承德高校档案管理存在的问题和对策

中共河北省委办公厅冀办发[2015]第24号文《关于加强和改进新形式下全省档案工作的意见》, 为我省档案管理工作明确了新标准、指明了新方向。近年来, 随着各单位人事档案改版升级、消防工程验收以及一些法律纠纷问题的出现, 各级领导越来越认识到档案工作的重要性, 把档案工作放在全局工作的重要战略地位。在这种大背景下, 积极探索高校档案管理工作就显得更加重要。

一、承德高校档案管理情况

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和省市档案局档案工作规范管理达标升级的有关文件要求, 承德各高校档案管理工作得到了长足的发展, 承德公办本科和高职高专院校共6所, 其中4所已升级达标到AA级管理水平。各学校档案管理正在由单人管理逐步走向以学校档案室为中心, 各部门指定专人负责成为兼职档案管理人员, 全面覆盖的档案工作网格局, 与此同时逐步提高档案数字化工作进程。但通过问卷调查和实地考察, 承德高校档案管理主要存在以下几方面的问题:

(一) 档案领导体制不合理。根据教育部和国家档案局制定的《高校档案管理办法》规定, 建校历史在50年以上, 全日制在校生规模在1万人以上, 已集中保管的档案、资料在3万卷 (长度300延长米以上) , 具备上述条件之一的高校应当设立档案馆, 设馆长1名, 根据需要可设副馆长1至2名。承德共有6所高校, 其中承德医学院、河北民族师范学院、承德石油高等专科学校在校生均在1万人以上, 河北旅游职业学院、承德护理职业学院、承德技师学院建校历史在50年以上。按照相关文件规定都应设有档案馆或综合档案室, 并配备相应领导和工作人员。而承德6所高校只有承德医学院建有综合档案室, 其它各高校都没有综合档案室, 而是隶属于学院办公室, 有的学校没有专职档案管理人员。领导体制不合理、专业人员缺乏、专项资金缺乏等, 都严重制约承德高校档案事业的发展。

(二) 档案管理遭遇库房、设备、资金和人才的瓶颈。档案管理要达到科学、规范、齐全、完整需要具备四个方面的条件, 即标准的库房、先进的设备、充足的资金和专业的人才, 而承德各高校档案管理恰遇这四个方面的瓶颈。

1.库房。按照学校规模和库存档案数量, 要建立现代化、标准化的综合档案库房, 能容纳学校形成的各类档案。而目前承德多数高校档案库房面积不达标, 不能集中统一保管学校形成的各类档案, 多数学校的教学、基建档案都分别存放于相关科室, 这种存放档案的方法不便于档案的统一整理和保存, 也影响档案的齐全和完整性。

2.设备。按照《档案馆建设标准》 (建标103—2008) 要求, 档案室应当配置密集架、电脑、打印机、照相机、扫描仪、恒温、恒湿、防火、防渍、防有害物等必要设施, 存放涉密档案的专门库房。通过问卷调查和走访, 目前承德各高校均没有按要求配齐相关设备, 这就严重制约档案信息化发展的进程, 影响档案保存寿命。

3.资金。档案工作在学校各项工作中列不上议事日程, 学校每年除了升级达标外档案专项经费非常有限, 资金不足影响档案管理的规范化。

4.人才瓶颈。经过调查, 承德各高校档案管理人员均没有科班出身, 而且学历偏低, 相对专业教师或其它系列, 档案人员职称偏低或者没有本专业系列职称。

(三) 档案工作宣传利用方面欠缺。目前, 承德各高校档案宣传和开发利用工作欠缺, 基本上是处于有来查档就提供的状态, 很少主动宣传、配合中心工作主动提供利用。

二、提高承德高校档案管理的对策

(一) 完善领导体制和工作机制。档案主管部门严格按照教育部和国家档案局制定的《高校档案管理办法》的规定, 凡是在校生和库存档案达到相应规模的必须设立档案馆或综合档案室, 并配备相应的负责人和专职工作人员。档案管理部门根据工作需要指定各部门专人为兼职档案员, 并定期进行业务培训, 形成横向到边, 纵向到底全面覆盖的档案工作网络格局, 使部门档案管理更加规范合理, 学院综合档案室档案齐全完整, 服务水平不断提高。

