建设工程档案收集程序

建设工程档案收集程序（精选10篇）

建设工程档案收集程序 篇1

一、建设单位办理《建设工程施工许可证》时：

1、填写《建设工程概况表》；

2、签订《建设工程档案报送责任书》。

二、建设过程中：

1、建设单位在招标签订勘察、设计、施工、监理合同时，应当明确工程档案的套数、费用、质量、移交时间等要求。建立健全建设工程档案，负责建设工程档案的收集、汇总和报送。保留一套有审图办批准章的新蓝图用于编制竣工图。

2、施工单位配备专人收集、保管施工过程中形成的技术文件材料，按规定编制单体工程和总体工程的竣工图。

3、勘察设计单位按国家有关规定，向建设单位提供地质勘察报告与一定数量的设计图纸，提供设计变更文件原件。

4、监理单位在做好监理资料的同时，监督检查施工单位形成的工程技术资料，并在有关文件上签字、盖章，协助建设单位收集汇总报送工程档案。

5、城建档案馆不定期到现场督查和指导有关技术人员同步形成、收集档案资料、编制竣工图。

三、工程竣工验收：

1、建设单位应在工程竣工验收十天前，提请城建档案馆对该工程档案进行预验收。档案资料基本齐全的，由城建档案馆出具《建设工程档案专项验收意见书》。

2、建设单位与质量监督站确定竣工验收时间。

3、建设单位通知城建档案馆参加竣工验收，检查档案整改完善情况。

4、建设单位在工程竣工验收合格，并取得规划、消防、人防、节能、环保、防雷等专项验收文件后，到备案机关办理工程竣工验收备案手续。

5、工程验收合格后三个月内，建设单位应尽快向城建档案馆报送一套完整的工程档案原件、电子档案和声像资料。建设单位应将工程准备阶段和竣工验收文件的全部原件交由城建档案馆保存。

建设工程档案收集程序 篇2

下面就从工程档案收集工作对企业科研设计的重要性和如何做好档案收集工作两方面来谈谈。

一、工程档案对企业科研设计的作用

工程档案是公司宝贵的历史财富, 具有长远的利用查考价值。对于一个设计单位来说, 如果它的档案室储存有质量高、数量多的工程档案, 那就标志着它有比较雄厚的科学技术基础, 具有较高的建筑设计水平。准确完整的工程档案是设计经营和工程管理活动有序运行的可靠依据。所以工程档案对设计经营有着重要作用, 它的作用主要体现在以下几方面:

(一) 工程档案的收集, 是服务科研设计的前提。

工程档案的收集工作, 是建立健全工程档案工作的基础, 也是提供利用的前提。没有收集工作, 就不能提供利用, 也就不能为设计经营服务。同样资料收集的不准确不完整, 也无法实现档案的利用价值, 不能为新项目的设计提供参照依据和设计经验。

(二) 工程档案信息资源是促进设计、科研全面发展的基础。

工程信息就是指在工程活动中形成的工程文件材料, 而工程档案是在科研、设计、基建活动中形成的具有保存利用价值的并已归档的工程文件材料, 是工程信息资源的重要组成部分。现代经济建设的快速发展, 工程设计量的不断增加, 使设计人员对工程档案信息的需求量越来越大, 工程档案信息资源的利用价值也越来越高, 也就决定了它在科研设计以及市场经济中占有越来越重要的地位。

(三) 工程档案信息资源是进行工程活动的依据和条件。

工程档案是科研、设计、基建活动的真实记录和反映, 是经过实践检验真实可靠的。工程人员在设计一个新建筑时, 往往要利用以往的建筑的设计资料档案, 以少走弯路, 缩短设计周期, 节约大量的人力、物力、财力, 从而在建筑设计的招投标中, 在激烈的市场竞争中占有一席之地, 促进经济效益的提高。

由此可见, 信息在现代化建设中占有重要的地位, 工程档案作为信息资源的组成部分, 也就理所当然地在科研设计中以及促进经济效益的提高中占有一席之地。因此, 它是促进科研、设计质量提高的基础工作。而要有更完整更准确的科技档案信息资源, 就必须加强工程档案的收集工作。这样才能在现代化建设中更好的为经济建设服务, 为科研、设计和基建活动服务。

二、如何做好工程档案的收集工作

工程档案的收集是工程档案工作的开始。做好这项工作, 至关重要。一般来讲, 领导重视是根本, 部门支持是基础, 档案人员的自身努力是关键。具体怎样做好工程档案的收集工作, 笔者认为:

(一) 要加强工程项目档案的前端控制。

在签订项目设计合同之后, 确定一个文件管理员, 负责项目过程中文件控制, 对整个工程活动中形成的具有保存利用价值的资料进行收集整理, 随着项目的进行, 逐步分阶段将这些文件资料交付档案室归档。使档案工作提前进入科研、设计、生产等各项科技活动的工作程序, 使档案管理人员能够掌握项目执行过程中各个阶段形成的能够成为档案的文件资料。

(二) 要做好工程档案收集工作, 制度建设是工程档案收集必备的一个重要环节。

其中制度建设分三个方面:一是档案部门制订的归档制度必须健全有效, 即归档范围、归档时间等要确定。二是要明确单位各部门和各类人员的职责范围, 岗位职责中须有工程文件材料形成、积累、归档的过程中, 每个人所应该承担的责任。三是考核 (下转第18页) (上接第9页) 制度, 制定相应的奖惩制度, 与部门和个人的绩效挂钩, 这是保证工程档案归档执行情况的重要制度。

(三) 措施是前端控制和制度建设贯彻执行的保证。

具体的措施有:1.工程档案收集工作与科研、生产、设计管理相结合, 使档案工作成为其中的一部分;2.进行宣传教育, 将档案的作用对各类人员进行宣传, 让他们认识到档案的重要性和它的利用价值;3.整个归档过程要灵活多变, 随时归档和集中归档相结合。将工程文件材料完整、系统地收集、归档, 实行集中统一管理, 是领导干部、档案部门和全体科研人员的共同职责, 需要全体人员的共同努力, 决不单单是档案工作人员的事。

