虽然现在机关单位都将档案管理工作列入年度工作计划,也明确了相应的负责人,但工作开展很不平衡,个别单位重视程度不够、档案管理意识薄弱、投入和支持力度不足,组织保障不够。
机关档案管理中收集、整理是重要工作内容,但档案利用更能凸显档案管理的价值,当前受有关法律法规和业务工作保密要求,部分档案资料没有列入政务信息公开的范围,主要对机关内部服务,但受制于审批程序复杂烦琐等原因,以及各方面利用限制和档案利用意识较为淡薄等,造成档案的利用率不高。
当前机关档案管理中,特别是镇级档案管理工作受办公经费等因素限制,管理精细化、信息化程度不高,虽然也开展了电子档案工作,但数字化档案整理记录不及时、电子档案建设标准不统一、管理程序不规范,特别是缺乏统一的信息化档案管理平台,造成信息化建设层次不高。同时,网络的共享性等特点,使信息化档案管理存在安全性问题,制约了电子档案利用水平的进一步提升。
当前机关档案管理特别是镇级档案管理中,有的单位没有完全按照档案管理规范要求进行整齐、规范、有序的管理,个别单位甚至将档案管理场所存放杂物,各类保管存放的设施设备出现老化问题,保管设施不齐全、档案柜等设施比较凌乱、不统一,造成档案存在一定的破坏或丢失等问题。
档案管理工作不仅是一项政策性工作,还是一项业务性、专业性和技术性较强的工作,需要档案管理人员具备较高的专业素养。在具体工作中,有的档案管理人员身兼数职,承担大量事务性工作,对档案管理投入精力有限,影响了档案管理高效高质地开展,甚至个别工作人员存在被动应付现象。有的单位档案管理人员工作岗位变动频繁,对档案管理工作不关心、不重视,影响了档案管理的持续性和连续性。有的档案管理人员业务能力不强,在归档整理、分类保存和妥善保管等工作中不到位,特别是存在不按时立卷归档、不及时将档案资料放置到档案室保存等问题,影响了档案管理工作的有序开展。
随着现代社会经济发展,人们法制意识和档案意识增强,对档案查阅和利用观念不断改善,加强档案管理工作,将为人们查阅和利用提供便利。因此,要严格按照《档案法》《档案法实施办法》等有关规定要求,加强对档案管理工作的重视程度和宣传力度,完善组织领导体系,强化经费和人员保障,引导全体工作人员树立归档意识,健全档案管理工作体系。同时,要根据机关工作特点和实际,健全完善档案资料收集、整理、归档、保存、查阅、使用等一系列制度规范,明确档案管理的各类工作流程,确定好档案资料归档范围、保管期限、分类标准、安全防护等标准,实现依法治档,探索开展目标化档案管理模式,提升档案管理水平。要强化工作考核,倒逼工作人员按照规范标准和程序开展立案归档和目录汇编等工作,提升档案管理工作效率。
要强化工作人员档案利用意识,在按照有关规定依法进行政务信息公开的基础上,最大限度地公开各类不涉密信息,鼓励和引导社会公众和工作人员查询和使用有关资料。要在档案管理中注意做好各类资料的编研工作,注意整合和挖掘档案中的有用信息和资料,汇编成高质量、有价值的档案合集,为业务科室、工作人员和社会公众提供信息参考。为提升利用水平,要做好立卷、组卷等档案分类汇编基础性工作,明确不同档案资料的序号、保存期限等,为后期查阅使用提供便利。
档案资料纷繁复杂,要借助信息网络技术的应用优势,结合机关电子政务、自动化办公系统建设,强化信息化档案管理平台建设,明确电子档案建设标准和安全规范,实现重点档案资料的电子档案和纸质档案同步归档管理,通过信息化手段实现档案自动收集、归档、编纂、保存、统计和使用。同时,要注意档案管理的安全性,实现双套备份等制度,防止档案资料的流失。
各类档案基础设施是档案管理的基础,档案设施优劣直接影响档案保存的寿命和管理质量。要按照《档案法》有关标准和要求,建设合格的档案室,配套完善档案保存设施,并按照档案管理“八防”要求持续改善档案保管条件,改善档案保存场所脏乱差等问题,打造统一有序、整齐规范的档案管理场所。
要实现档案管理工作专人负责制,落实岗位工作要求,并建立完善的岗位工作交接班制度,保证档案管理岗位的稳定性,实现岗位变动的有序衔接。要加强档案管理人员的业务培训,综合采取讲座、外出参观、定期脱岗培训等方式,使工作人员及时掌握新理念、新技术、新手段,提升工作人员的专业素养。
综上所述,机关档案管理工作是机关工作的重要组成部分,对各项公务活动开展具有重要意义,并能为公众查阅有关信息提供服务。但是,当前档案管理工作中存在一些制约因素,要针对这些问题采取有效措施予以改进提升,推动机关档案管理工作更加高质高效的开展。
摘要：在机关公务活动中,形成了大量档案资料,作为机关公务活动的真实记录保存下来具有重要的参考和凭证作用。但是,当前机关档案管理中还存在一些问题,本文结合这些问题对提升档案管理水平进行探究。
关键词：机关档案,档案管理,对策措施
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