加强建设工程档案管理工作的思考

随着我国建设行业的快速发展, 人们对建设工程的质量也提出了更高的要求。建设工程质量直接关系到建设企业的经济效益及人们的生命财产安全, 而工程档案管理工作与工程质量之间具有密切的关系, 加强工程档案管理工作对促进建设工程质量的提高具有十分重要的意义。因此, 如何加强建设工程档案管理工作成为当前建设企业面临的重要问题。

一、工程档案建设的作用分析

在建设工程中, 工程档案占有十分重要的作用, 它能够将工程质量直接反映出来。

通常情况下, 建设工程质量能够通过工程档案的建立直接反映出来, 除了理解其字面意思之外, 我们还要从更深层次对其进行理解。有多数工序在工程建设过程中属于隐蔽工程, 通常这种类型的工程在竣工之后我们是看不到的, 很难对其进行检测。如果想对其进行相应的了解, 也只能够借助掩盖之前的图纸、录像、照片以及各种现场记录。站在现代管理科学的角度对其进行分析可知, 建设工程质量的重要组成部分也包括了建设工程档案质量。如果一个工程档案质量较高, 这也就充分说明了该工程进行了规范管理, 工作人员均具有较高素质, 并且还具有较高的工程管理质量。

通常情况下, 建设工程档案出现在工程建设之前, 建设工程项目进行审批、决策以及确立这一过程中的真实记录称之为建设工程立项文件。例如, 在进行招标、投标、设计项目概要、编制项目预算的过程中, 其重要的参考依据均为建设工程立项文件。但是在招标、投标、设计项目概要、编制项目预算等一系列过程中出现的文件材料优势进行详细设计。勘察测量项目的重要依据。换句话说, 在建设工程项目之前, 就已经形成了大量资料。如果在一个建设工程中将文件积累这一重要过程去除掉, 那么这一建设工程是很难形成的。在施工的具体过程中, 具体施工进程和文件材料产生之间也存在密切相关性。

现阶段, 随着社会的不断进步与发展, 科学管理思潮也在很大程度上获得发展, 建筑项目的实施也越来越广泛, 这就要求建设工程必须拥有更高质量。尤其是在精细化管理与量化分析盛行时期, 这就要求建设工程建立起一套科学合理的精确评价体系。如果我们对建设工程管理模式有着严格要求, 特别注重图纸与数据的精确分析, 那么我们就会自然摒弃感觉经验模式。在这种新模式下, 我们不仅会注重工程现场, 而且会将工程档案的建设作为重要基础, 并且在此过程中对其进行量化统计分析, 最后再对其进行综合性的评价。换句话说, 建设工程质量是可以直接通过建设工程档案反映的, 所以应该对工程质量采用建设工程档案进行全面性评价。

二、完善工程档案管理工作

工程项目管理的质量控制在城市建设工程中主要通过施工现场和施工组织质量控制表现, 需要对制度、材料、方法以及人员这几个方面进行全面考虑。

(一) 制度。通过对国务院第279号令《建设工程质量管理条例》中的相关内容进行分析可知, 第一次站在国家法规的高度, 在建设工程质量控制体系中纳入了建设工程档案管理, 强制性规定了建设工程的法律责任、报送移交程序、质量要求以及相关内容, 《建设工程质量管理条例》属于推动我国城建档案工作发展的一部重要法规。

(二) 方法。档案员要对记录施工方法、流程以及创新工艺的工程文件进行严格保管, 确保其完整性与准确性。

(三) 材料。建设工程质量保证资料的主体包括建筑材料使用说明书、出厂合格证以及检测报告等资料。所以在对档案进行编制的过程中, 档案员要对其进行认真检查与核对, 做好各方面工作, 以此来确保工程质量和工程方案相符合。

(四) 人员。在工程建设中, 建设工程档案工作人员, 也就是所说的资料员具有十分重要的作用。通常情况下, 工程档案管理在早期建设工程项目中没有得到充分重视。现阶段, 随着工程档案管理工作的不断发展, 工程档案管理在早期建设工程项目中的重要性也慢慢凸现出来, 对档案管理人员的要求也越来越高, 需要其拥有相应的资格证才能上岗。每年在市政建设类工程项目开动之前, 市政工程建设处都会起到良好的带头作用, 市政建设档案由不同业务科室派出专业人员进行工程档案业务培训。除此之外, 将《档案 (资料) 员合格证》发布到网上, 有利于相关人员进行及时的核对与查询。其次, 还要求每一个建设工程项目的工程资料编制工作均要由持有《档案 (资料) 员合格证》的专职人员进行, 在工程完全竣工之后, 需要进行档案专项验收申报之后, 才能够验收申报过的建设工程项目。

三、提高建设工程质量

对城建方案馆近期的实际业务工作经验进行科学总结, 并且和工程质量监督部门进行积极主动的协调, 进而建立起一套科学完善的城建档案综合管理系统, 并对其它发达城市先进的档案管理经验进行大力借鉴。

在施工合同签署的过程中, 首先要对建设方关于工程档案建设的相关要求进行明确, 在合同中明确相关责任, 要求承建方对专门档案管理人员和相关领导进行明确, 并且终身负责工程资料, 将其档案管理的责任意识提高。实施方法包括:首先要抓好工程建设源头, 在进行工程项目规划审批与报建的过程中, 就要和建设单位将工程档案移交报送责任书签署好, 通过这样的方式来确保管理方与建设方均了解工程建设的相关信息, 同步管理建设工程档案质量及相关内容。其次, 要有专人负责工程档案, 并且要对其进行全程跟踪以及科学合理的业务指导, 如果在此过程中发现了问题, 就要对其进行及时性的整改。最后, 在快竣工之前, 要预验收工程档案, 合格之后才能够对工程项目竣工进行验收。这一系列措施和建设行政职能进行充分融合, 并且能够工程档案编制与收集的系统性、真实性、原始性, 最终提高建设工程质量。

要对管理工作细节之处加强重视, 可以采用跟踪服务或者预约服务的方式, 谨防资料员在没有做好充分准备的情况下对业务进行重复办理, 进而将工作效率提高。通过反复多次的大厅柜台复检业务办理以及现场工程档案业务集中指导, 能够形成一个工程档案业务指导日志, 并且具有较强的条理性。

在进行建设工程档案业务指导的具体实践过程中, 存在着施工单位的实际活动与相关文件不吻合的情况。这就需要我们及时整改出现的这些问题, 进而对工程档案的真实性进行有效保证, 促使工程质量管理中工程档案管理能够发挥出有效的作用。

四、结语

综上所述, 在建设工程中, 工程档案管理属于一个十分重要的组成部分, 并且工程档案管理工作和工程质量之间的关系具有高度紧密性。为了有效确保工程质量, 就必须加强工程档案管理。所以, 在建设过程中, 档案管理人员要树立起管理意识, 提高责任感, 对建设工程质量管理中的相关教训和经验及时进行总结, 提高档案管理水平, 最终达到提高建设工程质量的目的。

摘要：工程档案管理与建设工程的质量具有密切的关系, 本文对建设工程的档案管理工作展开了研究, 分析了工程档案对促进建设工程质量提高的作用, 详细介绍了加强工程档案管理、促进建设工程质量提高的措施, 为建设工程档案管理工作的开展提供了参考。

关键词：建设工程,工程档案,管理,工程质量

参考文献

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[2] 曹珍珍, 张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市.2016 (05) .