公文进行处理。此外，档案管理的规定和程序应尽量简洁化，要富有一定的可操作性，并在执行中严格履行公文中的规定，确保文件的准确性和整体性。
三、结束语
档案保密与文书管理工作不是一蹴而就的工作，需要一个长期的整理和规范的过程，在这个过程中企业各部门需要相互配合、相互理解，不断增加档案保密和文书管理的工作效率，增加企业经济效益。
参考文献：
[1]孙祎.我国档案解密机制研究[D].浙江大学，2014.
[2]李新梅.浅谈档案保密工作中面临的问题与对应策略[J].科技经济市场，2014，09：125-126.
[3]李宏岩.公安档案开发利用问题研究[D].河北大学，2014.
[4]孙红秀.商业银行档案管理现状研究[D].山东大学，2014.
习
总
结
姓名： 周 剑平班级： 文秘09（01）班 实习课程：《文书与档案管理》
院／校：青海畜牧兽医职业技术学院 系部／专业：农业经济管理系／文秘 班级：文秘09（01）学号：200909119 姓名：周剑平
实习单位（部门）：青海省畜牧总站办公室 指导老师：雒文捷、齐晨、张积英 任课教师：吴瑞华
实习时间：2010年11月22日—2010年12月14日
这是我第一次来校外的单位实习，起初对这里的一切还很陌生。学会去适应它，是一种锻炼自我的过程。我的心情是非常地激动，因为学校和贵单位能给我这种实习的机会，让我不断地补充自己，完善自己，实习时间虽不长，但我心得甚多。
首先，做一个办公室秘书人员，必须熟练操作电脑，尤其是打字技术与Word、Excel的掌握，否则，你就会延误一份重要的任务。而我所在的单位，是对文字要求较强的，因此，要准确无误地处理好文字，其中包括文章的段落层次的划分，句子结构的合理，词语搭配的准确等多个方面的要求。我想不管是文书性秘书，还是操作性秘书，文字的表达准确、清晰、条理对任何一个企事业单位都是最基本的要求。
其次，要做一个好的秘书人员，就必须很好地掌握言语交际学，因为你不是一个人的，你必须要学会与周围不同的人打交道。我依然相信只要你真诚地与人为善，你周围即使对你有某种偏见的人在时间的冲洗中也会慢慢地走近你。在贵单位，我也领略了一些冷漠的眼睛，但我内心问心无愧，我会较主动地融化其间的隔阂。
我相信，真诚所至，金石为开。我相信我的未来是美好的，只要给我一个机会，我会适时地抓住它，成为一名适用型人才（秘书）。
“实践是检验真理的唯一标准”，通过这次实习，我深觉自己有许多不足之处，在今后的生活中，我会朝着自己的目标，做好工作计划，不断努力学习，弥补不足，为自己的理想而奋斗!
