习近平总书记指出, “档案工作是一项非常重要的工作, 经验得以总结, 规律得以认识, 历史得以延续, 各项事业得以发展, 都离不开档案, 在全面建设小康社会进程中, 档案工作显得越来越重要”。2013年, 国家档案局决定把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。中职学校的档案是在校务管理中形成的对学校和社会有利用价值的各种不同载体的原始记载, 是从事教学活动、课题研究、学校管理、国家级示范性职业学校建设评估等必不可少的资料。如今, 各中职学校档案的内容更加丰富和多样化, 在新的形势下开展档案管理工作, 对档案管理专业技术人员是一个全新的挑战。如何有效提高中职学校档案管理专业技术人员的综合素质, 已成为业内普遍关注的问题。
1) 政治素质有待提高, 责任意识相对淡薄。部分中职学校档案管理专业技术人员对档案管理认识不够或不够全面, 更有极少数人员政治素质不高, 法律意识淡薄, 责任心不强, 由此造成在档案管理工作中有泄密现象的发生, 影响其所在的中职学校档案管理工作的正常开展。再加上相当一部分学校领导者轻视《档案法》的学习, 没有认识到档案管理在学校发展中的重要性, 没有考虑档案的利用价值, 认为学校的核心工作是教育教学, 档案管理工作只是保管性质的工作。
2) 档案管理专业技术人员稀缺, 在岗人员流动性大。由于人员编制、经费等原因, 专职档案管理人员是凤毛麟角, 档案管理人员多数身兼数职, 工作上难以周全兼顾, 从客观上就影响了档案管理工作的正常开展, 使档案工作处于管理盲区, 从而使各部门的档案管理工作难以均衡健康发展。
3) 档案管理专业技术人员年龄结构不合理, 工作中缺乏创新, 观念墨守陈规, 档案开发利用不够。
当今中职学校的发展, 档案管理工作已不仅局限于档案的收集、保管、查阅和利用基本功能, 还有校务及培训信息查询、中职学校历史文明风貌展示和学科交流等功能。因此, 中职学校档案管理专业技术人员既要掌握档案管理的相关知识和使用与维护新设备, 同时要具有较强的工作协调能力。而现实状况是中职学校的档案管理专业技术人员平均年龄较大, 没有形成新老交替的格局;档案管理工作常常是墨守陈规, 往往只是停留在收发、查找、保管的阶段;普遍缺少现代化管理的基本知识, 掌握不了现代化设备的操作技能, 发挥不了现代化设备的作用;普遍采用传统的人工检索和人工管理的管理模式, 档案管理工作大多还停留在档案管理工作的初级阶段。
(1) 加强政治理论学习。用习近平总书记的治国理政新理念和新思想指导中职学校的档案管理工作, 确保中职学校档案管理专业技术人员有坚定的政治方向和严格的工作纪律, 增强档案管理意识, 推动档案管理规范。
(2) 建立一套科学规范化的中职学校档案管理工作制度。从完善档案的收集、鉴别、归档、保管、利用、保密制度做起, 使档案的收集和归档工作真正做到规范化, 从而带动每位教职工也按照《档案法》的要求将个人手中有保存价值的文件和材料等及时归档, 形成档案管理工作的良性循环, 便于档案的集中保管和利用。
(1) 在中职学校实行档案管理持证上岗制度。持证上岗制度就是要规定中职学校档案管理从业人员必须取得相应的管理资格。一是可以强化档案专业基础教育, 培养具备基本专业素质的人才, 稳定和提高档案管理人才队伍的基本专业水平;二是可以有效减少档案管理人员的流失, 只有稳定了档案管理人才队伍, 才有可能建成高素质的档案管理人才队伍。
(2) 发挥中职学校档案管理专业技术人员的创新主体作用, 加强档案管理队伍建设。一是转变观念。改变“仓库保管员”的形象, 让档案在中职学校发展的道路上提供有用的数据支持。二是有过硬的档案管理技能。有扎实的业务功底和服务意识, 适应新的社会环境, 善于提出新办法和新思路来解决新问题, 掌握各类不同载体档案的管理方法。三是拓宽视野。新的领域不断形成和发展, 对档案管理工作既是机遇, 也是新的挑战, 要运用档案管理学科的新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。
