档案数字化

档案数字化（精选8篇）

档案数字化 篇1

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

档案数字化 篇2

一、数字化档案

数字化档案最早是在1986年《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》文章中提出的, 但没有对其下定义。在2005年发表的《数字档案资源建设中的著作权问题研究》文章对数字化档案进行明确定义:“数字化档案是档案的复制品, 经过办公自动化软件形成的电子文件归档后形成的电子档案, 是将传统档案形成数字化形式的档案。”数字化档案包含两部分, 一是信息化的进程, 办公自动化的出现使档案管里大量的档案生成电子文件, 然后对生成的电子文件进行归档存储。另一部分是指档案文件利用网络数据库技术, 将纸质的档案文件进行扫描、压缩形成数字化的档案。所以, 数字化档案是纸质档案进行电子文件归档后的一种表现形式, 并不是真正的档案。

二、档案数字化

档案数字化最早是在1993年李惠波在《档案学研究》提出的。2002年李小春对档案数字化定义为:“档案数字化是计算机网络数字化技术在档案管理方面的应用。其包括两部分内容:一是将传统纸质档案文字信息、图片信息等通过计算机进行档案数字化处理;二是档案信息的数字化可以将纸质档案信息还原, 用户则可通过计算机将档案信息输出。”档案数字化是以计算机为载体将纸质档案信息与档案数字化进行相互转化。

三、数字档案

1979年方志豪在《经济管理》上发表的文章中首次提到数字档案, 自此之后数字档案开始频繁使用。在2005年宋岩将数字档案定义为:“数字档案是将历史记录信息通过计算机等电子技术进行数字编码并保存的一种档案, 通过计算机数字编码的形式代替传统纸质档案的载体。”数字档案是真正的档案, 但却是一种虚拟的档案。

四、数字化档案、档案数字化以及数字档案概念的差异性

(一) 数字化档案与档案数字化的不同

数字化档案是档案的复制品, 并不是真正的档案。而档案数字化是以计算机为载体将档案信息进行录入、转化处理, 是将纸质档案转化数字化的一个过程。档案数字化的处理对象是档案, 而数字化档案是档案管理的辅助品。

档案数字化是通过利用数字化技术, 保护数字化档案原件的保存与使用, 是数字化档案演变的过程, 即没有档案数字化就不存在数字化档案。数字化档案的发展与档案数字化的发展都是为了满足现代社会发展的需求, 保护档案原件, 提高档案检索速度, 发挥出档案信息的利用价值, 促进档案资源的管理与开发利用。

(二) 数字档案与数字化档案的不同

数字档案是现代办公自动化应用软件通过数字代码的形式将历史记录下来, 是现代社会档案发展的一种新形式。数字化档案是数字档案的复制品, 不具备档案的基本属性, 因此数字化档案不是真正的档案。

(三) 数字化档案、档案数字化以及数字档案的区别

数字化档案、档案数字化以及数字档案, 都含有“档案”与“数字”, 其中数字化档案与档案数字化与“数字档案”没有任何关系, 并不是真正的档案。档案数字化是数字化档案演变的过程, 而数字化档案则是档案数字化演变的必然结果, 没有档案数字化就没有数字化档案。数字化档案是档案数字的复制品, 而档案数字化则是将纸质档案进行数字化加工的过程。

五、结语

通过对数字化档案、档案数字化以及数字档案的概念差异性进行分析研究, 有利于人们对这三个概念的区分与使用, 提高档案信息的利用率, 充分体现出档案的价值, 促进档案领域的发展。

摘要：数字化档案、档案数字化以及数字档案三个概念, 由于文字没有多大的区别, 往往很容易使人们对这三个概念产生混淆。本文通过对这三个概念进行全面的分析, 可以得出:数字档案是真正的档案, 而数字化档案是档案数字的一种表现形式, 是档案数字的复制品, 它是由档案数字化演变的结果, 并不是真正的档案, 而档案数字化是数字化档案演变的过程, 其概念有广义与狭义的区分。

关键词：数字化档案,档案数字化,数字档案

参考文献

[1]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理, 2013, 200 (30) :39-40.

