充分发挥档案管理在企业中的积极作用

一、企业档案管理的含义、内容、积极作用

企业档案是指在生产经营过程中所记录的图表、文件、视频等资料的统一整理工作即企业的档案管理工作。其具有记录企业的历史、保护企业商业机密、记录员工信息、辅助企业决策、充实和构成企业文化、加强企业的宣传力度的积极作用。在企业制定相关政策时可作为参考资料, 从而制定出符合企业实际发展的决策。

二、发挥企业档案积极作用的措施

(一) 转变观念, 提高档案利用意识。企业档案主要是通过管理人员的合理利用, 将档案信息应用到企业的生产、经营当中, 由此间接地为企业带来经济效益。企业档案的管理工作直接影响到企业各项工作的开展, 所以, 在现代化经济条件下, 企业档案管理应当适时转变观念, 提高档案的利用意识。

1.树立全面发展的档案观。为适应市场经济的要求, 现代的企业档案管理工作需要摒弃带着强烈政治色彩的陈旧的档案观, 揭开档案工作不为大众所知的神秘面纱, 配合企业生产经营的需求, 发挥其应有的价值, 使档案工作从传统的封闭型向现代的开放型转变, 使档案工作从普通形式变为信息化形式;从单调的信息采编型向更高层次的采编留存和信息服务化的全面型转变;从企业个体秘而不宣的私自型向多家企业联网共享的开放型转变。

2.树立以服务企业生产经营为主的核心理念。档案管理工作的性质决定了档案的工作人员需要有超前的服务意识, 要以企业利益的大局为重, 达到“牺牲小我, 成就大我”的传统美德。这些服务企业的理念要贯彻到具体工作中, 表现出来的就是热情、耐心、细心、主动、灵活的服务态度, 要充分利用企业档案的优势, 全方位地为企业运作提供必要的历史记录、资源信息等;要把企业的档案室变成企业运作决策、技术对策、市场方针的信息储备仓, 以促进企业各项工作的顺利开展。

3.树立自我工作的全面发展观。在传统的计划经济条件下, 企业的档案工作讲究的是其所产生的社会效益, 而忽视其间接产生的经济效益。因此, 传统制度下的档案工作往往是呆板而一成不变的, 甚至于档案工作者多处于“喝茶+看报”的状态, 很少有主动服务地情况。而现今市场经济条件下, 因企业的发展定位与发展方式的大不相同, 档案工作也应顺时而变, 档案管理人员也应转变传统思想, 从固定的模式中走出来, 积极提升自身的工作素养, 更新服务意识, 从查找的被动状态转换成主动的全面服务的积极状态。

(二) 实施档案管理现代化。实现企业档案管理现代化, 跳出固有的传统方式方法, 达到满足企业需求的全面有效的利用是企业档案管理唯一的发展方向。

1.企业档案的现代化发展必须与企业的实际情况相结合。企业档案管理工作不是一个独立的工作, 是与企业内部紧密联系、相互影响制约、相互促进发展的。因此, 企业档案管理工作要是只一味脱离企业实际情况, 不管不顾地自我主观发展, 不但违背了企业发展的经济规律, 而且还会造成资源浪费, 生产设备闲置等不良后果。

2.企业档案的管理工作必须传统方式与现代方式互补。企业档案是企业发展轨迹的原始记录, 是历史的产物。因此企业的档案工作不能完全抛弃传统的工作方式, 只追求现代科技的应用。比如, 原始的纸质原料的储存方式, 如完全放弃掉, 就只有电子资料的方式储备, 那么万一电子设备有故障, 或者只是简单的突然断电, 那企业工作中急需的档案资料就根本无从查起。又或者是电子资料在电子设备故障甚至是受到恶意攻击时丢失了, 那样的后果可想而知。因此, 档案管理工作必须传统与现代方式相互补充, 互为已用, 以提升档案工作的质量与效率。