一、实习目的：巩固文秘专业的主业知识，提高实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学的文书与档案知识用于实际工作。
二、实习主要内容：按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的，并且收到了较好的效果。
三、主要实习情况报告：在不同的办公室具有不同的工作内容和不同的职责范围。而作为畜牧总站办公室，是一个综合性的部门，由站长直接领导，工作范围大，任务也比较繁杂繁琐。在实习阶段，我主要的侧重点是文书与档案管理工作。
秘书工作是办公室的主体工作，领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑决策问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理合适的建议。
秘书工作头绪多，任务重，我认为要必须抓好以下几个方面：
第一，主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到既办文办事，又出谋划策，实现秘书工作的四个转变。
第二、开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。对一些急需解决的问题，应及时与有关部门协商解决。
第三、检查督促各种行政法规和本单位的各项决议、制度、办法、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正偏差。
第四、组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。
第五、对上级机关的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。
文秘人员除了需要具备以上工作人员的基本条件外，还应有自己独特的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘人员要自觉、全面地加强
这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员和复合型工作人员。
我认为秘书人员尤其需要掌握以下原则：
1、要有充分的政策依据和事实依据。秘书人员办文办事，绝大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个问题，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是的原则。实事求是是我党的思想路线和传统作风，是秘书部门一切工作的准则，也是秘书人员必须具备的品质。如果有些领导交办的事不符合党和国家的方针政策，秘书人员应有勇气提出意见，请领导重新考虑，以保证正确贯彻上级的指示精神，把工作做好。
2、要有准确性。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。文秘管理的准确性，涉及的方面很多，简要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，誊写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。
3、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，消除“文山会海”的现象，提高工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。
4、严守纪律，保守机密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。我国已经制定了《保密法》，秘书人员要认真学习，模范执行，切实做好保密工作。
实习阶段我参与的主要工作：
一、按照办公室老师（雒文捷、齐晨、张积英）的安排与布置，按时清理办公室卫生，及时呈送上级下发的各类文件，并对由站下发各基层单位的各类文件及时进行打印、校对、存档，保证各项工作及时高效。
二、负责办公室打印机的使用。
三、注意自己在办公自动化方面的锻炼。作为现代化的畜牧总站，计算机使用和办公自动化是办公室人员必备的素质。目前，利用计算机录入文字和文件处理，我都能够得心应手。复印、传真、公文处理等文秘工作基本熟练。文字录入速度能达到100字左右，同时，也能够利用互联网查询、传递、接收、储存有关信息。另外，办公室配备了多功能一体机，在此过程中我熟练地掌握了多功能一体机的使用。还有一些方面尚有欠缺。如，业务方面的知识不熟练等
五、实习体会
通过实习，我对文秘工作的重要性有了更深一歩的了解。特别是在新的形势下，文秘工作人员更要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想，以及科学发展观等。运用马克思主义基本原则和方法，认真学习钻研党和国家的各项方针政策，充分把握政策的精神实质，及时了解和掌握上级领导不同时期的工作部署和要求，把政策具体落实下去化为实际行动，并强化组织协调能力，专业工作能力，检查指导能力，参谋咨询能力、文字表达能力和熟练使用各种自动化办公设备的技能，努力提高自身素质，加强世界观和价值观的转变，成为政治过硬，业务精通的复合型文秘人员。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人民群众根本利益的有效保证。因此，做好文书档案工作是档案工作人员的历史责任。
一、什么是文书档案
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。行政机关的文书档案主要由法规性文件和行政性文件两部分转化而来。法规性文件是权力机关或领导机关制定和颁发的、具有法律性和强制性的文件。按照我国宪法规定，各级机关、团体、组织等为了贯彻执行法律和法令，以及为达到一定的目的，都可以制定具体的规章制度，如章程、条例、规则、办法、细则等。行政性文件是国家机关为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。根据国务院办公厅1987年2月制定的《国家行政机关公文处理办法》的规定，目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
二、档案工作人员的职责
在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。