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[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展的策略[J].档案学通讯, 2011, 11 (10) :15-19.

[4]薛思媛, 林延升.实现社会保险档案数字化的实践探究与战略发展思路[J].信息系统工程, 2010, 13 (12) :8-10.

档案数字化 篇3

就目前来看，世界各国都向信息化，网络化的方向迈进，由于各个国家间经贸和科技文化交流不断的增进，来往的次数也不断的增加，让国内的电子政务和电子商务有很大的发展。尤其是在现代信息技术的迅速发展之下。出现了大量数字文件，面对这样大量电子文件出现，如何做好电子文件收集和管理，是相关部门需要考虑的。为了处理好这些电子文件，就应该不断的开发档案信息资源，适当的满足广大客户的需求，将档案信息资源得到更大的利用。只有这样才能够解决在档案信息应用中出现的问题。

一、档案资源的数字化

档案信息资源的数字化需要不断的更新，不断的发展。而档案信息资源的数字化作为档案信息建设中的前提工作，同时也是信息时代对档案管理工作的要求，在档案资源的数字化进程中，需要制定档案数字化的计划和目标，结合现在得人力、物力、财力，对档案实行数字化的管理，在对档案进行数字化管理的时候，档案应该具备一定的代表性和典型性。因此，在对数字化应用的时候需要对电子档案制定一个标准，保证电子档案的格式更加地规范和统一。

二、档案信息数字化为档案信息资源的开发利用提供了基础

现如今，信息资源的开发利用已经扮演着越来越重要的角色，在经济增长方式的转变中让社会经济的发展起到了了全面、协调的作用，为信息资源的可持续发展提供了重要的途径。因此档案管理部门要履行好相应的职责，采取相应的措施，将档案信息数字化的工作做到最好，满足社会的发展需要，提高社会信息资源的有效利用。

实行馆藏档案信息资源的数字化。根据相关调查，档案在馆藏中数量最多，不管是种类的数量还是文体的数量，都是多样的。根据现代信息技术发展，出现了很多的电子文件，而档案管理的工作正在朝着以前纸质文件向现如今由纸质版与电子文件共存的形式转变，在这个转变的过程中，档案馆藏出现了纸质版与电子版文件同时存在的特点。所以，相关部门为了将档案数字化融入到档案信息化建设中来，在档案数字化制定了相关的规定和要求。在目前的情况来看，人力，物力，财力方面都存在着不足，利用数字化的档案管理是必然要求。再利用数字化管理档案的时候，需要制定相关档案管理要求，对电子文件的格式需要进行规范和统一，减少电子文件的重复使用，避免资源浪费的现象出现。因此，相关的档案管理部门，需要配合计算机信息技术部门研究纸质的档案扫描设备，可以对不同的文件载体进行数据转换，从而更好的保存转换过后的电子文件，避免电子文件数据的缺失。

实行电子文件的收集、归档管理。档案信息资源的开发和利用是档案信息数字化核心和本质。而档案信息数字化的主要工作就是对电子文件进行收集和归档。在档案对电子文件的管理中使用的软件各式各样，电子文件的形式也是各式各样，这就出现了数据没办法实现共享，在一定的程度上，阻止了电子档案信息资源的开发和利用以及电子文件的收集和管理。这就要求档案管理的相关部门需要做好电子文件的管理工作，合理，有序的做好电子文件的数据收集管理。只有这样，才能满足社会的发展和需求。为了能够达到这一点。首先，就应该对电子文件实行合理的归档方案，建立档案部门和电子文件管理部门，这些部门需要做好对档案信息的管理工作，并且严格的执行，对电子文件的归档范围，归档的方法，归档的要求需要了解，只有这样才能够保证电子文件能够更好的归档。首先，需要将电子文件实行归档制度，档案资源信息化建设的首要前提是将电子文件进行收集和归档。因此，需要建立档案部门和电子文件部门，制定相关的档案管理制度，各个部门之间要相互统一，相互负责，把信息的管理和规划做到更好。并且将制定的这些制度，要执行下去。从电子文件的归档要求，归档方法，归档范围，来提高电子文件的归档效率。其次，对于电子文件中的数据收集体系需要强化，因为在电子文件中文件开源渠道很广，为了电子文件的质量，档案管理的工作人员需要加强管理，不断的提高数据收集的交换系统。所以应该对档案管理的工作人员各个方面的能力，对于档案信息进行统一的管理。

