建设项目档案管理制度

制度是共同遵守的办事规程或行动准则。制度对实现工作程序的规范化、管理方法的科学化,起着重大作用。以下是小编为您整理的《建设项目档案管理制度》仅供参考，希望能够帮助到大家。

第1篇：建设项目档案管理制度

建设项目档案管理制度简介

编者按：俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案行政管理部门或工程档案部门少数几个人的力量是根本办不到的。更别说档案人员自身也存在着惰性及水平不一的问题。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。下面，谨以举例的方式，简单介绍一下现阶段各地、各部门在建设项目档案管理中所实施的几项制度。这些制度或为举例的地区和单位独有，或与其他地区和单位共享，这里就不一一点明了。

北京：业主负责制

各建设单位是重点建设项目档案工作的组织中枢，在保证工程建设档案管理质量方面起着关键作用。为此，北京市档案局联合主管部门在重点建设项目档案工作中始终强调实行业主负责制，以抓建设单位档案工作为重心，通过业主职责的充分履行，推动该项目档案管理工作顺利开展。在实际工作中，承担重点建设项目业主单位都能明确机构，配备专职档案人员，加强档案基础设施建设，建立各项档案管理制度，将档案工作纳入工程管理程序，实施合同制管理，并加强对设计、施工、监理等参建单位档案工作的组织、协调与管理，使他们能够明确任务、分清职责，做好各自的档案管理工作，保证了建设项目档案管理工作的质量。如，北京城建集团根据“建设工程项目管理规范”的要求，将工程资料的形成和管理纳入ISO质量管理体系，对建设过程中的工程资料实行全过程监控。国家体育总局奥建办将档案资料的收集归档工作纳入对总包单位工程进度款支付审核范围，保证归档工作与工程进度同步进行。北京建工集团建立档案工作领导责任制，定期对工程项目档案进行检查。市自来水集团将档案工作纳入年终考核，并采取档案保证金合同管理办法，保证了竣工档案的及时接收。北京电力公司以500千伏输变电工程档案为重点，探索电子档案归档模式与方式，进一步加强项目建设、管理中形成的电子文件和电子档案的管理工作。

福建：项目档案登记制度

随着重点项目数量的逐年增加，单从过去的点上指导已很难达到对全省重点项目档案的全面监控。为了及时掌握项目建设情况以及档案工作情况，以便及时跟踪服务，福建省每年在省政府颁布重点项目名单后，即主动与重点办联系，按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记办法》、《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的要求，下发重点项目档案管理登记工作的通知，提出重点项目档案登记的范围、时间及具体要求，依法开展重点项目档案登记工作，并及时对登记工作情况进行统计分析，通过项目档案登记，使他们基本掌握了个建设项目的建设进度，形成档案的管理情况，对明确重点项目档案工作重点，有针对性地做好各阶段监督指导和服务工作，起了很好的作用。各设区市档案局也都能及时对所辖行政区域内的省、市重点建设项目档案情况进行登记。

重庆轨道公司：“工程档案技术交底会”制度

为了保证施工、监理单位从一开始就能够按照国家有关规定做好项目档案工作，重庆轨道公司从轻轨工程开工建设时起，就坚持实行了“工程档案技术交底会”制度，有针对性的对已中标合同工程的施工单位、监理单位及时进行工程档案技术交底。通过工程档案技术交底会，并形成会议纪要，使每个参建的施工单位和监理单位从工程开工建设时起，就能够明确本合同工程对项目档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范、按期归档和移交；从项目经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员都能明确自己的职责。特别是在轻轨工程的重大合同项目的建设过程中，重庆轨公司还针对项目档案工作中出现的问题，采取及时召开项目档案工作协调会的方式，对出现的问题进行分析，提出整改措施，并对参建各方履行档案工作职责提出具体要求。工程档案技术交底这一措施的推行，在实际工作中取得了非常显著的效果，在轻轨项目档案管理工作中形成了参建各方职责清楚，沟通及时，工作到位，措施有力的良好工作局面，保证了项目档案管理工作的有序开展。

中国航天科技集团公司：项目档案信息通报制度

为组织开展好项目档案工作，航天档案馆加强了组织和管理，加大监督指导的力度，实施项目档案信息通报制度，定期以书面和简报等形式对各单位项目档案工作情况进行通报，加强各级档案部门之间、档案部门与投资部门之间的交流与联系，保证有关领导和部门能够及时了解项目档案工作动态，支持档案部门能更好地开展项目档案工作的监督、指导工作；

“三三制度”

任何工作能否顺利开展和完成的很重要一点在于执行。在制定了项目档案工作方针后，要确保工作的开展和进行，必须提出明确的要求和加强措施。为此，航天档案馆从制度、人员、方法等方面提出了加强措施。肖俊主任明确要求项目档案工作实行实行“三三制度”，即在检查完成后3个工作日内下发整改意见，整改完成并通过审核后3个工作日内下发档案验收结论。有关部门要指定1名人员对单位和项目实行责任制，并负责对口单位的项目档案工作进行监督、检查和指导。在进行具体项目检查前，对有关检查员集中召开1次情况交流说明会，就项目建设及项目档案工作情况和有关问题进行交流和说明。在项目检查验收后及时对有关情况和数据进行汇总。

山东：全方位服务制度

针对重点建设项目档案形成周期长，时间跨度大，流动性较强等特点，山东省各级档案行政管理部门开拓思路、创新方法，运用多种监管手段，加强对重点建设项目档案的全方位监控管理，保证了档案的收集齐全、整理规范、移交及时、保管安全。山东省档案局为加强对省重点建设项目档案工作的监督掌控，对每个项目单位发放档案登记表，要求各项目单位分别于项目开工后6个月内、每年度12月底前、档案预验收后1个月内填写有关档案登记事项。在项目竣工验收前对每个项目都组织进行档案专项验收，按验收标准逐项打分。济南市档案局对城市建设项目档案工作实行跟踪监督指导，自城市建设指挥部成立起即积极介入，印发《加强指挥部档案管理的通知》，明确指挥部应归档文件材料范围和归档要求，不定期到各指挥部检查文书档案收集归档情况；对在建项目及时送达《重点建设项目档案管理监督通知书》和《济南市重点建设项目档案管理登记表》，督促各项目单位做好档案管理。青岛市档案局的做法是首先建立信息提报制度，根据事前掌握的项目信息提前介入，向项目建设单位制发《重点项目档案管理监督通知书》和《青岛市重点项目档案资料管理情况登记表》，各项目单位按要求填报有关信息，档案局再将信息输入重点建设项目档案管理数据库中，实行科学管理；其次是及时跟进，加强事中监督，把项目档案管理与档案目标管理认定和年度考核相结合，对档案管理薄弱的单位实行经常性的监督指导；最后是参加档案验收，把好事后监控关，对在验收过程中发现的问题要求项目单位及时整改。其他各市、县（市、区）档案局也都把档案登记、档案验收、积极介入监督指导作为监管重点建设项目档案工作的重要手段。