（一）做好档案材料的收集工作
我局文书档案收集中存在的问题：一般情况下，档案管理人员都按照收文登记的文件进行收集、整理、归档，另外有一些文件丢失或散落在其他科室人员手中未经登记也未收集归档，有些科室的兼职档案人员收集的纸质文件不齐全，有的只注重纸质文件的收集，而忽略了电子文件档案资料的收集等等。这些都影响了档案的数量和质量，不利于档案的保管利用。
文书档案收集工作的要求：
1、收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管的质量要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等要完整成套。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是我局开展收集工作的难点。为此，单位领导必须将文件材料的形成、积累工作纳入有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建立，保证归档文件的齐全和完整。在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。
2、收集归档的文书档案应当准确，能反映我局的主要职能。我局在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门和档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映我局重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。
3、档案部门要加强对文书档案收集工作的调查与指导。档案收集工作实际上要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解我局基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，导致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。长期如此，不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系。
（二）健全档案管理制度，规范管理文书档案 健全档案管理制度，明确职责，是实现档案管理现代化，开辟档案信息资源，为社会提供全面、高级信息服务的先决条件。如：我局档案室的收集工作主要是按制度接收各文书、管理和业务部门的文件材料归档，这个制度就是归档制度。归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度。文件立卷归档作为文书部门的主要任务，它既是文书工作的终结，也是档案工作的起点。长期的实践经验表明，如果不建立归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案和健全的档案工作。因为档案是由各种文件材料转化而来的，而文件材料转化为档案一般又是通过“归档”来实现的。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它不仅能够确保档案室档案来源的连续性，为开展各项业务工作提供条件，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。
其次，要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以文书归档为例：各科室需将文件按要求整理后统一交给办公室，办公室文书人员将各科室的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后移交档案室。针对这一工程流程，档案管理人员运用先进的档案管理系统设计、建立相应的用户数据库，这样才能满足档案利用工作的需要。
（三）做好档案保管工作
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是要做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时修复。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。
（四）加强保密意识，正确处理保密与利用的关系 保守机密是档案工作人员的神圣职责。由于在传统的保密观念影响下，我局档案工作存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：（1）部分档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成了档案浪费。（2）领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。（3）档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，依法治档。
档案工作人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，档案保密工作的好与坏，档案工作人员的素质是个关键。多年的实践告诉我，热爱档案事业，把钻研业务当作一种责任，一种使命，也是做好档案工作的前提条件。档案具有可传输性、可分享性等特点，如何有效地收集、整理、利用、存储，是每一个档案人员的职责。档案人员不仅要能按时完成档案管理中的各项任务，力争将所有存档文件进行计算机录入，还要不断探索和运用更加合理、规范的科学方法，使档案工作更加有序、有效，充分发挥它的使用效益。
三、档案工作人员应具备的素质
随着社会的不断发展，文书档案工作也从单一化不断向正规化、信息化、智能化方向发展，如果不坚持学习，就会很快落伍，如果没有强烈的责任感和刻苦钻研的精神，没有求知若渴的学习态度，就很难适应工作的需要。作为一名基层档案工作人员要学会与时俱进，树立正确的工作态度，大力发扬严谨细致、求真务实的工作作风，严格遵守操作规程，任劳任怨地完成好各项工作。对个体档案人员的要求是具有良好的政治、道德、知识、能力、心理、身体等素质。
（一）政治素质