三、档案管理的创新为档案信息资源的开发利用提供了动力

档案工作作为服务工作的一类，检验档案信息的唯一标准就是对档案信息资源的利用率和利用效果。为了满足社会的发展需要，作为档案管理人员就应该在管理方面加强服务意识，增加创新精神。提高档案信息的利用率，来满足社会发展的需求。第一，加强档案制度的创新，不断的完善档案的管理制度，对档案管理的服务制度也需要加强，服务范围也要逐渐的变宽，设立更多的服务机构，提供一些档案的咨询服务平台。第二，档案管理工作人员的服务意识需要加强。

档案管理的工作人员需要顺应社会的发展，和社会的发展速度保持一致，不断的创新，改变之前的档案管理模式和档案管理的方法。强化服务意识，满足广大用户的需求，增加服务的质量和服务的水平。第三，档案的服务体制要创新。为了增加档案管理人员的服务意识，需要实行以人为本的档案管理人员激励机制，这样可以提高档案信息资源的优化配置，增加档案信息资源的利用率，从而来提高社会效益和经济效益。第四，保持档案的教育创新 。根据工作中的实际情况，对于培训的方式也需要不断的更新，对档案管理人才大力的培养，使这些人才更适合档案管理的需要，来促进档案信息化工作向数字化、信息化、网络化的方向发展。

在档案信息化的建设中和档案信息资源利用的时候，在这过程中的工作有着复杂的特点，所以档案管理工作在档案信息化建设的基础上，应该将档案管理工作不断向数字化、信息化、网络化的方向迈进，同时也能够为档案资源的开发和利用提供良好的保障。

档案数字化论文 篇4

关键词：档案;数字化管理;体系建设

信息技术的不断发展对档案数字化管理体系的建设提供了更多支持，然而在实际工作的开展过程中还存在一些问题。深度整理已成为电子档案管理工作中的重要组成部分，电子档案文件级著录工作的重要性逐渐得到提高，对整理效果以及服务效率产生了巨大影响。基于此，欲使档案管理的服务质量得到提升，需要切实落实电子档案深度整理工作和文件级著录工作，下面对相关工作进行阐述了分析。

1电子档案文件级著录难点分析

1.1著录规则具有极强的系统性

目前，我国纸质档案著录标准较为完善，电子档案著录方面有所欠缺，为了更好的应对电子档案文件级著录工作，管理人员需要对著录规则系统性方面的要求进行明确，对相应的规则体系进行建设和完善。现阶段，电子档案著录工作中存在的问题也均是由规则体系的不完整所导致的。

1.2来源方面存在问题

对电子档案著录工作而言，文件背景信息及来源具有重要作用。来源背景、文档结构、内容格式、原文等内容均包含在电子档案的著录信息内，同时文件利用与查找的方法之间的关系也是其中的重要组成部分。如今，文档系统与背景信息一类的内容和电子档案产生较大的关联，甚至其本身也具有极其重要的地位，虽然大部分的电子文件可以简单的获取来源信息，但也存在一些电子文件的来源复杂(多个人或多个机构)，即使来源相同的文件也可能出现分散的情况。目前在电子档案著录体系中，关联信息、背景资料、生成者的著录工作还存在较高的重复性，对检索工具与著录文件进行重复操作时便会造成共享功能的浪费。