江苏润扬大桥：声像档案跟踪采集制度

江苏省长江公路大桥建设指挥部重视工程档案管理，在润扬长江公路大桥工程项目（简称“润扬大桥”）工程建设管理期间，采取有效措施，保证了项目档案与工程建设同步推进，实现了电子档案与纸质档案的双套制归档，并形成和完善了声像档案跟踪采集制度。工作中，为形象再现工程建设全过程，反映工程建设重点、难点以及运用的新工艺、新技术、新方法，指挥部聘请南京电影制片厂专门对工程建设实施跟踪摄影，制作了多角度反映工程建设的专题片。聘请南京浩清广告公司专业人员跟踪拍摄工程照片。指挥部还依靠施工、监理单位的力量收集施工现场第一手照片，在《润扬大桥工程项目竣工文件编制办法》中明确施工、监理单位编制声像档案的责任，要求参建单位根据各自工作职责和内容，拍摄能够反映工程建设的图片，连同竣工文件一并移交，确保了润扬大桥工程建设照片档案的系统与完整。

四川：重点建设项目单位间协作和交叉检查制度

为了贯彻执行档案法及规范化管理办法，宣传贯彻国家有关经济科技档案工作的规范和标准，促进全省企业、科技事业单位档案的协作交流，提高全省经济科技档案管理水平，四川省档案局按片区组建省属及中央在川企业、科技事业单位经济科技档案工作协作组，建立单位间的协作和交叉检查制度。重点建设项目单位属于其中的重要组成单位，共十七个组，其中几个组长单位就是重点建设项目单位。2006年9月底已完成组建工作，年底全省形成一个较为健全的经济科技档案工作网络。2007年起将适时开展交叉检查，已有几个协作组将重点建设项目单位档案工作纳入检查计划之中。

重钢集团公司：技改建设项目档案三级验收制度

为了保证项目竣工档案齐全、完整、准确，整理符合规范要求，重钢集团公司坚持实行了技改建设项目档案三级验收制度，即项目监理单位负责对项目档案进行预验收，项目建设单位负责对项目档案进行交工验收，重钢集团公司（重大建设项目由市档案局负责）负责对项目档案进行专项验收。通过三级验收，对工程竣工档案的质量进行严格的审查把关，上一级验收不合格，不得进行下一级验收，凡档案验收不合格，不得进行项目竣工验收。为了确保竣工档案的质量，并按期归档，重钢集团公司还实行了严格的竣工档案审查签字程序，由施工单位技术负责人、总监理工程师、技改处、质监站、档案处层层审查合格后，签署意见，办理竣工档案移交手续，合同预算处才能办理工程决算。

湖北：档案管理纳入建设项目整体竣工验收制度

湖北省档案局在对重点建设项目档案管理的监督指导工作中，十分注重与有关主管部门的沟通与配合，充分发挥他们的行政职能作用，建立了将项目档案管理纳入建设项目整体竣工验收的制度。省发改委领导将档案管理作为工程质量的重要内容，积极支持、配合档案行政管理部门加强对重点建设项目档案工作的监督指导，将档案行政管理部门作为重点建设项目整体竣工验收单位之一参加整体竣工验收。省发改委每年及时向档案行政管理部门通报重点建设项目名单，有关职能处室在组织重点建设项目竣工验收前，认真审查其档案的管理和验收情况，并向项目建设单位提出档案收集、整理和验收的要求，较好地保证了重点建设项目严格按照国家有关规定加强项目档案管理工作。省交通、林业、水利、电力等重点建设项目较多的行业主管部门领导高度重视本系统重点建设项目档案管理工作，将档案质量提到与工程质量、资金安全同等重要的位置来抓。湖北省水利厅领导对长江堤防工程建设档案管理，明确提出要求：要做到“三个一”，即:创一项优质工程、交一个清白财务、建一份明白档案。成立档案工作领导小组，并建立了分管领导负总责、办公室主任负全责、领导小组成员各负其责、专兼职档案人员具体负责的档案工作组织网络。领导亲自参加项目档案专项验收，及时向档案行政管理部门汇报工程进展情况、档案同步管理情况，有效地保证了档案行政管理部门对工程档案监管工作的顺利进行。

辽宁：竣工档案验收监理制度

要做好重点工程档案工作，关键之一就是必须有一批业务能力强的档案监理人员，以落实竣工档案验收监理制度。为此，根据辽宁省档案局、省建委、省计委联合发布的《辽宁省基本建设项目竣工档案验收规范》，他们每3年一次，联合举办了5期竣工档案监理培训班，邀请国家档案局、省发改委、省建委、省经贸委相关处室的领导和专家授课；请项目档案工作先进单位介绍经验。由省档案局、省发改委等单位联合聘任“辽宁省重点建设项目竣工档案验收监理”，颁发监理证。由省直单位联合聘任监理，加大了监理员在监督指导工作中的力度和权威。竣工档案验收监理员持证上岗，活跃在全省各个国债建设项目档案工作的第一线，为确保全省重点建设项目档案完整、准确和系统作出了重要的贡献。

江西：竣工档案专项验收制度

省档案局坚持取得省发改委、省重点办等重点建设项目管理部门对项目档案工作的支持，坚持与项目主管部门加强联系，相互合作，积极认真做好省重点建设项目竣工档案的预验收和验收工作，确保了重点建设项目档案的完整、准确、系统。如：2003年，江西省档案局与江西省电力公司联合下发《关于对城市电网建设与改造工程档案进行专项验收的通知》，对全省城网工程档案进行了专项验收。通过开展重点工程竣工档案专项验收工作，使项目建设单位进一步加强了工程档案工作的领导，落实责任，使我省重点项目档案基本达到了收集完整准确、安全保管和有效利用的目的，为工程建设服务发挥了积极作用。

（作者单位：国家档案局100032《中国档案》杂志社100050）

作者：王红敏　何卫东

第2篇：加强档案法制建设 提升档案管理水平

《档案管理违法违纪行为处分规定》(以下简称《处分规定》)颁布实施以来，北京市档案局高度重视，主动与市监察局、市人力社保局沟通，就联合制发宣传贯彻文件、联合查处档案管理违法违纪典型案件达成了共识，有力地推进了《处分规定》宣贯工作。为进一步贯彻落实好《处分规定》，提出三点：

一、深入学习宣传，增强依法管理档案工作的自觉性

全市各级档案部门要高度重视《处分规定》的学习。各单位主管档案工作的领导要带头学习，做到认识到位、组织到位、措施到位，确保本单位档案工作依法有序开展，防范档案违法违纪行为的发生。区县档案局要把《处分规定》的学习纳入领导班子的学习内容，把《处分规定》的宣讲和专题培训纳入档案普法宣传教育、公务员初任培训和干部上岗培训内容。市和区县档案行政执法人员要将《处分规定》的学习与相关法律法规的学习结合起来，逐条学习，系统学习，举一反三、融会贯通，特别要注意提升对《处分规定》内容的理解和运用能力，发现违法违纪行为时，能够根据不同情节，依法依规及时提出适当的处理意见，并严格按照规定程序做好相应工作。

全市各级档案部门要本着“强化宣传，预防为主”的工作理念，加大《处分规定》的宣传力度。通过举办座谈会、组织专题培训、开展知识竞赛、设置宣传专栏、编印学习资料等多种方式，利用杂志、报刊、广播、电视、网络等多种媒体，向社会各界广泛宣传《处分规定》的重要意义、基本精神和主要内容，在全社会营造人人关心、支持档案工作，自觉守法、用法，积极纠正档案管理违法违纪行为的良好氛围。同时，市和区县档案局还要切实抓好警示教育，精选典型案例，深入剖析，以案说法，以案学法、以案普法，使对档案工作负有责任的领导人员、直接责任人员或档案员从典型案例中汲取教训，引以为戒，自觉避免违法违纪行为的发生，增强依法管理档案工作的自觉性。