(四) 验收是档案归档的最后一关, 是对工程档案质量的保证。

档案人员在接受档案时, 要认真严格按照归档条件对归档文件材料进行审查, 要采用询问、现场查验、抽查案卷的方法。对验收合格的工程档案, 准予归档并出具档案验收意见;对验收不合格的工程档案, 提出整改意见, 限期整改并进行复查;复查后仍不合格的, 不予归档并根据奖惩制度对其部门和个人进行相应的处罚, 造成档案损失的还要依法追究有关人员责任。

(五) 作为档案工作人员要努力学习, 不断提高档案意识。

尤其是工程档案工作人员, 因为工程档案与文书等其他档案相比具有很大的不同。就如前面所提到的工程档案的重要性一样, 它是重要的工程信息资源, 为企业经济发展、科技创新、社会生产都提供了最有力的依据。所以档案人员必须要有严谨的工作作风, 不断提高业务水平和实际操作技能, 提高自身的专业素质, 更好地服务于档案工作。

总之, 工程档案的收集工作是档案工作的起点。档案材料收集及时, 材料收集完整, 鉴选得当, 则为档案管理的各个环节提供良好的条件, 从而可以集中力量对档案进行研究, 更好的广泛开展档案的利用工作, 这样最大限度的发挥档案的作用, 可以为企业节省大量的人力物力, 降低经营成本, 提高生产设计质量, 为企业更好的发展提供重要作用。

摘要：本文主要是对工程档案的收集工作进行的探讨, 主要论述的是企业工程档案的收集工作, 其中针对工程档案收集工作的重要性和如何做好工程档案收集工作进行了论述。让我们认识到工程档案的重要性, 才能更好的做好档案的收集工作。

关键词：工程档案,收集,制度建设

参考文献

(1) 李娜丽.浅议科技档案在经济建设中的作用.

(2) 郝秀芬.简述科技档案收集的必要性.

(3) 姚亚莉.做好科技档案管理工作, 充分发挥服务职能.山西档案, 2 (X) 5年增刊.

(4) 王凤娟, 秦华.科技档案管理工作.石河子科技, 1998.2.

(5) 郭建华.做好档案收集的一种有效方法.档案管理, 1997.5.

如何做好建设工程档案的收集工作 篇3

关键词：建设工程；收集；归档；品质

工程档案指的是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，既是城市规划、建设、管理工作的真实记录，也是城市建设和发展的重要依据和必要条件。档案收集工作是为了解决档形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，档案收集工作作为整个档案工作中极为重要的一个环节，是开展各项业务的前提，是档案真实、准确、完整的保证。因此，如何做好建设工程档案收集工作确保归档质量就成为了目前城建档案工作的重中之重。

一、加强城建档案法制建设，依法治档

随着城市建设的迅猛发展，档案接收任务日趋繁重，在缺少有效的经济制约的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。近年来，国家和建设部相继出台了《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案案卷质量规定》等法律、法规，我馆结合本市实际，也制定了《城市建设档案管理办法》。依据相关规定凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程，建设单位在领取《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》前，必须到城建档案馆办理项目登记手续，并签订《建设工程档案报送责任书》（以下简称《责任书》）。否则规划部门不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。在《责任书》中，进一步明确和告知建设单位依法承担收集、整理和移交工程档案的责任，明确了建设单位应当在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案原件，同时还明确了违约需承担的责任。这一系列法律、法规、规章和规范性档的实施，确立了城建档案的工作地位，为规范城建档案管理、理顺收集管道提供了法律依据。

二、加强与各职能部门的联系

一方面，由该市建设工程质量监督站把关审核工程数据的完整与准确。一方面，严格执行档案专项验收制度，要求建设单位在组织竣工验收前，必须将施工数据按规范分类整理，并组成符合要求的案卷后向市城建档案馆报送，进行预验收审查，经业务室相关人员全面审查工程档案的内在和外在质量，审查合格后出具《建设工程档案预验收意见书》，不合格的提出整改意见，责令限期整改。整改后合格的出具《建设工程档案预验收意见书》，建设单位方可组织竣工验收。另一方面，由市城乡建设规划局建筑工程管理科把关，在办理工程竣工备案时查验建设工程是否有市城建档案馆出具的《建设工程档案验收认可书》，否则不予备案。通过各部门的通力配合，为建设工程档案归档提供了相应的监督和制约保障，确保建设工程档案能够按时完整、准确、系统的接收进馆。

三、主动服务指导，提高案卷归档质量

在新的形势下，城建档案工作者如果仍然墨守陈规，守株待兔，等待建设单位主动上门移交工程档案，必然导致城建档案工作的被动。城建档案从业人员在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难心理，勤动脑、勤动口、勤动手、勤跑腿，爱岗敬业，兢兢业业，树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性，通过和建设单位面对面的沟通，掌握档案资料收集情况的第一手资料，为后续档案整理、接收和提高归档质量奠定基础。建设单位在签订《责任书》时需要进行项目信息登记，馆里将项目划分到业务人员，业务人员根据项目信息定期到施工现场检查指导，服务工作更加有的放矢。确保每个项目都有专人负责、全程跟踪、经常性业务指导。一方面，我们通过在签订《责任书》时向建设单位发放《建设工程档案报送要求告知书》，让新开工的建设、施工、监理单位档案人员了解城建档案馆对建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范。这样档案人员就有章可循，知道自己该做什么，如何去做，遇到问题向谁咨询。另外，我们通过在工程项目施工过程中不定期地去工地督促、检查建设单位、施工单位、监理单位是否有专门的档案人员收集、整理工程档案数据，收集的档案数据是否完整、准确。尤其是涉及结构质量安全的勘测报告、设计及其变更、建材检测、施工试验、隐蔽工程等文件材料的归档工作，发现问题随时解决，确保档案数据的真实、准确、完整。