1.3在格式方面的项目设置复杂程度较高

电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。

2解决电子档案文件级问题的对策

2.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础

管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。

2.2明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展

管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确，同时制定出相应的多级著录规则，最终使规则趋于完整和完善。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。在对多级著录规范和标准进行明确时，需要对社会理论原则方面的内容进行考虑，对实际的工作情况进行考虑，最终形成特有的著录系统及结构，使其可以独立对著录问题进行处理，促进著录工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的细化分析

管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。管理人员需要对设备、资金以及人员方面进行合理调配，通过有效的管理手段对其进行管理，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。

主要参考文献：

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志,20xx(3).

[2]闵莉.探究档案数字化管理体系建设面临的困境及应对策略[J].卷宗,20xx(9).

[3]吴静华.浅谈我国社会保险档案的数字化管理[J].中小企业管理与科技,20xx(9).

档案数字化论文 篇5

1 数字化体育档案的相关性

在体育事业发展的管理过程中，其中有一项重要的任务是对体育档案信息以及相关的数据进行管理，这是体育能否进行健康管理的一项重要内容，并且当今社会网络技术越来越发达，人们在利用信息技术去进行相关管理的过程中产生了高效率，所以在体育事业也不断发展的过程中，我们在进行体育管理时也应该去利用数字化手段，这种数字化手段可以有效的去弥补传统的管理中出现的不足，从而使得现代的体育档案信息管理能够适应当今社会的发展现状，也就是使得体育信息保存能够适应现代社会对于档案信息的需求。而对于体育当今管理机构包括我国的体育机构和体育院校，所以这些机构应该对体育当管理的方式给予高度的重视，从而共同去努力，为体育方面的档案管理去建造一个信息高效管理的平台。但是目前数字化管理资源在我国体育资源管理的过程中并不是很完善，所以在进行当管理的过程中，我们应该去进行体育资源建设数字化加强，从而使得体育档案事业管理，能够达到预期的标准。

2 数字化体育档案管理有效的途径

在进行体育档案管理的过程中，我们需要采取有效的途径去进行数字化的体育档案管理，使得体育事业能够健康长稳的发展，并且管理效率得到提升。所以体育机构应该充分利用如今发展迅速的信息技术。

2.1 提高体育数字化管理的意识

思想决定行为，所以我们要想提高体育数字化管理的效率，就需要去提高体育数字化管理的意识。而近几年来，我国体育事业不断的快速发展，体育档案管理也已经受到广泛的关注，所以，相关体育机构在进行体育管理的过程中，应该去根据实际情况进行适当的数字化的管理，使得体育管理能够更加高效。当然这些所有管理工作的前提是管理人员要具有体育管理数字化的思想与意识。而实施体育当管理工作就是要将体育相关信息以及数据进行记录，例如运动员各种比赛的数据以及每次训练的情况，而这些重要的信息可以为后来运动员的训练去提供信息基础，使得他们在训练的过程中能够有针对性的去增强某一方面的能力，从而提升他们的综合能力。提升体育机构相关管理人员对于数字化管理的意识，就需要让他们去认识到该工作的重要性，使得他们在进行体育档案管理的时候能够按照要求去进行管理，并且能够充分的去运用数字化，使得数字化能够发挥它应该发挥的作用，而传统的档案管理并没有过高的去强调数字化的作用，所以在此情况下，要想将数字印技术去应到档案管理的工作中就需要档案管理人员去提升他们自身的素质，从而使他们能够具备相应的操作技能，以此来促进数字化体育档案管理的发展。