政治素质是档案工作者诸素质中最根本的素质。我国档案工作者政治素质最根本的要求就是要用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想武装头脑，牢固树立科学的无产阶级世界观，具有坚定的共产主义信念，坚持正确的政治方向，坚持四项基本原则，与党中央在政治上保持高度一致，在繁杂的政治斗争中能保持清醒的头脑，保持政治上的坚定性，全心全意为人民服务，有自觉遵守党纪国法的观念，积极主动地贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法律、法规，具有高度的革命事业心和政治责任感。档案工作者惟有如此，才能保证档案工作的可靠性、安全性，才能承担起档案工作重于泰山的责任。
（二）道德素质
高尚的道德情操是档案工作者必备的基本素质和职业规范，有利于塑造良好的档案工作者形象，有利于增强档案工作的影响力。档案工作者的道德素质主要包括七个方面：（1）忠于和热爱档案事业；（2）维护历史的真实面貌；（3）维护档案的完整与安全；（4）具有全心全意为人民服务的思想；（5）保持严谨细致的工作作风；（6）发扬开拓进取的奋斗精神；（7）树立高度的法制意识和观念。
（三）能力素质
作为现代档案工作者应具备：统观全局的综合分析能力、多思兼听的调研能力、权衡利弊的决断能力、统筹兼顾的运筹能力、挖潜创新的开发能力、平等公道的沟通协调能力、简明流畅的表述能力、敏锐深刻的洞察能力、审时度势的应变能力以及熟练驾驭现代科技设备的能力等。
（四）知识素质
（1）具有广博的共性知识。懂得马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想的基本原理；了解党和政府的方针政策；熟知法律基本常识和有关法规；具有较高的科学文化基础知识；有较广泛的自然科学和社会科学知识；有丰富的社会实践知识；至少应掌握一门外语。
（2）具有扎实的专业知识。档案工作人员要精通本专业的理论与技术，并能熟练地运用到实际工作中，要善于在实践中总结、研究档案专业的理论和技术，同时，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。
（3）了解和掌握系统的管理知识。随着社会的发展，社会分工越来越细、信息量呈爆炸性增长，现代社会化大生产的规模性、复杂性、多变性、竞争性，使档案管理工作单凭个人经验和智慧已远远不够，必须实施科学的系统管理。
（五）身心素质
身心素质包括身体素质和心理素质。身体是知识和道德的载体，是档案工作者履行责任和个人成长的物质基础，是工作高效率的重要条件，只有具备健康的身体和健壮的体魄，才能胜任繁重而艰巨的工作重担。一个人只有健壮的身体而无健康的心理素质是不完备的。良好的心理素质，主要表现在人的精神经常处于最佳状态，具有稳定的注意力、坚毅的意志和可控的自我，对自己的工作和生活充满信心，工作顺利有成效时不沾沾自喜、忘乎所以，遇到困难和挫折时不垂头丧气、怨天尤人，在任何情况下都保持心理平衡，没有心理障碍。作为一个人才，只有同时具备健康的身体和心理素质，成就一番事业才有重要保证。
四、做好文书档案工作需要努力的方向
（一）爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案工作人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视。文书档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，踏实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
（二）加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要部门，可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发，其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
（三）加大宣传教育力度，提高全员档案意识。一方面，要加大对文书档案工作人员（各科室的兼职档案员）的宣传教育力度，让他们进一步重视档案的收集工作，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能，另一方面，还要加强全员宣传教育，让每个员工都共同参与，形成共同重视的氛围。
高2012级公共管理与服务专业《文书与档案管理基础》期末考试试卷 考生注意：
1、考试时间90分钟，总分100分。
2、本题为闭卷考试，分第Ⅰ卷和第Ⅱ卷，请将答案写于第Ⅱ卷，若写在第Ⅰ卷概不给分。
3、请考生务必写清班级、姓名、考号。
4、交卷时只交第Ⅱ卷，第Ⅰ卷学生自己保存。第Ⅰ卷
一、单项选择题（20分，每小题1分）
1、档案的本质特征是（）
A、记录的原始性
B、来源的广泛性
C、形成的条件性
D、形式的多样性
2、文书转化为档案需经过（）
A、收集
B、整理
C、立卷归档
D、保管
3、档案工作中贯彻始终的一项最基本要求是（）
A、统一领导，分级管理
B、维护档案的完整与安全
C、便于社会各方面的利用
D、便于保持文件之间内在的历史联系
4、著作手稿、日记、证书、房地契等文书属于（）
A、私人文书
B、公务文书
C、机密文书
D、公开文书
5、我国现存最早的甲骨文书是在（）发现的
A、陕西临潼
B、北京
C、河南安阳县
D、甘肃敦煌
6、不属于档案形成主体的是（）
A、自然人
B、法人
C、社会群体
D、猿人
7、不属于文书工作和档案工作特征的是（）
A、服务性
B、政治性
C、管理性
D、阶段性
8、档案工作作为一种资料后勤性质的工作，其特征是（）
A、服务性
B、政治性
C、管理性
D、阶段性
9、对文件材料的整理、编目、归档是文书工作内容的（）
A、文书的形成和制作
B、公文的处理工作
C、公文的管理工作 D、接待来访、处理来信
10、不属于文书工作原则的一项是（）
A、实事求是的原则 B、少而精原则 C、时效性原则 D、统一领导、分级管理
11、既有事务工作，又有政治性工作，属于办公室性质的（）A、辅助性
B、综合性
C、管理性
D、中介性
12、不属于办公室性质的一项是（）
A、辅助性
B、综合性
C、管理性
D、中介性
13、成为上司最可信赖的“伙伴”是商业活动办公室文员素质要求的（）A、可靠性
B、责任性
C、谨慎性
D、组织能力
14、检验档案工作的主要标准是（）
A 维护档案的完整与安全
B 统一领导、分级管理 C 便于社会各方面的利用
D 实事求是
15、按照记录内容来划分，最常见的企事业单位文书与档案人（）A 4类10种
B 5类10种
C 12类13种
D 12类15种
16、“文档一体化”的操作方法是（）
A 二位一体
B三位一体
C四位一体
D五位一体