二、认真对照检查，着力解决重点、难点问题

对照《档案法》、《处分规定》等法律法规的要求，目前，我市档案工作存在的主要问题，集中表现为三方面：

(一)文件归档不及时、不齐全

一是一些单位不能按规定在每年的6月底前如期完成归档任务，拖延归档的情况比较多。二是一些单位档案基础工作薄弱，文书档案收集不全，专业档案分散保存在各形成部门，不能做到集中统一管理，少数单位的档案部门对专业档案没有进行接收和监管。三是声像档案、照片档案管理混乱的问题比较普遍。特别需要强调的是，某些照片档案的拍摄者将公务活动中形成的档案资料据为己有，不向档案部门移交，这种作法是违法违规的。《档案法》、《处分规定》明确规定“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的”是档案违法违纪行为，对有关责任人员要严肃责任追究。

(二)档案管理存在安全隐患

一是一些单位的档案有零散积存、无序杂乱堆放，不及时整理的问题，甚至个别单位从成立之初到现在就没有进行过档案的整理，使档案安全存在明显隐患。二是一些单位没有为档案工作开展提供必要的条件，档案库房饱和，防火、防盗等设施设备不齐全或老化。三是一些单位没有建立档案安全管理制度，或虽有制度但执行不力，档案库房失于管理，库柜不锁，尘土堆积，通道狭窄，养殖花草，堆放杂物。四是一些单位异地建库，库房与办公地点分设两地，档案管理存在疏漏，日常调归卷缺少安全保障，存在极大的安全隐患。《处分规定》明确指出：未配备安全保管档案的必要设施、设备，未建立档案安全管理规章制度，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员给予记过或者记大过处分，情节较重的，给予降级或者撤职处分;情节严重的，给予开除处分。所以各单位对自身档案管理当中存在的安全隐患一定要认真予以排查和整改，如若再视而不见、不予理睬，一旦发生安全事故，必将受到处分。希望不要发生这样的事情。

(三)档案移交不完整、不到位

档案移交是档案工作中的一个难点。一些单位以本部门利用档案方便为由，不按规定完整齐全地移交档案，把一些价值大或利用率高的档案，私自做主，留存在本部门，致使归档材料缺东少西，不完整。个别单位将档案视为自家财富，过分强调部门利益，以工作需要、利用不便等种种理由，一拖再拖拒不按照国家规定向档案馆移交档案。这种做法是违法违纪的行为，按照《处分规定》情节严重的，负有责任的领导人员和直接责任人员或相关人员是要受到撤职处分的。希望有这一问题的单位，一定要引起高度重视。

另外，还有一些单位不同程度地存在着档案人员兼职过多、变动频繁的问题。这不仅影响了档案工作的正常开展，使档案管理工作失去了基础和保障，而且还会导致档案管理中安全事故的发生，希望引起各单位领导的高度重视和警觉，一定要把档案员队伍建设摆上重要议事日程，固本强基，为档案工作的开展提供坚强的保障。

三、完善工作措施，提升依法管理档案工作整体水平

为有效地学习贯彻《处分规定》，市档案局与市监察局、市人力资源和社会保障局联合制发了《关于学习宣传贯彻〈档案管理违法违纪行为处分规定〉的通知》，从充分认识《处分规定》颁布实施的重要性、认真组织学习宣传活动、深入开展监督检查、坚决查处违法违纪案件四个方面，对全市各单位做好《处分规定》的贯彻落实提出了明确要求。在此，再强调三点：

(一)提高认识，认真开展自查，及时进行整改

全市各级档案部门特别是领导干部，要提高对档案工作的认识，提高对《处分规定》贯彻落实重要性的认识，切实增强责任感。各单位要在本地区、本系统、本单位开展一次贯彻执行《档案法》、《处分规定》情况的全面自查，特别是存在上述问题的单位更要认真检查，尽快提出整改方案。重点要在依法落实、规范档案收集和整理工作、保障档案安全和科学管理的设施设备、健全和执行档案工作制度、按期移交应进馆档案、保持档案人员相对稳定等方面，进行认真自查，对存在的问题要提出改进的措施和办法，要建立依法管理档案工作的长效机制，从根本上预防档案管理违法违纪行为的发生。

市档案局将加强对贯彻执行《档案法》、《处分规定》情况的日常监督和专项检查。明年，我局将把存在上述突出问题的单位列为档案行政执法检查重点抽查单位，督促这些单位采取切实有效措施进行整改，对问题较多，整改不落实的单位，将提出处理意见，坚决纠正违法违规行为。

(二)加强制度建设，细化查处档案管理违法违纪行为的工作程序

坚决贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，保障和监督档案行政管理部门依法查处档案管理违法违纪行为。根据国家档案局《档案执法监督检查工作暂行规定》、《档案行政处罚程序暂行规定》和《北京市行政执法机关向监察机关移送涉嫌违反行政纪律案件的暂行办法》等有关规定，结合北京实际情况，市档案局制发了《北京市查处档案管理违法违纪行为程序暂行规定》，具体明确了档案行政管理部门查处档案管理违法违纪行为的管辖权、办理时限、不同情形的处理方式、案件的移送程序以及救济方式等内容。这个文件今天已印发给大家，请各单位认真组织学习，严格执行规定。

(三)加强沟通与配合，形成查处档案管理违法违纪行为的合力

《处分规定》对监察机关、任免机关和档案行政管理部门建立案件移送制度做出了明确规定，市和区县档案局要按照《北京市行政执法机关向监察机关移送涉嫌违反行政纪律案件的暂行办法》(京政办发〔2006〕63号)和《北京市查处档案管理违法违纪行为程序暂行规定》的要求，主动加强与监察机关、任免机关的协调配合，相互支持，形成工作合力，依法依纪严肃查办档案违法违纪案件。

市和区县档案局作为发现并查处档案违法违纪行为的主责部门，要通过执法检查、受理举报、业务指导等多种途径，加大档案管理违法违纪行为的发现力度;要以事实为依据，以法律为准绳，坚持原则，做到有案必查，有查必果，加大对档案管理违法违纪行为的查处力度;要仔细甄别案情，依据相关规定，做好案件移送工作，协助配合相关部门完成案件的查处工作;要通过查办案件，认真研究和查找档案工作中存在的漏洞和容易发生档案管理违法违纪行为的薄弱环节，积极采取有效措施，从源头上消除“看得见的管不着，管得着的看不见”的执法不到位现象，增强《处分规定》的执行力，为档案事业科学发展提供强有力的法制保障。

全面落实《处分规定》是当前和今后一个时期档案部门推进档案法制建设的一项重要工作。我们要从敬畏法律法规，依法履行好为党管档、为国守史、为民服务的高度增强做好档案工作的责任感。通过严格执法、忠实守法，使档案工作环境进一步得到改善，使档案工作秩序进一步得到维护，使档案工作法制建设进一步得到加强。

(摘自北京市档案局局长吕和顺在《档案管理违法违纪行为处分规定》培训班上的讲话)