2.2 現代化技术应用于体育档案管理

随着经济的发展和科技的进步，我国已经进入了网络信息的时代，而在这个时代中，我们进行的许多管理工作都需要去与电子信息相结合，使得他们能够更加高效地去进行相关的管理工作。而在我国体育事业不断发展壮大的大背景下，体育信息以及数据的管理对于体育的发展有着十分重要的影响，所以对于传统的档案管理模式已经不再符合社会发展的潮流，我们需要根据现代的信息技术去重新设定体育当管理的方法。即利用数字化技术方便快捷的记录相关信息，利用计算机，去完成体育档案信息以及数据的共享，促进我国体育管理效率的提升。

2.3 形成特色的数字化体育档案库

在体育当管理的过程中，我们去实现数字化的体育管理的目的就是去为用户提供一个很好的信息服务系统，并且能够使得整个信息系统管理信息的效率得到提升。所以我们在利用数字化手段去进行体育信息的管理过程中，应该在此信息资源管理的平台上去建立相关的检索平台以及链接，使得我们在进行搜索相关的信息时能够快速准确的获得。而根据当代科学技术以及相关的机构所提供的服务，我们在利用数字化体育档案管理系统时要去对相关的信息进行分类、揭示、开发以及集成，并且根据该系统所处的一个宏观环境去进行特色的服务平台的设置，从而使得相关的管理工作能够高效率的完成。体育机构管理系统需要首先去对信息进行收集，并且将它们整合到数字化的平台上，以此来为大家去提供一个服务系统，使得需要者能够在很短的时间内去搜索到想要的信息。相关的特色服务对深度开发与利用档案信息资源具有重要的帮助，能够为用户提供有效的体育档案管理信息，方便期间所、获取信息。

3 结语

总之，社会在不断发展，科学技术也不断进步，我们在进行许多管理工作中都需要去利用数字化的手段进行高效的管理，体育管理也不例外，而且数字化的管理对于体育未来的发展有着不可忽视的作用，我们实行数字化的档案管理工作能够充分去利用现代科学技术的便捷进行体育档案管理工作，这种高效率的工作能够提升我国体育事业的综合能力，使得我国体育事业在快速发展的同时，让相关的信息资源得到分享。所以体育机构在进行体育管理工作中应该去随时跟着时代的脚步进行体育档案管理方法的创新，使得体育档案管理能够一直处在发展的前列，促进我国体育事业整体的发展。

参考文献

[1]王晓涛.数字化体育档案管理的有效途径[J].兰台世界，20xx，（1）：56-58.

[2]徐艳喆.数字化体育档案管理的实现路径探究[J].现代企业文化，20xx，（1）：46-52.

审计档案的数字化 篇6

审计业务电子档案（以下简称电子档案）是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为以下四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。1.审计项目资料的收集整理

一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料（模拟方式的照片、录音带、录像带等等），其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。

二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。2.审计业务资料的数字化

资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的ＯＣＲ识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。

一是ＯＣＲ文字图表识别。文字图表的ＯＣＲ识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的ＯＣＲ软件转化为计算机文档。

二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。

三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。3.资料整理编辑

一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的特色和电子（包括经过数字化的）资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定；其次，科学合理地组织相关资料；第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。

根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来；在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来；在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。

二是整理链接资料。

考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，Microsoft Word所形成的文档*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要转换成网页*.Htm格式。转换直接应用Word或 Excel中的“文件--另存为HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中进一步编辑。电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可；至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。4.刻录光盘

经过以上步骤，电子档案基本完成。但是，制作电子档案的目的是为了便于向上级审计机关报送和档案永久保存，必须要有合适的载体来存储。CD-R光盘标准存储空间为650M，可以读取万次以上，保存期长达百年，价廉物美、经久耐用、便于携带，最适合作为存储电子档案的载体。当然，为了保证刻录的性能和速度，降低刻录失败的风险，计算机软硬件配置应当尽可能高。