17、文书档案工作人员的职业行为准则是（）
A 谦虚谨慎，平等待人
B 埋头苦干，乐于奉献 C 遵守纪律，严守机密
D 勤奋工作，主动负责
18、文书是人们以（）信息为主而表达思想意图的一种记录。A 声音
B图表
C影像
D文字
19、全国的档案工作统一于（）的领导之下。
A
国家档案局
B国务院
C各级党委和政府
D各级档案行政管理部门 20、一个单位的党、政、工、团档案均由单位的（）集中统一管理。A 文书部门
B办公室
C档案室
D 业务部门
二、多项选择题（20分，2分/题）
1、文书工作和档案工作的特征有（）
A、保密性
B、服务性
C、政治性
D、管理性
E 事务性
2、文书工作的基本原则是（）
A、实事求是的原则
B、少而精的原则
C、时效性原则
D、保密原则
E安全
3、实现文档一体化的目的是使档案收集更加（）A 完整
B 系统 C 便捷
D 准确
E 安全
4、办公室的职能有（）
A 承上启下
B 参谋咨询
C 综合协调
D 收集管理
E科学决策
5、办公室的性质是（）
A 辅助性
B 中介性
C 综合性
D 管理性
E决策性
6、办公室文员应具备的职业形象是（）
A 雍容华贵
B 举止得体
C 矜持自满
D 作风干练
E形象优雅
7、档案的多样性表现在（）
A 形成主体的多样性
B 产生领域的多样性
C 档案门类的多样性 D 服务领域的多样性
E 档案载体的多样性
8、办公室的综合协调工作包括（）
A 统一步调
B 化解矛盾
C 合理安排
D 督促办理
E 教育指导
9、办公室文员的三勤是指（）
A 脑勤
B 手勤
C 腿勤
D 嘴勤
E 耳勤
10、企事业单位的文书与档案从内容上划分，可分为（）A 行政类
B 管理类 C 科技类 D 会计类 E 干部职工类
三、填空题（20分，0.5分/空）
1．文书是人们在社会实践活动中为了、、和信息的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达的一种书面记录。
2．档案是指国家机构、社会组织或个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中的对国家和社会有的各种文字、图表、声像等不同形式的。
3．文书工作是档案工作的和。文书工作主要是文书的与，以服务为主；档案工作主要是文书的与，既要为服务，又要考虑。
4．文档一体化就是指从出发，实现从文件到的全过程控制。文档一体化事实上是一体化。5．《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文处理应当坚持、、的原则，做到、、。” 6．办公室主要从和两方面发挥参谋协调的作用。办公室综合协调工作最能体现工作方法的是，其中最重要的两个方面是和。
7、档案工作的基本内容包括档案的、整理、、保管、、检索、利用、八项工作。
8、公务文书统称为，是国家机关、社会团体、企事业单位在中形成的具有和的文件材料。
四、简答题（40分，5分/题）文书工作的具体内容。
单位内部文档一体化的操作方法。文书工作的基本原则。办公室的职能。
档案工作的基本原则。文书档案人员的职业责任。文书档案人员的职业道德。
8、办公室文员应有的职业形象。西昌现代职业技术学校 2012-2013学下期
高2012公共服务与管理专业《文书与档案管理基础》期末考试卷 考生注意：
1、考试时间90分钟，总分100分。
2、本题为闭卷考试，分第Ⅰ卷和第Ⅱ卷，请将答案写于第Ⅱ卷，若写在第Ⅰ卷概不给分。
3、请考生务必写清班级、姓名、考号。
4、交卷时只交第Ⅱ卷，第Ⅰ卷学生自己保存。第Ⅱ卷 评分人
得分 2 3 4 5 6 7 8 9 10
12 13 14 15 16 17 18 19 20
评分人
得分 2 3 4 5 7 8 9 10
评分人
得分
1、、、和。
2、、、。
3、、、。、、、、。4、、、、。5、、、、、。6、、、、。7、、、、。8、、、、。评分人
得分
文书工作的具体内容。
单位内部文档一体化的操作方法。文书工作的基本原则。办公室的职能。
档案工作的基本原则。文书档案人员的职业责任。文书档案人员的职业道德。
文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点, 文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌, 为档案的保管和查考提供便利。档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。
2 文秘工作与档案管理工作衔接的重要性
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行, 极为关键。首先, 文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要, 文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料, 这些文件要及时递呈领导批阅, 然后催办、归档, 会直接影响整个单位的工作效率;能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神;为设计人员提供学习进修的信息, 使设计人员的技术水平不断提高, 有效地促进经济效益。可以说, 文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。因此, 以基础档案管理为起点, 规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次, 搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强, 全面性、可选性扩增, 是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此, 建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求, 也是非常重要的管理手段和工作任务。
3 做好档案工作对文书处理工作的影响
(1) 档案的利用推动了文书处理的再生工作。
档案管理是一门专业性很强的学科, 它是解决处理问题的依据, 具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此, 搞好档案管理不但有推进文书处理作用, 而且还能直接为其提供信息, 提高企业经济效益, 促进改革发展发挥特有的作用。
