高等学校承担了教书育人的重担, 旨在为传承先进文化, 为社会培养大批科研型、学术型人才, 更好的为社会发展做贡献, 因此备受各方关注。高等学校办公室是整个高校管理中不可或缺的重要部门, 属于综合管理机构, 除了高校的日常基础工作管理外, 还承担了教学、科研、决策、科研、教师、学生、综合事务管理等多方面的协调运行业务。在计算机网络技术盛行的当下, 为了进一步提高高校办公室业务管理效率与质量的提升, 发挥高校办公室桥梁纽带作用, 实现高校办公室业务管理的规范化、自动化、制度化相当重要。
高校办公室负责学校多方业务事务管理, 涵盖日常基础、教学、科研、教师学生等各方面, 内容繁复, 无形中增加了高校办公室管理的难度。尤其是目前很多高校内部都缺乏健全完善的管理体系, 依然沿用传统陈旧的管理运行体制, 难以满足日益繁多的业务管理要求, 及时将会议、文件、计划等上命下达, 经常出现忙乱差的情况, 使得高校办公室业务管理效率大打折扣。
众所周知, 高校办公室隶属于辅助性的服务机构, 在福利待遇这一块相对偏低, 加上学校没有结合实际情况完善办公室业务管理岗位的考核与竞争制度, 难以激发高校办公室业务管理人员的工作积极性。加之, 办公室业务范围广, 工作人员每天需要处理的事情众多, 失去了大量的学习、交流、考察机会, 业务水平难以进一步提升。与此同时, 很多高校办公室的职责分工不明确, 并没有将各项工作和职责精细化到个人, 当工作出现偏差时, 推诿、敷衍、推责的行为屡见不鲜, 这也在一定程度上制约了高校办公室业务管理的效率, 不利于打造规范的、高水平高校办公室业务管理局面。
首先表现为思想政治素质不高。有些高校办公室工作人员受到社会风气的影响, 利己主义思想越来越重, 在事情处理上就会出现与政策、制度、规定相悖的情况。同时态度不端正、办事拖沓, 严重缺乏服务意识, 使得整个办公室的官僚习气蔓延, 都是思想政治素质偏低的直接表现。其次, 由于高校办公室人员年龄结构偏高、专业知识能力储备不足, 使得在业务处理的能力上也还较为缺乏, 难以采取行之有效的措施快速地解决高校运转、科研教育、学生管理等各方面工作, 业务水平亟待提高。加上综合能力不强, 经常出现办公室人员未及时传达信息、与人发生矛盾纠纷的情况, 不利于高校办公室业务管理效率的提高。
高配的办公设备能有效地提高办公室业务管理水平, 但很多高校办公室在硬件、软件设备配置上不足, 例如:一般高校办公室配备了电脑、打印机、扫描仪、U盘等基础办公设备, 但由于各方面原因, 数量有限, 且缺少了价格昂贵的复印机、传真机等硬件配置, 无法真正的满足高校办公室业务处理需求。而在软件方面, 引入OA办公自动化系统的高校还不多, 还是以传统的基础办公软件为主, 无法快速、准确的进行信息交流、共享各项数据, 这大大影响了高校办公室业务管理水平的提高。
为了有效的保证高校办公室各项业务管理工作的顺利开展, 实现办公室的服务、参谋、协调职能, 结合高校实际情况, 建立健全一套科学合理的办公室业务管理体系很关键。在管理体系的引导下, 真正的将各项业务工作做到协调统一, 将工作进行精细化划分, 且将与之相适应的职责落到具体岗位的具体工作人员身上, 实现既分工又独立的管理模式。同时, 要注意传达整个办公室的统一协调安排运行意识, 各岗位的工作人员在工作过程中都必须服从整体工作的安排调度, 才能最大化的确保资源的优化配置, 在统一协调下减少工作人员、不同工作之间的摩擦矛盾, 在帮助各岗位职员明确职责后, 加强对其的监督管理, 更利于提升高校办公室业务管理效率。