档案数字化 篇7

一、档案资源的数字化

档案资源的数字化, 就是把传统档案转换成计算机可读的数据, 并按数据库或文本的形式组织起来, 存贮在磁盘、光盘或磁带等记录介质中, 通过计算机直接检索和利用其中的信息资源。也就是说, 档案资源的数字化是随着计算机技术、数据库技术、网络技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它把不同载体、不同区域位置的信息资源以数字化形式贮存, 以计算机为载体相互连接, 以网络化方式进行传输, 以达到档案资源快捷利用和共享的目的。

实现档案数字化, 是从传统的档案管理工作向数字化档案管理工作的转化, 首先要根据本系统、本部门的具体情况, 建立健全一套较为完善的、以数字化档案的归纳收集、存储保管、查阅利用为主要内容的数字化档案工作体系。数字化档案的归纳收集主要通过文件和档案一体化方式, 由计算机技术及相关信息技术完成;存储保管采用数字存储器以及磁盘、光盘形式存储保管, 其存储和加工过程需要数字档案设备、系统安装及配置应用软件共同完成;数字化档案的查阅利用由计算机及其网络技术支撑, 这需要具备较好的计算机网络环境。其次要对传统的档案管理方法和制度进行完善, 根据数字化档案的特点和计算机网络的行业规则, 制订出一套新的、可操作的规章制度。

实现档案资源数字化, 有利于档案信息的充分利用, 有利于档案管理的自动化, 还带来了档案信息存储的海量化。档案资源数字化的一个最为显著的特征就是实现了档案信息的社会化。计算机网络阅档大大优于档案馆阅档, 社会各界和档案使用者可以不分时间、地点随机进入网络检索、查询, 从真正意义上体现了档案信息服务的社会化。

二、开发档案信息资源的内涵和意义

开发档案信息资源是指在档案管理过程中, 将档案资料通过加工处理, 应用数字化原理和计算机网络, 对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用, 以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行逻辑加工和处理是开发档案信息资源的基础工作, 它要求根据不同行业、不同专业的具体特点, 按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总。开发档案信息资源的对象主要是档案资源, 因此, 对档案资源的逻辑处理至关重要, 它关系到档案资源的合理配置和共享利用的程度, 同时也决定着能否实现档案信息化的既定目标。

档案信息化的目标是档案信息资源的有效开发和应用, 即档案信息资源的社会共享。档案信息资源的有效开发和利用是对传统档案管理工作的巨大改革。要加快档案信息化的步伐, 就要研究档案信息化的内涵及其发展规律, 要从理论上分析和探索实现信息化的途径和对档案事业发展的影响, 使档案信息化的实施更具有实际意义。

实现档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要内容之一, 在未来社会信息网络中将占重要位置。由于档案资源信息化可以形成多层次、多类别、跨行业、跨系统的档案信息源, 在统一的管理规则下, 可以将传统的档案管理和利用方式升华为网络传输和社会共享, 从而使档案这一不可再生资源得到重复、多方位的利用, 以实现档案的社会价值和经济价值, 创造出最佳的社会效益和经济效益。

实现档案信息化的有效途径之一就是要应用信息技术, 也就是说, 在档案资源加工方面应用数字化, 在档案信息传输方面应用网络化, 通过计算机技术、数据通信技术等现代化技术手段, 实现档案管理与应用在质的方面的飞跃。

三、档案数字化是开发档案信息资源的基础

开发档案信息资源的基础工作, 就是档案资源数字化工作。档案信息作为社会信息的重要组成部分, 必须满足社会日益增长的对档案资源的需求。要有效开发利用档案信息资源, 就必须搞好档案数字化工作。