(2) 在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。
立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁, 也是文件转化为档案的必经之路, 所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础, 而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平, 文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密, 这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。
(3) 通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。
健全的归档制度是保证文件收集齐全完整, 堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明, 在文书处理文件立卷归档过程中, 如若忽视档案工作对他们的监督指导作用, 不仅会降低对文件立卷归档质量标准, 而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定, 不能有文必档。要找出文件的六个特征, 即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量, 最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来, 健全两者之间统一的立卷归档制度, 共同负责, 使之规范化, 这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。
4 如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化
(1) 强化“文档一体化”意识。
虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务, 具有相对独立性, 但由于文书是档案的来源, 档案是文书的归宿, 所以, 两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此, 我们要强化系统思维意识, 树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想, 在实际工作中, 把住文书处理规范化的入口关, 切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念, 要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务, 更要对历史负责, 要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作, 按“文档一体化”的要求, 规范办理好每一份公文。
(2) 做好文件整理工作。
按照机关事业单位公文处理程序, 文件在阅办前首先要进行登记, 登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容, 这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似。我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”, 把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作。在保管期限属于永久或长期 (保管期限属短期的单独处理) 的文件左上角编号, 从当年的第一份文件编起。考虑到随后要移交给综合档案室, 件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号, 顺序号应一年编一个流水号, 编号后, 按所编顺序号将文件正文扫描入计算机。这样, 文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的, 并且是一一对应关系, 然后将文件发出供部门阅办。每隔一段时间, 将阅办完毕的文件全部收集起来, 按件号先后顺序装入卷盒。在不改变原有件号的前提下, 利用计算机对机内文件进行分类, 模拟人工立卷, 然后按类别将属于目录条的内容打印出来, 作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物, 也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。这样, 整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了。
(3) 利用计算机进行网上查询和检索。
从信息时代的需求来看, 档案信息必须上网其价值才能体现。目前, 多数机关事业单位的计算机都并入局域网, 如果实现文档一体化, 所有进入计算机的文档信息均可实现网上自由查询, 通过网络进行广泛的信息交流, 使最新信息以最快速度被获取, 同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间的限制, 并实现文件、图像、声音的多媒体处理、综合利用和异地查询等, 共享档案信息资源。目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索, 先确定自己要查找的文件年代或类别, 然后调出该年度或类别的内目进行查找, 非常繁琐, 费时、费力、效率很低, 但如果实现文档一体化, 就可以采用计算机检索, 只需把利用者提供的文件责任者或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机, 计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时, 文件的正文就已录入计算机, 利用者可直接在计算机上查阅所需文件, 甚至可将所需文件内容直接打印出来, 如果需要文件原件, 也可以根据查出的文件编号从卷盒中调出。这种查阅方式不但速度很快而且非常准确。
参考文献
[1]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].攀登, 2007, (5) .