作者：吕和顺

第3篇：地铁建设项目档案管理探讨

在目前的工程建设过程中，尤其是在市政规划的项目建设中，需要对地铁建设进行重点考虑，因为地铁建设是城市轨道交通的重要组成内容，对城市交通压力的缓解有着很重要的作用，因此在其市场规划过程中，需要对地铁建设项目进行重视。在该方面，本文主要针对该项目的档案管理方面进行分析，对其地铁建设项目的专业内容进行探讨，使其工程建设和资料管理能够更加和谐，方便对其档案的统一储存，在其后期运营过程中，可以及时获取档案，方便对其进行验收与检查。在该方面主要是针对目前的档案管理现状进行分析，并且针对其中的问题进行合理解决，以使其管理效率得到进一步提高。

一、引言

在目前的城市交通发展过程中，城市轨道交通占有着重要的地位，需要对其建设进行更加重视，才能够使其建设质量得到保障，进而在城市交通的建设方面使其快速发展，方便人们的生活以及适应城市的节奏感。在该方面主要是对地铁建设的原有资料进行储存与管理。其次要对其维修方面以及检修，运营等多个方面的数据进行统一回收，存在档案中进行管理。在其竣工结算方面也要进行档案管理，档案管理还可以帮助竣工的顺利完成。最终在其整个地铁线路的验收过程中，给予档案参考，使其验收过程进行更加顺利，才能够使整个建设符合标准，符合目前对城市轨道交通的要求。

二、现状

(一)问题

就其目前的档案管理现状来进行分析，可以发现地铁工程的建设面积是较广的，其线路较长，因此对其进行档案管理也是十分困难的，需要对各部分的细节档案进行处理，可能会存在档案收集不全的现象，需要对这些细小的档案进行系统的管理，以方便对其最终的汇总。在即细节处要进一步重视，使其细节建设更加全面。在档案管理过程中容易出现内容不完善现象，在该方面主要是因为地铁建设是由多个企业共同承包的，因此需要很多单位之间相互配合，共同进行工作，其资料的涉及面积就较广泛，需要对这些单位的资料进行汇总，并对各级各单位内部的资料进行检查，对其资料的完善性进行保障。然而在该方面存在一定的工作难度，各单位对资料的保存力度以及管理方面存在不一样的情况与能力，需要对其收集能力以及归档过程进行重视，才能够达到完善工程档案保存效果。然而，大部分企业在该方面缺乏能力，因此在其档案管理方面就会出现不足现象，无法对档案的内容进行保障。其次，在工程档案的建设过程中，其真实性也存在着一定的问题或者其资料的储存质量以及利用质量并不高，资料记录的内容并不准确等多方面细节无法达到要求，在该方面容易造成资料的不真实情况，进而使资料的实际使用效果会出现下降情况，需要对其内部资料的准确性进行进一步控制，从其细节处去对细小数据进行纠正，使其整体数据控制效果更加良好，才能够对工程档案完整性和真实性进行保障。在其管理过程中需要工作人员具有较高的素质，然而目前在该方面的人才还是较为缺乏的，因此，工作人员在进行档案管理的过程中会出现漏洞，可能无法顾全大局，没办法对每一个细节进行把控，存在着工作质量参差不齐的现象，需要对这种问题进行重视，并且加强人员的培养，才能够解决目前的问题。然而目前在该方面投入的重视程度并不够，在资金投入以及人员培训等多个方面都会出现问题，因此工作人员的工作素质也会存在着一定的问题，是目前急需解决的主要问题之一。在其档案编管过程中，由于其编制不完善，不规范，不统一，则有可能会造成编制混乱现象，在资料的使用以及规范化过程中都会造成难度的增加，而无法对档案进行质量保障。

(二)原因分析

就其现阶段的现状进行分析，可以发现工程档案管理方面存在很多的质量问题，需要进行解决。首先要对其问题进行原因分析，才能够提出最佳的解决方式来进行针对性解决，在该方面由于人力，物力等多方面的资源投入并不足够，因此会造成问题的进一步扩大化，需要对该方面进行重视，明白档案管理给地铁工程带来的效益，才能够在该方面投入更多的重视程度。同时在其档案管理方面也存在着一定的滞后性的矛盾，因此要对该矛盾进行合理解决，才能够减少该方面的问题，要对其中的建设设备落后以及管理机制等多方面的问题进行解决。在该方面主要是其意识层次还无法达到重视的要求，同时在其建设过程中，由于资料共享程度较低，因此对其工程建设也会造成一定的影响，也会导致其档案管理方面存在问题，无法进行合理解决。在人员流动方面问题也较大，人员的专业水平并不高，因此在该方面管理会造成一定的难度，使其管理更难进行。

三、措施

(一)改进管理方法

在其具体的处理方面，首先要对其标准方法以及管理标准进行明确，能够从其制度上去解决该方面的问题，首先要建立明确的标准，对地铁工程建设过程中的各个环节的资料管理要求进行明确，能够使各单位之间对资料进行合理保存，并且实现资料共享，方便对工程质量以及效率的进一步提升，在其工程档案的完整性，科学性，规范性方面有着一定的保障效果。要求各单位需要按照其规范操作以及管理标准和管理办法来进行档案管理，最后由地铁管理部门进行资料汇总，方便对资料的合理储存。在该方面，首先要使各单位对自己的资料进行归档，可以利用地铁专业的划分来对其归档范围进行明确，要按照其工作范围来对归档资料内容进行合理探究，并使其资料收集更加完善化，要从建设初期就重視该项操作，能够使其资料的收集程度更加完善，方便对其质量管理质量的进一步提升。在该方面需要对管理人员进行专业培训，通过合理的培训使其归档管理操作能够进行更加顺利，并且对质量进行保障，能够使管理人员有了清晰的思路，来对资料进行汇总与收集，方便最终档案管理效果的提升。其次还要对各编号进行细致划分，能够对其资料进行及时获取，按照编号寻找资料，方便对资料的查找，使其档案管理的思路更加清楚，更加明确。在地铁线路的管理方面需要对地铁各方面的资料进行统计，因此其资料范围较为庞大，需要通过编号设计来对其进行合理的检索，以方便对资料的获取，能够对资料的利用效果起到一定的提升效果。同时在其资料的归类整理方面，可以通过分类编号的方式来减少寻找困难程度，使其分类方式更加明确化，使资料的储存位置更加明确，减少麻烦的产生，防止资料储存受到影响，而使资料的使用效果并不良好，则档案管理的最终目的也无法达到。在最后阶段，要对其档案管理的质量进行保障，可以使其竣工工程建设完成更加可靠。在该方面档案对竣工工程起到的主要作用是凭证和依据，因此要对该方面进行重视。工程资料对竣工图纸的质量高低有着决定性因素的影响。因此要在该方面，按照其管理方式，对档案资料进行合理分析，按照其档案资料的存在来对竣工图进行制作，方便对其进行修改与优化，使竣工图的制作更加清晰，更加明了，并且对其质量提升也有着一定的保障效果。其次，在其档案管理方面，还可以利用信息化的技术来进行管理，可以通过数据库的建设对信息资料进行统一收录，方便其信息的获取。在资料方面，资料档案管理方面通过计算机的管理能够减少人工方面造成的失误现象，通过计算机的文字处理能力也可以使其档案管理效果得到进一步提升，方便对档案的查找与储存。同时其档案的储存会更加安全，更加保密，能够通过多重加密的方式来对档案进行合理储存，其储存的空间也是较大的，能对整个工程的档案进行统一储存，并且方便对其进行分类与查找，以提高档案资料的使用效果和使用便捷性，因此会使档案管理的工作水平得到不断提升。