四、加强业务学习，提高业务管理和业务技能水平

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。而城建档案的内容庞杂，涉及城市建设各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能，既要有工程技术方面的知识又要有城建档案管理方面的业务理论知识，同时具有解决实际问题的能力。因此，我馆采取“走出去，请进来”的办法，让单位里的一些业务骨干走出去，请有经验的档案管理人员来我馆传经送宝，通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验，不断补充、完善馆内人员业务知识和技能，更新业务和管理观念，全馆业务人员的管理水平显著提高，从而进一步提高了工作效率，也保证了工程档案的归档质量。

五、加强档案编制单位数据员培训工作

我们通过举办培训班集中对全市建设、施工、监理单位数据员和相关部门档案管理人员进行岗位培训，通过培训让他们充分认识城建档案的重要性，了解城建档案的法律、法规和规章，掌握城建档案业务规范。并且严把培训考试关，宽进严出，考试合格发给岗位培训合格证书。在日常检查中，要求档案从业人员持证上岗，为保证工程档案的完整、准确，提高归档质量打下了坚实的基础。

六、结语

总之，全面加强建设工程档案的收集工作，可确保工程档案完整、准确、系统，提升工程档案的归档质量。在建设工程档案的收集工作中，相关部门要有高度的责任感，不断探索具有实效的方式，依靠必要的法律和采取有效的措施，如强化城建档案法规和制度建设、加强与各部门的通力配合、从业人员树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性、提高全馆业务人员的管理水平以及对档案管理人员进行岗位培训，以切实加大档案的收集力度，确保工程档案数据的齐全、完整和准确，提升档案归档质量，促进城建档案工作整体水平的提高，以更好的服务于城市建设、经济建设。

参考文献：

[1] 张晓慧.浅谈工程建设档案的收集工作[J].时代金融旬刊.2011.

建设工程档案收集程序 篇4

1.1项目筹建或启动时，及时建立档案管理组织机构，明确档案管理分管领导，制定档案管理相关制度（至少应制定档案管理办法、项目划分档案编码规则、档案整理规则、档案借阅利用规则等）及工作流程，将档案工作纳入工程建设的全过程。1.2配备专兼职档案管理人员，专职人员负责对各科室及参建单位资料收集的指导工作，兼职人员主要负责各部门（科室）及对口施工单位资料的收集、审核工作。

2.做好归档计划并跟踪落实

根据工程进度和实际情况，可将施工周期较长（两年以上）的合同项目采取分阶段归档的办法。如导流隧洞、大坝浇筑等单位工程，在每项分部（分项）工程完工时，由档案人员参加验收并接收该部分施工过程记录档案，合同项目完工验收后，移交全部工程档案，确保该工程档案的齐全完整。对于周期短的合同项目，如小型房建、桥梁等工程，在档案管理人员了解工程进展情况下，及时掌握工程信息并指导相关单位做好施工过程资料整理，在合同工程完工验收后一次归档。

3.明确归档责任和归档范围，避免重复归档

施工过程中形成的文件资料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员较多，稍有疏忽就可能遗漏。加上施工文件资料往往一式几份，参建各方均有留存，没有明确各方的归档责任和归档范围，很容易造成同一文件大量重复归档。为尽可能减少重复归档的情况，可采取各方“联合归档”的方式，即：以施工单位为归档责任主体，将建设单位和监理单位与其来往的文函按事件类型一并组卷归档（来文与复文为一件），建设、监理单位归档自身形成且不需要印送至施工单位的文件，如监理日志、监理规划大纲、旁站记录、试验抽检等文件由监理单位归档。为保证施工单位移交的档案完整、准确、系统，在移交档案时，建立施工单位（立卷人）对归档的每盒文件进行自查，监理单位逐盒复查，建设单位再次核查的三级审查制度，审查无误后，各方代表在每盒文件备考表中签字确认。

4.做好档案业务考核，增强管控手段

目前国内的很多施工企业对档案管理认识不够充分，在施工过程中，更加重视质量、安全、成本和进度等。为增强档案业务管控手段，在对参建单位进行的考核中，应加入文件整理归档情况考核，促使文件材料归档整理与工程建设同步有序进行，避免在项目竣工后临时抽调人员收集整理，造成前期大量文件收集不全，归档文件质量差（签字手续不到位、复印件多、漏项等）。另外，在尾款结算或履约保证金退还申请时，履行档案管理人员会签手续，实行“不归档不结算”的方式，督促资料整编单位尽快整理归档。

5.加大指导力度，定期检查培训

参与大型水利水电工程建设的单位众多，管理人员来自全国各地，其中很多员工是第一次接触工程档案，业务水平参差不齐，为加强工程建设各阶段档案工作的有序管理，可有计划的邀请档案专项验收的政府部门（所在省或国家档案局）的专家进行档案业务知识培训，详细介绍项目档案工作的法规、标准，学习档案基础知识和施工过程原始凭证文件的填写方法，增强相关人员做好档案工作的责任感，提高业务水平，为保证竣工档案的案卷质量打下良好的专业基础，

6.大胆创新，推动大型水利水电工程档案业务快速发展

在网络化、信息化的新时期，提高档案现代化管理水平，需要不断的创新和探索新的管理模式、管理手段。随着科技的发展，如今传统的档案手工管理模式，应逐步向现代化管理模式转变，利用互联网、数据库，在档案形成期，由档案收集责任人员及时在系统中著录档案文件信息，并与实体档案相对应，这种方式简化和规范了日常各种目录的录入并及时实现在线的文件统计查阅，提高工作效率。探索无纸化档案管理，在有条件的项目中，优化工程管理系统，使用手机和平板电脑APP管理方式，做到工序记录、质量评定等在施工现场用数字设备记录（自动生成记录时间），经认证的电子签名后，生成电子报表归档。该方式能避免施工单位先施工，后补资料的问题，保证了过程记录文件的原始性。这种方式大大缩减了纸质文件的归档保管数量，方便查询利用。