同时, 还应当建立一定的竞争机制、奖惩机制、业绩考核机制等, 进一步激发工作人员的积极性。对于空缺岗位, 可以设置一定的考核流程, 例如:资格考察、笔试、面试等多种环节, 真正的唯才而用, 确保公正人员能最大程度的发挥优势。也可以结合高校办公室的实际情况, 建立轮岗制度, 让办公室的每位工作人员体会不同的岗位职能, 以便激发起工作潜能。而通过业绩考核、淘汰机制等也能调动工作人员的积极性, 活跃办公室的良性竞争氛围, 大大的提高工作效率和质量。
高效办公室涉及业务种类多、范围广, 注定了工作人员需要具备较强的综合能力, 包括组织、沟通、协调、公关、应变等, 而这些能力不是单纯的从书本理论中可以获得的, 而需要在不断的工作实际中总结、体会, 才能真正的提升高校办公室业务管理能力, 发挥桥梁纽带作用。因此, 高校要注重对办公室工作人员的综合素质和业务能力培养。首先, 在人员选择上就要建立一定的高门槛, 通过科学合理的用人机制, 引进、评聘真正有能力的工作人员加入高校办公室业务管理队伍中。这就需要从思想政治素质、工作态度、业务处理能力、综合素质等方面进行考察, 选贤任能, 为打造一支高素质、高水平的办公室业务管理队伍奠定基础。其次, 加强在岗人员的继续再教育。很多高校在聘用人才上提高了难度, 却忽略了在岗人员的继续再教育, 也不利于高校办公室人员的综合素质和业务能力的提高。因此, 高校领导层要在"走出去、请进来"的思想引导下, 为办公室人员提供各种培训、教育、学习、深造的机会, 加强理论知识、专业能力、综合素质的提升。例如:定期举办办公自动化水平培训以及教育教学方法讲座等, 或是组织优秀的办公室人才出国深造, 或到其他高校考察、实习等, 以便不断的提高办公室人员的业务水平, 积累更多的经验教训。当然, 办公室人员自身也要不断的学习, 提高思想政治素质、法律意识、服务意识, 增强自身的责任感和使命感等, 才能提供多种优质服务, 推动高校办公室业务管理的优化发展。
高校办公室的硬件、软件设备配置等也能有效的推动业务管理的发展, 因此需要加大资金、人力、科技的投入, 定期更换新的设备。尤其在信息化时代的驱动下, 各种现代信息化设备应当大量引入高校办公室业务管理中, 无论是计算机信息技术、还是云计算、大数据技术等都缺一不可。当然, 在这一基础上, 办公室人员也需要提高自身的信息素养, 掌握相关信息设备的使用方法, 才能真正有效的提高办公室硬件设备的使用率, 利用互联网技术能加快彼此间的信息交流和资源共享, 不仅实现了高校办公室业务管理的自动化、数据化、科学化, 还大大提高了工作效率。
综上所述, 高校办公室业务管理结构优化对于高校教育教学改革具有重要影响, 对行政管理、教学管理、科研管理、教师学生管理产生积极推动作用, 利于整个高校管理水平的提升, 因此需引起高度重视。
摘要：高校办公室是高校综合业务管理重要部门。由于高校办公室业务种类繁多、范围较广, 使得其工作量巨大, 给高校办公室工作人员的工作带来一定难度, 为了配合高校教育教学改革的进程发展, 加强高校办公室业务管理结构优化, 提高管理效率和质量势在必行, 以便为高校办公室管理发展提供一定经验。
关键词：高校办公室,业务管理,结构,优化
[1] 王勇.浅议高校院系办公室管理中存在的问题及优化策略[J].吉林工程技术师范学院学报, 2016 (01) :61-62.
[2] 陈娟娟, 程兴中.新教育制度下高校办公室管理存在的问题及其对策研究[J].才智, 2016 (03) :22.
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