(二)制度管理方式

其次还要使工程档案的完善性得到保障，在该方面要通过制度手段去进行制约，通过合同的方式来对其中的档案管理方面进行约束，使各单位对档案管理能够高度重视，所以对其完整性可以有着一定的保障效果。同时要在其地铁建设过程中，对档案管理建立好管理制度和监督制度，能够使其管理更加正规化，减少其中不必要麻烦的产生。在其各方面合同的建设，施工资料，维修资料等多方面的资料储存和获取方面，都需要进行及时的监督与管理，以方便其准确性，完整性的保障。同时要利用资料，来对施工进行一定的监督与指导，使其档案管理部门人员能够具有高水平的素质，并且要加强培训，使其理论知识和实际操作能力都得到妥善提升，也要利用监督管理系统对其操作能力和工作水平进行监管，以保证整个工程建设的稳定性，并且对档案管理工作水平有着很好的提升效果。

在其完善性以及规范制度的建设方面，需要对队伍水平进行提升，通过专业人员的培训，同时要使人员具有信息化操作水平，在该方面需要加强信息化基础的培养，同时要使人员能够对自身的专业知识有着明确的了解，方便进行档案管理。在该方面，要使档案管理与信息化水平相结合，才能够促进其管理水平的进一步提高，使其档案管理的准确性以及高效性得到保障，可以方便对其功能的合理使用。在其管理方面能够使信息化的工作能力发挥到最大化，进而保证及档案管理质量。

四、结语

结合上文分析，在目前的地铁工程档案管理方面，需要对其建设的系统性以及制度规范化进行合理探究，要对目前现状中存在的问题进行合理解决，减少其中的不完善、不真实现象，对其信息化手段以及规范化手段进行合理使用，通过合理的监督与管理方式，来使其档案管理效果更加良好。

(作者单位：兰州市轨道交通有限公司)

作者：杨芳

第4篇：项目档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强项目部档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。 第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的项目各级部门及员工从事生产、经营、项目管理、等活动中所直接形成的对项目有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、证件等不同形式的资料。 第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

第二章

档案管理机构设置

第四条管理机构

组

长：司瑞明

副组长：顿雪冰

郭建东

组

员：李斌

宋志永

翟耀斌

王杰

姜雪楠

张

伟

组长为档案管理第一责任人员，副组长协助组长抓好档案管理中的各项工作。组员做负责完成档案的收集、整理、归档和使用。

具体工作：安质部由宋志永负责安全、质量的原始资料的文件整理并进行归档。工程部翟耀斌负责工程技术资料的收集整理工作，测量主管姜雪楠负责测量资料的整理，实验室资料由张伟负责收集整理和归档。办公室主任王杰负责上级下发的文件存档、传阅，以及项目部下发的各项红头文件的发放与归档。 项目部设置资料室，资料室按各部室资料进行分类由各部室主管负责管理。

第三章

档案归档

第五条 归档范围

(一) 通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 (二) 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理 (变更、进度控制、质量控制)、工程验收、工程报批资料等。

(三) 合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

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(五) 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档 手续;

(六) 验证文件随时产生随时归档，验证主计划按归档，于每年1月25 日之后2月5日之前到档案室办理归档手续; (七) 其他文件每周一集中归档一次。

(八) 未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节 轻重予以相应处理。

第七条 归档份数

(一) 原件全部归档，并注明份数、出处。

(二) 使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第八条 归档要求

(一) 由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。 (二) 对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 (三) 文件必须通过系统整理后再归档。

(四) 文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第三章

档案的收集与整理

第九条 档案的收集

(一) 由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进 行分类、排列、编目后移交档案室。

(二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、 全面的整理。

(三) 收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不 全的档案，要做好记录。

第十条 档案的整理

(一) 档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。 (二) 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理，并做电子目录方便日后检索。

第四章

档案建档

第十一条 分类梳理

归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案目录》。

第十二条 档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 第十三条 档案编号章

档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案 室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 第十四条 检索目录

所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。 第十五条 电子备份

重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章

档案使用和归还

第十六条 档案使用

(一) 文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人 批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

(二) 借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经 部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

(三) 借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准， 于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

(四) 借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准， 最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签;五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再

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第七章

检查与考核

(一)各部门文件资料应放置于专门的资料柜内，应保持资料室整洁、柜架排列有序。否则扣责任单位200元。

(二)各部门资料文件应按要求进行排列，并在办公计算机内建立文件资检索目录，便于方便查找。否则扣责任单位20元/次。

(三)各部门要建立健全文件资料的管理台帐并做到帐卷相符。否则扣责任单位20元/次。

(四)各部门应制定文件资料的管理制度并严格制度执行，否则扣责任单位20元/次

(五)各部门必须设一名兼职文件资料管理员，负责本部门文件资料的日常管理，否则扣责任单位20元/次。

(六)各部门保存的文件资料超过保管期限需销毁的，必须编写销毁目录交部门领导及项目负责人审核，经鉴定、审核后方可销毁，否则扣责任单位20元/次。

(七)项目部负责组织每季度对各部门档案管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告，检查报告应包括检查情况、存在问题及整改措施。 档案员岗位责任制

第八章

档案管理人员职责

(一)拥护党的路线、方针、政策，努力提高政治水平，不断增强事业心和责任感。

(二)热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，保质保量完成工作任务。

(三)刻苦钻研业务知识，提高业务素质和工作能力，认真做好档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。

(四)坚持党的四项基本原则，严格遵守各项制度，维护档案的完整与安全，不得向他人泄露有关机密。

(五)非档案人员不经允许不得随意进入档案室，更不准随意翻阅、抄录有关文件资料。

(六)查阅文件资料者必须遵守借阅手续及规定，由档案管理员提供资料。

(七)机密档案未经领导批准，一律不得供阅。

(八)查阅档案资料完毕，应及时归放原处;借出的档案资料必须按时收回。

(九)加强管理，定期作安全保密检查做到门窗、锁坚固，若发现不安全因素，要及时排除。

第5篇：项目档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司评级项目的档案管理工作，有效保护和利用评级档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 评级项目档案是指委托初次评级项目在业务承接阶段形成的评级档案和作业阶段形成的评级档案，主要包括纸质档案和电子档案两部分。跟踪评级、主动评级、研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等项目档案管理参照本制度进行。

第三条 评级项目档案由公司综合管理部负责管理;业务发展部门秘书负责业务承接阶段所形成评级档案的归档手续;评级作业部门的部门秘书负责本部门所承做评级项目在作业阶段所形成评级档案的归档手续。综合管理部档案管理部门应负责将同一项目在业务承接阶段和作业阶段的档案合并存档。

第二章 档案的收集

第四条 评级作业部门秘书负责督促本部门分析师收集委托评级项目作业阶段形成的所有档案资料。其中，标准评级项目的初评按照《评级项目资料存档标准化目录》(附件一)进行收集，标准评级项目的跟踪评级按照《评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)》(附件二)进行收集;非标评级项目的初评按照《非标评级项目资料存档标准化目录》(附件三)进行收集;非标评级项目的跟踪评级按照《非标评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)》(附件四)进行收集;资产证券化项目的初评按照《资产证券化评级项目资料存档标准化目录》(附件五)进行收集;资产证券化项目的跟踪按照《资产证券化评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)》(附件六)进行收集。数据更新和报告重出所形成的资料并入初评或跟踪评级存档。