(一) 档案数字化可有效助推开发档案信息资源, 为社会服务。

席卷全球的数字化浪潮, 把人们的生活与数字密切地联系起来。“全球数字化”将纷繁复杂的大千世界统一于单纯的数字之下, 使人们进一步领悟了事物发展“由简到繁、由繁到简”的道理。数字时代还使得传统的档案工作发生了深刻的变革, 档案数字化建设就是对纸质档案信息进行数字化转换, 基于计算机和高速信息网络技术, 将数字化档案信息纳入到一个新的信息服务机制中, 这既是进一步改变其馆藏档案结构的需要, 更是利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享和档案信息化建设的关键性环节。面对浩如烟海的档案馆藏文献, 要想达到档案信息资源最大限度的共享, 不依靠现代高科技的支持, 加速档案信息资源的数字化进程, 有效利用档案信息资源只能是纸上谈兵。档案馆保存的许多历史档案, 具有十分珍贵的保存价值和利用价值, 以原件直接提供利用会有损原件, 但若将其数字化后, 既可为利用者提供与原件具有同等效果和更为方便的利用方式, 又不会损害档案原件, 从而真正体现档案存史资政的功能和作用, 让尘封已久的历史档案重新作用于社会意识形态, 形成新的文化价值体现, 在借鉴已有文化成果基础上创造新的文化, 将档案文献的开发利用上升到一个全新的层次。

(二) 数字化可以开辟全新的档案信息资源利用网络。

网络时代的到来, 使人们通过上网就能获取所需要的信息资源。档案数字化是档案信息上网的前提条件。只有将各级各类档案馆的馆藏档案遵循共同的标准进行数字化处理, 再利用先进的网络技术, 将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源, 以网络化方式加以连接, 才能形成全新的档案信息资源网络。网上信息资源给传统的“馆藏”赋予了新的含义。它不仅囊括了所有档案机构以往形成的“小而全”的具有各自地方特色的馆藏体系, 而且通过网络, 借助各种信息系统提供的软件自动建成条目分明、各具特色的资源体系, 用户可以深入到档案文献的知识信息单元中, 按主题、关键词等系统提供的检索途径和方式进行跨行业、跨门类、跨地域的查询, 从而获得相关主题的图、文、声、像多元化的档案信息, 还可以利用电子商务订购所需的档案文献复制件及档案编研产品。因此, 数字化为档案信息资源利用开辟了新的天地。

(三) 档案信息数字化可以提高档案信息资源开发利用的准确性和时效性。

网络时代, 充斥的信息资源令人目不暇接、难辨真伪, 人们要用大量时间去选择信息。如何为公众提供准确的信息是网络时代面临的重要问题。档案信息本身具有原生性和唯一性, 使得档案资源的网络利用服务有了得天独厚的条件。这就迫使档案部门将档案数字化建设摆上了重要的地位。数字化建设要求各单位的文件处理人员将本单位形成的电子文件通过互联网发送到档案馆服务器上, 再通过系统软件处理后自动存放到档案信息数据库中, 以供利用。这样由传统的档案馆向形成机关征集档案的“被动收集”转化为成文机关的“主动录入”, 有力地保证了档案信息的准确性, 这也是实现馆藏信息资源共享的首要条件。同时, 档案信息的实时实地采集也保证了档案信息提供利用的时效性。传统的馆藏信息资源总是滞后的, 因为过去档案馆保存的最新档案也是各单位历年形成的文件材料, 当年形成的文件都保存在各单位形成者那里, 这样就制约了档案信息的及时提供利用。

(四) 档案数字化可以克服地域限制, 提供大范围服务。

档案信息的链接, 打破了地区和行业的限制, 构建出各种层次和级别的档案资源网络体系。网络不受时空限制, 全天候开放, 并能提供各种功能强大、灵活、实用的检索工具, 档案用户之间、档案馆室之间、档案用户与档案馆室之间的地理距离将会因网络连接而消失, 彼此之间的交流与合作变得更为频繁而快捷。如, 一种新技术、新产品的档案材料, 若还采取馆内妥善保存的传统做法, 那么随着时间的推移和技术的飞速进步, 它很可能会一钱不值。但实现档案资源共享后, 这种被动局面就会转变。

