关于知识管理背景下的企业档案管理

一、传统企业档案管理模式面临的挑战

在市场经济多元化的今天, 档案作为重要的信息资源, 对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史, 还要服务现实, 企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业, 企业档案工作备受冷落, 大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索, 传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求, 远没有实现真正的档案信息化, 只有转变观念, 改革传统档案管理模式, 认识进行档案信息化建设的必要性, 才能使档案管理工作走出困境, 发挥档案应有的作用。

企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足, 重视支持不够:许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减, 档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善, 档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足, 影响正常工作的开展, 档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员, 档案机构在企业组织体系中地位下降, 严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性, 致使大量管理人才的流失, 而且也制约了企业档案工作的开展。

企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展, 许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件, 采取回避措施, 传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展, 固守传统的档案实体管理模式, 导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。

企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并, 由于一些档案材料分散保管于各部门, 零散地分布在机构成员手中, 无法相互借鉴, 没有一个机构来集中统一的管理本业的档案, 由于产权关系不明确, 导致工作效率低下, 工作失误增多。在有的企业中由于管理不严, 导致档案材料被盗, 如果企业档案部门不进行根本性的变革, 企业“记忆”面临着丢失的危险, 就难以适应现代企业发展的要求。

二、知识管理与企业档案管理

知识管理是一个新的概念和事物, 随着知识经济的发展, 知识管理研究也兴起一股热潮, 知识管理的对象是知识, 管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力, 而综合企业内部和的各种信息、知识, 并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用, 并通过建立知识共享机制, 鼓励知识创新, 实现知识的增值;利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下, 增强企业组织对环境的适应能力, 企业的发展不再受到资金和自然资源的限制, 知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用, 知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵, 可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享, 运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中, 知识管理将为企业创新增添动力, 要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识, 实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识, 企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势, 最终实现成本最小, 而收益最大。

企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录, 企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体, 企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况, 隐性知识是企业知识资源的核心组成部分, 而企业档案就认识、经验教训的总结, 积累了大量的企业显性知识;企业档案有助于实现企业知识共享, 知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用, 所掌握, 知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种:语言和书面, 书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大, 价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权;企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果, 是在市场经济和科学技术发展下的必然产物, 是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者, 当发生知识产权纠纷时, 企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索, 企业档案为企业员工培训提供教材, 当企业组织结构庞大、员工人数众多时, 知识管理系统记录了与企业相关的内容, 企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业, 学习并遵守公司的各项规章制;企业档案反映企业文化, 企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中, 知识管理不仅是一项重要的管理活动, 更是一种管理理念, 企业档案不仅具备知识特征, 还是企业一种重要的知识资源, 已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。

知识管理是企业档案工作创新的方向, 知识管理是知识经济时代的要求, 知识管理顺应了知识经济时代的要求, 知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中, 知识产品的生产居于主导地位, 作为知识经济时代的管理模式, 其对企业档案工作创新的意义有:知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力, 知识管理的出发点是知识是企业的战略资源, 知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值, 促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的, 促使人们重新思考企业档案管理的基本活动, 以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作, 企业档案管理从传统的手工操作方式走出来, 通过挖掘企业档案的知识价值, 采用先进的信息技术, 为企业创造价值, 提升企业核心竞争力。

知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能, 强化对档案知识的开发利用, 实施档案管理的智能化服务, 应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分, 档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者;知识管理要求企业完善和优化馆藏, 档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中, 完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点, 利用档案馆丰富的数字化资源, 重要手段则是数字化档案馆的建设, 运用先进的信息技术与手段, 文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容;知识管理要求企业提高档案管理技术, 对档案管理来说, 更依靠上数据, 电子商务等现代信息技术在企业中的应用, 档案信息化离不开企业信息化, 对档案信息资源的深入开发, 必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度, 纳入企业整体信息化建设之中;知识管理要求档案知识实现智能化服务, 实现档案知识智能化服务, 可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现;知识管理要求档案工作者提高素质, 知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质, 档案知识管理的关键因素是人才, 掌握现代企业管理知识, 要具备一定的信息分析和处理能力, 以此提高档案的管理水平。

三、知识管理背景下构建企业档案管理模式

面对机遇和挑战, 档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务, 才能促进档案事业的快速发展, 发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识, 符合档案知识管理的规律, 因此企业档案实施知识管理是自身的要求;企业档案实施知识管理是现实的要求, 通过大家参与达成共识的知识资源优化处理, 解决了过去“按档案方法分类, 不切实际”的问题, 避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式;企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求, 知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。

构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变, 使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化, 按信息管理方式分类保存, 以供搜索和查询, 按知识资源结构进行管理, 即归类沉淀, 对将来的知识型文档, 设计、设立标准模板;实现知识资源支持领导决策, 要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程, 设计、设立订阅机制, 委托专业人员或专家收集知识或信息资料;知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库, 配备相关知识的文件类到关联知识库中, 设立员工自学考试内容;知识资源及时支持员工工作, 要了解分析各项业务、事务工作, 内容及过程, 按业务、事务过程环节及环节内作业程序;知识资源管理制度化, 用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络, 用信息来实现, 在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。

档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系, 推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究, 它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究;制定实施目标, 明确实施要素, 建立保障系统, 实施要素是方案的主体部分, 需要建立包括档案知识资源管理体制。

企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件, 一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证, 网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否发布在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程, 所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素, 此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。

因此要转变观念, 创新工作方法, 推进档案数字化建设, 强化队伍建设, 提高档案管理人员素质, 统筹协作, 共同促进档案知识资源管理的发展。

摘要：随着市场经济的飞速发展, 知识和信息更加重要。在当前形势下, 企业档案是为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录, 标准化、科学化的企业档案管理, 更是一种基础性信息资源, 对于企业发展的意义更是不言而喻的, 在企业管理等各方面发挥显现着应有的重要作用。

关键词：标准化,科学化,企业管理,档案

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