浅谈如何做好质监检测技术资料的管理

质监检测技术资料是质监机构检测认证工作全过程的原始资料, 是反映质监检测工作内在质量的原始凭证。一旦发生某些质监检测认证纠纷, 它不仅能为纠纷调查和正确善后处理提供有力的依据, 也是质监检测工作使用过程中层层深入与细化评估的重要参考资料。做好质监检测技术资料管理工作, 对保证质监检测工作的精准度和结论效力, 尤其是提高质监检测认证工作质量有着十分重要的意义。为质监检测工作认证结论能经得起历史的检验和创先争优创造了良好的条件。

本文从学术思考与工作观察的效用角度, 谈点个人对搞好质监检测技术资料管理的看法。

1 必须及时做好质监检测技术资料的记录和收集

质监检测技术资料是对质监检测工作精准度评价或评估质量情况的真实反映, 因此要求各种资料必须按照检测工作进行的进度及时收集、整理。要指定专人负责管理质监检测技术资料, 负责对质监检测技术资料逐项跟踪收集, 并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录, 使资料的整理与质监检测工作开展进度同步, 做到内容连贯。

质监检测技术资料在采集时, 要特别注意从这四个方面来归类:一是标准装置资料, 主要包括建标报告、溯源证书、社会公用计量标准证书、稳定性记录、重复性记录等;二是检测原始记录, 包括检定记录、校准记录、检测记录、检验记录等;三是检定规程、校准规范、国标等;四是客户服务资料, 包括客户投诉处理资料、满意度测评资料等。

在归档时, 要特别注意定型的技术资料的归档。要根据业务分工, 由相应的专责技术人员进行资料归档, 并填写《技术资料移交清单》一式二份, 与资料管理员办理交接手续, 一份自留, 一份交资料管理员存档。

具体的资料管理人员应分别按下列规定对归档资料进行验收:一是文件资料应完整、准确、统一;二是文件资料应按规定程序审签并签署完备;三是实际页数应与移交清单所列页数一致;四是资料应完好无损;五是图形、字迹应清晰;不符合上述规定的资料, 资料管理人员有权拒绝接收。

2 确保质监检测技术资料的真实性和准确性

真实性是做好质监检测技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们的检测结论引入误区。因此, 质监检测数据录入或登记确认时必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法, 否则, 一旦检测结论出现瑕疵, 或直接给出错误判断, 既害客户, 又害我们专业检测机构的品牌信誉。

质监检测工作一旦出了质量问题, 所采集数据不仅不能作为技术资料使用, 反而会造成质监检测技术资料的存档混乱, 以致导致最终的错误判定。质监检测工作的公共服务认证性质表明:这项工作决不能为了讨好客户, 或自我骄肆而经意或不经意地歪曲事实。所以, 质监检测技术资料的整理必须实事求是、客观准确。

准确性是做好质监检测技术资料的核心。分部分项要划分准确, 数据采集要特别求其准确, 不能随意地凭想当然地填写检测数据。分项检测的质量评定填写应该规范化, 必须符合质量检验评定基本标准的要求。在资料中尤其不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一, 不能五花八门, 文字说明部分要规范用语, 不能采用口语或专业语言, 要让外行人也能看懂, 不会产生任何歧义。如果质监检测工作开展时, 很多的质量检测评定表做出来的资料都是全优或全劣, 明眼人会一看就知道是不可能的, 因此, 我们一定要认真填写资料, 确保资料准确、规范、合理。

3 确保质监检测技术资料的完整性

不完整的质监检测技术资料将会导致检测结论的片面性, 不能系统地、全面地反映受检技术结论的质量状况。在资料统计归档时, 不仅资料内容要填写完整, 而且所涉及的数据要有据可循, 原始资料一定要完整。一份完整的质监检测技术资料不仅要有工作流程资料, 还要有相应的试验资料和质量证明材料, 以确保资料的完整性。除了质量证明材料, 我们平时的检测日志、测量放样资料同样也很重要, 虽然有些不需要作为最终结论资料的一部分, 但我们也要把这些相关的资料放在一起, 使质量评定的数据都是有据可循的。

4 做好质监检测技术资料的整理保管

由于质监检测工作不是一个人而是多个人分门别类完成的, 因此, 所采集资料通常具有分散性, 因此要求有专人把资料收集起来进行统一的分类整理归档。所采集资料要按分项工作逐项分类整理。对资料建立专门的台帐, 台帐要求不但能反应好质监检测工作的检测进度, 还要能反映专类备份资料是否能与工作同步, 是否完整, 是否方便查阅。

技术资料应按规定分类装订成册, 建立《技术资料目录》;技术资料应分类编号, 入柜上架, 排放整齐, 帐物一致;技术资料一律不外借, 未经许可非相关部门人员不得查阅此类资料;技术资料室应做到防火、防潮、防蛀、防尘、防盗;专门管理人员必须严守机密, 维护技术档案的安全。

总之, 技术资料跟人一样是有寿命的, 应此, 我们要保管好这些资料, 使其寿命能更长一点。既能为工作现实服务, 又能为总结经验服务, 还能为提升工作效率服务。

摘要：质监检测技术资料在质监认证认可、机构考核、证书/报告准确率考核过程中起着至关重要的作用, 本文从质监检测技术资料的归档、保管、更改、更新与收回等方面进行了阐述。

关键词：质监检测,技术资料,管理