浅谈档案数字化 篇8

【关键词】档案数字化；积极；管理；挑战；战略

档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、发展档案数字化的必要性

首先，档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设资源的建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录象档案的数字化；二是电子文件归档和电子档案管理。

其次，档案数字化能有效地保护档案的原件。具体表现为：代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出微缩胶片供永存保存，这样可使这些档案资料在天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊蜕变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

再次，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路，数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管它当前的组织结构、组织管理模式还处于不成熟阶段，可其实现数字化则是必须的，要想国家前进，档案数字化是基本建设工程之一。

二、档案数字化的优势与缺陷

（一）档案数字化的优势

1.有利于部门立卷制度的落实

部门立卷是个老生常谈的问题，但至今档案室代替部门立卷现象依然很普遍，个别立卷单位一年中分几次送一些零散材料给档案室由档案员代替立卷。但也存在一个问题：及档案管理员对该部门的工作未了解，无法断定材料是否齐全完整，从而影响归档案卷的质量。

2.档案管理不受时间和工作环境的限制，大大提高办公效率

传统管理模式不论是管理还是利用都只能安排在上班时间内进行。工作环境是由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成。实现档案数字化管理后，传统的办公用具消失了，取而代之的以单位网、计算机系统、电脑工作台为主要办公工具。企业各部门形成大量的电子文件，存储于硬盘中，与实物载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同的介质之中，利用者只有获得允许，就可以随时随地调出查阅的档案信息。

档案管理效率也大大提高，立卷部门只要平时将本部门的文件材料输入计算机，年终将归档材料送交档案室，档案管理员通过网络系统直接自动立卷、编目，并打印出移交目录、卷内目录、全引目录等，整个操作过程简单便捷。

3.档案数字化管理提高档案内容信息的开发

传统管理模式对档案进行分类顺序整理，只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用。实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现同一事件的若干历史性的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求。

（二）档案数字化的缺陷

1.电子文件档案的不安全因素，影响长期保存

电子文件档案具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点。但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息业可以更改，者些都使电子文件档案的原始凭证性辨别变得更困难。

2.电子文件档案的存储受载体制约性强

电子文件档案存储对软硬件设备的依赖性很强。现有计算机存储设备虽然容量很大，但面对呈几何级数发展的电子文件总有穷尽的时候。

由于应用软件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期电子文件也有应用软件不兼容问题。文件形成部门为存储档案投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件。

电子文件不能像纸质文件直接读取，数据易丢失、病毒侵害等不安全隐患的存在，都给电子文档的安全保管和长期保管带来很大的威胁。

3.档案“双套制”保存，造成资源浪费

档案“双套制”保存是将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单位实行办公自动化系统，各部门文件资料在网上传递、承办，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费。

4.办公自动化与档案管理系统不兼容

有些单位内各部门应用的管理软件都不相同，都使按照各自部门的特点开发及使用。而现代化档案信息管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。

5.数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍

虽然档案信息管理系统推进多时，但很多单位没有对这个强大的信息提高利用意识，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工完成。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的资料宝库。数字化档案利用率得不到提高，计算机网络在整个管理过程中的应用仅限于文字的录入。编辑和打印工作，不仅消耗了人力物力，而且使电子档案没有得到合理的开发和利用，造成双重浪费。

三、档案数字化的发展策略

（一）加强系统工程建设，实现信息共享

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各部门日常工作每天要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的查询系统，通过触屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对企业中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，建议在纸质文件与电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全有序展开。

（三）提高管理水平，注重人才培养

随着当今世界信息爆炸式的增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化办公设施为依托的技术密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握：另一方面，要根据利用者要求提供大量的数据库信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件的管理知识，提高电子文件保密管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高档案数字化管理水平。

参考文献：

[1]谢方.音像档案数字化研究与实践[M].中国广播电视出版社，2010.

[2]龚丽瑛.企业档案数字化研究文献综述[J].办公自动化，2012（16）.