商业银行电子档案管理论文

新时期下，面对激烈的市场竞争和全球经济一体化的趋势，科学、准确、高效的银行档案管理可以有效降低银行运营成本、对银行文化建设、战略规划、风险规避、提高客户满意度具有重要意义。本文以新时期银行档案管理概述为切入点，针对当前银行档案管理现状和存在问题，提出加强银行档案管理的应用举措，以保障银行档案安全，提升银行经济效益，推动银行档案管理工作的进一步发展。下面是小编精心推荐的《商业银行电子档案管理论文 (精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

商业银行电子档案管理论文 篇1：

商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化的思考

【摘 要】档案工作是商业银行管理中不可缺少的重要组成部分，是经营管理的基础。多年来的工作实践表明，档案工作在银行日常工作中确实发挥了很大作用，促进了银行各项工作的广泛开展。本文对商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化进行分析，提出建设性的建议，以供参考。

【关键词】商业银行;档案管理;集中化;电子化;编研深化;措施方法

一、当前银行档案管理面临的突出问题

(一)现有的档案管理粗放、占用资源较多，库房可存放面积接近饱和。全辖档案仍沿用分级分布式管理模式。截至2011年12月，仅调研一家地市级分行及所属的专用档案室最少的有6个、最多的达62个，而这些档案室存储上级收文及外来文档案占本级档案库存使用空间约11.36%。

(二)档案存放地点分散，投入严重不足。目前银行的档案采取分散保管的形式，分别存放在各级分支机构，库房不仅分散、狭小，自有与租赁并行，有很多行占用了租赁用以营业的用房面积，昂贵的库租，造成资源的非适用型浪费。从运行情况来看，档案分散管理，存在着档案存放环境、安全保管及风险隐患等问题，管理费用偏高并造成后续投入严重不足等各种问题。

(三)档案数量增长速度加快，出现严重的“档案挤人”现象。档案数量增长速度的加快，出现了“档案挤人”的现象。例如，某一级分行信用卡中心信用卡档案自2003年新业务产生以来，其每年以2.1倍的增速增长。

(四)档案人员素质参差不齐，档案电子化进程缓慢。兼职的档案人员占比达84%，专职的档案管理人员占比仅为16%,而且一般缺乏专业的档案知识，还身兼数职，投入档案工作的精力极其有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的收集、编研和开发利用。

(五)档案管理基本处于信息库的档案利用上。目前档案编研的成果仍停留在文件汇编、大事记，年鉴等基础性材料，大多为一些原始材料、统计数字和基本事实的简单罗列与堆砌，效用性、针对性、新颖性不强，知识含量不高，档案编研工作处于“初级阶段”，“编而少研，编而无研”现象突出。

二、档案管理集中化、电子化与编研深化的基本内涵与实施后的效益分析预测

(一)集中管理是科学的管理制度。档案为商业银行经营管理工作提供方针、政策依据(商业银行形成的不同门类、不同载体的档案，是银行各项业务活动的真实记录。商业银行各项经营管理工作正是从档案中了解和掌握党和国家各个时期制定的方针、政策，熟悉了解并掌握各项工作的来胧去脉，才能承上启下，保证工作的连续性。

(二)电子化管理。把档案现代化建设放在首位，将利用率最高的先行数字化，并整合档案资源。档案电子化管理又称数字化管理，与传统档案管理模式相比，实施档案电子化可以带来种种直接或潜在的效益：(1)利用者可按照一定条件在网上进行检索，查阅数字化档案文件资料，實现资源共享;(2)快速回应查阅人员查阅档案资料需要，提高利用效率，提升服务水平;(3)使用计算机快速查询档案，并且不受时间和地点限制，大大提高工作效率;(4)对新形成的有价值的文件进行电子归档后，再将纸质档案以件归档，运用条形码入库保管，可以节省约33%的库房空间;(5)通过对电子化档案数据的光盘备份并异地存储，可以提高档案保管的安全性，规避自然灾害不可抗拒所带来的风险;(6)查阅及使用档案无需再接触原件，可有效保护源文件，延长档案的寿命;(7)有利于档案的规范化管理，将密级及以上文件定“无权”查阅，确因工作之需，严格履行审批程序后，再在加密机上由专职档案员帮助查询等，提升档案管理应用水平;(8)档案电子化管理也是档案集中管理与编研工作深化的基础性条件。

