内部控制是由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程。是在分工负责的前提下, 组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施, 用以明确单位内部各职能部门的职责和权限, 形成一个完整、严密的相互联系、相互协调、相互制约的控制系统的总称。
我国的中小企业大多数是创业者以血缘和地缘关系为本, 经过长期的艰苦奋斗从小到大发展而来。由于创业初期比较重视企业的效益, 很少关注企业的内部管理情况, 以致大多数中小企业对内部控制知之甚微, 在他们的概念里内部控制就是财务部门的认真管理。另外, 在发展初期阶段也正是由于这种管理上的灵活和迅速的应变能力, 中小企业才取得了较大的成功, 领导者认为凭自己的管理足以保证企业的发展和强大, 制定内部控制就是对管理经营权的干预, 他们担心实行内部控制是增加繁琐和不必要的审批环节, 降低企业的工作效率, 同时也是对自己权利的弱化, 所以一些中小企业轻视内部控制, 甚至排斥内部控制制度的建立。
中小企业大部分是家族企业, 实行家族式的管理模式, 在企业发展过程中已经形成了创始人独断专行的作风, 其所有权和经营权一般不分离。同时由于受到家族范围的限制, 企业管理人员的文化程度较低, 不具备现代企业的管理知识和层次, 组织和管理机构也不完整, 缺乏现代企业的管理模式。企业的实权多掌握在企业的创立者或家族内部德高望重的领导人手中, 没有什么部门可以对掌权者进行监督, 中小企业的很多重大决策也是个人决定的, 有些中小企业虽经过改制重新组建成股份公司, 但在经营和管理的本质上没有改变, 很多章程和规章制度流于形式, 虽然也建立了董事会、监事会, 实行了总经理负责制, 但在日常管理工作中董事会的决策权无法发挥, 真正的法人治理结构并未建立, 也未达到内部有效制衡的效果。很多企业董事长和总经理由一人担任, 董事会成员大多由企业经理层担任, 不聘请相应的外部董事, 监事会成员的薪酬和职务升迁大多由总经理或董事长决定, 监事会是形同虚设的管理机构, 无法发挥监督职能, 致使企业管理混乱, 组织机构不健全、职责不清。
中小企业在创立初期人员少、组织结构比较简单, 员工大多数是同族、同乡、同学等关系, 企业管理往往带有浓厚的情感性因素, 企业管理更多的是靠“关系”来进行, 而没有部门的划分和规章制度, 即“人治”多于“法制”。这样的企业管理体制在创立和发展初期起到了节约制度成本和提高效率的作用, 但随着我国社会主义市场经济的发展和企业规模的壮大, 这种单纯靠“关系”的管理模式已经严重阻碍了企业的进一步发展。还有些中小企业为保证各种力量的平衡, 或是为了解决亲属的就业问题并维护他们在企业内部的地位, 会因人增设部门和岗位, 企业管理过程中任人唯亲, 不相容岗位也没有实行分离, 信得过谁就把有权利的活都交给谁干, 使得企业职能部门设置不合理, 而且职责不清、业务交叉重叠, 员工和部门之间会出现相互推诿扯皮, 严重影响企业的经营效率。
中小企业由于家族式的管理, 在选人用人方面存在弊端, 不去聘用高素质的专业人才, 而是任人唯亲, 业务水平和管理能力无法适应内部控制的需要, 一些企业管理者严重缺乏现代企业的管理知识。由于中小企业经营范围比较单一、规模小, 在内部控制制度的设立缺乏相互牵制, 有些中小企业虽然建立内部控制制度, 但所涉及的内容不完整, 没有覆盖所在单位的所有部门和人员, 没有渗透到企业的各业务环节, 职能部门的人员较少, 一个人要身兼数职, 在内部控制制度上就不健全, 很多企业常规票据分管制度、重要空白凭证保管使用制度、会计人员分工中的“内部牵制”原则均没有建立, 还有一些中小企业不设置完整的财务部门, 会计核算、出纳付款、票据审核等会计事项完全由一个人包办。另外, 有些中小企业的领导认为内部控制就是控制企业成本, 就是财务人员的事情, 导致企业内部控制缺乏实质的控制内容, 仅停留在内部会计控制上, 参与内部控制管理的也只有财务人员, 没有形成对企业经营的全过程控制, 这给中小企业的经营活动带来了极大的风险。