三、结语

干部档案收集归档规定 篇5

（1991年修订，旧）

第一章 总 则

第一条 为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。

第二条 干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第二章 收集范围

第四条 在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

第五条 自传和属于自传性质的材料。

第六条 考察、考核干部工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

第七条 审计工作中形成的有关材料:主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

第八条 国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

第九条 评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

第十条 创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

第十一条 政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

第十二条 更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

第十三条 党、团组织建设工作中形成的有关材料:(一)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1—2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；

(二)中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

(三)加人民主党派的有关材料。

第十四条 表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表，先进事迹

材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

第十五条 纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)．上级批复，离婚材料等。

第十六条 干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。

第十七条 考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

第十八条 办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

第十九条 办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。

第二十条 党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第二十一条 健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

第二十二条 办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

第五章 监督检查

第三十二条 各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

文书档案的收集及 篇6

收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。

档案收集整理要具有规范化，做好对现行单位文书档案的收集。

[关键词]档案保管;鉴定档案;统计档案;利用档案

档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，具有以下重要作用：指挥单位正常工作的可靠依据;帮助领导决策的得力工具;澄清内部是非的重要依据。

档案工作是人类社会历史发展的必然产物，并随着时代的发展不断发展、充实。

人们在各种社会实践活动中形成的大量文书材料，是各种知识经验的载体。

因为文书材料的数量很大，查找利用很不方便，必须进行一定的分类整理，这就产生了档案工作。

档案工作的起点是收集，这是搞好档案服务工作的基础。

收集的对象主要是机关各文书处理部门办理完毕、立卷归档的文件。

收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。

一、档案收集整理规范化

1.档案收集工作的作用。

收集是档案工作赖以存在的基础。

档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。

如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。

档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。

收集是衡量档案室、档案馆工作的重要标尺。

档案室、档案馆对机关、社会的作用大小，取决于室藏、馆藏档案的丰富珍贵程度，最终取决于收集工作的效果。

收集是实现档案集中统一管理、维护历史真实面貌的基本途径。

只有通过收集工作，才能把国家的全部档案集中到各机关、单位档案室和各级各类档案馆，形成集中保管的基地和研究利用档案的中心，也才能维护党和国家的历史真实面貌，并展示于世人面前。

2.档案收集工作的要求。

(1)所收集的档案应是完整的。

只有完整的档案，才能反映一个机关、单位真实的历史面貌。

完整，有双重含义，一是一个机关各个部门和各项活动的文书材料要齐全，二是每项活动中所形成的文书材料也要齐全，也就是说无论是针对每项活动，还是针对所有活动，其文书材料都没有残缺遗漏。

(2)所收集的档案应是有价值的，真实的。

有价值的，指的是确系具有现实价值和历史侨值的，特别应重视其历史价值。

真实的是指档案确系机关、单位在实践恬动中自然形成的，而不是桂撰的或被歪衄了的。

(3)所收集的档案应是符合规范化要求的。

规范化指的是档案的标准化。

档案的标准化是多方面的，如文书材料所用纸张的质量、大小，案卷的厚薄、大小，卷内目录、案卷目录和卷皮封面的格式，著录卡片的大小和格式，等等。

二、对现行单位文书档案的收集

1.收集的要求。

收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。

具体要求，主要有以下几点：

建设工程档案收集程序 篇7

1 城建档案收集工作的主要内容

所谓的城建档案收集工作是指通过城建工程建设各环节所形成的文件、图表、声像展现的, 即工程建设在施工图审查、招标投标、造价咨询、质量监督、施工许可、竣工验收资料、档案管理等项工作中依照各项法规规定, 各单位和相关部门抓住工程建设管理中各环节重点, 认真把关, 紧密衔接, 把城建档案纳入工程竣工验收前的予验收程序。在实际工作中, 城建档案馆除了按归档制度接收归档以外, 还要通过各种方式, 公告或征集等方式将散存在工程技术人员和社会各个角落的城建档案及文件材料征集归档, 同时城建档案部门也要采取相应的法律手段进行城建档案的收集, 确保城建档案的完整。

2 城建档案收集工作中遇到的问题

2.1 档案意识不强, 法律、法规宣传不到位

改革开放以来, 城市建设飞速档案它集中反映了城市的规划, 建设及其管理的历史面貌, 并为城市建设提供了重要的依据。虽然城建档案在城市建设中起到如此的重要作用, 但是人们的档案意识比较薄弱, 档案管理部门对有关档案方面的法律、法规宣传力度不够, 至使有关部门、各级领导对抓城建档案存在着模糊认识。工程竣工后, 只重视建筑物的存在却忽略了城建档案资料的重要性, 至使一些建设单位, 施工单位和工程技术人员根本不负责任地将这些图纸、文件、内业资料随处乱扔、乱放, 给档案部门的收集工作带来了很大的困难, 给城建档案工作开展带来很大障碍, 因此无法保证城建档案的收集质量。

2.2 抓不住重要环节进行城建档案收集

城建档案工作者在收集过程中, 不注重述疏通和确定收集渠道, 无方向, 无内容的收集, 在收集过程中没有重点, 对于基本建设档案的收集工作, 关键是要抓住竣工验收阶段所形成的城建档案, 一个工程的建设, 从拆迁、打桩、主体建设、隐蔽工程等项目建设都需要我们档案工作者到施工现场进行指导、收集、拍摄, 可是在实际工作中收集者根本抓不住重点, 只要是城建档案便一律接收入馆, 毫无计划的接收。馆藏量虽然增加了, 但是, 却影响了收集工作的质量。

