财务外包是指企业为降低成本,增强企业财务优势,减少专职的财务工作人员,将财务核算中的全部或部分财务业务职能交由本企业以外的专业财务服务提供商(以下简称服务商)去处理完成的一种管理行为。
随着经济全球化及竞争的加剧,普通的财务会计人员已无法胜任企业财务发展的需要,企业通过财务外包,能够降低经营(人力)成本,提高经济效益;增强企业竞争力,提高工作效率;同时大幅度提升财务工作质量和财务专业水平。特别是一些规模较小的企业,因难以招聘到专业的财务人员,加上财务、内控等制度不健全,利用服务商的专业优势可以迅速提高企业自身的财务信息质量。
由于财务外包运行机制的特殊性,企业在实施财务外包过程中还存在不少风险,主要表现在:
现阶段我国财务外包市场整体发展水平不高,服务商所聘用财务人员的素质、业务水平、职业道德等方面参差不齐,从而就导致了服务商为企业提供的财务外包的服务质量、服务水平、专业能力良莠不齐,外包服务质量无法得到有效保障。服务商的专业管理能力和履约能力、诚信、道德等因素也会制约外包合同的履行,因而如果服务商选择不当就会导致财务外包失败风险。
企业的财务信息关联到企业众多的商业秘密,服务商在代理财务外包业务过程中会接触到企业大量的核算数据,特别是企业采取财务全部外包模式的情况下,服务商工作人员掌握着企业全部的财务信息数据及关联的经营管理信息,工作人员的职业道德素养欠缺及法律意识淡薄,极易造成企业重要信息如客户信息资源外泄的风险。如果服务商工作人员向竞争对手泄露,将对企业造成灾难性风险,损失巨大。同时服务商的内部控制制度是否完善、客户信息安全防控措施是否到位等问题也易造成财务信息被篡改、盗取的风险。
企业往往认为已经将财务外包出去了,企业就该项外包业务都不用管顾了,月末、年末服务商到期就会向企业提供外包的财务信息资料,不用监控了。有些企业虽然履行了监控职能,但对服务商的外包服务监控流于形式,没有发现实质性的问题和风险。对服务商的外包服务往往只注重后期、结果的监控,而忽略了实施前期、中期的过程监控。对服务商的外包服务监控内容不全,对质量、成效缺乏有效监控。企业在财务外包实施过程中如果监控不力,则可能会产生重大失误甚至失败的风险。
实行财务外包后,企业财务人员无法对已外包的财务内容进行直接的控制和干预,对外包财务的质量不能及时掌握而产生了质量风险。服务商为获得非法利益,可能会故意伪造、变造委托企业的财务信息导致外包财务质量风险。服务商因业务水平、业务能力问题,可能会向企业提供滞后、不全、甚至错误的财务数据信息,造成企业的经营管理决策失误从而引起经营、投资损失。各企业所处的行业不同,财务核算的行业特点、核算特殊要求也不尽相同,服务商工作人员不熟悉经营情况,加上水平、能力有限,造成违反财政、税收法规,不按要求规范要求进行业务处理则可能产生税务风险、财务风险。质量风险会引起外包财务数据信息为经营业务提供决策支持能力下降,则又降低了财务外包的目标。
因企业长期将财务业务进行外包,企业本身的财务人员已不足,在业务核算能力、核算水平上已经无法再独立完成外包的财务工作了。在外包协议到期或是外包服务商违约企业想终止合同时,就得必须另外选择其他外包服务商。在没有找到合适的服务商前还得依赖或受制于原服务商,从而不敢于轻易解除外包合同,造成依赖风险。同时因企业与服务商经过长期的合作与服务,在合同到期后再续约时企业在外包价格谈判上也受制于原服务商,都会产生依赖风险。
财务外包的优势与风险是并存的,企业在实施财务外包过程中必须采取相应的措施加以规避风险,以免造成财务外包的失败,甚至得不偿失。应从以下几方面加以应对:
企业在选择财务外包服务商时,应遵循“公平、公开、公正”原则,采用招投标方式,严格对投标服务商应具备的证照资质、管理能力、履约能力以及其所聘用的财务人员的专业能力等方面进行审查,充分评估、调查服务商的能力、诚信、道德、工作经验、工作质量等,优选诚实守信、信誉度高且具备专业管理能力和履约能力的服务商以防范风险。
并不是所有的企业都适合实施财务外包,在财务外包前企业应从多方位、多角度对财务外包业务进行充分的风险识别和风险效益评估,哪部分财务业务外包的风险较大,充分考虑财务外包所节约的成本与风险的高低,权衡利弊,合理确定财务外包的范围,企业应尽量避免将风险较大特别是核心的财务业务部分外包。同时在外包合同中必须详细列明相关的保密条款,明确服务商的保密责任,保密制度及措施,防范财务信息泄密风险。在实施外包过程中,企业还应根据运营、市场、法律等内外部环境的变化持续地对财务外包风险进行动态识别、分析和评估,制定风险防控措施,增强风险意识和风险应对能力,减少风险发生的损失。
在财务外包实施过程中,首先企业要建立与服务商定期沟通机制,在日常工作中应加强与服务商的沟通与协调,及时有效的收集相关信息,以便能及时发现和解决外包过程中出现的新问题、新风险。同时加强外包期间的过程监督管理,对外包工作进度进行管理,多检查、多督促以降低风险。再次要加强对服务商进行外包保密监督,避免服务商将企业的保密信息泄露,如果发现因服务商管理不善等原因造成企业信息外泄的,要按合同追究服务商的赔偿及法律责任,同时应停止业务合作。
按财务外包合同约定,企业要定期、不定期对外包服务商的工作内容、工作要求、服务水平、服务质量、外包项目的完成情况等按合同条款进行逐条检查和评定,以确保财务外包的质量。对履约不合格、管理不到位、保密责任不落实的服务商必须按照合同约定和考核办法进行相应处罚,符合相关情形的要及时解除合同。
实行财务实行外包后,财务业务就长期依赖于服务商来完成,造成企业自身财务人员的财务管理能力、管理水平会不同程度的下降,就会制约企业的长期可持续发展。因此企业应继续培训和提升自身财务人员的财务管理能力、专业水平,储备一定数量高素质的财务人员,防范财务外包的依赖风险。
财务外包作为一种优化提升企业核心竞争力,帮助企业获得外部规范化、高水平的财务服务的模式,但在实施中获得财务优势的同时,风险也会同时出现。这就要求企业必须对财务外包风险进行识别并规避,企业在实施过程中应做好财务外包服务商优选工作,同时应采取加强风险识别,强化监督管理、持续评估服务商的履约能力、培养专业人才队伍等风险应对措施,才能实现财务外包的预期目标。
摘要：随着我国经济的高速增长,加上市场经济一体化、全球化的发展趋势,财务外包服务应运而生。但作为一种全新的服务模式,我国的财务外包业务起步较晚,在市场化、规范化管理等方面的规章制度尚不健全,无形中加大了企业财务外包风险的发生。一些企业为了降低成本,增强核心竞争力又希望通过财务外包获得外部的财务优势。本文以财务外包的概念及作用为导向,分析探讨企业在财务外包实施过程中所面临的五个方面的风险,同时针对存在的风险,提出了优选财务外包服务商、加强风险识别与评估、强化监督管理、持续评估履约能力等风险应对措施。
关键词：企业,财务外包,风险,对策
[1] 李泽朝.企业财务会计外包存在的风险与应对策略[J].财会研究,2018(30).
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