中小企业可在国家有关法律、法规的范围内, 根据自身经营和业务特点以及管理工作的需要, 因地制宜地建立内部控制制度, 但以下几个方面的控制制度是必不可少的: (1) 资金活动控制制度。资金活动控制制度包括筹资、投资和资金运用过程中的控制。严格资金在使用环节的审批等环节的相关管理制度, 加强资金活动的日常管理, 实行大额资金联签管理, 确保企业资金安全有效运行。 (2) 采购业务控制制度。明确规定请购、审批、供应商选择、采购方式确定、验收、付款、采购后评估等环节的职责权限, 确保采购物资满足企业经营需要。 (3) 资产管理控制制度。对企业拥有或控制的存货、固定资产和无形资产的管理制度, 全面梳理资产取得、验收、使用、维护、处置等环节的控制流程, 减低资产损失风险。 (4) 销售业务控制制度。中小企业要制定良好的销售政策和策略, 明确销售合同的签订与审批, 销售与发货、收款等环节的控制流程, 建立必要的客户档案管理, 针对不同的客户实行不同的信用政策, 完善应收账款管理制度。此外, 中小企业还要完善财务报告控制制度, 在日常经营管理中, 企业还应当建立健全奖惩机制, 采用适当的激励机制来调动员工的积极性。
首先, 从企业领导必须认识到内部控制的作用, 不断学习先进的企业管理知识, 增强对企业的管理和驾驭能力, 必须从思想上重视企业在市场经济体制下所面对的经营风险, 这样才能统一认识, 把企业内部控制制度落到实处, 中小企业参与内部控制的中层管理人员和企业广大员工也要充分认识内部控制的重要性, 各自工作岗位的重要性及对整个控制与管理的意义;企业的各岗位、各环节的执行者, 都要胜任本职工作的专业知识和专业技能, 有无较强的工作责任心与诚实的态度, 只要把各项内控制度有效落实了, 企业完全有承受经营风险的能力。无论企业内部控制制度设计得如何完善, 若没有称职的人员来执行, 也不能发挥预防风险的作用, 中小企业的用人政策上更灵活, 要吸收有较高能力的人员来执行内部控制制度, 特别是要引进专业技术人才, 重视管理人员在企业内部控制过程中的重要作用。
采取定期和不定期的形式对中小企业内部控制执行情况进行检查, 加大检查的频次和力度, 同时也要对本单位的内部控制制度进行评价, 及时掌握企业内部控制制度的落实情况, 坚决杜绝企业负责人滥用职权所造成的内部控制制度形同虚设的现象发生。企业内部审计机构是强化内部控制制度的一项基本措施, 内部审计工作的职能不仅包括审计会计账目、核算流程和财务信息质量, 还要包括企业各职能部门之间的衔接和沟通情况、各职能部门作用的发挥和资产的使用效率问题, 从而保证企业的内部控制制度得到有效落实。
摘要：中小企业是指在本行业中无论人员规模、资产规模还是经营规模都不占优势的较小经济单位, 但目前我国中小企业数量多、分布广, 而且在国内生产总值中的比例已超过了一半以上。中小企业的健康发展, 有利于确保国民经济稳定增长和社会的稳定, 但由于受到规模的限制, 中小企业在内部管理上不完善, 尤其在企业内部控制方面, 岗位设置不合理, 不相容职务没有彻底分离, 财务人员素质不高, 管理职责交叉严重, 这给中小企业的生存和发展带来了危机, 如何加强内部控制是目前中小企业所面临的重要问题。
关键词：中小企业,强化,内部控制
[1] 《高级会计实务科目考试大纲》.全国会计专业技术资格考试领导小组办公室.经济科学出版社, 2011.6
[2] 周溢.中小企业内部控制制度的构建.市场论坛, 2004.5
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