2.3 档案工作者的自身素质比较差

城建档案工作是一项涉及面广泛、专业性强、技术性也较强的相当繁重的任务, 它包括:城市规划、管理、市政工程、公用设施、民用建筑、交通运输、水利工程、战备工程、环境保护、园林绿化、文物古迹, 城市科研方面等众多专业。基于以上内容, 要做好这项收集工作不仅具备一定的文化知识, 而且必须要精通各方面的业务, 并且还要熟悉、掌握城建档案工作中的接收、整理、装订、编研、利用、指导等各个环节, 为此《黑龙江省城市建设档案管理办法》中的第十七条明确规定:城建档案管理机构工作人员应当按照有关规定经培训合格, 取得岗位资格证书后方可上岗。可是在实际工作中, 人们却没有给予重视, 有些档案人员没有进行上岗培训, 就上岗工作, 结果不能准确识别各种建筑图纸及一些有关的专业资料, 根本不能保证所收档案的准确性和完整性。因此, 业务人员的素质问题将直接影响收集档案的质量。

2.4 竣工图上所做的变更和实际不符

建设单位、施工单位、监理单位的质量管理体系不健全不完善, 缺乏有效控制竣工文件质量。个别变更通知未编号, 整个工程变更情况不明, 甚至没有执行变更和已作废的变更也做入了竣工文件, 隆低了竣工图的使用价值。

3 做好城建档案收集工作需坚持的原则和采取的措施

3.1 档案意识不强, 概念模糊

针对实际工作情况, 重点向各级领导及广大群众宣传, 并通过新闻媒介来加快宣传速度, 以引起全社会对城建档案的重视, 使档案工作在收档过程中得到人们的理解和支持。把档案工作纳入法制轨道, 提高人们对档案的认识, 本着对事业负责, 对子孙后代负责的精神支持档案的收集工作, 处理好收集过程中遇到的困难, 保证城建档案的收集质量。

3.2 加强领导, 明确职责, 加大档案馆工作力度

做好城建档案收集工作, 关键在于各级领导的重视, 摆到适当的位置, 领导在布署安排工作时, 一定要明确职责, 切实把档案工作落实到位, 为此必须要加强城建档案的领导工作, 为了使归档责任者或城建档收集渠道更具体、更明确, 可以根据城建档案的形成特点和实际情况, 以有关的城建档案的编制者或主持者个人收集和归档的基本渠道, 以明确城建档案的收集质量。

3.3 把城市建设档案工作纳入城市建设活动的管理程序

城市建设档案工作作为城市建设管理的一个环节, 与规划、建设管理, 房地产部门紧密相连, 与建设部门协调好关系, 把城市建设档案工作纳入城市建设管理程序, 实行“一证一书”制度 (即:《建设工程档案合格证》和《建设工程档案责任书》) 。一方面要与城市规划、建设管理部门协调, 在发放《建设工程规划许可证》、《施工许可证》之前, 督促各建设单位与城建档案管理机构签订《建设工程档案责任书》, 明确告知建设单位依法承担档案收集、整理和移交的责任。另一方面, 需加强与质检部门的协调, 认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》的有关条文, 把住竣工验收关, 把竣工档案的验收、移交向城建档案馆移交合格城建档案的, 由城建档案馆发给《建设工程档案合格证》, 不按规定向城建档案馆移交档案或移交的档案不符合要求的, 质检部门不发放建设工程质量等级证书, 规划部门不发工程验收合格证, 以确保城市建设档案的完整、准确、系统。

3.4 加强城市建设档案业务培训

加强对城市建设档案干部的培训, 是保证进馆城建档案完整、准确、系统的基础。对城市建设档案干部的培训内容主要有三个方面:一是爱岗敬业培训, 要对城建档案干部进行艰苦创业的革命传统教育, 甘于清贫, 乐于奉献, 提高政治素质;二是档案理论知识和业务技能培训, 系统讲授城市建设档案的收集、整理、编目等理论知识, 并结合实际锻炼他们的动手能力;三是法律知识培训, 系统讲授《档案法》、《规划法》、《保密法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规, 提高依法治档的水平。除了对档案干部进行培训外, 还要对施工管理人员、质量监督人员、项目经理进行培训, 可采用理论联系实际的现场培训, 着重解决档案的形成、积累、收集、整理的问题, 确定城市建设档案合格。

3.5 贯彻实施法律法规, 坚持依法治档

城市建设档案部门要转变观念, 克服“等、靠、要”的思想, 实施依法治档。首先, 建立档案执法队伍, 有条件的可成立城建档案执法监察大队, 选拔城建档案执法人员, 参加执法培训, 系统学习法律知识和执法程序, 做到持证上岗, 量证执法;其次, 按照法规规定收集城市建设档案, 按《城市规划法》和《建设工程质量管理条例》的规定, 收集和接受城市建设档案;再次, 查处违法案件, 按《建设工程质量管理条例》和《黑龙江城市建设档案管理办法》有关处罚条款, 城建档案部门要依法对违犯规定的单位或个人进行罚款和究法律责任。通过以上措施, 使城市建设档案工作步入依法治理档案的轨道。

总之, 要做好城建档案的收集工作, 这是一项长期、复杂的工作, 我们必须要坚持不懈, 持之以恒的来完成这项艰巨的任务, 为城市的规划、建设作出我们的贡献。

摘要：面对城市经济体制的改革和城市建设的快速发展, 城建档案越来越显示出它的重要性, 如何做好城建档案收集工件, 是摆在我们面前一项艰巨的任务。针对这一问题进行了论述。

试论电子数据收集程序 篇8

关键词：电子数据；内容；收集程序

一、电子数据的含义及内容

电子数据，是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成包括文字、图形符号、数字、字母等的客观资料，包括电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等。

《新<刑事诉讼法>解释》第九十三条对电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等电子数据，应当着重审查以下内容：

