高校教学档案是学校教学管理、教学实践和教育研究活动中直接形成的具有利用价值的文字、图表、声像、光盘等不同载体的教学和管理资料的总称。它全面详实的记录了学校的办学指导思想、师资队伍建设、教学管理与教学效果等原始内容, 对教学与研究、教学手段和方法改进、教学计划的制定和实施, 都是不可缺少的珍贵资料。
高校教学档案的内容十分丰富, 主要包括四大类:教师业务档案、学生学习档案、教学运行档案和教学管理文件档案。
(1) 教师业务档案:是指教师的学历、学位、职称、奖惩情况、科研成果、学术交流、任教课程等内容, 反映高校教学水平和学术水平。
(2) 学生学习档案:主要包括期末考试试卷及成绩, 四六级考试、全国计算机等级考试成绩, 转学、转专业情况表, 留级、休学、复学情况登记表, 毕业生的毕业设计、毕业论文等。这些材料是学生学习过程的真实反映, 反映着高校教学质量和学生掌握专业文化知识的情况。
(3) 教学运行档案:它是学院教学档案中最重要的组成部分。主要包括:课堂教学环节和实践教学环节。课堂教学环节是指学院及各系部有关教学工作会议记录、教师授课计划表、教师日志、教师教案、教师听课记录、教学督导检查记录等。实践教学环节是指学生生产实习、社会实践、课程设计、以及学院制定的教学仪器管理制度、多媒体使用制度与外单位签定的生产实习、见习协议等等。
(4) 教学管理文件档案:包括上级教育主管部门及学院下发的有关教学方面的文件, 以及本部门贯彻上级文件形成的有关规定、请示、报告、总结、奖惩材料。各种日常教学工作安排通知等。这些材料体现了高校教学管理如何“管”的内容。
(1) 教学档案是进行教学改革的重要依据。在教学改革探索中, 通过对学生、教师档案的分析、研究, 了解教学现状和学生特点, 在此基础上探讨教学改革的新模式, 提高教学实践和管理质量, 建立合理的师资队伍制定当前与长远的发展计划具有重要的参考价值和借鉴作用。
(2) 教学档案是信息交流和传递的工具。在教学实践和管理活动中, 不断地产生新的教学材料和管理办法成为教学档案。随着教学档案的现代化管理手段的应用, 这不仅是本校的教学实践和管理工作的信息资源, 也可以在高校间相互交流和学习。
(1) 轻视教学档案材料的管理和收集工作。教学档案产生于教学管理第一线, 而有的学校或系部只重视教学中心工作, 对于教学实践中形成的档案材料缺乏认识, 建档制度不健全, 有的系部甚至没有配备专职档案人员, 加上人员更换频繁, 又缺乏专业培训导致对教学档案管理不熟悉, 档案材料未归档、漏归档、乱归档现象普遍, 一些宝贵的原始资料没有保留, 被人为的忽视而遗失或损毁, 导致教学档案材料不齐全、不完整, 给学校的后续工作带来很大困难。
(2) 教学档案材料整理不规范。教学档案的收集与整理带有随意性, 归档范围不明确, 整理工作不能按照《高等学校档案实体分类》要求实施。重红头文件收集忽视自身教学材料的收集;重已编资料的收集, 忽视原始文稿和教学经验的收集;重视文件的储存, 忽视开发利用。
(3) 教学档案管理效率低。由于教学档案管理工作起步较晚, 制度不健全, 教学管理没有一套完整的制度保证。新时期高等教育越来越呈现信息化、网络化的态势, 许多高等院校在教育部教学水平评估影响下, 开展了诸多的教学管理改革, 启用教务网络办公系统, 而应直接反映学校教学工作本身的教学档案管理并没有与时俱进的变化, 仍停留在手工管理阶段, 手段落后效率低, 严重制约了高校档案信息资源的整合与共享, 给教学材料的查找、利用和长期保存造成极大地困难。
(1) 建立科学规范的教学档案管理体系。教学档案工作实行统一领导、分级管理, 建立符合本院实际的院、系两级教学档案管理体制。教学档案管理是教学管理的重要组成部分, 学院必须将它纳入教学管理制度及其各级教学管理人员的岗位责任制中, 作为考核教学质量和管理水平的标准。同时系教学管理部门要把教学档案作为教学管理的一项内容, 与院档案管理部门共同做好业务指导与监督检查。
(2) 努力提高教学档案管理人员的思想素质和业务素质。档案工作质量的好坏在很大程度上取决于档案管理人员的素质高低。由于档案工作是服务性工作, 它在现实中的作用, 往往因为它的潜在性不能马上为人们了解, 这就要求教学档案工作者要有踏踏实实的奉献精神。教学档案具有专业性、分散性、周期性、成套性以及多样性等特点, 这就要求教学档案管理人员具备较深的档案管理专业知识, 较强的档案价值鉴定能力和管理技术。要保证教学档案管理工作的质量, 各级领导应创造条件, 组织他们学习档案管理基础理论和有关政策条例, 提高理论水平和管理能力, 掌握相关的现代化管理的理论、技术和方法, 以更好地做好教学档案的管理工作。
(3) 建立教学档案预立卷工作机制。教学档案的预立卷是指有关责任人按照相关规定, 把分散在教师和管理人员手中的教学材料及管理材料运用例行的接受和专门的收集方法收集后, 存放在预先分类设置的文件夹中, 以备正式立卷归档使用, 这是做好档案工作的基础。凡是学院各项教学活动中形成的具有保存价值的文件和资料, 均应作为教学档案归档范围, 并在操作中坚持“谁经手、谁负责, 谁主办、谁预立卷”的原则。重视教学档案预立卷的基础工作将会使档案管理收到事半功倍的效果。
(4) 开发教学档案信息资源, 加快教学档案现代化步伐。教学档案为制定教学计划提供依据, 为教学研究提供素材, 为学生学习提供支持和服务。因此, 教学档案管理者要增强主动服务意识, 实施档案信息化, 充分利用网络信息管理优势, 实现教学档案信息的资源共享。例如, 以教学档案中一些优秀的教改成果、典型教案、备课笔记、专业课程试题库、学生档案信息等为元素, 建立档案信息资源数据库;并在条件成熟后建立网上档案馆, 实现档案信息的网上传输、管理和利用。教学档案管理的现代化将更便于全院师生上网查询, 大大提高了档案的利用率, 实现了资源共享和档案的使用价值, 进而促进了高校的教学管理工作登上新的台阶。
摘要：教学档案是在教学管理和教学实践中形成的具有考查利用价值的各种资料的总称。它是教学工作的原始记录, 对改进教学工作提高教学质量, 起着至关重要的作用。应高度重视教学档案管理工作, 建立科学规范的教学档案管理体系, 提高管理人员的业务素质, 建立教学档案预立卷机制, 开发教学档案信息资源, 加快教学档案现代化步伐。
关键词：高校,教学档案,管理
[1] 宋力.高校院 (系部) 教学档案工作的思考[J].科技创新导报, 2009 (3) .
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[3] 姜燕.加强高校院系教学档案管理的思考[J].吉林省经济管理干部学院学报, 2009 (5) .
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