3.树立现代的管理思想, 确保档案管理工作的根本性提高。企业的核心管理层对档案工作的重视程度和管理思想起决定性作用。没有核心领导的现代化决策, 档案工作的改革与提升就根本无从谈起。因此企业的核心管理层首先要优化观念, 把档案工作当作基础工作抓起。其次企业管理体制与管理模式也在一定程度上制约着档案工作的开展, 所以创建现代科学的企业管理的体制与模式是至关重要的。

4.建立企业电子档案的原始性、真实性、保障性系统。随着企业办公自动化和企业现代技术的普及, 特别是计算机技术的广泛应用, 电子信息、电子资料已呈现越来越多的趋势, 传统的手写纸质记录方式已处于被“消失”的边缘。电子档案较传统档案相比, 真实性与原始性更加突出。根据电子档案的特点, 建立一套完全的保障系统, 将给企业提供更好更快更全面的服务。

(三) 提高档案管理人员素质。企业档案的管理人工作其实也由档案人员负责。所以, 档案工作人员在档案工作中起主导作用。现有的企业的档案人员一部分是由计划经济条件下保留下来的传统档案员, 另一部分是在现代市场经济下加入档案工作队伍的新进人员。但是, 新加入的档案人员也是在传统方式的档案工作中, 在老式的档案管理员手下培养出来的, 他们的工作观念, 思维方式仍然受传统经济的影响, 难免拘泥于传统, 不会求新求变。所以, 要提高档案管理人员的素质, 就需要企业对档案人员进行专业的现代化技术应用培训, 不断灌输科学的服务理念与现代化企业运作方式, 并定期开展针对企业档案管理薄弱环节的业务培训, 如举办现代档案管理知识竞赛等活动, 使档案管理人员的业务水平得到整体提高。

三、创新工作思路, 适应新形势下档案工作的新要求

当今社会, 随着科技和知识的更新水平越来越快, 更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新, 企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。企业档案保管的目的是为了利用, 而档案管理又是一项复杂的系统工程, 这就要求档案管理人员要不断更新思想观念, 解放思想, 破除守旧的工作思想观念, 要及时换脑筋, 破除自我封闭, 因循守旧, 安于现状的旧观念, 树立“敢想, 敢闯, 积极主动, 大胆开拓”的工作精神。作为企业专职档案管理人员, 通过加强学习和日常工作的实践总结, 必须要有扎实的业务功底和较强的管理能力和服务意识, 不仅要熟悉档案业务工作的各个环节, 而且还应掌握各门类档案的管理方法, 夯实理论基础;勤总结、勤改进, 不断创新, 不断为企业档案工作注入新的活力和动力, 坚持以利用为中心的业务指导思想, 拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场。就目前而言, 创新可以说是提高企业竞争实力、合理配置资源不可缺少的重要因素, 因此, 企业管理者应给予其高度重视。传统的档案管理制度、模式及观念, 过于陈旧、单一, 已无法充分满足企业可持续发展的需要, 所以, 创新已经成为一种必然趋势。可通过运用现代化、网络化手段, 分析当前已有的档案内容, 并对其进行归类与综合, 及时在企业局域网发布与档案相关的信息和公告, 便于资源的共享, 可从根本上提高企业对档案的利用水平。

四、结束语

综上所述, 企业的档案管理是企业管理工作中十分重要的环节。优质高效、与时俱进的企业档案管理方式将为现代化企业的运营、生产提供更全面、更高效的保障服务。为此, 利用信息化服务, 使档案管理工作达到更全面、更具体、更快捷、更有保障的新局面, 从而使企业档案的管理工作适应市场经济, 并得以健康、迅猛地发展。

摘要：档案作为企业管理的重要组成部分, 在企业发展历程中起到一定的作用, 如为人力资源的合理配置及监督考核等, 起到保障作用。本文主要对如何发挥企业档案的积极作用谈谈自己的建议。以期能给现代企业档案的管理工作提供有益的参考。

关键词：企业档案,管理人员,积极作用,创新

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