（1）是否随原始存储介质移送；在原始存储介质无法封存、不便移动或者依法应当由有关部门保管、处理、返还时，提取、复制电子数据是否由二人以上进行，是否足以保证电子数据的完整性，有无提取、复制过程及原始存储介质存放地点的文字说明和签名。

（2）收集程序、方式是否符合法律及有关技术规范；经勘验、检查、搜查等侦查活动收集的电子数据，是否附有笔录、清单，并经侦查人员、电子数据持有人、见证人签名；没有持有人签名的，是否注明原因；远程调取境外或者异地的电子数据的，是否注明相关情况；对电子数据的规格、类别、文件格式等注明是否清楚。

（3）电子数据内容是否真实，有无删除、修改、增加等情形。

（4）电子数据与案件事实有无关联。

（5）与案件事实有关联的电子数据是否全面收集。

对电子数据有疑问的，应当进行鉴定或者检验，第九十四条：视听资料、电子数据具有下列情形之一的，不得作为定案的根据：

（1）经审查无法确定真伪的。

（2）制作、取得的时间、地点、方式等有疑问，不能提供必要证明或者作出合理解释的。

二、电子数据的收集程序

1.收集的主体

证据收集是一种侦查行为，收集的主体应该是侦查人员，但是电子数据收集要借用一定专业设备和专业人员的协助，并且在电子数据提取之后，有可能还要多电子数据进行分析，上述都要依靠技术人员。所以电子数据的收集过程，一般情况下就包含两个独立的法律行为，一是侦查行为，这个行为主要是在侦查人员的主持了带领了对电子数据进行提取，可以采取的措施包括扣押存储设备、现场勘验存储设备、制作复制件或镜像文件等行为。这种提取电子数据的侦查行为在初查阶段还要考虑合法性，根据最高人民检察院2012年刑事诉讼规则第173条的规定，在初查阶段，是不可以采取扣押措施的，但是可以对嫌疑人的设备进行勘验检查，这样就是合法的。二是鉴定行为，采取这种行为一般是侦查人员扣押了相关设备之后，通过委托鉴定的方式，委托具有相关资质的第三方对电子数据分析和提取。这个过程电子数据的收集主体就是鉴定主体，鉴定人必须符合相关法律和政策对资质的要求。

2.收集的具体程序

电子数据作为证据类型的一种，必须遵循证据收集、审查、判断中的规则。但电子数据的某些特性又决定了电子取证的特点，区别于传统证据的运用方法。电子数据的收集程序，还是要区分以侦查行为为主和以鉴定行为为主的过程。

以侦查行为为住的收集程序，包括現场搜查、现场输出，对相关证据进行镜像复制，以及对电子设备或载体进行实体扣押。以重庆市人民检察院司法鉴定中心协助侦查人员到现场进行镜像复制为例。这个过程是一个侦查人员主导的现场勘验行为。该过程如下：首先侦查部门将《委托勘检书》递交到检察技术部门，后者在受理委托理解案件基本情况后派出检察技术人员进行现场勘验。在现场勘验过程中，侦查人员应当持有勘查证，向被勘验现场负责人宣布，并邀请二名与案件无关的公民作见证人，检察技术人员则要协助侦查人员做现场保护，电子数据现场勘验开始后，依次进行以下程序：勘验场所、勘验存储介质或设备、数据内容勘验。这个过程中有些情况只需要勘验和提取存储介质或设备及完成了工作，比如说勘验提取电脑或手机。有些情况下，则要进行电子数据内容的勘验，主要是针对服务器此类提取存储介质困难或者不允许关闭电子数据存储设备电源。数据内容的勘验分两种情况，一种是制作设备的镜像文件、二是制作复制件并进行分析，分三个步骤：制作复制件、检验分析、固定与案件相关联的数据内容。勘验的过程应经过全程同步录音录像，同时勘验完成之后，还应制作《提取电子数据笔录》、《提取电子数据清单》、《固定电子数据清单》《使用和封存记录》这些法律文书，除了上述法律文书之外，最后技术人员应该协助侦查人员制作一份《电子证据勘验笔录》，里面应该包含上述法律文书的内容。在一些案件中，通过上述侦查行为对电子数据的收集就算是完成。

以鉴定行为为主提取电子的程序的采用是在现场勘验提取的电子数据存储介质或设备需要进一步检验分析的情况；或者一些设备无法现场制作复制件的情况下；或者需要在现场对数据内容进行检验分析的。这个过程是一个鉴定过程，有委托与受理、检验鉴定、出具检验鉴定文书这三个过程。该过程中，《委托鉴定书》、《鉴定委托受理登记表》、《检察院司法鉴定中心电子数据检材清单》、《电子数据使用和封存记录》以及《检验鉴定文书》这些法律文书需要按照程序要求被制作。

三、对于电子数据需要注意的问题

学校各科室的档案收集 篇9

一、办公室、教导处档案资料目录

第一类：文件资料

上级文件（意见、通知、法规等）组织、安全保卫制度 安全稳定责任书

安全教育、安全检查及专项整治资料 安全工作计划和总结 第二类：常规管理 学校简介及平面图 学校领导机构及分工

学校远、中、近期目标（建设规划、管理）学校工作计划和总结 校务会议记录

教（职）代会记录、决议案 领导听课笔记

政治学习记录（思想、作风、纪律整顿等活动）业务学习记录 校务公开记录 教职工考勤记录

学校荣誉登记及证件复印件 校报、校刊 第三类：教学工作 教务处计划与总结 学科教学计划与总结

学科成绩表、统计表、试卷分析

各班学生期中、期末考试成绩册（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表）教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录）班级转化学困生记录 第四类：教研工作

