合同是总承包商开展工程项目建设管理工作的基本依据。合同管理贯穿于整个工程项目管理活动中, 工程合同的管理能力是项目管理团队必备的能力之一。因此, 本文提出了工程总承包企业应当加强合同管理, 进而实现项目管理的投资控制、进度控制和质量控制。
抓住合同管理才是抓住了问题的本质。对工程企业来说, 良好的合同管理一方面可以使企业的生产经营与市场接轨, 提高企业适应市场及参与市场竞争的能力;同时, 还可以使企业在执行项目过程中维护自身的合法权益, 提高企业的经济效益。据统计, 对于正常的工程项目, 合同管理的成功与失败对工程造价的高低有20%的影响。
尽管合同管理在工程项目中的地位如此重要, 但对于合同管理的研究, 却没有获得应有的地位。当前我国的项目管理中, 普遍采取的是美国项目管理协会的PMI管理体系, 研究重点也是以下九大问题的管理:以质量管理、进度管理、费用管理为核心的目标管理, 以采购管理、人力资源管理、沟通管理组成的资源管理, 以及以集成管理、范围管理、风险管理组成的综合管理上。合同管理之所以没有被列入PMI管理手册, 并不是因为合同管理不重要, 而是因为合同管理已经成为了发达国家经济建设的基础, FIDIC中的每一条款都必须要落实到合同中, 按合同文字说话及执行项目已经成为美国及其他发达国家的工作习惯。然而, 我国由于长期受计划经济影响, 人情关系代替法制的现象普遍, 所以在项目执行过程中, 合同的权威性很难树立。有些中方企业会因无法遵守合同而被业主解除合同、没收保函、并追偿巨额赔偿。其根本原因在于不熟悉EPC合同模式下的风险分配机制和游戏规则, 贸然签订EPC合同, 没有公平公正的履约基础加上在执行合同过程中法律意识淡薄导致。
以FIDIC合同为例, 工程承包合同是不单指合同协议书, 其主要组成部分及解释顺序是:合同协议书、中标通知书、投标书、合同条款、图纸、技术规范、工程量清单、其他协议和文件。所以合同管理工作围绕以上内容, 要包括:
(1) 对合同执行情况进行实时监督及检查。主要包括:检查合同法及有关法律法规的执行情况、实时监控及检查合同签订及履行情况。建立健全工程合同管理制度, 具体包括合同归口管理程序、合同管理考核程序、合同用章管理程序以及合同归档程序。
(2) 对合同执行情况进行统计分析, 具体包括合同造价、履约率、纠纷次数、原因、变更次数及变更原因分析等。
由于现代工程项目较庞大, 结构复杂, 工程参加及设计的单位和分包较多, 对技术、质量要求的标准高, 所以, 在工程总承包项目的合同管理过程中, 会因为这些原因导致合同管理有一些更特殊之处, 主要体现在:其一、工程总承包合同价值量大, 合同价格高, 所以合同管理的经济效益更加显著。其二、工程总承包合同在执行过程中, 干扰因素更多, 合同变更会更加频繁, 稍大点的工程在合同执行过程中的变更可能会有几百项, 因此, 合同管理是动态的, 要按照变更后的情况不断地调整管理工作。
在项目施工过程中, 由于各种内在及外界的干扰因素影响, 合同实施过程中难免会偏离初定的总目标, 因此要用动态化的方法, 根据现场施工进度, 实时调控合同管理的目标。但每次合同的调整或者变更的产生, 都必须做好必要的原始数据整理及汇总工作。按照FIDIC合同条件中的要求, 对项目施工过程进行严密的计划、及准确、详细的现场记录, 可以给后续合同变更管理提供必要的证据。如以周为单位制定施工计划、现场施工记录组织每日会签。这些记录是合同管理的基础数据, 同时是施工索赔的处理合同纠纷的最原始的证据。基于这些基础数据, 可以更准确地分析施工进度与合同偏差所在及偏差产生的原因, 进而采取调整措施。
项目开始初期, 项目管理组应组织项目管理人员学习熟知合同条款, 使大家熟悉合同的内容, 了解承包商的合同职责和工程范围。然后将项目的总体目标明确, 并将各个项目事件的责任分解到各个专业、各个时间段。这样, 工程的总目标及任务被分解成各阶段、各小项, 对这些小目标分阶段、分工组的进行质量、工期、技术掌控, 进而实现项目的总体目标。
除对项目管理人员组织必要的合同条款培训, 实行全员参与合同管理, 更重要的是, 每个总承包合同需要配备专门的合同管理人员, 这些人员需要具备工程经验并学习过法律, 其职责是对合同资料、工程资料的跟踪、整理、及存档工作。根据项目特点, 制定合同管理程序及编号程序, 建立数据库对合同统一管理, 保证资料的完整性。另外, 随着项目的执行, 分包合同及资料的不断累积, 需要管理的数据会急剧增长, 单纯依靠人工方法无法更准确便捷地查找资料, 不能依赖回忆来维系各资料之间的内在联系。因此, 还应借助计算机信息处理的有关技术, 加强计算机软件的开发, 建立计算机信息管理系统, 盘活项目的信息资产。
总之, 合同管理是目前我国工程总承包企业项目管理中最薄弱的环节, 也是我国企业走向国际总承包市场的一大障碍。本文以FIDIC合同条件作为理论依据, 探讨了如何加强合同管理, 希望能对工程总承包企业提高合同管理水平有一定的启发和帮助。
摘要：合同是业主和总包方及各分包单位执行工程项目的基础, 本文以FIDIC合同条件作为理论依据, 探讨了合同管理在项目管理中的地位、作用及合同管理的内容, 并对合同管理工作的开展提出了建议和意见。
关键词：合同,合同管理,工程总承包项目
[1] 菲迪克FIDIC施工合同条件.机械工业出版社, 1999年第1版.
[2] 李启明.工程建设合同与索赔管理[M].北京:科学出版社, 2004.
[3] 齐宝库.工程项目管理[M].大连:大连理工大学出版社, 2003
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