浅析电子文件的收集与归档

1 电子文件收集、积累中的问题与必要性

目前, 电子文件在保留、保护等方面存在以下问题:

(1) 草稿性电子文件容易被忽视。使用电子计算机进行办公和事务性管理的单位, 大部分是处于办公自动化的起步阶段, 多数只用电子计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件, 其草稿性的电子文件就会被忽视, 绝大多数未被保留, 而是被新起草的文件覆盖, 或因其存储介质用于其他信息的存储而被清除。

(2) 辅助性电子文件管理较为混乱。一些单位在发文时, 先经网络发送电子文件, 接收单位先按电子承办, 正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。一旦纸质文件到手, 电子文件就常常处于无人管理的状态。有些单位因计算机的存储容量不够, 而轻易将其清除;多数单位因对此类文件无严格保管措施, 也随意将其删改或删除。

(3) 正式的电子文件往往只进行了逻辑归档, 归档程序还不完善。目前, 大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见, 因此, 对电子文件的归档考虑不周, 设计得不够稳妥, 措施不够严密。多数系统只设计了逻辑归档功能, 也就是说电子文件生成时存在什么位置, 归档后仍未改变。这样网络系统一旦出现问题, 电子文件就会被搞乱, 甚至全部丢失。

(4) 有些电子文件的存贮载体不安全, 信息记录格式不标准。由于没有统一的规定, 对电子文件的载体选择难免带有随意性。很多单位的电子文件直接存在硬盘存贮器上, 不便于脱机保管。一旦系统出现故障或被病毒感染, 极易造成数据损失。

(5) 电子文件生成的设备环境数据, 缺少登记, 一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。电子文件的生成环境很复杂, 而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时, 没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数, 如果某些系统被毁, 那么由它生成的电子文件就可能难以读取, 所以也应注意保留其相关软件及设备等各种必要的参数。

由于上述诸多因素, 必须从办公自动化或电子计算机辅助设计 (CAD) 、辅助制造 (CAM) 等系统设计及生成时就采取措施, 并与纸质文件的规定协调起来, 从归档角度提出一些要求, 在此基础上做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定等工作。

2 电子文件收集范围和收集方法

(1) 电子文件的收集范围。由于电子文件的特性不同于纸质文件, 因此造成其收集, 积累的方法和要求也不同于纸质文件。对于草稿文件, 一般情况下可以不保留。但是, 考虑到今后纸质文件逐步数字化, 也要对其进行收集;对于起辅助作用或正式作用的电子文件, 则应及时收集;对于电子文件生成的软硬件环境和元数据, 也应加强管理, 并列入收集范围。

(2) 电子文件的收集方法。一是对接收和发出的电子文件建立《电子文件登记表》, 加强对电子文件的前期控制, 保证从网络渠道流通的电子文件不散失;二是定期或不定期地对一些个人电子计算机产生的与工作相关的电子文件进行收集、登记、备份。这些电子文件的时间性很强, 错过时机电子文件就有失散、损毁的可能;三是及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。

3 电子文件归档的方法和程序

(1) 电子文件的分类和排序。一是电子文件应按其载体的不同类型进行分类。同一载体的电子文件依据其文件内容, 参照文书立卷程序进行分类。二是电子文件的标引应注明电子文件的来源、责任者、时间、载体类型、操作环境等诸多因素。三是电子文件的组合应考虑将电子文件与其产生的相关操作环境存放在一起。这样才可避免因格式转换而导致文件不能读取的情况。

(2) 建立电子文件数据库。建立电子文件索引数据库, 电子文件一旦经过登记, 就应将其所有的标注信息全部录入到数据库当中, 包含电子文件存放的逻辑位置和物理位置, 便于满足不同用户的需求。建立“虚拟文件库”, 经过分类和排序的电子文件, 逐一登入其中, 并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联, 实现数字保存、数字检索和数字显示。

(3) 电子文件的归档要求。 (1) 归档范围:应尽可能包括单位活动中形成的各种载体的电子文件, 同时注意将电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据保存起来, 形成有机的结合体, 保证电子文件不遗漏、不散失。 (2) 归档时间:归档一般在年度或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行。因涉及到电子文件的技术环境条件, 记录介质的质量、寿命等问题, 一般以不超过2-3个月为宜。 (3) 归档份数:一般拷贝三套是比较稳妥的, 两套异地保存, 另一套提供借阅。因为电子文件在长期保存过程中可能有读出的错误, 但两套载体都出错的概率较低, 所以保存两套可以提高安全性。

摘要：在信息化浪潮风起云涌的今天, 电子文件能提高其利用率, 更好地提供服务。因此, 要高度重视电子文档的收集与归档, 保证电子文档的完整性, 可存取利用和可理解性。

关键词：电子文档,收集,归档