(三)编研深化也就是实现档案编研的多元化。编研工作深化，首先是编研技术的多元化，由以前纯手工方式逐渐向现代化过渡，编研工作的各个环节都纳入到计算机操作和网络化管理;其次是编研工作组合的多元化，整合档案资源与立档单位信息资源、整合档案人员与各部门力量，把档案编研工作与业务工作等结合起来，尽快合成档案利用体系;再次是编研成果的多元化;三是重视挖掘档案的潜在价值。档案编研多元化可以为业务发展提供有利的支持和保障。

三、推进档案管理集中化、电子化和编研深化的措施与建议

(一)加快档案集中储存基地的建设步伐。按照总行档案集中管理的要求，省级行采取全省档案统一集中管理模式进行档案保管需要新建档案存储基地，从而彻底解决分行档案及辐射范围内占库房空间大的期限内会计存量档案进行集中存放与管理。

(二)成立档案管理中心以加强档案集中后的全方位管理。档案储存地的集中，档案管理中心的设立与档案管理专业人员的增加，为实行档案集中管理提供了条件，档案管理中心为了更好地保管档案，履行历史任务，应专门负责全系统档案业务建设、档案库房建设好，以延长档案的使用寿命、档案信息化建设、档案队伍建设和档案工作培训、检查、考核、考评、鉴定销毁等系列性工作。

(三)推进档案电子化建设进程。档案集中存储后，为原单位查找、利用带来不便，通过安装档案远程分散存放电子化档案管理系统，实现档案联网管理，加快档案的扫描工作，实现档案电子化管理，做好光盘有效备份与异地保管，以有效解决利用实物不便等问题。

(四)加快档案资源开发，实现档案编研多元化。一是创新编研方式。在以自编为主的基础上，应积极关注档案管理中心全程工作，采取与有关单位联合编研的方法，既可提高编研质量，弥补资料和经费的不足，从而加强与业务部门的沟通联系，同时也可以扩大档案管理中心的社会影响。三是深化编研内容。对那些属于档案接收范围但尚未接收入库的立档部门档案应该先收集、借阅与开发、编纂，在第一时间延伸编研工作，这样有利于弥补归完档案后再利用的滞后性，增强档案的时效性，发挥档案信息的现实作用。

(五)加强专业人才的配置与现有档案人员的培训。引进计算机专业人员和法律专业人员。由计算机专业人员利用其专业知识负责档案信息化建设，在档案信息管理系统上线准备到上线后维护的一系列工作中发挥重要作用;多鼓励、支持档案人员参加档案工作协作、经验交流、业务考察和培训等活动，扩大档案人员的视野。同时档案人员要真正以实际行动向刘义权学习，不断学习新的业务知识，努力提升综合素质和档案集约化管理水平。加强档案的内控管理，深入而扎实地做好每项具体工作的每一细节，并在精细化、规范化上完善档案的全方位管理。平时要注意多积累和推广有历史性操作性的重要案例与实例，推动档案利用价值的充分体现。适时宣传本级行产生的档案利用工作实例。尽早成为档案管理的“通才”和“专才”，为档案建设事业做出积极贡献。

结束语

当前档案管理电子化、数字化还处于起步阶段，进展缓慢，档案转化为成果的工作机制尚未建立。要解决以上问题，必须进行档案管理模式改革，制定并实施商业银行档案工作“三步走战略”，即由“分布式保管”向“集中化管理”方向发展，再逐步提升“档案电子化管理”水平，并加快实现“多元化编研”。

作者：王秀云

商业银行电子档案管理论文 篇2：

新时期银行档案管理与举措

新时期下，面对激烈的市场竞争和全球经济一体化的趋势，科学、准确、高效的银行档案管理可以有效降低银行运营成本、对银行文化建设、战略规划、风险规避、提高客户满意度具有重要意义。本文以新时期银行档案管理概述为切入点，针对当前银行档案管理现状和存在问题，提出加强银行档案管理的应用举措，以保障银行档案安全，提升银行经济效益，推动银行档案管理工作的进一步发展。