档案收集范围：

1.《评级协议》(仅适用于委托评级项目);

2.《主承销商出具的集团企业认定函》(无主承销商的委托评级项目和资产证券化项目除外);

3.《委托评级项目流程控制单》(仅适用于委托评级初评项目)或《评级报告作业流程控制单》(仅适用于主动评级项目、跟踪评级、数据更新与报告重出作业);

4.《工作方案》，包括评级资料清单、访谈提纲(仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形)、尽职调查表及现场工作方案;

5. 《尽职调查报告》、《访谈记录》(仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形);

6.《信评委委员评审意见及信用等级表决表》; 7.《信用评审纪要》;

8. 复评相关材料(仅适用于存在复评的情形)，包括《复评申请》及复评补充资料、《复评评审纪要》、《复评报告修改搞》;

9. 《信用等级通知书》(适用于委托评级项目的初评、跟踪评级)及《信用等级公告》 (适用于公开发债评级项目的初评和跟踪、主动评级项目，以及协议约定公开披露的非公开债项评级项目);

10.经核稿人员、分管高级分析师(可由部门总经理或副总经理兼任)、部门总经理(部门副总经理)、评级总监(或其授权人)签字的《评级报告终稿》(加盖公司公章的纸质版报告);

11.《信用评级机构评级作业主要流程单》(仅适用于除担保公司和资产证券化项目之外的委托评级项目); 12.《现场尽职调查客户反馈意见表》(适用于存在现场尽职调查环节的评级项目);

13.《评级报告意见反馈书》(适用于委托评级初评项目); 14.《评级报告意见反馈回执》(适用于委托评级初评项目); 15.《评级项目承诺书》(公开评级);

16. 公开评级需提供发行人原始材料(盖章原件)，主要包括发行人营业执照复印件、组织机构代码证复印件、贷款卡复印件、公司章程、近三年审计报告及附注;非公开评级需提供与投资计划、基础资产、相关参与方等资料(盖章原件或经提供方核实与原件一致的复印件);

17.存在增信措施的评级项目，需提供与增信措施相关的文件，具体包括《担保函》、《抵质押协议》、流动性支持函等;

18. 行业研究资料，主要为支持评级观点和构成信用评级报告分析内容的内部研究报告;

19.工作底稿、一审、二审、三审评级报告(电子档案); 20. 其他资料，主要包括与发行人、主承销商及相关机构进行业务联系的相关文件、函件、往来邮件、会议记录、电话访谈记录(如有)以及评级作业部门根据作业特点规定需存档的其他资料。

第三章 档案的整理

第五条 评级作业项目组负责档案的整理工作，部门秘书负责对评级项目组整理情况进行审核。档案整理及审核的基本要求是：

1.纸质档案和电子文档资料分别整理;

2. 对上述档案收集范围中的1～16项，需提供纸质文件，对发行人提供的原始材料需加盖企业公章;对根据《公开资料使用办法》采集的公开资料应打印存档; 3. 对上述档案收集范围中的17～19项，提供电子文档即可; 4.对于涉密档案，按照《信息保密制度》，在档案提交时对档案的保管期限及保密级别进行确认。

第四章 档案的移交

第六条 档案移交的工作要求是：

1.评级项目负责人应在报告出具时根据《存档标准化目录》对项目作业阶段的档案按纸质文件和电子文档分别进行分类整理后，移交本部门秘书;特殊情况下如出具报告时部分评级资料未能归档的，未归档资料应在报告出具后5个工作日内完成存档移交手续;

2.评级作业部门秘书进行初步审查和整理后，将纸质文件和电子文档分别随同档案清单(存档标准化目录)报综合部档案管理人员进行归档;

3. 评级作业部门秘书应于评级报告出具后的一周内将业务档案移交给综合管理部档案管理专员，并填写《东方金诚归档确认单》;

4.评级委托协议或合同、收款凭证由业务发展部秘书在合同签订或费用到账后5个工作内日移交综合部档案管理人员归档;公司对合同管理有其他规定的，从其规定;

5. 研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等在定稿或颁布实施后5个工作日内，由研究项目负责人或相关责任人员提交综合部档案管理人员归档;

6. 一个评级项目由几个部门参与办理，在工作活动中形成的业务文件，由主办部门负责收集归档;

7. 员工工作变动或离职时，应将经办的评级业务档案向接办人员进行移交，符合归档条件的应进行归档;

8. 项目负责人有义务及时将相关文件按照本制度规定移交档案管理人员，评级作业部门秘书和综合管理部档案管理人员有权敦促业务人员将应归档而未归档的文档资料进行归档。

第五章 档案的借阅及复印

第七条 公司档案利用方式主要有：提供档案原件;提供档案复印件;提供档案索引资料三种方式。

第八条 档案的借阅及复印

1. 凡需使用档案者，均需填写《调档申请单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅;

2. 案卷一般仅供在档案保管区域内阅看，未立卷的文件、资料不可外借与阅看。原则上调阅者不允许摘抄所借阅文档内容，因工作需要摘抄须部门总经理同意。外借档案须办理登记手续，并经各级领导签批后方能外借;

3. 借阅期限不得超过1天;如需再借，应办理续借手续; 4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性;保持整洁，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如泄密而给公司带来损失，将依据相关法律法规处理;

5. 凡需复印档案者，均需填写《调档申请单》，依据档案密级，经各级领导签批后方能复印，并在调档申请单上注明用途。

第九条 档案的借阅程序

1. 公司总经理、副总经理借阅档案资料可经档案管理专员直接提取;

2. 部门经理借阅非密级档案资料可经档案管理专员直接提取，借阅密级档案资料须经分管领导批准后提取;

3. 其他人员借阅非密级档案须经部门经理批准后提取，借阅密级档案资料须经部门经理、分管领导批准后提取，并在档案室查看，阅后归还。

第十条 档案的复印程序

档案的复印程序同借阅程序，并由综合管理部档案管理专员负责复印。

第十一条 所有借阅及复印记录由综合管理部档案管理专员负责登记并保存，借阅人及复印人签字。

第十二条 已超过保存期限或确无必要保存，经确定需销毁的档案，由档案管理员编制销毁清单，经公司总经理批准后销毁。销毁的档案清单应永久保存。

第十三条 项目档案的保存期限不得少于10年，且不低于债务融资工具存续期满或受评主体违约后5年。

附件一：评级项目资料存档标准化目录

附件二：评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级) 附件三：非标评级项目资料存档标准化目录

附件四：非标评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级) 附件五：资产证券化项目资料存档标准化目录

附件六：资产证券化项目资料存档标准化目录(跟踪评级)

第6篇：项目档案管理制度

1.为加强档案的科学管理，有效地保护和利用档案，逐步实现部门档案管理的规范化、制度化，，根据《中华人民共和国档案法》、和《建设工程文件归档整理规范》，结合本部门实际，特制定本管理制度。本管理制度适用于工程项目档案。