[2]余红梅.如何做好文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].陕西档案, 2007, (5) .
关键词：文书与档案管理 多媒体教学 实践 思考
文书与档案管理是中职学校文秘专业的一门专业课。这门课程掌握得如何，是衡量专业学生专业综合知识水平和技能高低的重要标准。这门课程实用性很强，但内容严谨而枯燥，学生学习积极性不高。受传统教学媒体的限制，教学过程往往立足教材，以阐述理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物。因此，课程目标难以达到，专业特色也无从体现。学生一旦参加实习或工作之后接触到实际问题，往往感到无从下手，又要从头学起。
多媒体教学以图文并茂、声像俱佳、动静皆宜的表现形式，不仅能拓展学生的空间概念，还能打破时间和空间的限制，展现真实情境和管理案例，提供直观形象和操作示范，使教学重点和难点变得易于理解和掌握，将文书与档案课程教学引入全新的境界。
一、在中职文书与档案管理教学中运用多媒体
1.呈现直观形象，激发学习兴趣
多媒体教学融文字、图像、声音、动画等各种信息传输手段为一体，一些在传统教学手段下难以表达、呈现的事物可以通过图像或视频的形式，形象、生动、直观地显示出来，从而激发学生的学习兴趣。丰富的视觉图像，加深了学生对文书和档案由来及其发展历程的了解，改变了学生一贯认为文书档案就是发黄且带有霉味的旧纸张的观念，从而调动起学生的学习积极性和参与欲，学生能以积极的态度投入到今后的学习活动中。
2.展示真实情境，增强专业感受
面对没有文书和档案管理实践经验的学生，在教学过程中利用多媒体，提供仿真的工作情境，是打破枯燥无味的教学桎梏的有效方法之一。例如，“档案的保管”一节中，在介绍档案室的库房、装具、设备时，由于条件所限，不便带领全班学生进入库房。有了多媒体辅助教学，可以结合知识点，向学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，可以让学生通过视频亲眼目睹档案室中配置的密集架、防盗门、温度计、除湿机等物品，直观地了解档案摆放、档案编号、档案的存放位置及库房安全措施、相关管理制度等。
3.展现管理案例，增加感性认识
在课堂教学过程中，很难让学生亲临其境地去感受和体验文书和档案管理工作过程。但是，笔者认为，可以利用多媒体的视频功能，展现能够反映工作过程、工作步骤、工作方法的基层企事业单位文书处理、档案管理的实际工作案例，让学生增强感性认识。
4.提供操作示范，进行模仿训练
多媒体展示操作过程方便，可见度高，演示效果好。例如，档案装订是最终固定案卷的过程，是学生必须掌握的一项基本技能，但教材中只有“包括除去金属物、整理取齐、装订贴封、粘贴案卷标签等步骤”的陈述。教师在讲台上示范，学生观察不清楚。利用多媒体辅助教学，可将装订步骤和操作方法进行分解、细化，采用特写镜头演示整个过程，即清除卷内金属物，对破损文件进行修补加固，检查文件顺序，整理取齐后暂时固定，定位打孔，穿装订线，打结固定，粘贴案卷标签等。通过多媒体放大演示并配合相应的專业讲解，强化学生对操作过程和方法的理解，便于学生模仿，尽快掌握档案装订的技能。
5.增大课堂容量，提高教学效率
多媒体教学可以在短时间播放大量的信息，大大增加课堂教学的容量，成为解决学时矛盾的重要途径。尤其是只需要学生了解的知识和内容，通过使用多媒体，能真正达到最优化效果。例如，教学“我国现行主要的通用公文”一节，学生只需要了解文种名称、适用范围，不需要掌握结构规范、格式规范和写作要求。教师可用多媒体展示命令、决定、决议、公告、通告、通报、通知、公报、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要等18个文种典型文本和适用范围，通过逐个演示讲解，并利用表格对比，在一个课时内就能让学生直观感知18个文种的差异，了解18个文种的适用范围，顺利完成教学目标。
