新时期办公室档案管理规范化研究

办公室是事业单位日常管理中的“司令部”, 指导着事业单位的发展方向。档案管理工作是办公室工作中的重要内容, 是对办公室事物进行的最完整记录, 能够为单位提供原始的参考材料。在新时期, 随着市场经济和科学技术的发展, 办公室档案管理规范工作已经远远不适应当前新形势的发展, 影响了办公室正常职能的发挥, 因此, 相关部门要认真分析、总结, 制定出符合办公室档案管理规范的措施, 促进办公室职能的有效发挥。

一、办公室档案管理工作中存在的问题

(一) 缺乏完善的制度。新时期, 事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障, 导致了办公室工作效率低下, 影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档, 没有利用当前最新的科技进行管理、分类, 主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行, 使得管理制度成为一种摆设, 造成了办公室的很多档案资料缺失, 影响了办公室职能的发挥。

(二) 专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中, 很多的领导没有重视, 导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强, 对新知识和新技术的接受能力缺乏, 影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

(三) 档案管理设备落后。当前, 由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少, 对于一些高科技和电子产品的引进较慢, 导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式, 这就给办公室人员增加了工作量, 这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

(一) 建立科学合理的规章制度。制度建设是保障, 只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期, 办公室档案管理工作要适应时代发展的需求, 在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚, 在制度的内容和形式方面要做到创新, 坚决杜绝形式化现象, 这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外, 在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去, 使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度, 对于一些保存到期的档案, 要按照规定及时销毁, 保证办公室档案管理工作职能的发挥。

(二) 加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低, 因此要提高相关人员的综合素质。首先, 要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次, 档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面, 为了提升办公室档案管理人员的综合素质, 必须要加强对工作人员的专业知识培训, 让他们时刻对知识进行更新, 尤其是计算机专业知识的更新, 这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中, 只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

(三) 加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下, 要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化, 必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合, 实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展, 电子档案由两种形态构成, 一种是直接以数字模式产生的数字信息档案, 另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程, 但由于各地区信息化水平的不同, 数字档案建设很多还不完善, 影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

(一) 档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作, 通过规范档案管理过程, 能够节省大量的劳动力和时间, 减少不必要的成本投入, 同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代, 档案管理更要实现规范化, 这样才能保证档案管理工作的质量, 为其他部门提供最真实、可靠的数据, 提高办公室档案管理的效率。

(二) 规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中, 需要计算机的参与, 这就提升了各部门之间信息交流的水平, 同时也提升了档案管理的利用效率。

四、结语

总之, 要促进办公室档案管理规范化的实施, 必须要采取相关的措施, 解决管理中出现的问题, 这样才能确保办公室档案管理工作职能的有效发挥。首先必须要提起档案管理人员的重视。其次要建立科学合理的规章制度。再次要提升工作人员的专业技能。最后, 要加强档案管理信息化建设, 这样才能确保办公室档案管理职能的有效发挥, 适应新时期社会形势的不断发展。

摘要：做好办公室档案管理规范工作能够有效促进档案工作的进行。在新时期的办公室档案管理规范化的过程中存在着一些问题, 影响了办公室的正常发展。本文会重点针对这些问题进行分析, 并提出相关的解决措施。

关键词：办公室,档案管理规范,问题,措施

参考文献

[1] 吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[J].办公室业务, 2014 (11) :85.

[2] 周传东.对于办公室档案规范化管理的探讨[J].现代经济信息, 2014 (13) :102.