据调查数据显示, 当前国内大多数高校对于档案管理的认知仍停留在调查、收集、归档等环节, 对于档案资源的开发与利用的程度较低。而档案只有被利用才能真正凸显其价值所在, 否则, 只是毫无用处的展品, 难以实现其真实价值, 因此亟待给予重视。
现实中的不足, 除了计算机、网络、服务器等硬件设施的不足, 还包括与档案工作相关的技术人员培养等方面。正由于上述资源的匮乏, 导致部分高校档案管理工作在质量、效率以及专业性方面都出现了不同程度的滞后, 不仅阻碍了档案的正常使用, 且对高校教研活动开展也有所影响。
随着社会经济的发展, 人们已经进入资源共享的信息化时代, 传统的档案保存方式很难满足资源共享的要求, 而网络存储使得高校档案管理工作可以在信息化时代实现资源共享, 使档案资料不再局限于某一狭隘范围, 使得各档案主体够优势互补, 充分发挥档案资料的价值, 从而促进高校档案事业的进一步发展。
同时, 立足于大数据时代, 海量的数据流也为高校档案馆开拓了新的发展渠道, 提供了更为丰富的信息资源和馆藏资源, 冲破了传统档案管理中信息资源缺乏、服务范围有限、服务能力有限的瓶颈。不仅如此, 大数据技术还使高校档案馆的馆藏信息和资源有了更为广泛的外延, 在吸收互联网中的数据的同时, 能够及时吸收用户在查询利用档案信息资源中产生的数据, 加快了高校档案馆馆藏信息的更新速度, 为广大师生用户享受更加全面的档案信息服务创造了优越条件。
大数据技术能够实现对海量数据的存储与高速处理, 因此, 高校档案管理工作不仅要对既有的档案资源进行系统化整合与备份处理, 还要充分考虑档案的安全问题。通常, 档案资源的备份模式都是对纸质档案进行电子化处理, 但大数据技术的广泛应用, 电子档案的单独使用效度过低, 因此, 应进一步加大校际合作力度, 创设与高校发展需求相适应的数据库, 实现地域抑或是区域覆盖;同时, 统一技术标准, 实现档案信息资源标识、描述、存储、传输、管理、检索等各个方面标准与规范的统一, 为高校档案信息资源的开发、使用和管理提供指引。
同步盘是在云环境下进行档案存储的新型网络存储工具, 能够实现本地电脑和网络硬盘网站之间的信息资源同步, 档案信息资源管理人员在本地电脑上进行任何档案信息资源新增或者更改都能自动上传到网络服务器进行备份, 进而更新网络硬盘中的档案信息资源, 实现资源在查询、管理以及存储等方面的网络同步, 使档案信息资源变得更加高效、便捷。对此, 高校档案管理人员应有效利用同步盘进行档案信息资源存储, 及时在本地电脑上安装同步盘客户端, 在最大限度节约档案管理成本、确保档案安全与稳定的同时, 实现档案资源更大范围的共享, 切实提升高校档案资源利用率。
随着国家对教育事业发展力度的不断加大, 高校各项档案资料逐年增多, 需要更多的档案整理室和档案储存室。因此, 各高校应以具体需求为前提, 有条件地增设各项设施, 比如综合档案整理室、借阅室、实物档案室、会计档案室和综合档案室库房等场所;划拨专款添置密集架、空调、抽湿机等专用设备, 为档案管理提供硬件上的保障, 以适应档案现代化管理的需要。
当下, 信息数据浪潮已席卷各行业领域, 在各类新模式的冲击下, 高校档案管理人员应积极运用信息数据, 抓住其中的发展机遇, 认真学习新方法, 熟练应用新工具, 以应对高校发展和用户需求变化。同时, 提高对安全内涵、安全意识的重视度, 结合实践操作, 加强对自身基本业务技能以及计算机技术、云端处理、大数据操作等能力的培训, 提高专业技能水平, 以更好地发挥高校档案信息的功能和作用。
摘要：档案管理是现代高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志, 是不断提高内部基础管理水平的直接体现, 对高校适应现代化发展、信息技术建设, 以及推动高等教育事业发展等具有重要作用。本文以当下高校发展战略作为主要指导思想, 分析了当前高校档案管理工作中的常见问题和新的走向, 结合网络时代特色提出了完善高校档案管理工作的具体措施, 以期与业界同仁探讨交流, 共促档案事业发展进步。
关键词：档案管理,高校,工作走向,措施
[1] 张洋.云环境下档案管理中的网络存储研究[J].科技创新与应用, 2016 (3) :24-26.
[2] 谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯, 2015, 13 (11) :144-144.
[3] 李彩霞.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化, 2016 (5) :185-186.
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