数字化信息化背景下医院档案管理对策探讨

摘要：在医院档案管理工作中，加强数字信息化建设，不仅可以提高工作效率，还可以避免一些人为失误，保证医院档案管理的安全性。主要围绕“数字信息化对医院档案管理的优势”“数字信息化背景下医院档案管理的有效措施”这两个方面展开论述，希望以数字信息化为切入点，创新医院档案管理方法，进一步完善医院档案管理工作体系。

关键词：数字信息化;医疗机构;档案管理;有效措施

随着信息技术的不断发展，“数字信息化”已经渗透到各行各业。在传统的医院档案管理工作中，工作人员需要保持高度警惕性，投入大量时间，才能确保档案管理工作的准确性、安全性。在数字信息化背景下，工作人员开始改变工作模式，逐渐形成“数字信息化档案管理体系”。在数字信息化档案管理体系中，工作人员可以高效“存储档案”“搜索档案”“调用档案”，这不仅是档案管理部门的进步，也是医院整体管理工作的提升。

一、数字信息化对医院档案管理的优势

(一)提高档案管理效率

在数字信息化的带动下，医院档案管理部门各方面工作都开始进步，尤其体现在“效率”上。具体来说，首先，数字信息化技术可以在短时间内整合大量档案信息，便于工作人员分类、汇总。随着工作效率提高，工作人员的压力也会得到释放，有利于工作人员发散思维，创新现有的工作方式。其次，以数字信息化技术为纽带，档案管理部门与医院其它部门之间的对接，也会更加有效率。比如说，工作人员可以“在线交流档案资料”“在线校对档案资料”“在线审批档案资料”“在线调取档案资料”[1]。总体来说，在数字信息化的助力下，医院档案管理部门可以成为一个更强大的信息服务部门，为医院其他部门提供便利。

(二)加强档案管理的准确性

结合数字信息化技术，医院档案管理部门可以降低失误率，加强档案管理的准确性。具体来说，(1)在传统的医院档案管理工作中，工作人员的个人表现，会直接影响工作结果。如果工作人员不严谨、不认真，就可能造成工作失误，打乱整个部门的工作流程。利用数字信息化技术，工作人员可以“一键保存”“一键校对”，将一部分工作交给技术处理，有效降低人为失误率[2]。(2)医院档案管理部门涉及珍贵的患者资料、医护资料，以及整个医院的资料。一旦档案管理部门提供的资料不准确，很可能会造成恶劣影响，阻碍医院正常运行。数字信息化技术可以简化工作流程，便于工作人员追根溯源、校对信息，有利于保证档案管理的准确性。

(三)保证档案管理安全性

“安全问题”始终是医院档案管理部门的重点问题。借助数字信息化技术，医院档案管理部门可以构建更加完善的防护体系，加强档案管理的安全性。具体来说，首先，数字信息化技术可以将一部分档案资料“电子化”，存储在特定的虚拟空间。如果陌生人想访问这个虚拟空间，必须要具备登录权限。这相当于是一种加密处理，可以提高医院档案管理的安全性、权威性。其次，数字信息化技术还可以跟踪访问痕迹。比如说，一旦档案资料“被泄露”“被篡改”“被删除”，医院档案管理部门可以快速找到责任人，追究责任，减少损失[3]。这也是一种保护性措施，可以加强档案管理的安全性。

二、数字信息化背景下医院档案管理的有效措施

(一)构建管理制度

结合数字信息化特点，医院档案管理部门要改革传统制度，构建新的制度体系。具体来说，首先，医院档案管理部门可以建立“数字信息化档案管理监督制度”。基于数字信息化特点，工作人员大部分时间都在进行线上办公。线上办公具有很多优势，但也容易失去控制。采取合理的监督措施，可以约束工作人员言行，实时查看办公进度，督促工作人员规范使用数字信息化技术[4]。其次，医院档案管理部门可以制定“数字信息化档案管理安全制度”。以数字信息化技术为核心，医院构建的办公平台、办公环境中，也会发生一些突发情况。一旦档案资料被篡改、被破坏，就很难修复。“数字信息化档案管理安全制度”主要包含两方面内容。(1)安全防护措施。档案管理人员可以利用数字信息化保密技术，对档案资料加密，避免陌生人访问，避免黑客攻击，提高档案资料安全防护等级。(2)明确奖惩标准。对于认真落实安全管理的工作人员，档案管理部门要多表扬、多奖励，对于不重视安全管理、破坏安全管理的工作人员，档案管理部门要严格执行惩罚措施，树立“安全为重”的工作作风。

(二)加强技能培训

推广数字信息化，仅仅有热情还不够，医院档案管理部门还要加强技能培训。具体来说，(1)积极开展“数字信息化理论知识培训”。医院档案管理部门可以通过不同形式的培训活动，比如说，“数字信息化发展趋势讲座”“数字信息化与档案管理论坛”“数字信息化实践应用交流会”“数字信息化与医院档案管理分享会”等，传达专业的数字信息化理论知识，让档案管理部门和医院其它部门的工作人员，都能系统化地了解数字信息化相关知识，提高工作人员适应数字信息化的能力。(2)定期组织“数字信息化实践技能培训”。医院档案管理部门可以定期举行“数字信息化任务执行”“数字信息化实操比赛”“数字信息化情境模拟”等活动，锻炼工作人员的数字信息化能力[5]，并逐渐形成“学习数字信息化、展现数字信息化、利用数字信息化”的医院氛围，带动医院其他部门工作也朝着数字信息化方向发展。

(三)重视人员管理

加强数字信息化建设的过程中，医院档案管理部门还要有“团队意识”，要善于通过整个团队的觉醒、进步提升档案管理工作的质量。首先，抓工作人员综合能力。数字信息化技术处于不断更新状态，医院档案管理部门要结合数字信息化特点，提供广泛的交流、学习平台，比如“数字信息化线上互动空间”“数字信息化线下头脑风暴”，督促工作人员不断学习，不断更新知识体系，掌握与时俱进的数字信息化技术。在广泛学习的过程中，工作人员除了数字信息化方面的进步，还会了解数字信息化相关知识、延伸知识，不断提高自身综合能力。这是现代化医院档案管理部门需要的“学习型人才”。其次，抓工作人员职业素养。从医院档案管理部门的工作性质来分析，工作人员的职业素养主要表现在“档案管理是否规范”“档案管理是否准确”“档案管理是否有效率”“档案管理是否有成绩”等。引进数字信息化技术后，虽然工作人员的工作量开始减少，但职业素养不能忘。比如说，医院档案管理部门可以举行“数字信息化与思政教育培训”，通过思政内容，强化工作人员的集体主义意识，提高工作人员的责任感，让工作人员开展数字信息化相关工作时，也能展现良好的精神风貌[6]。

综上所述，加强数字信息化建设，不仅可以促进医院档案管理部门的工作，还可以促进医院其他部门的工作，推动医院整体管理工作转型升级。从这个角度来说，除了档案管理人员，医院其他部门的工作人员也要积极学习数字信息化相关知识和技能，对数字信息化趋势有基本的判断和认知。只有“人人学习、人人实践”，才能逐渐形成数字信息化办公氛围，进一步完善现代化医院“数字信息化档案管理”工作体系。

参考文献

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