2.电子档案的建立

纸质档案建立同时形成电子档案

3. 工程项目资料的归档

项目相关人员要按照归档范围及归档要求认真清理工作中形成的应归档资料。

项目归档资料由三部分构成：

一、项目前期资料(总平面图，单栋楼标准层平面图，四证：土地使用证，建设用地规划许可证，建设工程规划许可证，施工许可证。房源统计表，项目法人招标资料);

二、项目建设资料(形象进度报表，形象进度照片);

三、工程项目竣工资料(建设工程竣工验收报告)。

4.资料归档时间和工程项目同步形成

5.归档要求

(1)、归档资料必须完整，能准确反映各项活动的真实过程。

(2)、归档的资料应是建设单位加盖公章，内容必须真实.准确，与工程实际相符。

6.档案的保护

(1)、要树立爱护档案的自觉性，确保资料的完整及安全。

(2)、在档案的整理、保管和利用过程中应采取防光措施，防尘、防空气污染措施，防虫、防霉和防鼠害措施，防火，防盗措施。

第7篇：工程项目档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预(结)算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员)，资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;

2、档案材料的保管;

3、档案材料的查借阅、催还;

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。

3、传真件应复印一份归档。

七、档案的保管

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安

全。

2、所有档案应专柜存放，加锁。

3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。

八、档案的查借阅

1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。

2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。

3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。

4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。

九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁档案。

2、擅自向外界提供、抄摘档案。

3、涂改、伪造档案。

4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。

5、未按手续借阅、外带及越级借阅。

附件一

工程技术资料参考目录

1、开工报告、施工现场质量管理检查记录

2、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录

3、施工组织设计(施工措施)

4、技术交底、技术复核

5、工程定位测量、放线记录、复核记录

6、原材料出厂合格证及进场检(试)验报告(钢筋、水泥、砖、防水材料等)

7、施工试验报告及见证检测报告

8、隐蔽工程验收记录、基槽验收记录

9、施工记录

10、预制构件、预拌混凝土合格证

11、地基基础、主体结构验收记录及抽样检测资料

12、检验批、分项、分部工程质量验收记录

13、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

14、施工日志、地质勘察报告

15、土壤(素土、灰土)干密度试验报告(回填土试验报告)

16、砂浆配合比通知单

17、砂浆(试块)抗压强度试验报告及评定

18、混凝土配合比通知单

19、混凝土(试块) 抗压强度试验报告及评定

(同条件养护混凝土试块强度报告汇总及测温记录)

20、商品混凝土出厂合格证、复试报告

21、钢筋接头(焊接)试验报告，焊条(剂)合格证

22、水池满水试验记录

23、建筑物沉降观测记录

24、结构吊装记录

25、现场施工预应力记录

26、工程质量事故处理记录

27、管道、配件出厂合格证及进场检(试)验报告

28、管道、设备强度试验、严密性试验记录

29、系统清洗、灌水、通水、通球试验记录

30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验报告)

31、设备调试记录、接地、绝缘、电阻测试记录

32、暖气管道、散热器压力试验记录

33、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录

34、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

35、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及功能抽查记录

36、单位(子单位)工程观感抽查记录

37、竣工验收报告

38、竣工验收证书

上述资料目录供各施工单位(项目部)参考使用

附件二

案卷封面式样

施工技术资料

档 案 号：

共卷第卷

工程名称：编制单位：编制日期：

第8篇：交通建设项目档案管理登记办法

第一条

为加强交通建设项目档案管理，根据国家档案局、国家计委《国家重点建设项目档案管理登记办法》和交通部、国家档案局《交通档案管理办法》的有关规定，结合交通建设项目档案工作的实际，制定本办法。

第二条

本办法适用于由交通部审批初步设计的交通建设项目的档案管理登记工作。

第三条

交通建设项目档案管理登记工作实行统一管理、分级负责的原则。交通部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导，项目所在地省级人民政府交通主管部门及部属单位档案机构负责本地区、本系统交通建设项目档案管理登记工作的组织、监督和指导。

第四条

交通建设项目档案管理登记工作采取由项目法人(建设单位)定期填报交通建设项目档案管理登记表(见附件)的方式进行。

第五条

交通建设项目档案管理登记表共分表

一、表

二、表三三种，分别由项目法人(建设单位)于开工后6个月内、合同段交通工验收后1个月内和项目档案通过专项验收后1个月内填报。

第六条

交通建设项目档案管理登记工作应做到登记全面、填报准确、上报及时。

第七条

各建设项目主管部门档案机构应根据项目的审批、计划工期及进度情况，组织、督促、指导项目法人(建设单位)及时开展交通建设项目档案管理登记工作，并将有关登记表于每年10月31日前汇总上报交通部档案馆。交通部档案馆于每年12月底对交通建设项目档案管理登记情况进行通报。

第八条

各项目法人(建设单位)及项目主管单位负责建设项目档案管理登记工作机构，应配备必要的计算机等设备，在交通部档案馆统一规划和组织下，逐步建立和完善适合交通建设项目档案管理登记工作需要的信息系统，以实现交通建设项目档案管理登记手段的现代化。

第九条

凡登记项目中属于国家档案局登记范围的，由交通部档案馆根据国家档案局的有关要求进行汇总转报，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门。

第十条

本办法由交通部负责解释。

第十一条

本办法自发布之日起施行。

交通建设项目档案专项验收办法

第一章 总 则

第一条

为加强对交通建设项目档案专项验收工作的管理，规范验收组织工作，保证交通建设项目档案工作质量，根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》和交通部《交通档案管理办法》、《公路工程竣(交)工验收办法》、《港口工程验收办法》、《内河航运建设项目(工程)竣工验收办法》的有关规定，结合交通建设项目档案工作的实际，制定本办法。

第二条

本办法适用于由交通部组织或委托组织档案专项验收工作的交通建设项目。

第三条

交通建设项目档案是指在交通建设项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。

第四条

交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第五条

各级交通建设项目主管单位档案机构应加强建设项目档案专项验收前的检查和指导，同时接受项目所在地上级和同级档案行政管理部门的检查和指导。

第二章

验收组织

第六条

凡经交通部审批初步设计的交通建设项目档案专项验收工作，由交通部档案馆组织或委托省级人民政府交通主管部门和部属单位的档案部门组织。

第七条

交通建设项目档案专项验收组的组成：

(一)凡由国家发展和改革委员会审批或核准项目建议书、可行性研究报告和交通部审批初步设计的建设项目档案专项验收，验收组由交通部档案馆、项目所在地省级档案行政管理部门、项目主管单位、项目质量监督机构组成。

(二)凡由交通部负责审批项目建议书、可行性研究报告及初步设计的建设项目档案专项验收，验收组成员由交通部档案馆、项目主管单位、项目质量监督机构组成。

(三)项目档案专项验收组成员一般不少于5人的单数，组长由交通部档案馆或受委托组织验收单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第三章

验收申请

第八条 项目法人(建设单位)申请项目档案专项验收前，应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检，并形成自检报告。如在交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行建设项目档案自检。 第九条

申请项目档案专项验收条件：

(一)已按规定进行项目档案登记;

(二)完成了建设项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对建设项目档案审查工作;

(三)竣工文件已按交通部有关规定编制完成;

(四)竣工文件分类、组卷及编目工作已按《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等规定完成。

第十条

符合验收条件的，项目法人(建设单位)应及时按照项目管理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请，经审核同意后，转报交通部档案馆。