(1) 进一步健全中职学校档案管理教育培训监管机制, 加大档案教育培训力度。建立与相关单位的联系, 多渠道开展档案管理专业技术人员的继续教育, 对档案专业技术人员接受继续教育情况进行登记考核, 督促完成规定的继续教育任务;并把档案管理教育培训纳入档案管理工作年度考评指标, 督促中职学校档案管理人员对业务新标准、新知识和相关知识的学习。
(2) 进一步丰富中职学校档案管理专业技术人员教育培训的内容, 优化档案管理专业技术人员的知识结构。与当地档案行政管理部门和相关教育部门加强合作, 大力开展档案管理专业技术人员以基础性、专业性教育为主的继续教育, 不断巩固和提高档案管理专业技术人员的专业素质;积极开展扩展性教育, 按照国家档案局制定的《档案专业技术人员继续教育科目指南》, 进行社科文献检索、行政管理学、心理学、情报学、书馆学、公共关系学、古代汉语等相关学科的教育, 优化档案人员的知识结构, 提高专业理论水平和综合素质。
(3) 进一步增强中职学校档案管理专业技术人员教育培训的针对性, 提高教育培训的实效。一是因人施教, 对不同专业职务、不同机构、不同领域的档案管理人员进行相应的教育培训。比如分别开展高、中、初级档案专业技术人员教育培训活动, 着重加强他们对履行相应职责的学识和能力的培养。二是按需施教, 要根据工作新要求及时开展档案管理业务新法规、新标准和新技术培训, 要针对档案管理人才队伍的薄弱环节开展教育培训, 提高档案管理专业技术人员的专业综合素质。
(1) 不断完善评价标准。随着时代的进步, 许多新技术被档案工作所利用, 中职学校的档案业务本身也在扩展和深化, 档案管理工作对专业技术人员的要求随之变化, 人才评价标准也应该调整和完善。这样有利于促使档案管理专业技术人员努力去学习掌握新知识、新技能, 同时也推动中职学校档案管理人才队伍建设。
(2) 不断改进评价方式, 严格评价的技术指标。尝试改革档案管理专业技术职称硬化量化评审办法和任职条件, 增强各项专业评审指标的钢性, 提高评审环节的技术含量, 促使档案管理专业技术人员全面提高自身的专业学识、业务能力以及综合素质。
(1) 档案管理专业技术人员要严格履行职责, 维护档案的完整与安全。一是要把档案管理得完好无损, 能对已经破损的档案及时抢救;二是保证档案的安全, 不遗失不被窃, 包括档案内容的安全;三是档案管理工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。
(2) 严格执行《保密法》。在贯彻落实《保密法》的基础上, 中职学校档案管理专业技术人员要严格执行密级划定的时间标准, 做到有法必依;同时, 要主动接受上级保密部门对保密工作的监督指导, 严格划清密与非密的界限, 确定档案开放利用的限制范围, 为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
综上所述, 档案是人类文明的记录, 是一个地区历史和文化的宝贵财富。中职学校要使档案管理工作更好地服务于中职学校的发展, 必须正视各中职学校现阶段所存在的问题, 并根据社会环境以及各中职学校的实际情况, 寻找更多创新的方法与模式, 不断提高档案管理专业技术人员的综合素质。
摘要：怎样发现、培养、留住档案管理专业技术人员, 提高其综合素质, 已成为新时期中职学校档案管理工作不得不面对的问题。从多渠道全面提高中职学校档案管理专业技术人员的综合素质, 既是中职学校档案管理队伍自身建设的需要, 也是中职学校自身不断发展的需求。
关键词：中职学校,档案管理,综合素质
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