(二) 加大档案工作投入力度, 引进高层次水平人才。人力资本是档案管理的灵魂, 学校档案工作人员的素质和水平更是直接影响着档案工作的质量。因此, 要想实现档案工作的高水平管理, 就必须引进高学历、高层次档案专业, 具有扎实的专业知识和现代化管理方法的人员。同时还要配备标准化的档案室、现代化的装具、“七防”设施以及相关设备, 以提高档案管理水平, 延长档案保存寿命。

(三) 加大宣传、开发利用, 提升档案工作的影响力。学校档案室长期处于封闭、半封闭的工作状态, 基本上停留在有来查档的就提供利用, “皇帝女儿不愁嫁”“酒香不怕巷子深”的被动工作状态, 档案工作很难引起领导和部门的重视。因此, 我们要转变观念, 加强档案宣传工作, 如定期发布一些档案工作简报、信息等;建立档案工作网站, 一些不保密的档案信息可以挂在网上, 便于大家利用;围绕学院中心工作以及各阶段工作重点, 开发现有档案资源, 提供给领导和各部门使用, 这样既能达到档案多角度开发利用, 又能达到宣传档案的作用。

(四) 坚持依法治档, 促进档案工作有序发展。档案规范化管理, 离不开档案法制化、规范化建设, 因此, 要根据单位档案形成特点制定科学、规范的档案管理制度。还要利用各种机会加大《档案法》的宣传力度, 扩大宣传范围, 提高广大教职工的档案法制观念和法制意识, 坚持普法和依法治档相结合, 确保各类档案安全管理和有效利用相结合。

(五) 多角度提供利用, 彰显档案的信息参考作用。近来年, 随着网络和计算机技术的迅速发展以及办公自动化的广泛应用, 提供档案利用渠道也越来越宽泛。各学校可以建设档案局域网, 把不涉密的档案信息传上去, 方便领导和各部门利用;对于学生学历等信息可以设置专用软件, 只要输入身份证号就可以查阅本人信息;可以提供QQ在线查询、微信查询、电话热线查询等, 既能提高档案利用率和查询效率, 又能节省查档者的时间和费用, 还能扩大档案工作的影响力。

(六) 加强顶层设计, 统一规划实施。目前, 承德各高校档案多数以纸质档案为主, 只有本单位形成的公文等档案有电子版, 档案目录实现电子检索, 即便如此, 档案工作的效率也有明显提高。因此, 目前高校档案工作的重点是加速纸质档案向电子档案的转变, 加速电子档案接收工作, 要达到这一目的, 就必须加强顶层设计, 统一规划实施。由学校档案室配备相应多媒体设备, 把所有库存档案全部录入计算机, 本单位档案材料进行电子版接收。并统一协调各归档部门, 避免组织、人事、科研、学生、财务等部门各自为政, 整个系统内各部门的软件开发应由同一家软件公司实施。在公共数据采集和管理方面, 由档案室统一负责并通过将数据录入中心数据库供系统内各部门共享使用。涉及到本部门数据由本部门负责, 将所有档案信息真正整合管理起来, 形成档案的网络化管理, 满足查档者对档案信息“广、快、精、准”的要求。

总之, 高校档案管理要适应教育教学改革和学校发展的需要, 从领导重视、机构合理、制度健全、保障有力、人员专业等方面入手, 加强顶层设计、统一规划实施才能促进承德各高校档案工作朝着标准化、现代化、信息化方向发展, 把死的档案变成活的信息, 才能“广、快、精、准”地为广大教职工服务。

摘要：在中共河北省委《关于加强和改进新形式下全省档案工作意见》指导下, 承德各高校档案工作得到了长足的发展, 并取得了一定的成绩。但也存在着领导体制、资金、设备、人才等诸多问题, 只有破解这些制约档案工作发展的难题, 才能真正促进档案工作朝着标准化、信息化、现代化方向发展。

关键词：档案工作,问题,对策

参考文献

[1] 王静霞.档案信息化建设现状、问题及对策.档案天地, 2014 (01) :48-49.

[2] 王金翠.谈谈如何加强机关档案工作.档案天地, 2008 (11) :57-59.