一、新时期银行档案管理概述

金融产业是国民经济的重要支柱产业之一，银行作为金融产业的重要组成部分对推动经济发展发挥了不可替代的作用。2005年我国实行《人民币统一银行结算账户管理系统》，通过对存款人在银行开立、变更、撤销账户业务活动建立、健全账户档案信息。银行档案是指在经营管理等各项活动中直接形成的，并按一定规律集中保存起来以备查考的具有物理载体的历史记录。银行档案的形式、记录方法多样，具体种类包括文书档案、业务档案、科技档案、会计档案等。银行档案管理是银行经营管理活动中形成的与商业银行档案管理相关的一切活动，它涵盖了管理商业银行档案的各个环节，包括收集、整理、鉴定、保管的管理环节，也包括统计、检索、编研、利用等内容。银行的档案管理工作是银行经营管理工作中的重要部分，在维护银行和客户的合法权益、进一步防控金融风险、有效打击金融犯罪、促进经济发展等方面有重要的作用。

二、新时期银行档案管理现状和存在问题

银行在社会经济发展中的地位非常特殊，加强银行档案管理工作具有重要的现实意义，新时期经济环境的变化对银行的档案管理上提出了新的挑战，在档案管理的数量、质量水平、记录载体都提出了新的要求，我国银行档案旧有管理载体形式单一、数量庞大、管理人员对档案工作的重要性认识不足、缺乏现代化手段、管理粗放，在管理体制、管理方式、管理模式、管理流程、管理队伍、管理设施等方面存在许多不尽如人意的地方，具体表现在以下几个方面：

(一)档案管理体制不健全，档案管理机制不科学。银行管理层在档案管理重要性认识不清或者不全面，使得银行档案管理工作缺乏统一部署和有效的指导，档案管理标准不统一，档案管理部门与其他相关部门缺少必要的沟通和交流，档案工作混乱，缺少协作与联动机制;采取旧有简单、粗放的管理模式，“重保管，轻利用”，因循守旧，不能形成科学、高效的管理体制。

(二)档案电子化进程缓慢，档案信息化服务不到位。2l世纪是信息经济时代科学技术的飞速发展为加强银行档案管理提供了有效的方法和手段，当前银行档案信息化建设开发力度不够，在硬件投入、网络化、软件开发、档案信息资源的现代化上投入不够，档案管理人员没有意识到现代化管理方式的优越性，对档案信息资源开发利用服务力度不足，使得档案价值得不到有效的整合与开发，档案信息服务不主动、不及时，使得档案管理工作处于被动局面，成效甚微。

(三)档案人员素质参差不齐。银行档案管理领域的人员队伍建设情况不容乐观，档案意识不高，档案管理人员配备不足，基层档案人员兼职情况较多、流动性大，缺乏必要的业务培训和系统指导、档案专业管理能力不强，难以适应新时期档案管理要求。

三、新时期加强银行档案管理的应用举措

(一)落实档案管理体制改革，加强过程管理流程控制。银行要根据自身情况推动银行档案管理组织、管理体制、制度管理体制、监督检查体制的优化完善，统一领导，职责明确，建立系统内部联动机制，加快档案管理基础建设，建立有效流程检查机制，保证档案实体信息安全。

(二)加强档案信息资源建设。银行管理部门要利用网络技术、通讯技术搭建信息资源共享平台，多渠道、多方位、多层次进行档案信息资源的开发利用，在保证电子档案安全、完整的前提下加大资源整合的力度，提高数据信息处理效率和水平，提升档案信息化管理质量和利用水平，推动银行档案信息的数字化建设，做好档案信息提供服务工作。

(三)加强档案人才队伍建设，强化人员档案意识。档案管理主体是人，档案管理人员素质的高低直接影响着管理的质量和水平，培养技术过硬、管理水平高的优秀档案管理队伍具有重要现实意义。银行管理部门要合理配置档案专业技术人才，完善的档案人员奖惩机制，保证人员稳定性;加强系统化培训，提升档案管理人员业务水平;拓宽高端技术人才的引进渠道，注重引进信息化、法制化专业人才，通过培训和人才引进全面提升档案管理人员综合素质，以适应银行档案工作系统化、规范化、现代化发展的需要。

四、结语

综上所述，新时期下加强银行档案管理是市场经济和企业发展的必然要求。銀行要落实档案管理体制改革，加强过程管理流程控制，加强档案信息资源建设，加强档案人才队伍建设，强化人员档案意识，以保障银行档案安全，推动商业银行档案管理工作的进一步发展。(作者单位为龙江银行股份有限公司哈尔滨分行)