二、对运用多媒体优化文书与档案管理教学的思考
1.以就业为导向，搜集多媒体教学素材
中职文书与档案管理课程教学改革，要以就业为导向，从培养实用型文书与档案管理人员入手，按照工作过程组织学习过程，按照岗位需求搜集和选择教学素材。要搜集文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家现行的法律法规，注重利用网络和办公平台收集和保存党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本、档案范本和工作实例，在此基础上适当加以修改和加工，成为符合岗位需求的多媒体教学资源，让学生了解当前文书与档案管理工作领域最前沿的信息，提高的职业能力。
2.以能力为本位，开发多媒体教学资源
围绕专业内容和能力培养目标，着力弥补传统教学手段的不足，为学生创造一个生动形象、直观有趣的教学环境；拍摄各种类型的库房和一线管理人员的具体操作等场景，要生动、具体地展示学生难以接触到的文书和档案以及文书与档案管理的过程、步骤、方法，使学生获得丰富的感性认识和间接经验。多媒体教学课件的设计思路、结构特点，要适合中职学生的年龄和认知规律，表现形式要符合教学原则和所使用教学方法的要求，有利于训练中职学生的工作能力。
3.以教师为主导，提高多媒体教学实效
从传统的教学模式转向多媒体教学，要求教师从知识的讲授者转变为学生学习的指导者、帮助者和促进者，创设民主、宽松、和谐的教学氛围。在运用多媒体进行文书与档案管理课程教学时，要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变，尽可能地提供学习空间和实际案例，创建情景、协作、会话等学习环境要素，关注学生的学习态度和专业情感，加强学习方法的指导，使学生能主动、愉快、扎实地学习，有效地实现对当前所学知识的意义建构，让不同层次的学生都在学习过程中获得乐趣，体验到满足感与成功感。
4.以学生为主体，构建多媒体教学模式
学生是教育的对象，又是学习的主体，要想真正掌握职业技能，必须亲自动手实践操作。多媒体教学模式的构建，必须坚持“以学生为中心”的理念，在教学中灵活机动地运用多媒体创设情境（自然情境、活动情境、问题情境等）、提供范例、展示过程、进行示范。同时，结合讲解分析、讨论互动、实物展示、实践操作，激发学生的求知兴趣和探索欲望，给学生创造自我表现的空间，形成有效的学习策略，让学生更早、更快接触现实工作环境，全面了解文书和档案管理工作的流程，增强学生的实战技能。
参考文献：
[1]石伟平.中职专业课程改革:让学生“乐学”是第一位的——当前我国中职专业课程改革若干问题的思考[N].中国教育报，2009.5.24(7).
[2]全国中小学现代教育实验学校领导小组.学校教育现代化建设[M]．北京:中央广播电视大学出版社,1998.
[3]教育部关于进一步深化中等职业教育教学改革的若干意见[R].教职成[2008]8号,2008.
[4]浙江省教育厅关于印发全面推进中等职业教育课程改革指导意见的通知[R].浙教职成〔2008〕233号,2008．
（作者单位：浙江省衢州中等专业学校）
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