各学科教研活动计划、记录与总结 教研教改学习记录

公开课、优质课、观摩课活动记录及教案 听课、评课、说课记录 教研通讯、论文成果、获奖记录 第五类：教师管理

警校共建活动记录 法制教育活动记录

家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、结业成绩、总结等）艺术教育

三、实验室档案资料目录（按物理、化学、生物、分类）

实践教学工作大事记 实践教学资料档案目录 教学仪器设备说明书索引 实验室业务人员统计表 实验教学进度表

教学仪器、设备购置计划申请表 教学仪器验收单 教学仪器借用登记表

教学仪器、设备报废、损失（调出）登记表 教学仪器、设备维修保养记录

易燃、易爆、有毒药品使用登记表（初中）实验操作考核记录 荣誉登记 学生实验报告

四、现代教育技术档案资料目录

现代教育技术机构、工作计划、总结 现代教育技术师资培训

功能教室（计算机、语音室、多媒体教室）原始记录 现代教育技术软、硬件借用登记

现代教育技术软件资料目录（电教教材收费许可证、年检）现代教育技术硬件明细帐（申请、购置、验收、维修、保养、报废）现代教育技术兴趣小组活动记录 信息技术考试管理

五、总务室、后勤档案资料目录

总务管理制度及人员职责 总务工作计划、总结

对档案收集的若干思考 篇10

关键词：档案收集档案工作征集接收

档案收集工作是档案工作的基础，然而，这个基础工作在档案部门却不那么牢固，档案收集难的呼声不绝于耳。尽管有不少专家学者和档案工作者对此进行了探析。但说起档案收集难的原因，却总也离不开档案宣传力度不够，社会公众档案意识不强，等等。当然也有人认为：“新形势下随着档案收集难内容的变化，收集难的原因也发生相应变化，认为档案收集难原因有六：一是档案收藏价值已被公众认知。二是档案收集渠道多元化格局已经形成。三是档案收集的附加要求使人不易接受。四是档案收集方式的单一已难于收集到珍贵档案，五是档案收集工作缺少强有力的执法。六是对档案收集对象档案部门心中无数。”原因分析了不少，也有不少解决对策，但是，情况并没有好转。笔者认为，档案收集难只是现象，所分析的原因也只是表象，在档案收集难现象后面还有更深层次的问题，既有理论上的问题也有实践中的问题。现就此提出来与大家共同探讨。

1、“收集”概念不清晰

“收集”，按照档案管理学的说法是档案工作“六环节”或“八环节”中的第一个环节，也是最重要的环节。但是，“收集”的概念却并不清晰。吴宝康先生认为：“收集有两个方面，一方面在档案室是接收本单位各个部门按照规定手续和制度集中来的文件，在档案馆则是接收各单位档案室集中来的档案：另一方面是向各方面广泛搜集零散的文件。”陈兆禊、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)认为：“所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，把分散的文件接收、征集、集中起来。”邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(2005年版修订本)认为：“档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。”《档案学词典》认为：档案收集是“档案馆(室)通过制度接收和征集等方法，将分散在各个方面的档案集中保存的工作”。《中国大百科全书，图书馆学情报学档案学》认为：档案收集是“档案馆(室)取得和积累档案及有关资料的一项工作，是档案管理工作的重要环节。其主要手段有接收、征集和寄存三种形式。”陈兆祦等主编的《档案工作全书》认为：“档案的收集，又称收集工作，即档案管理机构按照制度规定将应保存的档案收进档案室或档案馆的工作。”“收集工作从工作方式和手段的性质上可分为接收与征集(搜集)两种方式。”以上对“收集”一词的解释，有把“收集”作为一个词的，有把它作为“接收”和“搜集”两词合一的，有把它作为“接收”和“征集”两词合一的，还有把它作为“接收、征集、集中”三词合一的，有把“收集”的工作方式和手段的性质上分为接收与征集(搜集)两种方式的。也有从手段上分为接收、征集和寄存三种形式的。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第一条规定：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。”第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”《档案法》则将“收集”与“接收”并列。从以上所述可以看出“收集”的概念是相当混乱。“收集”概念的混乱，对档案收集工作有没有影响呢?笔者认为是有影响的。《现代汉语词典》对“收集”的解释：“使聚集在一起”。对“接收”的解释：1、收受：2、根据法令把机构、财产等拿过来；3，接纳。对“征集”的解释：1、用公告或口头询问的方式收集；2、征募。从《现代汉语词典》对这几个词语的解释看。“收集”与“接收”是有差异的，除了它们的差异外，“收集”含有主动的意思，而“接收”则含有更多的被动成分。“征集”则是“收集”的一种方式。接收“是档案馆(室)取得和积累档案的主渠道。”征集“是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。”对于档案积累的主渠道“接收”来说，对“接收”的理解直接影响到档案的收集。对于含有更多的被动成分的“接收”，不能说档案部门在接收档案中都是理解为被动，而被动地做这项工作，也不能否认许多档案部门都积极主动地开展接收档案工作。但是，也不能否认有相当一部分档案部门却是在被动地做这项工作，甚至有意借口推托，否则就不会有那么多的收集难的声音。至于是不是由于受“接收”有被动意思的影响而使一些档案部门有被动的观念，使档案收集工作难做，不好下结论。但是，“收集”概念的混乱，肯定对档案收集工作有影响，如何规范档案“收集”概念是值得理论界研究的问题。

