关于构建高校档案工作新模式的探讨

一、构建高校档案工作新模式的重要性

根据国家的教育部门的相关要求, 高校要对自身存在价值和意义的方案进行集中地管理, 其中包括了文学、视频、图像等等形式档案的保存, 这就是高校档案保存的基本概念。人事管理、行政管理、学籍管理、教学仪器管理、财务管理等等的档案共同构成了高效复杂的档案管理系统。档案是学校固定资产的一种形式, 而保证档案管理的真实性和安全性是高校提高规范性的一种条件。学校历年来经历了大小活动和人事变动都会记录在档案之中。为响应国家的号召, 我国的大部分高校都上调了招生人数, 导致了生源的数量剧增, 这也导致了高校档案工作面临着新的挑战。

(一) 高校档案管理工作的现状。高校的档案大多产生在高校的经营、科研、管理、招生等等活动之中, 档案记录了学校的历史和发展历程, 这些档案使高校与社会活动更加协调。随着高校管理阶层的思想觉悟的提高, 大多数高校都在档案管理工作上投入大量精力, 使高校的档案管理模式更加规范。但是, 还存在着一部分高校不重视档案管理工作, 使学校处在松散的管理模式之下, 使学校档案管理不能科学地归档, 更有甚者, 随意放置高校档案, 这就使得部分有价值、非常重要的档案流失, 使高校在面临重大活动的时候, 需要的档案无处可查, 间接地导致了学校的经济损失, 部分个人甚至会利用此缺陷做出违法犯罪的行为, 这些因素都严重威胁了高校的发展。而现今, 高校档案管理问题主要有以下几点:

(二) 高校的档案管理制度问题。部分高校在管理上过于松散, 在档案管理上投入的精力过少, 配备的档案管理人员不够, 这就使得高校的档案管理工作如一盘散沙。与此同时, 也使高校需要某些档案的时候, 寻找的工作量太大, 同时, 还可能出现一些重要档案丢失的状况。除此之外, 档案管理部门在人员调动的时候, 工作交接得不妥当或者存在着疏忽, 使得档案管理出现问题, 现如今的高校档案管理中, 本部门的档案大多数都由本部门保管, 加大了档案查找时的难度。

(三) 档案保存的客观条件存在问题。部分高校的档案室环境比较差, 存在过于潮湿, 或者过于干燥的问题。使档案容易受到外部条件的破坏, 包括虫害、火灾、防霉、盗窃等诸多问题, 这些都会严重地影响高校档案管理的安全性和可靠性。另外, 高校在已知客观条件存在问题之后仍不加以改善, 也是使得档案管理工作得不到保证的原因。

二、构建高校档案工作新模式的方法

(一) 高校管理人员要加强档案管理的宣传制度。因为环境、时间、历史等多方面因素, 高校的档案管理存在许多问题, 一部分从事此行业的人员不能够认知高校档案管理的重要性, 使高校的档案工作的理论、方法以及相关的章程难以实现, 这时候就需要高校管理人员对档案管理的意义、作用等等进行大力地宣传, 让档案工作管理人员了解档案管理工作的重要性, 同时让所有人都了解档案管理工作, 加强群众对于档案管理工作的监督作用, 更加重要的意义是使高校管理人员意识到档案是学校内一种潜在价值比较高的事物, 然后引导他们把潜在价值直接转换为对高校发展有益的直接价值的事物。通过这种宣传方式, 提高高校领导对档案的重视程度, 使他们不经过别人的督促就能够投身到高校档案管理建设的工作中。与此同时, 高校要加大在此方面的精力投入, 积极学习档案管理的相关方法, 为学校的发展奠定基础。

(二) 在制度上进行档案管理工作的约束。制定强制性的高校档案管理工作的制度, 是提升高校档案管理水平的重要途径, 新模式的档案管理工作必须在严格制度下才可以正常地进行, 可以说高校档案管理新模式的构建, 离不开原有档案管理制度的硬性规定。创新是发展的灵魂, 但是在高校进行档案创新时一定要遵守学校制定的制度, 在档案管理工作创新的同时保证高校档案管理制度的硬性。在全校范围内实现档案管理的科学性, 在建立完善档案管理的同时, 还需要高校各部门的大力配合, 响应学校领导的号召。同时高校管理人员要使档案管理工作与考评机制结合起来, 提高档案管理工作在高校中的地位, 保证高校档案管理工作的正常运行。在对档案卷宗进行管理的时候, 要设置专人进行看管, 对于没有价值的档案进行及时地清除, 对不同的档案进行分类, 同时, 定期检查破损情况以及数量, 存在破损的及时修补, 提升高校档案管理的科学性。

(三) 选用科学措施, 实现档案规范性。为了进一步实现高校档案管理的规范性, 就要选用科学的措施对高校进行档案管理。高校档案的建立要遵从, 由少到多, 由易到难的原则, 教育部门要对档案管理制度健全完善的高校提出表扬, 并且开展交流会, 使其他档案管理不健全的高校吸取档案管理的先进经验, 实现高校档案管理工作的共同进步。同时, 档案管理部门要与高校主管部门进行联合工作, 实现档案管理工作与其他工作的结合, 共同促进高校档案管理的标准。

(四) 寻求符合本校特征的档案管理方案。因为不同高校的制度有所不同, 所以档案管理工作的制度也不能一味地照搬其他高校, 要合理地吸取其他高校档案管理制度的经验, 结合本高校的档案管理原则, 积极为高校各项工作的正常进行提供保证。同时, 在落实档案管理制度的时候, 要充分地了解其他高校与自身存在的差异, 例如, 规模、类型、发展前景等等。根据高校本身特征制定的档案管理制度往往会取得最大的成效, 实现高校制度和管理方式的进步, 提高高校本身的规范性。

(五) 提高高校档案管理人员的素质。档案人员的综合素质决定了档案管理工作的质量。随着教育体制的不断变革, 高校档案管理工作在不断面临着新的挑战, 档案管理工作的范围在不断地扩大、任务也比较多、内容也在变化、责任也越来越重, 所以提高档案管理工作的效率迫在眉睫。同时, 因为高校档案管理人员的素质普遍偏低, 高校的管理人员就要加强对档案管理人员素质的培训, 提高这部分人员的专业技能, 工作态度等等。

而随着科学技术的不断发展, 传统对于档案管理人员的要求已经不能满足现今高校对于档案管理人员的要求, 因此, 要提高档案管理人员高新技术的应用能力, 结合自学和专业的培训, 培养出能力过硬的档案管理人才, 同时还要提高他们对于本职业的工作积极性和职业操守。不仅仅如此, 还要使档案管理人员在实际的档案管理中具备熟练的管理技能, 提高档案管理工作在高校范围内的影响力度。

建立高校档案管理工作的新模式, 是新时期教育体制下必须实行的工作, 国家为此也颁布了相应的法律法规, 而且在此方面投入大量的人力和财力, 体现了国家对于高校档案管理工作的重视。高校档案管理工作也是当前高校工作的重中之重, 校领导要及时地发现档案管理中存在的问题, 并且寻求科学的办法进行解决, 同时为了进一步提高高校档案管理工作的质量, 必须要对构建高校档案管理工作的新模式进行探索。

摘要：随着我国高等教育的不断改革, 在生源规模上也在不断地扩大, 使得传统的高校档案管高校档理模式已经不能满足高校档案管理的实际需求。为实现高校档案管理模式的有效性, 要在传统的档案管理基础上进行创新。根据大量的资料调查, 就构建案工作新模式进行了探讨。

关键词：构建高校档案,工作新模式,探讨

参考文献

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