从过程管理角度探究档案管理专业化思路

通俗而言, 工程管理相关档案资料就是工程项目的历史相关记录, 是其进行运营、维修管理、改建扩建及技术改造的有力资料依据。所以, 我们对工程项目的档案资料进行专业化管理具有重大的意义;至于如何进行专业化管理的思路和办法, 则离不开对项目档案管理过程的具体研究。

一、过程管理内涵解析

(一) 过程管理定义。何谓过程管理, 简单来说就是, 通过一些实践方法、技术, 借助相应工具, 以达到控制或改善, 过程中所产生的效果。过程管理涵盖:过程的策划、过程的实施、过程的检查、过程的改进四部分内容, 也即是PDCA (Plan-Do-Check-Act) 循环。

(二) 工程档案过程管理。

1.过程策划P。工程档案管理人员由过程角度出发, 对档案管理的组织价值及价值支撑过程进行深刻认知, 进而明确如何进程其价值创造的过程。同时要明确过程的具体输出对象, 建立科学可控的档案管理相关过程绩效目标;基于目标要求, 结合所有可用的信息及管理手段, 对工程档案进行过程设计。

2.过程实施D。通过档案过程策划对其过程进行设计后, 档案管理人员要充分熟悉具体过程设计内容, 按设计要求实施, 在柔性范围内可对档案过程管理进行微调, 使得改进后的档案管理过程稳定而且具有较强的过程能力, 并根据相关改进结果, 进一步实施改进后过程。

3.过程检查C。档案管理的过程检查主要包括管理过程实施过程中及过程后的检查监测, 其目的在于明确档案管理过程是否遵照过程设计要求, 是否达到其绩效目标。

4.过程改进A。对工程档案管理的过程, 其改进方式可分为两类:其一, 是完全颠覆现有的管理过程或者是用全新的档案管理流程来取得原先的, “突破性改进”;另一个则是, 对现有工程档案管控流程进行持续性改进的方式, 称“渐进性改进”。

二、基于过程管理角度档案管理的专业化思路

通过对工程档案管理过程相关内涵特点的解析, 笔者总结由过程管理角度而言实施工程档案专业化管理主要可以从以下几方面入手:

(一) 完善档案过程策划的改进。在工程档案管理过程策划的改进, 首先要对档案管理的组织价值及价值支撑过程进行深刻认知, 这就要求我们档案管理人员和相关各级领导, 增强自身档案管理意识, 明确工程档案管理的价值, 树立科学的理念。其次, 要改善现行的档案管理规则, 推行现代化工程档案现代化专业管理模式, 制定相应各项规则制度, 实现档案管理标准化、规范化、科学化的蜕变。再次, 建立科学可控的档案管理相关过程绩效目标;基于目标要求, 结合所有可用的信息及管理手段, 推行工程档案进行过程设计。切实通过完善的档案过程策划, 促进工程档案管理专业化的发展。

(二) 高效推行过程实施阶段。在经过过程策划对工程管理档案过程进行科学、合理的安排后, 我们档案管理人员要充分熟悉相关过程设计内容。同时, 要制定周密的计划, 如制定好资料收集范围、档案收集质量要求及具体归档时间等相应的分图表, 时刻紧抓工程项目的关键阶段进行资料收集。以高效的过程实施力, 推行其专业化的发展。

(三) 定期自查, 正确前行。对于, 工程档案管理相关人员来说, 开展定期过程检查有巨大的裨益;首先能通过标准比对, 明确自己在实际档案管理过程中, 是否遵照过程设计要求, 以及是否达到其阶段性绩效目标。其次, 会对自己阶段性的档案成果质量进行自检, 不断地给予重视和注意力, 确实提高工程档案质量。定期自查, 能及时修正航向, 使得档案管理沿专业化方向正确前行。

(四) 科学而全面地进行过程改进。过程改进是我们由过程管理角度实施工程档案管理专业化道路的核心内容, 包括“突破性改进”和“渐进性改进”两方面内容。实际工程单位都有自己现行的档案管理过程体制, 虽然, 或多或少都存在点不同的缺陷, 但很少需要彻底颠覆废除, 因而“突破性改进”只是很小范围地出现在极个别企业的工程档案管理过程中, 大部分工程管理单位都需要较全面地推行“渐进性改进”。

1.业务水平的渐进性改进。档案管理人员的业务水平对工程档案管理能否实现专业化是决定性因素。我们只有持续不断地对他们的业务水平进行渐进性改变, 开展针对性的专业培训, 提升他们在工程建设程序和基础知识的认知, 优化他们的知识结构, 使他们有足够的能力胜任工程档案管理工作, 并逐步实现其专业化道路。

2.科技化管理渐进性改变。当前阶段, 工程档案管理已进入推行计算机管理的现代化工程管理模式;科技化管理显著提高档案过程化管理的效率。因而, 我们要不断推进科技化管理渐进性改变, 实现工程档案管理专业化。

三、结论

当前阶段, 我们国家高速发展, 城市面貌可谓是日新月异, 相应的工程建设项目在全国范围内, 开展得如火如荼。笔者希望通过从过程管理角度入手, 结合具体管理措施, 探寻档案管理专业化道路, 为更好地为开展工程建设做出自己的贡献。

摘要：众所周知, 在工程建设开展过程中, 会产生各式各样的文档资料, 包括:项目建设相关批文、施工过程资料、竣工验收材料、报批报建材料等。而这些材料与我们建设项目而言, 意义重大, 不仅仅能全面的反应工程建设具体情况, 还有助于项目的质量评级和竣工后的管理维护。正因如此我们应紧抓工程项目的档案管理工作。本文拟从工程项目的档案管理角度过程入手, 结合具体管理措施, 探寻档案管理专业化道路。

关键词：过程,工程档案,专业化,档案管理

参考文献

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