作者：陈颖秋

商业银行电子档案管理论文 篇3：

浅谈农村信用社转型时期档案管理工作面临的挑战与机遇

【摘要】近几年，云南省农村信用社各项业务和管理工作已走在全省金融系统的最前列，成为云南农村金融工作的领头羊、排头兵，是联系农村农民最紧密的金融纽带。为适应市场经济发展的需求，根据农村金融体制改革的要求，云南省农村信用社正在为组建为“目标一致，管理统一，运作高效，防控有力”的云南农村商业银行而努力。档案资料作为一种信息资源，是真实记录农村信用社形成、发展与经营活动的历史资料，是农村信用社的重要资产。本文以云南省农村信用社为例，简要分析农村信用社转型时期档案管理工作面临的挑战与机遇，以期对金融系统档案管理工作提供借鉴与参考。

【关键词】农村信用社 档案工作 挑战 机遇

一、农村信用社转型时期档案管理工作面临的严峻挑战

(一)管理模式落后，信息化水平低

现阶段，农村信用社档案仍旧延用传统管理模式，档案资料的收集、整理、保管、归档、提供利用等仍是以纸质材料为主，信息化、数字化水平低，没有达到文档一体化的要求。在农村信用社转型时期，随着业务种类的不断增加，档案资料也纷纷涌入档案室，数量庞大的档案对保管和利用带来巨大的困难，在计算机和信息化为主的现代社会，这一管理模式已不能满足需求。

(二)缺乏复合型档案管理人员

由于档案工作比较繁琐枯燥且不能通过服务产生直观的经济价值，并且要求档案管理人员有甘于寂寞默默奉献的精神，大多数人不愿意从事这一职业，所以档案管理工作在农村信用社一直处于边缘化。档案管理人员整体水平低，结构合理性差，主要表现在以下几方面：①多为其他业务部门兼职人员，且大多是“螺丝钉”人员，那里需要到那里，队伍建设不稳定;②工作热情不高，存在“得过且过”思想，工作不到位导致档案管理局面混乱;③缺乏精、尖、高端人才，特别是即懂金融业务知识又精通计算机且为档案专业的综合性人才，导致知识结构不合理，专业知识不全面，创新思维欠缺;④档案管理人员没有档案专业基础知识，档案管理工作局限于拆钉、装订、编页、装盒、借阅等简单重复性劳动，难以进行档案科学管理和档案价值开发服务工作。农村信用社转型时期，工作人员分工更为细化，这一局面的存在严重影响着农村信用社的形象甚至对业务的发展带来不利因素。

(三)档案分家保管，馆藏结构不合理

农村信用社是独立的法人企业，管理上自主性很大，各管理部门、业务部门档案各自保管，各自为政，达不到规范化要求也不利于档案工作的开展。由于库房面积不能满足需求，使得档案资料缺乏统一管理，且归档标准不一致，造成许多有价值文件材料仍停留在经办部门没有纳入到档案管理中，导致馆藏结构不合理，门类不齐全，数量偏少，这些都不利于转型时期农村信用社的整体发展。

(四)服务意识不强，“重保管轻利用”思想严重

农村信用社发展一直处于重视业务发展，轻档案利用阶段，档案的提供利用方式还是“坐拥档案库、守着档案柜、坐等别人来查阅”的被动服务模式。没有将档案用活，使档案走出去发挥作用。久而久之，档案变成了故纸堆，无人问津，其价值也在消失。这一落后思想已不能适应转型时期档案工作的开展。

(五)档案管理制度不健全，缺乏统一规范标准

由于各级农村信用社经营管理水平存在很大差异，档案管理工作存在着不同之处，而没有完整统一的制度来规范档案工作。不同级别农村信用社的各类文书资料、统计报表、统计分析资料样式多样，但是由于保管期限和归档范围不统一，致使档案质量标准不统一，归档资料样式五花八门，不利于文件资料规范化保管，为其提供利用也造成了不便。再者，由于没有良好的激励机制和监管机制，各级农村信用社领导层没有从有序化、规范化、合理化角度引导农村信用社做好档案管理者工作，使得档案管理工作一直在信用社的发展中形成“软肋”。

二、农村信用社转型时期档案管理工作面临的改革机遇

机遇与挑战并存，转型时期，农村信用社肩负着增强自身、谋求发展的重任，如何以更好的形象参与竞争是摆在眼前的最紧急任务。档案管理工作即承接历史、服务现在、预示未来，要实现规范化、有序化的目标，必须抓住转型时期给档案管理工作带来的改革机遇采取灵活创新的措施，力争使档案管理工作整体水平有较大提高。