其中港口建设项目应由项目法人向港口所在地港口行政管理部门提出项目档案专项验收申请，经报省级人民政府交通主管部门审核同意后转报交通部档案馆。

第十一条

交通部档案馆接到申请后20个工作日内组织建设项目档案专项验收工作，或10个工作日内向有关单位发出委托验收函。接受委托组织验收单位应于收到委托函10个工作日内组织项目档案专项验收工作。项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

第十二条

申请建设项目档案专项验收时，需提交下列材料：

(一)项目档案专项验收申请报告;

(二)《交通建设项目档案专项验收申请表》(见附件);

(三)建设项目档案自检报告或建设项目档案审查意见;

(四)建设项目档案案卷目录。

第十三条 建设项目档案自检报告或审查意见应包括下列内容：

(一)项目建设及项目档案管理概况;

(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;

(三)项目文件材料收集整理所依据的标准;

(四)项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷数量;

(五)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

(六)存在的问题及解决措施。

第四章 验收工作

第十四条交通建设项目档案专项验收应依据国家档案局DA/T28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和交通部有关工程技术标准规范及《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，对项目档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行审查。

第十五条

验收工作以验收组织单位召开验收会议的形式进行。

第十六条

建设项目档案专项验收组全体成员参加验收会议，项目法人(建设单位)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第十七条项目档案专项验收会议的主要议程包括：

(一)项目法人(建设单位)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

(二)施工单位汇报项目档案编制情况;

(三)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

(四)项目档案专项验收组检查项目档案及档案管理情况;

(五)项目档案专项验收组对项目档案质量进行综合评价;

(六)项目档案专项验收组形成并宣布项目档案验收意见。

第十八条

验收组检查项目档案采用咨询、现场查验、抽查案卷的方式进行。视建设项目档案形成情况，抽查案卷数不少于案卷总数的5%-10%。抽查重点为立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、竣工图等。

第十九条

项目档案专项验收意见的主要内容包括：

(一)项目建设概况;

(二)项目档案管理情况，包括项目档案工作的基础管理工作，各类不同载体文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类和数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全保管评价，档案验收的结论性意见;

(三)存在问题、整改要求与建议。

第二十条

项目档案专项验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

第二十一条

验收合格的项目由验收组出具项目档案专项验收意见。受委托组织验收单位须将验收意见报交通部档案馆备案。

验收不合格的项目，由验收组提请项目法人(建设单位)一个月内对存在的问题进行整改，交通部档案馆重新组织或委托有关单位组织验收。

第五章 附 则 第二十二条

本办法由交通部负责解释。 第二十三条

本办法自发布之日起施行。

第9篇：安全社区建设档案管理制度

第一章 安全社区的档案概念

第一条 为了加强安全社区档案管理工作，充分发挥档案在安全社区建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合安全社区档案管理工作实际，特制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指在安全社区建设工作中形成、搜集起来的，经过整理具有保存价值的各种文件材料、照片、光盘、磁带等实物历史记录，以及电子文档、图片、影音视频等电子历史记录。它是我镇安全社区创建以来各项工作的真实反映，是做好今后安全社区建设工作的必要条件，也是街道机关档案的重要组成部分，对提高工作效率和质量有着重要作用。

第三条 本着节约资源、便于管理的原则，在工作活动中形成的实物档案均由相关责任部门自行保管，电子档案除本部门保管外，需备份一份由安全生产办公室保存。

第二章 档案工作机构和任务

第四条 各部门应根据工作需要，明确专人管理与本部门有关的安全社区档案。

第五条 该档案管理人员须具备一定的档案管理专业知识，政治上可靠，能够胜任本工作。且档案管理人员要保持相对稳定。

第六条 档案管理人员要坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，认真学习业务知识，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。

第三章 归档文件整理制度

第七条 在安全社区创建活动中形成的，记录和反映本部门工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属收集归档范围，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第八条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定，载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件，并按照文件材料的有机联系，区分保存价值，分类整理。

第九条 文书档案实行随时办随时归档。录音、录像、照片、底片等档案应及时编写说明(单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等)后进行归档。

第四章 电子文件的归档管理制度

第十条 本制度所称的电子文件是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送的文件。第十一条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案，必须纳入档案管理的范畴。第十二条 电子文件实行文档一体化管理的方式，由安全生产办公室负责对电子文件进行管理，坚持前端控制与全程管理的原则，即收发、鉴定、归档各环节统一。

第十三条 为维护电子数据的安全，每年对归档的电子文件要备份处理，若有条件可刻录成光盘，异地保存。

第五章 档案保管制度

第十四条 建立档案的登记台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年检查、核对一次，做到帐实相符。

第十五条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案，要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。

第十六条 采取有效措施，做好安全保管和科学保护等工作。

第十七条 档案人员工作变动，必须办好档案的清点、移交手续。

第六章 档案保密制度

第十八条 不断加强档案的保密观念，认真遵守保密纪律，严格执行《保密法》。第十九条 秘密以上的档案，必须妥善加以保管，如需借阅，必须经有关领导批准。第二十条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。 第二十一条 严守档案机密，查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。

第二十二条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料，必须妥善加以保管，使用完毕立即归还。

第七章 档案鉴定、销毁制度

第二十三条 根据国家有关档案保管期限的规定，对保存期满的档案，3-5年鉴定1次，销毁无继续保存价值的档案。

第二十四条 开展档案鉴定工作由安全社区促进委员会指定有关人员组成鉴定小组，提出鉴定工作意见。在主管领导组织下，直接地、逐件(卷)地、准确判定档案的价值;鉴定结束后，经安全社区促进委员会批复同意销毁后，方可销毁。

第二十五条 拟销毁档案，要编制销毁清册。销毁时，要2人以上监销，并在销毁清册上签字。

第二十六条 已销毁的档案，应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。第二十七条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料，应视情况作相应调整。

第二十八条 鉴定工作形成的全部文件材料，即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存。

第八章 档案借阅、利用制度

第二十九条 凡借阅、利用档案者，必须逐项填写借阅登记表。

第三十条 借阅档案者必须保护档案，不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可，不得摘抄或复制档案。

第三十一条 若借阅本部门以外的档案材料，须经双方分管领导批准。

第三十二条 对借出后归还的档案，必须逐件、逐页、逐卷检查，发现问题立即报告、处理。

第九章 档案管理人员岗位职责

1、认真学习《档案法》，热爱档案事业，刻苦钻研业务，忠于职守，做好本职工作。

2、认真执行文件材料归档制度，积极配合、督促有关领导和有关人员按时、按质、按量办理好相关科室档案的收集工作。

3、严格遵守档案管理制度，认真做好各类档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和统计等工作。

4、对各类档案实行安全有效管理，做到类别清楚、目录齐全、排列有序，便于提供利用。

5、要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时修补，复制或其它技术处理。

6、根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集等参考材料。

7、严格执行保密、 利用制度，办理好借阅手续和利用效果登记等工作。使档案信息得到充分的开发和保证档案内容的安全，更好地为安全社区建设工作服务。

第十章档案收集内容

(1)安全社区建设组织机构、目标、计划等相关文件;

(2)安全促进项目计划、方案;

(3)安全管理制度;

(4)安全管理的驻地单位基本信息;

(5)各种队伍建设等文件;

(6)各类创建活动记录;

(7)事故与伤害原始记录;

(8)安全检查、监测与监督的记录等。