2、档案收集对象不明确

如果要问：档案收集的对象是什么?可能会立刻回答：是档案!这有什么疑问?!然而，问题并没有这么简单。陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)认为：“档案收集工作的内容主要包括三个方面：1、对本单位需要归档文件的接收工作。2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。3、对历史档案的接收和征集工作。”“需要归档文件”是收集的对象吗?是档案吗?对后两种情况，下面再述。邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(2005年版修订本)中说到：“一个机关或单位应在严格的归档制度保证下，将本单位文件处理部门及其他业务部门所形成的、属于归档范围的文件，及时、系统地接收入室”。“属于归档范围的文件”是收集的对象吗?是档案吗?《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”“应当立卷归档的材料”是收集的对象吗?是档案吗?下面就以陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)中的观点为例做一下探讨。关于什么是档案，陈兆裎等主编的《档案管理学基础》认为：“档案是保存备查的文件”，“文件作为档案保存是有条件的。不是一切文件全都需要和可能成为档案。文件作为档案保存一般需要具备三个条件：1、办理完毕(或叫处理完毕)的文件才能作为档案保存。”“2、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件，才有必要作为档案保存。”“3、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。”“归档和保存，是人们自觉地积累和留存档案的重要程序和条件，从一定意义上说，也是现行文件或半现行文件成为档案的一般标志。”“档案就是由具有保存价值的文件构成的有机体。”这就是说文件经过立卷归档整理后才是档案，而没有经过立卷归档整理的文件则不是档案。用这一观点看“需要归档文件”、“属于归档范围的文件”、“应当

立卷归档的材料”都不是档案，也就是说这些都不是档案收集的对象。而对历史档案则又另有标准，“在征集失散的历史档案时，”“常常发现一些历史档案。如布告、文件原本或副本、记录、手稿等。”这些“布告、文件原本或副本、记录、手稿”显然没有经过立卷归档整理。怎么就成了档案了呢?

再来看实践中接收的是什么档案。不知是为了与理论上说的档案形成的三个条件相适应，设计了文书(业务)部门立卷归档整理的制度，由文书(业务)部门来完成文件的立卷归档整理，还是由于有文书(业务)部门立卷归档整理的实践，而后总结出档案形成的三个条件?按照制度设计，文件的立卷归档整理由文书(业务)部门来完成，然后把立卷归档整理好的文件，也就是档案移交给档案室。文书(业务)部门立卷的制度推行了50年，但是，效果并不理想，现实中存在着大量的档案室立卷的现象，据“调查了解在市(地)、县直立档单位中基本上都是档案室立卷，在省直立档单位中也有一半以上的单位是档案室立卷。”专家们也不得不承认“有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作，立卷工作占用了档案部门大量的时间和精力。”在这种情况下，你说档案室接收的是文件?还是档案呢?在档案室立卷大量存在的情况下，要求必须接收文书(业务)部门立卷归档整理好的档案，你说难不难呢?

对档案馆接收的档案来说，这种档案就不仅仅是符合档案形成的三个条件由文书(业务)部门立卷归档整理好的文件了。《档案馆工作通则》第八条规定了“档案馆接收档案的要求和手续”，明确提出“进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。”还要求“立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随档案一起接收。”因此，档案馆在接收档案时大部分都有对整理档案的质量要求，大都制定有《档案馆接收档案的规定》。对接收进馆的档案要求要按照馆藏档案管理的要求整理好。要求整理档案的所谓质量标准非常细，卷盒、案卷封面、卷内目录、备考表一应俱全，所有项目要逐项按规定填写清楚，缺一不可。凡是没有按照档案馆接收档案规范质量要求整理的档案不接。这种档案规范倒是规范了质量高了“纯”了。只是这种档案将许多档案都排斥在外了。也致使一些单位一听这样的要求，就以种种借口拖延不交。档案馆对行政机关还可以以行政手段来解决，但是对其他单位或组织就不灵了，使档案馆感觉接收这些单位或组织的档案难了。也有一些档案馆为了减少进馆后的整理工作量，坚持只接收所谓的质量高的“纯”档案，对那些不符合其质量要求的档案不承认是档案而拒绝接收。“难怪有人把这些要求戏称‘宁肯千家(指立档单位)辛苦，不让一家(指档案馆)受累。”在这种“纯”档案观念支配下的一些档案馆，在接收撤并单位档案和征集历史档案中就显得更难了。大部分撤并单位的档案都整理的不符合进馆档案的规范，档案馆要求这些撤并单位的档案必须整理的符合进馆规范才接收。而撤并单位已经撤并，没有人再去整理，自然就形成了接收难。对于征集历史档案，那些所说的在中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的历史档案，散存在社会上的基本上都是没有经过整理的，经过整理并达到进馆规范的“纯”档案就根本没有。也就是说这些收集的对象都是以零散的文件材料形式存在的，它们既不是符合档案形成三个条件的档案，更不是达到进馆规范的“纯”档案。如果要收集这些档案还要投入大量的人力物力去收集整理，有多少档案馆会自愿地去做呢?收集历史档案难是不是也在情理之中呢?这里同时也给理论界提出了一个究竟什么是档案的问题。

3、档案收集法规不健全

3.1收集范围方面。档案馆(室)收集档案要依法进行，收集的档案应该是《档案法》所规定的档案范围。尽管《档案法》第二条规定了范围：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《档案法实施办法》进一步规定：“对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”但是，这一标准太抽象，至今国家和绝大部分省、自治区、直辖市都没有划定具体的档案范围。使在档案收集工作中不知道哪些是收集的范围，而无法依法进行档案收集。增加了档案收集工作的难度。

对于档案馆收集档案范围，虽然有1983年6月26日国家档案局颁布的《档案馆工作通则》和1986年2月7日国家档案局颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，但是，这两个规定都是在《档案法》实施以前颁布的，有许多内容是与《档案法》相抵触，不适应社会主义市场经济体制的。与《档案法》相配套和与社会主义市场经济体制相适应的《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》则始终未出台。这恐怕也是档案收集工作难做的原因吧?

3.2档案执法方面。尽管《档案法》规定：“违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的”，《档案法实施办法》规定：“将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；”“拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；”要给予处罚，但是，档案执法的执行力度或者说配套法规不健全，使得在档案收集问题上，根本见不到一例因拒交档案或拒绝档案馆向其征集档案，而被档案部门依法处理的案例。可见在档案收集上，原则上有法可依，具体实施时却无章可循。当然，这里也有法定档案范围不明确的原因。

4、档案收集工作考核标准太笼统