(一)转变管理模式，领导重视是关键

领导对档案和档案工作的重视是做好档案工作的关键。领导对档案的价值认识直接决定着他们对档案工作的态度，在很大程度上决定着档案工作的发展。云南省农村信用社新一届领导干部上任以来非常重视档案管理工作，针对全省农村信用社档案管理工作起步不同，工作环境差异大，管理水平层次不齐的情况，采取灵活多样的措施，以点带面，推动全省农信社档案管理水平，把档案工作作为全省协调发展的衡量标准，形成上下一致齐抓共管档案的合力，全省各级农村信用社以一把手为主管领导，办公室负责人为分管领导全权指导监督档案工作，全省形成档案管理工作同业务工作一样检查、一样考核、一样评比的良好局面，推动档案工作的发展。

(二)改变服务方式，信息支撑是后盾

在农村信用社各项业务都离不开信息化的转型时期，加快信息化步伐，将电子化手段应用于档案管理是现阶段主要工作任务。云南省农村信用社为满足档案管理电子化保管的需求，建立完善的档案数据库平台，在OA办公系统开通档案管理模块，档案管理人员可在办公软件系统进行电子文件归档，本单位职工干部也可在在本人系统进行档案查阅，不仅节省人力、物力、财力而且达到文档一体化水平，信息服务转变为档案提供利用的主要方式。

(三)统一规范标准，制度健全是保障

无规矩不成方圆，制度就是制约行为的规范，做好档案工作必须有健全的规章制度做保障，只有有了切实可行的规章制度，才能使档案管理更规范化、现代化、标准化。为改变以前档案管理无章可循的局面，云南省农村信用社制定了《云南省农村信用社档案保管制度》、《云南省农村信用社档案归档办法》、《云南省农村信用社档案管借阅制度》、《云南省农村信用社档案管理销毁制度》等具有全省指导性的多项规章制度，这些制度明确档案的管理原则和方法，规定档案保管期限和归档范围，使档案管理工作逐步规范化。

(四)提高服务意识，人才素质是灵魂

档案管理人员的综合素质直接制约着档案工作的质量，一支高素质的人才队伍是转型时期中档案工作的灵魂。为了改变以往档案管理人员流动的局面，云南省农村信用社招录了具有档案学专业基础知识的工作人员，并且要求全省各级农村信用社制定一名专职人员来负责档案工作，组织全省专兼职档案管理人员学习国家档案法律法规和本系统内的规章制度;采取以会代训，举办培训和讲授自学的方式进行专业知识和操作技能培训，提高全省农村信用社档案管理人员综合素质。同时，将档案管理人员的工作纳入到单位绩效考核体系中，定期检查，年中总结，年终考核，建立激励约束机制，激发档案管理人员工作的积极性、主动性和创造性。逐渐形成全省各级农村信用社领导重视，各部门配合和职工关心档案的良好局面，推动档案工作整齐划一地发展。

(五)调整馆藏结构，设施完善是基础

只有完善的基础设施才能保证档案的完整与安全，在转型时期，云南省农村信用社将档案库房的建设列入新建办公用房计划，要求能够满足今后很长一段时间的备用，确保有良好的保管环境，档案库房配备档案密集架、防盗门窗、温湿度计、灭火器等硬件设备，能够满足“防火、防潮、防光、防盗、防高温、防尘、防盗、防鼠”八防需要;将档案室、办公室、查阅室“三室”分开，为档案工作者和利用者提供良好的环境。硬软件设施齐全完整，改变档案保管单一的模式，丰富馆藏，使档案的价值更好发挥出来。

档案为农村信用社经营中各项业务健康发展起到保驾护航的作用，只有认识到档案管理工作的重要性及发展现状，并采用有效措施，利用信用社改革发展契机，将档案管理工作做到更规范化、科学化，才能保证农村信用社档案管理工作有更好的发展前程，满足档案利用者的需求，达到提高档案工作质量的目的。

参考文献

[1]张莺.农村信用社档案管理中存在的问题与对策[J].甘肃金融，2002(6).

[2]丁雯.基层人行档案管理信息化建设探析[J].现代金融，2014(04).

作者：郭心燕